Cómo organizar un Cómo organizar un eventoevento

Del caos al ordenDel caos al orden

carlos@protocolo.comcarlos@protocolo.com

El Protocolo de hoy no es el de El Protocolo de hoy no es el de ayerayer

Ni en las formasNi en las formasNi en el fondoNi en el fondoNi en la manera de planificarloNi en la manera de planificarloNi en los públicosNi en los públicosNi en la estrategiaNi en la estrategiaNi en la ética profesionalNi en la ética profesional

VIVIMOS OTROS TIEMPOS, AUNQUE VIVIMOS OTROS TIEMPOS, AUNQUE RESPETAMOS LAS TRADICIONESRESPETAMOS LAS TRADICIONES

VAMOS A PLANIFICAR UN VAMOS A PLANIFICAR UN ACTOACTO

Por dónde empezamos????Por dónde empezamos????Puzzle….pero sin foto de referenciaPuzzle….pero sin foto de referenciaSólo ideas, referencias, datos….Sólo ideas, referencias, datos….Comparaciones, previsiones.Comparaciones, previsiones.

……CAOS INICIALCAOS INICIAL

PERO HAY QUE HACER PERO HAY QUE HACER EL ACTOEL ACTO

¿Cómo darle forma?¿Cómo darle forma?

El inicioEl inicio

El trabajo en protocolo comienza El trabajo en protocolo comienza siempre con una idea, propuesta, siempre con una idea, propuesta, necesidad o con una obligación, necesidad o con una obligación, originadas por determinadas originadas por determinadas circunstancias. circunstancias.

En la organización protocolaria hay tres En la organización protocolaria hay tres secuencias que resultan secuencias que resultan extremadamente complicadas: la extremadamente complicadas: la creación, la gestión y la ejecución del creación, la gestión y la ejecución del acto. acto.

¿Por donde empezamos?¿Por donde empezamos?A la A la teoría del caosteoría del caos hemos llegado hemos llegado

como consecuencia de nuestra como consecuencia de nuestra experiencia docente ante miles de experiencia docente ante miles de alumnos que encuentran muchas alumnos que encuentran muchas dificultades para ordenar el planificar dificultades para ordenar el planificar un acto. un acto.

Tampoco existe un manual de Tampoco existe un manual de procedimiento a seguir, porque es procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un orden preciso. imposible encontrar un orden preciso.

Esa sensación que tiene el alumno Esa sensación que tiene el alumno sobre la organización de un acto es la sobre la organización de un acto es la misma que tiene un profesional, misma que tiene un profesional, aunque éste salva el caos con su aunque éste salva el caos con su experiencia y su adecuada gestión.experiencia y su adecuada gestión.

El puzzle y el caosEl puzzle y el caos

Partimos de una caja imaginaria Partimos de una caja imaginaria donde vamos echando las piezas que donde vamos echando las piezas que necesitamos para armar nuestro necesitamos para armar nuestro puzzle: locales, invitaciones, catering, puzzle: locales, invitaciones, catering, propuestas de orden del acto, diseños, propuestas de orden del acto, diseños, megafonía, iluminación, flores, atriles, megafonía, iluminación, flores, atriles, mesas, adornos, programas, invitados, mesas, adornos, programas, invitados, medios de comunicación… medios de comunicación…

Todo lo que se nos ocurre lo echamos Todo lo que se nos ocurre lo echamos a esa caja. Son las supuestas piezas a esa caja. Son las supuestas piezas del puzzle protocolariodel puzzle protocolario..

Visualizar el final del caosVisualizar el final del caos

El buen profesional ha de partir de una El buen profesional ha de partir de una idea clara de cómo quiere que sea el idea clara de cómo quiere que sea el acto, antes de empezar a casar las acto, antes de empezar a casar las piezas. Es la fase de la creación. piezas. Es la fase de la creación. Sentado en su ordenador hace un Sentado en su ordenador hace un primer proyecto general de cómo primer proyecto general de cómo quiere el acto, teniendo en cuenta los quiere el acto, teniendo en cuenta los objetivos que el anfitrión tiene, los objetivos que el anfitrión tiene, los medios con que cuenta y el medios con que cuenta y el presupuesto que se le asigna. Hace su presupuesto que se le asigna. Hace su primera foto imaginaria. primera foto imaginaria.

El perfeccionamientoEl perfeccionamiento

Esto no quiere decir que esa imagen Esto no quiere decir que esa imagen inicial sea estática. inicial sea estática.

