ARQUIVOLOGIA Vocês conhecem alguma empresa que para desenvolver suas atividades não produza documentos? Arquivos: Solução ou Problema? •Por onde começar? •O que posso descartar? •O que deve ficar? •Como conhecer os documentos? •Estou qualificado? •O ambiente físico do arquivo é adequado? •Onde buscar informações? ARQUIVÍSTICA: Conjunto de princípios e técnicas à serem observadas na PRODUÇÃO, ORGANIZAÇÃO, GUARDA, PRESERVAÇÃO E USO de documentos em arquivos. PRINCÍPIOS DA ARQUIVÍSTICA PRODUÇÃO: Nesse princípio o arquivista deve influenciar para que os documentos sejam planejados de forma padronizada, para assim, melhor atender as necessidades de informação. ORGANIZAÇÃO: É o princípio, em que o arquivista busca utilizar as técnicas de classificação, descrição e arranjo. A classificação, constitui a forma como os documentos serão ordenados para efeito de arquivamento. A descrição, corresponde ao uso das técnicas utilizadas para recuperação dos documentos arquivados. O arranjo, é a forma como o arquivo será organizado em todos os seus processos. GUARDA: Aqui se estabelecem as preocupações com os documentos, alertando que os mesmos tornam-se fontes de informações para defesa de direitos, assim como para fins de comprovação histórica, cultural etc. PRESERVAÇÃO: Aqui deve ser destacado que os documentos selecionados para efeito de arquivamento permanente, não diminuem seus valores com o passar do tempo. USO: É o princípio que justifica a necessidade dos demais princípios. O uso das informações nos documentos de arquivo é que comprovam sua razão de ser. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO A aplicação do Método de Arquivamento requer antes de tudo, habilidade no conhecimento dos elementos que o arquivista deve considerar como os mais importantes no processo de arquivamento e recuperação dos documentos, facilitando dessa forma, a definição do método mais adequado para cada caso. Portanto, na escolha do método deve ser levado em consideração as características pelas quais os documentos são armazenados e consultados. Os métodos básicos mais utilizados são: ALFABÉTICO, GEOGRÁFICO e NUMÉRICO ELEMENTO PRINCIPAL MÉTODO NOME/ASSUNTO LOCAL

NÚMERO ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICO MÉTODO ALFABÉTICO É o método mais simples de ser praticado, sendo utilizado quando o elemento principal no armazenamento e recuperação é o NOME/ASSUNTO. O Método Alfabético, apresenta como vantagens: fácil assimilação, busca direta no elemento principal, fácil organização e custo de manutenção menor. Como desvantagens, podemos citar os possíveis erros de arquivamento que podem acontecer em função de procedimentos errados nas regras de alfabetação. É importante observar que sua simplicidade e facilidade de utilização pode levar à descuidos que podem prejudicar toda a sistemática de ordenação. O Método Alfabético, deve ser baseado em regras de alfabetação. Existe para isso, 13 regras básicas de alfabetação, que devem ser aplicadas como forma de melhor organização dos documentos, quando utilizado esse método. MÉTODO GEOGRÁFICO É o método praticado para acervos documentais cujo elemento principal à ser considerado é o LOCAL. As ordens geográficas mais utilizadas são: ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE Quando se organiza um arquivo por ESTADOS, as capitais devem ser colocadas em primeiro lugar, isto é, merecem destaque. Devemos também, seguir a ordem alfabética nas cidades e correspondentes dentro de cada Estado. PARÁ Belém ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNÇÃO, Elena Cláudia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flávia Helen B. Abaetetuba ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNÇÃO, Elena Cláudia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flávia Helen B. PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE Quando se tratar de correspondentes de outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o PAÍS, seguindo da cidade e seus correspondentes. BRASIL Belém ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNÇÃO, Elena Cláudia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flávia Helen B. São Paulo ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNÇÃO, Elena Cláudia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flávia Helen B.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE Quando se organiza um arquivo por CIDADES, deve-se observar a ordem alfabética das mesmas, não havendo destaque para as capitais Bragança Pará ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNÇÃO, Elena Cláudia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flávia Helen B. São Paulo ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNÇÃO, Elena Cláudia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flávia Helen B. MÉTODO NUMÉRICO Quando o principal elemento à ser considerado na recuperação de um documento é o NÚMERO, a escolha do método deve ser baseado no método Numérico Simples ou Numérico Cronológico. NUMÉRICO SIMPLES Esse método caracteriza-se pela atribuição de um número para cada correspondente (pessoa física ou jurídica). É recomendável o uso de um índice alfabético remissivo, para facilitar ainda mais na recuperação do documento. EXEMPLO 01.01.123 – SECTAM ARQUIVO GAVETA CORRESP. 01 01 123 01.01.137 – GLM LTDA 01.02.158 – ENCOL ESTANTE PRATEL. CORRESP. 01 02 158 02.03.235 – PEREIRA, João NUMÉRICO CRONOLÓGICO Nesse método, além da ordem numérica, tem que observar a data de entrada como elemento diferenciador. Essa modalidade é adotada em grande parte das entidades públicas devido o grande fluxo documental. O documento depois de autuado é colocado em pasta, onde além do número de protocolo são transcritas outras informações, que podem ser denominadas de processo. Em todo método de arquivamento é possível ser aplicado os recursos de tecnologia da informação. O Método Numérico vem crescendo muito devido o surgimento de diversos sistemas informatizados. EXEMPLO INPI 046157 Maio 2008 28 10h30:56 PROTOCOLO GERAL

