UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
COMUNIDAD EDUCATIVA AL SERVICIO DEL PUEBLO
UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA COMERCIAL, ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
CARRERA: INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
IMPLEMENTACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO “SAN JOSÉ” S.J. DE LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO 2015
TRABAJO FINAL DE TITULACIÓN PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE:
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA (CPA)
REALIZADO POR:
DIGNA ALEXANDRA ILLESCAS ORTEGA
DIRECTORA:
ING. JANICE ORDOÑEZ PARRA, MCF.
Cuenca, Marzo 2015
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AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
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EL HONORABLE JURADO CALIFICADOR OTORGA A ESTE TRABAJO LA CALIFICACIÓN DE: ______________________ EQUIVALENTE A: ______________________ ___________________ __________________ Presidente del Tribunal Miembro 1
______________ Miembro 2
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DECLARARACIÓN
Yo, Digna Alexandra Illescas Ortega, declaro que los conceptos desarrollados, los
análisis realizados y las conclusiones del presente trabajo, son de exclusiva
responsabilidad como autora, consultando las referencias bibliográficas, que se
incluyen en este documento.
___________________ ALEXANDRA ILLESCAS C.I. Nº 0104492350
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CERTIFICACIÓN
Certifico que le presente trabajo fue desarrollo por Digna Alexandra Illescas Ortega, bajo mi supervisión.
____________________
ING. JANICE ORDOÑEZ PARRA, MCF.
DIRECTORA
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DEDICATORIA
El presente trabajo de titulación, lo dedico de manera muy especial a Dios y al
Virgen por haberme dado la oportunidad de estudiar y al fin poder culminar mi
carrera profesional, a mi hijo Josué Alexander, por ser el pilar fundamental de mi
esfuerzo y lucha constante, sobre todo por el sacrificio que juntos lo hemos pasado.
A una persona muy especial, mi compañero, amigo, confidente, quien es la
persona que siempre estuvo apoyándome y dándome el empujón que necesitaba
para culminar con mi carrera profesional.
A mis padres por su cariño y comprensión incondicional en todos los momentos
cuando más lo necesité.
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AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme iluminado y a acompañado durante todos estos años de
estudio y dedicación en cada uno de mis pasos, para poder culminarla con mucho
éxito.
A la Universidad Católica de Cuenca, por haber ejecutado y cumplido con su
convenio académico, sin el cual no hubiera sido posible la obtención de mi título
como Ingeniera en Contabilidad y Auditoría.
A mi Directora, la Ingeniera Janice Ordoñez, quien aún sin conocerme me brindó
su paciencia y apoyo desprendido, impartiéndome sus conocimientos profesionales,
para la culminación de mi carrera.
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RESUMEN
Las cooperativas son corporaciones o asociaciones que tienen por objetivo
mejorar y maximizar favorablemente las, condiciones de vida, de sus socios, su
intención es hacer frente a sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y
culturales.
Han sido uno de las piezas más relevantes para el desarrollo de la economía en
la sociedad, ya que estas han tenido un crecimiento paulatino y acogida por la
ciudadanía por los productos y servicios, que ofrece la Cooperativa de Ahorro y
Crédito.
Toda institución debe ser evaluada tanto de manera interna como externa, para
así conocer sus puntos críticos, sobre los cuales hay que tomar medidas preventivas
y correctivas, descubrir si sus recursos y actividades están encaminadas bajo el
conceptos de eficiencia, eficacia y economía, si la administración se encamina a la
consecución de la misión institucional, para lo cual se necesita del apoyo constante
de los empleados de la cooperativa, considerando que ellos son el motor de la
institución, fomentando política y controles operativas.
Por tal motivo, la importancia de tener un departamento de cobranza en la
institución es fundamental, los procesos, y, los procedimientos, de gestión
conforman los elementos principales del diseño para un sistema de cobro por lo cual,
deben ser plasmados en sistemas prácticos, que sirvan como herramienta de trabajo
y mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los empleados, agencias
de cobro y demás funcionarios del área de cobranza, permitiéndoles un mayor
desarrollo en la búsqueda y, recuperación del dinero.
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ABSTRAC
The cooperatives are corporations or associations that have, to improve, for an object and maximize favorably the, living conditions, of its associates; its intention is to face to its needs and economic, social and cultural aspirations. There have been one of the most excellent pieces for the development of the economy in the society, since these have had a growth gradual and received by the citizenship for the products and services that there offers the Cooperative of Saving and Credit. Any institution must be evaluated both in an internal and external way, this way to know its critical points on which it is necessary to take preventive and corrective measures, to discover if its resources and activities are directed under the concepts of efficiency, efficacy and economy, if the administration heads for the attainment of the institutional mission, for which one needs the constant support of, the personnel, of the cooperative thinking that they are the engine of the institution, encouraging operative politics and control panel. For such a motive, the importance of having a collection department in the institution is fundamental, the processes, and, the procedures, of management shape the main elements of the design for a collection system for which, they must be captured in, practical systems, that there serve like tool of work and mechanism of permanent consultation, on the part of all the employees, debt-collecting agencies and other officials of the area of collection, allowing them a major development in the search and, recovery of the money.
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ÍNDICE DE CONTENIDO
DECLARACIÓN…………………………………………………………………………….2
CERTIFICACION…………………………………………………………………………...3
DEDICATORIA……………………………………………………………………………...4
AGRADECIMIENTO……………………………………………………………………….5
RESUMEN…………………………………………………………………………………...6
ABSTRACT………………………………………………………………………………….7
CAPITULO I .............................................................................................................. 17 1. NATURALEZA DEL PROYECTO ................................................................................ 17
1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................... 17
1.2 ORIGEN DEL COOPERATIVISMO ...................................................................... 17 1.2.1 QUE ES UNA COOPERATIVA .................................................................................. 17
1.2.2 COOPERATIVISMO EN EL ECUADOR ................................................................... 18
1.3 PRINCIPIOS COOPERATIVOS .................................................................................... 18
1.3.1 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAN JOSÉ S.J. ....................... 19
1.4 GENERALIDADES .............................................................................................. 21 1.4.1 MISIÓN ........................................................................................................................... 21
1.4.2 VISIÓN ........................................................................................................................... 21
1.4.3 VALORES COOPERATIVOS ..................................................................................... 21
1.5 INFORMACIÓN GENERAL ................................................................................... 21 1.5.1 SERVICIOS INSTITUCIONALES .............................................................................. 21
1.5.1.1SERVICIOS FINANCIEROS ................................................................................ 21
1.5.1.2 SERVICIOS NO FINANCIEROS ........................................................................ 22
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................... 23 1.6.1 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL ........................................................................... 23
1.6.2 PLAN OPERATIVO ...................................................................................................... 24
1.6.3 METAS ........................................................................................................................... 24
1.6.4 REALIDAD ACTUAL DEL PROCESO DE COBRANZAS DE LA COOPERATIVA
DE AHORRO Y CRÉDITO “SAN JOSÉ S.J.” .................................................................... 24
1.6.4.1 MATRIZ FODA ...................................................................................................... 27
CAPITULO II ............................................................................................................. 29 2. MARCO TEORICO ........................................................................................................ 29
2.1 MARCO TEÓRICO ................................................................................................. 29 2.1.1 OPERACIONES CREDITICIAS ................................................................................. 29
2.1.2 CRÉDITO ....................................................................................................................... 29
2.1.3 CLIENTE FINANCIERO .............................................................................................. 29
2.1.4 SOCIO FINANCIERO .................................................................................................. 29
2.1.5 TASA DE INTERÉS ..................................................................................................... 29
2.1.6 PLAZOS DE CRÉDITO ............................................................................................... 30
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2.1.7 BURÓ DE CRÉDITOS ................................................................................................. 30
2.1.8 DEUDOR ....................................................................................................................... 30
2.1.9 CODEUDOR.................................................................................................................. 30
2.1.10 GARANTÍAS................................................................................................................ 30
2.1.11 RELEVANCIA DEL CRÉDITO ................................................................................. 31
2,1 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS .................................................................... 31 2.2.1 PROCESO DE OTORGACIÓN DE CRÉDITOS...................................................... 31
2.2.2 ANÁLISIS 5 “C” DE CRÉDITOS................................................................................. 32
2.3 ESTUDIO DE PROYECTO.................................................................................... 32 2.3.1 UBICACIÓN PARA EL PROYECTO ......................................................................... 32
2.4 PROCESO DE COBRANZAS ACTUAL .............................................................. 34
2.5 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA VIGENTE .......................... 37
2.6 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS. ................................................................................................................ 37
CAPÍTULO III ............................................................................................................ 39 3. IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ........................... 39
3.1 IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ..................... 39 3.1.1 EQUIPOS NECESARIOS ........................................................................................... 39
3.1.2 EQUIPOS MATERIALES ............................................................................................ 39
3.1.3 EQUIPO HUMANO ...................................................................................................... 39
3.1.4 ADECUACIONES ......................................................................................................... 40
3.2 MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS .......................................... 40 3.3 VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ........................................... 40
3.4 VALORES ORGANIZACIONALES DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS .......................................................................................................................................... 40
3.5 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA ............................................. 41 3.5.1 PROCEDIMIENTO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN A2 ... 42
3.5.2 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN A3. 42
3.5.3 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN B1. 43
3.5.4 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN B2. 43
3.5.5 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN C1 43
3.5.6 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN C2 43
3.5.7 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN D, E