Probablemente, en la gestión de los Probablemente, en la gestión de los preparativos, esa fotografía irá preparativos, esa fotografía irá sufriendo los retoques propios de la sufriendo los retoques propios de la maduración organizativa y de las maduración organizativa y de las realidades que se van encontrando. realidades que se van encontrando.

Las preguntas inicialesLas preguntas iniciales

¿Qué me han encargado?¿Qué me han encargado? ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son los ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son los

objetivos?objetivos? ¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos?¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos? ¿Dónde puedo hacer el acto o cómo organizo ¿Dónde puedo hacer el acto o cómo organizo

el espacio que me han asignado?el espacio que me han asignado? ¿Dónde instalo la presidencia y cómo la ¿Dónde instalo la presidencia y cómo la

decoro?decoro? ¿Dónde sitúo a los invitados?¿Dónde sitúo a los invitados? ¿Cómo estructuro el acto? ¿Qué orden tiene?¿Cómo estructuro el acto? ¿Qué orden tiene?

Las preguntas inicialesLas preguntas iniciales

¿Dónde recibo a los invitados? ¿Qué criterio ¿Dónde recibo a los invitados? ¿Qué criterio sigo para recibirlos?sigo para recibirlos?

¿Quiénes deben de hablar y en qué orden?¿Quiénes deben de hablar y en qué orden? ¿Qué materiales y elementos utilizo?¿Qué materiales y elementos utilizo? ¿Cómo fijo la imagen corporativa de este ¿Cómo fijo la imagen corporativa de este

acto?acto? ¿Cómo puedo lograr en una sola fotografía ¿Cómo puedo lograr en una sola fotografía

lo que con él nuestros promotores quieren lo que con él nuestros promotores quieren transmitir?transmitir?

¿Qué ambiente puedo transmitir?¿Qué ambiente puedo transmitir?

Primer paso: ¿para quién?Primer paso: ¿para quién?

A quién nos dirigimos con el acto.A quién nos dirigimos con el acto.Definición de públicos objetivosDefinición de públicos objetivosElaboración de listados por gruposElaboración de listados por grupos

Segundo paso: ¿Qué se Segundo paso: ¿Qué se pretende?pretende?

¿Cuáles son los objetivos del acto?¿Cuáles son los objetivos del acto?¿Què pretenden nuestros anfitriones?¿Què pretenden nuestros anfitriones?DefiniciónDefiniciónYa comenzamos a salir del caosYa comenzamos a salir del caosEntramos en la casación de piezas Entramos en la casación de piezas

del puzzle.del puzzle.

Tercer paso: Estudio de Tercer paso: Estudio de campocampo

Fijemos el lugar y estudiemos sus Fijemos el lugar y estudiemos sus posibilidades, problemas, posibilidades, problemas, accesibilidad, aparcamientos, luces, accesibilidad, aparcamientos, luces, capacidad, etc.capacidad, etc.

Hagamos una composición mental de Hagamos una composición mental de las posibilidades del programa.las posibilidades del programa.

Elaboremos nuestros propios planos Elaboremos nuestros propios planos y croquis.y croquis.

Cuarto paso: La creatividadCuarto paso: La creatividad

Elaboremos el primer borrador de Elaboremos el primer borrador de anteprograma.anteprograma.

Sometámoslo a la discusión del Sometámoslo a la discusión del equipo de protocolo.equipo de protocolo.

Presentemos el proyecto a los Presentemos el proyecto a los superiores o a nuestros clientes.superiores o a nuestros clientes.

Tomemos nota de sus sugerenciasTomemos nota de sus sugerenciasElaboremos en borrador de programaElaboremos en borrador de programa

Quinto paso: Organizar las Quinto paso: Organizar las piezaspiezas

El acto y su contenido.El acto y su contenido.La imagen corporativa.La imagen corporativa.Los medios de comunicación.Los medios de comunicación.Los invitados y la taquillaLos invitados y la taquillaLos proveedores.Los proveedores.El equipo organizador.El equipo organizador.

El acto y su contenidoEl acto y su contenido

Recibimiento de los invitados.Recibimiento de los invitados. Ordenación de los asistentes.Ordenación de los asistentes. Explicación de los objetivos del acto (y Explicación de los objetivos del acto (y

visita si procede).visita si procede). Ejecución del hecho que lo motiva.Ejecución del hecho que lo motiva. Parlamento del anfitrión e invitados de Parlamento del anfitrión e invitados de

honor, aunque no tiene sentido hacerlo en honor, aunque no tiene sentido hacerlo en todos los actos.todos los actos.

Encuentro entre anfitrión e invitados (vino Encuentro entre anfitrión e invitados (vino de honor, cóctel, comida, etc.).de honor, cóctel, comida, etc.).

