Capacitación de Coordinadores de Carreras Profesionales

Registro de procesos académicos

Mg. Ing. Andrés Epifanía Huerta

Dirigido a Coordinadores de Carreras Profesionales

Mg. Andrés Epifanía Huerta

Mg. A

nd

rés Epifan

ía Hu

erta

Mg. A

nd

rés Epifan

ía Hu

erta


Jefe División de Registros Académicos

Andrés Epifanía

Especialista Homologaciones

Cristian Silva

Especialista de Calificaciones

Zenaida Huaroma

Especialista de Control de Programación

Académica

Karina Espínola

Auxiliar de Procesos de Acreditación

Lizet Pinto

Auxiliar de Educación a Distancia

Luis Hurtado

Coordinación EaD

Andrés Epifanía

Coordinación de Expedientes

Violeta Rojas

Coordinación de Grados y Títulos

Gloria DíazDocumentación

Académica

Juliana Villacorta


Proponer a la Alta Gerencia, lineamientos y proyectos que ayuden a mejorar la calidadacadémica de la modalidad a distancia

Controlar los procesos académicos, administrativos y Tecnológicos de educación deeducación a distancia a nivel nacional.

Capacitar al personal administrativo y docente en las innovaciones correspondientes.

Verifica e informa de manera continua el avance y mejora de los RD de Educación aDistancia.

Verifica el cumplimiento del perfil de la asignatura de los docentes de la modalidad adistancia y la cantidad de carga asignada por módulos.

Programa la supervisión In situ de las tutorías y exámenes presenciales. Verifica e informa la interacción de los docentes con los estudiantes en asignaturas

que utilizan EVA Pregrado en la modalidad a distancia. Verifica e informa la atención de textos universitarios – SUA. Controla el numero de estudiantes matriculados por carreras, ciclos y asignaturas. Otras funciones que le asigne la jefatura.


COORDINACIÓN DE GRADOS Y TITULOS Administrar los procesos de trámites de grado y títulos de acuerdo a las normas

establecidas.

Coordinar los planes de mejora para establecer estrategias de mejora continua en la

atención al usuario.

Planificar, Controlar y monitorear los procesos de empastados y archivos de expedientes de

los egresados y titulados.

Ordenar y/o clasificar, los expedientes para el empastado según libros y folios.

Elaborar informe mensual del avance de empastados.

Otras funciones que le asigne la coordinación y/o jefatura.


COORDINACIÓN DE EXPEDIENTES Hacer el seguimiento de los expedientes faltantes de los estudiantes de reciente ingreso y

de alumnos condicionales. Apoyar en los procesos de control, registro y seguimiento de autenticidad de los

expedientes presentados. Archivar en el expediente las resoluciones de convalidación de cada estudiante. Registrar y contralar los cambios de datos a solicitud de las escuelas profesionales, centros

académicos y filiales. Administrar cada semestre las matriculas estudiantes condicionales por expedientes

incompletos. Coordinar el registro de alumnos retirados por perdida de estudiantes (A solicitud o

Disciplina Universitaria) Administrar los procesos de digitalización de expedientes. Contrastar el cumplimiento de presentación de los expedientes de alumnos ingresantes y

padrones matriculados a nivel nacional. Realizar la verificación de los expedientes remitidos por la sede central, centros académicos

y Filiales y ordenar los expedientes de acuerdo a la codificación registrada.


ESPECIALISTA DE HOMOLOGACIONES Apoyar en la verificación de currículo, registro de plan de estudios, cursos generales y otros

procedimientos correspondientes a la creación y/o actualización de plan de estudios.

Administrar los procesos de equivalencias, validaciones y homologaciones que solicitan las

unidades académicas, las mismas que serán atendidas previo análisis correspondiente de

acuerdo a las normas establecidas.

Registrar los cambios de modalidad, sede y escuela profesional

Apoyar en los procesos de emisión de certificados.

Registrar las matriculas especiales y/o similares a solicitud de las escuelas profesionales,

centros académicos y filiales.

Otras funciones que le asigne la jefatura.