................................................................................................................................................... 44
3.6 PROCESO DE REFINANCIAMIENTO Y REESTRUCTURACIÓN DEL CRÉDITO ........................................................................................................................ 46
3.6.1 REFINANCIAMIENTO ................................................................................................. 46
3.6.2 REESTRUCTURACIÓN .............................................................................................. 46
3.7 FUNCIONES DEL PERSONAL ............................................................................ 47 3.7.1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ................................................... 47
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3.7.2 ABOGADO DE COBRANZAS .................................................................................... 47
3.7.3 OFICIAL PRE- LEGAL ................................................................................................. 47
3.7.4 OFICIAL DE COBRANZAS ......................................................................................... 48
CAPITULO IV ............................................................................................................ 49 4. RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ..................................................................................................................... 49
4.1 RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ................................................................................................................. 49
4.2 MANUAL DE COBRANZAS .................................................................................. 49 4.2.1 RESPONSABILIDADES .............................................................................................. 51
4.2.1.1 Responsabilidades del Consejo de Administración. ........................................ 51
4.2.1.2 Responsabilidades del Gerente. ......................................................................... 52
4.2.1.3 Responsabilidades del Jefe de Cobranzas. ...................................................... 53
4.2.1.4 Responsabilidades del Abogado ........................................................................ 54
Elaborado por: Alexandra Illescas. .................................................................................. 54
4.2.1.5 Responsabilidades del Oficial Pre Legal. .......................................................... 55
Elaborado por: Alexandra Illescas. .................................................................................. 55
4.2.1.6 Responsabilidades del oficial de Cobranzas .................................................... 56
Elaborado por: Alexandra Illescas. ...................................................................................... 56
4.2.2 POLÍTICAS .................................................................................................................... 57
Elaborado por: Alexandra Illescas. .................................................................................. 57
4.2.3 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA .................................................. 58
4.2.3.1 Proceso Para Recuperar Cartera De Calificación A2 ..................................... 59
4.2.3.2 Proceso Para Recuperar Cartera De Calificación A3 ..................................... 59
4.2.3.3 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN B1 .......... 59
4.2.3.4 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN B2 .......... 60
4.2.3.5 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN C1 ......... 60
4.2.3.6 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN C2 ......... 60
4.2.3.7 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN D y E ..... 60
4.2.3.8 PROCESO DE REFINANCIAMIENTO Y REESTRUCTURACIÓN DEL
CRÉDITO ............................................................................................................................. 61
4.2.4 PROHIBICIONES ......................................................................................................... 61
4.2.5 INVERSIONES A REALIZAR PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL
DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ................................................................................. 62
INVERSIONES EN ACTIVOS .............................................................................................. 62
4.2.6 INGRESOS PRODUCTO DEL NUEVO DEPARTAMENTO DE COBRANZAS . 63
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4.2.7 PRESUPUESTO NORMAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
SAN JOSÉ S.J., PARA EL AÑO 2015 ............................................................................... 64
4.2.7.1 EN LO REFERENTE A CARTERA .................................................................... 64
4.2.7.2 EN LO REFERENTE A LA MOROSIDAD ......................................................... 65
4.2.8 PRESUPUESTOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAN
JOSÉ S.J., CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO DEPARTAMENTO DE
COBRANZAS ......................................................................................................................... 65
4.2.9 COSTO BENEFICIO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO
DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ................................................................................ 66
CAPÍTULO V ............................................................................................................. 70 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 70
5.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 70 5.1.1 CONCLUSIONES ......................................................................................................... 70
5.1.2 RECOMENDACIONES ............................................................................................... 71
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LISTA DE CUADROS
Cuadro 1. Organigrama Institucional……………………………………………………..23
Cuadro 2. Cartera de la Coac San José S.J. al 31 de Diciembre del 2014………….25
Cuadro 3. Mora de la Coac San José S.J. al 31 de Diciembre del 2014…………….25
Cuadro 4. Cartera por Categoría Coac San José S.J. al 31 de Diciembre 2014…....26
Cuadro 5. Foda……………………………………………………………………………..28
Cuadro 6. Proceso de Otorgación de Crédito…………………………………………...31
Cuadro 7. Reporte de Calificación de Cartera al 31 de Diciembre del 2014………...34
Cuadro 8. Morosidad de la Coac San José S.J………………………………………....36
Cuadro 9. Calificación de Cartera………………………………………………………...37
Cuadro 10. Procedimiento para Recuperar de Cartera………………………………...45
Cuadro 11. Estructura Organizacional Departamento de Cobranzas………………..46
Cuadro 12. Responsabilidades……………………………………………………………51
Cuadro 13. Responsabilidades del Consejo de Administración………………………51
Cuadro 14. Responsabilidades del Gerente…………………………………………….52
Cuadro 15. Responsabilidades del Jefe de Cobranzas………………………………..53
Cuadro 16. Responsabilidades del Abogado……………………………………………54
Cuadro 17. Responsabilidades del Oficial Pre Legal…………………………………..55
Cuadro 18. Oficial de Cobranzas…………………………………………………………56
Cuadro 19. Políticas………………………………………………………………………..57
Cuadro 20. Proceso de Recuperación de Cartera……………………………………...58
Cuadro 21. Inversiones en Activos……………………………………………………….62
Cuadro 22. Sueldo de Empleados………………………………………………………..63
Cuadro 23. Ingreso producto nuevo Departamento de Cobranzas…………………..63
Cuadro 24. Incremento de Cartera……………………………………………………….64
Cuadro 25. Morosidad Coac San José S.J………………………………………………65
Cuadro 26. Morosidad Coac San José S.J. Implementación Nuevo Departamento..66
Cuadro 27. Costo Beneficio nuevo Departamento de Cobranzas……………………67
Cuadro 28. Ingresos del Nuevo Departamento de Cobranzas………………………..67
Cuadro 29. Costo Beneficio Nuevo Departamento de Cobranzas (utilidad)…………68
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LISTA DE IMÁGENES
Imagen 1. Logotipo………………………………………………………………………16
Imagen 2. Ubicación del Proyecto……………………………………………………..33
Imagen 3. Oficina Matriz………………………………………………………………...33
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LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Cartera de la Coac San José S.J…………………………………………26
Gráfico 2. Clasificación de la Cartera…………………………………………………27
Gráfico 3. Morosidad de la Coac San José S.J……………………………………...37
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ANEXOS
Anexo A. Temario Propuesto Tentativo…………………………………………………76
Anexo B. Primera Notificación…………………………………………………………..91
Anexo C. Segunda Notificación…………………………………………………………92
Anexo D. Tercera Notificación…………………………………………………………...93
Anexo C. Pre Legal Notificación………………………………………………………...94
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2015
CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 17
CAPITULO I
1. NATURALEZA DEL PROYECTO
1.1 ANTECEDENTES
Este trabajo de graduación se basa en realizar un estudio para analizar la
factibilidad de la implementación de un departamento de cobranzas para
Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J.
1.2 ORIGEN DEL COOPERATIVISMO
El cooperativismo nace en 1844 en la ciudad de Rochdale en Inglaterra cuando
un grupo de obreros ingleses crearon una cooperativa legal conformada por 28
tejedores los mismos que aportaron 28.00 peniques cada uno de ellos es decir el
capital con el que inicio la primera cooperativa fue de $784,00 peniques. Este grupo
es conocido como “los Pioneros de Rochdale”, entre todos los socios decidieron
crear un documento en el cual citaban que el principio del cooperativismo era la
solidaridad.
1.2.1 QUE ES UNA COOPERATIVA
Una Cooperativa de Ahorro y Crédito, es una sociedad organizada
voluntariamente por un grupo de personas con el fin de servirse a sí mismo y al resto
de la sociedad.
Las cooperativas nacieron como una necesidad de las personas por tener un
lugar propio, en el cual se pueda ahorrar y de la misma forma acceder a créditos de
sus propios aportes.
Las cooperativas a diferencia de los bancos poseen socios y no clientes, su
símbolo, es dos pinos lo cual quiere decir el crecimiento en conjunto.
Imagen 1. LOGOTIPO
Fuente de información: www.me.gov.ar
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AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 18
1.2.2 COOPERATIVISMO EN EL ECUADOR
Frente a la inestabilidad y crisis del sistema bancario nacional donde el cliente ha
demostrado estar inconforme con los bancos, lo que ha llevado a incrementar la
crisis económica del País, por lo que ha sido necesario buscar alternativas para
demostrarle al cliente que existen opciones que permiten fomentar el ahorro y
brindar créditos.
Es así que se da el nacimiento de las cooperativas y el fortalecimiento de las ya
existentes pues la sociedad ecuatoriana estaba en un proceso de desconfianza total
en el Sistema Financiero Nacional luego del feriado bancario una de las crisis
financieras más grandes que vivió el país, las personas entendieron que era mejor la
creación de una entidad de la cual cada uno de los que decidan ingresar serían los
dueños donde todos tienen la posibilidad de formar parte de la directiva y poder
tomar decisiones.
Este nuevo modelo de finanzas lo que hace es rescatar valores y principios que
ha perdido nuestra sociedad moderna.
Una alternativa que merece atención por parte del Estado, es el sector de la
Economía Popular y Solidaria, especialmente el sistema cooperativo de Ahorro y
Crédito, en donde se practican de mejor manera los principios de solidaridad, ayuda
mutua, autogestión y control democrático. Poniendo como objetivo fundamental de
su actividad, el desarrollo del hombre, que por supuesto debe modernizarse y ser
manejada con conocimientos técnicos, para brindar los servicios de una manera
eficiente, efectiva y económica.
1.3 PRINCIPIOS COOPERATIVOS
Los principios cooperativos son una serie de lineamientos generales, por los que
se rigen las cooperativas y constituyen la base filosófica del movimiento cooperativo.
MEMBRESÍA ABIERTA Y VOLUNTARIA.- Las cooperativas son
organizaciones voluntarias abiertas para todas aquellas personas dispuestas
a utilizar sus servicios y dispuestas a aceptar las responsabilidades que
conlleva la membresía sin discriminación de género, raza, clase social,
posición política o religiosa.
CONTROL DEMOCRÁTICO DE LOS MIEMBROS.- Las cooperativas son
organizaciones democráticas controladas por sus miembros quienes
participan activamente en la definición de las políticas y en la toma de
decisiones. Los hombres y mujeres elegidos para representar a su
cooperativa, responden ante los miembros. En las cooperativas de base los
miembros tienen igual derecho de voto (un miembro, un voto), mientras en las
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2015
CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 19
cooperativas de otros niveles también se organizan con procedimientos
democráticos.
PARTICIPACIÓN ECONÓMICA DE LOS MIEMBROS.- Los miembros
contribuyen de manera equitativa y controlan de manera democrática el
capital de la cooperativa. Por lo menos una parte de ese capital es propiedad
común de la cooperativa. Usualmente reciben una compensación limitada, si
es que la hay, sobre el capital suscrito como condición de membresía. Los
miembros asignan excedentes para cualquiera de los siguientes propósitos: El
desarrollo de la cooperativa mediante la posible creación de reservas, de la
cual al menos una parte debe ser indivisible; los beneficios para los miembros
en proporción con sus transacciones con la cooperativa; y el apoyo a otras
actividades según lo apruebe la membresía.
AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA.- Las cooperativas son organizaciones
autónomas de ayuda mutua, controladas por sus miembros. Si entran en
acuerdos con otras organizaciones (incluyendo gobiernos) o tienen capital de
fuentes externas, lo realizan en términos que aseguren el control democrático
por parte de sus miembros y mantengan la autonomía de la cooperativa.
EDUCACIÓN, FORMACIÓN E INFORMACIÓN.- Las cooperativas brindan
educación y entrenamiento a sus miembros, a sus dirigentes electos, gerentes
y empleados, de tal forma que contribuyan eficazmente al desarrollo de sus
cooperativas. Las cooperativas informan al público en general,
particularmente a jóvenes y creadores de opinión, acerca de la naturaleza y
beneficios del cooperativismo.
COOPERACIÓN ENTRE COOPERATIVAS.- Las cooperativas sirven a sus
miembros más eficazmente y fortalecen el movimiento cooperativo trabajando
de manera conjunta por medio de estructuras locales, nacionales, regionales
e internacionales.
COMPROMISO CON LA COMUNIDAD.- La cooperativa trabaja para el
desarrollo sostenible de su comunidad por medio de políticas aceptadas por
sus miembros.
1.3.1 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAN JOSÉ S.J.
Frente a la necesidad de tener una cooperativa de ahorro y crédito en el Barrio
San José de la Playa, perteneciente a la Parroquia Eclesiástica “Santísimo
Sacramento de Chilcapamba” y a su vez pertenece a la Parroquia “El Valle”. Un 10
de abril del 2003 gracias a un erudito el Sr. Patricio Picón, presidente del Barrio San
José, sintió la necesidad y el compromiso con sus vecinos, los mismo que hicieron
una asamblea donde se decide la formación y creación de una Caja de Ahorros, el
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
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2015
CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 20
14 de junio del mismo año, se lleva a cabo la elección de la distinguida directiva
provisional de la Caja de Ahorros San José conformada por su mentor Sr. Patricio
Picón, como presidente, Verónica Morocho como secretaria, y la Ing. Marisol
Morocho como Gerente para que sea la guía en cualquier problema que pudiera
transcurrir a lo largo del funcionamiento, ella estuvo para explicar con todo claridad y
a la ves enseñar sobre los objetivos que tiene una Cooperativa de Ahorro y Crédito,
la doctrina cooperativista, los principios del Cooperativismo y sobre todo haciendo
énfasis que el objetivo principal que es ayudar a la comunidad, ella también se
dedicó a explicar los derechos y obligaciones de los socios, el manejo de una
Cooperativa de esta clase, las diferencias existentes entre socios de una cooperativa
y clientes de una banco, entre certificados de aportación y Acciones, y más aspectos
relacionados con las leyes que la regulan.
Ese mismo año el 9 de agosto se decide en dar el gran paso de Caja de Ahorros
pasa a ser Pre cooperativa de Ahorro y Crédito, por lo que se da lugar la recopilación
de documentos para la constitución de la cooperativa en donde se requería la copia
de la cedula original, un certificado de la central de riesgos, declaraciones
juramentadas, acta de constitución, plan de trabajo, Reglamento Interno para dar
beneficio a los socios fundadores y con esto llevar a la subdirección de cooperativas.
Se da comienzo con 48 socios fundadores quienes aportarán el valor de $40.00
dólares Americanos como cuota de ingreso obligatorio y será considerada como
certificado de aportación.
Es así que, una vez lista la formación de la organización, se necesita un nombre
insignia de la cooperativa y por supuesto se otorga como un homenaje al barrio con
el mismo nombre en signo de gloria ya que la utopía se había cumplido, otorgándole
el nombre de COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO "SAN JOSÉ" S.J.
Gracias a sus creadores que no han descansado y lo único que les motiva es ver
y saber que están haciendo el bien a la comunidad intentando dar el mayor número
de créditos posibles para que toda esa comunidad luchadora, alegre y
emprendedora puede saber que tiene la ayuda para salir adelante además de ser un
lugar seguro donde las personas que deseen invertir puedan dejar su dinero el
mismo que les generara una alta rentabilidad.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” S.J, ha sido intervenida a
comienzos del año 2013 con una auditoría externa particular por el motivo de cambio
de gerencia, el mismo que presenta su informe con cambios por realizar.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” S.J. ha sido intervenida por la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS), con una auditoría
externa en el mes de Agosto, el mismo que entrega su informe con la petición de
realizar algunos cambios dentro de la institución. Dentro de estos cambios y el más
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 21
importante, está en la implementación de un departamento que se dedique
exclusivamente a la recuperación de la cartera vencida.
1.4 GENERALIDADES
1.4.1 MISIÓN
“Somos una institución financiera que oferta productos y servicios financieros de
óptima calidad a sus socios generando confianza, satisfaciendo sus necesidades,
mejorando su nivel de vida que busca crear una economía sostenible de todos sus
socios y así intentar que todos tengan una calidad de vida.
1.4.2 VISIÓN
“Trabajando con solidaridad y disciplina buscando el bien de la comunidad,
ayudando y brindando la mano a los más necesitados en esta economía creando así
una familia de unión con la cual se siente respaldada”.
1.4.3 VALORES COOPERATIVOS
Esta cooperativa se basa en la honestidad, disciplina y libertad, para así poder
brindar confianza, seguridad, y tranquilidad para nuestros distinguidos socios
1.5 INFORMACIÓN GENERAL
La Cooperativa de ahorro y crédito de San José ha creado una comunidad
emprendedora, buscando la calidad de vida de nuestros socios.
1.5.1 SERVICIOS INSTITUCIONALES
1.5.1.1SERVICIOS FINANCIEROS
1. Aperturas de Cuenta: Para ser socio, es necesario presentar la copia de la
cédula de identidad, certificado de votación, planilla de un servicio básico y un
depósito inicial de $30.00.
2. Depósito a Plazo Fijo: Es una alternativa de ahorro para todos los socios
pueden obtener una rentabilidad con tasas de interés competitivas dentro del
mercado cooperativista.
3. Ahorro Programado: Este tipo de ahorro consiste en un plan de ahorro
flexible que permite al socio cumplir un objetivo futuro.
4. Créditos: La cooperativa ofrece diferentes tipos de créditos de fácil acceso.
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AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 22
Consumo: Destinado a solucionar adquisiciones de bienes o pago de
servicios o deudas.
Vivienda: Destinado para el mejoramiento, construcción, remodelación
o adquisición de vivienda.
Microcréditos: Destinados a actividades de negocios.
5. Pago de Remesas: Los socios y no socios pueden enviar y recibir dinero
desde cualquier parte del mundo, con las diferentes remesadoras con las que
cuenta la cooperativa.
6. Pago de Servicios Básicos: Se realizan recaudaciones de todos los
servicios básicos.
7. Pago de Nóminas: Es un servicio que brinda a las instituciones o
empleadores en el que se acredita el pago mensual de roles a empleados,
mediante.
1.5.1.2 SERVICIOS NO FINANCIEROS
Somos una cooperativa que ayuda a nuestros socios a mejorar su calidad de vida
brindando la mano a nuestro hermano que lo necesite, conformada con personal
competente generando confianza a nuestros socios para lo cual disponemos de los
siguientes servicios:
1. Servicios de Salud: cooperativa de ahorro y crédito San José S.J, cuenta
con consultorios en los que se brinda a los socios atención médica y
odontológica a costos accesibles, adicionalmente posee una farmacia propia
en la que se ofrece una amplia gama de medicamentos.
2. Capacitación: este servicio busca mejorar la calidad de vida de los socios
mediante la capacitación en diferentes áreas como por ejemplo se han
dictado cursos de seguridad industrial, seguridad alimentaria, dirección de
proyectos, entre otros.
3. Asesoría Técnica: se busca mejorar la producción de los pequeños
productores mediante la dirección técnica para mejorar sus procesos de
producción y por ende la calidad de los bienes y servicio que ellos ofertan al
mercado. La asesoría técnica para mejoramiento de procesos de producción
no tiene costo y todo socio que mantenga cultivos o granjas podrá ser
beneficiario de este servicio.
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2015
CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 23
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizativa es la interrelación de las partes y posiciones de la
institución, las estructuras funcionan para tener una referencia del tamaño de la
cooperativa, de la ubicación de las áreas de la cooperativa de la posición para la
toma de decisiones, la coordinación de las actividades y se adecua de acuerdo con
el crecimiento de la institución, algo vital para su correcto funcionamiento.
La estructura organizacional consiste en establecer un sistema de funciones,
basadas en un mando y orden de acuerdo a su jerarquía, que han de desarrollar los
miembros de una entidad para trabajar juntos de forma exitosa y alcanzar los
objetivos propuestos en la institución.
1.6.1 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
Cuadro 1. Organigrama Institucional
Fuente de información: COAC San José S.J.
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CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 24
1.6.2 PLAN OPERATIVO
La COAC San José S.J. es una institución que brinda confianza y soluciones
financieras a sus socios en la Parroquia El Valle, debemos tomar en cuenta que
estamos en un entorno competitivo con Instituciones del Sistema Cooperativista y
con Instituciones Financieras controladas por la SBS, para realizar el Plan de
Negocios, es importante que los equipos de trabajo sean multidisciplinarios
trabajando en todas las áreas de la cooperativa y llegando a cualquier persona o
institución para lograr mejorar la productividad de la COAC San José S.J.
1.6.3 METAS
Incrementar el número de socios de 20 a 40 por mes.
Buscar alianzas y convenios con instituciones que nos permitan desarrollar un
servicio de calidad hacia la comunidad (concesionarios, empresas,
cooperativas, gremios, etc.), ofreciendo créditos, inversiones, pago de
nóminas y todos los servicios adicionales que la cooperativa ofrece.
Colocar créditos mediante sistema de comisiones con Codesarrollo, con tasas
que nos permita generar ganancias y así cubrir nuestros gastos operativos.
Inducir al personal a fomentar el servicio personalizado.
Aprobar y aplicar los manuales y reglamentos en la cooperativa.
Elevar el nivel de competitividad de la cooperativa en la parroquia.
1.6.4 REALIDAD ACTUAL DEL PROCESO DE COBRANZAS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “SAN JOSÉ S.J.”
Actualmente el proceso de recuperación de cartera o gestión de cobranzas que la
Coac San José S.J. utiliza lo realiza los asesores de crédito con cada uno de los
créditos que ha entregado la institución sin importar el número de días de atraso o la
calificación que el crédito tenga de acuerdo al ente regulador, es decir, los asesores
de crédito son los encargados y responsables de hacer que las cuotas de los
créditos otorgados sean canceladas en el tiempo acordado el momento de la
liquidación de la operación crediticia.
