Audit komunikasi 8

1

2

ORGANISASI

Policy Decision

TINDAKAN-TINDAKAN NYATA

EKSTERNAL

INTERNAL

STAKEHOLDER

Justifikasi

Impuls2 Yg Masuk

SIKLUS Yang TIDAK PERNAH BERHENTI

Impuls2 Yg Masuk

Tine Silvana Property

3

ALASAN Melakukan AUDIT KOMUNIKASI

1. Alasan Utama, Untuk meningkatkan efektivitas SISTEM KOMUNIKASI Organisasi

2. Alasan KHUSUS :Keinginan Eksekutif, demi kepentingan tertentu dan untuk menghadapisituasi tertentu (baik internal maupun eksternal ataupun keduanya)1. Ingin menetapkan sebuah patok banding (bench mark)2. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan perencanaan komunikasi baru.3. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi dan peluang-peluang apa yang terbuang dengan percuma4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan operasional lainnya di dalam organisasi.5. Untuk menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi6. Untuk mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi. 7. Ingin megukur kemajuan/perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan. Dll.


4

1. Beberapa program organisasi kehilangan kredibilitasnya2. Munculnya keluhan terhadap kebijakan organisasi3. Bila organisasi melaksanakan pengembangan dan Restrukturisasi4. Bila ingin mengetahui Tradisi Komunikasi Untuk mengembangkan

peraturan dan ketentuan baru tentang komunikasi.5. Sebelum Merger dengan fihak lain6. Sebelum pelaksanaan kepengurusan baru atau pelaksanaan perubahan27. Bila terjadi kerusuhan dan keresahan di kalangan karyawan – Gerakan

ketidak puasan dan mampetnya komunikasi.8. Bila kehidupan ekonomi dan bisnis merosot – termasuk pemutusan hubungan kerja atau PHK.9. Sebelum melakukan pemangkasan beberapa program dan penghematan dana

KAPAN Audit Komunikasi Dilakukan


5

TUJUAN POKOK Melakukan AUDIT KOMUNIKASI

1. Menentukan “LOKASI” dimana kelebihan muatan informasi (Overload) ataupun kekurangan informasi (Underload), terjadi berkaitan dengan TOPIK2, SUMBER2, dan SALURAN2 komunikasi tertentu.

2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/ kepada sumber-sumber informasi.

3. Mengukur “KUALITAS hubungan2 KOMUNIKASI” secara khusus mengukur sejauh mana “Kepercayaan Antar Pribadi” (Trust), Dukungan, Keramahan dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan.

4. Mengenali jaringan2 aktif operasional untuk desas desus (rumor), pesan2 sosial, dan pesan2 kedinasan (job-relate); Kemudian dibandingkan dengan jaringan komunikasi resmi atau jaringan yang dibentuk dengan bagan organisasi.


6

5. Mengenali “Sumber2 Kemacetan” (Bottle neck) arus informasi dan para penyaring informasi (Gate Keepers) dengan membandingkan peran2 komunikasi dalam praktek, seperti PENYENDIRI (Isolate), Penghubung (Liason), Anggota2 Kelompok (group members) dengan peran2 yang seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan uraian tugas.

Membandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek.6. Mengenali katagori2 dan contoh2 tentang pengalaman-pengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun tergolong negat7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok dan organisasi berkaitan dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu dan kualitas interaksi.8. Memberikan rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan dan ketrampilan.


7

ALASAN UTAMA / POKOK Melakukan AUDIT KOMUNIKASI

1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang

potensial dapat terjadi, dan peluang2 apa yang terbuang percuma3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan2 baru dan praktek2 komunikasi yang

terjadi.4. Ingin memeriksa hubungan antar komunikasi dengan tindakan operasional

lainnya.5. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi6. Ingin menetapkan sebuah “PATOK BANDING” (Benchmark)7. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok

banding yang sudah ditetapkan.8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi

dalam organisasi.9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna mengembangkan kebijakan

dan perencanaan komunikasi.


