Управление временем для менеджеров проектов

Управление временем для менеджеров проектов

Открытый вебинар учебного центра Luxoft

Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru

О вебинаре

• Вебинары – онлайн-семинары.• Организатор: – учебный центр Luxoft– www.luxoft-training.ru

• Преподаватель:– Панкратов Вячеслав, руководитель учебного центра

Luxoft Украина– E-mail: [email protected]


http://www.luxoft-training.ru/

mailto:[email protected]

Анонсы ближайших мероприятий

• Конференции:– 25 июля, Киев: PM Labs 2009, идет регистрация

участников!– 26 сентября, Киев: Test Labs 2009, открыта регистрация

докладчиков.– 17 ноября, Москва: Req Labs 2009, открыта регистрация

докладчиков.

– Конференции серии SOFT-Labs: www.soft-labs.ru


http://www.pm-labs.ru/

http://www.test-labs.ru/



http://www.req-labs.ru/

http://www.soft-labs.ru/







Цели вебинара: зачем?

• Научиться планировать рабочий день и неделю

• Отработать и зафиксировать навыки планирования различных типов

• Узнать о распространенных ошибках и понять как их избегать


Содержание вебинара: что?

• Как работает мозг человека: незакрытые циклы и принципы GTD

• Категории задач – как разделить «что» и «когда»• Недельное планирование против планирования

«на каждый день»• Инструменты: доска, маркеры, MS Outlook и

телефон


Формат вебинара: как?

• Рассмотрим достаточно большую практическую задачу

• Рассмотрим типичные ошибки и поймем, как их избегать

• Постараемся зафиксировать естественные, работающие практики


5 минут «психиатрии»

• Как работает голова человека• Без чего рано говорить об управлении

временем• Как запустить естественный режим

эффективности


Как работает голова человека


Волна

Дела

Если дела делаются


Готовность браться за новые дела

Удовольствие

«С новыми силами!»

Если НЕ дела делаются


Усталость

Вы стараетесь не забыть

«Незамкнутые циклы»

Что делать?

• Выбросить всё из головы• Разобрать почту• Разобрать вещи• Навести порядок• Записать в виде задач и напоминалок

– GTD: getting things done (Дэвид Аллен)


Инструменты


Выгрузить

Организовать и категоризировать

Синхронизировать

Практическая задача

• Из заданного списка задач, который будет расти с течением времени, с учетом приоритетов и возможности делегирования, составить рабочее расписание– Как показывает опыт, после недели-двух активного

применения предлагаемого подхода, решение подобной задачи занимает около 10-15 минут


Вводная• Вы – Сергей, руководитель ИТ-отдела компании в которой работает

1.500 сотрудников, 7 офисов в России, Украине и Казахстане. У вас 45 подчиненных в 7 проектах, в каждом проекте есть свой ПМ, все ваши подчиненные собраны в Киевском офисе.

• Вы подчиняетесь напрямую ИТ-директору Павлу. • Александр: менеджер проектов по внедрению в Алмаате, ваш

подчиненный.• Петр: менеджер проектов, ваш подчиненный и потенциальный

заместитель.• Иванов: ведущий разработчик в проекте Александра.• София: ваш секретарь.• Другие лица, которым вы можете поручить выполнение задач.


Вводная в картинках

Вы, СергейРуководите

ль IT отдела

Павел,IT-директор

София, секретарьАлександр, ПМ, Алма-Ата

Петр, ПМ, ваш будущий

заместитель

Иван, разработчик Другие лица


Дано: список задач1. Почитать RSS: (примерно) 30 мин2. Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин3. Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15-45 минут, если зацепимся

про показатели Иванова4. Досмотреть курс-презентацию по созданию индексируемых

представлений в Oracle 9i: 45 мин.5. Забронировать билеты в театр: 30 мин6. (!)Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут7. Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков (пишут пургу): 15

мин (разобраться как)8. Составить план на день: 10 мин9. Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова: 1.5 часа


Дано: список задач - 210. Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин11. Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников)12. Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля сказал

что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли)

13. Провести встречу 1:1 с Ивановым: час14. Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для Алматы до колла: 15

мин (один вопрос)15. Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений

старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два).16. Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на почту:

15 мин17. Звонить в Алмаату? 45 мин.18. В 18-30 выбежать из офиса и ехать в Театр, если будут пробки – выезжать в

18-00.


