СУБД ACCESS 2000:

Введение 1. Лабораторная работа №1 2. Лабораторная работа №2 3. Лабораторная работа №3 4. Лабораторная работа №4 5. Лабораторная работа №5 6. Лабораторная работа №6 7. Лабораторная работа №7 Заключение

Введение.

База данных – это структурированная совокупность логически взаимозависимых данных конкретной предметной области. Система управления базами данных (СУБД) – это программное средство, предназначенное для создания и обслуживания БД. Минимальный набор функций СУБД: введение данных, восстановление данных, поиск информации.

Схема базы данных – это описание общей логической структуры БД. Схема данных отображает информационно-логическую модель предметной области. В схему БД входит полное описание всех типов данных, которые хранятся в базе, а также всех типов операций над ними. Различаются следующие модели данных: иерархические, сетевые, реляционные.

Важным требованием, которое выдвигается к таблицам реляционной модели, является нормализация данных – минимизация количества повторяемых данных. Существует несколько нормальных форм реляционной модели, которые вводят ограничения и позволяют минимизировать дублирование данных, обеспечить их целостность.

Access - это СУБД реляционного типа. Это значит, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных.

В Access БД – это набор поименованных таблиц, каждая из которых, в свою очередь, состоит из ряда полей, имеющих определенные свойства. Поля создают структуру базы данных. Запись – это строка в таблице, которая состоит из значений всех необходимых для заполнения полей.

Главным и уникальным свойством каждого поля является его имя. Имя – это внутренняя информация БД, а подпись – это то, что отображается в заголовке поля.

Поля делятся на следующие типы: текстовое поле, числовое поле, дата/время, логическое поле, денежный, счетчик, поле МЕМО.

Поле, значения в котором не могут повторяться, называется ключевым. Ключевое поле имеет тип счетчик.

После запуска Access можно выбирать: со списка уже существующую БД, создать новую БД, либо воспользоваться мастером

База данных может состоять из 6-ти видов объектов, с которыми в дальнейшем и будет работать приложение и вся БД сохраняется в файле с расширением mdb. Объекты БД:

Запросы – специализированные структуры, которые создаются для совершения обработки базы данных;

Формы – объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие;

Отчеты – объекты, предназначенные для выведения данных на принтер или экран монитора;

Страницы доступа к данным – специальный тип Web- страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с БД;

Макросы – это набор макрокоманд; Модули – программы, созданные средствами языка Visual Basic. Подробнее со свойствами объектов БД мы ознакомимся на

примере выполнения лабораторных работ, которые будут описаны ниже.

Лабораторная работа №1«Создание таблиц и схемы БД в СУБД Microsoft Access»

Для создания таблиц и схемы для новой БД выполним такие действия:

Запустим Microsoft Access. В окне диалога выберем положение переключателя на «Новая база данных».Щелкнем на кнопке ОК.

Сохраним новую базу данных в нужной папке. При необходимости изменим имя БД. Откроется окно базы данных.

Окно новой БД:

Щелкнем на кнопке «Таблицы», создадим таблицу в режиме конструктора.

Откроется окно конструктора, состоящее из 2 частей: в верхней части отображается список полей таблицы, а в нижней – свойства выделенного поля.

Окно конструктора таблиц:

После заполнения всех необходимых полей мы получим следующую таблицу:

По такому же принципу создаем таблицы «Склад», «Товар» и «Хранение».

Окно базы данных будет выглядеть так:

Теперь установим связи между таблицами, тем самым создадим схему базы данных.Для этого необходимо в режиме базы данных нажать на кнопку «Схема данных» или зайти в меню Сервис, соответственно выбрать «Схема данных» и последовательно выбрать все 4 таблицы. После закрытия окна выбора таблицы поместятся в окне схемы данных.

После этого нам необходимо будет установить связи между таблицами. Между таблицами «Магазин» и «Хранение», «Магазин» и «Склад» установим связь 1-ко-многим, т.к. одному значению поля «Номер магазина» таблицы «Магазин» соответствует несколько таких значений из таблиц «Хранение» и «Склад»

Между таблицами «Хранение» и «Товар» также будет установлена связь 1-ко-многим , т.к.. Одному значению поля «Код товара» таблицы «Товар» соответствует несколько таких значений в таблице «Хранение» .