Despedida.Despedida.

El programaEl programaDescripción paso a paso de todo Descripción paso a paso de todo

el desarrollo del acto o de los el desarrollo del acto o de los actos.actos.

Guión del acto, que ha de conocer Guión del acto, que ha de conocer los principales protagonistas.los principales protagonistas.

Planificación detallada que busca Planificación detallada que busca facilitar la actuación del anfitrión facilitar la actuación del anfitrión y los invitadosy los invitados

Flexibilidad y previsión de Flexibilidad y previsión de tiempos colchóntiempos colchón

Partes del ProgramaPartes del ProgramaCronogramaCronogramaAnexos (con planos y Anexos (con planos y

grafismos)grafismos)Libro de rutaLibro de rutaListadosListadosNotas de ProtocoloNotas de ProtocoloDocumentaciónDocumentaciónOrganización InternaOrganización Interna

CronogramaCronograma21,00 h.-21,00 h.- Llegada del Ministro de Educación a…Llegada del Ministro de Educación a…

Reciben:Reciben:

………………………………………………

21,05 h.-21,05 h.- Acceso al vestíbulo principal Acceso al vestíbulo principal donde saludará a los miembros del donde saludará a los miembros del

Consejo de Administración........Consejo de Administración........

21,10 h.- 21,10 h.- Descubrimiento de una placa Descubrimiento de una placa conmemorativa.conmemorativa.

21,15 h.-21,15 h.- Recorrido por las nuevas Recorrido por las nuevas instalaciones, acompañado de…instalaciones, acompañado de…

Recibimiento

Ayuntamiento

Parada coche principal

Autoridad

invitada

Policía Local de Gala

Corporación MunicipalAlcalde

Saludo a los concejalesPúblico

Público

Valla

Conserje principal

Ordenar y ubicar a los invitados

Explicación a los invitados

Ejecución del hecho que motiva el acto

Parlamentos

Encuentro Anfitrión e invitados

Y una despedida

Estudio de movimientosEstudio de movimientos

Quizá en Protocolo, después de Quizá en Protocolo, después de diseñar el evento, lo más importante diseñar el evento, lo más importante son los estudios de los movimientos son los estudios de los movimientos de todos los protagonistas de los de todos los protagonistas de los actos.actos.

Hay que intentar hacer movimientos Hay que intentar hacer movimientos sencillos que no exijan volver sobre sencillos que no exijan volver sobre lo andado.lo andado.

Ayuda para facilitar los movimientos.Ayuda para facilitar los movimientos.

Sala para aperitivo

PANELES

cocina

Acceso servicio

Anfitrión que recibe

PanelesProtocoloalmuerzo

Guarda ropa

AUTORIDADES

TV

PREN.GRA-FICA

Radio

Mesa de Sonido

PRENSA LITERARIA

PRENSA LITERARIA

INVITADOS

La imagen corporativaLa imagen corporativa

La imagen corporativa no debe verse sólo La imagen corporativa no debe verse sólo como los rótulos o anagramas que como los rótulos o anagramas que vayamos a utilizar, sino desde el punto de vayamos a utilizar, sino desde el punto de vista del conjunto de los diseños generales.vista del conjunto de los diseños generales.

Todo debe respirar a las formas, colores y Todo debe respirar a las formas, colores y diseños de la marca de la casa, diseños de la marca de la casa, identificarse plenamente con la tarjeta de identificarse plenamente con la tarjeta de presentación de la empresa que es su presentación de la empresa que es su imagen, hecha oportunamente por los imagen, hecha oportunamente por los especialistas en la materia. especialistas en la materia.

Los medios de comunicaciónLos medios de comunicación Tenemos que atraer a los medios de Tenemos que atraer a los medios de

comunicación y una vez conseguido, comunicación y una vez conseguido, enamorarlesenamorarles con nuestro evento, con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. objetivos y los mensajes.

Para ello, tenemos que diseñar nuestro acto Para ello, tenemos que diseñar nuestro acto teniendo en cuenta las técnicas de interés teniendo en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los medios: periodístico y las necesidades de los medios: prensa escrita, fotógrafos, radios, prensa escrita, fotógrafos, radios, televisiones. televisiones.