Что здесь не так?

• Суммарный объем требуемого времени превышает 12 часов

• Объем задач будет расти с течением дня• Некоторые задачи могут быть недооценены или

переоценены• В одном списке присутствуют задачи по работе и

личные• В жизни так и бывает


Assumption

• На практике, к этим решениям слушатели приходят поэтапно, решая усложняющуюся задачу в рабочих группах на тренинге

• Такой подход позволяет понять сложности и самостоятельно найти решения

• Находясь в формате вебинара, мы с вами многие решения получаем в готовом виде


Как будем решать

• Проведем очистку и сортировку• Отделим «что» от «когда»• Выделим приоритеты– Что можно передать– Чтобы понять что относиться к «когда»

• Попробуем что-то передать• Попробуем получить расписание


Думаем вместе: №1

• Почитать RSS: (примерно) 30 мин• Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин• Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15

или 45 минут, если зацепимся про показатели Иванова.• Досмотреть курс-презентацию по созданию

индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин.• Забронировать билеты в театр: 30 мин

– Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в театр: 30 мин


Чистим и сортируем

Потом, дома?

Это моя работа?

Только я могу?

Это моя работа?

Какой спектакль?


• Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут• Отписаться от рассылки пресс-релизов

поставщиков: 15 мин (разобраться как)• Составить план на день: 10 мин• Вызвонить ресторан для отмечания

рождения дочки у Иванова: 1.5 часа• Согласовать темы докладов Петра и

Александра на конференцию осенью: 1 час.• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.



Много мусора + могут быть задачи

Не горит.

Да!



Потом.


• Провести анализ сводной информации по последнему перфоманс-ревью всех проектов: ???

• Назначить рабочее совещание всех менеджеров проектов: 30 мин – 1 час (агенда не написана).

• Ответить на вопросы интервью для Комерсанта: 45 мин

• Провести совещание всех менеджеров проектов: 1 час.

• Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате: 1 час




Поручить?


Когда?



• Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников)

• Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли, которого знает Петр)– Спросить у Петра телефон Коли

• Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час.• Ответить на письмо Сулейманова про

тех.задание для Алматы до колла: 15 мин



Поручить!


Поручить?



• Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два).

• Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на почту: 15 мин

• Звонить в Алмаату? 45 мин.• В 18-30 выбежать из офиса и ехать в Театр,

если будут пробки – выезжать в 18-00.– Посмотреть пробки в 18-00



Я то тут причем?!

Если надо будет!

Этой задачи пока нет

Если, то...

Распространенные ошибки

• Если совещание назначили, значит надо идти.• Если письмо пришло, его надо прочесть сейчас же.• Хочешь чтобы что-то было сделано хорошо – ...• Если кто-то поставил письму приоритет «Важно!» то это

приоритет задачи для меня.• Надо распланировать весь день по минутам.• Задачи все равно будут падать, планы становятся

неактуальными, не будем делать планы.



• Если совещание назначили, значит надо идти.• Если письмо пришло, его надо прочесть сейчас же.• Хочешь чтобы что-то было сделано хорошо – ...• Если кто-то поставил письму приоритет «Важно!» то это

приоритет задачи для меня.• Надо распланировать весь день по минутам.• Задачи все равно будут падать, планы становятся

неактуальными, не будем делать планы.


А теперь еще раз

• Отделим «что» от «когда»


Введем дополнительные обозначения

• Задача (просто ставим в Task)• Встреча или другое Временное событие (ставим в Calendar)• Вопрос (ставим в Task как «Задать вопрос»)• Поручено (ставим в Task как «Поручить» или «Отследить»)• Список связанных задач


T

В

?

→

TT


• Почитать RSS: (примерно) 30 мин• Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин• Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15 или 45

минут, если зацепимся про показатели Иванова.• Досмотреть курс-презентацию по созданию

индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин.• Забронировать билеты в театр: 30 мин• Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в

театр: 30 мин


«Что» и «Когда»

T

T

В

?

TT


• Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут• Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков

(пишут пургу): 15 мин (разобраться как)• Составить план на день: 10 мин• Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у

Иванова: 1.5 часа• Согласовать темы докладов Петра и Александра на

конференцию осенью: 1 час.• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.



