EJE TEMATICO NRO. 1  

LAURA VICTORIA AVELLANEDA LEIVACLAUDIA PATRICIA BETANCUR VARGAS

  

  JORGE MARI0 ZULUAGA CAMPUZANO

Ingeniero de Sistemas Especialista en Desarrollo de Software

  

  

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS2012

INTRODUCCION

En el pEn el podremos observar como la era actual odremos observar como la era actual

ofrece a través de unos entornos automizadosofrece a través de unos entornos automizados

una forma cada vez mas ágil de acceder a launa forma cada vez mas ágil de acceder a la

información, organizarla y almacenarla, segúninformación, organizarla y almacenarla, según

las necesidades del usuario.las necesidades del usuario.

La elaboración de este trabajo permitióLa elaboración de este trabajo permitió

retomar conceptos adquiridos en retomar conceptos adquiridos en

asignaturas de semestres anteriores asignaturas de semestres anteriores

aplicados a un área del conocimientoaplicados a un área del conocimiento

relativamente nueva.relativamente nueva.

1. Documento Electrónico

El documento electrónico o informático El documento electrónico o informático debe entenderse como toda expresión en debe entenderse como toda expresión en lenguajes natural o convencional y lenguajes natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imágenesen imágenes cuyo soporte material es cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital. algún tipo de código digital.

2. El ciclo vital de la información sus 3 fases

Existen tres fases principales en la vida de la información electrónica Existen tres fases principales en la vida de la información electrónica que es necesario coordinar de la mejor manera posible, durante estas que es necesario coordinar de la mejor manera posible, durante estas diversas fases, pueden definirse diferentes tareas. diversas fases, pueden definirse diferentes tareas.

Es importante definir las reglas y los estándares que permitan Es importante definir las reglas y los estándares que permitan asegurar la sincronización entre todas las personas implicadas en asegurar la sincronización entre todas las personas implicadas en estas tareas. Estas tres fases no pueden abordarse del mismo modo. estas tareas. Estas tres fases no pueden abordarse del mismo modo.

Existen diferencias en diversos conceptos:Existen diferencias en diversos conceptos: -- Puesta al día de la información.Puesta al día de la información. - - Frecuencia de acceso a la información.Frecuencia de acceso a la información. - - Responsabilidad.Responsabilidad.

FASES

1. Fase de diseño: durante la que se define una estrategia global.

Fase de diseño diseño de una estrategia

3. Fase de mantenimiento: que incluye la utilización y conservación de los datos.

Fase de mantenimiento migración y valoración

2. Fase de creación efectiva: Implica generalmente un número limitado de personas.

Fase de creación creación de la información

3. El dato individual a la información electrónica 3. El dato individual a la información electrónica estructuradaestructurada

3.1 ¿Qué es información?

Es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una

persona o de un grupo. Es posible crearla, mantenerla,

conservarla y transmitirla.

La información está en la base de la organización de todo proceso

de trabajo, es considerada en al actualidad como la etapa

siguiente a la de la “sociedad industrial”.

3.2 ¿Qué es un dato?

Es posible conservar datos en soportes diferentes al papel: por ejemplo, el soporte electrónico, que permite que la Información pueda tratarse más fácilmente.

Un dato es una unidad elemental de información. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eranconservados y transmitidos mediante documentos ensoporte papel (o a veces, para los más antiguos, enotros soportes, como la piedra tallada), los datospueden reagruparse bajo forma de documento o deCatálogo.

3.3 Porque es diferente la información electrónica.

Es necesario un instrumento para leer la información electrónica. Cuando los datos se conservan en un soporteelectrónico, ya no es posible leerlos sinla ayuda de una herramienta específica,Una “máquina”, (generalmente, un ordenador

En efecto, a diferencia de lo que ocurría con los documentos en papel, “el soporte no es el mensaje”. Entendemos por “información electrónica” todo dato conservado en un formato que permite su tratamiento automático, tratándose por regla general de soportes

electrónicos.