ESPECIALISTA DE CALIFICACIONES Ejecutar y controlar la regularización de actas de notas en el sistema y físico a solicitud de

las escuelas profesionales, centros académicos y filiales de acuerdo a los procesos

establecidos en las normas institucionales.

Imprimir las actas de notas por carrera profesional, sede, centro académico o filial y

monitorear la distribución, digitalización y empastado de actas de notas.

Realizar informes de record de regularizaciones por escuelas profesionales, centros

académicos y filiales.

Proyectar propuestas de mejora continua en la seguridad de las calificaciones.

Registrar las notas de internado, asignaturas de tesis, de acuerdo a las normas establecidas.



ESPECIALISTA DE CPA Programar y controlar la ejecución de los cronogramas académicos, basado en la resolución

del consejo universitario y otras normas establecidas. Auditar en el módulo de registros académicos, el cumplimiento de los cronogramas

académicos por escuelas profesionales, centros académicos y filiales a nivel nacional. Auditar el número mínimo de estudiantes según lo establecido en el Reglamento Régimen

de estudios y otros documentos normativos. Auditar la asignación de docentes y registro de horarios. Apoyar en la regularización de la programación lectiva del semestre en vigencia, matriculas

regulares, reserva y/o eliminación de matrículas, de acuerdo a las normas establecidas. Apoyar en la gestión de la comunicación de procesos académicos de la división de registros

y las diversas unidades operativas vinculadas a los procesos. Realizar informes de las auditorías realizadas. Otras funciones que le asigne la jefatura.


DOCUMENTACIÓN ACADÉMICA Verificar, imprimir y controlar los procesos de emisión de certificados de estudios,

constancias de estudios, de egreso y cuadros de méritos a nivel nacional.

Proyectar informes académicos, sobre constancias y certificados de estudios emitidos.

Coordinar con homologaciones en los procesos de emisión de certificados y constancias.

Atender, registrar y controlar los requerimientos de las unidades internas y externas

realizadas en el libro de actas de incidencias y requerimientos.



División de Registros

Académicos

Especialistas de Escuelas

Profesionales

Especialistas de Carreras

Profesionales

Unidades OperativasRectorado

Coordinador Académico LectivoEscuelas Profesionales

Coordinadores de Centros y Filiales

Coordinadores de Carreras Profesionales






Perfil de la Asignatura

Competencias TIC y en la Modalidad

Ranking Docente

Carga Actual alineado al

marco normativo

Coordinador de Carrera Planifica la

carga académica

Distribuye a los Docentes

tutores

Entrega a la Especialista académica

para el registro

La Especialista realiza el

registros en el ERP

La División de Registros

Académicos “Audita el

cumplimiento”




Proyección de Número de Estudiantes

Planificación de horarios




Incremento de Pensiones

RESPONSABLES



Plan de Estudios

Nº Alumnos en el semestre Actual

Proyección de Alumnos en asignaturas que

precede





Artículo 55°.- El estudiante que no registre ninguna asistencia en laasignatura,figurará en el acta en condición de inhabilitado. Es falta grave del docentetutor la inhabilitación simulada.

Artículo 56°.- Los estudiantes podrán tramitar el retiro de la asignaturahasta 30 días hábiles después del cierre de matrícula, previo pago de latasa, correspondiente. El retiro total de las asignaturas matriculadas,corresponde al trámite de reserva de matrícula.


¿Cómo y por que deben ayudar los docentes tutores?

Evitar la Deserción

Identificar las

Debilidades

Mejorar los

Indicadores de

Gestión.


Los docentes tutores, deben comunicar a los coordinadores de carrera a fin de:

o o

Egresados

a Tiempo

Asistenta

Social

Atención

PedagógicaAtención

Psicológica



Horarios de Semestre Anterior

(Normalizados)

Ambientes y Aforo

Las excepciones deben ser tramitadas

con Rectorado



Modulo de Registros

Académicos

Horarios a Distancia

Horarios Presenciales

Tutorías

Exámenes



Días Hábiles

Días de Extemporánea

Fuera de fechas




Especialistas Académicos

Coordinadores de Carreras

Coordinadores de Centros

División de Registros

Académicos

Gerencia de Calidad



• Recepciona.