T

T

T

T

T

T


• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.• Провести анализ сводной информации по последнему

перфоманс-ревью всех проектов: ???• Назначить рабочее совещание всех менеджеров

проектов: 30 мин – 1 час (агенда не написана).• Ответить на вопросы интервью для Комерсанта: 45 мин• Провести совещание всех менеджеров проектов: 1 час.• Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате: 1

час



T

T

?

T

T

? →


• Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников)

• Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли, которого знает Петр)

• Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час.• Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для

Алматы до колла: 15 мин (один вопрос)



→

T

? →

?


• Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два).

• Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на почту: 15 мин– Звонить в Алмаату? 45 мин.

• В 18-00 посмотреть пробки– Выбежать из офиса




?

→

В

В

Обратите внимание, что календарных задач получилось

пока всего две.


• Пытаться вести два несинхронизируемых календаря дома и на работе

• Пытаться вести все на доске• Пытаться планировать только стикерами• Ставить задачи без даты «До когда»• Вести список задач без категорий• Пытаться все «запихнуть» в календарь

– При настроенной синхронизации с телефоном вы получаете непрерывно пиликающий телефон


И еще раз!

• Поручаем и отслеживаем

Вы, СергейРуководите

ль IT отдела

Павел,IT-директор

София, секретарьАлександр, ПМ, Алма-Ата

Петр, ПМ, ваш будущий

заместитель

Иван, разработчик Другие лица

Назначить встречиУточнить статус

Записаться на СТОКупить билеты в театр

Заказать личные визитки

Забронировать ресторан для ИванаПровести «1:1» с Иваном

Прочесть статью по технологии

Расширение командыКоммуникации по проекту

Доклады на конференцию


Решить вопрос с бюджетомСтартовать направление

Думаем вместе: №1• Почитать RSS (до конца недели)• Прочитать статью про виртуализацию

– Александр сделает доклад про виртуализацию• Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15 или 45 минут, если

зацепимся про показатели Иванова.– Получить результаты «1:1» от Петра– Договориться про встречу Петра (ПМ Ивана) и Павла

• Досмотреть курс-презентацию по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин.– Петр сделает доклад

• Забронировать билеты в театр: 30 мин• Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в театр: 30 мин

– Попросить жену купить билеты в театр


T

→

→

→

→T

Делаю и поручаю


• Разобрать инбокс и спланировать день• Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков

(пишут пургу): 15 мин (разобраться как)• Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у

Иванова: 1.5 часа• Согласовать темы докладов Петра и Александра на конференцию

осенью: 1 час.– Петр даст две темы по себе и по Саше

• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.


T

T

→

→

T


Думаем вместе: №3• Провести анализ сводной информации по последнему перфоманс-

ревью всех проектов: ???– Поручить менеджерам и HR провести оценку персонала– Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам

• Назначить рабочее совещание всех менеджеров проектов: 30 мин – 1 час (агенда не написана).– Сделать вопросы на встречу мендежеров проектов– Назначить совещание

• Ответить на вопросы интервью для Комерсанта: 45 мин• Совещание менеджеров проектов• Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате


→

T

T

→

T

В

→


Думаем вместе: №4• Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск

печатников)– Попросить жену заказать визитки

• Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли, которого знает Петр)– Попросить жену записаться на тех.станцию

• Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час.• Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для Алматы до

колла: 15 мин (один вопрос)


→

→



• Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два).– Спросить Павла зачем я нужен на совещании

• Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на почту: 15 мин

• Звонить в Алмаату? 45 мин.




В

В

T


Что у нас получилось?Задачи• Почитать RSS (до конца недели)• Поручить Александру сделать доклад про виртуализацию• Получить результаты «1:1» от Петра + Договориться про встречу Петра

(ПМ Ивана) и Павла• Поручить Петру сделать доклад по созданию индексируемых

представлений в Oracle 9i• Попросить жену купить билеты в театр• Разобрать инбокс и спланировать день• Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков• Поручить Петру вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у

Иванова• Поручить Петру согласовать две темы на осеннюю конференцию• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера• Поручить менеджерам и HR провести оценку персонала• Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам• Сделать вопросы (агенду) на встречу мендежеров проектов• Назначить совещание• Ответить на вопросы интервью для Комерсанта• Совещание менеджеров проектов• Поручить Александру согласовать бюджет на расширение команды в

Алмаате• Попросить жену заказать визитки• Попросить жену записаться на тех.станцию• Спросить Павла зачем я нужен на совещании

Встречи• Совещание менеджеров проектов• В 18-00 посмотреть пробки• В 18-30 посмотреть пробки


ВT

Обратите внимание на преобладание задач по сравнению

со встречами

Мысли вслух

• Человек тратит много энергии на переключение из одного контекста задач в другой

• Задачи нужно делать в какой-то последовательности: в зависимости от их приоритетов

• Не все задачи надо сделать именно сегодня или сейчас

• Нельзя забывать о порученных задачах• Ваши коллеги и другие лица, которым вы

можете делегировать задачи, тоже хотят иметь план


Нужны категории задач!