La gestión realizada por los asesores consiste básicamente en realizar llamadas
y visitas a los deudores, garantes que no se han acercado a realizar la cancelación
de sus cuotas de manera normal cumpliendo con las fechas pactadas el momento
de la firma del pagaré.
Cuando existen socios deudores con más de una cuota vencida en lugar de darle
un análisis más profundo o buscar una solución al nuevo problema presentado para
la institución, lo que se hace es continuar con el mismo sistema de cobro.
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CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 25
Es ahí que se ve la necesidad urgente de implementar un departamento de
cobranzas, pues analizando la cartera que la cooperativa posee y la morosidad y el
no tener una solución oportuna la cooperativa tendrá demasiada provisión para
créditos incobrables.
Cuadro 2. Cartera de la Coac San José S.J.
CARTERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO SAN JOSÉ S.J.
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CRÉDITOS
POR
VENCER VENCIDO
NO
DEVENGA
INTERESES TOTAL
VALOR 2017621,44 78828,15 87876,64 2184326,23
PORCENTAJE 92,37% 3,61% 4,02% 100,00%
Fuente de información: COAC San José S.J.
Gráfico Nº 1
Fuente de información: COAC San José S.J.
Cuadro 3. Mora de la Coac San José S.J. al 31 de Diciembre del 2014
MORA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAN JOSE
S.J.
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CRÉDITOS
CAPITAL
DEVENGA
INTERESES
EN
MORA
POR
VENCER TOTAL
COMERCIAL 1045610,89 36239,53 68547,84 1150398,26
CONSUMO 665139,57 16649,65 65427,2 747216,42
MICROCRÉDITOS 166978,12 33551,64 59563,55 260093,31
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CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 26
CRÉDITOS
CAPITAL
DEVENGA
INTERESES
EN
MORA
POR
VENCER TOTAL
EDUCATIVO 7714,69 3205,72 974,65 11895,06
REFINANCIADO 312,3 149,57 2420,69 2882,56
REESTRUCTURADO 11840,9 0 0 11840,9
1897596,47 89796,11 196933,93 2184326,51
Fuente de información: COAC San José S.J.
Cuadro 4. Cartera por Categoría al 31 de Diciembre del 2014
CARTERA POR CATEGORÍA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CRÉDITOS VALOR PORCENTAJE
COMERCIAL 1150398,26 52,67%
CONSUMO 747216,42 34,21%
MICROCRÉDITOS 260093,31 11,91%
EDUCATIVO 11895,06 0,54%
REFINANCIADO 2882,56 0,13%
REESTRUCTURADO 11840,9 0,54%
2184326,51 100,00%
Fuente de información: COAC San José S.J.
Gráfico Nº 2
Fuente de información: COAC San José S.J.
De acuerdo a la información levantada de la cooperativa se puede observar y al
ser parte de la institución puedo constatar que la Coac San José S.J.,ha ido teniendo
un incremento en su mora en el último año.
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2015
CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 27
Como se puede verificar tanto en la última tabla y grafico la cooperativa no ha
hecho nada aún para disminuir la cartera que se tiene con problemas de cobro y que
por ende está provocando una gran provisión pues al momento la misma es del
4,12% tomando solo en cuenta la cartera que está en calificaciones diferentes a la
categoría de A.
1.6.4.1 MATRIZ FODA
Para las cooperativas la aplicación del FODA se convierte en una alternativa
atractiva por sus múltiples beneficios, especialmente de gran apoyo para la
planificación estratégica además de que, como algunos destacan, es fácil de aplicar,
es analítica, propositiva, y cuyo único requisito consiste en trabajarla o desarrollarla
a través de la integración de un equipo de trabajo o miembros de un grupo directivo
involucrados con el manejo y dirección de la institución y con el tiempo necesario
para realizar el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a
las cuales se enfrenta la cooperativa, FODA, representa F= Fortaleza, O=
Oportunidades; D= Debilidades; A= Amenazas.
Fortalezas.- Son aquellas características propias de la empresa, que le
facilitan o le favorecen el logro de los objetivos organizacionales.
Oportunidades.- Son aquellas situaciones que se presentan en el entorno de
la empresa y que podían favorecer el logro de los objetivos organizacionales.
Debilidades.- Son aquellas características propias de la empresa, que
constituyen obstáculos internos al logro de los objetivos organizacionales.
Amenazas.- Son aquellas situaciones que se presentan en el medio ambiente
de las empresas y que podían afectar negativamente, las posibilidades de
logro de los objetivos organizacionales.
Mediante el FODA se puede:
1. Determinar las posibilidades reales que tiene la cooperativa, para lograr los
objetivos que se había fijado inicialmente
2. Que los socios de la cooperativa adquiera conciencia, sobre los obstáculos
que deberá afrontar
3. Permite explotar más eficazmente los factores positivos y neutralizar o
eliminar el efecto de los factores negativos.
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CAPITULO 1: NATURALEZA DEL PROYECTO 28
Cuadro 5. Foda
Fuente de información: COAC San José S.J.
Elaborado por: Alexandra Illescas O.
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2015
CAPITULO 2: MARCO TEORICO 29
CAPITULO II
2. MARCO TEORICO
2.1 MARCO TEÓRICO
2.1.1 OPERACIONES CREDITICIAS
Una operación crediticia es la concesión de un crédito mediante el desembolso
de cierta cantidad de dinero solicitada por el cliente a la institución Financiera por el
cual hará un pago ya sea mensual o al final del plazo pactado más los respectivos
intereses que genere la transacción.
2.1.2 CRÉDITO
Es una prestación monetaria realizada por la institución Financiera a favor de un
socio o cliente para satisfacer las necesidades del mismo, un crédito es el
desembolso de dinero realizado por la entidad a favor del beneficiario con un
convenio de fecha de pago y una tasa de interés establecida.
2.1.3 CLIENTE FINANCIERO
Un cliente financiero es una persona natural o jurídica que mantiene una cuneta
ya sea de ahorros o corriente en un banco.
2.1.4 SOCIO FINANCIERO
Un socio financieramente hablando es una persona que mantiene una cuenta en
una cooperativa.
La diferencia esencial entre un cliente y un socio es el hecho de que el socio es el
propietario de la institución y puede formar parte de las directivas de dicha entidad,
todos los miembros de la cooperativa sin importar el monto de las inversiones que
mantengan en la cooperativa o los años que permanezcan como socios todos tienen
los mismos derechos, una cooperativa no hace diferencia en clase social.
2.1.5 TASA DE INTERÉS
La tasa de interés es el precio del dinero, la tasa de interés determina qué valor
paga la persona sea natural o jurídica por utilizar el dinero en cierto periodo de
tiempo.
La tasa de interés puede ser de dos tipos:
1. Tasa de Interés Activa
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CAPITULO 2: MARCO TEORICO 30
2. Tasa de Interés Pasiva.
La tasa de interés activa es la que las cooperativas o resto de instituciones
financieras cobran a los socios o clientes por concepto de un crédito.
Mientras la tasa de interés pasiva es la que pagan las cooperativas o resto de
instituciones financiera por los depósitos de los socios o clientes ya sea en ahorros a
la vista, ahorros programados o depósitos en plazo fijo (pólizas).
2.1.6 PLAZOS DE CRÉDITO
El plazo del crédito es el tiempo para el cual pacta la cooperativa u otra institución
financiera con el socio o cliente para cancelar la obligación crediticia más sus
respectivos intereses.
2.1.7 BURÓ DE CRÉDITOS
El buró de créditos anteriormente conocido como central de riesgos es el lugar
virtual que las instituciones tanto financieras como comerciales, utilizan para conocer
el historial de los socios, a lo largo de los tiempos de esta manera se puede conocer
su nivel de endeudamiento, tanto como titular como garantías vigentes, su
morosidad, conocer con que instituciones financieras ha trabajado.
2.1.8 DEUDOR
Es el solicitante de la obligación crediticia la persona que va a utilizar el crédito
para cubrir sus necesidades
2.1.9 CODEUDOR
El codeudor es la persona que mantiene la misma obligación que deudor, las
personas consideradas como codeudores son:
Cónyuge del deudor.
Apoderado del deudor.
Persona que al igual que el deudor hace uso del crédito y se compromete a
cancelar la obligación.
2.1.10 GARANTÍAS
Las garantías es aquello que les protege a las cooperativas y resto de
instituciones financieras contra cualquier inconveniente que pueda tener el deudor y
que dificultase la capacidad de pago. La entidad tiene el derecho de exigir la
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2015
CAPITULO 2: MARCO TEORICO 31
cancelación del crédito al garante en el caso de que pierda la capacidad de pago el
deudor.
Las garantías pueden ser:
1. Garantías Reales
a. Garantías Hipotecarias
b. Garantías Prendarias
2. Garantías Quirografarias.
Las garantías reales son un respaldo directo del crédito mediante los bienes del
deudor puede ser mediante una prende esto en el caso de un vehículo, o por medio
de una hipoteca esto es mediante una vivienda o un terreno.
Y lo referente a las garantías quirografarias es mediante el respaldo de firmas,
aquí el respaldo implica directamente la calidad financiera del garante.
2.1.11 RELEVANCIA DEL CRÉDITO
Un crédito es relevante por:
Hace productivos los capitales
Fomenta el crecimiento de la producción
Fomenta el ahorro, Aumenta el consumo
Incentiva las microempresas
Soluciona problemas personales e institucionales.
2,1 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
2.2.1 PROCESO DE OTORGACIÓN DE CRÉDITOS
Cuadro 6. Proceso de Otorgación de Créditos
Fuente de información: COAC San José S.J.
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CAPITULO 2: MARCO TEORICO 32
2.2.2 ANÁLISIS 5 “C” DE CRÉDITOS
La mejor manera de analizar un crédito es mediante las 5 “C” del Créditos:
Carácter.- implica las cualidades de los socios tales como su honestidad,
experiencia.
Capacidad.- se refiere a los recursos que dispone el socio para la normal
cancelación de la obligación crediticia a la que piensa acceder.
Capital.- es la inversión del socio en activos y el endeudamiento hacia
terceros.
