FSM :: Los congresos y su sistema. Argentina: pais sudamericano de congresos del 2000

M. FLORENCIA SAN MARTIN

I

......................................................................................................................INDICE

INTRODUCCION 1

PREFACIO 2

CAPITULO PRIMERO 3

LOS ORGANISMOS GENERADORES DE CONGRESOS

1.1 ¿Qué es un Congreso? 3

1.2 Tipología de los Organismos 6

1.3 Tipología de Congresos y Reuniones 8

CAPITULO SEGUNDO 14

LAS FIGURAS PROFESIONALES

2.1 Los Organizadores Profesionales de Congresos 14

2.2 Los Meeting Planners 16

2.3 Las Hostess de Congresos 16

2.4 Los Intérpretes de Congresos 16

2.5 Empresas de Servicio Varios 16

CAPITULO TERCERO 20

LAS SEDES DE CONGRESOS

3.1 Criterio de la Elección de un País 20

3.2 Criterio de Elección de la Sede y la Localidad 23

3.3 Etapas de la Elección 29

3.4 Edificios, Sedes y Centros de Congresos 32

3.5 Las Sedes Hoteleras de Congresos 34

CAPITULO CUARTO 38

EL MERCADO DE LOS CONGRESOS

CAPITULO QUINTO 49


II

LAS TECNICAS DE MARKETING EN EL SISTEMA DE LOS

CONGRESOS

5.1 La Promoción 49

5.2 La Comercialización 54

5.3 La Publicidad 55

5.4 Las Relaciones Públicas 56

CAPITULO SEXTO 58

LOS CONVENTION BUREAU

6.1 ¿Qué son los Convention Bureau? 58

6.2 Plan de Trabajo para la Creación del BUCOA 59

6.3 Proyecto de Estatuto - Municipalidad de la Ciudad de Bs. As 62

6.4 Documento de Investigación sobre los CVB. 65

CONCLUSIONES 67

BIBLIOGRAFÍA 71

ANEXO 1

Congresos Internacionales S.A.

ANEXO 2

Anteproyecto - VII Congreso Mundial Brahman

ANEXO 3

Baltimor Convention Center

ANEXO 4

Aproximación a La Situación Hotelero - Gastronómica

ANEXO 5

Proyecto Turístico Estados Unidos y Argentina - 1er. Seminario Internacional

ANEXO 6

Guía para Congresos, Convenciones y Exposiciones Internacionales.

M.FLORENCIA SAN MARTIN

1

TITULO: “LOS CONGRESOS Y SU SISTEMA”

ARGENTINA: PAIS SUDAMERICANO DE CONGRESOS DEL 2000.

INTRODUCCION:

Hasta fines del siglo pasado, aquello que caracterizaba cualquier pensamiento que se

pudiera hacer en Europa o América del Norte con respecto a la Argentina, podía ser

resumido en una sola palabra “lejana”.

Con ese término se entendía no solo una efectiva distancia en kilómetros, sino también con

respecto al desarrollo del país, a las estructuras sociales, a la estabilidad económica,

política, etc.

Pero está realmente lejana la Argentina en 1994 ?.

Estamos totalmente convencidos de que no es así y por el contrario creemos que está

mucho más cerca de lo que el mundo entero pueda imaginar.

El objetivo principal de esta tesis, basado en la veracidad de esta afirmación y congruente

con una “Argentina: País Sudamericano de Congresos del 2000”, es desarrollar el concepto

del sistema en el cual los Congresos se llevan a cabo.


2

PREFACIO

La actividad turística en conjunto con la actividad de congresos ha alcanzado ingresos

económicos por 2.336 millones de U$S en 1991, el 4% del PBI (1)

Esto ha llamado la atención de los docentes de la Disciplina Turística, Hoteleros,

Administradores públicos, etc.. Los docentes, enfrentan el fenómeno en términos

didácticos, proporcionan esa poca información recolectada de las revistas especializadas y

de medios de comunicación de la más alta y distintiva difusión. El objetivo que estos

puedan alcanzar dependerá de las fuentes de las cuales disponen y de la sensibilidad de los

estudiantes, los cuales, terminados los estudios, podrán sólo decir que en Argentina el

turismo de congresos está en vías de desarrollo, que los congresos son organizados en

períodos de baja temporada, que desempeñan una función importante en el equilibrio entre

temporada alta y temporada baja y que el organizador viene denominado P.C.O.

(Professional Congress Organizer).

Muchos hoteleros, fuertemente interesados por el fenómeno, han realizado inversiones en

sus alojamientos, y se proponen continuar haciéndolo. Pero invierten en estructuras e

infraestructuras de congresos sin tener en cuenta la calidad de los servicios y las

características de la demanda, auto definiendo el propio hotel “sede de congresos”, sin

relación alguna. Los Entes públicos sólo hace poco tiempo han comenzado a interesarse en

el tema. Cierto es que no se puede decir que se hallan interesado lo suficiente, por el

contrario, desde el punto de vista normativo, casi nada; de hecho han solo aceptado

patrocinar algunas manifestaciones esporádicas.

Desde estas pocas consideraciones emerge a nuestro aviso la necesidad de una mayor y más

integrada información que nosotros nos proponemos proveer con los siguientes objetivos:

1) Discutir sobre el producto “Congresos” en términos correctos y precisos.

2) Contribuir a formar un cuadro de los roles y de las actividades en el sistema de

Congresos.

(1) Fuente: AOCA 1993

CAPITULO 1: LOS ORGANISMOS GENERADORES DE CONGRESOS M. FLORENCIA SAN MARTIN

3

CAPITULO PRIMERO

LOS ORGANISMOS GENERADORES DE CONGRESOS

1.1 ¿QUE ES UN CONGRESO ?

El significado etimológico:

La palabra congreso proviene del latín “Congressus”, del verbo “Congredior”, que significa

caminar juntos, encontrarse.

Para poder encontrarse, “caminar juntos” (juntos obviamente metafóricamente, interpretado

como “camino cultural”) es necesario referirse a un determinado lugar, equipado para el

encuentro: esto presupone el uso de medios de transporte, de estructuras receptivas y de la

existencia de un ámbito apto para el encuentro. Nace por lo tanto de esta necesidad una

serie de interconexiones entre el congreso entendido como evento congregativo y todo el

macrosistema socioeconómico, cultural y turístico del territorio que alberga al congreso.

El objetivo específico es por lo tanto el reunir a personas para que se comuniquen o

intercambien información, conocimientos, tomen decisiones, establezcan principios y tipos

de comportamiento, adopten estrategias, etc.

El nacimiento de los Congresos modernos, según la mayor parte de los estudiosos,

comienza con el Congreso de Viena en 1814/15 1, en el cual participaron emperadores,

reyes, príncipes, ministros y el cual definió el receso de Europa en la época napoleónica.

También existen algunos rumores que nos dicen que el primer Congreso se realizó en

Florencia (Italia), en 1640, con el objetivo de intercambiar conocimientos que hacen a la

medicina.

El significado técnico:

El congreso es un microsistema ficticio de vida asociada organizada, que se relaciona de

manera dinámica y dialéctica con el macrosistema sociológico, ambiental, cultural y

turístico del territorio que lo aloja, con la finalidad de informar, formar y comunicar.

1 E.Nicolardi - “Meeting & Congressi” - Milano - Octubre 1986


4

Por microsistema ficticio se entiende toda la serie de servicios, prestaciones, consultoras y

organizaciones utilizadas para un determinado evento y absolutamente intransferibles a

otro, aunque sea del mismo tipo y para el mismo target.

Un congreso de hecho no será nunca igual a otro aunque se desarrolle en la misma

localidad por que las personas no serán las mismas, distinta será por lo tanto la psicología

de los congresistas, sus culturas, la manera de comunicarse y sus costumbres.

El significado sociológico:

En el encuentro de muchas personas contemporáneamente en la misma localidad y con el

mismo objetivo (aunque si el motivo por el cual participan no es el mismo), nace casi

automáticamente un verdadero y propio "microsistema de vida social" que refleja los

modelos de una sociedad civil estable muy evolucionada, pero privada de una verdadera

“identidad cultural”.

El tema del congreso de hecho le otorga el carácter “cultural” (cualquiera que sea el tema a

debatir) a la manifestación, pero no puede absolutamente darle el “sistema de relaciones

sociales” que se crea al interno.

Muchas son las diferencias y la diversidad de los protagonistas del evento, ya sean

congresistas, relatores, promotores, organizadores o simples prestadores de servicios.

No es por lo tanto suficiente con hablar el mismo idioma, desarrollar o discutir el mismo

tema del congreso o participar de los mismos acontecimientos durante el congreso, por que

el “microsistema” social que se ha ido constituyendo en el interno adquiere una verdadera y

propia identidad cultural.

Esta “identidad cultura” puede ser solo el fruto de pertenecer al mismo nivel antropológico-

cultural por parte de todos los protagonistas del momento.

De hecho: “La cultura (según el antropólogo E.B. Tylor) es aquel conjunto, aquella

totalidad, que comprende el conocimiento, las creencias, el arte, la moral, el derecho, las

costumbres y cualquier otra capacidad o hábito adquirido por el hombre como miembro de

una determinada sociedad”. 2

2 Edward Burnett Tylor - “Culturas Primitivas” - Londres 1817


5

El microsistema de los Congresos puede tener un solo “modelo psicosociológico” como

resultado de los aportes individuales por parte de los congresistas de culturas, tradiciones,

hábitos, psicologías y experiencias distintas, las cuales en conjunto, están sujetas al logro

del objetivo común constituido por la finalidad del congreso.

Nace desde aquí y casi espontáneamente una típica forma de conducta social por parte de

los congresistas, favorecida más allá del tema, por el ambiente del congreso y la

colaboración de todos para el alcance de los objetivos del congreso, independientemente de

la motivación que ha empujado a cada uno a participar.

“La conducta social tiene orígenes por que un organismo es importante para otro como

parte constituyente de su ambiente” afirma B.F. Skinner. 3

El significado antropológico-cultural:

A qué modelos antropológicos-culturales nos podemos referir para llegar a los orígenes y

por consiguiente comprender el verdadero significado de aquella particular forma

congregativa que es un congreso?

Muchos recurren al modelo de el “ágora” griega entendida como asamblea popular y como

lugar público de reunión.

En épocas antiguas se reunía en el ágora de Atenas solo la asamblea plenaria, mientras que

en la edad clásica la palabra indicaba la plaza central de la ciudad, rodeada por los edificios

públicos más importantes como los senados, los templos, los tribunales: constituía un

verdadero centro político, moral y religioso pero también comercial.

Por cuanto se ha dicho resulta insuficiente la matriz del ágora como modelo del congreso

moderno.

Es necesario como mínimo “integrar” el modelo con otra institución de la Grecia antigua

como es el “Liceo” de Aristóteles, entendido como escuela y como ámbito en donde se

enseñaba y se aprendía paseando (de aquí la denominación de “escuela peripatética”).

3 Burrhus F. Skinner - “Ciencia y Comportamiento” - F. Angeli - Milano 1992


6

Pero el congreso no es solamente un lugar o medio para comunicar o aprender o “caminar

(pasear) juntos”; es en si mismo modelo de comunicación, de socialización y por lo tanto

también modelo cultural que se realiza solo con la participación activa colectiva.

Si nos referimos a la definición de cultura de E.B. Tylor, encontramos que todos los

aspectos que constituyen la esencia del mismo están sintetizados en el modelo de

Congresos y al interno de este pueden ser todos representados y realizados.

Por consiguiente las únicas formas antiguas de vida colectiva participativa de carácter

cultural/comunicacional que más se acercan a los modelos de Congresos son los antiguos

ritos religiosos.

Con esto no se quiere afirmar que el modelo “Congresos” sea un rito religioso, sobretodo

por que nuestra época está suficientemente sectorizada y materializada y como

consecuencia el concepto y el sentido del sobrenatural se encuentra cada vez menos

presente, ya sea en las manifestaciones sociales, en el pensamiento filosófico, sociológico,

científico y cultural de los grandes problemas de la vida cotidiana.

1.2 TIPOLOGÍA DE LOS ORGANISMOS

Al contrario de cualquier segmento o tipología de demanda turística, la demanda de

Congresos está preorganizada y vinculada a través de organismos asociados de distinta

naturaleza: esta no es una demanda individual, es colectiva, porque el congreso presupone

la intervención de más personas.

Cuando se habla de demanda de los Congresos nos debemos referir a los promotores o

generadores de Congresos y no a los congresistas por si solos.

Los principales organismos generadores de los Congresos son:

1) Las Organizaciones Internacionales de los gobiernos (O.I.G):

Se trata de organismos creados por los Estados con el objetivo de favorecer la comprensión

y la cooperación internacional y son negociados y reafirmados por los varios parlamentos

nacionales; ellos son Organismos de Derecho Público Internacional.

La O.N.U. es la más importante O.I.G. y de ella hacen parte directamente alrededor de 30

O.I.G. (FAO, OMS, UNESCO, FMI, GATT, etc.) y otras 300 lo hacen indirectamente.


7

Además del sistema O.N.U. existen en el mundo más de 300 O.I.G. de distinta naturaleza

(Organismos económicos, financieros, comerciales, políticos, técnicos, etc.) entre los cuales

se pueden nombrar la CEE, la OAS (Organización de los Estados Americanos), la OMT, la

NATO, entre otras.

2) Las Organizaciones Internacionales que No forman parte del gobierno (OING):

Según la definición de la ONU de 1968, es considerada OING “cualquier organización no

creada por un acuerdo entre gobiernos”; en el 1985 el consejo de Europa promovió la

“Convención Europea sobre el reconocimiento de la personalidad jurídica de las

organizaciones internacionales que no forman parte de un gobierno”, en la cual están

escritos los requisitos que ellos deben poseer para acceder a las disposiciones de las

convenciones:

- tienen que haber sido creadas en virtud de un acto jurídico válido según el derecho interno

de los estados;

- tienen que ejercer actividad por lo menos en dos estados.

La U.I.A (Union of International Associations) por lo contrario considera “Internacionales”

solo las OING que desarrollan su actividad en por lo menos 3 estados: esto naturalmente

repercute sobre las estadísticas de los Congresos Internacionales, para los cuales la U.I.A.

es considerada la fuente más acertada.

