MAKALAH KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

“BAGIAN - BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA”

Untuk memenuhi tugas mata kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia

Dosen pengampu : Lia Yuliana, M.Pd

Disusun oleh:

Yona Febria 12101241028

Arifah Alfiani 12101241029

Deti Setianingsih 12101241030

Kusuma Asditya 12101241031

Krisna Pujianto 12101241032

Edi Setiawan 12101241033

MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2014

i

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang

digunakan untuk menyampaikan pesan - pesan bisnis maupun non bisnis

kepada pihak lain. Pada umumnya proses penyampaian pesan - pesan bisnis

maupun non bisnis ini adalah secara tertulis, salah satunya dalam bentuk surat.

Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat

digunakan sebagai sarana menyampaikan pesan - pesan tertulis untuk berbagai

kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis. Oleh karena itu penulisan

surat harus dilakukan dengan baik.

Penulisan surat yang baik adalah dengan menggunakan bahasa Indonesia

yang benar dan baku. Sesuai dengan bahasa Indonesia, baik mengenai kata,

ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya, selain itu bahasa surat haruslah efektif.

Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata,

sopan dan menarik.

Menulis surat yang baik selain pada penggunaan bahasanya perlu

memperhatikan beberapa hal, diantaranya bagian - bagian surat. Bagian surat ini

bervariasi sesuai dengan jenis surat itu sendiri. Bagian surat pribadi akan

berbeda dengan surat dinas. Oleh karena itu, makalah ini akan membahas

bagian - bagian surat dan fungsi masing - masing bagian surat tersebut.

B. Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat diperoleh rumusan masalah sebagai berikut:

1. Apa saja bagian - bagian surat?

2. Apa fungsi masing - masing bagian surat?

C. Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka tujuan penulisan makalah ini

adalah :

1. Untuk mengetahui bagian - bagian surat

2. Untuk mengetahui fungsi masing - masing bagian surat.

1

BAB II

PEMBAHASAN

A. Bagian - Bagian Surat

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:38) sebuah surat terdiri atas bagian -

bagian surat. Penempatan bagian - bagian itu berhubungan dengan bentuk surat

yang digunakan. Artinya jika bagian - bagian itu diletakkan pada margin kiri,

terbentuklah bentuk lurus. Jika bagian - bagian surat itu tidak diletakkan pada

margin kiri dapat terbentuk bentuk surat setengah lurus atau bentuk Indonesia

baru. Menurut Sumantri dan Sudaryono dalam (Dirgo Sabariyanto, 1998:38)

surat terdiri atas beberapa bagian yaitu :

1. Kepala surat

2. Pembuka yang meliputi nomor surat, lampiran, perihal atau hal, tanggal,

alamat, dan salam pembuka

3. Isi surat atau tubuh surat

4. Penutup yang meliputi salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan,

tembusan dan inisial.

Djoko Purwanto (2008:9) mengatakan secara umum, bagian surat baik untuk

surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, yaitu :

1. Kepala surat/kop surat

2. Nomor surat

3. Tanggal surat

4. Lampiran

5. Perihal/hal

6. Alamat tujuan

7. Salam pembuka

8. Paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup

9. Salam penutup

10. Tanda tangan, nama jelas penandatangan

11. Tembusan

12. Inisial

2

Tintin Astini dan Aah Johariah (2004: 27-28) mengatakan bahwa bagian -

bagian surat dinas biasanya berbeda dengan surat niaga. Perbedaan tersebut

terletak pada bagian salam pembuka dan salam penutup. Surat niaga umumnya

memakai salam pembuka dan salam penutup sedangkan surat dinas jarang

memakai salam pembuka dan salam penutup. Perbedaan lain pada bagian-

bagian surat dinas pemerintah yaitu setelah isi surat langsung dicantumkan

nama jabatan penanda tangan surat, kemudian tanda tangan, nama

penanggung jawab surat dan NIP. Pada surat niaga biasanya setelah salam

penutup dicantumkan nama organisasi yang mengeluarkan surat, tanda tangan,

nama penanda tangan dan nama jabatan.

3

1)Logo

3)2)

4)

5)

6)

7)

8)

9)

10)

11)12)

Berikut penjelasan masing - masing bagian surat yaitu:

1. Kepala Surat

Kepala surat disebut pula kop surat. Isinya adalah lambang (departemen,

universitas, perguruan tinggi, akademi, sekolah dan instansi), nama unit

organisasi, alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada),

nomor faksimile (jika ada), dan alamat kawat (jika ada). Untuk perusahaan

dapat ditambahkan nama cabangnya dan nama banker (Dirgo Sabariyanto.

