Capitulo iii accesibilidad_power_point

Accesibilidad de documentos PowerPoint, Gua de accesibilidad de documentos electrnicos

Editorial

ISBN: 978-84-362-5669-7

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Gua de accesibilidadde documentoselectrnicos

Valentn Sama Rojo Esther Sevillano Asensio

UNIVERSIDAD SIN BARRERAS (018200601A01)1

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CAPTULO III

Accesibilidad de documentos PowerPoint

1. Introduccin

2. Requisitos generales de accesibilidad de PowerPoint2.1. Texto claro2.2. Idioma del documento y texto2.3. Documento correctamente estructurado

2.3.1. Utilizacin de plantillas y patrones2.3.2. Ttulos de diapositiva2.3.3. Elementos textuales2.3.4. Listas y enumeraciones2.3.5. Columnas2.3.6. Tabla de contenido2.3.7. Nmero de diapositiva2.3.8. Notas en diapositivas2.3.9. Orden de tabulacin

2.4. Textos alternativos2.5. Tablas de datos2.6. Grficas accesibles2.7. Enlaces de navegacin

2.7.1. Tabla de contenido2.7.2. Hipervnculos2.7.3. Acciones

2.8. Transiciones y efectos de animacin2.9. Elementos multimedia2.10. Uso del color

2.10.1. Uso semntico del color2.10.2. Colores de fondo2.10.3. Formato de color en Office2.10.4. Utilizacin de elementos parpadeantes

2.10.5. Correcta utilizacin del color en grficas2.11. Subtitulado2.12. Intrprete de lengua de signos2.13. Conversin a otros formatos

3. Microsoft PowerPoint 20033.1. Pautas de accesibilidad

3.1.1. Texto claro3.1.2. Idioma del documento y texto3.1.3. Documento correctamente estructurado3.1.4. Textos alternativos3.1.5. Tablas de datos3.1.6. Grficas accesibles3.1.7. Enlaces de navegacin3.1.8. Transiciones y efectos de animacin3.1.9. Elementos multimedia3.1.10. Uso del color3.1.11. Subtitulado3.1.12. Lengua de signos

3.2. Conversin a otros formatos3.2.1. Conversin a HTML3.2.2. Conversin a PDF

4. Microsoft PowerPoint 20074.1. Pautas de accesibilidad

4.1.1. Texto claro4.1.2. Idioma del documento y texto4.1.3. Documento correctamente estructurado4.1.4. Textos alternativos4.1.5. Tablas de datos4.1.6. Grficas accesibles4.1.7. Enlaces de navegacin4.1.8. Transiciones y efectos de animacin4.1.9. Elementos multimedia4.1.10. Uso del color4.1.11. Subtitulado4.1.12. Lengua de signos

4.2. Conversin a otros formatos4.2.1. Conversin a HTML

4.2.2. Conversin a PDF

5. Microsoft PowerPoint 20105.1. Pautas de accesibilidad5.1.1. Textos alternativos5.1.2. Texto alternativo en grficos5.1.3. Subtitulado

5.2. Conversin a otros formatos5.2.1. Conversin a HTML5.2.2. Conversin a PDF5.2.3. Conversin en formato vdeo

5.3. Comprobacin de Accesibilidad

6. Referencias y recursos

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1. INTRODUCCIN

PowerPoint de Microsoft Office est diseado para hacer presentacio-nes en las que el orador comenta el contenido de cada diapositiva o las uti-liza como apoyo para su presentacin.

A da de hoy, se ha convertido en una herramienta ms para crear docu-mentos que sirven para transmitir informacin sin necesidad de que todoslos destinatarios se encuentren en la misma sala. En muchas ocasionestenemos acceso a la presentacin que hubo en un congreso y que se hapublicado en internet, pero no solemos tener los comentarios que realiz elautor durante la presentacin.

Esta gua no pretende ensear ni mostrar cul es proceso de creacin deun documento PowerPoint, sino la creacin de documentos accesibles paraque lleguen al mayor nmero de personas posible. Por otro lado debemosresaltar que en este captulo trataremos principalmente los aspectos deaccesibilidad de los documentos PowerPoint destinados a publicarse en for-mato electrnico.

Uno de los primeros factores al que debemos prestar atencin es al for-mato y extensin que utilizaremos en nuestros documentos PowerPoint.Desde Microsoft Office 2007 podemos trabajar con documentos .pptx perodebemos tener en cuenta que los usuarios de Microsoft Office 2003 y otrassuites ofimticas necesitarn instalar algn complemento o software en susistema para poder leer nuestro documento. Por otro lado muchos produc-tos de apoyo podran no admitir dicho formato, por lo que deberemos sercuidadosos al respecto.

Por compatibilidad la mayor parte de las ocasiones es recomendabletrabajar en formato .ppt (PowerPoint 97-2003), aunque siempre podemosofrecer al usuario el documento en diferentes formatos para que elija elque se ajusta ms a sus necesidades.

GUA DE ACCESIBILIDAD DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

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Por otro lado desde PowerPoint 2010 se puede exportar nuestra presen-tacin en formato vdeo, en el caso de elegir este tipo de formato debere-mos incluir subtitulado y audiodescripcin cuando sea necesario (vasecaptulo V).

Algo muy comn es trabajar en PowerPoint pero luego publicar eldocumento en formato PDF, para que el documento final sea accesibletanto el documento de PowerPoint como el documento PDF deberngenerarse de una forma determinada, como explicaremos en este captu-lo y en el referente a documentos PDF (vase captulo IV). Crear el docu-mento PowerPoint correctamente facilitar el proceso de creacin dedicho PDF accesible.

Por tanto la primera decisin que tendremos que tomar es en qu for-mato trabajar, esta decisin es muy relevante sobre todo si vamos a publi-car o enviar el documento a otros usuarios.

Desde Microsoft Office 2010 se ha incorporado una herramienta paracomprobar la accesibilidad de nuestro documento, por lo que podra seraconsejable utilizar esta versin siempre que al usuario le sea posible, aun-que siga siendo recomendable guardar el documento en formato ppt.

A continuacin veremos cules son los requisitos que debe cumplir undocumento de PowerPoint para ser accesible y posteriormente veremoscmo utilizar las herramientas de Microsoft PowerPoint para cumplir estosrequisitos en cada una de sus versiones. Hemos optado por una estructuraen la que se repiten algunos apartados o ejemplos, para facilitar la lecturaal usuario de cada una de las versiones. En otras ocasiones, en cambio, slonos vamos a referir a algunos aspectos especficos de la versin(PowerPoint 2010).

2. REQUISITOS GENERALES DE ACCESIBILIDAD A POWERPOINT

Para conseguir que un fichero sea accesible tenemos que seguir par-metros similares a los que hemos visto en la gua de creacin de documen-tos accesibles para Word (vase captulo II), a continuacin veremos estosrequisitos en lo referente a PowerPoint.

ACCESIBILIDAD DE DOCUMENTOS POWERPOINT

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2.1. Texto claro

Lo normal en una presentacin realizada con PowerPoint es que las dia-positivas presenten muy poca cantidad de texto, la mayora de las ocasio-nes muy resumido.

Debemos ser cuidadosos y utilizar un lenguaje y expresiones muy claras.

El documento debe estar bien ordenado y con un lenguaje sencillo, pres-cindiendo de estructuras gramaticales complejas. El mensaje que queremostransmitir debe quedar reflejado de forma clara.

Por otro lado se recomienda utilizar un tamao de fuente adecuado,siendo recomendable seleccionar una tipografa que facilite la lectura deldocumento tanto si se accede a l en formato electrnico como si se acce-de durante su presentacin en directo. En general las tipografas San Serif,como por ejemplo Verdana, son ms fciles de leer y facilitan el proceso decomprensin del texto.

Se debe evitar incluir texto en formato de imgenes, ya que los usuariosque accedan al documento mediante un magnificador de pantalla nopodrn acceder correctamente a ese texto. Los magnificadores de pantallapueden aumentar el texto manteniendo su calidad y legibilidad pero lasimgenes al ampliarse pierden calidad y por tanto legibilidad. Los usuariosque utilicen lectores de pantalla tambin podran encontrar dificultadespara acceder a ese contenido, sobre todo si no se incluyen textos alternati-vos en las imgenes.

Tambin se debe utilizar un interlineado que facilite la lectura.

En el caso de que vayamos a utilizar acrnimos no deberemos olvidarincluir el significado completo de las siglas que hayamos utilizado.

2.2. Idioma del documento y texto

Se debe asignar un idioma principal al documento, esto ser funda-mental para los usuarios que utilicen lectores de pantallas. Para quelos lectores de pantalla como JAWS puedan leer correctamente eltexto de nuestro documento es necesario que definamos el idiomaprincipal del mismo, ya que dicho software seleccionar la entona-


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cin y pronunciacin dependiendo del idioma en el que est escrito eldocumento. Lo normal es que el idioma predeterminado sea aquel enel que est instalado el sistema operativo.

Si nuestro documento va a contener fragmentos de texto en diferen-tes lenguas se deber definir el idioma principal del documento y elidioma correspondiente a los prrafos o palabras que estn escritos enun idioma diferente al principal.

2.3. Documento correctamente estructurado

Nuestro documento debe tener una organizacin estructural jerarquiza-da bien definida, es decir que la estructura del documento se ofrezca a tra-vs del uso de ttulos, subttulos, listas, etc. Esta organizacin estructuraljerarquizada aumentar la legibilidad del documento y facilitar la navega-cin a travs de sus apartados.

Antes de comenzar a redactar el documento conviene planificar questructura tendr, ya que definir correctamente la estructura ayudar alusuario a la comprensin del significado del contenido de dicho documento.

Deberemos utilizar estilos de ttulo y las herramientas que ofrece Micro-soft PowerPoint para la creacin de ttulos y subttulos, no debemos simu-larlos utilizando negrita cuando queremos que una frase sea un ttulo. Si lohacemos de forma manual el documento no contendr ninguna informa-cin estructural, lo que dificultar el acceso y manejo del documento.

Para una persona sin ningn tipo de discapacidad, la estructura es fcil-mente perceptible mediante la maquetacin que se haya utilizado junto conla tipografa utilizada, pero para una persona con discapacidad, por ejem-plo visual, que accede al documento mediante un producto de apoyo (lec-tor de pantalla, dispositivos braille), es necesario que el documento incor-pore una serie de marcas que indiquen los elementos utilizados en laestructura (ttulos, subttulos, listas, etc.).

