Embed Size (px)
DESCRIPTION
Chứng từ kế toán? Phân loại chứng từ kế toán? Liên hệ thực tiễn với loại chứng từ tiền mặt?
Citation preview
NHÓM 2Đề tài: Chứng từ kế toán? Phân loại chứng từ kế toán? Liên hệ thực tiễn với loại chứng từ tiền mặt?
LỜI MỞ ĐẦU
Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Tuy nhiên vào
thời kỳ La Mã cổ đại đến cuối thế kỷ 19, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa thấy
xuất hiện khái niệm chứng từ kế toán. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán,
là bằng cớ chứng minh trong kế toán. Chính sự phức tạp của các mối quan hệ kinh tế, sự mở
rộng của doanh nghiệp, sự phát triển của các hình thức và kỹ thuật đo lường, tính toán, ghi
chép đã phân chia thành chứng từ và sổ sách kế toán.
Trên thực tế, mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ sách kế toán khác nhau cần có cơ sở
bảo đảm tính pháp lý, những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông
qua các hình thức được nhà nước qui định cụ thể hoặc có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất
hướng dẫn. Các hình thức này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt
động của mình.
Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn
thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và
sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính
chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.
Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy tờ hoặc vật mang tin theo qui định theo thời
gian, địa điểm phát sinh cụ thể của từng nghiệp vụ. Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên
trong toàn bộ qui trình kế toán của mọi đơn vị kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên
đến chất lượng của công tác kế toán. Vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính
xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo về mặt nội dung bắt buộc.
A- NỘI DUNG:
I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán
1- Chứng từ kế toán là gì?
Theo tiếng Latinh, chứng từ là Documentum, có nghĩa là bằng cớ, chứng minh. Điều
này cho chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng bản thân tên gọi của chứng từ đã nói lên bản chất
của nó. Về khái niệm chứng từ kế toán, nhiều tác giả khác nhau đã tiếp cận trên những góc độ
và phương diện khác nhau.
Trên phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh các quan
hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là bản văn tự chứng minh về sự tồn tại của một sự kiện nào đó
mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. Chứng từ kế toán chính là những bằng chứng
bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và thực sự đã hoàn thành. Chứng từ là
căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý
kinh tế, tài chính cũng như kiểm tra kế toán.
Trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dưới
dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian. Nó là
công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó con người nhờ các
phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và mã hoá thông tin cố định theo một hình
thức hợp lý. Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ - một phương tiện chứng minh
và thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp
thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở cho việc phân loại và
tổng hợp kế toán. Căn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế toán "Chứng từ kế toán là những giấy
tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm
căn cứ ghi sổ kế toán"
2- Ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán
Ý nghĩa của chứng từ
Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ
bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán.
Tác dụng của chứng từ
Tác dụng của chứng từ được thể hiện dưới như sau:
Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm
của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu
thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công
tác kế toán.
Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát
sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ.
Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát
sinh.
Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm
trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.
3- Tính chất pháp lí của chứng từ kế toán
Tính chất pháp lý của chứng từ thể hiện:
Thứ nhất, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện
trên các tài liệu kế toán.
Thứ hai, chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản
xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi
lãng phí tài sản của đơn vị.
Thứ ba, chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp,
khiếu nại, khiếu tố.
Thứ tư, chứng từ kế toán là căn cứ cho việc kiểm tra tình high thực hiện nghĩa vụ thuế
đối với Nhà nước của đơn vị.
Thứ năm, chứng từ kế toán là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của
các cá nhân, đơn vị.
II. Phân loại chứng từ kế toán
Do tính chất đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh dẫn đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản ánh, công
dụng, thời gian, địa điểm lập,...Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết từng loại
chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán, phân biệt được sự khác nhau để sử
dụng chứng từ phù hợpvới yêu cầu quản lý tứng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao
cần thiết phải phân loại chứng từ:
Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ bên trong và chứng
từ bên ngoài:
- Chứng từ bên trong (chứng từ nội bộ): là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận
trong trong đơn vị lập chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan
hệ trong nội bộ đơn vị
Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho
Đơn vị:.................... Mẫu số: 01-TT
Địa chỉ:.................... ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số:
Ngày...tháng...năm
Số:....................