Construção de Ambientes para Arquivos Os temas discutidos nesse tópico destinam-se a orientar para construções, adaptações e reformas de espaços físicos destinados a arquivos, com destaque para o Permanente/Central. O espaço físico para arquivos envolve algumas condições especiais a saber: Aberturas p/ circ. do Ar Acervo/Depósito Iluminação(NBR- 5413) Espaço Físico O Prédio O prédio, sala e/ou espaço físico destinado ao arquivamento de documentos, deve ser planejado de acordo com as necessidades básicas de um Arquivo Permanente/Central. Independente do contexto onde esteja inserido, um arquivo destina-se sempre a oferecer serviços para públicos internos ou externos. QUAIS SÃO ESSAS NECESSIDADES BÁSICAS? Recolhimento Organização Arranjo Guarda/Evolução Preservação Segurança Acesso sem Limitações/Barreiras O Arquivo Permanente/Central deve ser projetado de acordo com a estrutura funcional da empresa. Portanto, esta definirá o tamanho necessário ao espaço que receberá toda estrutura física e funcional para Gestão Documental no mesmo. Para o espaço destinado ao Arquivo Permanente/Central, deve-se prever um crescimento médio/anual de 5 à 8% em volume documental. Qual o espaço ideal em m2 para o Arquivo Permanente/Central? Para que o espaço físico destinado ao Arquivo Permanente/Central, atenda as necessidades básicas para seu eficaz funcionamento, é necessário também, colocar em prática o conhecimento de alguns dados referentes a organização e guarda dos documentos. Dados importantes para dimensão de espaços para arquivos Área destinada ao Acervo/Depósito = 60% Área destinada às atividades técnicas e administrativas = 15% Área destinada ao atendimento/público = 25% 1 fileira de 3 estantes dupla-face ocupa uma área de 1,88m2 e tem a capacidade de receber 180 caixas-arquivo 9 estantes dupla-face distribuídas em um espaço para guarda de documentos, necessitam de uma área de 17m2 9 estantes dupla-face tem a capacidade máxima de armazenar 540 caixas-arquivo Em uma área total de 50m2,, 60% corresponde a 30m2, logo, uma capacidade aproximada de 12 estantes dupla-face