1998:39).

Sedangkan menurut Djoko Purwanto (2008:9) kepala surat atau kop

surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan atau

instansi mencakup antara lain nama instansi (organisasi), alamat lengkap,

nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat website, dan e-

mail, serta logo atau lambang instansi tersebut.

Nani Darmayanti (2008:92) menambahkan bahwa khusus untuk surat-

surat niaga, kepala surat sering dilengkapi dengan alamat kantor cabang,

nama bank, jenis usaha, dan lambang perusahaan.

Dirgo Sabariyanto (1998:39) menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam menyusun kepala surat yaitu :

a. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap: lambang, nama instansi,

alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksimile, alamat kawat

(jika ada)

b. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital

c. Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat, faksimile, dan telepon ditulis

dengan huruf kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan dalam.

d. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, faksimile, dan kata kotak pos

jangan disingkat.

e. Jangan digunakan bentuk p.o. box atau office box untuk menuliskan

kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan

alamat kawat.

4

f. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti

tanda titik dua (:), sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan

oleh titik (.) setiap angka

g. Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor, misalnya

telepon.

Bagian kepala surat dengan bagian pembukaan (khususnya tanggal

surat dan nomor surat) dipisahkan dengan garis horizontal. Garis itu

berfungsi sebagai pangkal perhitungan spasi sewaktu pengetikan surat

(Dirgo Sabariyanto, 1998:40) Contoh Kepala Surat :

2. Tanggal surat

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:41-42) hal - hal yang perlu diperhatikan

dalam penulisan tanggal surat yaitu sebagai berikut :

a. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah

kepala surat dengan bagian surat lainnya

b. Kata tanggal tidak perlu ditulis

c. Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala

surat

d. Angka tahun ditulis lengkap

e. Nama bulan ditulis dengan huruf

f. Penulisan nama bulan jangan disingkat

g. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik

h. Spasinya tidak dijarang - jarangkan

i. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah

j. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital

5

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAAN

DIREKTORAT SEJARAH DAN NILAI TRADISIONAL BALAI KAJIAN SEJARAH DAN NILAI TRADISIONAL YOGYAKARTA

Jalan Brgjen Katamso 139, Yogyakarta 55152, Telepon (0274) 373241, 397308

Contohnya adalah sebagai berikut:

1) 18 Maret 1997

2) 10 Juli 1997

Sampai saat ini masih ditemukan penulisan bagian tanggal surat yang

salah. Contoh sebagai berikut:

1) Tanggal 18 Maret 1984

2) 10 Juli ‘89

3) 17-05-1990

4) 18 A g u s t u s 1997 (Dirgo Sabariyanto, 1998:42)

Sedangkan menurut Djoko Purwanto (2008: 10) tanggal surat ditulis

dengan urutan nama tempat / kota pembuatan surat, diikuti dengan angka

tanggal, nama bulan dan angka tahun.

Berkenaan dengan dua pendapat di atas, Tintin Astini dan Aah Johariah

(2004:28) menjelaskan penulisan tanggal untuk surat dinas yang memakai

kepala surat tidak perlu diawali dengan nama kota. Sebab telah tercantum

pada kepala surat, cukup ditulis tanggal, bulan dan tahun.

3. Nomor Surat

Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini

disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-

macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau

instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal

surat. Surat resmi perlu diberi nomor, walaupun surat itu hanya berisi satu

kalimat (Pratjihno, 1974 : 21).

Surat resmi, biasanya, mencantumkan nomor, jenis, instansi pengirim

surat, dan kode surat. Nomor surat adalah urutan nomor surat yang telah

dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Kode surat adalah kode

klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat tersebut, sedangkan tahun

yang tertera pada nomor surat menunjukan tahun kapan surat itu dibuat.