Nợ:..................
Có:...................
Họ tên người nộp tiền:………………………………………………………..
Địa chỉ:…………………………………………………………………………..
Lý do nộp………………………………………………………………………..
Số tiền:.............................(Viết bằng chữ:……………………………………..)
Kèm theo:................Chứng từ gốc.
Ngày....Tháng....Năm....
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký,họ tên,đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): ………………………………
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………………………………………
+ Số tiền quy đổi:……………………………………………………………
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến
tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến
Ví dụ: giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán,...
Ý nghĩa: Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập lá cơ sở xác định trách nhiệm vật chất với
hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ
Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm của kiểm tra chứng từ (thường
chứng từ bên ngoài cần có sự kiểm tra chặt chẽ hơn)
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Phân loại theo mức độ phản ánh trên chứng từ (theo trình tự lập):
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành chứng từ gốc và chứng từ tổng
hợp:
- Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế
- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác
dụng thuận lợi trong ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ
Ví dụ: chứng từ ghi sổ, bảng kê nộp sec, bảng tổng hợp chứng từ gốc, bảng kê phân loại
chứng từ gốc...
Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị
sử dụng trong ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế
Ý nghĩa ( đối với nhà quản lý):
Khi xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình cần nghiên cứu để tăng
cường sử dụng chứng từ tổng hợp, nhằm giảm bớt số lần ghi sổ, tiết kiệm chi phí.
Hiểu được tầm quan trọng của từng loại chứng từ để từ đó có cách sử dụng và bảo quản
thích hợp.
Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước:
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành chứng từ kế toán bắt buộc và
chứng từ mang tính chất hướng dẫn:
- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh
tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng
rãi. Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chi tiêu phản
ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế
Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT
- Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị.
Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế
vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một
số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu
nội dung phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ
Ví dụ: giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền,...
Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù do các bộ, ngành quy định sau khi đã có sự
thỏa thuận bằng văn bản của bộ tài chính
Ý nghĩa: giúp cho nhà quản trị tùy theo mối quan hệ, tùy theo từng nghiệp vụ để vận dụng
chứng từ thích hợp
Phân loại theo hình thức biểu hiện
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành chứng từ thông thường và chứng
từ điên tử
- Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy): là chứng từ được thể hiện dưới dạng
giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không
phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử
Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được
mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật
mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Ví dụ về chứng từ điện tử: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán
Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành các loại khác nhau như:
- Chứng từ lao động và tiền lương
- Chứng từ kế toán về hàng tồn kho
- Chứng từ về tài sản cố định
- Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,...
- Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt,...
Ý nghĩa: thuận lợi cho việc phân loại các chứng từ cùng nội dung, tổng hợp số liệu, định
khoản kế toán và ghi sổ kế toán
Ví dụ về bảng kê chi tiền
Đơn vị:..................... Mẫu số: 09-TT
Địa chỉ:..................... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/3/2006 của bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ CHI TIỀN
Ngày... tháng ...năm
Họ tên người chi tiền:.................................................................................................
Địa chỉ:........................................................................................................................
Chi cho công việc:.......................................................................................................
STT Chứng từ Nội dung chi tiền Số tiền
A B C D 1
1
2
3
...
Cộng
Số tiền bằng chữ:
..................................................................................
Kèm theo................chứng từ gốc
Người lập bảng kê Kế toán trưởng Người duyệt
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
III. Nội dung, yêu cầu của chứng từ kế toán
Nội dung: Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và
thực sự hoàn thành,là cơ sở ghi sổ kế toán và thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính,nó
mang tính chất pháp lý.Do đó nội dung bản chứng từ kế toán phải có những yếu tố đặc trưng
cho hoạt động kinh tế về nội dung,quy mô,thời gian,địa điểm phát sinh,các yếu tố thể hiện
trách nghiệm của cá nhân,bộ phận đối với hoạt động kinh tế xảy ra. Các yếu tố cấu thành nội
dung của bản chứng từ bao gồm:
Các yếu tố cơ bản :là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có như:
- Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán đều phải có tên gọi nhất định như phiếu
thu,phiếu nhập kho...nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ,tổng hợp số liệu
một cách thuận lợi. Tên gọi chứng từ được xách định trên cơ sở nội dung kinh tế của
nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.