Recomenda-se para uma caixa-arquivo, a capacidade de armazenamento médio de 600 folhas de papel, logo, um espaço de 17m2 tem a capacidade máxima de armazenar 324.000 folhas de papel. ARQUIVOS DESLIZANTES Os arquivos deslizantes possuem grandes vantagens sobre as estantes convencionais e arquivos de gavetas, conforme veremos a seguir. Economia de 70% de espaço, principalmente por não permitir o desperdiço de espaços fixos para corredores de acesso. Possibilitam mais segurança no acesso aos documentos, alguns com travamento automático ou manual. Apresenta uma estética perfeita e confortável. A maior dificuldade no uso desse recurso é o custo elevado devido os processos de industrialização e funcionamento. ARQUIVOS DESLIZANTES X ESTANTES CONVENCIONAIS Dados importantes sobre capacidade de ocupação dos espaços Estudos mostram que uma empresa de médio porte, transfere para o Arquivo Permanente uma massa documental aproximada entre 28 a 32 caixas-arquivo/ano Considerando que uma caixa-arquivo deve receber em média 600 folhas de documentos, 30 caixas-arquivo, receberá um volume médio de 180.000 documentos/ano Se multiplicarmos essa massa documental por 7 anos, o AP receberá nesse período, cerca de 1.260.000 documentos, ou seja, quase o dobro da capacidade para os 30m2 Neste caso, em 7 anos, o AP precisaria de ampliar seu espaço físico em 100%. Portanto, possuir 60m2 só na área do acervo/depósito Algumas Conclusões 17m2 (Acervo/Depósito) estão para capacidade máxima 324.000 documentos, logo 9 estantes dupla-face 1 estante dupla-face tem capacidade para receber 60 caixas-arquivo e armazenar 36.000 documentos

9 estantes dupla-face tem capacidade para receber 540 caixas-arquivo e armazenar 324.000 documentos A média anual do envio de caixas-arquivo para o AP está entre 28 à 32, logo, 30 caixas corresponde a 180.000 documentos/ano, isto é, 1 estante por ano Pode-se considerar como espaço mínimo para instalação de um AP/Central, uma área de 50m2 Quando o AP não dispõe de muitos serviços, isto é, atendimento restrito, a área do atendimento pode ser reduzida entre 10 a 15%, ampliando-se assim a área do acervo/depósito. A Localização A escolha do local para instalação de um arquivo, deve levar em consideração a ambiência adequada devido a preocupação com a preservação dos documentos, assim como o desenvolvimento da função arquivística na entidade. A área física destinada a instalação do arquivo, deve ser seca, livre de riscos de inundações, deslizamentos e infestações térmicas. Portanto, uma área livre de perigo para a segurança e preservação do acervo documental. No caso de construção, recomenda-se que antes da elaboração do projeto sejam solicitados estudos geotécnicos sobre a condição do terreno. Outros fatores importantes são as condições de resistência a carga e a necessidade de expansão, esta não só está vinculada às limitações do terreno, como também às limitações legais de uso, de alterações e adaptações. Em se tratando de arquivo, geralmente a opção mais praticada é a adaptação. Pode ser uma solução, desde que observada todas as necessidades básicas, mas é sempre um grande risco. As adaptações geralmente tornam-se muito dispendiosas por questões de funcionalidade. Independente de qualquer concepção com finalidade específica, ou aproveitando-se um prédio já existente, devemos observar sempre três quesitos básicos: •Área suficiente e condições de expansão; •Resistência estrutural a carga; e •Condições de aeração e climatização; É indispensável que o acesso para o público seja independente, impedindo que o mesmo tenha circulação pela área destinada ao acervo. Os projetos de instalação de arquivos, devem estar distantes também, das seguintes áreas: • mar, zonas pantanosas, rios, ilhas e lagos; • terrenos e subsolos úmidos ou alagados; • regiões de ventos salinos e com resíduos arenoso; • proximidade de indústrias que liberam poluentes; • proximidade de usinas químicas, elétricas e nucleares; • proximidade de terminais de tráfego aéreo e terrestre; • proximidade com materiais inflamáveis e explosivos; O Acervo/Depósito A área destinada ao Acervo/Depósito, merecem atenção especial quanto às condições ambientais, resistência estrutural, pé direito, iluminação, segurança, roubo e vandalismo;