Нужны какие-то приоритеты

«Сегодня» это хорошая категория

«Контроль» это тоже категория

Нужны «пакеты задач»

Пакетирование• Задачи удобно пакетировать по людям и местам

– Встреча с кем-то (Иванов, Петров)– Поручено кому-то (Сидоров, Сулейманов)– Купить (магазин, рынок)

• Задачи удобно покатерировать по контексту– Конкретный проект

• Дача• Машина

– Конкретный тип деятельности• Пишу• Звоню• Читаю• Контролирую• Планирую


Спакетируем задачи по «кто»• Я сам

Разобрать инбокс и спланировать день Спросить Павла зачем я нужен на совещании Сделать вопросы (агенду) на встречу менеджеров проектов Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам Получить результаты «1:1» от Петра + Договориться про встречу Петра

(ПМ Ивана) и Павла Ответить на вопросы интервью для Комерсанта Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера Почитать RSS Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков


Спакетируем задачи по «кто»• Петр, Александр

Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова Согласовать две темы на осеннюю конференцию Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате Сделать доклад про виртуализацию Сделать доклад по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i Провести оценку персонала

• Жена Заказать визитки Записаться на тех.станцию Купить билеты в театр


Спакетируем задачи по «когда»• Сегодня

– Разобрать инбокс и спланировать день Спросить Павла зачем я нужен на совещании

– Поручить менеджерам и HR провести оценку персонала– Сделать вопросы (агенду) на встречу мендежеров проектов

Назначить совещание

– Поручить Петру вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова

– Поручить Петру согласовать две темы на осеннюю конференцию– Поручить Александру согласовать бюджет на расширение команды в

Алмаате– Поручить Александру сделать доклад про виртуализацию– Попросить жену купить билеты в театр


Спакетируем задачи по «когда»• Неделя

– Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера– Почитать RSS– Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков– Попросить жену заказать визитки– Попросить жену записаться на тех.станцию– Ответить на вопросы интервью для Комерсанта– Поручить Петру сделать доклад по созданию индексируемых

представлений в Oracle 9i• Контроль

– Получить результаты «1:1» от Петра + Договориться про встречу Петра (ПМ Ивана) и Павла

– Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам


Пакетирование на практике• Заводим в аутлуке категории

– Сегодня– Неделя– Контроль– Опционально (заметки, не забыть)

• Название задачи– Кто + Что– Жена: заказать визитки

• Дата– [до]Когда– Due date


Автоматическое пакетирование• Категории

– Настраивается для любого списка

• Люди– Фильтр в поиске задач– «Я», «Жена», «Иванов», «Петров»

• Дата– Готовые фильтры в аутлуке


Зафиксируем подход

• Проход по задачам– Очистка и сортировка (здравый смысл)– Отделим «что» (задачи) от «когда» (встречи)– Категоризируем (сегодня, неделя, контроль)– Спакетируем по людям и проектам (поиск)– Попробуем что-то передать (контроль)– Получим расписание в задачах и встречах– Осталось только взять и сделать


Что мы прошли сегодня

• Как работает мозг человека: незакрытые циклы и как от них избавляться

• Категории задач – как разделить «что» и «когда» и в какую коробку все это сложить

• Инструменты: доска, маркеры, MS Outlook и телефон


Спасибо!

• Вебинар– «Управление временем для менеджеров проектов»

• Организатор: – учебный центр Luxoft– www.luxoft-training.ru

• Преподаватель:– Панкратов Вячеслав, руководитель учебного центра

Luxoft Украина– E-mail: [email protected]



mailto:[email protected]

Приглашаем учиться!

• 21 июля 2009 года• Вебинар: – Вячеслав Панкратов: «Личная эффективность

для менеджеров проектов»• Участие бесплатное при условии

предварительной регистрации: – www.luxoft-training.ru



Education

Управление временем для менеджеров проектов