- Số chứng từ và ngày,tháng,năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số
chứng từ và ngày,tháng lập chứng từ.Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi
khi cần thiết.
- Tên,địa chỉ của cá nhân,của đơn vị lập và nhận chứng từ.Yếu tố này giúp cho việc
kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xách định
trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế:Mọi chứng từ kế toán đều phải ghi tóm tắt nội
dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh,nó thể hiện tính hơp lệ,hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế.Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt,
không được tẩy xóa,sửa chữa;khi viết phải dùng bút mực,số và chữ viết phải liên tục
không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số,tổng số tiền
của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ.
- Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ.Các
chứng từ phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân
phải có chữ ký của người kiểm soát(kế toán trưởng) và người phê duyệt(thủ trưởng
đơn vị),đóng dấu của đơn vị.
Các yếu tố bổ sung : là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc
từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung
khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng...
ví dụ:
Yêu cầu: Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông
tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các
chứng từ hợp pháp,hợp lệ tức là phải đảm bảo yêu cầu sau:
- Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nội dung,bản chất và quy mô của nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.Nội dung nghiệp vụ kinh tế,tài chính không được viết tắt,số và chữ
viết phải liên tục,không ngắt quãng,chỗ trống phải gạch chéo.
- Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định,ghi chép chứng từ phải rõ ràng
không tẩy xóa,sửa chữa trên chứng từ.
- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài,khi
sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với
bản chính bằng tiếng nước ngoài.
IV. Trình tự xử lí và luân chuyển chứng từ kế toán
1.Trình tự xử lý
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ
phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối
cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định đối với
từngloại chứng từ, nó sẽ được huỷ. Đây chính là các bước trong quy trình luân chuyển chứng
từ như sau:
Lập hoặc tiếp nhận chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Hoàn chỉnh chứng từ
Đưa chứng từ vào bảo quản
lưu trữ
Chuyển giao và sử dụng
chứng từ
Lập hoặc tiếp nhận chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các hoạt động của các đơn vị kế
toán đều phải lập chứng từ.Mỗi nghiệp vụ kinh tế ,tài chính phát sinh chỉ được lập chứng từ
một lần.
Khi lập chứng từ cần phải căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế,tài chính
phát sinh để sử dụng loại tài khoản hợp lý.Tùy theo quy định,yêu cầu cảu công tác quản lý
mà số bản chứng từ có thể được lập khác nhau.
Khi lập chứng từ cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Lập rõ ràng,đầy đủ,kịp thời,chính xác theo nội dung quy định trên mẫu in.Trường hợp
chứng từ kế toán chưa có mẫu in quy định, đơn vị kế toán tự lập chứng từ với đầy đủ
các nội dung cơ bản theo nôi dung quy định của luật kế toán.
Khi viết phải dung bút mực, số và chữ viết phải liên tục không được ngắt quãng, phải
gạch chéo các phần trống.
Trên chứng từ không được viết tắt, không tẩy xóa, chỉnh sửa.Khi viết sai vào mẫu
chứng từ phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Đối với chứng từ liên quan trực tiếp đến tiền, khi phát sinh sai cần phải hủy bằng cách
gạch chéo vào chứng từ nhưng không xé rời khỏi cuống chứng từ.
Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên quy định.Nội dung giữa các liên phải
giống nhau.Chứng từ kế toán được lập để giao dịch với các cá nhân, tổ chức bên
ngoài cần có dấu của đơn vị.
Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ
theo quy định của từng trường hợp cụ thể.
Kiểm tra chứng từ
Để tăng tính thận trọng trong nghề nghiệp kế toán, trước khi làm căn cứ ghi vào sổ kế
toán, các chứng từ kế toán cần được kiểm tra và phê duyệt.
Nội dung của việc kiểm tra và phê duyệt chứng từ kế toán bao gồm
Kiểm tra tính rõ ràng,đầy đủ, trung thực các chỉ tiêu cũng như các yếu tố trên chứng
từ
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông
qua các yếu tố cơ bản trên chứng từ
Kiểm tra tính chính xác của thông tin và số liệu trên chứng từ.
Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ.