Si el documento no incorpora estas marcas, el producto de apoyo noleer la informacin de forma correcta pudiendo presentarla defectuosa-mente y dificultando que el usuario acceda a la informacin del docu-mento.


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A la hora de jerarquizar un documento tenemos que tener claro un con-cepto fundamental: un ttulo de nivel inferior debe estar precedido por unode nivel inmediatamente superior, es decir, un ttulo de nivel 2 debe estarprecedido de un ttulo de nivel 1, uno de nivel 3 de uno de nivel 2, y as suce-sivamente. Nunca debera haber, por ejemplo, un ttulo de nivel 5 precedi-do de uno de nivel 3.

Por tanto, es muy importante usar correctamente las funcionalidadesque nos ofrece Microsoft Office PowerPoint, puesto que actuar as nos va apermitir:

Una correcta navegacin por el documento para cualquier usuario. La gestin del documento va a ser ms fcil, as como las modifica-

ciones posteriores que requiera nuestro documento. La estructura se conserva aunque convirtamos el documento a otro

formato (PDF, HTML, u otros).

Por otro lado se recomienda crear siempre una tabla de contenidos,sta ayudar al usuario a orientarse en el documento y a entender cmoest estructurado, permitiendo a su vez ir directamente al contenido quele interese.

2.3.1. Utilizacin de plantillas y patrones

En muchas ocasiones nos resultar til crear una plantilla para todasnuestras presentaciones. Si creamos la plantilla pensando en la accesibili-dad es probable que todas las presentaciones que creemos partiendo de esaplantilla se generen prcticamente sin problemas de accesibilidad. Tam-bin podemos modificar otra plantilla ya existente para adaptarla a nues-tras necesidades.

Conviene comprobar la accesibilidad de la plantilla antes de utilizarla,si somos usuarios de PowerPoint 2010 podremos utilizar la herramienta decomprobacin que incorpora.

Para crear esta plantilla deberemos modificar el Patrn de diapositivaspara adecuarlo a nuestras necesidades y guardarlo como plantilla. Los dise-os que incluyamos dentro del patrn sern los que nos aparezcan comoopcin cuando insertamos una nueva diapositiva en nuestro documento.


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Lo ms sencillo es partir de una plantilla ya existente y modificaraquellos elementos que necesitemos cambiar del patrn de dispositivas.En el caso de que necesitemos aadir o modificar los elementos delpatrn o la plantilla, deberemos utilizar las herramientas que incorporaPowerPoint.

2.3.2. Ttulos de diapositiva

Todas las diapositivas deben tener un ttulo y deber corresponder conla estructura del documento.

La presencia de ttulos permite una mejor navegacin por el documen-to, adems de que permite al usuario saber en qu parte del documento seencuentra y sobre qu trata la dispositiva en la que se encuentra.

Tanto a la hora de definir la estructura de cuadros de texto como al defi-nir los ttulos y subttulos, es conveniente hacerlo antes de comenzar aescribir nuestro documento. Deberemos pensar qu estructura o niveles dettulos necesitaremos, teniendo siempre la posibilidad de aadir otros dise-os de diapositiva segn se va redactando el documento. No se debe espe-rar al final para hacer estos estilos ya que complica la creacin del docu-mento, este error es muy comn.

2.3.3. Elementos textuales

El contenido propiamente dicho de cada diapositiva deber introducir-se mediante el elemento Cuadro de Texto siendo recomendable utilizar loselementos que se incorporan en los diseos del patrn de diapositivas.

2.3.4. Listas y enumeraciones

Al igual que para los ttulos, existe una utilidad que nos permite creardistintos tipos de listas mediante la utilizacin de vietas o bien en un for-mato de esquema numerado. Esta funcionalidad ofrecer una descripcincorrecta para cualquier producto de apoyo.


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2.3.5. Columnas

Si queremos que el documento presente un aspecto en formato decolumnas, debemos dar dicho aspecto mediante la colocacin de cuadrosde texto, ya que en PowerPoint no existe una funcionalidad para crearcolumnas.

Lo ms sencillo es utilizar un patrn de diapositiva en el que aparez-can los cuadros de texto que sean necesarios. Tambin deberemos cuidarque el orden de lectura o tabulacin sea el lgico y esperado, permitien-do que los usuarios de productos de apoyo no encuentren problemas paraacceder al contenido de la diapositiva.

2.3.6. Tabla de contenido

Siempre es recomendable utilizar una o varias tablas de contenido, lams importante es la inicial para que el usuario sepa qu contiene eldocumento y cmo est estructurado.

En ocasiones es de utilidad incorporar tablas de contenido interme-dias para situar al usuario dentro de la presentacin, por ejemplo paraindicarle que vamos a cambiar de seccin y mostrar en qu parte de lapresentacin nos encontramos.

El inconveniente que encontramos en PowerPoint es que no existe nin-guna utilidad para crear una tabla de contenidos de forma automtica,como ocurre en Word o programas similares.

2.3.7. Nmero de diapositiva

Los nmeros de diapositiva pueden ayudar a orientarnos dentro deldocumento, incluso a nosotros como autores nos pueden ayudar a sabersi estamos administrando correctamente el tiempo durante la presenta-cin de nuestro trabajo. Y en el caso de que publiquemos nuestro docu-mento en formato electrnico, tambin podra ayudar a conocer su longi-tud o a identificar las pginas.


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2.3.8. Notas en diapositivas

Muchas ocasiones resulta de gran utilidad agregar como notas loscomentarios que se van a realizar sobre cada diapositiva. Si distribuimosel documento en formato electrnico, los usuarios podrn acceder a estecontenido y saber con ms detalle qu se quiere transmitir con ladiapositiva.

2.3.9. Orden de tabulacin

Al igual que otros muchos programas de diseo o dibujo, en PowerPointlos elementos quedan estructurados por capas y esta colocacin puedeinfluir en el orden de lectura que utilizan los productos de apoyo utilizadospor determinados colectivos de personas con discapacidad.

Deberemos cuidar que el orden de los objetos sea lgico y coherente,normalmente ser aquel en el que se hayan ido creando los elementos de ladiapositiva.

Lo normal es que el ttulo de cada diapositiva sea el primer elemento yluego deberan aparecer el resto de elementos en el orden que lescorresponda.

2.4. Textos alternativos

Todos los elementos no textuales (imgenes, grficos, frmulas mate-mticas, cuadros de texto, etc.) debern disponer de un texto alternativoque describa el contenido o lo que se quiere transmitir con estas imgenes,grficos o ilustraciones, ya que estos elementos no son accesibles medianteningn producto de apoyo (lneas braille o lectores de pantalla).

Este texto alternativo ser la descripcin que podrn leer los productosde apoyo, transmitiendo el contenido de la imagen y as el usuario con dis-capacidad podr obtener toda la informacin contenida en esta imagen,fotografa, etc.

En el caso de que el elemento sea meramente decorativo se deberincluir un espacio en blanco en lugar de un texto descriptivo.


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Los textos alternativos ayudarn principalmente a usuarios con alguna dis-capacidad visual y que accedan al documento utilizando un producto de apoyo.

2.5. Tablas de datos

Como recomendacin general a la hora de crear una tabla sugerimos nocrear tablas grandes que pudieran ocupar ms una diapositiva, puesto quelos usuarios de lectores de pantalla pueden encontrar algn problema deaccesibilidad a la hora de acceder la informacin. Si esto sucediera, sesugiere que cada vez que se cambie de diapositiva se repitan los encabeza-dos de las columnas en todas y cada una de las diapositivas.

No se deben utilizar tablas para maquetar el documento ya que los usua-rios que accedan a l mediante un producto de apoyo, como por ejemplo unlector de pantalla, pueden encontrar problemas y no acceder a la informa-cin correctamente.

Las tablas (en el caso de que nuestro documento las incluya), debentener definidos correctamente los encabezados y los contenidos jerrquica-mente dependientes de ellos.

Si decidimos presentar determinada informacin con el formato detabla por ser lo ms conveniente, hay que seguir una serie de pautas bsi-cas que hagan la tabla accesible, o por lo menos comprensible.

2.6. Grficas accesibles

En el caso de que vayamos a incluir algn tipo de grfica en nuestrodocumento, deberemos ser cuidadosos y tratar que la grfica sea accesiblepara el mayor nmero de usuarios. Ser necesario cuidar el uso del color,utilizar ttulos descriptivos, proporcionar textos alternativos y todo aquelloque facilite el acceso a la informacin del grfico.

2.7. Enlaces de navegacin

La utilizacin de estas herramientas de Microsoft PowerPoint, ademsde facilitarnos la redaccin del documento, facilitar que los productos deapoyo lean estos enlaces o referencias cruzadas correctamente.


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Si lo que queremos es crear un enlace desde una diapositiva a otra o unaURL deberemos insertar una accin o hipervnculo ya que PowerPoint nodispone de las funcionalidades de Referencias Cruzadas disponibles enotros programas como por ejemplo Word.

2.7.1. Tabla de contenido

PowerPoint no incorpora ninguna herramienta para generar una tablade contenido de forma automtica tal como ocurre en Word, por lo quedeberemos crear las tablas de contenido que necesitemos de forma manual,utilizando acciones. Simplemente crearemos una diapositiva con las sec-ciones que consideremos oportunas y enlazaremos con cada una de ellas.

2.7.2. Hipervnculos

Si vamos a incluir enlaces a documentos electrnicos externos a nues-tro documento tambin deberemos hacerlo utilizando las herramientas queofrece este editor, ya sea la herramienta para insertar hipervnculos o la deinsertar acciones.

Adems se recomienda que los enlaces estn identificados claramentepara facilitar su uso a cualquier tipo de usuarios.

2.7.3. Acciones

La herramienta para insertar acciones nos permitir crear diferenteseventos, por ejemplo, ir a otra diapositiva u otra presentacin al hacer clic.Su utilizacin nos facilitar la redaccin de documento y por otro ayudara los lectores a acceder con mayor facilidad a los elementos referenciados,pero tambin deberemos cuidar que estas acciones no resulten inesperadaspara el usuario pudiendo causarle cierta desorientacin.

En el caso de incluir botones con acciones deberemos garantizar que laspersonas con movilidad reducida los puedan utilizar sin problema.