• Coordina.

Especialista

• Hacer firmar.

• Devuelve.

Coordinador de Carrera • Revisa.

• Continua procesos.

Calificaciones




ESTRUCTURA MODULAR DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

ITGC 330 – Actividad 4.1.2. La matricula en la modalidad distancia se realiza por semestresy la programación de asignatura por módulos de acuerdo a lo planificado por cada carreraprofesional de educación a distancia, en función al plan de estudios y recursos disponible(ambientes, textos y docentes)

¿Qué es una estructura modular? ¿Por qué es necesario?

Semanas de estudio

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º

Tutoría

presencial

Examen

Tutoría

asíncrona

(Foro)

Tutoría

presencial

Examen

Sustentación

de Trabajo

ITGC 330 - Actividad4.3.4. Las tutorías en la modalidad a distancia SUA, se desarrollan de manera presencial enlos ambientes planificados por la escuela profesional o centro ULADECH Católica, lasasignaturas que utilizan EVA Pregrado, desarrollan las tutorías de manera asíncrona ysíncrona.


20 horas por Modulo

Reunir el Perfil de la Asignatura

Estar programado en

el ERP



1. El Coordinador Académico Lectivo en la Sede Central, Coordinador de Carrera en la Centros Académicos o Filies; planifica la distribución de horas de asignación de tutorías.

2. La Especialista Académica registra en el modulo respectivo.

3. El Docente tutor es comunicado con anticipación del día, hora y lugar. Donde desarrollara la tutoría.

4. Las Tutorías tienen una calificación de 20 %.


Ejecutar la Tutoría Programada

Utilizar los materiales oficiales

Elaborar los exámenes

Calificar y registrar la calificación en los registros auxiliares

Firmara y verificar el acta, antes de

firmar


1. Textos Universitario + Anexo (SPA o Guía)2. Registro de asistencia (Puede obtenerlo

desde el mismo ERP University – Modulo deRegistros Académicos.

3. En el caso que mi asignatura este como DV,deberá tener acceso al EVA Pregrado, sucurso en la cual va a desarrollar la tutoríadeberá estar acorde a la estructura modular.

4. Debe elaborar un registro auxiliar en donderegistre las calificaciones según lasponderaciones establecidas (Recuerde quela mente es frágil)

¿Qué es la Tutoría Presencial?

Es la orientación presencial que usted dispondrá

desde el Centro ULADECH para retroalimentar,

aclarar y fortalecer su aprendizaje.



1. Se recomienda que el Docente Tutor, tome la iniciativa, presente los contenidos de manera resumida

2. Rompa el Hielo, haga preguntas a los estudiantes.3. Aplicando casos prácticos.4. Coloque una nota de participación.

Criterios de

evaluación

Valoración

porcentual Descripción

Actividades de Auto

aprendizaje.40%

Son las actividades que forman parte de la

Naturaleza del Curso. El estudiante lo ejecuta con

apoyo del material de la asignatura y orientación

recibido en las tutorías.

Actividades realizadas

en las tutorías

presenciales.

20%

Son las actividades consideradas en la tutoría

síncrona, asíncrona y/o presencial.

Actividades de

investigación formativa10%

Son las actividades transversales de investigación

formativa que el docente establece en las tutorías

Actividades de

responsabilidad social10%

Son las actividades transversales de

responsabilidad social (extensión universitaria o

proyección social). que el docente establece en

las tutorías.

Exámenes sumativos 20%Corresponde al examen parcial y final del modulo

EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA




Número de docentes que cumplen con las tutorías.

Número de estudiantes que asisten a las tutorías.

% programación de tutorías y exámenes en el ERP.

% de Docentes titulares que han implementado RD.

% de Docentes que informan las mejoras de los UTEX.


Mg. Ing. Andrés Epifanía Huerta

Education

Capacitación de Coordinadores de Carreras Profesionales