МАРИНІВСЬКИЙ ПРОФЕСІЙНИЙ АГРАРНИЙ ЛІЦЕЙ

Опорні схемиз MS Excel

2

с. Маринівка – 2013

3

Дану розробку для використання при вивченні теоретичного матеріалу та виконання лабораторних робіт

по Microsoft Excel 2010 з предмету «Технологія комп’ютерної обробки інформації» розроблено відповідно до

навчальної програми викладачем методичної комісії «Комп'ютерного та економічного напрямку» Тулічевою

В.В., спеціаліст І категорії.

Розробку розглянуто і схвалено на засіданні методичної комісії

« » 20 р., протокол № .

4

Зміст стор.

1. Швидкі способи форматування 42. Логічні функції 53. Робота з формулами 64. Діагностика помилок 75. Створення діаграм 86. Характеристика інструментів панелі Диаграммы 97. Макроси. Створення та робота з макросами 10

5

Швидкі способи форматування

1. Виділити вихідну комірку (діапазон). 2. Натиснути на кнопку Формат по образцу на панелі інструментів Форматирование. - Формат по образцу. 3. Виділити комірку чи діапазон в які потрібно скопіювати формат.

1. Виділити вихідну комірку (діапазон). 2. Натиснути на кнопку Формат по образцу на панелі

інструментів Форматирование. - Формат по образцу. 3. Виділити комірку чи діапазон в які потрібно скопіювати

формат.

Даний засіб дає можливість застосовувати наперед заготовлені формати до великих діапазонів комірок і до цілих списків.

Автоформат

1. Виділити необхідний діапазон комірок.2. Формат/Авто формат. 3. У діалоговому вікні Автоформат вибрати

необхідний зразок і натиснути кнопку ОК. Якщо не потрібно застосовувати всі формати, то

слід натиснути на кнопку Параметры і зняти непотрібні нам прапорці (формат чисел, шрифт, выравнивание, рамки, узоры ширину и высоту).

Копіювання формату комірок, стовбців і рядків

Робота з стилями

1. Формат/Стиль2. В діалоговому вікні Стиль, в полі Имя стиля

слід ввести ім’я ново стиля і натиснути на кнопку Изменить

3. В діалоговому вікні Формат ячеек слід відкоригувати необхідні параметри і натиснути ОК

Стиль – це набір параметрів форматування, який зберігається під своїм ім’ям і дає можливість значно спростити і прискорити процес форматування.

Створення і редагування стиля в Excel

Застосування стилю

Знищення стиля

1. Виділити діапазон комірок 2. Формат/Стиль 3. В полі Имя стиля вибрати необхідний стиль і

натиснути ОК

1. Формат/Стиль 2. В полі Имя стиля вибрати необхідний стиль 3. Удалить

Діалогове вікно Стиль

6

Логічні функціїЛогічні функції призначені для перевірки виконання умови або для перевірки декількох умов. Так, функція ЕСЛИ дозволяє визначити, чи

виконується зазначена умова, і повертає одне значення якщо умова вірна, і інше — якщо вона хибна.

Синтаксис функції Приклади використанняПризначення функції

И(значення1;значення2; ...)Значення1,значення2, ... - це від 1 до 30 умов, що

перевіряються, і які можуть мати значення або ИСТИНА, або ЛОЖЬ.

И(ИСТИНА; ИСТИНА) дорівнює ИСТИНАИ(ИСТИНА; ЛОЖЬ) дорівнює ЛОЖЬИ(2+2=4; 2+3=5) дорівнює ИСТИНАЯкщо комірка B4 містить число між 1 і 100, то:И(1<B4; B4<100) дорівнює ИСТИНА

Повертає значення ИСТИНА , якщо всі аргументи мають значення ИСТИНА; повертає значення ЛОЖЬ, якщо хоча б один аргумент має значення ЛОЖЬ.

ЛОЖЬ( ) Повертає логічне значення ЛОЖЬ.

ЕСЛИ(умова;значення1;значення2)Умова - це будь-яке значення або вираз, що при обчисленні

дає значення ИСТИНА або ЛОЖЬ.Значення1 - це значення, що повертається, якщо умова

має значення ИСТИНА. Значення2 - це значення, що повертається, якщо умова

має значення ЛОЖЬ. До 7 функцій ЕСЛИ можуть бути вкладені друг у друга як

значення аргументів

У наступному прикладі, якщо значення комірки A10 - 100, то умова має значення ИСТИНА й обчислюється сума для комірок B5:B15. У противному випадку умова має значення ЛОЖЬ і повертається порожній текст (""), що очищає комірку, яка містить функцію ЕСЛИ.