Condiciones del entorno.- aquí implica conocer más al socio y seguir que el
crédito sea destina de acuerdo a las conveniencias de la cooperativa.
Colateral.- es la sección de reducción del riesgo aquí implica las garantías
para asegurar la recuperación del crédito.
2.3 ESTUDIO DE PROYECTO
Para la implementación del Departamento de Cobranzas para la Cooperativa de
Ahorro y Crédito San José J.S. se necesita realizar un estudio de factibilidad del
proyecto y por ende un análisis costo beneficio.
Para llevar a cabo este proyecto se necesita costear todos los requisitos para la
implementación es decir la adecuación de la infraestructura, los requerimientos de
tecnología y lo más importante el requerimiento de profesionales capacitados para el
cumplimiento de los objetivos que se plantean para el nuevo departamento.
Con la implementación del nuevo departamento la cooperativa está cumpliendo
con un requisito impuesto por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria
y por otra parte será la mejor manera de bajar el índice de morosidad de la
institución y de esta manera se podrá conseguir el tener una cartera sana y dentro
de las calificaciones óptimas.
Para comenzar con este proyecto se realizará el Estudio técnico pertinente.
2.3.1 UBICACIÓN PARA EL PROYECTO
El departamento de cobranzas de la cooperativa estará ubicado en su casa
matriz, pues sin pensar en este proyecto, la cooperativa cuenta con una oficina
mediana en la cual se podrá realizar las adecuaciones para el nuevo departamento
de la institución.
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2015
CAPITULO 2: MARCO TEORICO 33
La casa matriz de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J., está ubicada
en:
Provincia: Azuay
Cantón: Cuenca
Parroquia: El Valle
Sector: Chilcapamba
Calles: Vía al Valle sector centro de Chilcapamba
Imagen Nº 2
Ubicación del Proyecto
Fuente de información: COAC San José S.J
Imagen Nº 3
Oficina Matriz
Fuente de información: COAC San José S.J.
Al tener espacio disponible el mismo que está ubicado en la casa matriz de la
cooperativa, se vuelve el lugar estratégico para el departamento de cobranzas, pues
la mayoría de los créditos están alrededor de la matriz. Por el tamaño de la oficina
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
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2015
CAPITULO 2: MARCO TEORICO 34
libre que posee la institución, se podrá con ayuda de modulares separar por áreas
cada uno de los componentes del nuevo departamento, de esta manera la nueva
sección de la cooperativa está en un lugar neutral pues Chilcapamba está ubicada
en medio, tanto del punto de recaudación del Valle como del punto de recaudación
de Gapal.
2.4 PROCESO DE COBRANZAS ACTUAL
Para poder establecer el proceso de cobranzas se debe tener claramente definida
la cartera por grupos y calificaciones.
Cuadro 7. Reporte de Calificación de Cartera al 31 de Diciembre del 2014
REPORTE DE CALIFICACIÓN DE CARTERA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
CRÉDITOS
CAPITAL
DEVENGA
INTERESES
EN MORA POR VENCER TOTAL
COMERCIAL 1.045.610,89 36.239,53 68.547,84 1.150.398,26
A1 1.045.610,89
1.045.610,89
A2
2.253,43 43.553,73 45.807,16
A3
42,44 175,28 217,72
B1
112,92 4.852,64 4.965,56
B2
701,94 2.142,42 2.844,36
C1
1.040,72 4.695,33 5.736,05
C2
170,77 257,02 427,79
D
508,99 534,18 1.043,17
E
31.408,32 12.337,24 43.745,56
CONSUMO 665.139,57 16.649,65 65.427,20 747.216,42
A1 665.139,57
665.139,57
A2
1.598,77 44.938,36 46.537,13
A3
288,52 980,78 1.269,30
B1
1.553,19 15.383,69 16.936,88
B2
1.666,43 2.280,29 3.946,72
C1
513,87 196,18 710,05
C2
365,63 - 365,63
D
- -
E
10.663,24 1.647,90 12.311,14
MICROCRÉDITOS 149.731,22 28.593,74 52.855,03 231.179,99
A1 149.731,22
149.731,22
A2
656,65 9.763,09 10.419,74
CRÉDITOS
CAPITAL
DEVENGA
INTERESES
EN MORA POR VENCER TOTAL
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2015
CAPITULO 2: MARCO TEORICO 35
A3
625,1 10.977,29 11.602,39
B1
201,04 557,08 758,12
B2
- - -
C1
415,51 1.093,40 1.508,91
C2
- - -
D
1.246,53 4.928,01 6.174,54
E
25.448,91 25.536,16 50.985,07
EDUCATIVO 7.714,69 3.205,72 974,65 11.895,06
A1 7.714,69
7.714,69
A2
97,17 206,38 303,55
A3
- - -
B1
- - -
B2
385,85 363,85 749,7
C1
355,51 189,92 545,43
C2
378,48 35,95 414,43
D
1.988,71 178,55 2.167,26
E
- - -
REFINANCIADO 17.559,20 5.107,47 9.129,21 31.795,88
A1 17.559,20
17.559,20
A2
180,08 2.923,39 3.103,47
A3
143,04 621,75 764,79
B1
109,92 1.706,96 1.816,88
B2
299,58 1.460,67 1.760,25
C1
- - -
C2
166,52 546,52 713,04
D
- - -
E
4.208,33 1.869,92 6.078,25
REESTRUCTURADO 11.840,90 0 0 11.840,90
A1 11.840,90
11.840,90
A2
- - -
A3
- - -
B1
- - -
B2
- - -
C1
- - -
C2
- -
D
- - -
E
- - -
1.897.596,47 89.796,11 196.933,93 2.184.326,51
Fuente de información: COAC San José S.J.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
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2015
CAPITULO 2: MARCO TEORICO 36
Cuadro 8. Morosidad de la Coac San José S.J.
MOROSIDAD DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
SAN JOSÉ S.J.
CRÉDITOS CARTERA EN MORA PORCENTAJE
COMERCIAL 1.150.398,26 36.239,53 3,15%
CONSUMO 747.216,42 16.649,65 2,23%
MICROCRÉDITOS 231.179,99 28.593,74 12,37%
EDUCATIVO 11.895,06 3.205,72 26,95%
REFINANCIADO 31.795,88 5.107,47 16,06%
REESTRUCTURADO 11.840,90 0,00 0,00%
TOTAL 2.184.326,51 89.796,11 4,11%
Fuente de información: COAC San José S.J.
Gráfico Nº 3
Fuente de información: COAC San José S.J.
Equivalencia entre calificación y número de días en atraso se tiene:
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 2: MARCO TEORICO 37
Cuadro 9. Calificación de Cartera
CALIFICACIÓN DE CARTERA
CALIFICACIÓN DÍAS
A1 0
A2 1-8
A3 9-15
B1 16-30
B2 31-45
C1 46-70
C2 71-90
D 91-120
E +121
Fuente de información: COAC San José S.J.
2.5 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA VIGENTE
De acuerdo a la clasificación de cartera el proceso de cobranzas que se ha
realizado siempre para la recuperación de los créditos otorgados a los socios es el
llamar o visitar a los deudores en mora dicho proceso es realizado por parte de los
cajeros y asesores de créditos.
Las falencias presentadas en el actual mecanismo de cobranzas es el no dar un
adecuado seguimiento a la gestión de cobranzas pues se debe analizar que tanto los
cajeros como el asesor de créditos tienen actividades directas de su cargo.
Al tener esta situación la cooperativa de ahorro y crédito San José S.J., no puede
dar las gestiones pertinentes a cada crédito por tal motivo la institución posee un tan
bajo nivel de recuperación de créditos.
Para la actividad de recuperación de cartera la cooperativa cuenta únicamente
con el tiempo libre de los cajeros y del departamento de créditos, es así que se
presenta la necesidad de implementar el departamento de cobranzas, por el alto
índice de morosidad que presenta la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J.
2.6 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS.
Al palpar la realidad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S. J., se
evidencia la necesidad de la implementación del departamento de cobranzas, el
mismo que tiene como principal misión, el sanear la cartera de la institución hasta
volverla a la calificación de A1.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 2: MARCO TEORICO 38
El proceso de recuperación de cartera utilizado por la entidad no ha venido
siendo el correcto, el mismo que no ha dado un tratamiento a la cartera con
calificaciones mayores a B2, es así que una de las primeras medidas que tomaría el
nuevo departamento de darse la implementación, es buscar refinanciar o
reestructurar la cartera mala de la cooperativa.
Una de las principales causas para la intervención que sufre la COAC San José
S.J., es la alta provisión que la cooperativa mantiene por tal motivo se urge
implementar dicho departamento para reducir dicha provisión.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 39
CAPÍTULO III
3. IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
3.1 IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
Al analizar y conocer las falencias de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San
José S.J., en el área de cobranzas nació la propuesta de este trabajo de grado paro
lo cual se requiere lo siguiente:
3.1.1 EQUIPOS NECESARIOS
El departamento de Cobranzas debe ser un lugar cómodo y acogedor tanto para
el personal de la cooperativa que vaya a cumplir las actividades de recuperación de
cartera, como para los socios que visitarán dicho departamento.
Para llevar a cabo la implementación del Departamento de Cobranzas de la
COAC San José S.J., necesita contar con equipos materiales y humanos.
3.1.2 EQUIPOS MATERIALES
Para el funcionamiento operativo del área de cobranzas se requiere además del
espacio físico varios materiales, los mismos que se indicarán a continuación:
- Computadoras
- Impresoras
- Teléfonos
- Copiadora
- Escritorios
- Sillas normales individuales
- Sillas Ejecutiva
- Archivadores
- Sillas de esperas
3.1.3 EQUIPO HUMANO
Para el correcto funcionamiento del departamento de cobranzas, se necesita de
personas profesionales con actitudes y entrega al trabajo, para lo cual se debe hacer
una correcta selección de personal. Las personas que se van a requerir de acuerdo
a las necesidades y exigencias de la cartera de la cooperativa son:
Jefe de Cobranzas
Asesor de cobranzas
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2015
CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 40
Asesor Pre-legal
Asesor Legal.
3.1.4 ADECUACIONES
Luego de conocer tanto los equipos materiales como humanos necesarios para
llevar a cabo la implementación del departamento de cobranzas de la cooperativa,
se debe realizar las adecuaciones necesarias en la oficina disponible para
Cobranzas, dichas adecuaciones serán:
Separaciones en cuatro módulos
Conexiones tanto para internet como para teléfono
Adecuación de zona de espera.
