16

Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007

Materi # 5

Sel(II)

Ketika Anda bekerja dengan lembar kerja berbentuk database pada Excel, suatu saat

mungkin Anda perlu menghitung subtotal dan total data untuk setiap kriteria data

tertentu. Untuk menghitung subtotal dan total data pada lembar kerja berbentuk

database dengan secara otomatis, Anda dapat memanfaatkan fasilitas Subtotals.

Perhatikan database dari gambar di atas. Kita akan menghitung subtotal JUMLAH UNIT JUMLAH PENJUALAN dan subtotal nilai JUMLAH PENJUALAN bagi setiap merek Handphone

yang terjual. Langkah-langkahnya:

1. Urutkan Daftar JUMLAH PENJUALAN HandPhone tersebut berdasarkan merek

HandPhonenya (perhatikan materi sebelumnya untuk pengurutan (sort)—jika belum

diurutkan). 2. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field dengan seluruh data yang ada di

bawahnya. Pilih dan klik menu Data, grup Outline, tool Subtotal. Kotak dialognya

akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan berikut ini :

Pada tombol daftar pilihan At each change in, pilih dan klik nama field MEREK HANDPHONE yang akan dipakai sebagai kriteria perhitungan subtotal.

Pada tombol drop-down Use function, pilih dan klik fungsi SUM bila anda bermaksud

menghitung subtotal jumlah nilai data. Selain fungsi SUM banyak pilihan lain yang Anda

gunakan, diantaranya Count, Average, Max, Min dan fungsi statistika lainnya.

Pada kotak Add subtotal to, klik atau beri tanda setiap nama field atau kolom

yang ingin Anda hitung subtotal nilai datanya. Sebagai contoh, klik pada nama

field JUMLAH UNIT dan JUMLAH PENJUALAN

Klik atau beri tanda kotak cek Replace current subtotals, jika subtotal yang

telah ada, ingin Anda gantikan dengan hasil perhitungan subtotal yang baru.

Klik atau beri tanda kotak cek Page break between groups, jika Anda ingin mencetak setiap kelompok subtotal pada halaman yang terpisah.

Klik atau beri tanda kotak cek Summary below data, jika Anda ingin setiap

subtotal muncul di bawah data.

4. Klik OK.

Pada saat Anda menggunakan fasilitas Subtotals, lembar kerja Excel secara

otomatis akan menampilkan struktur outline dari subtotal data yang dihitung

di sebelah kiri lembar kerjanya. Tujuan ditampilkannya strukut outline adalah

untuk memudahkan Anda melihat dan menganalisa subtotal dari total data

yang dihitung dengan cara mengklik tombol level yang ada pada struktur

outline:

A B C

A Apabila Anda hanya ingin menampilkan total akhirnya (grand total) saja

B Apabila Anda hanya ingin menampilkan baris-baris subtotalnya saja

C Apabila Anda ingin menampilkan seluruh baris database secara detail

Struktur outline dari subtotal data yang dihitung, dilengkapi juga

dengan dua jenis simbol baris level yang berupa simbol sebagai

berikut :

Digunakan untuk menampilkan

rincian data pada posisi simbol

secara detail

Digunakan untuk

menyembunyikan rincian data

pada posisi simbol.

Untuk menghapus seluruh tampilan subtotal yang

ada, ikuti langkah berikut ini :

1. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field sebagai baris judul database

berikut dengan seluruh data JUMLAH PENJUALAN yang ada di bawahnya.

2. Pilih dan klik menu Pilih dan klik menu Data, grup Outline, tool Subtotal. Kotak

dialog Subtotal akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut, klik tombol perintah Remove All. Dengan langkah ini seluruh subtotal data secara

otomatis akan terhapus.

SUPLEMEN: Tip Berkomputer Sehat

1. Gunakan kursi yang secara dinamis dapat diatur tinggi-rendah dan senderan punggungnya.

2. Posisi monitor bagian paling atas setidaknya setinggi 5-8 cm di atas arah pandang mata.

3. Untuk menghindari efek silau dari layar monitor, bisa gunakan filter atau pelindung anti-silau.

4. Duduklah dengan jarak sekitar satu rentangan tangan dari monitor. 5. Kaki harus dapat menjejak pada lantai atau pada pijakan kaki yang stabil. 6. Jika menggunakan alat pemegang/penjepit dokumen, tingginya samakan

dengan layar monitor. 7. Antara siku dan pergelangan tangan sejajar dan lurus saat menggunakan

keyboard dan mouse. 8. Lengan dan siku berada dalam posisi santai dekat dengan tubuh anda. 9. Monitor dan keyboard posisikan di tengah hadapan anda. 10. Gunakan keyboard yang memiliki bagian pengungkit di bawahnya untuk mengatur posisi. 11. Gunakan alas kerja atau meja yang stabil dan tidak goyah. 12. Sesekali lakukan istirahat pendek dengan berdiri, perenggangan dan melihat arah lain.

Sumber : 36 Jam Belajar Komputer Microsoft Excel 2000 | Belajar Sendiri Microsoft Excel 2003 | Trik Berkomputer Sehat | http://batamblogger.com/12-tips-berkomputer-sehat/ Private Experience

16 PENGOLAHAN DATABASE (5) :

SUBTOTAL