ЕСЛИ(A10=100;СУМ(B5:B15);"")

Повертає одне значення, якщо задана умова при обчисленні дає значення ИСТИНА, і інше значення, якщо ЛОЖЬ.

НЕ(умова)Умова - це значення або вираз, що при обчисленні дає

ИСТИНА або ЛОЖЬ. Якщо умова має значення ЛОЖЬ, то функція НЕ повертає значення ИСТИНА; Якщо умова має значення ИСТИНА, то функція НЕ повертає значення ЛОЖЬ.

НЕ(ЛОЖЬ) дорівнює ИСТИНАНЕ(1+1=2) дорівнює ЛОЖЬ

Змінює на протилежне логічне значення свого аргументу.

ИЛИ(значення1;значення2; ...)Значення1, значення2, ... - це від 1 до 30 умов, що

перевіряються, що можуть мати значення або ИСТИНА, або ЛОЖЬ.

ИЛИ(ИСТИНА) дорівнює ИСТИНАИЛИ(1+1=1;2+2=5) дорівнює ЛОЖЬЯкщо комірки A1:A3 містять значення ИСТИНА, ЛОЖЬ й

ИСТИНА, то:ИЛИ(A1:A3) дорівнює ИСТИНА

Повертає ИСТИНА, якщо хоча б один з аргументів має значення ИСТИНА; повертає ЛОЖЬ, якщо всі аргументи мають значення ЛОЖЬ.

ИСТИНА( ) Повертає логічне значення ИСТИНА.

Примітка: якщо назва параметра вказана напівжирним шрифтом, параметр є обов’язковим, а відповідне поле необхідно заповнити. Параметри, назви яких указані звичайним шрифтом, є необов’язковими, тому пропускання їх не є помилкою.

7

Робота з формулами

Арифметичні оператори використовуються для позначення основних математичних операцій над числами. Результатом виконання арифметичної операції завжди є число.+ - додавання – - віднімання % - проценти ^ - степінь/ - ділення * - множення

Формули – основний засіб аналізу даних. Наприклад, за допомогою формул можна додавати, множити і порівнювати дані листа. Формулами потрібно користуватися, коли необхідно ввести в комірку листа значення, яке ми хочемо врахувати.

В формулу можуть входити такі елементи: оператори, зсилки на комірки, значення, функції та імена. Щоб ввести формулу в комірку робочого листа, потрібно набрати потрібну комбінацію цих елементів в стрічці формул. Формула повинна починатися з знака дорівнює (=).

Знак дорівнює Зсилка на комірку Значення

ОператориОператорами позначаються операції (додавання, віднімання і т.д.), які потрібно виконати над операндами формули.

Оператори порівняння використовуються для позначення операцій порівняння двох чисел. Результатом виконання операції порівняння є логічне значення ІСТИНА чи ХИБА.

= - дорівнює <- менше> - більше >=- більше чи дорівнює<= менше чи дорівнює <> - не дорівнює

Текстові оператори використовуються для позначення операції об’єднання послідовності символів в одну послідовність символів. Амперсанд - &.

Адресні операториДіапазон (двокрапка) – зсилка на всі комірки між

границями діапазону включно.Об’єднання (кома) – зсилки на об’єднання комірок діапазонів.

Перетин (пробіл) – зсилки на загальні комірки діапазонів.

Посилання на комірки

Адреса комірки включає назву колонки і номер рядка. Адреси комірок (посилання на комірки) можна використовувати у формулах. Можливі відносні, абсолютні і змішані посилання. Посилання, яке включає назву колонки і номер рядка, є відносним. При копіюванні формули, а також редагуванні листа таке посилання буде модифікуватись. Наприклад, якщо в якійсь

комірці є формула, яка посилається на комірку B4, то при вилученні, припустимо, рядка 2 і зсуву по таблиці вгору формула буде модифікуватись таким чином, щоб посилатись на комірку В3. В абсолютних посиланнях перед назвою колонки і номером рядка стоїть символ $. Такі посилання не модифікуються. У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки і відносно - номер рядка або навпаки (наприклад, $А1, А$1). У них модифікується тільки відносна частина посилання. У формулі можуть бути посилання на діапазон комірок. Діапазон може бути тільки прямокутним. Вказуючи діапазон комірок, задається адреса верхньої лівої клітки і через двокрапку - адреса нижньої правої клітки. Якщо у формулі є посилання на комірки, які знаходяться на іншому листі, то посилання повинно містити ім’я листа, знак оклику та адресу комірки, наприклад, лист1!А1.