Al tener el espacio físico adecuado para el personal lo siguiente es el llevar a
cabo las actividades del departamento, para lo cual se tiene que capacitar al
personal para la recuperación de cartera.
3.2 MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
La misión del nuevo de departamento de la Coac San José S.J., es:
“Desarrollar un proceso adecuado de recuperación de cartera para sanear la
misma para de esa manera poder bajar el valor de provisión que mantiene la
institución”.
3.3 VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
La visión de la COAC San José S.J., es:
“Llegar a tener una cartera en calificaciones de A1 y A2 y bajar la provisión que al
momento es del 4,11% a una provisión máxima del 2,20% en el cierre del año 2015 y
para el cierre del ejercicio 2020 terminar en una provisión de 1,10%. De esta manera
ser el departamento responsable de la obtención de utilidad en la Coac San José
S.J., por un correcto proceso de recuperación.
3.4 VALORES ORGANIZACIONALES DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
Los valores que el nuevo departamento debe predicar son:
Honestidad.- Ofrecer lo que se puede cumplir y la esmera en lograrlo. Actuar
con exactitud y puntualidad. Ser auténticos en lo que hace.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
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2015
CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 41
Compromiso.- Actuar con transparencia y honestidad. Cumplir
oportunamente con los compromisos adquiridos.
Comunicación.- El esfuerzo en escuchar lo que tratan de decirnos. Buscar
verificar que la explicación sea correcta. No dejar pasar las oportunidades de
mejorar.
Solidaridad.- Brindar apoyo al que más lo necesita. Adhesión a principios
comunes e implicar compartir beneficios y riesgos.
Liderazgo.- Efectuar el trabajo con pasión y convicción. Participar
activamente en la mejora de los procesos en busca de la eficiencia.
Integridad.- Elegir y hacer lo correcto de acuerdo a los principios. Es el
cumplimiento del deber como misión. Obrar con integridad mejora los
resultados.
Responsabilidad.- Asumir la obligación de responder por lo que se hace o
se deja de hacer. La responsabilidad es un compromiso esencial con los
demás y nosotros mismos. Reconocer los errores a tiempo y buscar
corregirlos.
Respeto.- Esfuerzo por comprender de manera empática sus puntos de vista.
Tratar a las personas con dignidad. Actuar con consideración y deferencia
con los demás.
El principal valor que se debe aplicar en este departamento, es la honestidad
pues se presentarán varios ofrecimientos por evitar el traslado de un crédito a
demanda, por lo mismo, el personal del nuevo departamento debe tener principios
éticos demostrados.
Para iniciar la recuperación de cartera, se tiene que estipular un proceso de
cobranzas.
3.5 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA
Con el nuevo departamento el procedimiento que se llevará a cabo para sanear la
cartera de la institución, el procedimiento de recuperación de cartera es el método a
seguir para buscar, obtener una cartera con calificación A1, mediante el cobro de las
cuotas vencidas. De acuerdo al estado de la Cartera de la Coac San José S.J., el
procedimiento de recuperación se hará en 7 procesos diferentes dependiendo de la
calificación, estos procesos son:
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CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 42
Procedimiento para recuperar Cartera de Calificación A2
Procedimiento para recuperar Cartera de Calificación A3
Procedimiento para recuperar Cartera de Calificación B1
Procedimiento para recuperar Cartera de Calificación B2
Procedimiento para recuperar Cartera de Calificación C1
Procedimiento para recuperar Cartera de Calificación C2
Procedimiento para recuperar Cartera de Calificación D y E
3.5.1 PROCEDIMIENTO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN A2
El procedimiento para la recuperación de créditos que mantengan de uno a ocho
días de atraso en el pago se lo realizará a través del Asesor de Crédito o encargado
de la Cartera, dicha gestión se hará bajo criterio de cada Asesor, pudiendo utilizar
cualquiera de los siguientes métodos:
Llamadas telefónicas
Mensajes de texto
Visitas al domicilio y/o trabajo
Cabe mencionar que cada fin de mes la institución realizará el corte respectivo de
créditos vencidos y procede al reporte de los mismos a la base de datos del Buró de
Créditos.
3.5.2 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN A3
El procedimiento para la recuperación de créditos que mantengan de nueve a
quince días de atraso en el pago, se lo realizará a través del Asesor de Crédito o
encargado de la Cartera, dicha gestión se hará bajo criterio de cada Asesor, desde
este proceso el asesor ya puede comenzar con presión por el lado de los garantes
también, pudiendo utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
Llamadas telefónicas
Mensajes de texto
Visitas al domicilio y/o trabajo
En este proceso se incorpora ya las notificaciones, las mismas que serán
entregadas por el Asesor de Créditos y serán reportadas al departamento de
Cobranzas, dichas notificaciones tendrán un costo y el asesor podrá hacer uso de
presión mediante cobros adicionales por notificación.
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CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 43
3.5.3 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN B1
El procedimiento para la recuperación de créditos que mantengan de dieciséis a
treinta días de atraso en el pago, se lo realizará a través del Asesor de Crédito o
encargado de la Cartera, dicha gestión se hará bajo criterio de cada Asesor con el
deudor y garantes, pudiendo utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
Llamadas telefónicas
Mensajes de texto
Visitas al domicilio y/o trabajo
Notificaciones escrita
En este proceso adicional a la primera notificación, se puede entregar la
notificación de traslado del crédito, al departamento de cobranzas, en este proceso
se puede indicar que los costos adicionales en los que incurra el departamento de
cobranzas, será cargado al socio directamente.
3.5.4 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN B2
El procedimiento para recuperar créditos con treinta y un días a cuarenta y cinco
días, es un poco más complejo, pues aquí comienza la gestión del nuevo
departamento y la diferencia de manejo con el proceso anterior. Aquí el asesor tiene
que preparar el informe que realizó, para recuperar el crédito y el Oficial de
cobranzas procede a manejar la cuenta del socio con las primeras notificaciones con
su costo respectivo.
3.5.5 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN C1
El procedimiento para recuperar un crédito que presente atrasos de cuarenta y
seis a setenta días, se realizará en el departamento de cobranzas únicamente con
notificaciones en los primeros quince días la gestión se hará directamente a
deudores y garantes. Si el socio no presenta voluntad de pago lo que hará el oficial
de cobranzas es entregar la notificación de traslado del crédito al departamento pre
legal, dicha notificación tendrá un costo adicional.
3.5.6 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN C2
Un crédito con calificación C2 equivale a tener un atraso de setenta y uno a
noventa días, lo que implica que el socio ya ha sido notificado al buró de créditos,
pasó por el departamento de cobranzas e hizo caso omiso a las notificaciones
entregadas.
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CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 44
En esta instancia el crédito es analizado en qué situación se dio, se procederá a
revisar el expediente del crédito, a verificar nuevamente la información con la cual se
sacó el crédito, de encontrarse anomalías en el crédito se procederá a enviar el
informe para que el asesor sea auditado.
El Oficial Pre-Legal comenzará a entregar citaciones al socio, y la cooperativa
buscará una alternativa entre la institución y el socio.
3.5.7 PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN D, E
En esta instancia los créditos son manejados por la parte jurídica del
departamento de cobranzas aquí el socio con la única persona con la que maneja el
asunto de pago del crédito es con el abogado del departamento.
Luego de haber cumplido con todos los 3 procedimientos anteriores para realizar
la gestión de cobranzas y solicitar a los socios que cancelen sus obligaciones
pendientes, el paso a seguir es enviar el crédito a proceso legal para que se inicie la
respectiva demanda judicial en contra del deudor y garantes de la obligación
adquirida en la institución. El procedimiento a seguir es el siguiente:
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CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 45
Cuadro 10. Procedimiento para Recuperar Cartera
Fuente de información: COAC San José S.J.
Una vez que el departamento de cobranzas hubiese agotado todos los medios
para recuperar un crédito vencido la única alternativa, es la recuperación mediante la
vía judicial, es decir, en este caso la cooperativa realizará la demanda respectiva en
contra del deudor y garantes con el fin de declarar el crédito vencido y exigir la
cancelación total del mismo
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2015
CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 46
Cabe mencionar que una vez iniciada la demanda solo se podrá suspender el
proceso legal cuando se cancele la totalidad del crédito, al cual se le adicionarán los
costos judiciales respectivos.
3.6 PROCESO DE REFINANCIAMIENTO Y REESTRUCTURACIÓN DEL CRÉDITO
El crédito se puede refinanciar o reestructurar de acuerdo a la capacidad y
voluntad de pago que presente el socio.
3.6.1 REFINANCIAMIENTO
El refinanciamiento de un crédito se puede hacer solamente si el crédito está en
una calificación menor a B2 y no poseer ni cartera castigada y demanda judicial en el
Sistema Financiero Nacional, el refinanciamiento se da cuando un socio demuestra
tener voluntad de pago y su capacidad se ve afectada.
3.6.2 REESTRUCTURACIÓN
El proceso de reestructuración se da cuando el crédito tiene calificación inferior a
B2, luego de que el abogado del departamento de cobranzas, ve que el socio quiere
reivindicarse con la cooperativa y arreglar su situación crediticia, se puede hacer la
reestructuración en donde se puede amortizar incluso los intereses.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS DE LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAN JOSÉ S.J.
Cuadro 11. Estructura Organizativa Departamento de Cobranzas
Fuente de información: Alexandra Illescas.
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CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 47
3.7 FUNCIONES DEL PERSONAL
3.7.1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
El Jefe del Departamento de Cobranzas de COAC San José S.J,. dede ser una
persona íntegra con principios, a la vez debe poseer la experiencia necesaria en
este departamento.
El Jefe de Departamento de Cobranzas será el encargado de dirigir, controlar y
supervisar los procesos, de recuperacion, de cartera, para que estos sean
desarrollados en forma eficiente. Informará los resultados obtenidos mensualmente
a Gerencia General.
Será la persona encargada de controlar a todo el personal que labore en el
Departamento de Cobranzas, para de esta manera hacer que los objetivos
departamentales se consigan con el mayor éxito.
Además será la máxima autoridad dentro del departamento, autorizará las
renegociaciones y refinanciamiento de créditos, suspensión de procesos legales,
prorrogas de pago, etc, con el fin de ayudar a los socios a cancelar sus obligaciones
vencidas y obtener una cartera sana.
