Cómo gestionar más de 20.000 alumnos online al año y sobrevivir en el intento

Caso práctico Gru

po Femxa:

Cómo gestionar más de 20.000 alumnos on-line al

año y sobrevivir en el intento.

José M. A

larcón Ag

uín

Socio, Director Técnico

Barcelona, 23 de marzo de 2005

© Krasis 2006www.krasis.com

Índice

• Grupo femxa• Principales desafíos• Organización interna orientada a la calidad• El gran mito de la teleformación• Plataforma SELF• Como hemos resuelto diversos desafíos:

– Gestión de muchos alumnos– Elevada tasa de abandono en e-Learning– Tutorización– Múltiples clientes– Catálogo de cursos– Venta– Comunicación


Grupo Femxa

• Grupo Femxa tiene como misión diseñar e implantar soluciones innovadoras que, combinando la formación y las tecnologías de la información y la comunicación incrementen el conocimiento de organizaciones y personas

• Objetivos:– Llevar a cabo proyectos conducentes a la adquisición y transmisión del conocimiento dentro y

fuera de las organizaciones, en su sentido más amplio.

– Desarrollar herramientas tecnológicas que apoyen a la formación y a la comunicación

– Crear contenidos de naturaleza formativa en formatos tradicionales (papel) y digitales.

• Algunas cifras: 156 personas de estructura, 50.000 alumnos, 22.000 on-line, aprox. 1.000 docentes, aprox. 400 centros asociados Red Femxa.


Principales desafíos

• Gran cantidad de alumnos, clientes, planes formativos, tutores y personal– Gestión de alumnos– Seguimiento– Personalización para clientes– Estacionalidad– Comunicación

• Amplio catálogo de cursos– Calidad– Integración

• Diferentes ámbitos formativos– Personalización y adaptación a coste bajo

• Elevada tasa de abandono e-Learning• Venta de cursos / captación de alumnos


Organización Grupo Femxa

Primera línea para la calidad: organización interna· La organización es a la vez plana y jerárquica, aprovechando las

aportaciones horizontales


Organización básica para e-Learning

Dirección U.E. formación(Jose Dafonte, socio)

Dirección técnica(Jose Alarcón, socio)

Programadores

Personal de sistemas

Dirección contenidos(Jose Campos, socio)

Pedagogos

Revisores (filólogos)

Editores – Anti-plagio

Diseñadores

Departamento Multicanal(Susana Martos)

Tele-tutores

Dinamizadores

Atención al alumno

Asistencia técnica


El mito de la plataforma

EL MAYOR MITO DE LA TELEFORMACIÓN:

“La plataforma utilizada da igual, todas son iguales. Lo que importa realmente son los contenidos”

¡ABSOLUTAMENTE FALSO!

¿Montarías en las mismas instalaciones una Universidad o una Academia?


Plataforma de teleformación SELF

• Plataforma de teleformación estándar de desarrollo propio.

• Orientada a organizaciones con grandes necesidades de gestión de la formación on-line como nosotros.

• Comercializada a terceros como producto paquetizado.

• Internamente se usa la misma versión que se ofrece a los clientes externos.

¿Cómo superamos lo desafíos gracias al uso de SELF?


Desafío I: Gestión de muchos alumnos

• Rendimiento y escalabilidad: miles de alumnos en un solo servidor.

• SELF permite su integración con sistemas externos mediante un Servicio Web (SOAP)– Integrada con nuestro ERP de gestión de la formación.

• Al matricular, dar de baja o modificar un alumno en el ERP esto se ve reflejado de inmediato en la plataforma.

• Evita duplicidad de información• Facilita la gestión de los expedientes.• Hay muchos otros aspectos que se pueden controlar

– Integración rápida y sencilla– Permite gestionar grandes cantidades de alumnos de la manera

habitual, sin preocuparnos de que sean on-line.– Independiente de la ubicación de la plataforma– La información fluye en ambos sentidos: SELF <-> ERP


Desafío II: Elevada tasa de abandono

• La formación en-línea adolece generalmente de una fuerte tasa de abandono.

