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FUENTES DOCUMENTALES
EQUIPO 2
Carolina Cañizalez
Dilcia Lares
Karla Paredes
Fuente de Información
Son diversos tipos de documentos que contienen datos útiles para satisfacer una demanda de información o conocimiento. Una fuente de información es una persona u objeto que provee datos.
Carolina C
RELACION ENTRE LA INFORMACION Y
DOCUMENTACION
La Documentación es la ciencia que procesa la información por ello la valora, selecciona, clasifica y archiva la información para realizar su uso posterior con la finalidad de informar. Para ello hace uso de la información como insumo primario (origen de datos u objetos) presentando hechos y mecanismos de los cuales hace uso la documentación para reestructurarlos e interpretarlos y llevarlo a los usuarios en forma de información. La documentación se provecha de los conceptos del proceso informativo. Los dos componentes unidos tienden a establecer las bases de los nuevos conocimientos. La documentación es aquella disciplina que recoge y analiza documentos, almacena la información recogida en ellos y recupera y difunde dicha información rápida y eficazmente a la persona que la solicita. La documentación es una continua y sistémica de un proceso de acopio de información con propósito específico, clasificación y proceso de escritura de un documento.
Carolina C
Es el soporte de la fuente. Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, publicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte(papel, cintas, discos magnéticos, fotografías,) etc. en lengua natural o convencional . Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica y audiovisual. Según el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos se entiende por Documento: “la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizada como prueba o para consulta”.
DOCUMENTO
Carolina C
ELEMENTOS GENERALES QUE CARACTERIZAN EL DOCUMENTO
El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una
tablilla de barro, hasta un disco óptico. Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD),
un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera.
La información, es
decir, la noticia
que transmite. Se
relacionan con los
elementos
lingüísticos e
intelectuales.
Objetivo,
contenido, autoría,
modo de difusión,
accesibilidad,
originalidad
El registro, o sea,
la fijación de la
información en
el soporte, ya
sea mediante
tinta, impulsos
electromagnéti
cos u otro cualquiera
Carolina C
Se refiere a las diferentes maneras
de hallarse la información ya sea
impresos en forma de libros, en
fichas, microfilm, microficha,
soportes magnéticos y electrónicos,
CD-ROM, o constituyendo bancos o
bases de datos con posibilidad de
acceso en línea.
Documentos impresos, audiovisuales, electrónicos y otros materiales didácticos, y hoy también
documentos digitales, estos cada día más en uso.
Soporte
Carolina C
La palabra contenido presenta un uso extendido en nuestro idioma y la empleamos para designar distintas conceptualizaciones. Así que nosotros definiremos la palabra contenido basada en contenido como la información que se recoge. El mundo moderno funciona con contenido, porque es capital intelectual escrito. Hoy todos somos consumidores de contenido en un mundo dominado por la información . Leemos contenido para obtener conocimiento. El conocimiento es lo útil que está en nuestras cabezas, son nuestras ideas, nuestra experiencia, es lo que sabemos sobre cómo funcionan las cosas o para hacer algo mejor. Publicar contenido sin criterio no produce beneficio alguno. El contenido es cómo estructuramos formalmente nuestro conocimiento. Lo hacemos poniéndolo en papel, en una película, en una fotografía.
A medida que la demanda por libros aumentó, los dueños de imprentas comenzaron a implementar nuevos métodos y equipamiento. Desarrollaron prensas de metal para reemplazar la prensas comunes de madera, crearon placas de estereotipos y electrotipos para hacer más cantidades de copias, y diseñaron imprentas movidas mecánicamente y entintadas automáticamente para incrementar la velocidad de la impresión y su calidad.
En 1796 el escritor alemán Aloysius Senefelder, en su búsqueda por publicar de forma más barata sus propias obras, desarrolló la técnica de la litografía. Joseph- Nicephore Niepce, un hacendado francés e inventor, descubrió en los 1820 que algunos componentes químicos eran sensitivos a la luz. Su trabajo marcó los inicios de la tecnología fotográfica, que más tarde llegó a la invención de la fotografía y el uso de procesos fotográficos para reproducir imágenes.