3.7.2 ABOGADO DE COBRANZAS
El Abogado de Cobranzas es la persona encargada de realizar el trámite legal
cuando se quiere recuperar un crédito vencido mediante la vía judicial.
Esta persona es un auxiliar del Jefe de Cobranzas y como tal, tiene que brindarle
la asesoría legal pertinente para el tratamiento de obligaciones vencidas, es decir, el
abogado tendrá que asesorar al jefe de cobranzas para ver en qué casos es
recomendable iniciar el proceso legal y en qué casos es conveniente buscar
soluciones alternas.
Su trabajo lo realizará en la oficina y en los juzgados pertinentes.
3.7.3 OFICIAL PRE- LEGAL
El Oficial Pre-Legal, es el intermediario entre el oficial de cobranzas y el abogado,
es la última instancia en el cual el socio puede llegar a un acuerdo de pago, para
evitar la demanda por mora en su obligación crediticia.
El trabajo del abogado es tanto de campo como de oficina, pues la propuesta del
nuevo departamento es dar una última oportunidad al socio antes de llegar al
proceso de demanda.
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CAPITULO 3: IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS 48
3.7.4 OFICIAL DE COBRANZAS
El Oficial de cobranzas, es quien comienza a recuperar cartera cuando se le ha
salido de las manos al oficial de crédito, pues su trabajo comienza con, el buscar,
Conocer, por qué el crédito se encuentra en esas instancias y de que el
departamento de cobranzas busca sanear la cartera de la cooperativa será un filtro
para auditoria pues se podrá analizar el trabajo que ha venido haciendo el asesor de
créditos, pues mediante el análisis que haga el oficial de cobranzas se conocerá las
condiciones en que fue entregado un crédito.
Después de que el oficial de crédito no pudo recuperar la obligación, tiene que
emitir un informe en el cual aclarará cada una de las actividades realizadas para la
recuperación de dicha obligación.
El trabajo que realiza el Oficial de Cobranzas debe estar muy bien coordinado
con cada Asesor de Créditos, el cual deberá brindarle toda la información necesaria
para que se puedan realizar las gestiones pertinentes.
Su trabajo es estrictamente de campo.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
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2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
49
CAPITULO IV
4. RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO
DE COBRANZAS
4.1 RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
Al finalizar la revisión de las principales dificultades que ha presentado la
cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J., por la carencia de un departamento
de cobranzas, los requerimientos para su implementación, los procesos que llevará a
cabo el nuevo departamento y las funciones que ejercerán cada miembro.
En este capítulo se demostrará los procesos actuales frente a la situación de
darse la implementación del nuevo departamento, con esta información lo que se
puede establecer es un comparativo del costo beneficio para la institución de
llevarse a cabo este proyecto.
Para iniciar con el proceso de implementación del Departamento de Cobranzas,
el primer paso es dejar por sentado las responsabilidades, las políticas y los
procesos a los que se debe regir el personal de cobranzas.
4.2 MANUAL DE COBRANZAS
Para que el departamento de cobranzas cumpla con los objetivos para los cuales
fue creado, se requiere plasmar en un manual las responsabilidades, las políticas y
los procesos a los cuales tiene que regirse el personal que va a conformar el área de
cobranzas.
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
50
MANUAL DE COBRANZAS
INDICE
RESPONSABILIDADES ............................................................................................ 1 Responsabilidades del Consejo de Administración .................................. ………..2
Responsabilidades del Gerente. .......................................................................... 3
Responsabilidades del Jefe de Cobranzas. ......................................................... 4 Responsabilidades del Abogado .......................................................................... 5 Responsabilidades del Oficial Pre Legal. ............................................................ 6 Responsabilidades del oficial de Cobranzas. ...................................................... 7 POLÍTICAS. ................................................................................................................ 8 Asignación de Cartera. .......................................................................................... 9 Gestión de Cobranzas. ........................................................................................ 10 Manejo del Crédito. .............................................................................................. 11 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA. ................................................... 12 Proceso Para Recuperar Cartera De Calificación A2. ....................................... 13 Proceso Para Recuperar Cartera De Calificación A3. ....................................... 14 Proceso para recuperar Cartera de Calificación B1. ......................................... 15 Proceso para recuperar Cartera de Calificación B2. ......................................... 16 Proceso para recuperar Cartera de Calificación C1. ......................................... 17 Proceso para recuperar Cartera de Calificación C2. ......................................... 18 Proceso para recuperar Cartera de Calificación D y E...................................... 19 PROCESO DE REFINANCIAMIENTO Y REESTRUCTURACIÓN. .......................... 20 Refinanciamiento. ................................................................................................ 21 Reestructurado. .................................................................................................... 22 PROHIBICIONES. ..................................................................................................... 23
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
51
4.2.1 RESPONSABILIDADES
Cuadro 12. Responsabilidades
Elaborado por: Alexandra Illescas.
4.2.1.1 Responsabilidades del Consejo de Administración.
Cuadro 13. Responsabilidad Consejo de Administración
Elaborado por: Alexandra Illescas.
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
52
4.2.1.2 Responsabilidades del Gerente.
El Gerente será responsable de:
Cuadro 14. Responsabilidades del Gerente
Elaborado por: Alexandra Illescas.
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
53
4.2.1.3 Responsabilidades del Jefe de Cobranzas.
El Jefe de cobranzas será responsable de:
Cuadro 15. Responsabilidades del Jefe de Cobranzas
Elaborado por: Alexandra Illescas.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
54
4.2.1.4 Responsabilidades del Abogado
El abogado tiene la responsabilidad de:
Cuadro 16. Responsabilidades del Abogado
Elaborado por: Alexandra Illescas.
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
55
4.2.1.5 Responsabilidades del Oficial Pre Legal.
El oficial Pre Legal es el responsable de:
Cuadro 17. Responsabilidades del Oficial Pre Legal
Elaborado por: Alexandra Illescas.
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
56
4.2.1.6 Responsabilidades del Oficial de Cobranzas
El Oficial de Cobranzas tiene las siguientes responsabilidades:
Cuadro 18. Responsabilidades del Oficial de Cobranzas
Elaborado por: Alexandra Illescas.
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
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4.2.2 POLÍTICAS
Cuadro 19. Políticas
Elaborado por: Alexandra Illescas.
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
58
4.2.3 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA
Cuadro 20. Proceso de Recuperación de Cartera
Elaborado por: Alexandra Illescas.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
59
4.2.3.1 Proceso Para Recuperar Cartera De Calificación A2
El procedimiento para la recuperación de créditos que mantengan de uno a ocho
días de atraso en el pago se lo realizará a través del Asesor de Crédito encargado
de la Cartera, dicha gestión se hará bajo criterio de cada Asesor, pudiendo utilizar
cualquiera de los siguientes métodos:
Llamadas telefónicas
Mensajes de texto
Visitas al domicilio y/o trabajo
Cabe mencionar que cada fin de mes la institución realiza el corte respectivo de
créditos vencidos y procede al reporte de los mismos a la base de datos del Buro de
Créditos.
4.2.3.2 Proceso Para Recuperar Cartera De Calificación A3
El procedimiento para la recuperación de créditos que mantengan de nueve a
quince días de atraso en el pago se lo realizará a través del Asesor de Crédito
encargado de la Cartera, dicha gestión se hará bajo criterio de cada Asesor, desde
este proceso el asesor ya puede comenzar con presión por el lado de los garantes
también, pudiendo utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
Llamadas telefónicas
Mensajes de texto
Visitas al domicilio y/o trabajo
En este proceso se incorpora ya las notificaciones las mismas que serán
entregadas por el Asesor de Créditos las mismas que serán reportadas al
departamento de Cobranzas, dichas notificaciones no tienen costo pero el asesor
podrá hacer uso de presión mediante cobros adicionales por notificación los cuales
no se ejecutarán.
4.2.3.3 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN B1
El procedimiento para la recuperación de créditos que mantengan de dieciséis a
treinta días de atraso en el pago se lo realizara a través del Asesor de Crédito
encargado de la Cartera, dicha gestión se hará bajo criterio de cada Asesor con el
deudor y garantes, pudiendo utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
Llamadas telefónicas
Mensajes de texto
Visitas al domicilio y/o trabajo
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
60
En este proceso adicional a la primera notificación se puede entregar la
notificación de traslado del crédito al departamento de cobranzas, en este proceso
se puede indicar que los costos adicionales en los que incurra el departamento de
cobranzas será cargado al socio directamente.
4.2.3.4 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN B2
El procedimiento para recuperar créditos con treinta y un días a cuarenta y cinco
días es un poco más complejo pues aquí comienza la gestión ya del nuevo
departamento, es aquí donde comienza la diferencia de manejo con el proceso
anterior. Aquí el asesor tiene que preparar el informe que realizo para recuperar el
crédito y el Oficial de cobranzas procede a manejar la cuenta del socio con las
primeras notificaciones con costo.
4.2.3.5 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN C1
El procedimiento para recuperar un crédito que presente atrasos de cuarenta y
seis a setenta días se realizara ya en el departamento de cobranzas únicamente con
notificaciones en los primeros quince días la gestión se hará directamente a
deudores y garantes. Si el socio no presenta voluntad de pago lo que hará el oficial
de cobranzas, es entregar la notificación de traslado del crédito al departamento pre
legal dicha notificación ya tiene un costo adicional.
4.2.3.6 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN C2
Un crédito con calificación C2 equivale a tener un atraso de setenta y uno a
noventa días lo que implica que el socio ya ha sido notificado al buró de créditos,
pasó por el departamento de cobranzas e hizo caso omiso a las notificaciones
entregadas.
En esta instancia el crédito es analizado en qué situación se dio, se procede a
revisar el expediente del crédito a verificar nuevamente la información con la cual se
sacó el crédito, de encontrarse anomalías en el crédito se procederá a enviar el
informe para que el asesor sea auditado.
El Oficial Pre-Legal comenzará con citaciones al socio a la cooperativa para
buscar una alternativa entre la institución y el socio.