Según las fuentes más importantes el número de las OING es aproximadamente de 20.000

y produjeron en 1990, 8.504 Congresos Internacionales y el campo de actividad de los

mismos abarcó prácticamente todos los sectores: economía, finanzas, cultura, ciencia,

religión, derecho, política, sindicatos, servicios sociales, profesionales, comercio, medicina,

etc.

3) Las Empresas Multinacionales:

Estos organismos crean reuniones de tipo empresarial, educativo, conventions, etc. y el

número de estos eventos es seguramente mucho menor que el de las OING.

4) Las Asociaciones, Entes y Empresas Nacionales:


8

Dadas las diferentes finalidades sociales y las tipologías, es válido el discurso realizado ya

sea para las OING que para las empresas multinacionales: sintetizando, cualquier sector o

estructura económica-productiva de una determinada dimensión, cualquier ente o

asociación nacional que encierre un cierto número de personas es un potencial promotor de

eventos congregativos.

5) Las Universidades:

Gran importancia tienen las universidades en la promoción de congresos, simposios, mesas

redondas de carácter científico o cultural, ya sea a nivel nacional como internacional, dadas

las múltiples conexiones que existen al interno del mundo académico y entre el mundo

académico y las diferentes realidades productivas, sociales, culturales y científicas.

1.3 TIPOLOGIAS DE CONGRESOS Y REUNIONES

Los compañeros del idioma anglosajón usan el termino “Meeting” como sinónimo de

evento congregativo. Cual es el termino argentino que deberíamos usar para evitar de ser

mal interpretados cuando queramos indicar genéricamente una congregación de personas?

Este requisito puede parecer académico, pero es importante desde el momento en que cada

tipo de convención tiene su propia especialidad. Un congreso es muy distinto a un simposio

y una convención empresarial posee características de exigencia diversas a las del

seminario.

Una contribución de claridad vino de un pequeño manual de “Terminología de Congresos”,

editado en el año 1987 por la Comisión de la Comunidad Europea y por la International

Association of Professional Congress Organizers (IAPCO), el cual será desarrollado mas

adelante.

En efecto las tipología son más numerosas si se consideran las especializaciones

emergentes. Tomemos como ejemplo el “work-shop”: en español se traduce como "grupo

de trabajo", término que probablemente no rinde a lleno la idea.

También las convenciones necesitan ser aclaradas: de hecho las “corporate convention”

tienen exigencias distintas a las “association convention”, siendo las segundas asimilables a

los Congresos mucho más que a los meeting empresariales.


9

Existen, en fin, neologismos que caracterizan a los eventos que se hicieron importantes,

como el Briefing o también las reuniones convocadas para lanzar un producto o una

novedad, persiguiendo generalmente finalidades de motivación.

Se trata nada más que de diferencias terminológicas? Ciertamente no. Detrás de cada tipo

de evento existen exigencias específicas, problemas operativos, tiempos y lógicas a veces

muy distintas.

Limitémonos por lo tanto a trazar algunas tipología congregativas, a partir de algunos

parámetros de evaluación.

Las manifestaciones de Congresos se encuentran en una determinada tipología según tres

características distintas: el país de origen, la temática y el sector.

• El origen de los participantes determina el carácter local, regional, nacional e

internacional de las manifestaciones.

• Por temática se entiende el conjunto de los temas y de las problemáticas tratadas. Existe

una temática de formación o instrucción (por ejemplo de tipo cultural) y una de

información (por ejemplo de tipo economico-comercial).

• El sector determina la naturaleza del Ente Promotor: publico, privado, económico,

científico.

Los eventos pueden ser de distinto tipo:

a) de organismos gubernamentales (Naciones Unidas, OEA, Comunidad Económica

Europea, BID, Banco Mundial, etc.)

b) de organismos no gubernamentales (Asociaciones profesionales, Cámaras de comercio,

etc.)

c) corporativas (reuniones netamente de empresas como ser IBM, Esso, etc.)

Las reuniones pueden ser abiertas o cerradas. Las abiertas son aquellas en las cuales puede

participar cualquier persona interesada mediante el pago de una inscripción. Las cerradas

son por invitación y casi siempre se financian con aportes.

Manual de “Terminología de Congresos”:


10

(Comisión de la Comunidad Europea - International Association of Professional Congress

Organizaer)

• Conferencia Internacional: Se trata de una reunión en la cual participan miembros de

gobiernos y de las organizaciones internacionales gubernamentales, para estudiar, aclarar y

resolver problemas de relaciones entre estados, cuestiones de interés social, político,

económico, cultural, ambiental, etc. que tocan a la comunidad internacional o a una

realidad nacional.

Se puede recordar la Conferencia de Manila sobre el turismo mundial (1980), la

Conferencia de Río de Janeiro sobre el ambiente (1992), la Conferencia de Helsinki (1975)

por la paz y la seguridad en Europa, que han finalizado con acuerdos, la codificación de

principios y normas sobre los argumentos tratados.

• Congresos: Reunión periódica donde participan representantes de distintas actividades,

pertenecientes a una específica esfera profesional, cultural, religiosa o política,

generalmente asociados a grupos u organizaciones. El congreso es generalmente realizado

para discutir un argumento en particular y/o para elegir organismos directivos. Por norma,

el intervalo de tiempo entre un congreso y el otro se fija anticipadamente; la cadencia

puede ser anual o bienal. Estos tienen generalmente una duración de 3 o 4 días y casi

siempre tienen sesiones plenarias.

Según el objetivo que tengan podremos distinguirlos en Congresos científicos, económicos-

comerciales y culturales.

Los Congresos científicos hacen referencia al campo de la medicina, de la tecnología, de la

economía, de lo jurídico y son promovidas por asociaciones nacionales e internacionales de

científicos. Estos tienen como finalidad agrupar a diferentes expertos a nivel internacional y

nacional de las distintas disciplinas científicas. Estos encuentros desde el punto de vista

organizativo exigen un particular control que debe ser de una segura y fácil comunicación,

seguridad en las traducciones y una perfecta grabación de los discursos y debates.

Los Congresos con carácter ideológico están reunidos en temas políticos, religiosos y

sociales en donde prevalece como temática el enfrentamiento sobre programas, ideas,

nuevos ajustes organizativos y líneas políticas del partido o de la asociación promotora.


11

Desde el punto de vista de la imagen estos Congresos son los más promocionados, en

cuanto tienen como objetivo hacer una propaganda en el exterior y por consiguiente

divulgar programas e ideas para envolver a la opinión pública.

Los Congresos empresariales son encuentros promocionados por industrias, organizaciones

de venta y de distribución. Estos encuentros requieren de una adecuada coreografía, una

óptima hospitalidad para todos los participantes y otros factores de atracción tales que

justifiquen la participación independientemente en el interés de los trabajos.

• Seminario: Encuentro de especialistas (de 10 a 50 personas) con especializaciones

diferentes entre ellos, pero con intereses particulares en común, que se reúnen para

actualizarse. El programa de trabajo de un seminario tiene el propósito de enriquecer los

conocimientos profesionales.

• Simposio: Reuniones en las cuales participa un número reducido y únicamente con

invitación, organizadas para el tratado de argumentos de investigación.

El objetivo de esta manifestación consiste en proporcionar directivas, soluciones y

conclusiones sobre los problemas en discusión.

• Mesa Redonda: Grupo de expertos que se reúne alrededor de una mesa, para confrontar y

discutir argumentos especializados y profesionales. El encuentro puede ser a puertas

cerradas o delante de una platea. Casi siempre se prefiere utilizar la primera forma y luego

un debate público que tiene como finalidad sensibilizar la conciencia de la colectividad.

• Workshop: Representa la reunión de un grupo pequeño y seleccionado de participantes

para aprender nuevas técnicas de trabajo. También puede tener el fin de reunir a los

productores y adquisidores de bienes y servicios, dándoles la oportunidad de proporcionar

ulteriores informaciones con respecto al producto. En este último caso existe una

combinación entre el aspecto de los congresos y el expositivo.

• Meeting: Término genérico indicando el reunirse de un cierto número de personas con

objetivos dirigidos y estrategias de comunicación empresarial. Se trata, en el uso corriente,


12

de reuniones al interno de un área socialmente identificada y conocida, como por ejemplo

asociaciones, empresas, etc.

• Convención: Es una asamblea de los dependientes o de los agentes de venta de una

empresa. Está dirigida a la información de programas, fuerzas de venta, políticas

económicas y estrategias comerciales de la empresa organizadora de la convención. Tiene

como elemento primordial el mensaje que la empresa quiere transmitir a sus dependientes.

La empresa debe convenserlos de ser la mejor en el mercado. Los participantes se

encuentran al final estimulados a vender los productos. Las convenciones son una excelente

herramienta de RR.PP y en la mayor parte de los casos se desarrollan al interno de un viaje

de incentivos, estructurado y construido para el target de la convención.

• Incentive: Tienen como finalidad la transmisión de la imagen positiva de la empresa. Son

premios empresariales, generalmente organizado bajo la forma de viajes que contribuyen a

enriquecer el nivel cultural del utilitario.

• Briefing: Es una reunión de trabajo, de actualización o de instrucciones, que preceden a

una misión, un trabajo en equipo o también a un Congresos y que sirve para hacer de

punto de referencia sobre la situación, los problemas o sobre el estado de los proyectos o

trabajos.

• Poster session: Se trata de reuniones que presentan los resultados de investigaciones en

poster, paneles, tablas y estos resultados son ilustrados por los autores para los visitantes

interesados o con el autor presente para contestar cualquier pregunta de interés.

• Foro: Son reuniones públicas e informales sin un preciso orden de los días, abiertas a

todos (no es casual que suelan denominarse "open forum") con el objetivo de darle

oportunidad a los participantes de expresar su propia opinión sobre el argumento inherentes

a la actividad y "vida" del ente, asociación, organismo del cual se es parte. En los

Congresos de algunas asociaciones, el open forum es un medio muy útil para estudiar

opiniones, rumores y corrientes.


13

• Coloquio: Son reuniones multidiciplinarias e informales, en las cuales participan expertos

de varias disciplinas con el objetivo de analizar un determinado problema de prospectiva y

supuestos diferentes.

• Panel: A diferencia del coloquio, el panel es una reunión formal que se desarrolla en el

ámbito de un congreso y que consiste en una discusión pública con respuestas (dadas por

cada panelista en el ámbito de su disciplina) a precisas preguntas del público.

CAPITULO 2: LAS FIGURAS PROFESIONALES M. FLORENCIA SAN MARTIN

14

CAPITULO SEGUNDO

LAS FIGURAS PROFESIONALES

La organización de un Congreso es una operación compleja y no puede ser nunca delegada

a la improvisación; por el contrario, requiere de específicas características profesionales.

Esta tarea es delegada por el Comité Promotor a organizaciones especializadas que son el

P.C.O. (Professional Congress Organizer) o el M.P.I. (Meeting Planner International).

2.1 LOS ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS

Es P.C.O. aquel que como profesión se aboca a la organización de iniciativas como han de

ser los “Congresos”, ferias, exposiciones y afines. Por lo tanto, esta actividad es de carácter

profesional y empresarial.

Estos pueden desarrollar su actividad ya sea como “libre profesional” o como

“dependientes de empresas”.

Ellos se deben ocupar de todo. El trabajo es planificado a través de la formalización de un

check list (lista de las tareas), en donde figuran todos los puntos fundamentales para la

realización del Congreso, que a grandes rasgos, representan los principales gastos (sede del

Congreso, gastos imprenta, programa social, materiales, personal, etc.).

Un buen P.C.O debe saber elegir medios y vehículos publicitarios idóneos con respecto al

tema del Congreso para alcanzar al “target group”, cuidar las relaciones con la prensa y a

través de una intensa actividad de relaciones públicas, debe instalar canales privilegiados

con el público especializado para el logro del Congreso.

Desde el punto de vista técnico-profesional, el P.C.O. debe saber:

• organizar y dirigir a todo el staff de la empresa, coordinar el propio trabajo con el de

otras instituciones pertenecientes a la actividad de los Congresos;

• evaluar el nivel de funcionalidad de las instalaciones a contratar;


15

• establecer la política de precios.

Los conocimientos indispensables para un P.C.O. son:

• las normas y leyes vigentes en Argentina y en el exterior para los servicios

complementarios (ej. intérpretes) y para la actividad de los Congresos en su totalidad;

• las instalaciones de los Congresos existentes en el mercado (equipos técnicos

audiovisuales, etc.);

• la política de mercado y las técnicas de marketing.

El P.C.O. debe ser, no solo un verdadero y propio organizador de eventos, sino que además

debe ser un planificador de Congresos.

CONTRATANTE ! " # Organismos nacionales � Aerolíneas Nacionales

y de turismo. � Patrocinadores # $ !

Sede % O.P.C. & Hoteles ORGANIZADOR

Intérpretes % PROFESIONAL & Imprentas DE

Agente de viajes % CONGRESOS & Transportador terrestre ' ( )

Contratación Exposición

⎪ Fotógrafos/Floristas

⎪ PARTICIPANTES


16

2.2 LOS MEETING PLANNERS

A diferencia de los P.C.O., los meeting planners trabajan dentro de las empresas de grandes

dimensiones, o como responsables de las Sedes y Centros de Congresos. Realizan la

planificación general de todas las manifestaciones organizadas y promovidas por la

empresa o el Centro de Congresos.

No son por lo tanto libres profesionales como los P.C.O.

2.3 LAS HOSTESS DE CONGRESOS

Esta figura profesional es muy similar a los acompañantes turísticos, pero al interno del

Congreso desarrolla distintas actividades, entre las cuales se pueden recordar: secretaria del

Congreso, asistente en sala y en la mesa de presidencia, reception desk, asistencia a los

tranfers y excursiones, entre otras.

2.4 LOS INTERPRETES DE CONGRESOS

Estos profesionales proporcionan tres tipos de servicios de traducción: simultánea (por

medio de auriculares), consecutiva (traducción en las pequeñas pausas del orador), susurros

(colocándose al lado de la persona y susurrando la traducción). Para efectuar la traducción

simultánea los intérpretes operan dentro de cabinas conectadas vía audio con la sala y sus

traducciones son escuchadas por medio de auriculares.

