1. GUIA UNIDAD TRES Tutor Luz Marina Arias Gonzales Presentado
por Dina Luz Arroyo Morales Grupo N. 12 2014 2. Alcalda Municipal
de Ibagu Calle 9 N. 2 59 Palacio Municipal Ibagu Tolima Informacin
suministrada por: Dina Luz Arroyo Morales Telefono:2620014 3.
Servicios Postales Nacionales S.A Carrera 5 N. 20 34 Ibagu Tolima
Informacin sumnistrada por: Jaime Rocha Telefono:2614202 4. 1.Que
documentos se gestionan en esta entidad 2 . Quienes los gestionan
3.Que requisitos llevan estos documentos para su elaboracin. 4. Que
propsito tienen estos documentos 5.como se conservan estos
documentos 6. todos los documentos se archivan 5. 7.Que procesos se
aplican a estos documentos 8.Que personas se encargan de la
organizacin de los documentos 9. Donde se almacenan estos
documentos y de que forma 10. Que criterios se tienen en cuenta
para la organizacin de los documentos. 6. Se evidencia el ARCHIVO
DE GESTION ya que se encuentran gran numero de documentos,
realizando los tramites correspondientes. ARCHIVO CENTRAL: Por su
consulta frecuente de los documentos, son enviados a un deposito en
el mismo edificio. 7. ARCHIVO HISTORICO: por ser documentos que
tienen valores primarios son conservados fuera del edificio, y con
una frecuencia media de consulta. Documentos que conservan
expedientes de contratos. 8. ARCHIVO DE GESTION: como es una
empresa de envi de correspondencia el tramite de los documentos es
constante. ARCHIVO CENTRAL: guardan el historial de los envos en
planillas que son archivadas. ARCHIVO HISTORICO: guardan documentos
legales. 9. ARCHIVO TOTAL: es la historia del documento y su paso
por los diferentes ciclos. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son las
etapas de los documentos desde su elaboracin hasta su conservacin.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: es la conservacin de los documentos por
parte de la oficina que los produce. 10. PRINCIPIO DE ORDEN
ORIGINAL: la conservacin de los documentos de acuerdo en el orden
en que se produjeron. FOLIO: es el numero que se le da a una
pagina. LEGAJO: son el cumulo de documentos resultado de una
gestin. FONDO: son todos los documentos que conserva una entidad.
SUBFONDO: oficina quien produce el documento. 11. SERIE: es el
conjunto de documentos que forman un expediente. SUBSERIE:
documentos con caractersticas distintas pero repetitivos. TIPO
DOCUMENTAL: documento que con otros forman una unidad documental.
TABLAS DE VALORACION: dan el valor al documento para decidir en que
etapa del archivo debe estar. TABLAS DE RETENCION: es el listado de
series y subseries que da pautas para la organizacin en los
depsitos. 12. VALOR PRIMARIO: es el valor que se le da a los
documentos en el momento de gestin. VALOR SECUNDARIO: es que decide
su tiempo de conservacin. 13. ENTIDAD PUBLICA -Resoluciones -Actas
-plizas -Registros presupuestales ENTIDAD PRIVADA -Correspondencia
personal -Citaciones -Facturas -Extractos bancarios 14. CONTRATOS
Serie: Contratos Estatales Subserie: contratos de obra Tipo
Documental: Minuta Serie: Contratos Estatales Subserie: contratos
de Suministro Tipo Documental: poliza 15. Serie: Convenios
Subserie: Convenios Interadministrativos Tipo Documental: Acta de
Posesion. DOCUMENTOS ENTIDAD PRIVADA Serie: Correspondencia
Subserie: urbana Tipo Documental: Facturas. 16. Serie:
Correspondencia Subserie: Nacional Tipo Documental: Notificaciones
Serie: Giros Subserie: Nacionales Tipo Documental: Boucher 17.
ENTIDAD PUBLICA: Cuando existe duplicidad Folletos Revistas
Documentos que no se encuentren en la Tabla de Retencin Documental
ENTIDAD PRIVADA Folletos Documentos fuera de la Tabla de Retencin
Documental. 18. En las dos entidades se hace la foliacin, cuando ya
esta totalmente organizado el expediente y que no se va agregar
ningn otro documento. El numero va en la parte superior derecho del
documento segn la norma del Archivo General de la Nacin. 19.
ENTIDAD PUBLICA Se organizan teniendo en cuenta una lista de
chequeo de los documentos, la cual respeta el orden original.
ENTIDAD PRIVADA Se organiza por orden cronologico. 20. ENTIDAD
PUBLICA Y PRIVADA FORMATO DE CARTULA DE CARPETA. ALCALDA MUNICIPAL
DE IBAGU FONDO: SECCIN: SUBSECCION: SERIE: SUBSERIE: CDIGO: NOMBRE
DEL EXPEDIENTE: FECHA INICIAL (DD/MM/AA) FECHA FINAL (DD/MM/AA}
NUMERO DE FOLIOS: NUMERO DE CARPETA: NUMERO DE CAJA: 21. ENTIDAD
PUBLICA Y PRIVADA FONDO SECCIN SUBSECCION SERIE SUBSERIE O ASUNTO
CDIGO (Serie o Subserie) NUMERO DE CARPETAS CAJA No. FECHAS
EXTREMAS FECHA INICIAL FECHA FINAL DD - MM - AA DD - MM - AA 22.
Documento Pliza. Es un documento que se exige para legalizar un
contrato, dependiendo la clase de este, usualmente es requerida en
los contratos de obra. Tramite: Se recepciona la pliza, pasa a
revisin con el jurdico. 23. Cuando ha sido aprobada se acompaa de
un acta de aprobacin. Se ingresa en la carpeta donde corresponde
segn la lista de chequeo. Ingresa al sistema que se lleva en la
oficina, al historial del contrato. 24. Se hace con ayuda de las
Tablas de Retencin Documental. Documentos con valores primarios
-Registros presupuestales -contable -plizas - legal -Estampillas -
contable 25. VALORES SECUNDARIOS -Actas de inicio -Resoluciones
-Procesos declarados desiertos. 26. IMPORTANCIA Tiene total
importancia ya que en este decreto se normaliza el proceso de los
documentos expedidos por entidades publicas, dando directrices en
su proceso, gestin organizacin y conservacin. 27. Nos habla de la
importancia que tiene la aprobacin de las Tablas de Retencin
Documental, para todas las entidades, y busca la conformacin del
comit evaluador de documentos. 28. Este acuerdo nos indica la
modificacin al procedimiento para la elaboracin y todo lo que
conlleva la aprobacin de las Tablas de Retencin Documental. 29. En
este acuerdo se obliga a las entidades publicas y privadas que
tienen funciones publicas en implementar un programa completo de
Gestin Documental.