Схема данных:

Лабораторная работа №2Создание форм для внесения данных в базу

Порядок выполнения работы

Создадим форму для внесения данных в таблицу «Магазин». Для этого в окне базы данных дважды щелкнем по значку «Создать форму в режиме конструктора».

В появившемся окне конструктора присутствует пустая форма с разметочной сеткой.

Щелкнем в пустой области конструктора и выберем в контекстном меню команду «Свойства», на выпавшей вкладке «Данные» щелкнем на стрелке «Источник записей» и выберем таблицу «Магазин»

Из появившейся вкладки с атрибутами таблицы «Магазин» необходимо «перетащить» все поля на разметочную сетку

Далее для оформления новой формы щелкнем на кнопке Автоформат в меню Панели инструментов и в списке открывшегося окна диалога выберем, например, пункт «официальный»

После этого необходимо будет отредактировать нашу форму в режиме конструктора и в конце она будет выглядеть так:

Форма Магазин:

То же самое проделаем для создания форм для остальных таблиц;

После этого, используя построенные формы, внесем данные в таблицы «Магазин», «Склад», «Товар», «Хранение»;

И, наконец, сохраним полученные результаты.

Лабораторная работа №3Создание запросов к БД

Запросы — удобное средство работы с данными, позволяющее выбирать необходимые данные из одной или нескольких связанных таблиц, а также из созданных ранее запросов, задавать условия отбора, выполнять сортировку записей, производить вычисления, обновлять данные в таблицах, добавлять или удалять записи в таблицах. Результаты выполнения запроса представляются в табличной форме.

Основой всех запросов является запрос на выборку. Запросы могут быть построены на основе одной таблицы (однотабличные) и нескольких таблиц (многотабличные). Результат выполнения многотабличных запросов формируется на основе совпадения значений связанных полей базовых таблиц. Если такого совпадения нет, результатом запроса будет пустая таблица .

Таким образом создадим запрос на выборку, с помощью которого можно было бы из всех данных таблиц «Товар» и «Хранение» выбрать те, в которых значение поля «Количество товара» таблицы «Хранение» меньше 200 ед.

Для этого: 1. В окне БД щелкнем на кнопке Запросы. 2. Выберем команду «Создание запроса в режиме конструктора». 3. В появившемся окне выберем таблицы «Товар» и «Хранение»,

после чего в верхней части конструктора отобразятся списки полей выбранных таблиц .

4. Перетащим с помощью мыши имена атрибутов из таблиц в соответствующие поля конструктора:

Бланк запроса:

Для просмотра результата в окне БД дважды щелкнем на «Запрос 1»;

Появится следующая таблица, в которой, как видим, отобраны данные лишь о тех товарах, количество которых меньше 200(мы это указали в Условии отбора в бланке запроса).

Запрос с параметром

Запрос с параметром позволяет пользователю самому менять условия отбора записей или использовать переменные величины в вычисляемых выражениях при многократном использовании запроса. Его формат:

[текст обращения к пользователю] Текст обращения к пользователю с одной стороны, является именем

параметра, с другой — содержит подсказку, какую именно информацию необходимо ввести. В бланк запроса обычно в строку «Условие отбора» помещается текст запроса с параметром в том поле, по которому задается критерий отбора. Можно сформировать запрос с несколькими параметрами. Они будут появляться на экране в том порядке, в котором расположены в бланке запроса (слева направо).

Создадим запрос для того, чтобы в случае необходимости, можно было повышать цены на определенные товары на n-%, таким образом это будет запрос еще и на обновление.

1. В бланке запроса в строке «Условие отбора» поля «Наименование товара» введем текст запроса с параметром [Введите наименование товара] ;

2. В строке «Условие отбора» поля «Цена товара» введем формулу, по которой будет рассчитываться новая цена:

[Товар]![Цена товара]+ [Товар]![Цена товара]*[на сколько %] Как видим, в формуле присутствует новый параметр: пользователь сам

может определять, на сколько % повысится цена на продукцию

Бланк запроса на обновление

Окна для ввода параметров запроса на обновление:

Лабораторная работа №4Создание отчетов

Создадим отчет для Запроса №3, созданного ранее.