2.5 EMPRESAS DE SERVICIOS VARIOS

Para completar esta información nombraremos una serie de empresas que proporcionan

servicios de distinta naturaleza para la organización, el armado y la realización de los

Congresos.


17

Empresas organizadoras de Congresos.

Estas empresas no están oficialmente clasificadas a nivel legislativo nacional como

empresas turísticas. Pero es necesario decir que la planificación, el estudio y la realización

de un Congreso requieren estructuras empresariales bien organizadas y conducidas por

profesionales. En Anexo Nª 1 damos un ejemplo de una empresa Argentina organizadora de

congresos: “Congresos Internacionales S. A.”

Agencias de viajes.

Son potenciales proveedoras de productos y servicios turísticos para los Congresos.

El así dicho “programa turístico” de un Congreso, no debe ser estructurado solamente como

la suma de diferentes servicios a coordinar, sino concebido de manera coherente con el

target, la imagen del promotor y el lugar que es visitado: desde aquí se desprende la

importancia de la selección de los negocios y calles para el shopping, las visitas a realizar,

los servicios de transporte, la asistencia turística, etc..

No basta por lo tanto ser agencia de viajes para organizar programas turísticos para los

Congresos: es necesario ser también un especialista de productos turísticos para Congresos.

Empresas de catering y gastronómicas.

Deben poseer los siguientes requisitos: “deben disponer de infraestructura de alta calidad

para prestar servicios en sedes no propias. El personal debe ser seleccionado y dirigido, por

lo menos, por un maitre d'hotel cada 50 invitados y un director de sala. Deben disponer de

un responsable (único interlocutor) con título en la rama de “Food & Beverage”.

En la confección de platos es necesario tener en cuenta muchos factores y exigencias de

naturaleza dietética (necesidades, regímenes, costumbres alimenticias) de naturaleza

“escenográfica” (decoración, presentación del menú, etc.) de protocolo (disposición de

mesas y lugares, etc.) de finanzas (costos coherentes al target y al servicio ofrecido).


18

Agencia de R.R.P.P.

Su tarea principal es la búsqueda de sponsor, se encarga de la prensa, de coordinar la

campaña promocional y las relaciones públicas.

Empresas de producción audiovisual.

Vectores Ferroviarios

Los ferrocarriles pueden tener una doble función en favor de la actividad de los Congresos:

ya sea como transporte o como “sedes itinerantes”.

Este es un concepto nuevo para la Argentina, pero por ejemplo en Italia, muy

recientemente, las F.S. han transformado y equipado “L`Arlecchino” y el “Settebello”

(sustituidos en los servicios de línea por el “Pendolino”) en verdaderos centros de

convenciones itinerantes con: salas de conferencia, sala restaurante snack, salón discoteca y

naturalmente los vagones cama.

Rodados

No son necesarias las aclaraciones sobre este argumento, basta solo con nombrar la función

que estos desenvuelven en el contexto de un Congreso asegurando los transfers, las

excursiones y pre-post congress tours. Los pullman también pueden integrarse de manera

excelente a los “Congresos itinerantes” ofrecidos por los vectores ferroviarios durante las

paradas en las distintas estaciones.

Vectores marítimos

El rol que estos ocupan se explica de manera muy particular en cuanto a que los barcos se

transforman en sedes de los más clásicos “Congresos itinerantes”: los “Congresos-crucero”.

Estos están asumiendo cada vez más importancia, al punto que se destinan barcos,

especialmente equipados para este tipo de demanda, con itinerarios preparados

específicamente para esta actividad.


19

El crucero en efecto agrupa en un único ambiente no solo a la estructura del Congreso, sino

que también cubre la del tiempo libre, el programa social, los servicios esenciales y toda la

organización para el desarrollo del programa turístico.

Existen dos tipos de tipologías para Congresos-crucero: aquel que se desarrolla a bordo del

barco, que efectúa un crucero regular abierto a todos y aquel que en cambio se adapta a las

exigencias, los tiempos y los programas de los trabajos del Congreso. Es evidente que en el

primer caso (crucero-regular) los problemas a enfrentar y resolver son muchos más

complejos, por que los trabajos del Congreso se deben estructurar de manera que no

interfieran con la vida normal a bordo, con las excursiones a la llegada de los distintos

lugares, con el uso de locales comunes, etc..

Es preferible por lo tanto el alquiler completo del crucero (siempre que el número de los

congresistas lo justifique) debido al altísimo costo del alquiler.

Hasta ahora hablamos solamente de barcos con estructuras clásicas, pero existen también

los aliscafos, a bordo de los cuales se pueden organizar meetings o convenciones de breve

duración,.

Resumiendo se puede decir que estos barcos son: “hoteles flotantes”, en los cuales además

de tener la comodidad de un hotel 5 estrellas, tenemos la posibilidad de seguir adelante con

los trabajos pero observando paisajes diferentes.

El mundo de los Congresos es efectivamente un “microsistema de vida asociada”.

CAPITULO 3: LAS SEDES DE CONGRESOS M. FLORENCIA SAN MARTIN

20

CAPITULO TERCERO

LAS SEDES DE CONGRESOS

3.1 CRITERIO DE LA ELECCION DE UN PAIS

Los factores que influyen favorablemente en la elección de un país son:

• El fácil acceso

• La estabilidad política y social

• El favorable cambio de la moneda

• La infraestructura turística y de Congresos

• Inteligencia local

• Gravitación internacional sobre el tema

• La política interna del ente promotor del evento

El requisito de que el país esté comunicado con el resto del mundo a través de medios de

transporte aéreos, ferroviarios, marítimo o terrestre frecuentes, discrimina inevitablemente

muchas áreas geográficas en desarrollo (por ejemplo, Africa).

Esta situación se empeora por el hecho de que los congresistas (por evidentes razones

socioeconómicas) provienen en su mayor parte de países industrializados.

En realidad, la geografía de los eventos internacionales refleja fielmente la geografía del

desarrollo del planeta: este tipo de eventos internacionales se concentra en un 80% de los

casos en los 20 países más ricos del mundo, mientras otros 150 países se dividen el 20% del

mercado restante (Ver cuadro Cuadros estadísticos de distribución geográfica de congresos

internacionales por país & continente).

Generalmente el factor cambio favorece a los países receptores del Tercer Mundo y de

Europa Oriental. Por el contrario la oferta de Congresos en Argentina está obstaculizada

por los costos excesivos de los servicios turísticos.

CUADROS ESTADISTICOS DE DISTRIBUCION GEOGRAFICA DE

CONGRESOS INTERNACIONALES POR PAIS & CONTINENTE


21

CUADRO N° 10

TOTALES POR

CONTINENTE

1991 1992 1993

AFRICA 368 399 446

AMERICA 1547 1762 1802

ASIA 955 1018 1108

AUSTRALASIA 187 149 182

EUROPE 5107 5299 5269

Not Determined 57 76 54

TOTAL: 8251 8703 8871

CUADRO N° 11

EUROPA 1991 1992 1993

AUSTRIA 294 244 263

BELGIUM 289 323 312

BULGARIA 19 19 25

CYPRUS 11 14 14

CZECHOSLOVAKIA 103 120 -

CZESCH REP - - 70

DENMARK 158 196 174

FINLAND 151 148 134

FRANCE 761 789 745

GERMANY 546 544 535

GREECE 57 88 84

HUNGARY 113 100 125

ICELAND 11 15 11


22

IRELAND 61 58 45

ITALY 304 359 380

LUXEMBOURG 30 30 24

MALTA 12 31 24

MONACO 21 25 18

NETHERLANDS 385 380 347

NORWAY 123 99 124

POLAND 52 62 101

PORTUGAL 58 89 91

ROMANIA - 19 21

RUSSIA - 57 89

SLOVAKIA - - 23

SLOVENIA - 20 23

SPAIN 264 417 300

SWEDEN 124 129 126

SWITZERLAND 313 271 272

TURKEY 32 35 54

UK 560 577 633

UKRAINE - - 19

OTHERS 50 15 63

TOTAL 5107 5299 5268


23

3.2 CRITERIO DE LA ELECCION DE LA SEDE Y LA LOCALIDAD

Como en cada sector de actividad económica, en el campo de los Congresos la oferta y la

demanda forman dos polos opuestos que se buscan, pero que no siempre se encuentran.

Para lograr su unión es necesario como primera medida conocer las características

distintivas de cada una de ellas y por consiguiente es necesario reflexionar sobre las

particularidades de la oferta y la demanda si se desea comprender el proceso que guía a los

promotores y organizadores de eventos a preferir determinadas ciudades a otras.

La demanda de los Organizadores de Congresos comprende determinados servicios

(amoldados según la naturaleza de cada evento) que parten desde la sede de los expositores

al hospedaje, del transporte a los soportes técnicos y de interpretación.

Por ejemplo, no está en duda que ya sea un gran Congreso Internacional o sea un pequeño

Seminario local necesitarán hospedaje, pero es otro tanto cierto que los necesitarán con

características cualitativas y cuantitativas bien diversas.

La naturaleza del evento constituye, por lo tanto, el factor condicional de la demanda, al

cual la oferta debe adecuarse.

Veamos ahora entre los múltiples posibles, algunos elementos útiles para identificar la

naturaleza del evento:

• Origen: evento armado por una organización internacional, una sociedad nacional,

un ente público o privado, una empresas, etc.

• Cadencia: bienales, anuales, irregulares.

• Dimensión: muy grande ( más de 5000 participantes), grande ( de 1000 a 5000

participantes) y chica ( menos de 50 participantes).

• Tipología: conferencia, congreso, simposio, mesa redonda, seminario, reunión

empresarial, convención, viaje de incentivo.

• Inscriptos: categoría socio-profesional, poder adquisitivo, edad media, motivación

de la participación, etc.


24

La oferta de servicios comienza con la propuesta de un “Contenedor” o “BID”, es decir,

con un país y una localidad en donde se puedan encontrar las prestaciones específicamente

requeridas para los eventos: las salas equipadas, el centro imprenta, los servicios de

recepción y lingüísticos, la secretaría, el alojamiento y la comida, los programas turísticos

de esparcimiento y así en adelante.

Las características del lugar constituyen otros tantos elementos de valor en el mecanismo

de la selección. Es indispensable que en ello se adopte una verdadera “Política de

Congresos”, no solo predisponiendo de estructuras idóneas para el recibimiento, sino

favoreciendo la mejora del sistema socioeconómico cultural y de las infraestructuras de la

localidad a insertar en el circuito de la oferta.

Lamentablemente nuestro país no posee toda la estructura deseada, ya sea en la imagen

internacional que damos, como en el sistema organizacional del sector privado. Podría tener

una buena estructura con el instrumento más idóneo para la promoción del producto

“Congresos”: el “Convention Bureau” (Ver Capítulo Octavo: “Los Convention Bureau”).

Tanto las entidades del sector Turístico, como las de Congresos y Exposiciones realizan

constantes investigaciones que demuestran la incidencia económica de estos sectores en el

PBI, el impacto en el total de exportaciones, el lugar en el ranking de industrias, etc.

Sin embargo, la realidad es que las cifras y su relevancia las conocemos únicamente los que

pertenecemos al sector.

Por lo tanto, debemos posicionarnos y dar a conocer la importancia de nuestra actividad en

todos los niveles del poder: económicos, políticos, culturales y de opinión pública.

Para ello es fundamental realizar acciones institucionales en forma conjunta con las

diversas entidades relacionadas al sector.

El primer paso debe ser: reunir en una publicación única, oficial y actualizada, todos los

datos, estadísticas y estudios que avalen el peso del sector.

La mayoría de estos datos ya existen, solo hay que juntarlos, ordenarlos y establecer pautas

metodológicas para la recopilación futura de los mismos.

A partir de esta inserción podemos iniciar una introducción permanente en los medios

masivos de comunicación a través de solicitadas, suplementos y participación en

actividades vinculadas al sector (como el Congreso Argentino de Turismo, entre otros).


25

Si bien los Congresos realizados por A.O.C.A. (Asociación de Organizadores de

Congresos, Ferias, Exposiciones y Afines de la República Argentina) o por la C.A.T.

(Cámara Argentina de Turismo), son y seguirán siendo de suma utilidad para quienes se

dedican a esta actividad, deberán ampliar la participación de los mismos a otros sectores

económicos y políticos.

El Estado también propone, con la privatización, una nueva apertura de la actividad de

Congresos y Ferial. Estamos ante un cambio esperado: la gestión municipal o estatal para

proponer y la decisión y el riesgo del capital privado para llevar adelante esas propuestas.

Debemos invitar a participar, escuchar y debatir a los dirigentes, empresarios de la

construcción, de la banca y las finanzas. Ellos son los potenciales inversores, prestadores de

créditos y líderes de opinión, a quienes debemos demostrar la fuerza del sector y su

contribución a la economía, el desarrollo del país, la cultura y el bienestar general.

No es casual la denominación de “Ciudad de Congresos” que es atribuida a aquellas

ciudades que poseen determinados requisitos. En algunos países las características son

verificadas por organismos oficiales o profesionales bien reconocidos.

La “Ciudad de Congresos” debe responder a los siguientes criterios:

• Disponer de un Centro de Congresos o un centro para reuniones o estar en grado

de poner a disposición de los organizadores, en todos los períodos del año, un

complejo de locales, instalaciones técnicas y servicios análogos a los que

generalmente se encuentran en un Centro de Congresos.

• Disponer en el mismo territorio o en los inmediatos entornos de una estructura

hotelera suficiente para asegurar, de la mejor manera posible, el hospedaje de los

congresistas.

• Encontrarse en una región turística que permita realizar entretenidas excursiones.

• Ofrecer a los congresistas distracciones de calidad.

Para la elección de un lugar será necesario evaluar la ubicación (marítima, alpina, de

llanura, etc.) la vocación (centro agrícola, sitio balneario, termal o climático, ciudad

industrial o financiera, centro universitario, político, religioso) las dimensiones

(metropolitana, ciudad de provincia, pueblo) y finalmente, las estructuras turísticas y de

Congresos.


26

Como es de saber, en cada Ciudad de Congresos las tipología de las cuales hablamos

anteriormente se entrelazan, se separan y se superponen en una red variada de ventajas y

desventajas.

Tomemos como ejemplo Buenos Aires: sus bellezas se vuelven inútiles si el participante

del evento busca el verde y la tranquilidad: en tal caso Buenos Aires será perdedor, en favor

de Bariloche o San Martín de los Andes u otras localidades similares.

