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y al tratamiento especifico que se deber dar a cada uno de ellos durante el proceso: archivo degestin, archivo central y los eventuales archivos histricos.

Los criterios aqui consignados se debern aplicar de un modo flexible y proporcionado a lasituacin real de los archivos asi como a las particularidades propias de cada entidad, sin perderde vista la responsabilidad que les compete a los funcionarios pblicos en relacin con el manejode los archivos, asi:

1. Archivos de gestin:

Tomando en consideracin que la Ley 594 de 2000, en el articulo 24, estableci laobligatoriedad, para todas las entidades del Estado, de elaborar e implementar las Tablas deRetencin Documental, como un instrumento metodolgico fundamental para la gestindocumental, las entidades comprendidas en la Ley 1444 de 2011, deben seguir las siguientesdirectrices:

a. La documentacin de las entidades en proceso de escisin que haya cumplido con eltiempo de permanencia en los archivos de gestin, de acuerdo con lo sealado en lasTablas de Retencin Documental, deber ser transferida al archivo central de acuerdocon los Iineamientos establecidos por el AGN en el numeral 6 del articulo 4 del Acuerdo42 de 2002 "Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos degestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, seregula el Inventario nico Documental y se desarrollan los articulas 21, 22, 23 Y26 de laLey General de Archivos 594 de 2000". Esta documentacin quedar bajo la custodia dela entidad que se reorganiza.

b. Los documentos que queden en los archivos de gestin de las dependencias escindidas,una vez realizada la transferencia sealada, se deben inventariar para ser entregados ala entidad o entidades de nueva creacin que asuman las funciones de estasdependencias, de acuerdo con lo sealado por la Ley 1444 de 2011. Dicho inventario sedebe elaborar de conformidad con el formato nico de inventario documental y suinstructivo correspondiente, adoptado por el AGN mediante el Acuerdo ya sealado.

c. Las Historias Laborales que se encuentren a cargo de las oficinas de Administracin deRecursos Humanos de las entidades en proceso de escisin, deben permanecer bajo lacustodia y administracin de la entidad que se reorganiza, independientemente de lasmodificaciones que se realicen en las plantas de personal de las entidades intervenidas.Las entidades de nueva creacin procedern a conformar su archivo de historiaslaborales, una vez se determine la planta de personal necesaria para su funcionamiento.

d. Los contratos que se encuentren a cargo de las oficinas de las entidades en proceso deescisin que no se hayan liquidado sern asumidos por las oficinas de las entidades quese reorganizan o de las entidades que se crean de acuerdo con las funciones que seanasignadas a esas entidades.

e. La documentacin de entidades liquidadas custodiada por alguna oficina de las entidadesen proceso de escisin, diferente al archivo central, deber ser entregada a la entidadque asuma la funcin de dicha oficina.

f. En el mismo sentido, todos los funcionarios de las entidades en proceso de eSClslonsern responsables de los documentos bajo su cargo, los cuales sern entregados en las

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condiciones que establecen [os articulas primero, segundo y tercero del Acuerdo 038 de2002 "Por el cual se desarrolla el articulo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".

g. Las entidades que se reorganizan y las de nueva creacin, procedern a elaborar nuevasTablas de Retencin Documental, una vez se determine su estructura orgnica,funciones y planta de personal.

2. Archivo central

Los documentos producidos por las entidades en proceso de escisin que se conservan en elarchivo central como resultado de las transferencias de todas las dependencias en aplicacin delas TRD, incluidos los que fueron transferidos durante e[ proceso de escisin, entrarn a formarparte de [os fondos documentales de las entidades que se reorganizan, en aplicacin delprincipio de procedencia.

De otra parte, en el caso en que en el archivo central existan fondos acumulados, las entidadesque se reorganizan debern elaborar planes de emergencia para su organizacin y valoracinbajo las directrices sealadas en el Acuerdo 02 de 2004 "Por el cual se establecen loslineamientos bsicos para [a organizacin de fondos acumu[ados".

Los fondos, secciones o series documentales que se custodian en el archivo central de lasentidades en proceso de escisin, como resultado de la recepcin de documentos de entidadesque [as precedieron (antecesoras) o de entidades liquidadas, sern objeto de entrega a lasentidades de nueva creacin, cuando estn vinculados con obligaciones derivadas delcumplimiento de funciones a cargo de [as dependencias que fueron escindidas. La entrega serealizar en las condiciones sealadas con anterioridad, en este documento.

Los documentos con valor histrico correspondientes a los Ministerios, DepartamentosAdministrativos y Superintendencias debern ser transferidos al Archivo General de la Nacin deconformidad con el Acuerdo 08 de 18 de octubre de 1995 "Por el cual se reglamenta latransferencia de la documentacin histrica de los organismos del orden nacional, a[ ARCH[VOGENERAL DE LA NACIN, ordenada por e[ Decreto 1382 de 1995" y el Decreto 998 de 1997"Por el cual se reglamenta [a transferencia de la documentacin histrica de los de losorganismos del orden nacional al Archivo Genera[ de [a Nacin ordenada por el Decreto 1382 de1985".

Agradecemos la atencin a estas indicaciones en aras de procurar un verdadero cambio en lafuncin administrativa del Estado.

Cordialmente,

~Pyp-r-=:-CA'RLOS A.JAPA T C DENASDirector General

Elabor: Martha Luca Snchez - GNPProyect: Martha Luca Snchez - David Felipe lvarezAmzquita GNPRevis: Clara Ins Casilimas Rojas -GNP

Marcela Camacho- DGE

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