Comenzando con la invención de la técnica del offset en los Estados Unidos, una serie de innovaciones del siglo XX se convirtieron en producciones de masa, alta velocidad y economía en la impresión. Durante siglos, los dibujantes trabajaban en libros ilustrados a mano; con la llegada de la imprenta, los artistas grababan sus creaciones en madera o metal, lo cual permitía a los impresores renacentistas reproducir en sus imprentas tanto imágenes como textos. Los ordenadores o computadoras que se utilizan hoy como máquinas de oficina pueden producir imágenes listas para impresión, reduciendo el tiempo y los costes de los principales procesos de imprenta. A continuación diversos estilos de impresión para fijar la información sobre el texto o contenido del documento:
OFFSET: El offset es un sistema de impresión que usa placas de superficie plana. El área de la imagen a imprimir está al mismo nivel que el resto, ni en alto ni en bajo relieve, es por eso que se le conoce como un sistema planográfico. El método usa tinta con base de aceite y agua. La imagen en la placa recibe la tinta y el resto la repele y absorbe el agua. La imagen entintada es transferida a otro rodillo llamado mantilla, el cual a su vez lo transfiere al sustrato. Por eso se le considera un método indirecto.
Láser: La impresora utiliza carga electrostática con el “tóner” o tinta en polvo para crear la imagen. Esta imagen entonces se transfiere a papel electrostáticamente mezclando polvo de tinta seca en un tambor de metal, con el uso del rayo láser.
Inyección de tinta: La información digitalizada en una computadora se usa para dirigir la tinta a través de diminutos canales para formar patrones alfanuméricos o de puntos a la vez que rocían la imagen sobre el papel. En estos procesos no se necesitan ni cilindros ni presión. Algunas impresoras de inyección de tinta usan una sola boca o canal, guiada por la computadora para oscilar entre el papel y el depósito de tinta.
Impresión directo a Placa (CTP- Computer To Plate): Se parte de un archivo de computadora, del cual electrónicamente se hacen las imposiciones. Se hacen pruebas de color digitalmente, de dos lados y con imposiciones. La placa es expuesta directamente a través de una máquina digital.
Digital: Existen varios tipos de impresoras digitales, los principales son:
FLE
XO
GR
AFíA
•Este método de impresión es una forma de impresión en relieve. Las áreas de la imagen que están alzadas se entintan y son transferidas directamente al sustrato. El método se caracteriza por tener placas flexibles hechas de un hule o plástico suave y usar tintas de secado rápido y con base de agua.
HU
EC
OG
RA
BA
DO
•Todas las imágenes impresas en huecograbado están impresas en un patrón de puntos incluyendo la tipografía. Esto produce áreas huecas en los cilindros de cobre. Se aplica tinta a los cilindros y ésta llena los huecos. Un rasero quita la tinta de la superficie y con una ligera presión la tinta se transfiere directamente al sustrato.
SER
IGR
AFÍA
•Es el método de impresión que funciona a base de la aplicación de tinta a una superficie a través de un esténcil montado sobre una malla fina de fibras sintéticas o hilos de metal, montadas sobre un bastidor. El esténcil es creado por un proceso fotográfico que deja pasar la tinta donde la emulsión ha sido expuesta a la luz. La tinta se esparce sobre la malla y se distribuye con un rasero para que pase por las áreas abiertas y plasme la imagen.
TIP
OG
RA
FÍA
•La forma más antigua de impresión, nació con el invento del tipo de imprenta metálico y móvil fundido a mediados del siglo XV, y durante cinco siglos fue la única técnica de impresión para grandes tiradas.
Los sistemas de clasificación se desarrollaron para organizar principalmente materiales como libros o publicaciones periódicas, y se han utilizado en bibliotecas tradicionales durante algo más de un siglo. Algunos de los sistemas de clasificación universales utilizados en diferentes proyectos son (Koch and Day 1997), LCC, DDC, National Library of Medicine (NLM) y la Clasificación Decimal Universal (CDU). Los sistemas de clasificación serán usados dependiendo de la realidad y criterio del centro de información.
