Upload
facto-magazine
View
329
Download
1
Tags:
Embed Size (px)
Citation preview
Introductie
Anne-Marie van Diepen
Beleidsmedewerker Facilitaire Dienstverlening
(Provincie Noord-Holland)
Miranda van Leeuwen
Contractmanager Inkoop
(Provincie Noord-Holland)
Jeroen van de Rijt
(oprichter Best Value Group; per 1 oktober)
Inhoud
Inleiding Best Value methodiek
Het Best Value proces, theorie en praktijk, aan de hand van de 4 fases
1. Voorbereidingsfase
2. Beoordelingsfase
3. Concretiseringsfase
4. Uitvoeringsfase
1. Voorbereidingsfase - theorie
•Kies zorgvuldig het eerste project
•Besteed veel aandacht aan opleiding interne team
•Besteed (heel) veel aandacht aan het beoogde projectresultaat: de doelstelling
•Ga niet lopen ‘rommelen’ in/aan de criteria
•Belang van “huidige baseline” bij dienstverlening
•Zorg voor voldoende tijd om het inkoopproject te doorlopen
•Probeer niet de details van het project in te duiken
1. Voorbereidingsfase - praktijk
• Samenstellen van het projectteam en opleiden in de BV methode.
• Bedrijfsbezoeken
• Bepalen dienstenpakket Multiservice
• Plafondbedragen vaststellen
• Doelstellingen bepalen voor het gehele project.
• Huidige situatie beschrijven als informatievoorziening en niet als
uitgangspunt.
1. Voorbereidingsfase - praktijk
Doelstellingen:
• Een organisatie te selecteren die gedurende de contractduur zorgdraagt voor een integrale
dienstverlening, en daarbij een hoog service- en kwaliteitsniveau levert leidend tot maximale
klanttevredenheid
• Die daarbij de Aanbesteder maximaal ontzorgt en nauw aansluit bij de complexiteit en snelheid van
de provinciale organisatiedienstverlening sluit maximaal aan op de klantbehoefte van de Aanbesteder
en haar medewerkers.
• En maximaal kan inspelen op toekomstige verandering in de PNH organisatie.
• Lokale leveranciers een kans biedt bij de uitvoering
• En invulling geeft aan duurzame en maatschappelijk verantwoorde producten en dienstverlening
• Binnen het plafondbedrag / de plafondbedragen
• De dienstverlening is klantgericht en proactief.
1. Voorbereidingsfase - praktijk
• Marktinformatiebijeenkomst
• Sessie 1: Best Value methodiek
• Sessie 2: Uitvraag
• Schouw langs diverse locaties PNH
2. Beoordelingsfase - theorie
Gunnings criterium
Aandachtspunten Doelstellingen opdrachtgever
Prestatie-onderbouwing
• Benoemen van relevante KPI’s en onderbouwing daarvan met verifieerbare prestatie-informatie
• Smart geformuleerd • Ambitie en commitment tonend
• De inschrijver doorgrondt het project, • De inschrijver maakt aannemelijk dat hij
in staat is de doelstelling te realiseren.
Risicodossier • Belangrijke risico’s geïdentificeerd en geprioriteerd,
• Effectieve beheersmaatregelen aangeboden,
• Effectiviteit beheersmaatregelen onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie,
• Smart geformuleerd, • Ambitie en commitment tonend.
• De inschrijver doorgrondt het project, • De voorgestelde maatregelen
minimaliseren de risico’s voor de opdrachtgever,
• De inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is de doelstelling te realiseren
Kansendossier • Relevante kansen geïdentificeerd, • Effectieve maatregelen aangeboden
onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie,
• Smart geformuleerd,
• Ambitie en commitment tonend.
• De inschrijver doorgrondt het project, • De inschrijver maakt aannemelijk dat hij
in staat is de doelstelling te realiseren
Interviews • Nadere toelichting op de aanbieding,
• Onderbouwing met verifieerbare prestatie-informatie
• Smart geformuleerd, • Ambitie en commitment tonend.
• De sleutelfunctionarissen doorgronden het project en hun aanbieding,
• de sleutelfunctionarissen committeren zich aan het project en hun aanbieding en tonen de overtuiging en ambitie om de opdracht tot een succes te maken.
• de inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is de doelstelling te realiseren
2. Beoordelingsfase - theorie
•Zorg voor begrip en duidelijkheid bij het beoordelingsteam
•Houd het begrip “dominante informatie” continue voor ogen
• In principe krijgen alle plannen en interviews een “6” (tenzij er
dominante reden is om af te wijken van die 6)
2. Beoordelingsfase - praktijk
• 1 A4 per dienst en dossier
• Beoordelen op basis van dominante informatie, eerst individueel
daarna consensus projectgroep.
• Prijs onbekend voor het projectteam.
• Risico’s buiten invloedsfeer.
• Kansen bovenop prestatieonderbouwing
• Interviews met sleutelfunctionarissen
3. Concretiseringsfase - theorie
• Fase vóór definitieve opdrachtverlening
• Principes aanbestedingsrecht gelden, is wel 1-op-1 situatie
• Aanpassing prijs, planning of onderhandeling niet
toegestaan
• Mogelijkheid voor verduidelijking van inschrijving =
concretiseringsfase
3. Concretiseringsfase - theorie
• ‘Omslag’ van OG in de lead naar ON die tempo bepaalt
• OG faciliteert, observeert, luistert, stelt vragen, verschaft
informatie
• ON initieert, coordineert, analyseert (waardeoordeel!)
• Eerst een plan, dan luisteren, dan praten
3. Concretiseringsfase - theorie
De (beoogd) ON verduidelijkt wat het voorstel inhoudt : what’s in & what’s out!
Identificeert de risico’s /issues die kunnen optreden en het plan kunnen doen afwijken
(verrassen)
De (beoogd) ON bepaalt hoe hij zijn prestaties gaat meten (wanneer succesvol?)
Hij identificeert alle aannames die in de aanbieding zijn gemaakt.
• Inclusief een plan B (scenario-denken)
Hij preplant de oplevering van het project
Identificeert wat hij nodig heeft van de klant en zorgt dat er een plan is om dit te krijgen.
Zorgt dat de verwachtingen overeenstemmen tussen alle partijen, zodat alle partijen
weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt.
3. Concretiseringsfase - praktijk
Vertrekpunten uit onze praktijk
• In de leidraad aangegeven wat ON oplevert in deze fase
• ON heeft de leiding
• ON plant Kick off
• 1 december ingangsdatum contract
Lessons learned
4. Uitvoeringsfase - theorie
• OG koopt het plan van ON
• NIET: “managen, inspecteren & te controleren”
• Gericht op het creëren van transparantie en
accountability
• Werken met de Wekelijkse Rapportage
4. Uitvoeringsfase - praktijk
• ON geeft inzicht in de prestaties t.o.v. de afspraken d.m.v. een
managementrapportage.
• Weekly geïntroduceerd, vergt nog aandacht.
• Sturen daardoor achteraf.
• OG nog teveel controlefunctie i.p.v. regierol.
• ON moet zich meer profileren, innoveren en adviseren in plaats
van uitvoeren van opdracht.