Recomenda-se que a área destinada ao Acervo/Depósito tenha o máximo de 200m2; É recomendável que um pé direito tenha o máximo de 2,70m, pois as estantes tem em média 2,20 de altura, isto é, 50cm a menos. Quanto maior o espaço excedente entre o topo da estante e o pé direito, maior será o consumo de energia para climatização e, em caso de fogo, mais fácil será o alastramento das chamas. A preocupação com a quantidade média de 600 folhas por caixa arquivo está amplamente associada a carga que terá cada estante. •Uma caixa-arquivo com 600 folhas pesa em média 2,50Kg •Uma prateleira com carga completa pesa 15Kg •Uma estante com carga completa recebe o equivalente a 150Kg; •Logo, uma área de O,62m2 recebe peso médio de 150Kg A preocupação com a quantidade média de 600 folhas por caixa arquivo está amplamente associada a carga que terá cada estante. VEJA O RECOMENDADO •100 Kg/m2 para estantes metálicas fixas Condições Ambientais/Temperatura e UR As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa(UR) do ar são elementos vitais para preservação de documentos em arquivo. A UR não pode estar abaixo de 40%, nem acima de 65%. A faixa segura da UR é entre 45% e 55%, com variação diária de 5%, tanto para mais como para menos. A temperatura deve sempre está relacionada com a UR, logo o ideal é 20ºC, com variação de 1ºC, tanto para mais como para menos. UMIDADE RELATIVA TEMPERATURA 45% a 55% 20ºC O clima do ambiente externo é outro fator de muita influência, principalmente nos climas tropicais, pois forçam o uso permanente de sistemas de climatização artificial. Em climas onde o calor e a umidade é elevada durante o ano todo, há uma necessidade permanente do controle da Temperatura e da UR. Os investimentos sobre a climatização do arquivo, podem ser reduzidos com estudos sobre o seu posicionamento, levando-se em consideração a vegetação, topografia do local e menor insolação. É recomendável que o sistema de climatização do acervo/depósito seja independente, pois deve atender às necessidades exclusivas de preservação dos documentos. Nos sistemas únicos para todo o prédio, as famosas centrais de ar, ocorre com muita frequência as baixas regulagens de temperaturas, quando não o desligamento completo da central, isto devido os limites do conforto humano, que também merece ser respeitado. O sistema de condicionador de ar ideal é o que permite o controle automático da temperatura, da UR e ainda filtra os agentes poluentes antes de insuflar o ar no ambiente interno. Porém, os custos com instalação e manutenção são elevados, daí pouco utilizados.

A saída para as empresas, é arcar com os custos de manter o sistema operando durante o horário de expediente, mas o problema são os excedentes acima de 48 horas, principalmente nos climas tropicais, pois o recomendado são as 24 horas/dia Os arquivos de fotos, filmes, registros eletrônicos, fitas, etc, devem ter cuidados mais especiais, devido algumas diferenças entre alguns formatos, conforme abaixo: DOCUMENTO/FORMATO COND. AMBIENTAIS Fotografias PB T 12ºC e UR 35% Fotografias Colorida T 5ºC e UR 35% Registros Magnéticos T 18ºC e UR 40% O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As partículas, são compostas pela parte sólida dos poluentes e possuem dimensões microscópicas, é o que geralmente identificamos como pó(poeira). Os gases, são os poluentes mais perigosos para os documentos. Entre os mais comuns temos: dióxido de enxofre, sulfeto de hidrogênio, óxido de nitrogênio e o ozônio. Estes, comprovadamente possuem ação altamente destrutiva sobre os documentos. É importante saber, que as máquinas destinadas aos serviços do arquivo, também liberam reagentes químicos que liberam gases e vapores nocivos à saúde humana Em microfilmagem, o processo de duplicação diazóica libera o gás de amônia, altamente prejudicial a saúde humana. As copiadoras e impressoras eletrostáticas volatilizam solventes e liberam uma quantidade considerável de vapores de ozônio prejudiciais aos documentos . A desinfetação de documentos através da fumigação não deve ser mais praticada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. Outros poluentes podem advir da vaporização de solventes de pinturas, adesivos, cartazes, e de produtos de limpeza que contém derivados de petróleo. EQUIPAMENTOS PARA SOLUÇÃO Desumidificador

Solução contra excesso de umidade

•É essencial escolher o desumidificador de acordo com o volume total do ambiente, isto é, ÁREA X ALTURA •UR acima de 60% requer o uso desse aparelho Higrômetro

Instrumento que permite a leitura de temperatura e umidade do ambiente Capacidade mínima e máxima de medir a temperatura: entre 0º C a 50º C Capacidade mínima e máxima de medir a UR: entre 25% a 95% Umidificador

