Zarządzanie projektamiWykład 2
Fazy zarządzania projektem
Działania występujące w projekcie
Działania operacyjne Działania wspierające Działania kierownicze
Działania operacyjne
Przekształcają wielkość wejściową (potrzebę) na wielkość wyjściową, będącą rezultatem realizacji projektu
Działania operacyjne są działaniami wykonywanymi bezpośrednio na przedmiocie projektu
Działania wspierające
Polegają na tworzeniu odpowiednich warunków do sprawnego wykonania zadań związanych z projektem, zarówno na rzecz działań operacyjnych, jak i kierowniczych
Przykładami takich działań są: obsługa prawna, księgowa czy kadrowa
Działania kierownicze
Polegają na pełnej koordynacji działań operacyjnych i wspierających, aby realizacja projektu zapewniała maksymalną korzyść dla zaangażowanych stron
Fazy zarządzania projektem
1. Faza koncepcyjna2. Faza planowania3. Faza realizacji 4. Faza zakończenia
1. Faza koncepcyjna
powstaje idea realizacji projektu jest ona oceniania z uwzględnieniem
innych możliwych, alternatywnych projektów i przekazana do dalszego postępowania
powołanie kierownika projektu określenie danych wejściowych do fazy
drugiej, czyli planowania dokonuje się także analizy wykonalności
projektu
2. Faza planowana
stworzenie szczegółowego planu realizacji projektu
powołanie zespołu projektowego formalna akceptacja i zatwierdzenie
planu przez tego, kto projekt finansuje
Planowanie jest ważne ponieważ:
Planowanie ogranicza niepewność – planowanie zmusza do rozważenia możliwych wariantów i konsekwencji ich zastosowania oraz potencjalnych działań korekcyjnych
Planowanie pomaga w zrozumieniu projektu
Planowanie podnosi wydajność – ponieważ łatwiej jest zorganizować pracę
3. Faza realizacji
powierzenie poszczególnych zadań członkom zespołu projektowego i delegowanie uprawnień
każdy członek zespołu powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje oraz jak i do kiedy ma wykonać swoje zadania
4. Faza zamknięcia
formalna procedura przeprowadzana po dostarczeniu rezultatów projektu klientowi
czasami dochodzi do zakończenia gdy stwierdzono konieczność rezygnacji z projektu
zamykając projekt trzeba podsumować, jakie zdarzenia zaszły podczas jego realizacji i przygotować informacje na potrzeby planowania i wykonywania przyszłych projektów
Etapy planowania projektu
1. definiowanie czynności2. ustalenie relacji następstwa między
czynnościami3. oszacowanie czasu trwania czynności4. budowa harmonogramu5. sterowanie harmonogramem
Definiowanie czynności
identyfikowanie i opisanie specyficznych prac, które trzeba wykonać, aby wytworzyć produkty zdefiniowane w WBS
efektem definiowania czynności jest lista zawierająca wszystkie czynności, które zostaną wykonane w ramach projektu
Ustalenie relacji między czynnościami
ustalenie relacji następstwa i poprzedzania pomiędzy czynnościami
na tej podstawie będzie potem budowany harmonogram
ustalenie kolejności może być wykonywane ręcznie lub za pomocą systemów komputerowych wspomagających planowanie projektów
Określenie czasów trwania czynności
przy określeniu czasu należy uwzględnić nie tylko opis danej pracy, ale również wykorzystywane zasoby
czas wykonania może zależeć również od kwalifikacji i doświadczenia ludzi, a nie tylko od ich liczby
oszacowanie czasu trwania czynności wymaga nierzadko uwzględnienia czasu oczekiwania
rezultatem oszacowania czasu trwania czynności jest przypisanie każdej z nich planowanego czasu wykonania
Planowanie terminów
określenie terminów rozpoczęcia i zakończenia czynności projektu
dla poszczególnych czynności określane są także zapasy czasu – wskazują one, o ile można wydłużyć czas trwania czynności, względnie opóźnić moment jej rozpoczęcia, aby nie spowodowało to wydłużenia czasu realizacji całego projektu
Czynności krytyczne
Czynności, których całkowity zapas czasu równy jest zeru, określane są mianem czynności krytycznych; wydłużenie czasu trwania którejkolwiek z nich powoduje wydłużenie o taką samą wartość czasu trwania projektu; czynności krytyczne następują po sobie i tworzą tzw. ścieżkę krytyczną łączącą pierwszą czynność projektu z czynnością ostatnią
Po ustaleniu czynności krytycznych i drogi krytycznej, należy zaplanować przedsięwzięcia korygujące i plany alternatywne, uruchamiane w przypadku przekroczenia terminów czynności krytycznych
Przedsięwzięcia korygujące
zaangażowanie dodatkowych osób praca w godzinach nadliczbowych i
ewentualnie w weekendy nadanie krytycznym zadaniom
szczególnych priorytetów wprowadzenie czynności równoległych
Czynniki sukcesu zarządzania projektami
Wsparcie projektu ze strony zarządzających organizacją
Zaangażowanie użytkowników Doświadczony menedżer projektu Precyzyjne zdefiniowanie celów
projektu Minimalizowanie zakresu projektu Korzystanie ze standardowej
infrastruktury
Nieprzeciążanie projektu ponadstandardowymi wymaganiami
Zastosowanie formalnej metodologii Tworzenie wiarygodnych prognoz Wiedza i umiejętności pracowników
Dziękuję za uwagę