FACTORES ESENCIALES

Pasemos ahora a examinar los factores que condicionan la selección del lugar para la

realización futura de un evento. Estos pueden ser clasificados de la siguiente manera:

Acceso: es válido aquí lo dicho anteriormente con respecto a los países.

El problema tiempo, que concierne al hombre de hoy, favorece la candidatura de los

destinos situados en posición tal que acorten las distancias y reduzcan el tiempo y el costo

del viaje.

Colateralmente a la accesibilidad están la intensidad y la funcionalidad de los transportes

aéreos, terrestres, marítimos, ferroviarios y las vinculaciones aeropuerto-ciudad o

aeropuerto-Centro de Congresos y Centro de Congresos-Hotel.

Estructuras logísticas: el Congreso exige a la localidad que posea una infraestructura

hotelera-gastronómica suficiente para cubrir las expectativas de los delegados.

Se debe tener en cuenta que los Congresos Internacionales recurren preferentemente a los

hoteles de clase superior (4 o 5 estrellas) mientras que los Congresos Nacionales utilizan

también la franja media inferior (preferentemente 3 estrellas).

Los eventos de dimensiones reducidas comparten una misma metáfora: “Todo bajo el

mismo techo”.

Un único hotel ofrece el alojamiento, la comida y los salones de trabajo, todo en un mismo

paquete.

El aspecto logístico, en combinación con el Centro de Congreso, es de por si un factor que

limita la elección de las destinaciones posibles.


27

En efecto, solo las grandes ciudades se encuentra en grado ,de hospedar a los Congresos

con más de 5.000 inscriptos y por otro lado, los eventos con menos de 500 inscriptos,

benefician, en una escala menor, a las sedes potenciales.

Infraestructura para Congresos: distintos, en una ciudad, son los edificios preparados para

la función de los Congresos (hoteles, teatros, sede municipal, anfiteatros universitarios,

etc.) destinados a otros fines. Estos edificios realizan reuniones en forma esporádica,

mientras que los llamados Centros de Congresos están concebidos principalmente para los

eventos.

Si los seminarios se conforman de una sala, los eventos más elaborados requieren un

complejo de salones: salas para los encuentros plenarios, salas más pequeñas para las

comisiones, los comité y los grupos de trabajo, oficinas para la secretaría, la imprenta y los

traductores; sin descartar las salas para la reproducción de los reportes, espacios para la

inscripción de los participantes y la distribución de la documentación y no nos olvidemos

de las instalaciones audiovisuales y de las cabinas para la traducción simultánea.

Invitación oficial: Nos referimos a la invitación para ofrecer la propia candidatura para un

Congreso Internacional de un cierto prestigio. Esto debe ser propuesto al promotor con

varios años de anticipación si es que estamos hablando de un encuentro a nivel mundial.

Suele suceder que en este caso existan muchas candidaturas en competencia y si se obtiene

la designación, la ciudad deberá hacer frente a precisas obligaciones dictadas por el Comité

Organizador, designado precisamente para desarrollar esa actividad y que debe tener una

íntegra credibilidad.

FACTORES COMPLEMENTARIOS

Nivel de precios: a la par de las otras condiciones, los organizadores de eventos prefieren

los lugares menos caros.

En este punto las localidades de la provincia son mejores con respecto a los grandes

conglomerados urbanos.


28

Imagen de una ciudad, atractivo turístico y clima: estando la motivación turística asociada

a la convocación de un evento; la belleza natural, la herencia histórica, la creación artística

y la abundancia de entretenimiento en una ciudad contribuyen a atraer a los Congresos.

La connotación positiva de un lugar (aplicada a la literatura, operas musicales y

cinematografía) a veces se convierte en un estereotipo.

En otras circunstancias, el amor por el lugar, la tendencia hacia lo exótico, la búsqueda de

formas de vida desconocidas conllevan a los Congresos hacia destinos poco explorados.

A pesar de todo, los responsables de los eventos se muestran predispuestos por los lugares

que permitan la integración del trabajo con la actividad relajante, apreciada por el

acompañante: compras sin impuestos, productos artesanales, sport, espectáculos,

recepciones, vida nocturna, excursiones pre y pos Congreso.

Cerremos este punto con una observación general: el nombre de un lugar prestigioso puede

darle importancia a ciertos Congresos.

Presencia de recursos humanos competitivos: los aspectos funcionales junto a la

planificación y al desarrollo de la reunión exigen la disponibilidad de operadores locales y

de personal calificado.

Más importante aún es la presencia en el lugar de un importante organismo nacional o

internacional, dispuesto a asesorar la iniciativa con acciones voluntarias, secciones guiadas

por una personalidad de acreditado carisma, garantía de organizaciones eficaces, etc.

Afinidad entre el lugar y el evento: es natural que las reuniones especializadas elijan

lugares que cubran sus intereses. Una ciudad universitaria atraerá evidentemente eventos

universitarios, un Congreso mozartino se encuadrará naturalmente en Salzburgo, una

convención de automóviles se encontrará más cómoda en Torino.

3.3 ETAPAS DE LA ELECCION

El proceso de la elección se realiza en tiempos y escenarios conocidos.

LOS TIEMPOS


29

Se da por descontado que el proceso de selección del lugar será más largo en tanto y en

cuanto más grande sean las dimensiones del evento.

Para un pequeño Seminario local se trata de semanas o menos; para un Congreso

Internacional con participación numerosa, hablamos de años.

Esto viene de la exigencia de planificar con un tiempo bien considerado las manifestaciones

más importantes, exigencia que inevitablemente introduce elementos inciertos en la

organización, como por ejemplo el nivel de los precios.

Los tiempos necesarios para la elección varían según la tradición, disposiciones estatales y

vencimiento de los eventos repetitivos (anuales, bienales, trimestrales, etc.).

LOS PROTAGONISTAS

A esta altura surge la pregunta: Quién recomienda el lugar/localidad? y ¿Quién toma la

decisión final?. En el 50 % de los casos la recomendación es hecha por el Presidente y/o la

Secretaría General, mientras que la decisión final es tomada ya sea por el Consejo

Directivo/Junta como por la Asamblea general.

Aunque si en la casi totalidad de los casos se trata de organismos elegidos (presidencia,

consejo directivo, asamblea general, etc.) los funcionarios permanentes de la secretaría

actúan con determinante influencia a nivel consultivo. De esta manera, nos encontramos en

una situación ambigua, por que quien decide no es quien recomienda el éxito de la decisión.

Lo dicho anteriormente es cierto para los eventos realizados por sociedades: en las

convenciones empresariales, de lo contrario, la decisión es tomada preferentemente por

altos funcionarios de la empresa.

RECOMENDACION RESPONSABILIDAD DECISION

30% CONSEJO DIRECTIVO 49%

7% ASAMBLEA GENERAL 30%

50% PRESIDENTE/SEC. GRAL. 13%

8% COMITE(*) 5%

5% OTROS 3%

(*) COMITE: Se encuentran generalmente dentro de empresas que tienen un “COMITE DE

CONGRESOS”, responsables por los eventos.


30

QUIENES ORGANIZAN LOS EVENTOS

El equipo de la Secretaría Nacional o miembros nacionales, tienen la mayor

responsabilidad en la organización de un evento.

El Programa Científico es generalmente responsabilidad de un Comité ad hoc, compuesto

por representantes de Asociaciones Internacionales y Nacionales.

RESPONSABLES DE LA ORGANIZACION

1.Asociaciones nacionales o miembros nacionales 40%

2.Asociaciones nacionales o miembros nacionales junto con 4 y 6 14%

3. Asociaciones Internacionales 28%

4. Asociaciones Internacionales junto con 2 y 6. 11%

5. PCO 2%

6. PCO junto con 2 y 4 5%

En el 70% de los casos solo una Asociación es responsable por la organización de un

evento.

En el 30% de los casos la responsabilidad y la organización son compartidas entre las

distintas Asociaciones que forman parte del evento.

EL CAMINO

La dinámica doble de la búsqueda del lugar o sede del Congreso (compradores) y de la

candidatura de la localidad (vendedor) sigue el curso delineado anteriormente en estas

páginas; todavía, la iniciativa está en manos del vendedor, operador de la oferta.

Este debe crear las condiciones para que la organización “elija” a la localidad

promocionada por el vendedor:

• Estructuras receptivas turísticas y de Congresos adecuadas a la naturaleza del

lugar.

• Promoción, a través de un organismo especializado (Convention Bureau).

• Invitación de grupos asociados locales y respaldados con acciones de marketing.


31

El comprador u operador de la demanda, a su vez sigue el siguiente itinerario:

• Definición de las necesidades y de la política de elección.

• Búsqueda y estudio de las opciones.

• Inspecciones preliminares.

• Elección definitiva.

Recordemos lo expresado al comienzo de este escrito: el proceso de selección para el sitio

del Congreso y la convergencia entre demanda (organismos promotores de los eventos de

cualquier tipo) y oferta (país, región, ciudad).

Los factores de la elección son notos como:

• Variables funcionales (estructura, costos, recursos humanos, etc.).

• Variables de imagen (prestigio, atracción turística, entretenimientos, etc.).

• Variables de política interna (rotación geográfica, ambición, etc.).

Ninguna de estas variables es por si sola determinante, ni siquiera el nivel de los costos.

Del análisis emerge el hecho de que cada lugar grande o chico, tiene la posibilidad de

ocupar un espacio en el mercado de los Congresos, espacio determinado por las

características y la naturaleza de los mismos.

3.4 EDIFICIOS, SEDES, Y CENTROS DE CONGRESOS

Según la A.I.P.C. (Asociación Internacional des Palais de Congress) la definición Centro de

Congresos quiere decir: “Un edificio permanente y especialmente estructurado para el

desarrollo de reuniones internacionales, equipado con instalaciones técnicas

constantemente adaptadas a las exigencias de los Congresos, servicios indispensables para

el confort intelectual y material de los participantes, con personal capacitado y

organizadores con experiencia suficiente en el campo de las reuniones internacionales”.

Coincido plenamente con este reglamento y agregaría:


32

• Distintas salas de diferentes tamaños, una de las cuales tenga la capacidad suficiente

para acoger en una sesión plenaria a todos los participantes de una reunión, mientras

que las otras salas deben permitir la reunión de comisiones, comités, grupos de

trabajo con un número proporcional de oficinas, para asegurar el servicio, teniendo

en cuenta las condiciones normales de confort, higiene y seguridad.

• Una adecuada instalación de interpretación simultánea y de grabación de los debates

que aseguren una buena recepción de las traducciones; condiciones de trabajo

confortantes para los intérpretes y los técnicos, servicios con cabinas fijas ya sea

para las traducciones como para las proyecciones.

• Locales y material que permitan asegurar rápidamente y correctamente la

traducción, la reproducción, la colecta y distribución de documentos, las

proyecciones cinematográficas, diapositivas, etc..

• Locales que permitan organizar medidas colaterales, ilustrando los temas de la

reunión o afines de la misma.

• Posibilidades para fotocopiar, oficina de correo, oficina de cambio, enfermería,

agencias de viajes, restaurante, bar, cabinas telefónicas, etc."

Para mayor información ver ANEXO 3: “Baltimore Convention Center”

LAS SEDES HISTORICAS PARA CONGRESOS

Desde hace algunos años se está procediendo en algunos países a adaptar edificios

históricos (casas, castillos, ex centros de culto, palacios históricos, etc.) en Centros de

Congresos, se hace ya sea para recuperar el uso de estructuras que en muchos casos

presentan problemas de evidente decadencia, como para ofrecer al mercado ambientes de

prestigio para eventos particulares.

Los problemas que se deben enfrentar y resolver en estos casos no son solamente de

naturaleza financiera, sino que son problemas creados por la necesidad de tutelarlos y no

transformar el valor histórico-artístico que estos poseen.

Existen por lo tanto barreras arquitectónicas que debemos tener en cuenta, factores de

acceso, de mantenimiento, de los límites de posibilidades de adaptarlos a modernas

infraestructuras tecnológicas, etc..


33

En Argentina las sedes históricas están representadas por la Secretaría de Cultura de la

Nación y la Comisión Nacional de Museos, Monumentos y Lugares Históricos.

Se entiende por “Sede Histórica de Congresos”: Un inmueble que representa significativa

testimonianza de formas de vida, arte, historia y costumbres.

Las Sedes Históricas deben poseer los siguientes requisitos:

• Salas adecuadamente equipadas para las exigencias de las distintas tipologías de

reunión.

• Instalaciones técnicas adecuadas para la amplificación, la grabación magnética, la

proyección, etc.

• Espacios ad hoc para la inscripción de los participantes, la gastronomía, los

servicios de coffee break y el encuentro entre los congresistas.

• Oficinas para la imprenta, oficinas para la secretaría y servicios higiénicos en

relación al número de congresistas que pueden ser reunidos en las salas.

• Central telefónica y fichas de conexión para oficinas y salas.

3.5 LAS SEDES HOTELERAS DE CONGRESOS

En los párrafos siguientes está parcialmente reproducido un documento de la IAPCO, en el

cual son evidenciadas las características que las sedes hoteleras de Congresos deben poseer

y tanto las exigencias como las necesidades de los congresistas y organizadores.

(Ver ANEXO Nª 4: “Aproximación a la situación Hotelera - Gastronómica de la Ciudad de

Buenos Aires. 1993).

DIRECCION DEL HOTEL

a) Todo el personal directivo del hotel debe conocer a fondo las necesidades y

particularidades de los Congresos y las de los organizadores de los mismos. Estas

necesidades deberán ser procuradas rápidamente y con entusiasmo.

b) La dirección, desde las primeras fases de la programación, debe ser absolutamente

sincera en mérito a las estructuras y los servicios disponibles en el hotel. Las promesas

hechas a los organizadores deben ser confiables y por lo tanto mantenidas.