Solução contra excesso de ar seco •Abaixo de 45% da UR é considerado excesso de ar seco, logo a necessidade de uso do umidificador. •Em nosso Estado, não há necessidade do uso desse aparelho. Anti-Mofo

•Solução contra propagação do mofo. •Ajuda no combate a proliferação de bolores, ácaros, fungos e o cheiro de mofo. •Dimensionado para ambientes pequenos e fechados, deve ser instalado próximo de fileiras de estantes. Segurança/Incêndio Principais riscos de incêndio: •Acidentes elétricos;

•Explosões provocadas por gás •Armazenamento de combustível •Manutenção com uso de maçarico Muitos acervos valiosos têm sido destruídos pelo fogo. Esse tipo de desastre ocorre em sua maioria por problemas em instalações elétricas. Segurança/Inundações Principais riscos de inundações: •Acidentes hidráulicos/sanitários •Má manutenção hidráulica/sanitária •Temporais de muita intensidade •Áreas propícias a alagamentos •Falta de manutenção preventiva •Deve-se evitar ao máximo a passagem de tubulações centrais em áreas próximas de arquivos. Gestão de Documentos em Arquivos TTD: Importância na Gestão de Documentos de Arquivos TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL-TTD O QUE É ? É o instrumento, onde determina-se prazos de permanência de documentos no arquivo corrente e/ou intermediário, assim como a guarda definitiva no arquivo permanente. A eliminação de documentos de arquivo, sujeitar-se-á às normas do CONARQ, com destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.(Seção VII Art. 34 do Decreto 2.910 de 20/12/98) É importante observar, que a TTD é como “impressão digital”, isto é, cada entidade deve ter a sua. Em alguns casos pode até haver coincidências, devido as legislações específicas para guarda de alguns documentos. Os documentos que merecem maiores cuidados, em relação ao tempo de guarda, são os que estão relacionados às áreas: CONTÁBIL, FISCAL, PESSOAL E FINANCEIRA. É importante que cada entidade faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da entidade, poderá haver mais de uma Comissão. Cabe a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a responsabilidade de orientar e realizar os processos de análise, avaliação e seleção da documentação no âmbito da instituição. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição. A TTD deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de base para questões que dizem respeito a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. POR QUE ? Os processos de arquivamento que não estejam norteados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado. Assim sendo, a equipe do arquivo terá que dedicar boa parte de seu tempo para frequentes trabalhos de TRIAGEM.

Quanto mais abrangente for a TTD, no tocante a cobertura da massa documental produzida pela entidade, maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. Qualquer pessoa envolvida com processos de arquivamento, não importando o tamanho da massa documental, tem que ter o conhecimento mínimo sobre a aplicação da TTD. VANTAGENS São inúmeras as vantagens de aplicação de uma TTD: Racionalização da ocupação do espaço físico; Agilidade na recuperação da informação; Definições de responsabilidades para com a gestão dos processos de arquivamento; Diminuição com custos operacionais; Controle geral da massa documental; Eficácia sobre a gestão documental. PONTOS BÁSICOS PARA DESENVOLVIMENTO Conhecimento básico da estrutura funcional do órgão ao qual o arquivo está contextualizado. (Organograma) Conhecimento básico dos prazos de guarda de documentos, segundo a legislação vigente. Capacidade de argumentação para conscientizar e envolver os responsáveis pelas definições de prazos de permanência dos documentos no arquivo Conhecimento básico dos conceitos, características e terminologias documentais Conhecimento básico sobre as características de documentos contábil, fiscal, pessoal, tributáveis, previdenciários, entre outros. DICAS IMPORTANTES A legislação do IR, determina que a pessoa jurídica e física deve conservar os documentos relativos a sua atividade, por um período de 5 anos. Exemplificando: Documentos relativos a Declaração de Rendimentos Ano Base: 1999 Exercício: 2000 A contagem do prazo prescricional inicia-se em 1º de janeiro de 2001 e termina em 31 de dezembro de 2005. FGTS e demais encargos vinculados à Previdência Social, devem ser guardados pelo prazo de contribuição do segurado (35 anos homens e 30 anos para mulheres) O STJ e o STF, entendem que as contribuições para o fundo não são tributos, portanto vale a norma que determina para tais contribuições a prescrição de 30 anos. O prazo legal para a guarda da Ficha de Registro de Empregado é de 35 anos, porém, como é um documento que contém todos os dados do empregado, é aconselhável sua guarda permanente. Os documentos referentes a movimentações bancárias, ou seja, todas as transferências entre contas correntes com valor igual ou superior a R$ 1.000,00, feitas por meio de cheque, DOC ou ordem de pagamento devem ser registradas e as pessoas físicas ou jurídicas identificadas.

