Tics Aplicadas a la Contabilidad1 9/12/2010

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Introducción

A medida que crece un negocio, requiere manejar mayor

información contable; el éxito de la administración radica en

un adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione una

información exacta y oportuna.

Actualmente existen recursos tecnológicos que permiten

registrar y suministrar la información de manera rápida; estos

recursos son el COMPUTADOR Y LOS SOFTWARE

contables. Estos recursos no cambian los principios de

contabilidad generalmente aceptados; únicamente agilizan el

proceso y la información contable.

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Es una herramienta que consiste en

la aplicación de los procedimientos

tecnológicos de la computación y los

diferentes paquetes contables, para

realizar las actividades contables,

desde el punto de vista del registro

de una forma sistemática y

automatizada, de las operaciones y

demás hechos contables.

Las Tic’s Aplicadas a la

Contabilidad

Impacto de la tecnología en la contabilidad

El impacto de la tecnología en la profesión

contable está fuera de toda duda. Las

tecnologías de la información operan como

motor del cambio que permite dar respuesta a

las nuevas necesidades de información. Para

Elliot (1992) las tecnologías de la información

son el motor del cambio que conduce a una

nueva era postindustrial que amenaza con

dejar obsoletas todas las estructuras

empresariales que no sepan adaptarse.

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Las Tic’s Aplicadas a la Contabilidad

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FLEXIBILIDAD.

Adaptación de esquema del programa a los

requerimientos de la empresa.

Definición de documentos típicos que son de

mayor utilización en la empresa.

Edición del plan de cuentas de acuerdo con

las normas y necesidades de la empresa.

Posibilidad de cambios en los formatos y

fuentes para la presentación de informes.

CARACTERISTICAS DE UN SOFTWARE CONTABLE

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COMPATIBILIDAD.

Con otros programas de oficina mas

utilizados como el Office.

Con otros programas contables y

financieros

Permita importar y exportar información

con otros programas.

Manejo de centros de costos.

Opción de manejo de diferentes monedas.

Capacidad de intercambio de información

local y externa.

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FACIL MANEJO.

No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.

Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.

Indica la mayor información relativa en una sola vista.

Desglose de la información por periodos contables.

Actualización automática de saldos.

Información por niveles.

Manipulación de documentos en forma de objetos.

Definición de consultas especiales.

Interfaz graficas.

Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha ,nit, codico de cuenta.

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SEGURIDAD.

Claves de acceso.

Definicion de usuarios con diferentes

atributos.

Solo permita la imputacion de cuentas

auxiliares o de ultimo nivel.

Informe de cualquier inconformidad con

el balance.

UNIFORMIDAD.

Plan unico de cuentas basico incluido.

Presentacion permanente del plan de

cuentas por pantalla.

Estandarizacion de los formatos y procesos

para el manejo de la informacion:consultas y

reportes.

Graficas estadisticas.

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REPORTES BASICOS REQUERIDOS.

-Plan unico de cuentas.

-Comprobante diario de contabilidad.

-Lista de documentos por periodoos.

-Lista de movimientos por cuentas.

-libros oficiales

-Estados financieros comparativos.

-Analisis estadisticos.

-Reportes legales:Iva,retefuente,reteiva,reteica

OPCIONES AVANZADAS.

Que tenga un generador de

informes especializados.

Facilidad de actualizacion del

software.

Soporte contable en linea.

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PASOS PARA SISTEMATIZAR LA CONTABILIDAD A TRAVES DE UN

SOFTWARE

Para iniciar la sistematización de la contabilidad, es necesario:

1-Identificar y definir la empresa(nombre, actividad, nit,regimen,direccion

etc.).

2-Ajustar o definir el catalogo de cuentas.

3-Definir los documentos a utilizar (comprobantes de diario)

4-clasificar los documentos.

5-Realizar los cortes para saldos iniciales.

6-Digitar la informacion rquerida.