34

c) La dirección tendrá que estar dispuesta a colaborar para convocar una reunión en el

lugar, un mes antes del Congreso, en la cual participarán los P.C.O., los proveedores de

servicios externos y todos los sectores del hotel involucrados.

d) El tiempo previsto deberá ser más que suficiente para el armado y desarmado de las salas

de Congresos.

e) Durante el período preliminar y en toda la duración del Congreso, se deberá nombrar a

un encargado del hotel que se halla ocupado desde el inicio y que conozca a fondo todos

los compromisos que asumió la dirección. Tendrá que estar a disposición constante del

P.C.O. para coordinar todo el trabajo de los distintos sectores del hotel, eliminar los

pequeños problemas antes de que se compliquen, considerar y predisponer las

eventuales modificaciones estructurales que podrían ser necesarias.

f) La dirección debe tener bajo control a todo el personal, de manera que el organizador no

tenga que suplicar o pagarle a un dependiente del hotel para que realice aquello que

forma parte de sus obligaciones.

g) Los congresistas deberán ser atendidos por la dirección y el personal del hotel con la

cortesía y la atención que un buen hotel reserva a todos sus clientes. Al P.C.O. se

dedicará la atención y la solicitud debida al huésped más importante.

h) El P.C.O. deberá ser informado por la dirección del hotel con respecto a las medidas

adoptadas a efectos de seguridad y posibles accidentes.

En el momento de la selección deberemos tener en cuenta si la sede cuenta con los

siguientes elementos:

a) Es evidente e indispensable que exista por lo menos una sala para las reuniones con una

capacidad elevada de participantes, un cierto número de salas más chicas y un espacio

adecuado para el movimiento de los congresistas que se encontrará totalmente a su

disposición.

b) Todas las salas estarán equipadas con energía eléctrica suficiente para abastecer a las

conexiones para la traducción simultánea, interruptores de luz con sus respectivos

dimmer y extensiones de reserva.

c) Todas las salas deberán ser bien ventiladas y sin corrientes de aire, con calefacción

regulable desde el interno.


35

d) La sala principal de las reuniones y si es posible, las otras salas también estarán dotadas

con un podio y un equipo de audio y video. El equipamiento comprenderá plataformas

adaptables, un proyector para diapositivas, un proyector cinematográfico y un sistema de

amplificación del sonido con comandos al interno de la sala. Habrá técnicos

especializados en el sector de los Congresos y deberá ser posible la comunicación

directa, por teléfono u otro, entre los técnicos y los oradores.

e) Una oficina para los organizadores y la secretaría estará disponible cerca de la sala

principal.

f) Los congresistas deberán poder hacer fotocopias a un precio razonable.

g) La altura de las salas para reuniones será tal que pueda permitir una buena visión de la

pantalla desde las últimas filas.

h) Deberá ser posible apagar todas las luces de la sala.

i) Si la sala debiera ser dividida con paneles, estos serán acústicos.

j) Es necesario que el P.C.O posea una planta en escala de las salas y en las cuales se

detallen: los interruptores de luz y puntos estratégicos de iluminación, radiadores,

teléfonos, las disposiciones posibles de los asientos, la posición de columnas u otras

trabas, la sistematización de las puertas, las ventanas, los armarios, etc..

k) Un local de depósito con llave deberá estar a disposición de los organizadores por lo

menos 24 horas antes del Congreso y durante todo el Congreso. Sería oportuno si se

pudiera acceder a una caja de seguridad.

Comidas

a) Si los congresistas comen en el restaurante del hotel, tendrán un sector reservado y se

organizará de manera tal (sobre todo en el desayuno y almuerzo) que sean atendidos y

servidos puntualmente y dentro de los tiempos establecidos.

b) El servicio ofrecido a los congresistas no deberá ser inferior al servicio reservado a los

clientes del hotel.

Acceso

a) En un hotel grande, sería conveniente tener un acceso distinto para la zona de Congresos

y un mostrador especialmente previsto para el registro de los congresistas.


36

b) Tendrán disponible un estacionamiento para los autos y los pullman .

C) Se observarán carteles bien visibles en el interior del hotel y soportes de reserva para

agregar otros carteles que indiquen la dirección a seguir para llegar a todas las salas y a

la sede de los distintos servicios del Congreso.

d) Los inválidos deberán poder acceder fácilmente a las estructuras del Congreso.

Oficinas y teléfonos

a) Oficinas con teléfono deberán estar disponibles para el presidente y el P.C.O., con la

posibilidad de agregar otras líneas telefónicas si es necesario.

b) Es importante que exista una central telefónica funcional, con personal bien informado

con respecto al Congreso y que conozca los nombres y los números del presidente,

secretario general, P.C.O. y de otras personas claves.

c) Es importante que el número de teléfono del Congreso y los números internos estén

comunicados con cierta anticipación, de forma que puedan ser impresos en el programa

del Congreso.

d) Existirán un número suficiente de teléfonos públicos a disposición de los congresistas y

será previsto todo lo necesario para efectuar llamadas internacionales con pago

inmediato del costo relativo.

Otros servicios:

a) Las salas y otras zonas del Congreso deberán ser limpiadas todos los días antes del inicio

de los trabajos. Se vaciarán los ceniceros y el agua fresca será renovada varias veces al

día. Es necesario que se provean contenedores para los desechos y todo lo necesario para

su recambio.

b) Los guardarropas y servicios sanitarios tendrán personal en los horarios de trabajo del

Congreso, además de ser regularmente higienizados y provistos según la necesidad.

c) Estará a disposición (en todo momento) personal del hotel que prestará su colaboración

al personal del Congreso y a los congresistas.


37

d) Los servicios médicos y de emergencia deberán ser especificados al P.C.O.. Como

asimismo asistentes legales, presencia de autoridad policial, etc.

e) Los circuitos cerrados de televisión y redes de computación para la transmisión

electrónica de datos son cada vez más usados.

Fuente: IAPCO - B - 1050 Bruxelles.

CAPITULO 4: EL MERCADO DE LOS CONGRESOS M. FLORENCIA SAN MARTIN

38

CAPITULO CUARTO

EL MERCADO DE LOS CONGRESOS

Es evidente que el turismo representa para la Argentina una fuente primaria de riqueza y

está destinado, más allá de las coyunturas económicas, a crecer con fuerte progresión y a

transformarse en la fuente más atractiva del balance nacional.

Entre las distintas formas de turismo, la de Congresos es la más deseada, buscada y capaz,

por dimensiones y calidad, de producir riqueza.

Este producto está representado por la enorme organización de los meeting, las

convenciones, los grandes congresos, los encuentros de expertos, etc., en donde vienen

intercambiadas informaciones y experiencias sobre temas de carácter económico, cultural,

político y científico.

La exigencia de encontrarse y comunicar, se hace sentir cada vez más y va a la par con la

complejidad del problema que el desarrollo socioeconómico pone en evidencia.

El turismo de Congresos se manifiesta preferentemente en las ciudades con gran

concentración urbana, caracterizadas por grandes infraestructuras (aeropuertos, trenes,

autopistas, etc.) con un mecanismo receptivo adecuado, como centros de Congresos u

hoteles, con estructuras que respondan adecuadamente a la tipología de la demanda.

El producto Congresos por lo tanto es un Mix de productos y servicios (centros Congresos,

infraestructuras, hoteles, patrimonio artístico y cultural de la ciudad sede, operadores

turísticos, organizaciones de Congresos, etc.).

El estudio y la combinación de los distintos componentes de tal producto son de

fundamental importancia para el logro de cada manifestación.

El de Congresos, a diferencia de otros productos turísticos, tiene su propia especialidad, en

cuanto no comporta solamente la organización y la predisposición de servicios turísticos

standard, como el transporte, los servicios de alojamiento, gastronómicos, etc., sino que

junto a éstos, requiere la utilización de una estructura con capacidad suficiente para alojar,

ya sea desde el punto de vista logístico como receptivo, a los participantes.

Se hace, por lo tanto, particularmente importante la elección de las estructuras base de las

manifestaciones, vale decir, los establecimientos de Congresos. Estos son modernísimos


39

centros polifuncionales, bien insertados en el tejido urbano de la ciudad, perfectamente

vinculados a las sedes hoteleras y a los centros históricos y culturales (museos, teatros,

lugares de encuentro, etc.).

El éxito de las manifestaciones de Congresos está asegurado por el “pool” de servicios, de

los cuales los establecimientos de Congresos están dotados para responder a cualquier

exigencia de organización y logística: desde las grandes salas para audiencias de mil o más

participantes, hasta las más pequeñas para reuniones reducidas, comisiones, grupos de

trabajo: las unas y las otras, arregladas con equipamiento tecnológicamente avanzados,

aptos para facilitar traducciones simultáneas, grabaciones, proyecciones de films y

diapositivas y para garantizar, en el conjunto, a todos los participantes, un servicio

integrado.

Organizar un Congreso, como veremos más adelante, comporta una actividad compleja que

prevé la intervención coordinada de operadores públicos y privados.

Dejando de lado los aspectos estructurales, centros de congresos, hoteles y servicios

complementarios, la calidad y la diversificación del producto dependen de los factores

técnico-organizativos de los Congresos. Es necesario tener en cuenta que una eficaz y

eficiente organización puede contribuir a la reducción de los costos del Congreso.

El P.C.O. (Professional Congress Organizer) es la figura más importante de toda la

organización y debe saber como contactar y contratar los proveedores de los servicios, con

los operadores públicos, mantener en todas las fases de toma de decisión una estrecha

colaboración con el comité promotor.

Quien decide la elección de la localidad y la sede de Congresos, es el promotor, pero su

decisión está subordinada a la disponibilidad de los Entes gestores de las sedes de

Congresos.

Así como la realización de un Congreso depende mucho de la capacidad profesional del

P.C.O., también depende del soporte promocional de los Entes públicos para convocar un

target competente con respecto al tema del Congreso.

Particular importancia asumen en la determinación del producto Congresos, los aspectos

que hacen al mercado. En el mercado del turismo de Congresos se verifica de hecho una

imposición distinta de la política de marketing. Mientras el organizador de viajes,

denominado tour operator, decide sobre la base de la búsqueda de mercado, la política de


40

precios y la concurrencia, ofreciendo el producto a un target que no conoce directamente y

que compra el producto en consideración de precisos procesos decisorios condicionados

por las modas, campañas publicitarias, etc., el P.C.O. tiene un target que está representado

por el comité promotor y que consiste en una demanda ya organizada de antemano.

Esta demanda, altamente exigente y calificada, está determinada no solo por la adquisición

de servicios receptivos y turísticos, sino también por el pedido de los servicios logísticos y

técnicos funcionales a las temáticas que deberán ser tratadas en la comunicación de los

Congresos. Por lo tanto se hace importante para el P.C.O. unificar e integrar los aspectos de

los Congresos con los aspectos turísticos.

Concluiremos entonces que en el mercado de los Congresos el factor “concurrencia” está

determinado particularmente por la organización y la calidad del producto, por la influencia

temática sobre el tema, la cultura y belleza del lugar sede, la distancia y no solo por los

precios.

Desde el punto de vista económico, la actividad de Congresos, encuadrada en el flujo

turístico interno y externo, contribuyen a alargar la demanda de servicios turísticos y

hoteleros en las localidades sede en las que los Congresos se lleven a cabo, rindiendo de

manera más eficaz y rápida aquella función de compensación económica, a través de la

distribución del crédito en las distintas regiones.

La actividad de Congresos provoca por lo tanto un efecto multiplicador, en cuanto concurre

a facilitar el desarrollo de otros sectores económicos. Esto atrajo el interés en muchas

localidades turísticas en las cuales empresarios hoteleros y operadores públicos están

empeñados en mejorar las estructuras ya existentes e incentivar la construcción de salas

para Congresos.


41

El Producto Congresos en Argentina:

Analizando el producto Congresos argentino, revela que la mayor parte de los centros de

Congresos presentes en las ciudad de Buenos Aires están controlados por Entes públicos y

sólo en algunos casos, por consorcios en donde están representados, en términos de

igualdad, ya sean los privados como los Entes públicos.

No es un caso que casi en ninguna parte de Europa existan privados que hayan realizado

algún centro de Congresos sin contar con la intervención publica. Por lo tanto para la

realización y gestión de estas instalaciones, en donde se prevén enormes financiaciones, la

mejor solución es aquella sociedad con capital mixto.

Para establecer la conveniencia de la inversión en estas estructuras, es necesario calcular el

número de días que se utilizarán las instalaciones; obviamente cuanto más una estructura

viene utilizada, tanto más logra cubrir los costos fijos.

A continuación, para que un Centro de Congresos pueda razonablemente entrar en gastos,

debe ser localizado en una zona que convoque un alto número de manifestaciones, que

posea un poder adquisitivo válido y si es posible, interés turístico.

Las estructuras hoteleras, vinculadas al producto Congresos, organizan alrededor del 40%

de las manifestaciones cada año.

Cada uno de estos hoteles apunta al prestigio y a la eficiencia pero, sobre todo, a la

diversificación de la oferta que debe ser adecuada a la nueva demanda emergente.

En el mercado de los Congresos, la demanda se orienta exclusivamente a hoteles de 4 o 5

estrellas y está integrada perferentemente por categorías profesionales que inciden

medianamente en un 35% del total de los presentes. Esta categoría (de una edad entre los

30 y los 50 años) le dan mucha importancia a la calidad de vida, practican deportes y están

muy atentos al bienestar psico-físico. Por esta razón, es que en la diversificación de la

oferta, los hoteles deben disponer en sus planes de reestructuración, nuevas estructuras

como piletas, gimnasios, canchas de tenis y de golf, que son indispensables para satisfacer

la demanda turística y de Congresos.

En los últimos años la mayoría de los hoteles argentinos han hecho grandes esfuerzos para

insertarse en el mercado de los Congresos, ofreciendo estructuras de una cierta importancia.


42

La inversión hotelera en el periodo 1991-1992 fue de 638 millones de dólares y comprende:

Total invertido: equipamiento + construcción $ 698.000.000

Establecimientos Inaugurados 177

Establecimientos con Ampliaciones 17

Establecimientos a Inaugurarse 26

Establecimientos en Construcción 99

Superficie total construida (en m2): 349.000

Costo equipamiento más construcción por m2: $ 2.000

Total de establecimientos: 319

Total de habitaciones: 1.943

Total de plazas: 18.004

Nuevos puestos de trabajo:

Directos: 3.971

Indirectos: 9.927

FUENTE: Secretaria de Turismo de la Nación - 1993

Todo esto debería demostrar que para un gran hotel la inversión en este sector es

conveniente.