Для этого откроем окно БД в режиме «Отчеты».

Дважды щелкнем на кнопке «Создать отчет в режиме мастера»;

В открывшемся окне из подсказки Таблицы и запросы выберем «Запрос3» и перенесем все атрибуты в окно Выбранные поля.

Начало создания отчета:

Далее, следуя подсказкам в диалоговых окнах, создадим отчет, который потом отредактируем в режиме конструктора.

Окно режима конструкто-ра отчета

В итоге получим такой вид отчета по складу №3:

Отредакти-рованный

отчет

Лабораторная работа №5Экспорт и импорт данных в среде Microsoft Access Microsoft Excel

Экспортирование таблицы базы данных в электронную таблицу производится с помощью компоненты «Связи с Office», при этом все данные помещаются в новую таблицу Excel.

Для экспортирования откроем БД, выделим созданный ранее «Запрос для еxcel» и на панели с кнопочным меню выберем «Анализ в Ms Excel» во вкладке «Связи с Office»

Экспортирование таблицы-запроса в Microsoft Excel

В результате откроется электронная таблица Microsoft Excel, на первом листе которой окажутся экспортированные данные.

Обработаем полученные данные: 1. Используя автофильтр, выберем все записи, в которых

значение поля «Количество товара» меньше или равно 1000 и больше или равно 500.

2. Включим в таблицу графу «Налог» и графу «Стоимость», в записи которой включим формулу расчета окончательной стоимости товаров, учитывая налоги.

3. Полученный результат сохраним и построим гистограмму, включающую Код товара и Стоимость.

Окончательный результат обработки таблицы в Microsoft Excel

Результаты выполнения фильтра необходимо экспортировать в Microsoft Access. Для этого выбрать пункт «Перенести в Microsoft Access» в меню «Данные». На запрос, куда перенести данные, указать: в имеющуюся БД и в обзоре дать путь к имеющейся базе данных. Нажать ОК. Надо учесть, что перед импортом курсор должен быть установлен на какой-либо ячейке рабочей области импортируемой таблицы.

В результате получаем окно импорта электронной таблицы. Данные необходимо сохранить в новой таблице.

Лабораторная работа №6Создание и внедрение диаграммы в форму

Выполним последовательно такие действия: 1. Выполним запрос с условием: «Стоимость» не равна 0. Сохраним,

например, с именем «Запрос4», результат выполнения которого будет иметь вид:

2. Для запроса «Запрос4» создадим форму «Форма Запрос» в режиме конструктора.

3. Щелкнем на кнопке Диаграмма на панели элементов.

4. Обозначим место, где будет размещена диаграмма.

5. В раскрывшемся окне выберем Запрос4 и нажмем кнопку далее

Выбор нужного запроса, откуда будет браться информация для диаграммы

Выбор типа диаграммы

6. В следующем окне перенесем поля «Код товара» и «Стоимость» в поля диаграммы и нажмем кнопку Далее.

7. Из предлагаемых вариантов диаграмм выберем объемную гистограмму и снова нажмем кнопку Далее.

…И…результат

Заключение

Таким образом, под базой данных понимают совокупность взаимосвязанных данных, предназначенных для совместного применения. Информация в БД структурирована и логически связана таким образом, что занесение, обработка и извлечение данных из БД с помощью специальных методов доступа к данным происходит максимально эффективно.

Кроме того следует отметить, что в отличии от баз данных Excel, которые представляют собой скорее обычные списки, реальные реляционные БД, с которыми мы ознакомились, содержат много связанных между собой таблиц и могут обрабатываться только средствами СУБД. Представление БД несколькими таблицами прежде всего сводит к минимуму дублирование информации, упрощает технологию ее обработки. Становится технически проще реализовать санкционированный доступ пользователей к закрытой информации.