Trong trường hợp là đơn vị nhận chứng từ kế toán,thì khi nhận chứng từ cần kiểm tra kỹ các
chữ ký,cụ thể như sau:
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký, chữ ký trên chứng từ phải được viết bằng bút
mực, không được ký bằng mực đỏ hoặc chữ ký đã được khắc sẵn, chữ ký của cùng
một người trên chứng từ phải thống nhất.
Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền
ký.Những trường hợp nội dung chứng từ không quy định trách nhiệm liên quan đến
tên người ký không thể được chấp nhận.
Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền hiện hành ký duyệt chi và
phải được kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.Các chữ
ký phải được ký trực tiếp bằng bút mực trên từng liên.
*Lưu ý: Khi phát hiện thấy các hành vi vi phạm các chính sách, chế độ kinh tế tài chính của
nhà nước cũng như các quy định về lập và sử dụng chứng từ, kế toán viên phải từ chối thực
hiện, đồng thời báo ngay cho kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị để kịp thời xử lý theo
đúng pháp lệnh hiện hành.
Hoàn chỉnh chứng từ
Trong một số trường hợp các chứng từ kế toán khi được kiểm tra phát hiện vẫn còn
những sai sót cần phải được sửa chữa, bổ sung thêm cho phù hợp với các quy định luật kế
toán. Phân loại chứng từ nhằm để thuận tiện trong việc phân biệt từng loại chứng từ, phân
biệt theo từng tính chất đặc trưng của nghiệp vụ kinh tế và tạo điều kiện thuận tiện cho việc
ghi sổ kế toán hợp lý.
Chứng từ kế toán có phân loại một cách khoa học thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ
chức luận chuyển và ghi sổ chính xác và kịp thời mà vì vậy tùy theo loại chứng từ mà quy
định đường đi của chứng từ, thời hạn luân chuyển và nhiệm vụ của từng kế toán khi có liên
quan đến số lieu trên chứng từ.
Chuyển giao và sử dụng chứng từ
Sau khi bộ phận kế toán đã kiểm tra các yếu tố cơ bản trên chứng từ tiếp nhận từ bên
ngoài hoặc do đơn vị lập, nếu xác minh hoàn toàn đúng quy định thì mới dùng những chứng
từ đó để ghi sổ kế toán. Đối với những chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài, nếu lập không đúng
thủ tục, nội dung hoặc số tiền thì người kiểm tra phải thông báo cho nơi lập chứng từ đó biết
để lập lại, sau khi đã điều chỉnh xong thì chứng từ đó mới có thể trở thành cơ sở cho việc ghi
sổ kế toán.Chứng từ đã qua kiểm tra được sử dụng như sau:
- Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho quản lý nghiệp vụ của các bộ phận có
liên quan.
- Phân loại chứng từ theo nội dung, tính chất,nghiệp vụ và đối tượng kế toán.
- Lập định khoản và vào sổ kế toán.
Bảo quản chứng từ
Chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng để ghi sổ kế toán phải được sắp xếp, bảo quản và
lưu trữ theo quy định hiện hành của nhà nước về bảo quản và lưu trữ chứng từ. Mọi trường
hợp mất chứng từ gốc đêu phải báo với thủ trưởng và kế toán trưởng để kịp thời xử lý.
Riêng trường hợp mất hóa đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo ngay cho cơ quan
thuế, ngân hàng và công an địa phương nơi đơn vị mở tài khoản để có biện pháp vô hiệu hóa
chứng từ bị mất.
Ngoải ra trong trình tự luận chuyển chứng từ còn có giai đoạn “sử dụng lại chứng
từ”.Tuy không được văn bản quy định,nhưng giai đoạn này rất quan trọng đối với quá trình
luân chuyển chứng từ.
Mục đích của việc bảo quản và lưu trữ chứng từ cũng chính là để sử dụng lại chứng từ
vào các công việc như:
- Truy tìm bằng chứng về một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá khứ.
- Tổng hợp và phân tích chuỗi dữ liệu thống kê để đánh giá quá trình hoạt động và
phát triển của đơn vị qua các năm.
- Phục hồi hiện trạng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong quá khứ khi
cần thiết.
