BPMsAlavanca para a

excelência operacional de processos transacionais

§ A Unimed Londrina;

§ Objetivos do Projeto;

§ Estratégia Adotada;

§ Comunicação;

§ Características da solução;

§ Processos Implantados;

§ Benefícios;

§ Próximo Desafio.

ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO

A UNIMED LONDRINA

A UNIMED LONDRINA

Entre as 10 maiores empresas do Norte do Paraná

178milclientes

64%líder no mercado em Londrina

465 Colaboradores

LONDRINA - Paraná

516.000 Habitantes

78 anos de História

Localizada ao Norte do Estado do Paraná

À 533 km de São Paulo

A UNIMED LONDRINA

• Criada em 1971

• Objetivo: atender às necessidades de saúde e prover soluções com segurança, tranquilidade e bem-estar para seus clientes.

5ª Unimed do Brasil

1ª do Paraná

A UNIMED LONDRINA

Faturamento em 2012: 456 milhões

28AbrangeMunicípios Paranaenses

SERVIÇOS PRESTADOS:

§Atendimento Domiciliar

§Atendimento Multiprofissional

§ Medicina Preventiva

§ SOS Unimed

§ Clínica de Vacinas

§ Unimed Odonto

§ Centro de Aplicação de Medicamentos

A UNIMED LONDRINA

30 laboratórios,

clínicas especializadas, clínicas de imagens e

outros recursos

Uma rede prestadora composta por

Mais de 1.000médicos

30hospitais

66clínicas

A UNIMED LONDRINA

RECONHECIMENTOS

Mil Maiores Empresas – Revista Exame• Posição 950 (Brasil)

• Entre as 10 maiores empresas de Londrina

500 Maiores do Sul – Revista Amanhã

• Posição 302 (sul do Brasil)

• Posição 107 no Paraná

Selo Ouro Governança Cooperativa – Unimed Brasil

Selo de Responsabilidade Social – Unimed Brasil

Prêmio Nacional /Reg. Sul ABERJE de Comunicação

Líder da 8ª Pesquisa de Gestão Sustentável Região Sul

Selo ODM – Sesi/PNUDI

Prêmio de Criação do Grupo Paran. de Comunicação

A UNIMED LONDRINA

• Segundo a pesquisa Você S/A – Revista Exame, a Unimed Londrina está entre as

150 melhores empresas para se trabalhar

no Brasil.

SISTEMA UNIMED

83% território nacional

18 milhões de clientes

atende mais de

40%Líder no mercado nacional de planos de saúde

§Proporcionar agilidade por meio da otimização contínua dos processos;

§Aumentar a visão sistêmica dos processos;

§ Centralizar os processos / fluxos, evitando perda de informações entre sistemas;

§ Imprimir legalidade às aprovações.

§ Otimizar as despesas administrativas, por meio da automação dos fluxos;

OBJETIVOS DO PROJETO

1. Solicitação de Pagamento;2. Alterar Situação de Colaborador;3. Analisar NF OPME;4. Gerir patrimônio;5. Comprar itens;6. Solicitar Informações Gerenciais;7. Cancelamento e alteração refeição;8. Inscrição para recrutamento interno;9. Pedido de assessoria – Atendimento ao cooperado;10. Solicitar de Bolsa de estudo;11. Realizar treinamentos;12. Realizar viagem;13. Requisição de colaborador;14. Avaliação do período de experiência.

FLUXOS IMPLANTADOS

1. Escolha de processos com maior alçada de aprovação; maior frequência de

uso e maior volume de impressão - (uso de papel);

2. Modelagem do processo e identificação de gargalos e gaps, antes da automação;

3. Processo piloto: Teste utilizando 02 softwares diferentes rodando em paralelo;

4. Envolvimento direto dos executantes do processo no teste piloto;

5. Envolvimento da superintendência durante a implantação;

6. Comunicação corporativa e amenização do impacto na cultura organizacional;

7. Apresentação do sistema para toda a cooperativa.

ESTRATÉGIA ADOTADA

COMUNICAÇÃO

§Automação de processos;

§ Solução 100% web;§ Desenvolvida em JAVA e base de Dados para SQL e Oracle;

§ Integração com Active Directory;§ Integração com ERP Microsiga Protheus;

§ GED: Gestão Eletrônica de Documentos;

§ KPI: Gestão de Indicadores de Produtividade;

§ Parametrizações / customizações ágeis e independentes;

§ 465 usuários ativos;

§ 14 fluxos implantados;

§ Em uso desde Setembro/2011.

CARACTERÍSTICA DA SOLUÇÃO

SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS

Objetivo:Solicitação de pagamento para fornecedores

Início:§ Setembro / 2011

Volumes: § 5.618 processos abertos no 1º ano da implantação

Setembro/2011 a Agosto/2012

§ 5.519 processos abertos no último ano Setembro/2012 a Agosto/2013

Área Centralizadora: Gestão Financeira§ 2 Colaboradores responsáveis pelo processo de realizar pagamentos.

SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS

SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS – FLUXO ANTIGO

Solicitante:Imprime RQU

Solicitante:Preenche RQU manualmente

Solicitante:Encaminha

RQU ao Gestor

Gestor:Aprova

pagamento (assinatura RQU)

Secretaria:Encaminha

RQU ao Superintendente

Gestor:Encaminha RQU

a secretaria

Superintendente:Aprova

pagamento (assinatura RQU)

Solicitante:Encaminha

RQU ao Financeiro

Financeiro:Confere

documentos

Financeiro:Insere

informações no sistema

Financeiro:Realiza

procedimento de pagamento

SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS – FLUXO ATUAL

CENTRAL DE PAGAMENTOS:

Realiza procedimento de

pagamento.

