Ділова документаціяДілова документація

Для складання службових Для складання службових документів документів повинен використовуватися папір форматів А3

(297 Х 420 мм), А4 (210 Х 297 мм) та А5 (148 Х 210 мм ). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки, листування між підрозділами митного органу тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше підрозділів, оформляються не на бланках.

Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденціяділова кореспонденція

Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ.

У ділових паперах у звертанні до У ділових паперах у звертанні до офіційної особи офіційної особи використовуються офіційні форми

ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, текст починається з абзацу із великої літери.

Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивнупасивну

Наприклад, неправильно: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції.

Треба: Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.

Особливого значення Особливого значення набувають у ділових документах

вставні слова, які пом’якшують тон спілкування.

Наприклад: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.

Серед ділової кореспонденції важливе Серед ділової кореспонденції важливе місце займає листуваннямісце займає листуванняЛист – це узагальнена назва

документів (лист-повідомлення, лист-подяка, лист-нагадування, лист-прохання, листи супровідні, рекламні), що пересилаються поштою.

Щодо змісту службового листа мають бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно.

Оформлення документаціїОформлення документаціїНазва документа друкується

великими літерами без крапки в кінці. У рукописних документах назва

документа пишеться з великої (розписка, доручення, автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна записка тощо) відповідно до правил пунктуації.

Підписування документа. Підписування документа. Підпис укладача чи від­повідальної

особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) може не вказуватися.

Підпис ставиться під текстом документа після 2—3 пропущених рядків.

Способи датування документаСпособи датування документа

24.09.2005р.; 24-28.09.2005 р.;24.09.2007; 03.12.2008 - 04.04.200816 травня 2002 р. (у фінансових

документах).

Взаємне розміщення ініціалів і Взаємне розміщення ініціалів і прізвищапрізвищаНа адресуванні, на резолюціях ініціали

ставляться після прізвища:Стасевичу Р. Ґ. Проскуріній В. Т.

При підписуванні документа, його затвердженні ініціали ставляться перед прізвищем:

Н. Р. Малишева Д. С. Сафонов

У текстах документів (списки, накази тощо) ініціали У текстах документів (списки, накази тощо) ініціали ставляться після прізвища:ставляться після прізвища:

«…зарахувати Самсонова В.Л. на посаду…»Візи на документі (ставляться в лівій частині

аркуша від поля):Начальник юридичного відділу (підпис) Б. Юркевич 01.02.2008Позначка про виконавця розташовується на

лице­вому боці або (якщо немає місця) на звороті останнього аркуша в лівому нижньому кутку (прізвище, телефон):

Мещерський, 22-46-87

Позначка про надходження Позначка про надходження документа документа розміщується розміщується в правому нижньому кутку першого

аркуша документа (вказується — від руки або з використанням відповід­ного штемпеля — скорочена назва установи­одержувача, внутрішній індекс, дата надходження):

ВАТ «Скіф» Вх. № 48 07.11.2002 (підпис)

Посилання на індекс і дату Посилання на індекс і дату вхідного документа,вхідного документа,який виконується чи на який дається відповідь:На № 07- 12/76 від 12.03.2008.Кутові штампи на документах ставляться за

необхідністю праворуч вгорі. Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала 3—4 літери найменування посади особи, яка підписала документ.На службових листах (друкованих та бланках) печатка не ставиться. Відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки ставиться на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, винаходи тощо.

Протокол Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.За обсягом протоколи можуть бути:- стислими - містять лише назви обговорених

пи-тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними - назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда-чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними - дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів: Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа. 2. Номер. 3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи

(загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо). 4. Назва підприємства, організації. 5. Дата й місце проведення зборів. 6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага-о, то вказується

кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист). 7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо

(голови, секретаря, членів президії). 8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному

відмінку). 9. Текст. 10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок. 11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).

ПРОТОКОЛ №12ПРОТОКОЛ №12 ____________2008 р. ____________2008 р.

засідання ради директорів

Голова Журавльов О.Я. Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.О. ……. Відсутні: Зальцберг М.І. Порядок денний:

1.Про створення СП “Траст компані” (доповідач - генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП “Інвест” Дж.К.Лі.).

2.Про призначення виконавчого директора СП “Будмен”.

СЛУХАЛИ: 1. Про створення СП «Траст компані». ВИСТУПИЛИ: Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається). ….. УХВАЛИЛИ: 1.1. До 16.01.2003 р. підготувати всі необхідні для створення СП документи…

роки. Голова (підпис) О. Я. Журавльов Секретар (підпис) К. Г. Корженевська

Витяг із протоколу № 12Витяг із протоколу № 12засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»від 2.12.2002 р.від 2.12.2002 р.

Голова Журавльов О.Я. Секретар Корженевська К.Г. Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В. Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні). СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен». ВИСТУПИЛИ: Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчо-го директора СП «Будмен»

Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ. Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечно-го О. Л. і сподіваюся на

плідне співробітництво. УХВАЛИЛИ: Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директо-ром СП «Будмен» і укласти з

ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки. Оригінал протоколу підписали: Голова (підпис) О. Я. Журавльов Секретар (підпис) К. Г. Корженевська

Приклад заявиПриклад заявиДиректорові Хмельницького Центрупідвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів ДМСУп.Корнійчуку О.Т.інспектора Чопської митниціІваненка Миколи Романовича, який проживає за адресою: ………………..