- Cơ sở pháp lý cho việc tranh chấp xuất hiện sau khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
đã được đưa vào lưu trữ trong thời gian dài.
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần phải lưu
ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán
quy định trong chế độ kế toán này.Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không
được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng,
mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài
chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế
toán bắtbuộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng
loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài
chính.
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể
mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của
chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
B- CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TIỀN MẶT:
I. Kế toán tiền mặt là gì?a) Khái niệm
Kế toán tiền mặt: Chỉ bao gồm các nghiệp vụ phát sinh liên quan trực tiếp đến tiền mặt (111); bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi.b) Nguyên tắc tiến hành
- Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”.
- Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
- Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
- Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Ở các doanh nghiệp có vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì việc nhập, xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ.
- Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán.Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên Có TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước; Giá thực tế đích danh (như một loại hàng hoá đặc biệt).Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “Ngoại tệ các loại” (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán).
c) Trình tự tiến hành- Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt thì kế toán lập chứng từ thu
chi và có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền duyệt sau đó giao cho thủ quỹ thực hiện việc thu hoặc chi tiền rồi đóng dấu lên các chứng từ đã thu hoặc chi, cuối ngày căn cứ vào các chứng thủ quỹ vào sổ quỹ hoặc lập báo cáo quỹ theo các chứng từ và giử cho kế toán tiền mặt.
- Kế toán tiền mặt nhận các chứng từ do thủ quỹ mang đến kiểm tra các chứng từ sau đó tiến hành vào sổ kế toán liên quan.
II. Quy trình thu chi tiền mặt
Để việc lập phiếu thu - phiếu chi hợp pháp, theo đúng chế độ kế toán, người đứng đầu bộ phận kế toán của công ty cần phải quy định các chứng từ tương ứng kèm theo để những yêu cầu thanh toán không phù hợp sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời. Các kế toán viên mặc nhiên căn cứ vào đó mà áp dụng.
1) Bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi có thể là kế toán tiền mặt
Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2) Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi
- Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu – chi
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào PT hoặc PC
7) Thực hiện thu – chi tiền:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
- Kiểm tra số tiền trên PT (PC) với chứng từ gốc
- Kiểm tra nội dung ghi trên PT (PC) có phù hợp với chứng từ gốc
- Kiểm tra ngày , tháng lập PT (PC) và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
- Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào PT hoặc PC .
- Thủ quỹ ký vào PT hoặc PC và giao cho khách hàng 01 liên.
- Sau đó thủ quỹ căn cứ vào PT hoặc PC ghi vào Sổ Quỹ.
- Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT hoặc PC cho kế toán.
Ghi chú:
Các quyển sổ phiếu thu – chi bán trên thị trường thường có 03 liên và theo quy định là phải lập cả 03 liên. Tuy nhiên trong thực tế (kế toán tự thiết kế mẫu và tự in) thường thì:
Lập 03 liên cho PT (01 liên giao cho khách nộp tiền vì khách nộp tiền cần PT để đảm bảo cho các phát sinh sau này nếu có)
Lập 02 liên cho PC (vì đa số khách nhận tiền không lấy PC)
Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong kế toán tiền mặt:( thu tiền )
Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kế toán liên quan Thủ quỹ
Bắt đầu
Tiền
Nộp tiền
Phiếu thu (2,3)
Viết phiếu thu 3 liên
Phiếu thu
Phiếu thu (2)
Ghi sổ kế toán tiền mặt
Lưu CT
Duyệt,ký phiếu thu
Ghi sổ kế toán liên
Phiếu thu (2)
Phiếu thu (2,3)
Thu tiền,ký nhận
Phiếu thu (2,3)
Phiếu thu (2)
Ghi sổ quỹ
A
A
B
1 24
3
5
5
6
7
8
910
12 11
7
Giải thích sơ đồ:
A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền
(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)
(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)
(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên, lưu liên 1)
(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)
(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) - người nộp tiền giữ lại liên 3,
chuyển trả
liên 2 cho thut quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ
(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt
(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt
(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho
kế toán
tiền mặt
(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu
B - Kết thúc
Sơ đồ luân chuyển trong kế toán chi tiền mặt.
C- KẾT LUẬN:
Như vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu qui định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán khác. Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.
Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.