ALFABETICO
CONVENCIONALES
ASUNTOS O TEMAS
SIMPLES O COMPUESTOS
SISTEMATICO
SIMBOLOS
ACCESO TEMATICO
NOTACION (SIMBOLOS, NUMEROS
O AMBOS) ENCICLOPEDICOS
ESPECIALIZADOS
FACETADOS
DECIMAL TOPOGRAFICO
CROMATICO
CONVENCIONALES
CRONOLOGICO
LA CLASIFICACIÓN DECIMAL DE DEWEY (DDC O DC): El joven bibliotecario del Amherst College Melville Lours Kossuth Dewey, quien abreviaría su nombre por el de Melvil Dewey (1851-1931), formuló en 1873 la Clasificación Decimal cuando sólo tenía la edad de 22 años. consiste en clasificar las obras de acuerdo con el tema que tratan. Este tipo de clasificación es el más utilizado para bibliotecas públicas y escolares por su sencilla aplicación. El sistema se llama decimal porque divide el conocimiento en 10 principales áreas (000-900).
LA CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL (CDU): Paul Otlet y Henry La Fontaine, dos jóvenes juristas europeos transformaron la Clasificación de Dewey con el propósito de organizar un repertorio bibliográfico universal. Pidieron permiso al joven Dewey para traducir, ampliar y usar su clasificación, según una carta que le envió Otlet datada el 24 de marzo de 1895. La CDU es una clasificación con una notación numérica ordenada según el principio que rige en los números decimales, es decir, el valor de los números tiene el mismo que las fracciones decimales, o sea, son las partes decimales de la unidad que resultan de dividir a ésta por diez, cien y así sucesivamente
Paul Otlet y Henry La Fontaine
LA CLASIFICACIÓN EXPANSIVA DE CUTTER (EC): La Clasificación Expansiva fue formulada por el erudito bibliotecario norteamericano Charles Ammi Cutter (1837-1903), que trabajaba como bibliotecario en el Ateneo de Boston. Cutter elaboró su clasificación considerando que la clasificación de Dewey no era aplicable a determinadas bibliotecas y partió de la necesidad que tenían las bibliotecas de disponer de una tabla clasificatoria con un desarrollo acorde con el número de obras que poseían. La idea básica del sistema de Cutter consiste en una organización de extensión creciente con siete tablas clasificatorias separadas. La primera de ellas es extremadamente simple y es sólo aplicable a pequeñas bibliotecas, consiste en diez clases y no comprende subdivisiones. En la segunda se incrementa el número de clases y subclases, por lo que se añaden letras a la notación y comprende ya quince clases e incluye la clasificación geográfica. La tercera tabla comprende treinta clases y veintinueve subdivisiones, y la cuarta supone una ampliación de ésta. La quinta tabla emplea la notación de la letra A a la letra Z lo que es usado por vez primera y comprende veintiséis divisiones. La sexta tabla es la más completa tiene veintiséis divisiones como la quinta y presenta numerosas subdivisiones.