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VENTAJAS:

VELOCIDAD

VOLUMEN DE PRODUCCIÓN

REDUCCIÓN DE ERRORES

PASES AUTOMÁTICOS AL MAYOR

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE

OPORTUNA

MENORES COSTOS

IMPRESIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS

DESVENTAJAS

Disminución en la confiabilidad de la información

contable

Complicado Proceso de Auditoria

Costos Elevados de Software y Hardware

Recurso Humano indispensable para manejar

Sistemas de Información

Contable suceden dentro de la organización

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Funciones de las Tics para los contadores :

Verificación electrónica: confirmar que eres quien dices ser; con un programa de correo electrónico es sencillo

suplantar la personalidad de otra persona cambiando la configuración. Las tecnologías pretenden resolver esta

cuestión desde el uso de passwords, reconocimiento de voz o entidades de certificación, que permiten la

verificación de identidad de una persona o entidad que quiere utilizar la firma electrónica, o la autentificación de

servidores de comercio electrónico.

Encriptación:

Es un proceso por medio del cual se transforma un mensaje usando una clave o algoritmo es decir se traduce los

signos de un mensaje a otro sistema de signos cuya lectura no tenga ningún sentido para un desconocido que

los intercepte.

Autorización electrónica:

Son soluciones técnicas que permiten que muchas tareas se aprueben electrónicamente, desde contratos a

órdenes de compra.

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Herramientas de conectividad remota:

Son tecnologías que permiten el acceso y control remoto de ordenadores.

Un profesional puede acceder a un ordenador remoto desde su despacho

o desde su casa y ejecutar un programa de gestión, contabilidad, etc.

Nuevas Tecnologías de Información

ERP: Enterprise Resource Planning System

SCM: Supply Chain Management

Internet, Intranet, Extranet

Portales corporativos (corporate portals)

Portal del empleado B2E (Intranet)

Web 2.0, 3.0, redes sociales

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ERP (PROYECTOS)

Enterprise Resource Planning System (prácticas de

negocioasociadas con los aspectos operativos o

productivos de unaempresa.) Son sistemas de gestión de

información que integran yautomatizan muchas de las

prácticas de negocio asociadas con los aspectos

operativos o productivos de una empresa.

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Software licenciado – comercial

_ SAP® Business One (http://web.heinsohn.com.co/www/)

_ Oracle JD Edwards Solución ERP

(http://www.amazing.com.co/)

_ SIIGO – ERP – Bucaramanga (http://www.profitline.com.co/)

_ PSl – ERP (http://www.psl.com.co/)

_ OASIS World-Class Software Sistema ERP

(http://www.oasis.com.co/)

_ EMYA-ERP (http://www.emya-informatica.com/)

_ Catálogo de software - Colombia

(http://www.catalogodesoftware.com/categoria.aspx?cid=98)

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ERP

Software libre (http://el-directorio.org/Software)

• Aria-ERP:

Este proyecto ofrece módulos de contabilidad, inventario y nómina en lenguaje PHP (Aplicación en

Inglés/Licencia GPL). Funcionalidad limitada. Estado intermedio de desarrollo.

CK-ERP: Este proyecto ofrece una serie de módulos de tipo ERP, disponibles desde PhpGroupWare

(Aplicación en Inglés/Licencia Libre). No es un ERP propiamente dicho, sino una serie de plugins para

PhpGroupWare. Funcionalidad limitada. Estado de desarrollo avanzado.

ERP5: Este proyecto ofrece una solución para aplicaciones críticas ERP/CRM/MRP/SCM/PDM basada en

Zope (Aplicación en Inglés/Francés/Licencia GPL). Se encuentra en una fase inicial de desarrollo.

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Facturalux: Software de facturación de código libre (Aplicación en Español/Licencia GPL). Funcionalidad parcial.

Este proyecto se encuentra en una fase media de desarrollo.

openXpertya: Software ERP y CRM, B2B, B2C, EDI y OLAP de código libre (Aplicación en Español adaptada

especialmente para el mercado hispano/Licencia LPO basada en dual CDDL/LGPL). Enteramente en español.

Solución empresarial global. Incluye solución de comercio electrónico a cuatro niveles (B2B, B2C, B2E y soporte del

estandard EDI). Este proyecto se encuentra en un estado avanzado.

TinyERP: es un programa de gestión empresarial orientado a empresas con entre 5 y 50 puestos de trabajo.

Implementa funcionalidades como Ventas, Compras, Stock, Contabilidad, Tesorería y algunos más. Dispone de

funcionalidad para la generación de impresos vía PDF, HTML y permite exportar datos a otros programas como

OpenOffice o MS-Excel. El programa es multilingüe.

La comunicación entre cliente y servidor se realiza vía XML-RPC.