Esses documentos devem ser mantidos sob a forma de arquivos físicos ou eletrônicos, pelo prazo mínimo de 5 anos. Após esse período, podem ser descartados. Os cartões, fichas ou livros de ponto, devem ser mantidos no arquivo por 5 anos. Para definição da TTD, é importante observar que alguns documentos por Lei já possuem seus tempos de permanência para guarda. O QUE GUARDAR E POR QUANTO TEMPO? Segundo a legislação •PRONTUÁRIOS MÉDICOS Guarda Permanente para documentos arquivados em meio eletrônico, óptico, magnético ou microfilme. Mínimo de 20 Anos em suporte em papel. •MENSALIDADE ESCOLAR 6 anos. Prazo exigido pela justiça para comprovar benefícios obtidos. •NOTA FISCAL Deve ser guardada durante toda a vida útil do produto ou enquanto a garantia for assegurada. Serve também para avaliação patrimonial da entidade. •DOCUMENTOS DE CONTAS DE ÁGUA, LUZ E TELEFONE 5 anos. Em caso de queixa contra a empresa, o consumidor deverá apresentar apenas as 6 últimas contas. A cada ano, eliminar 6 meses. 35 ano é o prazo legal. Mas, recomenda-se a guarda permanente. •DOCUMENTOS DE EMPREGADOS •IPTU É aconselhável a guarda por 5 anos. •IPVA 5 anos. •DECLARAÇÃO DE IR 5 anos. Além dos documentos apresentados para deduções. •DOCUMENTOS BANCARIOS 5 anos. Tempo exigido para comprovar dúvidas •DOCUMENTOS DE CONDOMÍNIO 5 anos. Tempo exigido para comprovar dúvidas •ESCRITURA DE IMÓVEL Guarda permanente enquanto houver posse do mesmo. •DOCUMENTO DE CONSÓRCIO Guardar até do pagamento da última cota e liberação da alienação fiduciária sobre o veículo. •DOCUMENTOS DE CARTÃO DE CRÉDITO Os comprovantes de compras devem ser guardados até a chegada da fatura mensal com os devidos lançamentos de compras. Guardar as faturas pagas por pelo menos 1 ano. •DOCUMENTOS DE PAGAMENTOS DE IMÓVEIS Guardar por 5 anos. •COMPROVANTE DE ALUGUEL Guardar por 3 anos. •PAGAMENTO DE CONDOMÍNIO Guardar por 5 anos. •CONTRATOS DE SEGURO. Guardar por 1 ano.