З а я в аПрошу Вашого дозволу для від'їзду до місця

проживання в м.Чоп з 28.02.03 по 02.03.03 у зв'язку з сімейними обставинами. Буду знаходитися за адресою: м.Чоп, вул..Володимирська, буд..29, кв.7.Зобов'язуюся прибути на заняття 03.03.03.

26.02.03 /підпис автора/

Приклад довідкиПриклад довідкиНачальникові по роботіз особовим складомПодільської регіональної митниціБерезному О.Л.

Д О В І Д К А Павлов Пилип Панфілович працював у Хмельницькому

центрі підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів Держмитслужби України з 12.11.1997р. Чергову щорічну відпустку за період з 12.11.2000р. по 11.11.2001р. використав.Компенсації за відпустку за час роботи з 12.11.2001р. по 02.04.2002р. не отримав.

Директор Центру /підпис/ О.Т.Корнійчук Іванова, 64-96-34

Приклад автобіографіїПриклад автобіографіїАвтобіографія

Я, Шевченко Ірина Федорівна, народилася 5 січня 1975 року в місті Лозова Харківської області, у сім'ї вчителів.У 1982 р. пішла в 1 клас Лозівської ЗОШ №1 . Її успішно закінчила в 1992 р.З 1992 по 1997 роки вчилася в Харківському педагогічному інституті на філологічному факультеті, відділенні…З 1997 року працюю вчителем української мови і літератури в ______ Заміжня. Маю склад сім'ї:Чоловік – Шевченко Данило Миколайович, 1970 року народження, програміст комп'ютерного центру «Спеціаліст» міста Харкова.Син – Шевченко Іван Данилович, 1993 року народження, що вчиться в 9 класі Харківської гімназії №1.Моя адреса:вул. Артема, 123місто Харків, 61057УкраїнаТел. 8-099-305-67-05Дата Підпис

Приклад доповідної запискиПриклад доповідної записки

Кафедра української мови Деканові факультетупсихології Тарасову Г. Д.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2009р.Про введення курсу української мовиМовна культура - один із найважливіших показників нашої духовної

культури. Сьогодні, на жаль, писемне мо-влення студентів 1 курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу «Ділова українська мова» (10 - 12 годин) не дають змоги радикально змінити ситуацію на краще.

З метою поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2008 – 2009 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять)

Завідувач кафедроюукраїнськоїмови (підпис)

М.С.Сіверко

Зразок резюмеЗразок резюме Арбеніна Наталія Михайлівна

Контактний(і) тел: моб. 8-067-111-1111 E-mail: 11@gmail.com

Мета (бажана посада): Випусковий редакторЗ/п від 450 у.о.

ДОСВІД РОБОТИ

02/2004 – по даний час - ДП "Перехід Медіа Паблішн" (журнал EGO) Спеціалізація: видавництвоПосада: випусковий редактор

Обов'язки:

- Прийом кореспонденції і телефонних дзвінків.- Організація контактів зі всіма віддаленими партнерами та підрядчиками (фотолабораторії, сканувальники і т.д.).- Ведення всіх документів, що стосуються правової підтримки позаштатних робіт (підписання договорів…

РезюмеРезюме Боков Алексей Сергеевич

(Alexey S. Bokov)

Замещение должности в компании с дружным коллективом, где бы я смог применять приобретенные знания и опыт, а также учиться новому.Особые пожелания - работа, требующая основных знаний иностранных языков (англиский,немецкий) с последующим их усовершенствованием

Моб. телефон: +38 050 222 2222E-mail: example@example.com

Опыт работыМай/2004 - Ноябрь/2006РИА "Название", г. Киев - Рекламно-информационное агентствоСупервайзер- контроль работы промоутеров;- регулирование взаимоотношений в команде;- организация акций.

ОбразованиеСентябрь/2003 - наст.вр.Национальный Технический Университет "Киевский Политехнический Институт"Авиационных и космических систем.Инженер-электронщик

Курсы и тренинги2004-2005 - Курс английского языка учебного центра "Название"2005 - Курс немецкого языка учебного центра "Название"

Дополнительные сведенияДата рождения: 1985-10-28Владение иностранными языками: Английский - свободно Немецкий - свободно

Личные качества: Активная жизненная позиция, целеустремлённость; Организаторские способности, коммуникабельность; Ответственность, оперативность, оптимизм; Креативность, инициативность, быстрая обучаемость.

Знание компьютера: - уверенный пользователь ПК (пакет MS Office; почтовые программы; Интернет)- базовое знание Flash.

Приклад особистої пояснювальної запискиПриклад особистої пояснювальної записки

Деканові факультету іноземнихмов ЛДУ проф. Дацишину А.П.студента курсу факультетуіноземних мов гр. 11-АМЧернавського Олега Вікторовича

Пояснювальна запискаЯ не відвідував заняття з 24.10 до 28.10.2008 р.

у зв’язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.10.2013 О.В. Чернавський