8

PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI

PENDEKATAN KONSEPTUAL Kinerja Organisasi :1. EFEKTIVITAS2. EFISIENSI

PENDEKATAN SURVAI Mencari data untuk alat memperbaikiOrganisasi :

1. Riset Homofili2. Riset Kecemasan3. Riset Kontingensi4. Riset Kredibilitas

PENDEKATAN PROSEDUR Bagaimana Audit dilakukan


9

PENDEKATAN KONSEPTUAL

Berkaitan dengan pengertian “KINERJA ORGANISASI”

Indikatornya : EFEKTIVITAS dan EFISIENSI sistem Komunikasi

Contoh : Konsep yang dipilih :- EFEKTIVITAS – Kegiatan yang dilakukan adalah benar

(Doing The Rights Things)- EFISIENSI dijalankan secara benar (Doing The Thing Rights)Berkaitan dengan penyimpangan CARA KERJABerkaitan dengan PENYIMPANGAN TUJUAN

OPERASIONALISASI - EFEKTIVITAS diukur dar : Penerima komunikasi, isi pesan, ketepatan waktu saluran, format kemasan dan sumber- EFISIENSI mengukur : seberapa besar biaya yang dibutuhkan untuk kegiatan penyebarluasan informasi dalam organisasi ? Apakah ada penyimpangan ? Apa dampaknya ?


10

EFEKTIVITAS EFISIENSIPENGERTIAN UMUM :1. Mengerjakan hal-hal yang benar2. Mencapai tingkat di atas pesaing3. Membawa Hasil4. Menangani tantangan masa depan5. Meningkatkan laba – keuntungan6. Mengoptimalkan penggunaan sumber

dana

PENGERTIAN UMUM :1. Mengerjakan hal2 secara benar2. Mengurangi input atau meningkatkan

output3. Memecahkan masalah sekarang4. Menangani tantangan masa kini5. Menekan biaya6. Mengamankan sumber daya

KHUSUS TENTANG KOMUNIKASI KHUSUS TENTANG KOMUNIKASI Penerima/Pemakai : Penerima pesan vs penerima yang dituju Isi : yang diterima tersalur vs yang dimaksudkan Ketepatan Waktu : sesuai jadwal vs menyimpang jadwal Media : saluran yang digunakan vs saluran yang dimaksud Format : Struktur yang diterima vs yang dikirim Sumber : Orang yang melakukan vs bertanggung jawab

Biaya : Ongkos nyata vs biaya menurut rencana anggaran biaya (budget) Waktu : waktu yang dibutuhkan vs yang direncanakan untuk distribusi informasi Ketepatan : Jumlah kesalahan pesan vs kesalahan isi pesan minimum yang diperkirakan Penangkapan Pesan : Tingkat kesulitan nyata menurut daya tangkap khalayak vs tingkat kesulitan menurut dugaan (berdasar pendidikan, pengalaman dst. dari khalayak)

Perbandingan antara Efektivitas dan Efisiensi untuk AUDIT KOMUNIKASI


11

PENDEKATAN SURVAI (Sebagai Alat Tunggal)Tujuan : Mencari data sebagai alat memperbaiki organisasi

Riset HOMOFILIYaitu riset yang dilaksanakan atas dasar efektivitas komunikasi berkaitan dengan kemiripan ciri-ciri pentingnya antara penyampaian dan penerima pesan.

Operasionalisasi Apakah para karyawan kelompok homofili dengan atasannya mempunyai kebutuhan yang sama terhadap informasi tertentu? Apakah karyawan yang memiliki kemiripan dengan atasan lebih banyak frekuensi hubungannya? Apakah dalam kelompok homofili hubungan kemanusiaannya baik> Apakah kelompok homofili dengan mempunyai hubungan yang lebih rukun dibandingkan dengan kelompok heterofili?