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2.8. Transiciones y efectos de animacin

Debemos evitar introducir transiciones automticas. Puede haber usua-rios que lean el documento a menor velocidad que otros, por lo que tienenque poder leer el documento al ritmo que necesiten. Adems si se producencambios automticos, determinados usuarios podran desorientarse. En elcaso de que se establezca un tiempo de reproduccin automtica deberdarse opcin de parar y controlar la reproduccin de la presentacin.

De igual forma es conveniente evitar la utilizacin de Efectos de ani-macin porque pueden desorientar al usuario.

2.9. Elementos multimedia

En la actualidad todo el material multimedia est ganando mucho peso enlos entornos educativos por lo que no es raro incluir vdeos, audio o anima-ciones dentro de los materiales educativos. En el caso de hacerlo deberemoscuidar que sean accesibles, y proporcionar las correspondientes alternativas.

Adems de incluir textos alternativos en todos los objetos deberemosproporcionar alternativas al contenido audiovisual:

Los vdeos debern estar subtitulados y cuando sea necesario debernser audiodescritos.

Se deber proporcionar la transcripcin de los audios que se inclu-yan. Si vamos a incluir una narracin en formato audio del conteni-do de la presentacin podemos incluir su transcripcin como notas.

Por otro lado el usuario siempre debe poder controlar la reproduccindel objeto multimedia, as como los controles de volumen de dicho objeto.

En el captulo V de esta gua trataremos con ms detalle algunos aspec-tos de la accesibilidad de materiales audiovisuales.

2.10. Uso del color

Existe un porcentaje de la poblacin que padece alguna forma de cegue-ra para los colores. Esto no significa que no puedan distinguir colores o que


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slo vean en blanco y negro; simplemente ocurre que el espectro de coloresque pueden percibir es reducido.

Otras personas slo tienen algn problema en la vista que hace quenecesiten una configuracin especial de colores para su ordenador, por loque la eleccin de colores que podamos hacer para nuestro documento nose vera reflejada correctamente en los ordenadores de los usuarios.

Dado que no todas las personas que sufren este tipo de problema pre-sentan la misma casustica, no es posible determinar qu opciones de colo-res se pueden o se deben utilizar con total seguridad.

Debemos ser cuidadosos principalmente con tres aspectos:

El uso del color para transmitir significados, por ejemplo marcar enverde las respuestas correctas y en rojo las incorrectas.

El contraste de color entre el fondo y el texto o elementos que hayasobre dicho fondo.

El uso de elementos parpadeantes.

A continuacin veremos con ms detalle cada uno de estos aspectos.

2.10.1. Uso semntico del color

Es recomendable no utilizar slo el color para transmitir informacin,por ejemplo se debera evitar marcar la respuesta correcta a un test dicien-do La respuesta correcta est marcada en verde. Adems del uso del color,se debera incluir esa informacin mediante otro sistema alternativo, porejemplo marcar la respuesta con un asterisco o ponerla entre parntesis.

Del mismo modo no se debe utilizar slo el color para remarcar cam-bios en el texto, es mejor utilizar el control de cambios que incorporan algu-nos editores como por ejemplo Microsoft Word.

2.10.2. Colores de fondo

Debe existir un contraste suficiente entre el color del fondo y el color deltexto o los elementos que se encuentran sobre ese fondo.


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Algunas normas de accesibilidad nos ofrecen criterios que podemosaplicar en nuestros documentos, por ejemplo tanto en la norma WCAG 1.0como en la WCAG 2.0 del W3C relativas a accesibilidad web, en el nivel deaccesibilidad AA, se especifica que el radio de luminosidad debe ser de almenos 4.5:1 para textos en los que se utilicen fuentes de menos de 18 pun-tos, y en textos grandes en los que se usen fuentes de ms de 18 puntosdeber ser 3:1.

Para comprobar el ratio de contraste se puede utilizar alguna de las dife-rentes herramientas existentes, la mayora estn pensadas para su utiliza-cin aplicada a pginas web por lo que requieren indicar el color en for-mato hexadecimal.

Sea cual sea la combinacin de colores, cuanto mayor sea el contraste,ms fcil resultar leer el texto. En la mayora de las situaciones lo msrecomendable es usar texto negro sobre fondo blanco.

Por otro lado, no se recomienda utilizar fondos degradados de color ocon tramas ya que los cambios de tono de color podran dificultar a algu-nas personas el acceso a la informacin del documento sobre todo si secoloca texto sobre el color degradado.

A continuacin mostramos algunos ejemplos prcticos:

Texto con buena diferencia de contraste (texto negro, fondo blanco)

Texto con diferencia de contraste regular(texto gris, fondo blanco)

Texto con diferencia de contraste deficiente (texto gris claro, fondo blanco)

Tambin deberemos tener en cuenta que si incluimos algn tipo demarca de agua en los documentos, el color de la misma no debera interfe-rir en la lectura del contenido del documento.


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2.10.3. Formato de color en Office

Los programas del paquete ofimtico Office, como Microsoft Power-point, trabajan con el modelo de color denominado RGB, siglas de Red,Green, Blue (rojo, verde y azul). Este modelo de color est formado portres dgitos correspondientes a la cantidad o intensidad de cada uno de loscolores primarios que al mezclarse nos permiten generar un determinadocolor.

Nos encontraremos con que las herramientas existentes para la com-probacin del contraste de color entre el color de fondo y el texto utilizanel formato hexadecimal, formato utilizado en pginas web, ya que estnpensadas principalmente para dicho tipo de documentos.

En el caso de que queramos utilizar alguna herramienta de comproba-cin (vase apartado 3.1.10) deberemos convertir el color en formato RGBque estemos utilizando en Office al formato hexadecimal.

Para convertir de RGB a formato hexadecimal podemos utilizar algunade las herramientas existentes en internet, como por ejemplo Color Con-verter. Esta herramienta permite convertir de hexadecimal a RGB y vice-versa, adems incluye una lista de los colores ms comunes:

Color Converter, de Yellowpipe:

http://www.yellowpipe.com/yis/tools/hex-to-rgb/color-converter.php

Para conocer qu color RGB estamos utilizando en nuestro texto debe-remos seguir los siguientes pasos:

1. Abrir el men de color de fuente.

2. Seleccionar la opcin Ms colores.

3. Se abrir un cuadro de dilogo en el que podemos seleccionar elcolor que deseemos desde la pestaa Estndar y aceptar.

4. Volveremos a abrir el mismo men, y la opcin Ms colores, peroiremos a la pestaa Personalizado, donde podremos ver el cdigoRGB del color del texto seleccionado.


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Ilustracin 1. Cdigo RGB de color.

En el caso de querer asignarle un color de fondo a un cuadro de texto,podremos utilizar la herramienta Relleno de forma (cuyo icono tiene formade cubo de pintura) y como en el caso de los textos utilizar la opcin Mscolores de relleno para acceder a los cdigos de color del fondo.


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Ilustracin 2. Asignacin de fondo de color.

2.10.4. Utilizacin de elementos parpadeantes

Se deben evitar imgenes parpadeantes o con destellos que tengan unafrecuencia superior a 3Hz o 3 destellos por segundo, ya que pueden afectara personas que sufran epilepsia fotosensitiva.

Adems, en el caso de que se utilicen imgenes con animaciones, GIF oAPNG, no deberan durar ms de 5 segundos ya que pueden dificultar lalectura del contenido del documento a personas con problemas de lecturao con problemas cognitivos o de comprensin.

2.10.5. Correcta utilizacin del color en grficas

Hay usuarios que tienen problemas para diferenciar determinados colo-res, o tienen algn tipo de ceguera relativa al color, por ello debemos plan-tearnos si nos es posible incorporar otros elementos que no sean exclusiva-mente el color.

Algunos tipos de grfica permiten utilizar formas adems de color, porejemplo en los grficos de lneas existen varios estilos en los que se incor-poran formas en cada dato.

A continuacin vamos a ver un par de ejemplos utilizando dos grficasmuy sencillas (vase ilustracin 3 y 4):


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Ilustracin 3: Ejemplo de grficas sin elementos

Como podemos observar en la grfica con el ttulo Ejemplo Dos sepodra considerar ms accesible ya que transmite informacin utilizandootros elementos que no son exclusivamente el color de las lneas. Comovemos en el ejemplo en blanco y negro, es complicado diferenciar las doslneas pero al incorporar decoracin a cada punto, la situacin cambiacompletamente siendo sencillo diferenciarlas.

Si no podemos utilizar este tipo de grficos y vamos a utilizar grficosde barras o circulares, podemos incorporar alguna trama adems del coloro seleccionar colores que se diferencien fcilmente incluso si vemos el gr-fico en escala de grises.


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Por tanto deberemos cuidar los colores que utilizamos as como el tipode grfico.

Ilustracin 4. Ejemplo de grficas con elementos.

2.11. Subtitulado

En el caso de que se vaya a contar con subtitulado en directo durante lapresentacin del contenido del PowerPoint, por ejemplo, durante un con-greso es necesario tener en cuenta que deberamos utilizar un estilo de dia-positiva que no ocupe toda la pantalla, ya que normalmente el subtituladose inserta en la parte inferior de la pantalla lo que puede provocar que nues-tra presentacin no se visualice correctamente.


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Ilustracin 5. Subtitulado en directo.

Por otro lado, si tenemos intencin de publicar nuestro documento enformato electrnico incluyendo la narracin en audio de la presentacintambin deberamos incluir el subttulo de la misma. Existe el complemen-to oficial denominado Sub-titling text add-in for Microsoft PowerPoint(STAMP)1, de Microsoft, para el subtitulado de documentos PowerPointpero es necesario utilizar la versin de Office 2010.

2.12. Intrprete de lengua de signos

En determinados eventos, adems de subtitulado podemos encontrarque se va a interpretar la presentacin en lengua de signos y que probable-mente la imagen del intrprete, si se proyecta, se insertar sobre nuestroPowerPoint. Esto depender, claro est, de los medios tcnicos o caracte-rsticas de la sala, en gran parte de las ocasiones el intrprete simplementese situar a un lado del estrado.

Por tanto este podra ser otro factor a la hora de disear nuestrastransparencias y que podremos prever consultando a los organizadoresdel evento donde se realizar la presentacin.

1. Microsoft Office. Sub-titling text add-in for Microsoft PowerPoint (STAMP)[en Lnea]. Disponibleen: http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint-help/sub-titling-text-add-in-for-microsoft-powerpoint-stamp-HA102540315.aspx


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Ilustracin 6. Colocacin del ILSE

2.13. Conversin a otros formatos

Microsoft PowerPoint al igual que otros procesadores de texto permiteguardar nuestro documento en otros formatos, por ejemplo en PDF, HTML,TXT, entre otros.