•DOCUMENTO DE PLANO DE SAÚDE. Guardar por 5 anos. •NOTAS DE SERVIÇOS DE PROF. LIBERAIS Guardar por 5 anos. E o que não está amparado pela legislação? É aí que deve entrar em ação o trabalho sério e competente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. É aí que deve entrar em ação a experiência do pessoal do arquivo sobre o conhecimento básico dos diversos tipos documentais. É aí que deve entrar em ação a instalação da TTD, pois é nesses tipos documentais que começam as particularidades da definição de cada tabela. É nesse quadro de documentos, que na maioria das vezes está a maior produção documental na empresa. Vamos então, conhecer alguns deles. ATA - Documento que relata os acontecimentos de uma reunião os sessão. Arquivamento - Será Permanente quando a Ata, relatar acontecimento de grande importância para história da entidade, assim como quando comprovar atos importância administrativa. Quando a Ata, relata acontecimentos rotineiros, como reuniões mensais pode ser prevista sua Guarda Temporária, por um período máximo de 5 anos. Lembramos que, o que deve prevalecer no arquivamento temporário ou permanente de uma Ata, é a importância do assunto relatado na mesma, independente da reunião ou sessão ser ordinária ou extraordinária. CERTIDÃO - Documento que atesta que algo aconteceu de acordo com o que já se encontra registrado em outro documento. Arquivamento - Será Temporário, porém com a preocupação de guarda por um período de no máximo 5 anos. MEMORANDO - Comunicado breve geralmente utilizado para transmitir ordens ou relembrar decisões, prazos, compromissos etc. Geralmente seu uso é interno, mas às vezes transmitidos entre entidades. Arquivamento - Será Temporário, com previsão máxima de 1 ano. OFÍCIO - Correspondência que geralmente é utilizada entre órgãos públicos, ou de um órgão público para outra pessoa física e/ou jurídica. Hoje já é muito comum, o ofício também ser utilizado por organizações não públicas. Arquivamento - Será Temporário. Dependendo do valor do teor do assunto e do período de cobertura do mesmo, deve ser arquivado pelo prazo máximo de 2 anos. Isto serve tanto para os ofícios emitidos como para os recebidos. DECLARAÇÃO - Documento que visa documentar formalmente uma informação sobre uma pessoa ou fato, obrigando aquele que a expede a expressar a verdade. Arquivamento - Será Temporário. O tempo será determinado pelo grau de responsabilidade relatado na mesma. Via de regra se guarda pelo máximo de 1 ano. É recomendado que não se aceite uma declaração que já possua mais de 1 ano de vigência. REGIMENTO - Conjunto de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de uma instituição. Arquivamento - Será Permanente. Embora possa sofrer mudanças em seu conteúdo, mesmo assim deve ser preservado para efeito de comprovações futuras, se necessário. REGULAMENTO - Conjunto de normas estabelecidas para perfeita execução de uma Lei.

Arquivamento - Será Permanente. Embora possa sofrer mudanças em seu conteúdo, mesmo assim deve ser preservado para efeito de comprovações futuras, se necessário. REQUERIMENTO - Documento pelo qual se faz solicitação à uma autoridade competente. Arquivamento - Será Temporário, podendo-se estabelecer o máximo de 6 meses para guarda. RELATÓRIO - Documento que relata acontecimentos relativos a determinada ocorrência ou execução de uma atividade. Arquivamento - Será Permanente, quando levado em consideração o valor do teor de seu conteúdo, principalmente quando seu relato tem como objetivo comprovar e/ou atestar defesa de algum direito . Arquivamento - Será Temporário, quando o valor do teor de seu conteúdo, não justificar comprovação e/ou atestar defesa de algum direito . Neste caso guardá-lo pelo prazo máximo de 2 anos. CIRCULAR - Correspondência interna, destinada à vários destinatários. Arquivamento - Será Temporário. Deve ser arquivada pelo prazo máximo de 1 ano. PROCESSOS - É o documento que reúne outros documentos (ofícios, portarias, despachos, pareceres etc) relativos aos atos administrativos que transcorrem no âmbito interno das empresas. O tempo de permanência dos processos nos arquivos, deve ser determinado exclusivamente pela instituição que os produziu. Portanto, esta definição deve ser baseada na própria experiência prática da mesma. Arquivamento - Permanente, quando envolver atos relativos aos servidores da instituição. Arquivamento - Temporário, quando envolver atos relativos às atividades de negociações comerciais. Neste caso guardar pelo prazo máximo de 5 anos. Colocando em prática Para colocar em prática uma TTD em uma instituição é recomendável levar em consideração 4 pontos básicos: •Planejamento e Simplicidade sobre os mecanismos de execução; •Envolvimento da entidade como um todo, resultando na criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; •Conhecimento da estrutura funcional da entidade, de sua Missão, assim como das atividades meio e fim; •Conhecimento da tipologia documental produzida e/ou recebida pela entidade. Para colocar em prática uma TTD é recomendável levar em consideração 7 pontos básicos: A CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS - Toda classificação tem sempre uma finalidade comum, ou seja, separar através de códigos o que está sendo classificado. No caso dos arquivos, os documentos, são as referências e, deve ser levado em consideração: Unidade Produtora Classe Sub-classe Assunto/Tipologia Fase Corrente Fase Intermediária

Destino Final Portanto, estes são os elementos essenciais a constarem num formulário de definição de uma TTD.