No obstante este análisis, debemos destacar que el producto Congresos “Made in

Argentina” ocupa el lugar número 26° a nivel mundial, mientras que como país receptor de

turismo extranjero, ocupa el lugar número 33°. 1

Llegadas de turistas extranjeros:

1 Fuente: Anuario Estadístico de la OMT, Edición 1992


43

año 1991: 2.870.346 turistas

año 1992: 3.030.913 turistas

Var.: 5,6%

Ingresos económicos por turismo receptivo:

año 1991: 2.336,0 millones de dólares

año 1992: 3.089,5 millones de dólares

El ingreso por turismo representó en el año 1991 el 16,3% del total de los ingresos por

exportaciones más turismo.

Turismo interno: 14.000.000 de viajes de argentinos se realizaron en 1992.

El personal ocupado por el sector está estimado en 450.000 personas.

Para mayor información ver:

Anexo 4: “Aproximación de la situación Hotelera - Gastronómica de la Ciudad de Buenos

Aires.”

Anexo 5: “Proyecto Turístico EE.UU. y Argentina”

La actividad de Congresos se encuentra representada en distintas asociaciones

internacionales, nacionales y regionales, entre las cuales se destacan:


44

A nivel mundial:

• AIIC (Asociación Internacional de Intérpretes de Conferencias)

• UAI (Unión de Asociaciones Internacionales)

• IACB (International Association of Conventions & Visitors Bureau)

• IAPCO (International Association of Professional Congress Organizars)

• ICCA (Internacional Congress & Conventions Association)

• Asociación Internacional de Hoteles

• MPI (Meeting Planners International)

• AIPC (Asociation International des Palais de Congres)

A nivel regional:

• ACE (Association of Congress Executives)

• EFCT (European Federation of Congress & Tourism)

• PCMA (Professional Congress Managment Association)

• COCAL (Confederación de Organizadores de Congresos de América Latina)

• AACVB (Asiatic Association of Conventions & Visitors Bureau)

A nivel nacional:

• AOCA (Asociación de Organizadores de Congresos de la República Argentina)

En 1985 la UIA (Union International Associations) desarrolló una estadística en base a un

cuestionario enviado a 7.128 asociaciones internacionales, no gubernamentales, y de las

cuales contestaron 2.212, es decir un 31.0%. Algunas cifras fundamentales demuestran que

existe una predominancia de eventos anuales y con menos de 250 participantes. El

promedio de duración de los eventos es de 4 a 5 días, probablemente realizados en

Septiembre, o Mayo/Junio, preferentemente en un Centro de Congresos.

Aquellos que realizan exhibiciones, conforman un tercio de los eventos mencionados

anteriormente.

Otros datos nos dicen que una localidad es elegida con un promedio de 1 o 2 años de

anticipación.


45

Las encuestas con respecto a los idiomas utilizados, nos revelan que los programas y

procedimientos de un congreso son en un 57% de los casos, publicados en 2 idiomas.

Veamos ahora algunos de los resultados del cuestionario enviado:

De unas 1940 respuestas:

• 1350 indicaron una elección fija

• 492 son flexibles en sus elecciones

• 98 no respondieron

De estas cifras deducimos que:

• 70% de respuestas fijas

• 25% múltiples elecciones

• 5% ninguna elección en especial

ORGANIZACIONES QUE REALIZAN EVENTOS

Las respuestas recibidas indican que:

• 1940 Organizaciones Internacionales realizan eventos regularmente

• 272 solo ocasionalmente

De las 1940 que realizan eventos regularmente:

• 788 realizan eventos anualmente

• 465 cada 2 años



• 66 cada 5 años

• 229 no especificaron la frecuencia

ORGANIZACION DE CONGRESOS

Frecuencia en realización de eventos:


46

• 12.3 % se realizan OCASIONALMENTE.

• 87.7 % se realizan REGULARMENTE.

CONGRESOS Y CONVENCIONES

Frecuencia:

• 41 % realiza Congresos y Convenciones anualmente.

• 24 % realiza Congresos y Convenciones cada 2 años.




• 12 % no especificaron.

ASISTENCIA DE DELEGADOS

Eventos con:

• 100 delegados (35.9 % de los casos)

• 101 a 250 (29.1 %)

• 251 a 500 (16.8 %)

• 501 a 1000 (9.6 %)

• 1001 a 2500 (5.8 %)

• 2501 en adelante (2.8 %)

DURACION

1137 de los eventos internacionales reportados requieren por lo menos de Lunes a viernes

para asistencia y viajes. Reuniones de tres días pueden incluir Sábados: muy pocas

respuestas fueron entregadas acerca de las reuniones con una duración de dos días.

DURACIÓN DE LOS EVENTOS

• 3 días (28%)

• 4 a 5 días (39%)


47

• 6 a 8 días (20%)

• Sin responder (4%)

MESES DE PREFERENCIA

Septiembre es el mes más popular para los eventos, junto con Mayo y Junio. Agosto y

Octubre le siguen como preferidos.

De todas maneras es interesante destacar que la mayoría de las Asociaciones tienen

múltiples elecciones y son bastante flexibles al respecto.

En vez de ser meses fijos, es el verano o el período del año el cual está mas definido.

primavera y otoño son sin lugar a dudas los meses de los Congresos.

este patrón es el mismo en todo el mundo y sigue el curso de la estación local o sede.

LUGAR DE REALIZACION DE LOS CONGRESOS

• Centro de Congresos (38%)

• Hoteles (30%)

• Universidades (19%)

• Otros (9%)

• No respondieron (9%)

Cifras actualizadas de los tipos de facilidades más usadas en 1993:

Los hoteles urbanos han tenido una variación muy importante con respecto a las cifras

publicadas por la UIA en 1985, han pasado a estar en un lugar privilegiado, seguidos por

los Resort.

Los Centros de Congresos que en 1985 estaban en primer lugar están siendo menos

utilizados, quedando en 1993 en tercer lugar.

TIEMPO DE PREPARACION

La pregunta fue: ¿Con cuantos años de anticipación elige el destino?.

958 Asociaciones indicaron que la mayor parte de los eventos se deciden con 2 años de

anticipación o menos.


48

El 654 restante varía de entre 3 a 5 años o más.

TIEMPO DE PREPARACION

• 2 años (59%)

• 3 años (18%)

• 4 años (13%)

• 4½ años (6%)

• 5 años (5%)

CAPITULO 5: LAS TECNICAS DE MARKETING M.FLORENCIA SAN MARTIN

49

CAPITULO QUINTO

LAS TECNICAS DE MARKETING EN EL SISTEMA DE LOS CONGRESOS

5.1 LA PROMOCION

En un lugar de primera importancia en el marketing de Congresos se encuentra la

promoción. En efecto el desenvolvimiento de la actividad de Congresos es ya un factor de

promoción para la localidad turística que hospeda al congreso.

Esta característica entonces involucra a todos, en particular a los operadores públicos, que a

través de los Congresos, promueven el turismo en las diversas localidades y en los períodos

de baja estación.

Desde el punto de vista económico a través de la “promoción de congresos” se llega a los

siguientes objetivos:

• El aumento de los flujos de la demanda.

• La dilatación de la estacionalidad, con una mayor y mejor utilización de las

estructuras receptivas y su infraestructura.

• La utilización de los servicios turísticos.

• Un impulso económico de las actividades locales.

Referencias importantes para quien promueve el Turismo de los Congresos, son las

Muestras, Ferias y Work-Shop. En Argentina se organiza el Seminario Latino-Americano

de Organizadores de Congresos y Afines. El último realizado del 19 al 21 de Abril de 1993

en Argentina, ha tenido como principal característica recoger las propuestas de los mayores

operadores de Congresos a nivel internacional y de los expositores más representativos en

el panorama turístico, como son los Centros de Congresos, Hoteles, Cadenas hoteleras,

P.C.O., Agentes de Viajes, Operadores Públicos - Privados y Empresas de Transporte.

Además del momento expositivo, en el programa de las manifestaciones, se realizan

seminarios y mesas redondas, a cargo de los respectivos Comités Promotores, en el curso

del cual son confrontadas las distintas experiencias y se discuten las futuras tendencias.


50

El Seminario Latino-Americano está patrocinado por AOCA (Asociación de Organizadores

de Congresos de la República Argentina) y COCAL (Confederación de Entidades

Organizadoras de Congresos y afines de América Latina).

PROMOCION DE UN DESTINO O CIUDAD

“Promoción de Buenos Aires como destino de Congresos y Exposiciones”

Por la Subsecretaría de Turismo de la Nación de la Ciudad de Buenos Aires.

ALGUNOS DATOS INTERESANTES

(Año 1992)

Todo el País

TOTAL DE CONGRESOS: 528

TOTAL DE PARTICIPANTES: 180.000

GASTO TOTAL:

Más Gastos Acompañantes

Más Gastos de 142 exposiciones

$ 260.000.000

Porcentaje pauta publicitaria total: 7,1 %

Fuente: AOCA

Cámara Argentina de Anunciantes

Elaboración propia

BUENOS AIRES

CONGRESOS (67 % del total) 354

PARTICIPANTES PROMEDIO 341

TOTAL PARTICIPANTES/AÑO 121.000

Extranjeros 20 % 24.200

Provincianos 40 % 48.400

DURACION PROMEDIO 4 días

COSTO INSCRIPCION PROMEDIO $ 200


51

GASTO PROMEDIO TURISTA EXTRANJERO/DIA $ 280

GASTO PROMEDIO TURISTA NACIONAL/DIA $ 150

GASTO PROMEDIO TURISTA EXTRANJERO/4 DIAS $ 1.120

GASTO PROMEDIO TURISTA NACIONAL/4 DIAS $ 600

POR LO TANTO

24.200 x 1.120 x 2 $ 54.208.000

48.400 x 600 $ 29.040.000

121.000 x 200 $24.200.000

$ 107.448.000

PERO.................ADEMAS:

GASTOS DE ACOMPAÑANTE

GASTOS DE 142 EXPOSICIONES

Fuente: AOCA - Elaboración propia

Municipalidad de la Ciudad de Bs. As.

!

SUBSECRETARÍA DE TURISMO

!

Política

!

“DESARROLLAR BUENOS AIRES COMO DESTINO DE CONGRESOS Y

EXPOSICIONES”

Instrumento: S.S.Turismo - Bureau - Oficina

Participan:


52

M.C.B.A.

S.S.TURISMO SECTUR

COM. TURISMO

H.C.D.

A.O.C.A. AVIABUE

A.H.T. ASOC. HOTELES BS.AS.

AEROLINEAS ARGENTINAS

OBJETIVOS:

• Promocionar a Buenos Aires como sede de congresos, convenciones y exposiciones.

• Potenciar uso y desarrollo de infraestructuras y servicios, promover su mejoramiento.

• Producir material de promoción apropiado.

• Obtener aportes para financiación de sus actividades.

¿Y en la práctica?

• Facilitar información actualizada y objetiva sobre infraestructura y servicios.

• Apoyar institucionalmente presentación de candidaturas de Bs. As. como sede:

- cartas de apoyo

- Folletería

- Contactos

- Apoyo p/viajes de captación de eventos y Fam press

• Agencia de publicidad, marketing, ventas y R.R.P.P. de la ciudad.

PROGRAMA DE TRABAJO INICIAL


53

1. Investigación

• Listado y clasificación “Asociaciones clientes”.

• Identificación referente local e historia reciente.

• Análisis comparativo de Buenos Aires, ventajas y desventajas. Oferta existente.

• 3 / 4 personas

2. Promoción

2.1 Folletería

- Manual infraestructura y servicios

- Video

- Folleto Motivacional

2.2 Viajes

- De promoción al exterior

- Fam Trips para periodistas especializados y editores de publicaciones específicas.

2.3 Participación producto “Congresos” en ferias, bolsas y Workshops.

3. Acción Institucional

• C.A.T.

• SECTUR

• EMPRESAS AEREAS

En el Anexo Nº6, presentamos la guía para Congresos, Convenciones y Exposiciones

Internacionales que la Municipalidad de la Ciudad de Bs.As. y la Subsecretaría de Turismo

han realizado conjuntamente con el objetivo de promocionar el sector de los Congresos en

la Ciudad de Bs.As.

5.2 LA COMERCIALIZACION

Existen dos maneras de ver a la comercialización de un congreso:

1. A través de la venta del destino para captar Congresos a realizar.

2. La venta del congreso ya obtenido.


54

La comercialización del producto Congresos debe tratar con una demanda altamente

calificada y exigente, la cual puede ser segmentada en base a la tipología y temática del

congreso, por ejemplo, un congreso político asume aspectos organizativos distintos a los

Congresos de tipo científico porque cambia la colocación del target, desde el punto de vista

geográfico, demográfico y sociocultural.

Con respecto a la demanda externa, la comercialización depende mucho de la actividad

publicitaria y de promoción que los operadores públicos (secretaria de turismo) realizan en

el exterior para apoyar el producto turístico “Made in Argentina” en todos sus aspectos y no

solo el de Congresos.

Naturalmente para los Congresos internacionales, la comercialización se encuentra

relacionada con la competencia del producto, interpretado como dimensión, capacidad

receptiva y calidad de los centros de Congresos a nivel mundial.

Si se mira a la demanda interna, resulta evidente que está organizada en áreas geográficas

de gran concentración urbana, en las cuales se halla una fuerte presencia de toda la

actividad económica y operadores económicos (empresas, bancos, aseguradoras, etc.), que

representan la demanda más activa del turismo de Congresos.

En el mercado de los Congresos, los canales más importantes de la comercialización son el

P.C.O. y los proveedores de servicios turísticos (tour operator, empresas hoteleras, etc.)

ésta depende del tipo de contrato que viene estipulado, de la política de precios y de la

política empresarial de estos operadores.

Los emprendimientos hoteleros participan en la formación del producto y su relativa

distribución en modo indirecto, proveyendo servicios receptivos o directamente

proporcionando las estructuras para los Congresos.

Su política de precios depende del mercado y de las estrategias para el equilibrio estacional.

El Tour Operator (T.O.), en cambio, puede concurrir a la distribución directamente. Puede

organizar Congresos autónomamente, instituyendo oficinas para este fin o sino

atribuyéndole al P.C.O. los servicios en nombre propio y la propia dirección. La actividad

de Congresos consiente al T.O. de adquirir otros segmentos del mercado, especialmente en

periodos de baja estación.