Contoh :

6

N o m o r : 2 3 1 / S B / R - U P I / G . 5 / V I / 0 7

Keterangan :

231 : nomor surat

SB : Surat Pemberitahuan

R : rektor (penanggung jawab surat / penanda tangan)

UPI : nama instansi

G.5 : bantuan luar negeri

VI : bulan pembuatan surat, bulan Juni

07 : tahun pembuatan surat 2007. (Nani Darmayanti, 2008 : 92)

4. Lampiran

Lampiran surat adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan

adanya sesuatu yang disertakan bersama surat. Dokumen yang disertakan

tersebut beragam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat. Umpamanya

untuk surat penawaran dilampirkan brosur atau daftar harga. Pada surat

perkenalan dilampirkan fotokopi izin usaha, neraca perusahaan, surat dari

relasi dan sebagainya. Sebaiknya, lampiran surat ditulis secara jelas agar

penerima surat segera mengetahui ada tidaknya sesuatu yang dilampirkan

bersama surat tersebut.

Dirgo Sabariyanto, (1986:30-31) menjelaskan bahwa penulisan kata

lampiran tidak boleh disingkat lamp. Jumlah surat atau berkas yang

dicantumkan ditulis dengan angka, misalnya 1, 2, 3 dan 4. Penulisan tanda

titik dua ( : ) dengan kata lampiran tidak disela spasi, sesudah tanda titik dua

baru disela spasi. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik ( . ).

Menurut Pratjihno (1976:21), jika lampiran surat itu penting atau

berharga, kecuali jumlahnya, sebaiknya dibubuhi keterangan lain yang perlu.

Jika sebuah surat tidak ada lampirannya, setelah nomor surat tidak perlu

dituliskan lampiran. Nani Darmayanti, 2008 : 93 memaparkan lebih jelas,

seperti pada contoh berikut ini.

Lampiran: 1 (satu) Berkas Bio Data Karyawan

Lampiran: 2 (dua) Eksemplar Buku Teks

Lampiran: 3 (tiga) Helai Kuitansi

7

Kata "helai" pada lampiran berarti satu surat, bukan satu lembar kertas.

Dengan demikian, penulisan lampiran surat perlu dibuat sejelas mungkin

agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh sebab itu, penulisan

lampiran seperti berikut ini tidak dibenarkan.

Lampiran : 2 (dua) helai

Lampiran :

5. Hal atau Perihal Surat

Menurut Soedjito dan Solchan (2014:44-45) bagian ini menunjukkan isi

atau inti surat secara singkat. Dengan baca Hal/Perihal, secara cepat dapat

diketahui masalah yang dituliskan dalam surat itu. Hendaknya Hal/Perihal

dituliskan secara ringkas dan jelas.

Contoh : Hal : Bantuan tenaga pengajar

Hal : Pemilihan mahasiswa teladan

Catatan :

a. Hal/Perihal dapat disamakan dengan judul karangan biasa. Oleh sebab

itu, harus berwujud frase (bukan kalimat) dan pokok surat dimulai dengan

huruf besar. Tidak ada tanda titik di belakangnya dan tidak digaris

bawahi.

b. Dalam surat undangan, sering hanya dituliskan :

Hal : Undangan

Ini belum jelas sebab belum menyebutkan isinya. Sebaiknya

dituliskan juga isinya, misalnya:

Hal : Undangan rapat komite

c. Adakalanya pengirim perlu menunjukkan sifat yang dikirimkan. Sifat surat

biasanya dituliskan di bawah Nomor Surat. Boleh juga dituliskan setelah

Hal/Perihal.

Contoh :

No : 10/PB/2014 No : 10/PB/2014

Sifat : Penting Lamp : Satu berkas

Lamp : Satu Berkas Hal : Pengisian Kartu Pemilu

8

Hal : Pengisian Kartu Pemilu Sifat : Penting

d. Dalam contoh-contoh di atas, lamp. Selalu ditempatkan antara No dan

Hal. Hal tersebut menyangkut bahwa tulisan di belakang lamp. selalu

sedikit, sedangkan tulisan di belakang hal. biasanya terdiri atas beberapa

baris.

Contoh: No : 10/PB-1/2014

Lamp : tiga helai

Hal : Penyusunan silabus

Pembagian tugas mengajar semester I

Penerimaan mahasiswa baru

Tintin Astini dan Aah Johariah (2004: 29) menjelaskan bahwa dalam

surat dinas, perihal ditulis dibawah notasi lampiran sedangkan dalam surat

niaga, perihal ditulis dibawah alamat surat.