Переміщення та копіювання формул

При переміщенні формули посилання, розташовані усередині формули, не змінюються. При копіюванні формули абсолютні посилання не змінюються, а відносні посилання змінюються. 1. Вибрати комірку, що містить формулу, яку потрібно скопіювати чи перемістити. 2. Встановити курсор миші на рамку виділення і натиснути кнопку миші. 3. Для переміщення комірки перетягнути виділення у необхідну область, утримуючи натиснутою кнопку миші. Microsoft Excel замінить всі існуючі дані в області, що вставляється. Щоб скопіювати комірку, при перетаскуванні потрібно утримувати натиснутої клавішу CTRL. Формули можна скопіювати в сусідні комірки за допомогою маркера заповнення. Виділити комірку, що містить

формулу, і перетягнути маркер заповнення в діапазон, що примикає. Коли копіюємо формулу, адреси клітинок, які містяться в ній, міняються залежно від її нового розташування. Наприклад, якщо копіюємо формулу С5+С6 із клітинки С13 в Е13, вона набуде такого вигляду:

=Е5+Е6. Такий тип адресації називається відносним посиланням. Якщо при копіюванні вам потрібно залишити адреси попередніми, використовуємо в формулі абсолютне посилання. У випадку абсолютного посилання ліворуч від адреси стовпця і/або рядка з’явиться знак $, наприклад $E$6.

8

Діагностика помилок

#######

#ЗНАЧ!

#ДЕЛ/0!

#ИМЯ?

#Н/Д

#ССЫЛКА!

#ЧИСЛО!

#ПУСТО!

Дана помилка з’являється, якщо стовпчик не дуже широкий або дата і час являються відмінними числами.

Дана помилка з’являється під час використання недопустимого типа аргумента або операнда.

Дана помилка з’являється під час ділення на 0 (нуль).

Дана помилка з’являється, якщо Microsoft Excel не може розпізнати ім’я, використане у формулі.

Дана помилка з’являється, якщо значення недоступне функції або формулі.

Дана помилка з’являється, якщо посилання на комірку вказано не вірно.

Дана помилка з’являється коли введені неправильно числові значення в формулі або функції.

Дана помилка з’являється, коли задано перетин двох областей, які насправді не мають спільних комірок. Оператором перетину областей є пробіл між посиланнями.

9

Створення діаграмДіаграма – це графічний об’єкт Excel, який створюється на основі одного або декількох рядів даних, які представлені в графічному вигляді.

Створення діаграм автоматично – за допомогою клавіш клавіатури Створення за допомогою панелі інструментів Диаграммы

Створення за допомогою майстра діаграм

- ввести дані, які будуть використовуватись для створення діаграми;

- виділити діапазон значень, включаючи заголовки рядків і стовпців;- натиснути клавішу F11.

- вивести на екран панель інструментів Диаграммы (меню Вид-Панели инструментов-Диаграммы);

- виділити дані, на основі яких буде побудовано діаграму;- натиснути на кнопці Тип диаграммы на відповідній панелі інструментів і

вибрати потрібний тип діаграми.

Виділити дані, які лежать в основі побудови діаграми. Цей етап не є обов’язковим, оскільки виділити дані можна на другому крокові побудови діаграми за допомогою майстра. Виділяємо діапазон даних.

Завантаження майстра діаграм за допомогою головного меню Вставка-Диаграмма.

З’являється перше діалогове вікно, в якому необхідно визначити тип та підтип майбутньої діаграми. Дане вікно містить дві вкладки: Стандартные та Нестандартные. На вкладці Стандартные представлено 14 основних типів діаграм. На вкладці Нестандартные містяться спеціальні типи діаграм. Натискаємо кнопку Далее для завантаження наступного вікна майстра.

Друге вікно Майстра діаграм містить дві вкладки: Диапазон данных та Ряд. Вкладка Диапазон данных використовується для визначення правильності введення діапазону даних та визначення орієнтації рядів даних. В полі Диапазон містить посилання на дані, які були виділені перед завантаженням Майстра діаграм, а орієнтація рядів – в стовпцях. Вкладка Ряд встановлює ім’я та значення для кожного ряду даних, а також діапазон комірок з підписами категорій. Натискаємо кнопку Далее для продовження роботи програми-майстра.