La gestión de los centros de Congresos puede influenciar en la comercialización y todo

depende del management y de la intervención financiera publica.


55

Los vínculo que hacen a la distribución son como hemos visto las asociaciones

representativas de los operadores (AOCA, AAAVYT, AHT, etc.) que a través de la

publicación de revistas especializadas y boletines de categoría guían al producto Congresos

a los distintos puntos de ventas.

5.3 LA PUBLICIDAD

En el marketing de Congresos, la publicidad está dirigida a tres públicos distintos: A los

operadores que concurren a la formación del producto Congresos, a los congresistas y al

público externo.

• Aquella dirigida a los operadores se realiza a través de las revistas especializadas sobre

los Congresos (Ferias y Congresos, meeting and congress, etc.). Es un modelo de

publicidad altamente informativo, en el cual se le presta mucha atención a la gráfica, la

imagen fotográfica y a los colores. El todo debe por lo tanto representar al producto en

todos sus aspectos.

Desde el punto de vista del contenido del mensaje, el objetivo es el de proporcionar a los

operadores información sobre el mercado de los Congresos, la disponibilidad de los centros

de Congresos y de las estructuras receptivas, las tarifas y los precios de los servicios.

• La publicidad que se dirige directamente a los congresistas se efectúa a través de

impresiones como los deplians y las cartas de invitación. Se le presta importancia a los

códigos de la comunicación (colores, forma, imagen, etc.) es necesario recordar que el

nombre y el logotipo del congreso elegido, deben ser impresos en todo el material

publicitario, también aquel dirigido al mercado externo, desde los anuncios en la vía

publica, hasta la publicidad en los medios periodísticos.

El nombre en definitiva debe representar la idea, el significado del tema del congreso en

todas las faces ya sea durante la organización de la manifestación, como durante la

ejecución de la misma.

• El mensaje publicitario dirigido al sector externo se propone mantener activa la

comunicación de los Congresos fuera del centro de Congresos. Esto se lleva a cabo con


56

medios como son las revistas semanales del sector, con un mensaje que atraiga a un publico

más amplio.

Muy eficaz resulta la televisión, porque filma el desarrollo del congreso, provocando de

hecho, un impacto sobre el publico. Esta forma de publicidad es utilizada para seminarios

de gran importancia. no suelen ser muy comunes debido al alto costo del minuto en

televisión, por eso siempre se debe medir la relación costo-beneficio.

Una vez que el P.C.O. ha decidido los targets que se desean alcanzar, delega toda la gestión

de la campaña publicitaria a la agencias especializadas. Esta decisión permite la reducción

de los costos publicitarios, por una mayor garantía sobre el resultado de la manifestación

desde el punto de vista del prestigio, de la imagen y por lo tanto de la comunicación.

5.4 LAS RELACIONES PUBLICAS

Estas ocupan un rol fundamental en toda la actividad del marketing de los Congresos, de

hecho el congreso es una herramienta de comunicación.

La profesión P.C.O. es una actividad de RR.PP a partir de la fase ejecutiva, debe instaurar

contactos con todos los interlocutores interesados en alcanzar el objetivo principal que es el

logro del evento.

La actividad más intensa de las RR.PP es aquella con relación al público externo,

constituido por clientes potenciales o sea los congresistas y todos los líderes de opinión

interesados en el tema de los Congresos (relatores, expertos del sector, políticos,

periodistas, etc.).

En la actividad de RR.PP son usadas técnicas como: encuentros, cenas de gala,

conferencias de prensa, manifestaciones culturales, etc. Todas tendientes a instaurar los

primeros contactos. Un medio muy eficaz de las RR.PP es la prensa especializada en este

sector por que le prestan atención a los artículos publicados sobre temas de Congresos

específicamente y a las entrevistas realizadas a los líderes de opinión. Todo esto hace a la

comunicación de los Congresos para alcanzar a un público más seleccionado e interesado.


57

Por norma un congreso está siempre precedido por una conferencia de prensa, en la cual

participan los relatores, los organizadores y los promotores para ilustrar el tema y los

objetivos del Congresos. Con los congresistas y el P.C.O. mantiene también los contactos

finalizado el congreso. El congreso nacional es una manifestación que tiende a repetirse

periódicamente, por lo tanto, una intensa actividad de RR.PP puede transformar al

congresista, o mejor dicho, al target en cliente potencial.

CAPITULO 6: LOS CONVENTION BUREAU M. FLORENCIA SAN MARTIN

58

CAPITULO SEXTO

LOS CONVENTION BUREAU

6.1 ¿QUE SON LOS CONVENTION BUREAU?

Para dar una imagen más completa y organizada de la oferta de congresos, en muchos

países se instituyeron los “Convention–Bureau”, organismos constituidos con capitales

mixtos (público-privado) que tienen el fin o el objetivo de promover la imagen de la

localidad que fomenta a los Congresos, a través de:

• La promoción en el mercado nacional y externo del congreso como producto.

• La organización de la información con respecto a la disponibilidad de estructuras

receptivas, la presencia de infraestructura, de los transportes y los costos

relativos.

• La información sobre programas culturales, recreativos y de entretenimiento.

• La asistencia a los organizadores de Congresos para cada tipo de información

inherente a las distintas manifestaciones.

• La planificación de la demanda de los Congresos, racionalizando los tiempos de

utilización de la infraestructura, controlando la correspondencia de los servicios

otorgados con respecto a los empeños contractuales asumidos por los operadores.

Los Convention-Bureau se avalan de la información proporcionada por los operadores

privados y sus asociaciones, para facilitar la integración y coordinación de las empresas que

hacen uso de los servicios ofrecidos y por consecuencia la comercialización de la oferta.

La acción del Convention-Bureau debe mirar en particular modo al mercado internacional a

través de intervenciones programadas y con la colaboración de los operadores públicos

predispuestos a la propaganda en el exterior.

6.2 PLAN DE TRABAJO PARA LA CREACIÓN DEL BUCOA


59

(Buro de Convenciones de Buenos Aires)

1. Análisis de Mercado.

2. Programa de promoción.

1. Análisis de Mercado

El mercado potencial es el conjunto de asociaciones que habitualmente se reúnen en

Congresos a intervalos regulares (anualmente, bianualmente, etc.) y que no se hayan

reunido en BUE recientemente (como el Congreso del Petróleo o de Astronomía).

Para un análisis de mercado habría un primer paso que es listar todas las asociaciones de

ese tipo clasificándolas en mundiales, americanas o latinoamericanas y también argentinas.

Para esto será necesario barrer todas las actividades económicas, científicas o culturales.

De cada asociación deberá verificarse el referente argentino que habitualmente participa en

esos Congresos y la historia reciente de esos Congresos en cuanto al lugar elegido.

Es sobre esos referentes nacionales que se tendrá que hacer la promoción de Congresos.

2. Programa de promoción

2.1. Preparación de un manual con información de los servicios que BUE ofrece para la

realización de Congresos.

2.2. Preparación de un folleto motivacional centrado en las atracciones de Buenos Aires

como lugar de Congresos, incluyendo referencias a las actividades turísticas pre y post-

Congresos.

2.3 Diseñar un programa de visitas (fam-trips) para periodistas especializados y editores de

publicaciones científicas, buscando que BUE vaya posicionándose en esos ámbitos como

destino de Congresos.

2.4 Aprovechar toda participación de BUE en ferias, bolsas y workshops organizados por la

CAT (capítulo latinoamericano), WELCOME y SECTUR para presentar el producto

"Congresos" entre los agentes de viajes de los países visitados.


60

2.5 Reactualizar el acuerdo AOCA-AEROLINEAS ARGENTINAS para la promoción de

Congresos, iniciado en 1991.

2.6 Solicitar a la SECTUR que destine parte de los fondos de promoción internacional a la

promoción de Congresos no prevista en ninguno de los planes de marketing actualmente en

desarrollo. Para esto sería conveniente que esta actividad se considerada de relieve dentro

de la CAT a partir de la participación de AOCA.

2.7 Visitas de Destino a Invitación.

2.8 Apoyo a Asociaciones locales para que participen en reuniones internacionales

CONVENIO CON AEROLINEAS ARGENTINAS

(Referente al punto 2.5 del Plan de Trabajo para la creación de BUCOA)

La actividad de Aerolíneas Argentinas en el mercado internacional tiene como finalidad

incrementar el tráfico hacia la Argentina, por medio de la individualización de segmentos

específicos del mercado turístico:

Congresos, incentivos, cultura, turismo invernal, turismo deportivo, etc.

El segmento de los Congresos resulta entre estos el más interesante. En mérito al mismo

Aerolíneas Argentinas ha concedido las siguientes prerrogativas en Buenos Aires en el

Primer Semestre de 1991: 1

1. Para la captación de Congresos y exposiciones

Otorgará un 75% de descuento para hasta 2 personas y una franquicia de equipaje para

transporte de material de promoción de hasta 100 Kg.. Esto se efectivizará contra la

1 Fuente: AOCA - Boletín Informativo, Primer Semestre 1993.


61

presentación en su Departamento Congresos, Rivadavia 578 piso 5 Of. 517 de información

fehaciente sobre:

• Nombre, lugar y fecha del Congreso

• Carta proponiendo al país como sede, de las siguientes autoridades:

.Intendente de la ciudad propuesta

.Secretaría de Turismo de la Nación

.Presidente de la Cámara Argentina de Turismo

.Presidente de A.O.C.A.

2. Para promocionar Congresos y exposiciones

Otorgará un 75% de descuento para hasta 4 pasajes y una franquicia de equipaje para

transporte de material de promoción con un tope a convertir en cada caso particular.

3. Para personas del exterior que vienen al país como disertantes de un congreso

Otorgará un 50% de descuento para hasta 10 pasajes, contra presentación del programa

impreso del congreso que certifique sus nombres. En el caso de los participantes

procedentes del exterior las tarifas que pudieran convenirse serán a través del operador

turístico del Congreso.

Las concesiones que se practiquen se referirán exclusivamente a la red de Aerolíneas

Argentinas y los descuentos se harán sobre la tarifa básica de clase turística. Ello implica la

declaración de AEROLINEAS ARGENTINAS como transportador oficial del congreso.

Con este mismo propósito de promocionar a la Argentina el 29 de Junio de 1993 la

Subsecretaría de la Municipalidad de Buenos Aires presentó su Plan de Acción :

Asistieron a la reunión Presidentes de las distintas Asociaciones y Cámaras representantes

del sector (A.A.A.V.Y.T., A.H.T., A.O.C.A., A.V.I.BUE., C.E.T.A., Asoc. Hoteles Cap.

Fed., Welcome, Site, Centros Comerciales) entre otras.

Entre los distintos aspectos que encara el mismo, el Sr. Subsecretario, Oscar Yosa, destacó:

• Refacción de Centros de Información existentes y creación de otros

• Servicio informativo telefónico, sin costo

• Campaña "Conozca su Ciudad" para 45.000 vecinos


62

• Promoción en los Mercados Internos y Externos

• Posicionamiento de Buenos Aires como destino para Congresos

• Reapertura de la Biblioteca de la Subsecretaría de Turismo

• Actualización de la categorización hotelera

• Programa para la captación de Inversiones

• Desarrollo Areas Turísticas: Recuperación de la Boca, Revitalización de San Telmo,

Recuperación Costanera Sur, Refacción de Costanera Norte, Tren Histórico/Turístico

• Desarrollo de nuevos productos: Programa: "Fin de Semana en Buenos Aires" y

“Extensión de Estadía”.

6.3 PROYECTO DE ESTATUTO

MUNICIPALIDAD DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES

A continuación se dará una idea concreta de que es un “Convention Bureau”, como

funcionan, cuales son sus objetivos y las figuras que los componen. Se adjuntan, por lo

tanto los siguientes documentos a título ejemplificativo.

DENOMINACION. DOMICILIO. PLAZO DE DURACION

En la ciudad de Buenos Aires, donde fija su domicilio legal, a los

................................................días del mes de ............................ de 1992, queda constituida

por el plazo de 99 años una fundación que se denominará "FUNDACION BURO DE

VISITANTES Y CONVENCIONES DE BUENOS AIRES", la que podrá tener

representación o delegación en cualquier punto de la República Argentina.

OBJETO

La fundación tendrá por objeto:

1) Promocionar a la Ciudad de Buenos Aires como sede de Congresos, Convenciones,

Exposiciones y Viajes de Incentivo.

2) Promocionar a la Ciudad de Buenos Aires como destino turístico en general.


63

3) Potenciar el uso y desarrollo de la infraestructura y servicios turísticos de la ciudad;

promover el mejoramiento y adecuación de los servicios conexos.

4) Favorecer la participación de las empresas afines al sector turístico, público y privado,

en las finalidades del Buró.

5) Apoyar y fomentar la creación de instalaciones públicas y privadas que permitan llevar a

cabo todo tipo de actividades relacionadas con Congresos, Convenciones, Exposiciones,

Viajes de Incentivo y el turismo en general.

6) Producir materiales de promoción apropiados para el cumplimiento de los fines del

Buró.

7) Obtener aportes para la financiación de campañas de promoción y desarrollo.

8) Organizar y apoyar misiones y campañas comerciales, tanto a nivel nacional como

internacional.

9) Coordinar acciones con Organismos Municipales y Nacionales públicos e

Internacionales afines, participando en sus actividades.

CAPACIDAD

La fundación tiene plena capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones

que tengan relación directa o indirecta con el objeto fundacional.

CONSEJO DE ADMINISTRACION

La fundación será dirigida y administrada por un Consejo de Administración integrado por

catorce miembros, que serán designados por las instituciones fundadoras y que las

representarán mientras su designación no sea revocada por éstas.

Bianualmente los integrantes del Consejo de Administración distribuirán entre ellos los

siguientes cargos: 1 Presidente, 2 Vicepresidentes, 1 Secretario, 1 Prosecretario, 1

Tesorero, 1 Protesorero, 7 Vocales. Los primeros consejeros serán designados por los

fundadores en el acta de constitución.