En el caso de que vayamos a publicar o distribuir nuestro documento enotro formato, adems de realizar el documento PowerPoint correctamente,deberemos comprobar tambin la accesibilidad del documento que genere-mos. Por tanto deberemos comprobar la accesibilidad del fichero PDF oHTML resultante.

En ocasiones, por ejemplo al convertir nuestro documento a HTML,veremos que PowerPoint no realiza una conversin utilizando etiquetasestndar, lo que dificultar en gran medida la creacin de un documentoHTML accesible. Ser necesario revisar manualmente el documento HTMLresultante y limpiar el cdigo.

En cualquier caso, se recomienda consultar el captulo IV dedicado alos documentos PDF y si vamos a publicar nuestro documento en formatoHTML deberemos seguir lo establecido en el Real Decreto 1494/2007 o lanorma WACG 2.0 del W3C.

3. MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2003

En este apartado nos centraremos en cmo preparar un documento dePowerPoint 2003 accesible utilizando correctamente las funcionalidades dePowerPoint.

3.1. Pautas de accesibilidad

Como hemos comentado en el apartado anterior, nuestro documentodebe cumplir unos requisitos mnimos para ser accesible, los recordamosbrevemente:

1) Texto claro.2) Idioma del documento y texto.3) Documento correctamente estructurado: ttulos de diapositiva, listas y enumeraciones,

Columnas, Utilizacin de plantillas patrones, tabla de contenido, nmero de diapositiva,notas en diapositivas, orden de tabulacin.

4) Textos alternativos en: imgenes, vdeos, audios, grficos y dems elementos5) Tablas correctamente formadas.6) Grficas accesibles.7) Enlaces de navegacin: Tabla de contenidos, hipervnculos, acciones.8) Elementos multimedia: deben ser accesibles.9) Transiciones y efectos de animacin: se deben evitar.10) Uso del color: Uso semntico del color, colores de fondo, Formato de color en Office,

Utilizacin de elementos parpadeantes, correcta utilizacin del color en grficas.11) Subtitulado: deberemos tenerlo en cuenta tanto para presentaciones en directo como

para la difusin del documento en formato electrnico.12) Intrprete de lengua de signos: deberemos tenerlo en cuenta tanto para presentaciones

en directo como para la difusin del documento en formato electrnico.13) Conversin a otros formatos: si el documento se va a convertir a otro formato

deberemos cuidar que el documento resultante sea accesible.


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A continuacin veremos en detalle cada uno de estos aspectos.

3.1.1. Texto claro

Debemos transmitir las ideas de forma sencilla, utilizando frases cortas,ordenadas, con un lenguaje sencillo, prescindiendo de estructuras gramati-cales complejas.

Por otro lado, el texto debe estar correctamente organizado dentro decada diapositiva y a lo largo de toda la presentacin.

Tambin es recomendable utilizar una tipografa y un interlineado ade-cuado de modo que se facilite la comprensin del documento a cualquierusuario.

3.1.2. Idioma del documento y texto

En PowerPoint 2003 podemos asignarle un idioma principal al docu-mento, a los cuadros de texto o a los fragmentos de texto dentro de un cua-dro de texto.

Para asignar el idioma predeterminado de un documento deberemosseguir los siguientes pasos:

1. En el men Herramientas seleccionaremos la opcin Idioma(Herramientas>Idioma).

2. Nos aparecer un cuadro de dilogo en el que deberemos seleccionarel idioma que deseemos, una vez seleccionado pulsaremos el botnPredeterminar.


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Ilustracin 7. Seleccin de idioma PowerPoint 2003.

Para asignar el idioma de un cuadro de texto o un fragmento de texto,deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el cuadro de texto (haciendo clic en su borde exte-rior) o fragmento de texto al que le queramos asignar un idioma.

2. En el men Herramientas seleccionamos la opcin Idioma(Herramientas>Idioma).

3. Nos aparecer un cuadro de dilogo en el que deberemos seleccio-nar el idioma que deseemos.

Tambin podemos hacer esta asignacin utilizando el botn de idiomaque hay en la parte inferior de la pantalla de PowerPoint.

Ilustracin 8. Cuadro de dilogo de seleccin de idioma PowerPoint 2003.


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3.1.3. Documento correctamente estructurado

A diferencia de Word, en PowerPoint existen muchas menos herramien-tas para introducir elementos estructurales como pueden ser los ttulos.

Para incluir ttulos deberemos utilizar los estilos predefinidos de diapo-sitiva ya que esto nos facilitar mucho el trabajo, y posteriormente cambiarlas propiedades del ttulo utilizando las opciones predefinidas o las opcio-nes color, fondo, etc.

Lo ideal sera crear una plantilla acorde a nuestras necesidades.Utilizacin de plantillas y patrones

En general para la confeccin de un documento de PowerPoint se reco-mienda trabajar con diseos de diapositivas existentes en el patrn de dia-positivas de nuestro documento, y en ocasiones es recomendable crear unaplantilla, por ejemplo si siempre vamos a utilizar un formato concreto paraelaborar nuestra presentacin.

Para modificar el patrn de diapositivas de nuestro documento debere-mos ir al men Ver y seleccionar la opcin Patrn y luego Patrn de dis-positiva (Ver>Patrn>Patrn de dispositiva). Esto abrir el patrn de diapo-sitiva del documento en el que estemos trabajando y activar el men VistaPatrn de Diapositiva.

Desde este men podremos aadir nuevos patrones y modificar los exis-tentes.

Lo ms sencillo es ir aadiendo patrones en funcin de nuestras necesi-dades. Por defecto PowerPoint 2003 incorpora patrones con todos los ele-mentos, nosotros deberemos eliminar aquellos elementos del patrn que nonos sean necesarios. Por ejemplo si necesitamos un patrn en el que sloexista un ttulo, aadiremos un patrn y luego eliminaremos los elementossobrantes de nuestro patrn.

Otra estrategia es duplicar un estilo ya existente y adaptarlo a nuestrasnecesidades.

Ttulos de diapositiva

PowerPoint, a diferencia de Word, no incorpora una herramienta quecree un ttulo directamente, es necesario insertarlo en el patrn de diaposi-tivas.

Si en nuestro patrn de diapositivas no tenemos una diapositiva que seamolde a nuestras necesidades deberemos crear un nuevo diseo:

1. Una vez hayamos activado el men de vista de Vista Patrn de Dia-positiva (Ver>Patrn>Patrn de dispositiva).

2. Deberemos crear un nuevo patrn desde el men Insertar utilizan-do la opcin Nuevo patrn de diapositivas (Insertar>Nuevo patrnde diapositivas). En el caso de que vayamos a crear una diapositivaque contenga slo ttulos deberemos utilizar la opcin Nuevopatrn de ttulos (Insertar>Nuevo patrn de ttulos).

3. Se nos aadir un nuevo diseo que podremos modificar segnnuestras necesidades.

Elementos textuales

Para introducir texto en una diapositiva de PowerPoint lo habitual esutilizar los espacios para texto que incorporan las plantillas de diseo. Si sequiere incorporar otro texto, debemos hacerlo creando un rea del tipoCuadro de texto.

Para insertar un cuadro de texto, lo haremos desde la opcin Cuadro detexto del men Insertar (Insertar>Cuadro de texto) y luego elegiremos ellugar de la diapositiva donde queremos ubicarlo.

Si utilizamos las plantillas que ofrece PowerPoint al insertar una nuevatransparencia, los pasos a seguir seran los siguientes:

1. En el men Insertar, seleccionamos Nueva Dispositiva (Insertar>Nueva Diapositiva).

2. PowerPoint nos incluir una nueva diapositiva en el documento ymostrar en la parte de la derecha de la pantalla diferentes diseosde dispositivas, pudiendo seleccionar el que mejor se adapte a nues-tras necesidades, siempre que est activada la opcin Mostrar alinsertar dispositivas. En caso de que esta opcin no est activadadeberemos activar el panel Diseo de Diapositiva (Formato>Diseode la diapositiva).


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Ilustracin 9. Insertar nueva diapositiva desde opciones predefinidas Power-Point-2003.

Una vez escrito el texto podemos darle formato, aunque en este caso lasopciones de las que disponemos son ms reducidas que las existentes enWord. En concreto las opciones disponibles son:

1. Formato: nos permite cambiar la fuente, color y tamao y algunosefectos como sombra, relieve,

Ilustracin 10. Formato de fuente en PowerPoint 2003.

2. Numeracin y vietas: disponemos de las opciones de Numeraciny Vietas, pero no de los esquemas numerados ni los estilos de lista.


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Ilustracin 11. Opciones de numeracin y vietas en PowerPoint 2003.

3. Alineacin: izquierda, centrado, derecha y justificado.4. Interlineado: permite especificar la distancia entre las lneas del

prrafo y entre los prrafos.

Ilustracin 12. Opciones de interlineado en PowerPoint 2003.

Listas y enumeraciones

Nuevamente seleccionaremos el diseo de diapositiva que contenga unalista o enumeracin y crearemos la diapositiva. Si necesitamos cambiar elformato de la lista o vieta deberemos utilizar los botones existentes en labarra de herramientas o la opcin Numeracin y vietas del men Forma-to (Formato>Numeracin y vietas).

Se nos abrir un cuadro de dilogo en el que podremos seleccionar dife-rentes opciones de formato, tanto referente a vietas como a listas nume-radas.


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Columnas

Al igual que en los casos anteriores lo ms prctico es seleccionar eldiseo de diapositiva que ya incorpora la estructura en columnas.

En el caso de que no tengamos esta estructura deberemos crearla noso -tros insertando dos cajas de texto, una junto a la otra.

Tabla de contenido

Como ya hemos comentado, PowerPoint no incorpora ninguna utilidadque nos permita incorporar de forma automtica una tabla de contenido,por lo que deberemos crearla de forma manual.

Para esto podemos seguir los siguientes pasos:

1. Insertamos una diapositiva vaca, slo con el ttulo en el que pon-dremos el texto que deseemos: tabla de contenidos, ndice, etc.