Ciri-ciri KEMIRIPANFrame of References, Atribut, Status, Hobi, Asal Daerah, Agama, Suku dan sebagainya


12

Riset KECEMASANMempertanyakan hubungan antara kecemasan atau rasa tidak aman karyawan dengan posisi dalam pelbagai jaringan interaksi di antara para karyawan/anggota

OPERASIONALISASI Apakah terkucil (isolate) merupakan fungsi dari kecemasan? Apakah mereka yang posisinya sebagai pengucil lebih cemas dibandingkan dengan yang berposisi sentral? Apakah tingkat kecemasan dapat digunakan untuk meramalkan frekuensi komunikasi? Apakah ciri-ciri demografi mempengaruhi tingkat kecemasan?

Riset KONTINGENSIMecari kondisi-kondisi kritis yang berpengaruh pada komunikasi antara karyawan, misal, perbedaan suku, Usia, Jenis kelamin, pengalaman kerja maupun kondisi makro.

Riset KREDIBILITASMengukur keandalan sumber komunikasi di mata penerima informasi..


13

Riset JARINGANMencari hubungan antar anggota dalam kelompok, maupun antar kelompok

Dalam Kelompok : SosiometriAntar Kelompok : Pola hubungan fungsional sering terkait dengan hubungan kelompok di luar kedinasan.

Misal : Jaringan hoby bulutangkis, Karaoke, Demonstrasi dll.

OPERASIONALISASI Apakah peran jaringan mempengaruhi kepuasan kebutuhan? Apakah para terkucil mempunyai kinerja lebih baik ketimbang yang berposisi sentral? Apakah mereka yang berasal dari kelompok liason dikenal diantara kedua kelompok di sekitarnya? Siapakah yang paling cepat sebagai penerima informasi dan siapa yang berkepala batu (Leggard)?


14Tine Silvana Property

PENDEKATAN PROSEDURAL

Pendekatan Prosedural merupakan pendekatan yang paling kompleks di bidang AUDIT KOMUNIKASI karena melibatkan AUDITOR (team of Auditors) dengan alatUkur ganda (Multiple Instrument) untuk seluruh organisasi dalam kurun yang panjang.

Pendekatan Prosedural meliputi :- Perencanaan Audit (planning)

- Pengumpulan data (Gathering Data)

- Penyediaan Umpan Balik (Providing Feed Back)

- Laporan singkat tertulis (Brief written report)

- Laporan Akhir Tertulis ( Final Written Report)

- Presentasi Lisan pada pertemuan resmi (Oral Report Feedback Meeting)

- Rekomendasi (Making Recommendation)


PERENCANAAN AUDIT

Perencanaan Audit Meliputi Kegiatan :

1. Merumuskan tujuan-tujuan khusus dari Audit Komunikasi(Establish Objectives for The audit)

2. Membuat perkiraan awal tentang hambatan-hambatankomunikasi yang akan ditemui (forecasting Constrains)

3. Penentuan langkah-langkah alternatif(Determination of alternative courses of action)

4. Penentuan Pilihan (choice) dan

5. Merumuskan rencana pelaksanaan Audit(development of a plan for implementing the decision)


Tiga Model Dominan Dalam Audit Komunikasi

1. Model Struktural Konseptual :Tata kerja Operasional meliputi tiga hal :

1. Pemanfaatan jaringan-jaringan komunikasi2. Adopsi kebijakan-kebijakan komunikasi3. Pelaksanaan kebijakan-kebijakan tersebut

Struktur Organisasi terdiri dari empat unsur :1. Unit-unit organisasi2. Jaringan komunikasi fungsional

3. Kebijakan-kebijakan Komunikasi4. Kegiatan-kegiatan Komunikasi

17

1. Jaringan komunikasi regulasi2. Inovasi3. Integrasi4. Informasi atau instruksi

Kepentingan ORGANISASI, jaringan komunikasi di bagi empat katagori :1. Keseragaman2. Penyesuaian3. Semangat Kerja4. Pelembagaan


Dalam teori komunikasi organisasi dikenal empat sub sistem komunikasi pokok

Komunikasi dapat mempengaruhi tujuan organisasi

18

2. Model PROFIL KOMUNIKASI Keorganisasian

MODEL ANALISIS FUNGSIONAL SISTEM ORGANISASI : Intinya : Mencari dimana kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses.