CLASIFICACIÓN DE LA BIBLIOTECA DEL CONGRESO DE WASHINGTON (L. C.): La Biblioteca del Congreso de Washington fue establecida en 1800, y en sus orígenes contó con dos clasificaciones: una primera que aparece en su catálogo, publicado en 1812, que contaba con 18 grupos temáticos. . Más tarde la Biblioteca de Thomas Jefferson quedó inserta en esta biblioteca, cuya catalogación y clasificación fueron abordadas por el propio Jefferson, que en 1815 publicó el catálogo alfabético, organizado en 44 grupos temáticos, y editado bajo el título “Catalogue of the Library of the United States
LA CLASIFICACIÓN TEMÁTICA DE BROWN (S. C.): El bibliotecario británico James Duff Brown (1862-1914) publicó en 1894, en colaboración con John Henry Quinn, un sistema clasificatorio con diez temas principales, denominado Clasificación “Ajustable”. En 1906 se publica por vez primera el sistema completo denominado Clasificación Temátic
Thomas Jefferson
James Duff Brown
LA CLASIFICACIÓN BIBLIOGRÁFICA DE BLISS (B. C.): El norteamericano Henry Evelyn Bliss nació en 1870, y se formó en el College de Nueva York donde desempeñará tareas de bibliotecario en 1891. Trato de subsanar los errores de la clasificación de Dewey y de la LC, discute con Cutter acerca del sistema de éste hasta su muerte en 1903 y Bliss abandona la idea de revisar su sistema, dicho esquema fue publicado en 1910 en la publicación seriada: Library Journal. Más tarde, el esquema fue publicado en 1935 bajo el título “A system of bibliographic classification”. En 1940 publicó el primero de los cuatro volúmenes que conformarían la edición completa de las tablas, que se ultimó en 1953
CLASIFICACIÓN COLONADA DE RANGANATHAN (C. C.): Shiyan Ramarita Ranganathan (1892-1972) bibliotecario y matemático de origen indio fue el creador de una de las más destacadas clasificaciones bibliotecarias, la Clasificación Colonada, muy desconocida en España. Ranganathan desarrolla, desde distintos puntos de vista, sus tablas, así en varias clases principales aparecen diversos sistemas. Existen también otras clases representadas por otras letras del alfabeto griego, además la notación de las clases principales es alfanumérica pues hace uso de las letras mayúsculas del alfabeto latino y algunas del alfabeto griego, y emplea números arábigos para la clase correspondiente a las generalidades.
Henry Evelyn Bliss
Shiyan Ramarita Ranganathan
Características de los documentos
Características físicas Características intelectuales
Tiene relación con los
elementos materiales y
gráficos.
Importante para la
conservación de
documentos
Características genéricas
Naturaleza del
documento
Textual, gráfica,
sonora, audiovisual,
informática.
Soporte: papel,
plásticos, magnéticos,
ópticos
Tamaño, peso, movilidad,
grado de resistencia,
modo de producción,
dependencia tecnológica,
periodicidad.
Relacionado con los elementos
lingüísticos e intelectuales. Son el
objetivo, contenido, autoría, modo
de difusión, accesibilidad,
originalidad.
Tiene que ver con el mensaje
informativo.
Objetivo: ¿Para qué ha sido hecho?
Originalidad: ¿Ha habido otros antes?
Contenido: ¿Qué contiene?
Accesibilidad: ¿se puede conseguir?
Características de los documentos
CARÁCTER EXTERNO
Estudian la apariencia externa de
los documentos
La clase
Procedimiento empleado para
transmitir la información.
Establece una clasificación
para la ordenación
documental.
A simple vista dan un indicio de
que trata el documento.
La clase corresponde a un
grupo taxonómico que
comprende varios órdenes
con muchos caracteres
comunes.
Conforma un grupo de
cualidades que se integran,
caracterizados por la
homogeneidad de
condiciones de forma y
materia.
Son
Textuales
(escritos)
Son los más comunes:
manuscritos, impresos,
escritos.
Iconográficos
(imagen)
Creados con la intención de
comunicar algún mensaje.
Pinturas, relieves,
esculturas, fotografías,
carteles, grabados,
entre otros.
Sonoros (graba y
reproduce sonidos)
Información auditiva que
esté registrada en un
soporte.
Audiovisuales
(imagen y
sonido en
movimiento)
Son Registros visuales (con o sin
banda sonora),
independientemente de su
soporte físico y proceso de
registro o grabación, como
películas, microfilms, diapositivas.
Electrónicos
(entorno
informático)
Documento cuyo soporte
material es algún tipo de
dispositivo electrónico.
Su contenido está codificado
mediante algún tipo de
código digital, que puede ser
leído, interpretado, o
reproducido, mediante el
auxilio de detectores de
magnetización.
Karla Paredes
Características de los documentos
Tipo de documento
CARÁCTER EXTERNO
¿Qué clase de documento es?
Cada uno de los grandes grupos en
que se pueden dividir las unidades
documentales archivísticas.