2. Escribiremos el texto de cada elemento de la tabla de contenidos.3. Seleccionaremos cada entrada de la tabla de contenido e insertare-

mos un enlace que nos lleve a la diapositiva que corresponda:a. Seleccionamos el texto.b. Acudimos al men Insertar y seleccionamos la opcin Hiper-

vnculo (Insertar>Hipervnculo).c. En el cuadro de dilogo que nos aparecer deberemos hacer

clic en el botn Lugar de este documento, haciendo que cambieel men mostrndonos las diapositivas existentes en eldocumento.

d. Deberemos repetir la operacin para cada entrada de la tablade contenido del documento.

Nmero de diapositivas

Como con el resto de elementos lo ideal es insertar este elemento en elpatrn de diapositivas que vayamos a utilizar de modo que se inserte deforma automtica.

Si no lo hemos hecho as deberemos utilizar la opcin Nmero de dia-positiva del men Insertar (Insertar>Nmero de diapositiva).


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Al seleccionar esta opcin se nos abrir un cuadro de dilogo en el quepodremos seleccionar diferentes formatos, y diferentes opciones como lainclusin o no de la fecha en el documento.

Ilustracin 13. Cuadro de dilogo para insertar nmero de diapositiva. PowerPoint 2003.

Notas de diapositiva

En el caso de que decidamos incluir notas en nuestras diapositivas debe-remos ir a cada una de ellas e incluir el texto que deseemos en la zona des-tinada a este propsito.

Ilustracin 14: Espacio para insertar notas. PowerPoint 2003


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Al igual que en el resto del documento deberemos cuidar que el texto seaclaro y fcilmente comprensible.

Orden de tabulacin

En PowerPoint 2003 tenemos muy pocas opciones para controlar elorden en el que estn dispuestos los elementos en cada diapositiva y debe-remos trabajar un poco a ciegas. Podemos utilizar la siguiente estrategia:

1. Una vez que ya tengamos todos los elementos en la diapositiva.2. Trataremos los elementos en orden inverso a su orden lgico, es

decir traemos al frente el objeto que tiene que estar ms abajo yluego iremos seleccionando los siguientes elementos.

3. De este modo el primer elemento que hemos movido quedar en laposicin ms baja y el ltimo en la posicin ms alta.

Para organizar los objetos dentro de una diapositiva deberemos ir selec-cionando cada uno de los objetos y utilizar la funcionalidad Ordenar enfuncin de nuestras necesidades.

Para utilizar esta funcionalidad deberemos:

1. Seleccionar el objeto que necesitemos ordenar.2. Haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre el objeto, y en

la opcin Ordenar, seleccionaremos la opcin que coloque el obje-to en la posicin que necesitemos.

Ilustracin 15. Funcionalidad Ordenar, PowerPoint 2003.


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3.1.4. Textos alternativos

Como hemos comentado en el apartado 2.4 de este captulo, los usua-rios que acceden al documento utilizando un producto de apoyo, como unlector de pantalla o una lnea braille, necesitan que los elementos visualesestn etiquetados con un texto.

Los elementos que necesitan textos alternativos son los siguientes:

Imgenes, diagramas o grficos. Vdeos y audios. Frmulas matemticas.

Para aadir un texto alternativo deberemos preguntarnos qu informa-cin queremos transmitir con esa imagen. En el caso de que la imagen seameramente decorativa podremos dejar el campo de texto alternativo vacosiendo ms recomendable incluir un espacio en blanco en lugar de un textodescriptivo.

Si no somos capaces de resumir la informacin en menos de dos lneasdeberemos recurrir a una descripcin larga.

En algunas ocasiones es ms prctico incluir la descripcin de la ima-gen en el propio texto del documento, lo ms sencillo es escribir este textocomo si se estuviese describiendo la imagen a otra persona.

Texto alternativo en imgenes, vdeos y ficheros de audio

Una vez insertada la imagen (Insertar>Imagen) o el objeto multimedia(Insertar>Pelculas y sonidos>Pelcula de archivo), para dotarlos de textoalternativo es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la imagen.2. Haremos clic con el botn derecho del ratn y en el men emer-

gente seleccionamos Formato de imagen.3. En el cuadro de dilogo que aparece seleccionaremos la pestaa

Web y escribimos el texto alternativo para nuestra imagen en lacasilla correspondiente.


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Ilustracin 16. Insercin de texto alternativo en PowerPoint 2003.

Texto alternativo en diagramas

Una vez insertado el diagrama (Insertar>Diagrama), para aadirle untexto alternativo es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el diagrama haciendo clic sobre su borde exterior.2. Haremos clic con botn derecho del ratn en el recuadro exterior

del diagrama y en el men emergente seleccionamos Formato dediagrama.

3. En el cuadro de dilogo que aparece seleccionaremos la pestaaWeb y escribimos el texto alternativo.

Probablemente nuestro diagrama estar formado por otros elementos,autoformas, a las que tambin deberemos aadirle un texto alternativo,para ello deberemos:

1. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento, y en elmen contextual seleccionaremos Formato de autoforma.

2. En el cuadro de dilogo que aparece seleccionaremos la pestaaWeb y escribimos el texto alternativo.


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Texto alternativo en grficos

Una vez insertado el grfico (Insertar>Grfico), para dotarlo de textoalternativo deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Haremos clic con el botn derecho de ratn sobre el grfico quehayamos insertado y en men contextual debemos seleccionar laopcin Formato de objeto.

2. En el cuadro de dilogo que aparece seleccionamos la pestaa Weby escribimos el texto alternativo para nuestra imagen.

3.1.5. Tablas de datos

Si vamos a incluir una tabla de datos dentro de nuestro documentodeberemos tener en cuenta una serie de cuestiones:

1. Usar siempre la opcin Insertar tabla del men, nunca Dibujar tabla.2. Crear una tabla uniforme de manera que permita identificar cada

celda y su significado dentro del contexto general.3. Dar siempre un ttulo a las columnas y filas.4. Evitar anidar tablas en otras para crear una tabla ms compleja. Es

preferible que haya varias tablas sencillas.5. Evitar unir dos celdas adyacentes.6. Evitar cortar lneas.7. No dejar celdas vacas. Es preferible poner dentro la palabra vaca.8. Evitar dejar filas o columnas vacas por cuestiones estticas.9. Intentar no incluir ilustraciones dentro de la tabla.10. Dar una descripcin general de la tabla antes de su inclusin y si es

posible describir cmo est estructurada.

Microsoft PowerPoint, al igual que Microsoft Word, permite la insercinde tablas en el documento, aunque con menos opciones. Para insertar unatabla tenemos dos alternativas:

Podemos crear nuestra tabla en Word como hemos visto en elcaptulo II y una vez terminada, la copiaremos y la pegaremos enPowerPoint. Con esto conseguiremos mantener el formato quehayamos decidido en Word.

Podemos crear la tabla directamente en PowerPoint. Esto se consi-


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gue a travs del men Insertar, seleccionando la opcin Tabla (Inser-tar>Tabla).

Nos aparecer un cuadro de dilogo en el que podremos elegir el nme-ro de filas y columnas de nuestra tabla.

Una vez insertada, solamente tendremos que incluir los datos que seannecesarios. Es importante remarcar que las tablas de PowerPoint no per-miten tantas posibilidades como las de Word.

Ilustracin 17: Insertar tabla en PowerPoint 2003.

3.1.6. Grficas accesibles

A la hora de crear una grfica deberemos cuidar diferentes aspectos:

a) Correcta utilizacin del color.b) Inclusin de ttulos y leyendas.c) Textos alternativos (vase apartado 2.4).

Para insertar una grfica tenemos dos opciones:

Crearla en Excel y pegarla en el documento de PowerPoint.Crearla desde PowerPoint.

En el caso de que optemos por la segunda opcin podemos insertarnuestra grfica de dos formas:


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1. Seleccionando un patrn de diapositiva que nos d la posibilidadde insertar un objeto y posteriormente seleccionando el objeto detipo grfico.

2. Insertar la grfica utilizando la opcin Grfico del men Insertar(Insertar>Grfico), o el botn existente en la barra de herramien-tas.

En ambos casos se nos abrir una ventana de Excel en la que podremosinsertar los datos, y utilizando los mens de la barra de herramientas dePowerPoint podremos seleccionar el tipo de grfico que tendr el grfico.

Correcta utilizacin del color en grficas

Adems de lo que ya hemos comentado sobre la utilizacin del color enel apartado 2.10 de este captulo, podemos utilizar algunas estrategias parafacilitar que los usuarios accedan a las grficas.

Hay usuarios que tienen problemas para diferenciar determinados colo-res, o tienen algn tipo de ceguera relativa al color, por ello debemos plan-tearnos si nos es posible incorporar otros elementos que no sean exclusiva-mente el color.

Algunos tipos de grfica permiten utilizar elementos decorativos ade-ms de color, por ejemplo en los grficos de lneas existen varios estilos enlos que se incorporan formas en cada dato.

En el apartado 4.1.6 podemos ver un ejemplo detallado sobre la utili-zacin del color en grficos.

Inclusin de ttulos y leyendas

Siempre es recomendable insertar un ttulo en todas nuestras grficas,ayudaremos a todos los usuarios, incluidos nosotros mismos.

Para insertar un ttulo en una grfica que ya hayamos creado deberemosseguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el grfico haciendo doble clic sobre l2. En el men Grfico, iremos a Opciones de grfico y seleccionare-

mos Ttulos (Grfico>Opciones de grfico).3. En el cuadro de dilogo que se nos abrir podremos seleccionar las

opciones que nos interese: ttulos, leyenda, etc.


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Ilustracin 18. Insertar ttulo de grfico en PowerPoint 2003.

Tambin podemos hacer doble clic en el grfico y luego hacer clic conel botn derecho del ratn sobre el grfico y seleccionar Opciones de gr-fico.

En el caso de que aadamos etiquetas de datos deberemos cuidar que sepuedan leer correctamente.

3.1.7. Enlaces de navegacin

En el caso de que vayamos a insertar enlaces a otros documentos, pgi-nas web o a una dispositiva dentro de nuestro documento, deberemos uti-lizar las herramientas que incorpora PowerPoint para ello.

Tabla de contenido

Como hemos visto en el apartado 3.1.3, PowerPoint no incorpora unafuncionalidad que nos permita crear automticamente la tabla de conteni-do de nuestro documento. Para crearla deberemos crear los enlaces deforma manual como hemos visto en el apartado 3.1.3.