6. Alamat Tujuan

Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan

alamat luar (pada amplop). Alamat dalam menyebutkan berturut-turut:

a. Nama orang/jabatan

b. Nama jalan dan nomor rumah/gedung, dan

c. Nama kota

Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada setiap

unsur nama itu, tidak ditulis dengan huruf kapital semuanya. Nama orang

hendaknya ditulis secara cermat dan lengkap, jangan disingkat atau diubah

ejaannya (Soedjito dan Solchan, 2014:45)

Cermat Tidak cermat Prof. H. Soeseno Kartomihardjo, Ph.D. Prof. H. S. Kartomihardjo, Ph.D.

Prof. H. Suseno Kartomihardjo, Ph.D.Prof. H. Suseno Kartomihardja, Ph.D.

Di depan nama orang/jabatan dituliskan ungkapan Yang Terhormat

(disingkat Yth.). Kata sapaan Saudara (Sdr.), bapak atau ibu digunakan di

depan nama orang. Kata sapaan itu tidak perlu digunakan jika diikuti nama

jabatan (Rektor, Dekan, Kepala, Direktur, dsb.)

9

Nama jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat, misalnya Jalan

Jenderal Basuki Rakhmat, disingkat/dipendekkan Jend. B. Rakhmat/Jl. Jend.

Basuki R.

Nama kota tidak didahului kata depan di, tidak dituliskan dengan huruf

kapital semua, tidak perlu digaris bawahi, dan tidak bertitik akhir atau tanda

baca lainnya.

Surat itu hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan nama

kantornya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya (Rektor,

Dekan, Kepala, Direktur, dsb.), dapat disebut kepala atau pemimpin (bukan

pimpinan).

Alamat itu ditujukan kepada nama orang yang disertai nama jabatannya,

atau nama jabatannya saja, bukan nama instansinya. Kata kepada yang

biasa digunakan pada alamat tidak perlu dituliskan, sebab tanpa kepada

sudah jelas kepada siapa surat itu ditujukan. (Soedjito dan Solchan, 2014:46)

Contoh:

Yth. Sdr. Imam Sarif, S.E.Direktur PT RosdakaryaJalan Gejayan 10Yogyakarta

Yth. Pemimpin ProyekPenelitian Bahasa JawaJalan Mataram 5Yogyakarta

Yth. Rektop Ikip Yogyakartau.p Pembantu Rektor 1Jalan Colombo 1Yogyakarta

Surat yang dialamatkan kepada rektor itu dimintakan perhatian atau

untuk perhatian (u.p) pembantu rektor 1 sebab masalah/hal yang dipaparkan

dalam surat itu berkenaan dengan ruang lingkup tugas pembantu rektor 1.

Surat yang diminta perhatian dari pembantu rektor 1 itu perlu diketahui oleh

rektor sebab rektorlah yang bertanggung jawab atas keluar-masuknya surat

di lembaga itu.

Jika pembantu rektor 1 perlu menjawab surat tersebut, pada salam

penutup dan tanda tangan penanggung jawab harus dituliskan singkatan a.n.

(atas nama).

Contoh: a.n. Rektor

Pembantu Rektor 1,

10

Dr. Huda

NIP 130517570

Alamat luar dituliskan pada amplop yang berukuran 10,5 × 23 cm. Alamat

luar disusun berturut-turut sebagai berikut:

a. Nama orang/jabatan

b. Nama instansi

c. Nama jalan/gang/nomor rumah bangunan, dan

d. Nama kota dan nomor kode pos.

Kode pos perlu dicantumkan di belakang nama kota untuk memudahkan

penyampaian dan mencegah kekeliruan penyampaian surat kepada

penerima. Sesudah nomor kode pos tidak perlu dituliskan keterangan lain,

misalnya nama provinsi, pulau, atau kabupaten. Untuk surat yang dikirimkan

keluar negeri cukup dituliskan kata INDONESIA di bawah nama kota dan

nomor kode pos. (Soedjito dan Solchan, 2014: 48)

Alamat yang dituju terletak pada seperempat bagian sebelah kanan

bawah sampul. Alamat pengirim dapat dituliskan pada salah satu dari 3

kemungkinan :

a. Pada halaman muka di sudut kiri atas/tengah

b. Pada halaman muka di sudut kiri bawah; atau

c. Pada halaman belakang sampul di bagian atas tengah.