La información electrónica aporta ventajas e inconvenientes a la gestión de los datos

Ventajas Inconvenientes

El tratamiento de los datos es mucho más El tratamiento de los datos es mucho más fácil. Ya no es necesario rehacerlos en su fácil. Ya no es necesario rehacerlos en su integridad en el caso de tener que hacer integridad en el caso de tener que hacer

algunas modificaciones parcialesalgunas modificaciones parciales

Es necesario utilizar un instrumento para Es necesario utilizar un instrumento para

que un operador pueda leer los datosque un operador pueda leer los datos

Los soportes electrónicos permiten en Los soportes electrónicos permiten en general almacenar más datos en un general almacenar más datos en un volumen menorvolumen menor

los soportes digitales tienen, generalmente, los soportes digitales tienen, generalmente, una vida más corta que el papel o los una vida más corta que el papel o los

microfilmsmicrofilms.. Es más fácil copiar un documento Es más fácil copiar un documento completo.completo.

Es más fácil y rápido transferir información Es más fácil y rápido transferir información de un sitio a otro.de un sitio a otro.

Un soporte como éste permite una Un soporte como éste permite una utilización más elaborada al recurrir a una utilización más elaborada al recurrir a una estructura de tratamiento electrónica.estructura de tratamiento electrónica.

4. Creación de datos electrónicos.

Los datos son conservados en un soporte. En el caso de la información electrónica, aquellos pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenador. Un conjunto de datos puede constituir en ocasiones un documento.

¿Qué es un documento?.

El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record) como un fragmento particular de información registrada generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad

LLos datos almacenados en un documento electrónico deben os datos almacenados en un documento electrónico deben constituir un conjunto coherente y consistente de información. constituir un conjunto coherente y consistente de información. Diseñar un sistema de clasificación es una de las tareas más Diseñar un sistema de clasificación es una de las tareas más importantes a la hora de delimitar documentos. Suele haber varias importantes a la hora de delimitar documentos. Suele haber varias posibilidades de agrupar datos en un documento, según el nivel de posibilidades de agrupar datos en un documento, según el nivel de detalle deseado: por ejemplo, en el caso de una base de datos, la detalle deseado: por ejemplo, en el caso de una base de datos, la totalidad de la base o un subconjunto coherente pueden formar un totalidad de la base o un subconjunto coherente pueden formar un único documento.único documento.

EEl hecho que un documento electrónico l hecho que un documento electrónico sea distinto de su soporte, tiene sea distinto de su soporte, tiene numerosas consecuencias. Por ejemplo, numerosas consecuencias. Por ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico es fácil copiar un documento electrónico de un soporte aotro. Esto quiere decir que de un soporte aotro. Esto quiere decir que es más fácil copiar y difundir la es más fácil copiar y difundir la información, pero también se hace más información, pero también se hace más difícil la crucial delimitación del propio difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original”.concepto de “original”.

5. Modos de estructurar los datos

Existen principalmente dos modos de estructurar los datos: Bases de datos y documentos. Dos tipos de estructuras de datos frecuentemente combinados para formar un conjunto compuesto de información.

Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla.

5.1 Base de datos: En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.

5.2 El documento: Estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurídico...).

6. Adquisición de equipos y aplicaciones para la

información electrónica.

La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy en día, no sólo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, sino también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas. Sin embargo, la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías.

Para tener en cuenta:

EPHOS. Es un programa de la Unión Europea dirigido a ayudar a compradores en el sector público a aplicar en sus compras la decisión del Consejo 87/95 CEE, suministrando para ello una serie de manuales que contienen consejos estratégicos sobre tecnología de sistemas abiertos.

Compras con normas oficiales. Plantean problemas prácticos debidos a la indisponibilidad o al coste de los productos y a los estándares de hecho que concurren en competencia, es necesario recalcar que el problema del control futuro debe aplicarse tanto -y quizás más particularmente- al desarrollo de productos basados en normas de facto, como a los basados de iure en normas oficiales

Compra de productos. La compra basada sobre unas normas estables y abiertas es uno de los principales criterios de evaluación de los productos. los usuarios deben tener una idea clara de las normas aceptadas por los productos de las tecnologías de la información, incluyendo una evaluación de la estabilidad y apertura de estas normas. Esto supone la necesidad de una política de compras a largo plazo.

Documentación sobre formatos. Es conveniente obligar a los suministradores a que pongan los medios adecuados para recuperar los datos creados por sus aplicaciones, para facilitar su conservación y uso a largo plazo..

Guía de la información electrónica. Guía de la información electrónica. Formato de archivo: PDF/Adobe Formato de archivo: PDF/Adobe

Acrobat Acrobat http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

Documentos asignaturas.Documentos asignaturas.

BIBLIOGRAFIA

FIN PRESENTACIÓNFIN PRESENTACIÓN