Hipervnculos

La herramienta de insertar hipervnculos nos permite crear un hiper-vnculo a otro documento o a una diapositiva concreta dentro del docu-mento que estemos editando.


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En el caso de que necesitemos insertar un enlace a una pgina webdeberemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el texto en el que queramos incluir el enlace.2. Seleccionaremos la opcin Hipervnculo del men Insertar

(Insertar>Hipervnculo).3. En el cuadro de dilogo que nos aparece deberemos seleccionar la

opcin Archivo o pgina web existente.4. Deberemos cumplimentar los campos Direccin e Informacin de

pantalla.

En el caso de que necesitemos insertar un enlace a otro lugar de nues-tro documento deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el texto en el que queramos incluir el enlace2. Seleccionaremos la opcin Hipervnculo del men Insertar


opcin Lugar de este documento.4. El cuadro de dilogo nos mostrar las diapositivas del documento

y podremos seleccionar a cul queremos enlazar.5. Tambin deberemos cumplimentar el campo de informacin de

pantalla.

Acciones

En PowerPoint 2003 podemos insertar botones que incorporen deter-minadas acciones, por ejemplo ir a determinada diapositiva de la presen-tacin.

No es recomendable insertar elementos que desencadenen accionesimprevistas, siempre es recomendable informar al usuario sobre lo queocurre al pulsar determinado botn.

Para insertar un botn con una accin deberemos seguir los siguientespasos:

1. Seleccionaremos el tipo de botn en la opcin Botones de accindel men Presentacin (Presentacin>Botones de accin).

2. Marcaremos en la diapositiva el lugar en el que queramos colocarel botn.


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3. Al hacerlo se nos abrir un cuadro de dilogo que nos permitirseleccionar qu tipo de accin tendr, por defecto se aadir unhipervnculo.

3.1.8. Transiciones y efectos de animacin

Como ya hemos comentado en el apartado 2.9 se recomienda no incluirtransiciones automticas o efectos de animacin en nuestras presentaciones.

3.1.9. Elementos multimedia

Como hemos comentados en el apartado 2.8 los objetos multimedia,audios o vdeos, que se incluyan en nuestro documento debern ser accesi-bles.

Recomendamos consultar el captulo V de esta gua, dedicado a la acce-sibilidad de los materiales audiovisuales.

3.1.10. Uso del color

La correcta utilizacin del color es un aspecto que muchas veces se dejaolvidado y puede causar serios problemas a determinados usuarios a lahora de acceder al contenido del documento.

Recomendamos utilizar colores que faciliten la lectura del documento,en caso de que dudemos si los colores seleccionados son adecuados pode-mos comprobar si existe suficiente diferencia de contraste entre ellos utili-zando alguna de las numerosas herramientas existentes en internet.

A continuacin proponemos algunas de ellas.

Herramientas de comprobacin

Para comprobar la diferencia de contraste entre el texto y el fondo deltexto podemos utilizar alguna de las siguientes herramientas:

Luminosity Colour Contrast Ratio Analyser, de Juicy Studio:http://juicystudio.com/services/luminositycontrastratio.php


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Color Contrast Comparison, de Joe Dolson:http://www.joedolson.com/color-contrast-compare.php

Colour Contrast Check, de Jonathan Snook:http://snook.ca/technical/colour_contrast/colour.html

En otros casos tenemos que recurrir a herramientas que eliminancompletamente los colores de una pgina web, mostrndola en escala degrises:

Graybit: http://graybit.com. Vlido nicamente para pginas web

3.1.11. Subtitulado

Para PowerPoint 2003 no hay disponible ninguna herramienta para sub-titular aquellos elementos multimedia que se incluyan en el documento,por lo que deberemos insertar dichos elementos con los subttulos yaincrustados.

3.1.12. Lengua de signos

Si deseamos insertar contenido en lengua de signos deberemos hacerloincrustndolo en el elemento multimedia que vayamos a incluir o como unelemento multimedia independiente dependiendo de qu contenido se estinterpretando a lengua de signos.

3.2. Conversin a otros formatos

PowerPoint, al igual que otros programas de Office, nos permite guar-dar nuestro documento con otros formatos, los ms utilizados suelen serPDF y HTML.

Si vamos a publicar nuestro documento en otro formato deberemos cui-dar que sea accesible, deberemos comenzar realizando la conversin utili-zando las opciones correctas.

3.2.1. Conversin a HTML

Podemos convertir nuestro documento en un documento HTML perodebemos tener en cuenta que el cdigo HTML generado no ser correcto.PowerPoint utiliza cdigo no estndar y por tanto no accesible.

En el caso de que realicemos alguna conversin a HTML deberemoslimpiar el cdigo resultante, utilizando alguna herramienta como HTMLTidy, y luego hacer accesible el documento HTML resultante.

Para ello recomendamos consultar lo establecido en el Real Decreto1494/2007 o en la Norma WACG 2.0 del W3C.

Para guardar nuestra presentacin como pgina web deberemos seguirlos siguientes pasos:

1. Una vez hayamos terminado nuestro documento, seleccionaremosGuardar como en el men Guardar como pgina Web(Archivo>Guardar como pgina Web).

2. Nos aparecer un cuadro de dilogo en el que deberemos seleccio-nar la opcin Pgina Web en Guardar como tipo (Guardar comotipo>Pgina Web).


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Ilustracin 19. Guardar como pgina web en PowerPoint 2003.


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3.2.2. Conversin a PDF

Si tenemos intencin de publicar nuestro documento en formato PDF,adems de cumplir los requisitos expuestos en el apartado 2 de este captu-lo, deberemos activar las opciones de accesibilidad para la conversin aPDF y revisar la accesibilidad del documento resultante.

En PowerPoint 2003 slo podremos crear un documento PDF utilizan-do un conversor externo, por ejemplo Adobe Acrobat Pro.

Configuracin de PDF Maker

Al instalar Adobe Acrobat en nuestro ordenador, se instala tambin uncomplemento para Office denominado PDF Maker, que es el encargado deconvertir los documentos a PDF.

Para que la conversin se realice satisfactoriamente PDF Maker debe estarcorrectamente configurado. Esta configuracin se realiza desde el men PDFMaker de PowerPoint, si no aparece en la barra de herramientas tras instalarAdobe Acrobat, deberemos seguir los siguientes pasos para activarlo:

1. En PowerPoint 2003, en el men Ver deberemos hacer clic en Barrade herramientas.

2. Luego seleccionaremos la opcin Acrobat PDFMaker (Ver>Barrasde herramientas>Acrobat PDFMaker).

Ilustracin 20. Men Adobe PDF en PowerPoint 2003.


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Una vez hecho esto debemos configurar los parmetros de conversin.Para ello, en el men Adobe PDF y seleccionamos Cambiar configuracinde conversin (Adobe PDF>Cambiar configuracin de conversin).

Ilustracin 21. Men Adobe PDF cambiar configuracin en PowerPoint 2003.

En la pestaa Configuracin debemos asegurarnos de que estn marca-das las siguientes casillas, en especial Activar accesibilidad y reflujo conPDF etiquetado:

1. Crear marcadores.2. Agregar vnculos.3. Activar accesibilidad y reflujo con PDF etiquetado.4. Convertir multimedia.

Ilustracin 22. Opciones configuracin PDF Maker.


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Si queremos que nuestro fichero PDF est protegido con una contrase-a para que no se puedan realizar cambios en l tendremos que ir a la pes-taa Seguridad, en la que tendremos la posibilidad de restringir la ediciny/o la impresin del documento. En el caso de que decidamos hacerlo esfundamental que las casillas de verificacin que aparecen asociadas a lpermanezcan marcadas, concretamente deberemos asegurarnos de quequeda activa la casilla denominada Activar acceso a texto a dispositivos lec-tores de pantalla para usuarios con problemas de visin y se aconseja mar-car la opcin Activar metadatos de texto sin formato.

Ilustracin 23. Opciones de seguridad PDF Maker.

En la pestaa Marcadores seleccionamos los estilos que queramos queacten como marcadores en el documento resultante.

Una vez hayamos creado el documento en PDF deberemos comprobarla accesibilidad del documento resultante. Este proceso lo trataremos en elcaptulo IV referente a los documentos en formato PDF.

4. MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2007

En este apartado nos centraremos en cmo preparar un documento dePowerPoint accesible utilizando correctamente las funcionalidades dePowerPoint 2007.


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4.1. Pautas de accesibilidad

Como hemos comentado en el apartado 2 de este captulo, nuestrodocumento debe cumplir unos requisitos mnimos para ser accesible, losrecordamos brevemente:

1) Texto claro.2) Idioma del documento y texto.3) Documento correctamente estructurado: Ttulos de diapositiva, Listas y enumeraciones,

Columnas, Utilizacin de plantillas patrones, Tabla de contenido, Nmero dediapositiva, Notas en diapositivas, Orden de tabulacin.

4) Textos alternativos en: imgenes, vdeos, audios, grficos y dems elementos5) Tablas correctamente formadas.6) Grficas accesibles.7) Enlaces de navegacin: Tabla de contenidos, Hipervnculos, Acciones8) Elementos multimedia: deben ser accesibles.9) Transiciones y efectos de animacin: se deben evitar.

10) Uso del color: Uso semntico del color, Colores de fondo, Formato de color en Office,Utilizacin de elementos parpadeantes, Correcta utilizacin del color en grficas.

11) Subtitulado: deberemos tenerlo en cuenta tanto para presentaciones en directo comopara la difusin del documento en formato electrnico.

12) Intrprete de lengua de signos: deberemos tenerlo en cuenta tanto para presentacionesen directo como para la difusin del documento en formato electrnico.

13) Conversin a otros formatos: si el documento se va a convertir a otro formatodeberemos cuidar que el documento resultante sea accesible.

A continuacin veremos en detalle cada uno de estos aspectos.

4.1.2. Texto claro

Debemos transmitir las ideas de forma sencilla, utilizando frases cortas,ordenadas, con un lenguaje sencillo, prescindiendo de estructuras gramati-cales complejas.

Por otro lado el texto debe estar correctamente organizado dentro decada diapositiva y a lo largo de toda la presentacin.

Tambin es recomendable utilizar una tipografa y un interlineado ade-cuado de modo que se facilite la comprensin del documento a cualquierusuario.


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4.1.3. Idioma del documento y texto

Para asignar el idioma predeterminado deberemos seguir los siguientespasos:

1. En la pestaa Revisar pulsaremos el botn de Idioma(Revisar>Idioma).

2. Se nos abrir una ventana donde deberemos seleccionar el idiomaque deseemos y pulsar el botn Establecer como predeterminado.