Contoh :

11

SoedjitoJalan PramukaJakarta 65115

Yth. Sdr. Imam Sarif, S.E.Jalan GejayanYogyakarta 87531

Yth. Sdr. Imam Sarif, S.E. Jalan Gejayan

Yogyakarta 87531

SoedjitoJalan PramukaJakarta 65115

Selain alamat, pada sampul surat resmi juga dibubuhkan nomor surat, cap

dinas (disebelah kiri bawah), derajat surat SEGERA/AMAT SEGERA

(disebelah kanan atas), dan teraan (di bagian kanan atas). Soedjito (2014:49-

50). Contoh:

Ada beberapa macam amplop dinas :

1) Berukuran 9 × 14 cm (minimal)

2) Berukuran 10 × 23 cm (ukuran umum)

3) Berukuran 12 × 23,5 cm (ukuran maksimal)

12

SoedjitoJalan PramukaJakarta 65115

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANDIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAAN

Jalan Pramuka 4, Jakarta 10310, Telepon 343075

No :Yth. Rektor IKIP Malang

Jalan SurabayaMALANG 65114

CAP

SEGERA

Surat yang telah selesai diketik itu hendaklah dilipat dengan model lipatan

ganda sejajar dengan kepala dan alamat tampak di atas. Hal ini berguna

untuk mengetahui dengan cepat dari mana surat itu, dan mencocokkannya

dengan alamat luar. Soedjito (2014:51). Contoh:

7. Salam Pembuka

Triharjanto (2007:16-17) kata-kata yang biasa atau lazim digunakan

untuk salam pembuka, diantaranya adalah :

a. DenganHormat,

b. Tuan yang terhormat,

c. Tuan atau nyonya yang terhormat,

d. Tuan-tuan yang terhormat,

e. Asalamu’alaikum Wr. Wb

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:49-50) hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam penulisan salam pembuka sebagai berikut:

a. Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan

hormat

b. Huruf awal pada kata dengan ditulis dengan huruf kapital

c. Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda koma (,)

d. Bentuk salam pembuka ditulis pada margin kiri

13

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANDIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAAN

Jalan Pramuka 4, Jakarta 10310, Telepon 343075

No : 557/D-1/2014 5 juli 2014Lamp : Satu BerkasHal : Pengisian Data

e. Penulisan bentuk salam pembuka menjorok ke dalam sebagai alinea

baru

Dirgo Sabariyanto (1998:50) juga menambahkan bahwa ada bentuk lain

yang biasa digunakan sebagai salam pembuka di lingkungan tertentu, yaitu

assalamuaikum. Bentuknya yang lengkap adalah assalamuaikum

warohmatullahi wabarokatuh. Bentuk yang singkat adalah assalamuaikum

wr. wb. Sapaan itu lazim digunakan di lingkungan Departemen Agama.

Contoh penulisan dan letak salam pembuka (Triharjanto (2007:19) :

8. Isi

Triharjanto (2007:18) isi surat merupakan hal pokok dari suatu surat atau

merupakan hal inti (pokok) dalam suatu surat. Inti surat dapat terdiri dari

beberapa paragraf agar maksud pengirim surat jelas kiranya namun tidak

bertele-tele dalam mengungkapkan.

Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:30-31) menambahkkan bahwa isi

surat lengkap terdiri atas tiga macam alinea yaitu alinea pembuka, isi surat

yang sesungguhnya dan alinea penutup.

a. Alinea pembuka

14

Surabaya, 23 September 2006

Nomor : 125/DirUt-SP/IV/99

Perihal : Pesanan buku

Lampiran : 2 Lembar

Kepada

Yth.Kepala Bagian Penjualan

Penerbit CAKRAWALA

Jln. Pemuda No. 15, Surabaya 586468

Dengan Hormat,

Dalam surat dinas, alinea pembuka harus sudah mencerminkan isi

surat yang sesungguhnya sehingga dengan membaca alinea pembuka

saja pembaca akan memahami maksud isi surat yang diterimanya.

Contoh alinea pembuka pada surat yang bertujuan untuk

menanyakan, melaporkan, memberitahukan, meminta dan

menyampaikan sesuatu :

i. Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan ….

ii. Dengan ini kami laporkan ….

iii. Kami beritahukan bahwa ….

iv. Dengan sangat menyesalkan kami beritahukan bahwa ….

v. Dengan gembira kami kabarkan, bahwa ….

vi. Bersama ini kami lampirkan daftar harga ….

Contoh alinea pembuka jika membalas atau menjawab surat:

i. Sehubungan dengan surat Saudara No. …

ii. Berkenaan dengan surat Saudara No. ….

iii. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat No. …

iv. Surat Saudara tanggal … No … telah kami terima.

