IBT/PEPWORLDWIDE stofnað 1985Starfar í meira en 30 löndum um heim allanStofnað á Íslandi 2005 ■Aðaláhersla á bætta skilvirkni og

fundamenningu■  PEP - PEP coaching■ Sjö lyklar að skilvirkari tölvupósti■ Sjö lyklar að skilvirkari fundum■ Gerðu það núna!■ Frammistaða og afköst■ Verkefnastjórnun■Clarity4d persónuleikapróf

Gunnar Jónatansson gunnar@ibt.is

Glærurnar eru í boði hér:

http://www.slideshare.net/

gunnarjonatansson

FundaritunBókið ákvarðanir og niðurstöður

Ekki rita umræður!

-á 15 sekúndum-

1#

2#

2Lýðræði „Einræði“

Kjörinn fundarstjóriKjörinn fundarritari

FundareigandiSkipaður fundarritari

Ástæða Aðstaða Boðun

Starfsmenn Framkvæmd Niðurstöður

Ferlið

Nauðsynlegt er að rita fundargerðir á öllum fundum, þannig að til séu heimildir fyrir ákvörðunum fundarins.

1. Hann skal vera hlutlaus2. Fundargerðir á að rita nákvæmt og hlutlaust. Þar á ekki

að bera á persónulegu mati á málum eða málflutningi3. Fundargerðir eiga að vera hnitmiðaðar og málefnalegar4. Ritari á að skrifa fundargerð og ekkert annað

Fundaritari

Þetta kemur fram í fundagerð1. Tegund fundar, aðalfundur-stjórnarfundur osfr. 2. Staðsettning, tími, hverjir mættir - nöfn eða fjöldi 3. Dagskrá 4. Tillögur, tillöguflytjandi, stuðningsmaður (ef við á) og niðurstöður 5. Frávik, undir hvaða lið fundamenn mæta eða fara 6. Fundaslit

Lýðræði

Bókið ákvarðanir og niðurstöður1#Ekki rita umræður!2#

1. Fundarefni - Dagskrá 2. Staðsettning, tími, hverjir mættir 3. Aðgerðalisti

Vinnufundir

Bókið ákvarðanir og niðurstöður1#Ekki rita umræður!2#

„Einræði“

Þetta kemur fram í fundagerð

7. Aðgerðalisti samþykktur

2. Skýrt eignarhald

4. Byrjar og endar á réttum tíma

3. Skýr dagskrá

5. Allir undirbúnir

6. Viðeigandi þátttakendur

1. Skýr niðurstaða

Fundalyklar

Ef þú munt eiga árangursríkan fund, hvað hefur þú í höndunum sem þú hafðir ekki áður?

Ef svarið er “annan fund” þá hefur þú klúðrað honum. Spurðu þig þessarar spurningar áður en þú ferð fram á tíma fólks. Spurðu sjálfa/nn þig áður en þú ráðstafar tíma þínum í fundinn. Ef svörin eru ekki nógu skýr, haltu þá áfram að spyrja eða slepptu því að halda fundinn.

Ekki gera neinar málamiðlanir varðandi þetta atriði.

Þetta er mikilvægasta spurningin:

1. Skýr tilgangur

EIGANDI heldur sig við dagskrá og byrjar á réttum tíma

Stýrir jafnri umræðu

Opnar spurningar Lokaðar spurningar

Takmarkar truflanir Nær skilgreindum markmiðum Ber ábyrgð á árangri fundarins

Tryggir virka þátttöku

1. Skýrt eignarhald

1. Til ákvörðunartöku

2. Til lausnar vandamála

3. Til verkefnadreifingar

4. Til uppbyggingar teyma

5. Til upplýsinga

Tegundir funda

HlustunFyrsta stig

Hlusta eftir: staðreyndum, nákvæmum upplýsingum, innihaldi.

Annað stig Hlusta eftir:

tilfinningu, vilja viðkomandi, hvað líkar/mislíkar, áliti, skoðunum á staðreyndum og þýðingu.

Þriðja stig Hlusta eftir:

viðhorfi/gildum, hvað er mikilvægt, skuldbindingu.

SpurningarFyrsta stig

Spyrja um: staðreyndir, ákveðnar upplýsingar, innihald.Dæmi: Hver, hvað, hvar, hvenær, hve margir, hversu oft?

Annað stigSpyrja um: tilfinningar, vilja, hvað líkar, líkar ekki, skoðanir, möguleika,

hvað finnst um staðreyndir Dæmi: Hvað finnst þér um…? Hvað færðu út úr …? Hvaða ályktun dregur þú af…?

Hvað vekur áhuga þinn…? Hvað þýðir það fyrir þig?

Þriðja stigSpyrja um:viðhorf, stefnu, gildi, skuldbindingar og hvað er mikilvægt

Dæmi: Hvers vegna álítur þú…vera mikilvægt? Hvað lætur þú þig varða? Afhverju metur þú …? Þú virðist vera mjög einbeittur að…..

má ég spyrja hvers vegna?

1. Biðja fundarstjóra um orðið 2. Fundarstjóri gefur orðið

3. Tillagan flutt 4. Meðmælandi (ef þarf)

5. Fundarstjóri tekur tillöguna til afgreiðslu 6. Umræður

7. Atkvæðagreiðsla 8. Fundarstjóri tilkynnir niðurstöðu

Tillögur

Aðeins eitt mál á dagskrá í einu.

Aðaltillaga er frumhugmynd eða

málefni sem fjallað er um.Aðaltillögu geta tengst ýmiskonar aðrar tillögur áður en endanleg

niðurstaða fæst.

Breytingar-tillaga

Frávísunartillaga

Tilvísunar-tillaga

Frestunartillaga

Geymslutillaga

Endurskoðunartillaga

Tegundir

1. Sá sem leggur fram tillögu hefur rétt á því að fá orðið fyrstur, jafnvel þó hann sé síðastur í röðinni af þeim sem beðið hafa um orðið

2. Ekki skal leyfa neinum að taka til máls tvisvar um sama efni, áður en allir þeir sem hafa beðið um orðið hafa talað einu sinni

3. Fundarstjóri hefur ótakmarkaðan rétt til þess að raða niður ræðumönnum þannig að sem mest jafnvægi sé í umræðum

Röð fundamanna

1. Ýmis ákvæði gilda um atkvæðamagn sem þarf til að tillaga hljóti samþykki. Venjulega nægir meirihluti eða 2/3 hluta atkvæða. En verði

atkvæði jöfn, þá telst tillagan fallin. Meirihlutafylgi fæst þá ekki.

2/3 = 66,6%

2. Tillögur sem fela í sér ákvarðanir um fjárútlát, t.d. upphæð félagsgjalds skal afgreiða þannig: Að fyrst sé tekin til atkvæða tillagan sem gerir

ráð fyrir mestri hækkun, en síðast sú sem gerir ráð fyrir lægstu upphæð.

1. Fundur setturHver-hvað-hvenær-hversvegna

2. Skýrsla frá….Fá senda punkta ef kostur er

3. „til afgreiðslu“X flutti tillögu um….. Nokkrar umrður urðu um tillöguna sem síðan var borinn upp og samþykkt/hafnað með x/öllum greiddum athvæðum

Forsníðið

AðgerðalistiVerkefni Tímamörk Ábyrgð