Ilustracin 24. Modificar idioma predeterminado, PowerPoint 2007.

Si queremos cambiar el idioma de una parte del documento ya sea uncuadro de texto o un fragmento de texto, deberemos:

1. Seleccionar el cuadro de texto o el texto al que queremos asignarleun idioma diferente.

2. Acudir a la pestaa Revisar pulsaremos el botn Idioma(Revisar>Idioma).

3. Se nos abrir una ventana donde podremos elegir el idioma quequeramos asignar a ese fragmento.


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Ilustracin 25. Seleccin idioma. PowerPoint 2007.

Tambin podemos hacer este cambio de idioma utilizando el botn deidioma situado en la parte inferior de la ventana de PowerPoint.

4.1.4. Documento correctamente estructurado

A diferencia de Word, en PowerPoint existen muchas menos herramien-tas para introducir elementos estructurales como pueden ser los ttulos.

Para incluir ttulos deberemos utilizar los estilos predefinidos de diapo-sitiva ya que esto nos facilitar mucho el trabajo, y posteriormente cambiarlas propiedades del ttulo utilizando las opciones predefinidas o las opcio-nes color, fondo, etc.

Lo ideal sera crear una plantilla acorde a nuestras necesidades.

Utilizacin de plantillas y patrones

En general para la confeccin de un documento de PowerPoint se reco-mienda trabajar con diseos de diapositivas existentes en el patrn de dia-positivas de nuestro documento, y en ocasiones es recomendable crear unaplantilla, por ejemplo si siempre vamos a utilizar un formato concreto paraelaborar nuestra presentacin.

Para modificar el patrn de diapositivas de nuestro documento debere-mos ir a la pestaa Vista y hacer clic en el botn Patrn de diapositiva


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(Vista >Patrn de dispositiva). Esto abrir el patrn de diapositiva del docu-mento en el que estemos trabajando y activar el men Vista Patrn de Dia-positiva.

Ilustracin 26: Vista Patrn de diapositiva en PowerPoint 2007

Desde este men podremos aadir nuevos patrones y modificar los exis-tentes. Tambin podremos cambiarle el nombre a los diseos personaliza-dos para que nos sea ms sencillo reconocerlos y utilizarlos.

Si deseamos insertar un nuevo diseo deberemos pulsar el botn Inser-tar diseo, y se nos insertar un diseo con las opciones por defecto.

Una vez hecho esto podremos utilizar el botn Insertar marcador parainsertar diferentes elementos: contenido, texto, imgenes, y dems elemen-tos que permite incorporar PowerPoint.

Desde esta Vista del Patrn de diapositivas tambin podremos cam-biar otras opciones, como la insercin de elementos en el pie de pgina ottulos.

Otra estrategia de utilidad es duplicar un estilo ya existente y adaptarloa nuestras necesidades.

Estos patrones que creemos aparecern en el botn Nueva diapositivade la pestaa Inicio (Inicio>Nueva diapositiva), de modo que al insertar unadiapositiva se crear directamente con el diseo que seleccionemos.


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Ttulos de diapositiva

PowerPoint, a diferencia de Word, no incorpora una herramienta quecree un ttulo directamente, es necesario insertarlo en el patrn de diaposi-tivas.

Si en ese momento estamos utilizando un diseo de diapositiva que notiene ttulo deberemos buscar dicho diseo dentro del patrn de diapositi-vas y activar la opcin Ttulo dentro de la regin Diseo del patrn.

(Vista>Patrn de diapositivas>Opcin - ttulo).

Ilustracin 27. Opcin para activar ttulo en la Vista de Patrn de diapositiva. PowerPoint 2007.

Esto har que aparezca automticamente el espacio para incluir un ttu-lo en las diapositivas que utilicen ese diseo.

En el caso de que el diseo de la diapositiva no se actualice deberemoshacer clic sobre la diapositiva y seleccionar la opcin Restablecer diaposi-tiva del men contextual.

Elementos textuales

Para introducir texto en una diapositiva de PowerPoint lo habitual esutilizar los espacios para texto que incorporan las plantillas de diseo. Si sequiere incorporar otro texto, debemos hacerlo creando un rea del tipoCuadro de texto.

Para insertar un cuadro de texto, lo haremos desde la opcin Cuadro detexto del men Insertar (Insertar>Cuadro de texto) y luego elegiremos ellugar de la diapositiva donde queremos ubicarlo.

Si utilizamos las plantillas que ofrece PowerPoint al insertar una nuevatransparencia, los pasos a seguir seran los siguientes:

1. En la pestaa Inicio, seleccionamos Nueva Dispositiva(Inicio>Nueva Diapositiva).

2. Si hacemos clic en el botn, PowerPoint nos incluir una nuevadiapositiva en el documento con un diseo predeterminado. Sipulsamos en la flecha inferior del botn se nos mostrarn dife-rentes diseos de dispositivas, pudiendo seleccionar el que mejorse adapte a nuestras necesidades.


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Ilustracin 28. Insertar nueva diapositiva desde opciones predefinidas.

Una vez escrito el texto podemos darle formato, aunque en este caso lasopciones de las que disponemos son ms reducidas que las existentes enWord. En concreto las opciones disponibles son:


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1. Formato: nos permite cambiar la fuente, color y tamao y algunosefectos como sombra, relieve,

Ilustracin 29. Formato de fuente en PowerPoint 2007.

2. Numeracin y vietas: disponemos de las opciones de Numeraciny Vietas, pero no de los esquemas numerados ni los estilos de lista.

Ilustracin 30. Opciones de numeracin y vietas en PowerPoint 2007.

3. Alineacin: izquierda, centrado, derecha y justificado.4. Interlineado: permite especificar la distancia entre las lneas del

prrafo y entre los prrafos.

Ilustracin 31. Opciones de interlineado en PowerPoint 2007.


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Listas y enumeraciones

Nuevamente seleccionaremos el diseo de diapositiva que contengauna caja de texto, donde podremos incluir una lista o enumeracin y cre-aremos la diapositiva.

Si necesitamos cambiar el formato de la lista o vieta deberemos uti-lizar los botones existentes en la barra de herramientas o la opcin Nume-racin y vietas de las opciones de Formato de la pestaa Inicio. Obvia-mente, antes deberemos seleccionar la lista a la que le queremos cambiarel formato.

Se nos abrir un cuadro de dilogo en el que podremos seleccionardiferentes opciones de formato tanto referente a vietas como a listasnumeradas.

Columnas

Al igual que en los casos anteriores lo ms prctico es seleccionar eldiseo de diapositiva que ya incorpora la estructura en columnas.

En el caso de que no tengamos esta estructura deberemos crearlanoso tros insertando dos cuadros de texto, uno junto al otro, cuidando quequeden correctamente colocados.

Tabla de contenido

Como ya hemos comentado, PowerPoint no incorpora ninguna utili-dad que nos permita incorporar de forma automtica una tabla de conte-nido, por lo que deberemos crearla de forma manual.

Para esto podemos seguir los siguientes pasos:

1. Insertamos una diapositiva vaca, slo con el ttulo en el que pon-dremos el texto que deseemos: tabla de contenidos, ndice, etc.

2. Escribiremos el texto de cada elemento de la tabla de contenidos.3. Seleccionaremos cada entrada de la tabla de contenido e inserta-

remos un enlace que nos lleve a la diapositiva que corresponda.

Una vez preparada la base de la tabla de contenido deberemos inser-tar los vnculos enlazando con las secciones del documento que corres-

ponda, en este punto tenemos dos opciones: utilizar hipervnculos oacciones.

En el caso de que utilicemos hipervnculo deberemos seguir lossiguientes pasos:

a. Seleccionamos el texto en el que queramos incluir el enlaceb. Acudimos a la pestaa Insertar y hacemos clic en el botn Hiper-

vnculo (Insertar>Hipervnculo).c. En el cuadro de dilogo que nos aparecer deberemos hacer clic en

el botn Lugar de este documento, haciendo que cambie el menmostrndonos las diapositivas existentes en el documento.

d. Deberemos repetir la operacin para cada entrada de la tabla decontenido del documento.

En el caso de que utilicemos acciones deberemos seguir los siguientespasos:

a. Seleccionamos el texto en el que queramos incluir la accinb. Acudimos a la pestaa Insertar y hacemos clic en el botn Accin

(Insertar>Accin).c. En el cuadro de dilogo que nos aparecer deberemos seleccionar

la opcin Hipervnculo a, y en el men desplegable seleccionare-mos la opcin Diapositiva para poder seleccionar la diapositi-va concreta a la que queremos enlazar.

d. Deberemos repetir la operacin para cada entrada de la tabla decontenido del documento.

Nmero de diapositivas

Como con el resto de elementos lo ideal es insertar este elemento en elpatrn de diapositivas que vayamos a utilizar de modo que se inserte deforma automtica.

Si no lo hemos hecho as, deberemos utilizar la opcin Nmero de dia-positiva de la pestaa Insertar (Insertar>Nmero de diapositiva).

Al seleccionar esta opcin se nos abrir un cuadro de dilogo en el quepodremos seleccionar diferentes formatos, y diferentes opciones como lainclusin o no de la fecha en el documento, o los nmeros de diapositiva.


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Ilustracin 32. Cuadro de dilogo para insertar nmero de diapositiva. PowerPoint 2007.

Elementos textuales

Si queremos aadir un cuadro de texto a una diapositiva primero debe-remos aadir el cuadro de texto y posteriormente aadir el texto:

1. En la pestaa Insertar haremos clic en Cuadro de texto(Insertar>Cuadro de texto).

2. Dibujaremos el cuadro de texto del tamao que deseemos.3. Una vez dibujado podremos insertar el texto haciendo clic dentro

del cuadro.

Notas de diapositiva

En el caso de que decidamos incluir notas en nuestras diapositivas debe-remos ir a cada una de ellas e incluir el texto que deseemos en la zona des-tinada a este propsito.

Ilustracin 33. Espacio para insertar notas. PowerPoint 2007.

Al igual que en el resto del documento deberemos cuidar que el texto seaclaro y fcilmente comprensible.


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Orden de tabulacin

En PowerPoint 2007 las opciones para controlar el orden de colocacinde los elementos mejora sustancialmente respecto a PowerPoint 2003pudindose ordenar ayudados por un men.