Contoh alinea berdasarkan iklan:

i. Sehubungan dengan iklan Saudara pada harian kompas yang terbit

tanggal ….

ii. Kami membaca iklan Saudara dalam harian ….

iii. Berkenaan dengan iklan perusahaan Saudara dalam harian …

b. Alinea isi

Alinea ini memuat uraian, penjelasan, atau keterangan tentang isi

pokok surat yang disampaikan kepada penerima surat. Penyusunan

alinea isi dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu sebagai berikut:

i. Pengulangan sebagian alinea / repetisi sebelumnya untuk memulai

alinea isi. Contoh :

Alinea Pembuka

15

Dengan ini kami kabarkan bahwa perusahaan kami telah

mendatangkan beberapa unit mesin kantor terbaru dari Jepang,

terutama komputer merk Asus.

Alinea Isi

Komputer merk Asus telah kami uji coba ternyata hasilnya tidak

diragukan lagi …

ii. Bantuan frase transisi

Contoh:

1) Akan tetapi …

2) Selain itu …

3) Oleh karena itu …

4) Sehubungan dengan …

iii. Bantuan kata sambung

Kata sambung seperti meskipun, namun, berhubung, kemudian, jadi,

sebaliknya dan selanjutnya bisa digunakan untuk memulai alinea isi.

c. Alinea penutup

Berisi kesimpulan dari isi surat sesungguhnya. Pada bagian ini

penulis mengemukakan penegasan sesuatu, harapan, atau imbauan dan

ucapan terima kasih. Contoh:

i. Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian Saudara, kami

ucapkan terima kasih.

ii. Besar harapan kami semoga kerja sama yang telah kita bina dapat

ditingkatkan lagi.

9. Salam Penutup

Menurut Djoko Purwanto (2008:16) di dalam surat yang baik perlu

tercakup salam penutup sebagai ungkapan sikap respek / hormat, sopan,

atau sekadar menunjukkan etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim

digunakan dalam surat menyurat antara lain:

a. Hormat kami,

b. Hormat saya,

16

c. Salam takzim,

d. Salam kami,

10. Pengirim Surat

Menurut Djoko Purwanto (2008:16) surat dinas maupun surat bisnis

dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, misalnya

pimpinan instansi, lembaga atau organisasi. Sedangkan Dirgo Sabariyanto

(1998:58) orang yang menandatangani surat ialah subjek surat. Dialah

penanggung jawab surat. Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan

pengirim surat yaitu:

a. Pengirim surat sebaiknya dilengkapi dengan jati diri kedinasan, yaitu

jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas / cap jabatan

b. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya

terdiri atas dua kata atau lebih

c. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak berada di dalam tanda kurung

d. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik

e. Singkatan NIP tidak bertanda titik

f. Angka NIP tidak bertanda titik setiap tiga angka

Bagian pengirim surat tersusun dalam satu kesatuan. Susunan baris-

baris itu yaitu baris pertama adalah jabatan subyek surat, baris kedua adalah

tanda tangan, baris ketiga adalah nama terang, dan baris keempat adalah

nomor induk pegawai. Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:31) menjelaskan

bahwa mencantumkan nama organisasi setelah salam penutup digunakan

untuk surat-surat niaga sedangkan jabatan digunakan untuk surat-surat dinas

pemerintah.

Contoh untuk surat niaga: Contoh untuk surat dinas:

Hormat kami, Kepala Biro KeuanganCV Dewa Ruci

Kusnawan Malik Drs. Satria NugrahaDirektur NIP ........................

17

Yang berhak menandatangani surat adalah orang yang mempunyai

wewenag dan tanggung jawab terhadap surat tersebut. Untuk kelancaran

kegiatan pekerjaan jika pejabat utama berhalangan maka pelimpahan

wewenang untuk menandatangani surat dapat dilakukan.

Penandatanganan surat karena adanya pendelegasian wewenang dari

atasan biasanya menggunakan singkatan a.n. (atas nama), anb. (atas nama

beliau), u.b. (untuk beliau), u.p. (untuk perhatian), wks. (wakil sementara),

plh. (pelaksana harian), apb. (atas perhatian beliau). Contoh:

a.n. Menteri Pendidikan Nasional

Sekretaris Jenderal

Nama Jelas

NIP ………….