Solicitante:Encaminha Nota

Fiscal à CENTRAL DE PAGAMENTOS

Gestor: Autoriza

pagamento (via Atos)

Solicitante:Preenche

solicitação de pagamento

Solicitante:Acessa o Atos via

Portal do Colaborador

CENTRAL DE PAGAMENTOS:

Confere documentos

§ Autonomia para aprovação (criação de alçada financeira);

§ Aprovação via e-mail ou mobile;

§ Eliminação de múltiplas aprovações;

§ Integração com Protheus Microsiga (centro de custo/conta/fornecedor);

§ Integração com Protheus Microsiga (evitar retrabalho para digitação do conteúdo

da solicitação de cheque);

§ Economia com impressão (utilização de papel);

§ Acompanhamento e rastreamento da solicitação;

§ Cumprimento de todas as etapas obrigatórias e a garantia do bom funcionamento

do processo;

§ Indicadores de desempenho.

PRINCIPAIS RESULTADOS – Solicitação de Pagamentos

COMPRAR ITENS

Objetivo: Fluxo destinado a solicitação de compras internas, externa e Coffee-Break(robô automático para fornecedor).

Início: § Setembro /2011

Volumes: § 3.909 processos abertos no 1º ano da implantação Setembro/2011 a Agosto/2012

§ 3.665 processos abertos no último ano Setembro/2012 a Agosto/2013

Área Centralizadora: Apoio Administrativo§ 3 Colaboradores responsáveis pelo processo de realizar compras.

COMPRAR ITENS

COMPRAR ITENS – FLUXO ANTIGO

Solicitante:Identifica

necessidade de compra

Solicitante:Encaminha

necessidade ao gestor

Gestor:Acessa o SAC

(login exclusivo) Gestor:Realiza descrição dos itens a serem

comprados

Sistema SAC:Direciona solicitação ao setor de comprasCompras:

Analisa solicitação (compra interna ou

externa)

Compras:Realiza cotações e

efetua compra

Compras:Encaminha pesquisa

de satisfação ao gestor

Gestor:Realiza a

conclusão do pedido no SAC.

Gestor:Analisa orçamento

COMPRAR ITENS – FLUXO ATUAL

CENTRAL DE COMPRAS:

Realiza cotações e efetua compra

Atos BPM: Encaminha pedido à

CENTRAL DE COMPRAS

Solicitante:Preenche

solicitação nos campos pré definidos

Solicitante:Acessa o Atos BPM

via Portal do Colaborador

Solicitante: Realiza conclusão do pedido no Atos

BPM.

Solicitante:Analisa orçamento

Gestor:Aprova solicitação via

Atos BPM.

§Visão integrada de gestão por processos (interna x externa);

§ Maior delegação (compras realizada por colaborador indicado pelo gestor);

§Automação da cotação;

§Acompanhamento e visualização do pedido de compra;

§ Interface automática com o fornecedor de coffee-break;

§ Integração com Protheus Microsiga (centro de custo/conta/fornecedor);

§ Evitar desperdícios de lançamentos incorretos (centro de custo/conta);

§ Facilidade no preenchimento decorrente de campos automatizados;

§ Eliminação do S.A.C;

§ Controles estatísticos;

§ Rastreabilidade.

PRINCIPAIS RESULTADOS – Comprar Itens

“O AtosBPM proporcionou para a área de compras da Unimed Londrina, ganho de produtividade, pois a automatização do processo deixou o fluxo simples e ágil. O layout ficou autoexplicativo para o cliente interno, os campos de informações desenvolvidos evitam o retrabalho pela busca da informação ausente, a ferramenta é flexível e traz soluções personalizadas, ou seja, de acordo com a necessidade e realidade da área.Também houve ganho de rastreabilidade e aprovações por alçada, tornando o gerenciamento da informação muito mais confiável.”

Guilherme Fernandes Champi – Analista de Compras

“Com a aplicação do conceito de BPM, as solicitações de pagamento ficaram mais ágeis, evitando o retrabalho. Antes, com as solicitações impressas precisávamos digitar tudo novamente quando chegavam ao financeiro. Agora, como o AtosBPM tem integração com o nosso sistema financeiro, o Microsiga, esse retrabalho não é mais necessário. Ganhamos tempo e agilidade. “

Alexandre Neri – Analista Financeiro

SATISFAÇÃO DOS COLABORADORES

BENEFÍCIOS O que melhorou com o uso de BPM’s?

Apesar da redução nas despesas administrativas, o foco da implantação foi aOtimização de Processos, gerando os seguintes benefícios:

§ Os fluxos atualmente em produção possuem 79% de oportunidades de integraçãojá realizadas;§ Controle e transparência dos processos;§ Visualização de gargalos e etapas improdutivas;§ Redução de tempo de Execução de Processos (Agilidade);

§ Redução de custos operacionais e tempo/hora de colaboradores.

BENEFÍCIOS

PRÓXIMO DESAFIOPRÓXIMO DESAFIO

Integrar o acesso de Médicos Cooperados ao processo de Comprar Itens.

Solução: Aderente as necessidades

Pessoas: Gestor de processo comprometido

Processos: Ter parceiros comprometidos

CHAVE DO SUCESSO

O melhor plano de saúde é viver.

O segundo melhor é Unimed.

Muito obrigado!

Andre Galletti Junior

Gestor de Planejamento e Desenvolvimentoandre.galletti@unimedlondrina.com.br