Actas
Documento elaborado en la mayoría de
los casos con fines legales, para
testimoniar acuerdos y características del
desarrollo de determinados eventos.
Características
*Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión.
*Nombre y apellidos de todos los convocados, los que asistieron y los que no.
*Nombre y apellidos del encargado de presidir la reunión.
*Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar.
*Acuerdos adoptados en la reunión y también los desacuerdos.
*Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
*Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con derecho a
voto.
*Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo esta última
persona la encargada de levantar el acta oficial.
Características de los documentos
CARÁCTER EXTERNO
Tipo de documento
¿Qué clase de documento es?
Informes
Texto que se da cuenta del estado actual o
de los resultados de un estudio o
investigación sobre un asunto específico.
Contiene datos presentes o pasados ya
comprobados.
Aporta datos necesarios para una cabal
comprensión del caso, explica los métodos
empleados y propone o recomienda la
mejor solución para el hecho tratado.
Características
• Es un texto expositivo – explicativo.
• Tiene por finalidad brindar información sobre
los resultados de una investigación.
• Se centra en un único tema bien delimitado.
• Utiliza un lenguaje objetivo, se evita expresar
sentimientos, opiniones o preferencias.
• Emplea la tercera persona gramatical
Leyes
Son normas que dictan reglas a las cuales se
deben someter todos los habitantes de
determinado país. Las leyes dicen lo que es
permitido y prohibido, establecen la forma de
comportamiento de un individuo en la sociedad
para evitar conflictos y vivir en armonía y paz.
Características
Las leyes son delimitadoras del libre
albedrío de las personas dentro de
la sociedad.
• Es general: es para todas las personas
que reúnan las condiciones previstas por
ella.
• Es abstracta: se aplica a un número
indeterminado de casos, para todos
aquellos que caen en los supuestos
establecidos por las normas.
• Es impersonal: se aplica a un número
indeterminado de personas y no a alguna
en especifico.
• Es obligatoria: deben cumplirse aún en
contra de la voluntad de las personas.
Karla Paredes
FORMATO CANTIDAD
Trata sobre la estructura de
un documento de archivo.
Define la forma en que se
guarda, principalmente por
sus características de tamaño
y textura.
Indica tamaño
Pueden ser
Digital
Sonoro Formato mp3,
ocupa menos
espacio.
Video Almacena la
información
por capas.
Texto Ficheros que guardan
la información.
Físico
Espacio que ocupa el documento
según las unidades de servicio.
Hace referencia a un determinado
número de unidades documentales.
Tiene que ver con el metro
lineal, aplicados a los
archivos, a los estantes que
se utilizan para almacenarlos
.
Es muy importante saber la cantidad puesto
da una orientación acerca del espacio que
ocupa la documentación, ofrece un cálculo
aproximado del crecimiento documental
anual y permite prever el espacio necesario
que se requerirá tanto en el propio archivo
administrativo como en los archivos
intermedio e histórico al efectuarse el
traslado o la transferencia.
Karla Paredes
Características de los documentos
FORMA
Evalúa a la condición del
documento en su estado
original o copia.
Figura exterior de
la materia.
También se usa el término soporte, dado
que este contiene la información, original
o en copias, multicopias, fotocopias, entre
otras, es decir, todas las variedades de
reproducción del original.
Copia simple:
No posee ninguna marca
de autenticidad jurídica por
parte de una autoridad. No
tiene signos de validación o
subscripciones de los
rogatorios y validadores
que den fe pública del
documento y, por lo tanto,
no tiene ninguna garantía
jurídica.
Copia certificada:
Tiene elementos de validación
que están destinados a
aprobarla. La transcripción
literal viene certificada y
legitimada en pública forma
por una autoridad competente
que participa de la fe pública,
generalmente un notario. Esta
copia, con todas las garantías
jurídicas, puede sustituir el
documento original.
Copia autógrafa:
Aquella hecha por el
mismo autor del
original, es decir, una
transcripción de propia
mano.