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WebERP: Este proyecto ofrece una interfaz web en lenguaje PHP para el manejo

financiero de empresas (Aplicación en Inglés/Licencia GPL

SCM (http://www.sap.com/)

SAP: Supply Chain Management se ocupa de la planificación, ejecución y administración

de eventos que a menudo interfieren en la excelencia de la cadena de suministro, lo que le

permite manejar

las redes de cadenas de suministro de forma más eficaz y llegar a los clientes con mayor

efectividad.

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BENEFICIOS:

Reducir Costes

Aumento de la automatización, optimizando los procesos

de pedidos y otras funciones de gestión.

Integración con e-marketplaces, permitiendo una

comparación global de los proveedores fácil y rápida.

Rentabilidad en la nivelación de la oferta y la demanda a

través de herramientas de planificación integradas.

Reducir stocks, sin disminuir su capacidad para atender

una demanda inesperada.

Colaboración con los partners para optimizar la

planificación y la ejecución de la estrategia en la cadena

de suministro más allá de las fronteras de su empresa

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PORTAL

“Un portal de Internet es un sitio Web cuyo objetivo es

ofrecer al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una

serie de recursos y de servicios, entre los que suelen

encontrarse buscadores, foros, documentos, aplicaciones,

compra electrónica, etc.

El objetivo es, por lo general, el punto de partida de un usuario

que desea entrar y realizar búsquedas en la Web u obtener

información importante de él.

Tipos de portales:

_ Portales horizontales: también llamados portales masivos o de propósito general, se dirigen a una audiencia

amplia, tratando de llegar a toda la gente con muchas cosas. Como ejemplo de portales de esta categoría están

Terra, AOL, AltaVista, UOL, Lycos, Yahoo, MSN, entre otros.

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_Portales verticales:

se dirigen a usuarios para ofrecer contenido

dentro de un tema específico como puede ser

un portal de música, empleo, inmobiliario, un

portal de finanzas personales, arte o de

deportes.

_Portales diagonales: se trata de una

mezcla entre el portal horizontal y el vertical.

Se trataría de portales que utilizan redes

sociales o

aplicaciones generalistas como Facebook,

Linkd, Flickr o YouTube…

complementados con contenidos y/o

utilidades dirigidas a un público muy

concreto.

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PORTAL DE CLIENTES / SOCIOS DE

NEGOCIOS / PROVEEDORES

(EXTRANET)

La extranet es el resultado de una de una

las necesidades de las empresas en

poseer un sistema de comunicación mas

rápida entre sus socios comerciales que

permita mejorar el suministro de la

información que amplié la relación con sus

clientes y proveedores.

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Web 2.0

Web 2.0 El término Web 2.0 se usa

para referirse a una segunda

generación en la historia del

desarrollo de tecnología web basada

en comunidades de usuarios y una

gama especial de servicios,

como las redes sociales, los blogs o

los wikis, que fomentan la

colaboración y el intercambio ágil de

información entre los

usuarios de una comunidad o red

social. La Web 2.0 es también

llamada web social por el enfoque

colaborativo y de construcción

social de esta herramienta.

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Web 3.0 Es un neologismo que se utiliza

para describir la evolución del uso y la

interacción en la red a través de diferentes

caminos. Ello incluye, la transformación de la

red en una base de datos, un movimiento

hacia hacer los contenidos accesibles por

múltiples aplicaciones non-browser, el empuje

de las tecnologías de inteligencia artificial, la

web semántica, la Web Geoespacial, o la

Web 3D. Frecuentemente es utilizado por el

mercado para promocionar las mejoras

respecto a la Web 2.0. El término Web 3.0

apareció por primera vez en 2006 en un

artículo de Jeffrey Zeldman, crítico de la Web

2.0 y asociado a tecnologías como AJAX.

Actualmente existe un debate considerable en

torno a lo que significa Web 3.0, y cual es la

definición acertada.

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Conclusión

La empresa que desea sistematizar el

departamento de contabilidad puede adquirir en

el mercado un software contable ya elaborado

que satisfaga las necesidades de la empresa o

por el contrario solicitar los servicios de un

ingeniero de sistema para que elabore un

software exclusivamente para atender las

necesidades de la empresa.

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Bibliografía

SISTEMAS DE INFORMACION

GERENCIAL

O"BRIEN JAMES A

McGraw Hill

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