На третьому етапі побудови діаграми встановлюються параметри, які визначають зовнішній вигляд діаграми: текст заголовку, назви даних по осях, підписи даних, наявність і розміщення легенди, виведення таблиці даних тощо. У поле Название диаграммы вкладки Заголовки введемо текст заголовку. Після вибору опцій натискаємо кнопку Далее для переходу до останнього діалогового вікна майстра діаграм.

У четвертому выкны слід визначити місце розташування діаграми. Завершити побудову діаграми натисненням на кнопку Готово.

10

Характеристика інструментів панелі Диаграммы

Элементы диаграммы. Коли діаграма виділена, в цьому полі відображається назва виділеного елемента діаграми. Але усі наявні на діаграмі елементи можна вибрати із списку, який з’являється при натисненні на кнопці із зображенням стрілки.

Тип диаграммы. Після натиснення на кнопці розкриття цього інструмента на екрані з’являється палітра, яка складається з 18 типів діаграм.

Легенда. Цей інструмент додає або знищує легенду для виділеної діаграми.

Таблица данных. Відображає таблицю даних, на основі яких була побудована діаграма.

Формат выделенного объекта. Після натисненні на цьому інструменті з’являється діалогове вікно Формат для вибраного об’єкта.

По строкам. Вказує на те, що ряди даних розташовані в рядках таблиці.

По столбцам.

Вказує на те, що

ряди даних

розташовані в

стовпцях таблиці.

Текст по часовой стрелке. Вибраний текст розташовується під кутом -450.

Текст против часовой стрелки. Вибраний текст розташовується під кутом +450.

11

Макроси. Створення та робота з макросами

Макрос повідомляє Excel, що потрібно робити. Він виконує потрібну нам задачу в потрібний для нас час.

Якщо нам потрібно виконувати одні і ті ж операції кожен раз, то їх краще об’єднати в макрос.

Макрос – це набір команд (введення з клавіатури, меню та панелі інструментів), об’єднаних в один модуль.

Макроси економлять час, допомагають бути послідовними та уникати помилок.

За допомогою одного макроса Excel можна виконати операцію, для якої потрібно було б декілька раз натиснути на клавіші, вибрати пару пунктів меню і клацнути на кучу кнопок.

Запис власних макросів 1. Сервис – Макрос – Вибрати Начать запись з підменю. З’явиться діалогове вікно Запись Макроса.

2. Ввести потрібно відомості в діалоговому вікні Запись Макроса. А саме: Якщо хочемо, виберемо комбінацію клавіш для виконання Макроса у діалоговому вікні

Запись Макроса. Для цього введемо символ у полі Сочетание клавіш. Також вкажемо, де потрібно зберегти Макрос: Эта книга, Личная книга макросов, Новоя книга.

3. Клацнути на ОК і почати запис Макроса.4. Натиснути CTRL + HOME, щоб перейти в комірку А1. Зробити це в випадку, тоді макрос почне роботу в цій комірці, навіть якщо в момент його запуску була активна інша.5. Виберати потрібні дані.6. Клацнути по кнопці Остановить запись на панелі інструментів Макрос, або Сервис – Макрос – Остановить запись.

3. Клацнути на ОК і почати запис Макроса.4. Натиснути CTRL + HOME, щоб перейти в комірку А1. Зробити це в випадку, тоді

макрос почне роботу в цій комірці, навіть якщо в момент його запуску була активна інша.5. Виберати потрібні дані.6. Клацнути по кнопці Остановить запись на панелі інструментів Макрос, або Сервис

– Макрос – Остановить запись.

Сервис - Макрос - Макросы - діалогове вікно Макрос.Двічі клацнути по імені макроса в списку або виділити ім’я і

клацнути по кнопці Выполнить. Якщо макрос був збережений в Личной книге, то перед його

іменем буде стояти Personal.xls.

Виконання макроса

Сервис - Макрос - Макросы. Клацнути на імені макроса,

який потрібно знищити. Клацнути по кнопці Удалить

Знищення макросів

Примітка

Щоб знищити Макрос з іншої книги, потрібно її відкрити. Щоб знищити Макрос з Личной книги, її потрібно вивести на

екран. Окно - Отобразить - діалогове вікно зі списком скритих книг -

клацнути на Personal.xls - ОК. ü Щоб знищити всі макроси з Личной книги, достатньо

знищити файл Personal.xls. Призначення макросами пунктів меню Добавлення макросів

на панель інструментів.