El Consejo se reunirá en sesión ordinaria una vez por mes y en sesión extraordinaria

cuando lo decida su Presidente o Secretario o a pedido de por lo menos dos de sus

miembros, debiendo realizarse en este caso la reunión dentro de los 5 (cinco) días de


64

efectuada la solicitud. Las citaciones se efectuarán por medio de comunicaciones

fehacientes con 3 (tres) días de anticipación, remitidas a los domicilios registrados en la

fundación por los Consejeros. Dentro de los 120 días de cerrado el ejercicio económico

anual, que cerrará el día 31 de diciembre de cada año, se reunirá el Consejo de

Administración a los efectos de considerar la memoria, inventario, balance general y cuenta

de gastos y recursos. Con las citaciones se remitirá copia de la documentación a tratar así

como el respectivo orden del día.

El Consejo sesionará válidamente con la presencia de la mitad más uno de sus integrantes y

decidirá por mayoría absoluta de votos presentes, dejándose constancia de sus

deliberaciones en el libro de actas. Cuando en una votación se produzca un empate el

Presidente o quién lo reemplace tendrá doble voto.

Los consejeros podrán ser removidos con el voto de las dos terceras partes de los

integrantes del cuerpo e invocando las causales, en cuyo caso la Institución a la que

representa deberá designar su reemplazante dentro de los 15 días de notificada.

Los consejeros no podrán recibir retribuciones por el ejercicio de sus cargos.

El Consejo de Administración podrá delegar facultades ejecutivas en una o más personas,

sean estas miembros o no del Consejo de Administración.

REFORMA DEL ESTATUTO. RESOLUCION

La reforma del estatuto, la modificación del objeto, la fusión con entidades similares y la

disolución, requieren del voto favorable de las dos terceras partes del C.A.. La

modificación del objeto sólo procede cuando el establecido por los fundadores hubiera

llegado a ser cumplimiento imposible.

En caso de resolverse la disolución el C.A. designará una comisión liquidadora y una vez

pagadas todas las deudas de la fundación el remanente de los bienes se destinará a una

entidad de bien común sin fines de lucro, con personería jurídica y que esté exenta de todo

gravamen nacional, provincial y municipal.

6.4 DOCUMENTO DE INVESTIGACION IMPORTANTE

El Director del Viena Convention Bureau, Sr. Christian Mutschlechner, ha llevado a cabo

una investigación sobre las 91 ICCA (International Congress & Conventions Association)


65

miembros de Categoría D, los llamados Convention Bureaus. El estudio nos da detalles de

la historia, los fondos, los grupos de trabajo y la manera en que distintos CVB (Convention

Visitors Bureau) internacionales conducen sus negocios.

La media de CVB fueron fundadas en 1975, un 60% formaba parte del Local City Tourist

Board (Consejo Turístico local de la ciudad) o de entidades Turísticas Nacionales.

La mayor parte de las contribuciones, en la mayoría de los casos, son del gobiernos; la

segunda fuente más importante proviene de las cuotas de los miembros asociados.

Las diferencias entre los CVB de las ciudades de ultramar y los CVB de las ciudades de

Europa, se verán en el siguiente cuadro:

CVB de Ultramar CVB Europeos

Cantidad de empleados promedio: 22 6

% de CVB de ciudad que poseen oficinas en el

exterior.

41% 14%

% de CVB Nacionales que poseen oficinas en el

exterior

77% 57%

Este cuadro nos muestra que cuanto más lejos estamos de nuestros mercados potenciales, se

hace mas necesario el establecimiento de oficinas en las áreas de nuestro target.

Otro punto de interés fue la respuesta a la cuestión sobre aquellos miembros de los CVB

que pertenecen a otras asociaciones industriales que no sea la ICCA.

De una media, el siguiente ranking de miembros asociados pudo ser deducido: UIA, MPI,

ASAE, SITE, EFCT, PCMA e IACVB.

También se les preguntó a los CVB a que tipos de mercados apuntan:

1. a las asociaciones comerciales

2. al segmento de eventos corporativos

3. al mercado de los incentivos


66

4. a los productos en lanzamiento

5. al de la industria de las exposiciones.

Los resultados de la pregunta: Participa en Tradeshows Internacionales?, fueron los

siguientes: EIBTM, IT&ME, ASAE, MPI Annual Conference e IACVB Destination

Showcase, dejando cualquier otro tipo de Tradeshows sin importancia alguna.

El estudio incluyó otros tipos de estrategias de mercado que utilizan los CVB y los

resultados fueron los siguientes:

Los CVB realizan un 6.31% de Workshops por año con suministros desde sus

destinaciones.

Con respecto a la inspección en sus destinaciones, 41% de los CVB conducen estudios de

grupos/familiarización de viajes, 58% organizan inspecciones individuales del sitio para sus

clientes. Cuando organizan este tipo de estudios, los CVB consiguen descuentos increíbles

en los alojamiento (92%), pero no en servicios ofrecidos por los P.C.O o Agencias de

Viajes (53%).


67

CONCLUSIONES

"La Argentina es el país más rico de Sudamérica y representa un modelo de reforma

económica y un líder en materia de privatización". Esta frase encabeza el último informe

fiscal del Departamento de Comercio Norteamericano (1994). La Argentina, en una lista de

"grandes mercados emergentes", del mencionado informe, comparte esta calificación con

países tales como: Brasil, Polonia, Turquía, China, Corea del Sur, Taiwan, Hong Kong,

Indonesia, India, Sudáfrica y México.

El gobierno argentino, hoy a cargo del Doctor Carlos Saúl Menem, lleva adelante una

política económica que tiende a favorecer al sector turístico.

El gobierno ha propuesto un plan económico acorde con la tendencia a la globalización de

los mercados, el cual ha generado mayor confianza en el país. Esto ha hecho que países

desarrollados se vean incentivados a realizar inversiones en la Argentina.

Sumemos a esto las medidas fiscales que favorecen dichas inversiones de capital a largo

plazo, cuyo objetivo es facilitar la construcción y el mejoramiento de infraestructuras base,

lo que ha facilitado la inauguración de hoteles de lujo y la refacción de los que ya estaban

establecidos. Estas mejoras sirvieron para satisfacer la demanda de nuevos segmentos de

mercado, especialmente el de los congresos y las convenciones asi como también el del

hombre de negocios.

Lo que empezó siendo un recurso para elevar la actividad en los períodos de temporada

baja, actualmente se ha transformado en una tendencia cada vez más difundida, y la prueba

está en la inversión que han hecho las firmas hoteleras más importantes, con el objetivo de

alcanzar un servicio de mayor nivel, pero al mismo tiempo de expandir la oferta con

salones y servicios para eventos de gran categoría.

Los siguientes ejemplos son contundentes en ese sentido.

El recientemente inaugurado Hotel Inter/Continental realizó una inversión de 61 millones

de dólares para edificar el eslabón de esa cadena internacional. Buena parte del presupuesto

fue destinado a la construcción de nuevos salones especialmente diseñados para realizar

reuniones de negocios, convenciones, congresos y encuentros sociales.


68

El Marriott Plaza Hotel Buenos Aires recientemente efectuó un relanzamiento en el que

presentó el conjunto de remodelaciones realizadas por un valor de 10 millones de dólares,

entre ellas nueve salones acondicionados con el fin de ofrecer elegantes ambientes para

acomodar hasta 1.500 personas.

El Park Hyatt Buenos Aires recientemente difundió un comunicado de prensa en el que dió

a conocer su facturación anual entre abril de 1994 y abril de 1995: 19 millones de dólares.

Pero en el mismo informe publicó los resultados de un estudio entre sus clientes, los cuales,

entre otras cifras, indicaron que el 42 por ciento de las personas que alguna vez se

hospedaron en sus habitaciones por razones de negocios o para concurrir a algún evento

volvieron a alojarse en el Park Hyatt.

El Sheraton Buenos Aires Hotel & Towers está invirtiendo más de 50 millones de dólares

en importantes refacciones que está realizando en toda su empresa. En este sentido, el

gerente general del hotel, José Ponte, señaló que la construcción de un centro de

convenciones apunta a ganar el mercado internacional de congresos.

Por otra parte el Claridge reinauguró su health club y el Alvear incorporó pisos ejecutivos.

Los ejemplos de estos hoteles de cinco estrellas de Buenos Aires son representativos de la

reorientación de este importante sector. También podemos mencionar el importante

progreso que han realizado los predios, como la posible asociación de la SRA con la Ogden

Entretainment Service para optimizar la Rural, la promesa del intendente porteño, Jorge

Dominguez, de reconstruir el Centro Municipal de Exposiciones, del inminente desembarco

de la Feria de Milán en el astillero Domeq García, y de la reciente venta en una cifra

aproximada a los siete millones de dólares del Dique 1 de Puerto Madero para construir en

un plazo menor a los siete años un complejo que tendrá un impresionante predio ferial de

exposiciones y un hotel.

Todos estos son datos que conducen a la conclusión de que el sector de las exposiciones y

las convenciones en la Argentina tiene un amplio camino para seguir creciendo, en

cantidad y en calidad. Pero ese crecimiento no puede ser arbitrario sino estudiado y

preciso, para poder adaptarse a las nuevas formas que va adquiriendo el mercado.

El segmento de turismo de convenciones beneficia a un país, de la siguiente manera:


69

1. Intercambio de amplio nivel cultural nacional e internacional.

2. Difusión y promoción del país.

3. Amplia difusión de los recursos turísticos.

4. Difusión de nuevas tecnologías.

5. Difusión de productos nacionales y extranjeros para fomentar un mercado de

importaciones y exportaciones más competitivo.

6. Beneficios económicos en los sectores hoteleros y gastronómicos, así como en todos los

servicios complementarios del sector turístico.

7. Utilización de mano de obra de distintos estratos de la sociedad.

8. Posibilita una actualizada capacitación empresarial.

9. Aplicación del Benchmarking (aprender de los mejores).

A continuación se detallan los factores a tomar en cuenta para mejorar el sistema de

congresos y convenciones.

1. La relación entre "congresos y avances científicos que sean de interés internacional". En

tanto y en cuanto en la Argentina no sucedan hechos que reúnan esta condición,

apuntaremos sin duda solo al mercado Latino Americano.

2. Expandir y promocionar las ciudades del interior del país como receptoras de eventos.

3. Crear una legislación que reconozca la profesión del organizador de congresos,

conocida internacionalmente como P.C.O. (Professional Congress Organizer). Esto

permitiría la creación de una carrera universitaria que otorgue un título de validez

internacional, la cual permitiría mejorar la organización de los congresos realizados en

nuestro país, siendo los mismos reconocidos internacionalmente.

4. La creación de un Convention Bureau (CB), el cual brinda los siguientes beneficios:

• La promoción de nuestro país como sede de congresos, convenciones y viajes de

incentivo.

• La potenciación del uso y desarrollo de la infraestructura turística y de los servicios

específicos del campo de las reuniones.


70

• Una base de datos detallada sobre los proveedores locales de todos los servicios

complementarios a un congreso que cumplan con los controles de calidad exigidos

por el mismo CB.

• La participación, en estas finalidades, de las empresas del sector turístico público y

privado.

Si tomamos como ejemplo las experiencias americanas y europeas, se puede observar

que dichos países se han organizado alrededor de organismos de esta naturaleza para

promoverse como destino de congresos.

Los CB no son en absoluto una sociedad de organizadores de congresos. Conforman

una estructura que asiste a los comitentes y que coordina la oferta de servicios privados,

transformándose de esta manera en el representante de todos los operadores que

participan en la organización de un congreso.

Gracias al esfuerzo de diversos operadores se ha hecho posible la creación del proyecto

de estatuto del CB argentino. Todavía es un proyecto sobre papeles, que esperamos

pueda ser implementado cuanto antes para la promoción de congresos internacionales a

desarrollarse en nuestro país.

Las problemáticas que suscitan la falta de los factores antes citados hacen que no estemos

preparados para competir a nivel internacional. Debemos seguir trabajando juntos para

enfrentar el siglo XXI ya insertos en el programa mundial de congresos, ferias y

convenciones.

Esperamos que esta tesis sea de utilidad para afianzar conocimientos, para que en un

cercano futuro la Argentina pase a ser un país líder en la organización de congresos

internacionales.


71

BIBLIOGRAFIA

• MARKETING MANAGEMENT - P. Kotler, 1981.

• LA EMPRESA HOTELERA - O. Volpato, 1982.

• TECNICAS TURISTICAS, HOTELERAS Y DE MARKETING - F. Bonomi, A.

Tortelli, 1986.

• TURISMO Y AGENCIAS DE VIAJES - S.G. Radzik, 1983.

• EL BUDGET DE CONGRESOS - C. Guidi, 1985.

• EL FENOMENO CONGRESOS - B. Biagini, 1979.

• IL SISTEMA DEI CONGRESI - Gavino Maresu (Italia)

• IL MARKETING CONGRESSUALE - Prof. Piero Alacchi.

• CONGRESSI-SCELTA DI UNA LOCALITA TURISTICA - Valeria San Martín

• IX SEMINARIO LATINOAMERICANO DE ORGANIZADORES DE

CONGRESOS Y AFINES - 1993 - : Diego Fernandez de Córdoba (Panamá).-

Stella Sallustio (Argentina).- Betty Fata (Canadá).- Raúl E. Ceconi (Argentina).-

José Accaputo (Argentina).- Jorge Castex (Argentina).- Sara Bardeci de Vitón

(Argentina).

Mis más sinceros agradecimientos a:

• Congresos Internacionales S.A. - Sr. Jorge Castex.

• AOCA - Sra. Sara B. Ares.

• Secretaría de Turismo de la Nación - Sra. M. Cristina San Martín.

Subsecretaría de Turismo de la Nación - Sr. Fernando Llambí.

• Mis Padres - Jorge y Edith San Martín.


ANEXO 1

CONGRESOS INTERNACIONALES S. A.


ANEXO 2

ANTEPROYECTO

VII CONGRESO MUNDIAL BRAHMAN


ANEXO 3

BALTIMOR CONVENTION CENTER


ANEXO 4

APROXIMACION A LA SITUACION HOTELERO -

GASTRONOMICA


ANEXO 5

PROYECTO TURISTICO

ESTADOS UNIDOS Y ARGENTINA


ANEXO 6

GUIA PARA CONGRESOS, CONVENCIONES Y

EXPOSICIONES INTERNACIONALES

Education

FSM :: Los congresos y su sistema. Argentina: pais sudamericano de congresos del 2000