OPERASIONALISASI :1. Kepuasan organisasi

2. Iklim Organisasi

3. Kualitas Media

4. Kemudahan perolehan Informasi

5. Penyebaran Informasi

6. Kemurnian Pesan

7. Budaya Komunikasi



1. Kepuasan organisasi

Kepuasan karyawan tentang : Kerja; Supervisi; Gajih dan Tunjangan; Termasuk fasilitas; Promosi Karyawan; Teman sejawat-sekerja

2. Iklim Komunikasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang : Saling percaya (trush); Partisipasi dlm membuat keputusan; Pemberian dukungan; keterbukaan dlm komunikasi ke bawahan

3. Kualitas Media Persepsi karyawan tentang berbagai dokumen tertulis (buletin, Laporan, pedoman, dll.) : Daya tarik untuk dibaca; Cocok atau sesuai; Efisien; Terpercaya atau dapat diandalkan.

4. Kemudahan perolehan informasi

Persepsi karyawan tentang perolehan informasi dari berbagai sumber : Atasan langsung; Atasan lebih tinggi; Kelompok; Bawahan; Dokumen-penerbitan; obrolan lisan (grapevine)

Komponen2 dari variabel2 dalam Profil Komunikasi Keorganisasian


5. Penyebaran Informasi

Persepsi karyawan tentang : Penyebaran informasi dlm struktur organisasi; Penyebaran informasi penting / khusus; Penyebaran informasi tentang peristiwa terkini.

6. Muatan Informasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: Kecukupan informasi; Kekurangan informasi; Kelebihan iformasi; Kelewatan informasi / terisolasi

7. Kemurnian pesan Pengalaman dan persepsi karyawan tentang : Perbedaan tentang pesan yang dimengerti dan yang sebenarnya ada; Distorsi; Kesalahan dan Omisi (penghapusan)

8. Budaya organisasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: RELASI (pengertian, perhatian, mau mendengar, komunikatif, membantu dan mendorong); NILAI (kualitas, baik, jasa, pertumbuhan, prima); LINGKUNGAN (bersih, rapi, teratur, aman)


3. Model EVALUASI KOMUNIKASI Keorganisasian

Pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan-kegiatan Komunikasi pada situasi tertentu :

Manfaat penting Hasil evaluasi untuk menetukan Kegiatan Manajemen1. Penentuan patok banding (benchmarking) Informasi yang diperoleh dari evaluasi, manajemen dapat

mengetahui sistem2 komunikasi pada saat itu2. Perbaikan sistem Komunikasi Internal3. Perbaikan alam Perencanaan dan Pengendalian manajemen4. Perbaikan sistem Komunikasi Eksternal5. Menjembatani berbagai hambatan dalam sistem Komunikasi


Teknik Dan Metode Audit Komunikasi

1. Survey dengan questioner

2. Wawancara tatap muka

3. Teknik Analisis Jaringan

4. Catatan Harian Komunikasi

5. Diskusi Kelompok

6. Pemantauan Penggunaan Telepon

7. Analisis Keluar Masuknya dokumentasi

23

Intelligence Audit Sherlock Holmes Audit

Trancendental AuditBarbarian Audit

AUDIT Menurut AUDITORNYA

Audit by GUN

Audit By JudgeTechnology Audit


24

BERANGKAT DARI MANUSIA BANYAK UNTUK MANUSIA BANYAK

KITA BERGERAKdi TENGAH-TENGAH MANUSIA BANYAK

dan TETAP BERADAdi TENGAH-TENGAH MANUSIA BANYAK

demiKEPENTINGAN MANUSIA BANYAK


Education

Audit komunikasi 8