11. Tembusan

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:61) letak bagian ini di margin sebelah

kiri, lurus vertikal dengan dengan bagian isi surat. Hal - hal yang perlu

diperhatikan dalam bagian ini ialah sebagai berikut:

a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital

b. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari

satu

c. Bentuk kepada Yth. tidak perlu dicantumkan

d. Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya, jangan kantornya

e. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan

f. Di belakang nama yang ditembusi tidak perlu dibuuhkan ungkapan yang

tidak berfungsi misalnya sebagai laporan

g. Jika yang ditembusi lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari pejabat

yang eselonnya tinggi. contohnya sebagai berikut :

1) Tembusan :

a) Direktorat Jenderal Pendidikan dan Kebudayaan

b) Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

18

c) Saudara Bambang

2) Tembusan:

a) Kamawil Kotamadya Yogyakarta

b) Kabag Pemerintah Kotamadya Yogyakarta

3) Tembusan:

a) Kantor Wilayah Depdikbud Provinsi DIY

b) Kakandep Kotamadya Yogyakarta

Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:31) menambahkan bahwa cara

penulisan tembusan ditulis sebaris dengan notasinya apabila tembusan

ditujukan kepada satu pihak. Contoh:

Tembusan : Kepala Bagian Pemasaran

12. Inisial

Tintin Astini dan Aah Johariah (2004:31-32) inisial adalah singkatan dari

nama orang yang mengonsep dan mengetik surat. Inisial terdiri dari dua

huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama pertama dan huruf

awal nama kedua. Inisial hanya digunakan di surat niaga sedangkan untuk

surat pemerintah diberi paraf orang yang menyusun surat.

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:61) hal - hal yang perlu diperhatikan

dalam inisial:

a. Inisial ditulis dibawah sebelah kiri dibawah bagian tembusan

b. Biasanya berbentuk singkatan pengonsep dan pengetik surat

Contohnya seperti berikut:

HA/Er

HA adalah singkatan pengonsep surat Hidayah Asmuni

Er adalah singkatan pengetik surat bernama Erwin

B. Fungsi Bagian - Bagian Surat

1. Kepala Surat

Menurut Nani Darmayanti (2008:91) kepala surat lebih dikenal dengan

istilah kop surat, yaitu bagian surat paling atas dan berfungsi memudahkan

19

penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi atau

organisasi yang mengirim surat.

Nani Darmayanti (2008:92) menambahkan bahwa kepala surat dalam

surat niaga memiliki beberapa manfaat untuk mencapai keberhasilan usaha,

antara lain:

a. Sebagai alat pengenal

Logo, terkadang layout, alamat, dan bidang usaha yang tercantum

pada kop surat menunjukkan keberadaan dan eksistensi perusahaan

bersangkutan.

b. Sebagai alat penyebaran informasi

Kepala surat yang lengkap dengan nama perusahaan, logo, bidang

usaha, alamat, dan nomor telpon/faksimile akan memudahkan calon

pelanggan/klien/relasi menghubungi perusahaan pemilik kop surat

tersebut.

c. Sebagai iklan

Logo, terkadang layout, dapat menciptakan image pembaca akan

perusahaan pemilik kop surat.

2. Tanggal surat

Menurut Djoko Purwanto (2008:10) tanggal surat berfungsi untuk

memberitahukan kepada penerima surat tentang kapan surat itu ditulis.

Sebagaimana diketahui, pengiriman surat terkadang cepat sampai ke tujuan,

terkadang lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima surat akan

mengetahui kapan surat itu dibuat.

Tintin Astini dan Aah Johariah (2004: 28) menambahkan fungsi tanggal

surat yaitu untuk memudahkan pencatatan surat ke dalam buku agenda,

mengetahui kapan surat itu harus dibalas dan memudahkan mengingat

kembali surat yang diarsipkan.

20

3. Nomor Surat

Menurut Nani Darmayanti (2008 : 93), nomor surat memiliki beberapa

fungsi yaitu sebagai berikut:

a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip

b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat

menyurat.

c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan.

d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan

(mengklasifikasikan) penyimpanan surat.

e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

Tintin Astini dan Aah Johariah (2004: 28) menambahkan fungsi nomor

surat yaitu untuk:

a. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat sebagai arsip

b. Mengetahui berapa jumlah surat yang telah dibuat atau dikirim dalam

jangka waktu tertentu

c. Mempermudah pencatatan surat ke dalam buku agenda

4. Lampiran

Penulisan Lampiran pada surat memiliki fungsi sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang

disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.

b. Untuk mengecoh atau memeriksa apakah berkas yang diterima itu

jumlahnya sama dengan tertulis dilampirkan atau tidak.

c. Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan

dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena

dokumen tersebut sudah tersedia.