Para utilizar esta funcionalidad deberemos:

1. Activar el Panel de Seleccin que nos permite ordenar los ele-mentos desde el men Organizar disponible en la regin Dibujodentro de la pestaa de Inicio (Inicio>Dibujo>Organizar>Panel deSeleccin).

2. Esto nos abrir un panel en el que veremos los diferentes elemen-tos que haya en la diapositiva pudiendo ordenarlos en el orden lgi-co de lectura de sus elementos.

Ilustracin 34. Panel de seleccin, PowerPoint 2007.

4.1.4. Textos alternativos

Como hemos comentado en el apartado 2.4, los usuarios que accedenal documento utilizando un producto de apoyo, como un lector de pantallao una lnea braille, necesitan que los elementos visuales estn etiquetadoscon un texto.


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Los elementos que necesitan textos alternativos son los siguientes:

Imgenes diagramas o grficos. Vdeos y audios. Frmulas matemticas.

Siempre es recomendable insertar un texto alternativo en todos aquellosobjetos no textuales que incluyamos en nuestro documento.

Para aadir un texto alternativo deberemos preguntarnos qu informa-cin queremos transmitir con esa imagen. En el caso de que el elemento seameramente decorativo se deber incluir un espacio en blanco en lugar deun texto descriptivo.

Si no somos capaces de resumir la informacin en menos de dos lneasdeberemos recurrir a una descripcin larga.

En algunas ocasiones es ms prctico incluir la descripcin de la ima-gen en el propio texto del documento, lo ms sencillo es escribir este textocomo si se estuviese describiendo la imagen a otra persona.

Texto alternativo en imgenes, vdeos y ficheros de audio

Una vez insertada la imagen o el objeto audiovisual, para aadir untexto alternativo deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la imagen o el objeto audiovisual, haciendo clicsobre l.

2. Haremos clic con el botn derecho del ratn sobre la imagen o elobjeto, y en el men emergente seleccionamos Tamao y Posicin.

3. En el cuadro de dilogo que aparece seleccionamos la pestaaTexto alternativo y escribimos el texto alternativo para dicho ele-mento.

Adems de incluir un texto alternativo deberemos proporcionar el mate-rial subtitulado y audiodescrito si fuese necesario (vase el captulo V sobremateriales audiovisuales).


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Ilustracin 35. Insercin de tamao y posicin en PowerPoint 2007.

Ilustracin 36. Insercin de texto alternativo en PowerPoint 2007.


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Texto alternativo en grficos

Una vez insertado el grfico, para dotarlo de texto alternativo debere-mos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el grfico haciendo clic en su borde exterior.2. En la pestaa Formato de la seccin Herramientas de grficos de

la barra de herramientas, deberemos abrir el cuadro de dilogo deTamao (Herramientas de grficos>Formato>Tamao).

3. En el cuadro de dilogo que aparece seleccionamos la pestaa Textoalternativo y escribimos el texto alternativo para nuestra imagen.

Ilustracin 37. Insercin de texto alternativo para un grfico en PowerPoint 2007.

Texto alternativo en SmartArt

Una vez insertado el diagrama, para aadirle un texto alternativo esnecesario seguir los siguientes pasos.

Seleccionamos el elemento SmartArt.

1. Haremos clic con botn derecho del ratn en el recuadro exterior delelemento y en el men emergente seleccionamos Tamao y posicin.

2. En el cuadro de dilogo que aparece seleccionaremos la pestaaTexto alternativo y escribiremos el texto alternativo.

Nuestro diagrama estar formado por otros elementos, autoformas, a lasque en ocasiones es necesario aadir su correspondiente texto alternativo.


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4.1.5. Tablas de datos

Como vimos en las opciones de PowerPoint 2003, podemos crear latabla en Word siguiendo las especificaciones de accesibilidad del captuloII y pegarla en la diapositiva en la que estemos trabajando.

En el caso de hacer la tabla directamente en PowerPoint deberemosacudir a la pestaa Insertar de la barra de herramientas, y en ella utilizar elbotn de Tabla (Insertar>Tabla), se nos darn varias posibilidades:

Seleccionar el nmero de columnas y filas en el asistente. Indicar el nmero de filas y columnas utilizando la opcin Insertar

Tabla. Insertar una tabla de Excel.

Nunca se debe usar la opcin Dibujar Tabla.

Si queremos modificar alguna opcin del diseo de la tabla deberemoshacerlo desde las pestaas de la regin Herramientas de Tabla de la barrade herramientas, concretamente desde la pestaa Diseo. Para poder utili-zar esta pestaa deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Una vez hayamos creado la tabla deberemos seleccionarla,haciendo clic sobre ella.

2. En ese momento se activarn la regin Herramientas de Tabla de labarra de herramientas en la que podremos encontrar la pestaa Dise-o, lo que nos permitir modificar el aspecto y opciones de la tabla.

Ilustracin 38. Opciones de Herramientas de Tabla, PowerPoint 2007.


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En las opciones de Herramientas de Tabla podremos indicar que la pri-mera fila y la primera columna contienen encabezados, y otras opcionescomo los colores, etc.

Ilustracin 39. Opciones de encabezado de tabla, PowerPoint 2007.

4.1.6. Grficas accesibles

A la hora de crear una grfica deberemos cuidar diferentes aspectos:

a) Correcta utilizacin del color.b) Inclusin de ttulos y leyendas.c) Textos alternativos (vase apartado 4.1.4).

Para insertar una grfica tenemos dos opciones:

Crearla en Excel y pegarla en el documento de PowerPoint.Crearla desde PowerPoint.

En el caso de que optemos por la segunda opcin podemos insertarnuestra grfica de dos formas:

a) Seleccionando un patrn de diapositiva que nos d la posibilidadde insertar un objeto.

b) Insertar la grfica utilizando el botn Grfico de la pestaa Inser-tar (Insertar>Grfico).


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En ambos casos se nos abrir una ventana de Excel en la que podre-mos insertar los datos, previamente nos aparecer un men en el quepodremos seleccionar el formato del grfico.

Una vez hayamos insertado los datos deberemos cerrar la ventana deExcel para trabajar con el grfico directamente desde nuestro documentoPowerPoint.

Para poder modificar las opciones y caractersticas del grfico debere-mos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el grfico haciendo clic en su borde exterior.2. Al hacer esto podemos ver como se activa una regin en la barra

de herramientas denominada Herramientas de grficos. Estazona de la barra de herramientas tiene asociadas varias pestaasdenominadas Diseo, Presentacin y Formato, que nos permiti-rn modificar diferentes parmetros de nuestro grfico.

En los prximos apartados veremos cmo mejorar la accesibilidad delas grficas que insertemos utilizando PowerPoint.

Ttulos y leyendas en grficas

Siempre es recomendable insertar un ttulo en todas nuestras grficas,ayudaremos a todos los usuarios, incluidos nosotros mismos.

Para insertar un ttulo en una grfica que ya hayamos creado debere-mos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el grfico haciendo un clic sobre su borde exterior2. Vamos a la pestaa Presentacin dentro de la zona de Herra-

mientas de grficos (Herramientas de grficos>Presentacin) de labarra de herramientas.

3. Pulsamos el botn Ttulo del grfico, y seleccionamos la opcin quenos intereses.


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Ilustracin 40. Opciones ttulo de grfica, PowerPoint 2007.

Para insertar un ttulo en los ejes deberemos seguir los siguientespasos:

1. Seleccionamos el grfico haciendo un clic sobre su borde exterior2. Vamos a la pestaa Presentacin dentro de la zona de Herra-

mientas de grficos (Herramientas de grficos>Presentacin) de labarra de herramientas.

3. Pulsamos el botn Rtulos de eje, y seleccionamos la opcin quenecesitemos para el eje horizontal y la que necesitemos para el ejevertical. (Vase ilustracin 41).

Desde la pestaa de Presentacin de la barra de herramientas tambinpodemos modificar las opciones de la leyenda o aadir etiquetas de datos,entre otras opciones.

En el caso de que aadamos etiquetas de datos deberemos cuidar quese puedan leer correctamente.


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Ilustracin 41. Opciones rtulos de eje, PowerPoint 2007.

4.1.7. Enlaces de navegacin

En el caso de que vayamos a insertar enlaces a otros documentos, pgi-nas web o a una dispositiva dentro de nuestro documento, deberemos uti-lizar las herramientas que incorpora PowerPoint para ello.

Tabla de contenido

Como hemos visto en el apartado 4.1. PowerPoint no incorpora unafuncionalidad que nos permita crear automticamente la tabla de conteni-do de nuestro documento. Para crearla deberemos crear los enlaces deforma manual como hemos visto en el apartado 4.1.4.

Hipervnculos

La herramienta de insertar hipervnculos nos permite crear un hiper-vnculo a otro documento o a una diapositiva concreta dentro del docu-mento que estemos editando.


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En el caso de que necesitemos insertar un enlace a una pgina webdeberemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el texto en el que queramos incluir el enlace.2. Haremos clic en el botn Hipervnculo de la pestaa Insertar


opcin Archivo o pgina web existente.4. Deberemos cumplimentar los campos direccin y el campo Info. en

pantalla.En el caso de que necesitemos insertar un enlace a otro lugar de nues-

tro documento deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el texto en el que queramos incluir el enlace.2. Haremos clic en el botn Hipervnculo de la pestaa Insertar


opcin Lugar de este documento.4. El cuadro de dilogo nos mostrar las diapositivas del documento

y podremos seleccionar a cul queremos enlazar.5. Tambin deberemos cumplimentar el campo de Info. de pantalla.

Acciones

En PowerPoint 2007 podemos insertar acciones que desencadenen unevento o que funcionen como un hipervnculo.

No es recomendable insertar elementos que desencadenen accionesimprevistas, siempre es recomendable informar al usuario sobre lo queocurre al pulsar determinado botn.

Para insertar una accin que funcione como hipervnculo en un frag-mento de texto deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el texto en el que queramos incluir el hiper -vnculo.

2. Haremos clic en el botn Accin de la pestaa Insertar(Insertar>Accin).

3. Se nos abrir un cuadro de dilogo en el que deberemos seleccio-nar la opcin Hipervnculo a. Se nos activar un desplegable en el


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que podremos seleccionar a qu elemento queremos enlazar: unadiapositiva del documento, una URL, etc.

4. En este caso deberemos sele

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Capitulo iii accesibilidad_power_point