Copia figurada: es
aquella en que el autor
trata de reproducir
materialmente la
escritura, totalmente o
en parte, y la
disposición textual de
un original anterior,
especialmente algunos
de sus elementos.
Copia certificada
Original y copia (simple)
Original
Karla Paredes
Carácter Interno
Los caracteres internos se refieren más al contenido del documento pero para hacer una
descripción del contenido de cada documento resultaría una labor pesada e innecesaria, por lo
que se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes en todos los documentos y
que a su vez indiquen una referencia documental que nos permite ubicar y conocer su sentido
en el auxiliar descriptivo.
Así tenemos que las propiedades principales de todo documento son: la entidad productora,
los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción (denominada también datación) y el
contenido sustantivo.
Carolina C
La Entidad Productora Es la que determina la procedencia del DOCUMENTO. La Procedencia
es el origen, o el principio, el archivo determina el principio de
procedencia y le otorga ubicación, razón por la cual hay que tener en
claro la diferencia de conceptos.
A la procedencia es conveniente caracterizarla si es pública, privada,
religiosa, militar etc..
La Entidad Productora debe ser necesariamente descripta en cualquier
unidad documental. Alude directamente a la persona jurídica, es decir,
el documento puede ser producido tanto por una persona como por
una institución. Si es institución puede dividirse en dos grandes
grupos, los públicos y los privados. Al determinar la entidad
productora también limitamos el campo del contenido, porque cada
Institución tiene sus propias funciones. Carolina C
Si la entidad Productora es una persona, al describir hay que procurar
tener en cuenta la actividad que desempeña esta persona en la sociedad,
lógicamente que esto nos dará una pauta del contenido documental sin
necesidad de leerlo todo.
La Entidad Productora debe ser necesariamente descripta en cualquier unidad documental. Alude directamente a la persona jurídica, es decir, el documento puede ser producido tanto por una persona como por una institución. Si es institución puede dividirse en dos grandes grupos, los públicos y los privados. Al determinar la entidad productora también limitamos el campo del contenido, porque cada Institución tiene sus propias funciones
Carolina C
Cuando no está claro el origen de un documento, tampoco queda claro su valor y
su sentido. Para fines prácticos no es suficiente el nombre de la Institución
Productora sino que es preciso poner el nombre del Departamento y la Oficina
que produjeron el documento. Hay que asentar un número de escalones como
mínimo, escogiendo un término medio.
Carolina C
Origen Funcional
Consiste en la función o actividad por la cual se produce el documento ; distinguimos dos clases de
funciones o actividades:
Facilitativas: cuando las actividades se abocan a facilitar los tramites, meramente burocráticas.
Sustantivas: cuando las actividades hacen a los fines.
Los orígenes funcionales cobran una importancia vital para el archivero, puesto que determina la
función administrativa que motiva la documentación, al mismo tiempo que nos indica la causa por la
cual fueron producidos.La causa generalmente nos da la importancia del documento.
Carolina C
Cuando no es muy claro el origen del documento, tampoco queda claro su valor y sentido. Al
describir hay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el nombre de la
Institución Productora, que es necesario poner el nombre del Departamento y oficina que
produjeron el documento.
Carolina C
Fecha y Lugar de Producción
Todo documento válido lleva necesariamente la fecha, aún cuando no todos llevan el
lugar. La fecha y el lugar son las coordenadas del nacimiento del documento.
La fecha y lugar permiten determinar el tiempo de validez del documento, y cuando la
clasificación así lo requiera, permite el ordenamiento cronológico, nos da una pauta del
cuando y del donde, que también son descriptores de la ubicación, generalmente es la
datación la que nos da indicio del Principio del Orden Original de los mismos.
Carolina C
EL CONTENIDO
El contenido sustantivo, es el carácter más amplio, contiene temas de personas, lugares,
cosas, fenómena. El tema por lo general puede referirse a las personas jurídicas y sus
acciones, a los lugares, a las cosas y a la fenómena (múltiples manifestaciones como
consecuencia de una organización social, tales como políticos, económicos, sociales,
religiosos, científicos, militares)etc.
Carolina C