• Solución: DINAMIZACIÓN– Nuestros dinamizadores están pendientes del alumno, siguen su

actividad, detectan necesidades de estímulo y llaman y escriben a esos alumnos para incentivarlos

– Gran disminución del ratio de abandonos: aumento del 60% en alumnos válidos finalizados.

• SELF ofrece a los dinamizadores información desde el ERP

• Además tenemos un pre-procesado nocturno de información para disponer de estadísticas de alto nivel de toda la formación on-line.


Desafío III: Tutorización

• Un tutor debe hacer seguimiento de alumnos en decenas de cursos y varios campus on-line.

• Los sistemas tradicionales son engorrosos y poco productivos.

• Nuestra solución: Herramienta de tutorización de SELF– Permite gestionar desde un solo punto central todas las tareas de

tutorización de la plataforma.– Dispone de asistentes para definir paso a paso con toda precisión

con quién nos comunicamos.– Monitor de chat: evita tener que abrir todos los chat que

necesitamos controlar– Notificaciones por correo electrónico– No sólo comunicación: información relevante para los alumnos, sus

fichas, repetición de exámenes, históricos…

• Aumenta en varias magnitudes la productividad de los tutores.


Herramienta de tutorización (STT)

El uso de la plataforma en general y de la STT en particular es muy sencillo y no necesita formación ni adaptación: debemos preocuparnos sólo de encontrar a expertos en la materia aunque no sepan de tecnología.


Desafío IV: Múltiples clientes

• Cada cliente requiere personalización, independencia, supervisión, cursos propios mezclados con los nuestros…

• SELF aporta:– Multi-campus

– Multi-fachada

– Multi-idioma

– Grupos de usuarios, aislados o no.

– Personalización sencilla por parte del propio cliente (portada, colores, logos, pie)

– Personalización avanzada hasta prácticamente cualquier grado mediante “skins”


Desafío V: Catálogo de cursos

• Evaluación de contenidos para calidad– Test de idoneidad técnica– Test de evaluación pedagógica– Valoración del propio contenido

• SELF: soporta estándar SCORM 1.2 a un nivel alto• SELF tiene herramienta de autor integrada. Exporta contenidos

directamente a formato SCORM (encapsulación y comunicación)• Adaptación de contenidos al ámbito del alumno

– Integración de contenidos en la plataforma– Importación múltiple de contenidos para combinar cursos– Exportación múltiple: varios cursos con el mismo contenido.– Permite la ampliación de cualquier contenido, propio o no.– Permite referencias cruzadas que se muestran proactivamente al alumno.

• Campus catálogo:– Campus heredados que permiten gestionar cursos propios, cursos

tutorizados desde campus base o directamente.


Desafío VI: venta de cursos

• SELF integra un módulo de comercio electrónico– Permite definir el catálogo de

cursos de cada campus– Éste se puede mostrar

independiente (en otra página Web) o con el “skin” de la plataforma.

– Está integrado con el sistema de pagos de 4B: sólo se necesitan dos números para empezar a vender cursos por Internet.

– Se le muestra un mensaje personalizado y un resumen de la compra a los alumnos.

– Notifica de las compras a una o varias cuentas, en general o por curso.


Desafío VII: Comunicación

• Comunicación interna

• Comunicación con alumnos

• Boletines externos

• Suministro de noticias para portales

• Estimaciones de demanda para formación

• Notificaciones personalizadas

• Marketing

Empleados

Clientes

Docentes

Centros

Competencia

Portales Alumnos

Med

ios


Herramienta: MAILCast Server

Sistema basado en Web para gestión de todo el ciclo de vida de las comunicaciones electrónicas.

• Elaboración de las unidades de comunicación

• Segmentación de la comunicación

• Trabajo colaborativo

• Maquetación

• Envío masivo personalizado

• Control de efectividad

• Integración con portales preexistentes

• Totalmente personalizable

• Herramienta multi-idioma

• Ayuda a cumplir la LOPD y la LSSI


MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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