Cada uno tiene sus propias exigencias y lo Cada uno tiene sus propias exigencias y lo que puede ser bueno para televisión tal vez que puede ser bueno para televisión tal vez no lo sea tanto para la radio o viceversa no lo sea tanto para la radio o viceversa

Los invitados y la taquillaLos invitados y la taquilla

Elaboración de la invitaciónElaboración de la invitaciónEnvío de la mismaEnvío de la mismaSeguimiento sobre su recepciónSeguimiento sobre su recepciónEstablecimiento de sistema de Establecimiento de sistema de

confirmaciónconfirmaciónCreación de la taquilla y su Creación de la taquilla y su

coordinación con el responsable de coordinación con el responsable de protocolo.protocolo.

Programa informático adecuado.Programa informático adecuado.

Los proveedores y su gestiónLos proveedores y su gestión

Gestión de un evento: integral, parcial y Gestión de un evento: integral, parcial y descentralizada.descentralizada.

La gestión del evento exige el control La gestión del evento exige el control periódico del estado de trabajo de los periódico del estado de trabajo de los proveedores y la celebración de reuniones proveedores y la celebración de reuniones sistemáticas para comprobar que todo sistemáticas para comprobar que todo sigue el curso fijado. sigue el curso fijado.

Deben establecer plazos y calendarios de Deben establecer plazos y calendarios de actuaciones, realizando la correspondiente actuaciones, realizando la correspondiente programación y velando por el programación y velando por el cumplimiento de la misma. cumplimiento de la misma.

El equipo organizadorEl equipo organizador

Establecimiento de un organigrama Establecimiento de un organigrama de trabajo.de trabajo.

Director de Protocolo del eventoDirector de Protocolo del eventoCoordinador (segundo/s de abordo)Coordinador (segundo/s de abordo)Técnicos de protocoloTécnicos de protocoloEnlacesEnlacesAuxiliares de ProtocoloAuxiliares de Protocolo

La seguridadLa seguridad

Elaboración del Plan General de Elaboración del Plan General de SeguridadSeguridad

ProtecciónProtecciónAccesosAccesosSanidadSanidadEvacuacionesEvacuacionesControl comidasControl comidasTemperaturaTemperaturaEtc…Etc…

La comunicación internaLa comunicación interna

Programas personalizadosProgramas personalizadosNotas de protocolo generalesNotas de protocolo generalesNotas de protocolo personalizadasNotas de protocolo personalizadas Instrucciones al equipo de trabajoInstrucciones al equipo de trabajoExplicaciones al anfitrión y a los Explicaciones al anfitrión y a los

invitados de honorinvitados de honorContactos con los medios de Contactos con los medios de

comunicacióncomunicación

El ensayo previo y el generalEl ensayo previo y el general

Durante la fase de preparación se van Durante la fase de preparación se van realizando ensayos parciales para realizando ensayos parciales para comprobar las diferentes propuestas.comprobar las diferentes propuestas.

Hoy se utilizan mucho los recursos Hoy se utilizan mucho los recursos informáticos y audiovisualesinformáticos y audiovisuales

La víspera, con todo el escenario La víspera, con todo el escenario acabado, se hace el ensayo general acabado, se hace el ensayo general con toda laorganización y el anfitrión.con toda laorganización y el anfitrión.

Se corrigen los últimos defectos.Se corrigen los últimos defectos.

Medios materialesMedios materiales

Banderas

Tarimas

Cordones y vallas

Atriles

Reposteros y carteles

Flores

Alfombras

Sillas

Mesas

Micrófonos

Iluminación

Altavoces

Mesita auxiliar

Intérpretes

Placas

Caso Dupont EspañaCaso Dupont España

Situaciones críticas para un Situaciones críticas para un Consultor de ProtocoloConsultor de Protocolo

Caso Dupont EspañaCaso Dupont España

Inauguración de su nueva fábricaInauguración de su nueva fábrica Tres partes implicadas: Gobierno central, Tres partes implicadas: Gobierno central,

gobierno regional y la empresa.gobierno regional y la empresa. ¿Quién preside el evento si asisten el ¿Quién preside el evento si asisten el

Presidente del Gobierno, el Presidente de Presidente del Gobierno, el Presidente de la autonomía, el Presidente de Dupont la autonomía, el Presidente de Dupont Mundo y Presidente de Dupont España?Mundo y Presidente de Dupont España?

¿Y dónde colocamos a otros altos cargos ¿Y dónde colocamos a otros altos cargos oficiales y de la empresa?oficiales y de la empresa?

1 23 4

234567 76543211

Nació

n

Du

pon

t

Reg

ión

Du

pon

t

Dupont Autoridades

ESCENARIO Público

Y qué banderas Y qué banderas ponemos y dóndeponemos y dónde

Factoría a inaugurar

Escenario

Carpa parael cóctel

InvitadosBanderas

¿Y en qué orden?¿Y en qué orden?

1 23 4