5. Hal atau Perihal Surat

Bagian surat ini berfungsi untuk mengetahui isi atau inti pokok masalah

pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca surat tersebut secara

keseluruhan (Nani Darmayanti,2008:93).

21

6. Alamat Tujuan

Alamat surat dapat berfungsi sebagai:

a. Alamat petunjuk langsung bagi penerima surat;

b. Petunjuk arsip dalam menyimpan surat;

c. Mempermudah petugas pos;

Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjendela (Nani

Darmayanti, 2008:94).

7. Salam Pembuka

Triharjanto (2007:16) salam pembuka merupakan kalimat pendahuluan

atau kalimat pembuka yang merupakan penghormatan di awal surat.

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:50) dengan menuliskan salam pembuka,

pengirim surat yang lazim disebut subyek surat telah menyampaikan rasa

hormatnya terlebih dahulu sebelum ia menyampaikan isinya.

8. Isi

Isi surat adalah bagian surat yang digunakan untuk menyatakan berita

atau sesuatu yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut (Nani

Darmayanti,2008:95).

9. Salam Penutup

Salam penutup sebuah surat dapat digunakan untuk menunjukkan rasa

hormat dan rasa keakraban pengirim surat kepada penerima surat (Nani

Darmayanti, 2008:96).

10. Pengirirm Surat

Pengirim surat biasanya ditandai dengan penulisan nama terang dan

tanda tangan ini berfungsi sebagai penanda siapakah yang

bertanggungjawab atas surat yang telah dikirim (Dirgo Sabariyanto, 1986 :

42).

22

11. Tembusan

Menurut Dirgo Sabariyanto (1998:61) bagian tembusan surat digunakan

untuk menuliskan instansi mana yang mendapatkan tembusan surat.

Sedangkan menurut Nani Darmayanti (2008:98) tembusan dipakai untuk

menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat itu

selain penerima surat. Surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain

yang mendapat tembusan surat tersebut. Tembusan surat berguna untuk

menghitung jumlah lembar surat yang akan diketik sesuai dengan keperluan.

12. Inisial

Menurut Nani Darmayanti (2008:98) Tujuan pencantuman inisial adalah

apabila suatu saat terdapat kekeliruan mengenai surat tersebut

penandatangan surat dapat memanggil kedua petugas itu untuk ikut

mempertanggungjawabkan surat yang dimaksud. Dengan demikian, inisial ini

hanya berguna bagi pengirim surat sehingga tidak ada artinya bagi penerima

surat. Oleh karena itu, sebaiknya, inisial surat hanya ditulis pada arsip surat.

23

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pemaparan yang telah dikemukankan diatas dapat

disimpulkan sebagai berikut:

1. Surat memiliki bagian - bagian yang terdiri dari kepala surat/kop surat, nomor

surat, tanggal surat, lampiran, perihal/hal, alamat tujuan, salam pembuka,

paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda

tangan, nama jelas penandatangan, tembusan, dan inisial. Masing-masing

bagian tersebut memiliki fungsi yang berbeda-beda.

2. Penggunaan salam pembuka dan penutup surat tergantung dari kepentingan

surat yang akan dikirim.

3. Pada setiap surat penulisan format nomornya tergantung pada kesepakatan

dan peraturan lembaga pengirim surat tersebut.

4. Antara surat dinas dan surat niaga memiliki perbedaan pada pemakaian

salam pembuka dan penutup, serta penulisan pengirim surat.

24

DAFTAR PUSTAKA

Dirgo Sabariyanto. 1996. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama Widya.

Dirgo Sabariyanto. 1998. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama Widya.

Djoko Purwanto. 2008. Korespondensi Bisnis Modern.Jakarta: Erlangga

Nani Darmayanti. 2008. Komunikatif dalam Berbahasa Indonesia Untuk Tingkat

Unggul (Kelas XII) SMK/MAK. Jakarta: Pusat Perbukuan, Departemen

Pendidikan Nasional

Pratjihno. 1976 . Penuntun Surat - Menyurat Jabatan. Jakarta : Penerbit Djambatan

Tintin Astini dan Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi SMK.

Bandung: Armico

Triharjanto. 2007. PanduanMenulisSurat. Yogyakarta: Siklus

Soedjito dan Solichin. 2014. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung. Pt

Remaja Rosdakarya

25

LAMPIRAN