4.2.3.7 PROCESO PARA RECUPERAR CARTERA DE CALIFICACIÓN D y E
En esta instancia los créditos son manejados por la parte jurídica del
departamento de cobranzas aquí el socio con la única persona con la que maneja el
asunto de pago del crédito es con el abogado del departamento.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
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CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
61
Luego de haber cumplido con todos los 3 procedimientos anteriores para realizar
la gestión de cobranzas y solicitar a los socios que cancelen sus obligaciones
pendientes, el paso a seguir es enviar el crédito a proceso legal para que se inicie la
respectiva demanda judicial en contra del deudor y garantes de la obligación
adquirida en la institución.
Una vez que el departamento de cobranzas hubiese agotado todos los medios
para recuperar un crédito vencido la única alternativa es la recuperación de mismo
mediante la vía judicial, es decir, en este caso la cooperativa realiza la demanda
respectiva en contra del deudor y garantes con el fin de declarar el crédito vencido y
exigir la cancelación total del mismo.
Cabe mencionar que una vez iniciada la demanda solo se podrá suspender el
proceso legal cuando se cancele la totalidad del crédito al cual se le adicionaran los
costos judiciales respectivos.
4.2.3.8 PROCESO DE REFINANCIAMIENTO Y REESTRUCTURACIÓN DEL
CRÉDITO
El crédito se puede refinanciar o reestructurar de acuerdo a la capacidad y
voluntad de pago que presente el socio.
4.2.3.8.1 REFINANCIAMIENTO
El refinanciamiento de un crédito se puede hacer solamente si el crédito, está en
una calificación menor a B2 y no poseer ni cartera castigada y demanda judicial en el
SFN, el refinanciamiento se da cuando un socio demuestra tener voluntad de pago y
su capacidad se ve afectada.
4.2.3.8.2. REESTRUCTURACIÓN
El proceso de reestructuración se da cuando el crédito tiene calificación inferior a
B2 aquí si luego de que el abogado del departamento de cobranzas ve que el socio
quiere reivindicarse con la cooperativa y arreglar su situación crediticia se puede
hacer la reestructuración en donde se puede amortizar incluso los intereses.
4.2.4 PROHIBICIONES
Recibir dinero sin entregar recibo.
Utilizar el dinero recibido de los socios.
No se podrá realizar negociaciones que afecten a la cooperativa.
Recibir dinero en cuentas personales para pago de créditos.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
62
4.2.5 INVERSIONES A REALIZAR PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
Las inversiones son los costos y gastos que se tienen que llevar a cabo para
poner en funcionamiento el nuevo departamento de cobranzas de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito San José S.J.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J., al revisar los gastos en los que
va a incurrir le permite al departamento Financiero el analizar el costo beneficio de
implementar un Departamento de Cobranzas para sanear la cartera existente en la
entidad. La institución para poder ejecutar su nuevo proyecto debe invertir en:
Cuadro 21. Inversiones en Activos
INVERSIONES EN ACTIVOS
CANTIDAD DETALLE
VALOR
UNIT.
VALOR
TOTAL
1 ADECUACIONES 3.000,00 3.000,00
4 Computadoras 500,00 2.000,00
2 Impresoras Hp 300 220,00 440,00
2 Tablets Samsung S4 200,00 400,00
4 Escritorios 180,00 720,00
4 Sillas Giratorias 60,00 240,00
8 Sillas Normales Metál. 45,00 360,00
2 Sillas de Espera Triple 110,00 220,00
2 Archivador 220,00 440,00
TOTAL INVERSIÓN EN ACTIVOS 4.820,00
Elaborado por: Alexandra Illescas
Luego de conocer las necesidades para la implementación del nuevo
departamento de la cooperativa se debe reconocer los costos que serán necesarios
para poner en funcionamiento a dicha área.
Los principales gastos que la COAC San José S.J., debe realizar son:
Gastos de Capacitación
Gastos de Programa de Rastreo.
Al conocer que gastos se deben realizar los valores presuntivos a invertir son de
$1.700,00.
En consecuencia para llevar a la ejecución del nuevo departamento se necesita
una inversión de $6.520,00.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
63
De igual manera se debe considerar en lo relacionado a gastos dentro de la
cooperativa los valores concernientes a sueldos del personal del Departamento. Los
mismos que de acuerdo a un estudio en entidades financieras de cargos similares y
de acuerdo al presupuesto de la cooperativa, los sueldos que se decidieron pagar
serán:
Cuadro 222. Sueldos de Empleados
SUELDOS DE EMPLEADOS
CARGO
SUELDO
Jefe de Cobranzas
1.000,00
Abogado
500,00
Oficial Pre legal
400,00
CARGO
SUELDO
Oficial de Cobranzas
380,00
TOTAL SUELDOS
2.280,00
Elaborado por: Alexandra Illescas
4.2.6 INGRESOS PRODUCTO DEL NUEVO DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
Cuadro 23. Ingreso Producto nuevo Departamento de Cobranzas
SERVICIOS OFRECIDO VALOR
Llamadas Telefónicas
1dolar por
minuto
Mensajes de Texto 0,50 por SMS
Notificaciones 1 dólar por Km.
Elaborado por: Alexandra Illescas
Adicional a esto la cooperativa cargará el valor total del proceso legal al socio.
Esta decisión se aprobará en la asamblea de socios que se convoque para la
aprobación del proyecto del departamento de Cobranzas.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
64
De acuerdo a esto lo que se buscaría con los cobros de estos rubros, es que el
departamento se mantenga por sí solo, si la cooperativa realiza una correcta gestión
de cobranzas la existencia del nuevo departamento será definitiva pues se
conseguirá sanear de forma acelerada la cartera.
Mediante el cobro de estos valores se podrá presionar aún más a los socios que
presenten retrasos en sus pagos pues para el personal de cobranzas el demostrar
que mantener atrasos en los pagos les afecta tanto en sus historiales como en el
aumento de su deuda, será una muy buena herramienta para las respectivas
gestiones.
4.2.7 PRESUPUESTO NORMAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAN JOSÉ S.J., PARA EL AÑO 2015
4.2.7.1 EN LO REFERENTE A CARTERA
La cooperativa de Ahorro y Crédito San José posee un incremento en su cartera
del 20% anual como se ha venido percibiendo desde los últimos años, de esa
manera la cartera presentara la siguiente reacción para el año 2015.
Cuadro 24. Incremento de Cartera
INCREMENTO DE CARTERA
2014 2015 % DE
INCREMENTO CRÉDITOS CARTERA CARTERA
COMERCIAL 1.150.398,26 1.495.517,74 30%
CONSUMO 747.216,42 971.381,35 30%
MICROCRÉDITOS 231.179,99 300.533,99 30%
EDUCATIVO 11.895,06 15.463,58 30%
REFINANCIADO 31.795,88 41.334,64 30%
REESTRUCTURADO 11.840,90 15.393,17 30%
TOTAL 2.184.326,51 2.839.624,46
Elaborado por: Alexandra Illescas
De acuerdo al cuadro presentado el incremento en las colocaciones no se da en
todo los tipos de crédito en el mismo porcentaje pues la cooperativa se fijó como
meta para el presente año dar una rentabilidad que demuestre por qué esta en el
mercado financiero, es así que decidió potenciar los créditos de tipo Micro.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
65
Por otra parte la cooperativa debe incrementar los créditos refinanciados y
reestructurados, pues es ahí donde la COAC San José S.J.,podrá ver reducida su
provisión por morosidad.
4.2.7.2 EN LO REFERENTE A LA MOROSIDAD
Con los incrementos que se dan según el presupuesto de la cartera la mora de la
cooperativa se mantendrá pues ya se ha trabajado con ella sin tener resultados. La
cooperativa debe tener claro que las provisiones que la institución debe hacer por
concepto de créditos varían de acuerdo a los días de mora de cada operación
crediticia. De esta manera la cooperativa San José S.J., al finalizar el periodo
económico 2015, presentará la siguiente información en lo referente a mora:
Cuadro 25. Morosidad Coac San José S.J.
MOROSIDAD DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAN
JOSÉ S.J.
2014 2015 % DE
INCREMENTO CRÉDITOS EN MORA EN MORA
COMERCIAL 36.239,53 39.863,48 10%
CONSUMO 16.649,65 18.314,62 10%
MICROCRÉDITOS 28.593,74 31.453,11 10%
EDUCATIVO 3.205,72 3.526,29 10%
REFINANCIADO 5.107,47 5.618,22 10%
REESTRUCTURADO 0 0,00 0%
TOTAL 89.796,11 98.775,72
Elaborado por: Alexandra Illescas
4.2.8 PRESUPUESTOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAN JOSÉ S.J., CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
La Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J., al finalizar el año 2014
presentó una utilidad de $ 1911,64, por el gran índice de mora que posee, la i por
ende la institución, tenía que provisionar un valor de $60.747,79 aproximadamente
por el mal manejo de la cartera que se ha venido arrastrando desde el primer año de
actividades crediticias. Es por ello que las proyecciones que se hacen con la
implementación del nuevo departamento nos dan los siguientes decrementos en la
mora de la cooperativa.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
66
Cuadro 36. Morosidad de la Coac San José S.J. Nuevo Departamento de Cobranzas
MOROSIDAD DE LA COOPERATIVA SAN JOSÉ CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
2015
2015 CON EL DEPARTAMENTO
DE COBRANZAS
CRÉDITOS CARTERA EN
MORA % CARTERA
EN
MORA %
COMERCIAL 1.495.517,74 39.863,48 2,67% 1.495.517,74 21.904,44 1,46%
CONSUMO 971.381,35 18.314,62 1,89% 971.381,35 12.820,23 1,32%
MICROCRÉDITOS 300.533,99 31.453,11 10,47% 300.533,99 18.017,18 6,00%
EDUCATIVO 15.463,58 3.526,29 22,80% 15.463,58 2.468,40 15,96%
REFINANCIADO 41.334,64 5.618,22 13,59% 51.334,64 3.932,75 7,66%
REESTRUCTURADO 15.393,17 0,00 0,00% 15.393,17 0,00 0,00%
TOTAL 2.839.624,46 98.775,72 3,48% 2.849.624,46 59.143,00 2,08%
Elaborado por: Alexandra Illescas
El cuadro anterior nos demuestra que la implementación del nuevo departamento
permitirá a la cooperativa reducir en un 30% el valor de la mora de la institución,
además de poder reversar créditos que estaban como cartera envejecida mediante
el proceso de refinanciamientos, es así los cambios que se pueden observar tanto
en la cartera comercial como en la cartera de micro créditos.
4.2.9 COSTO BENEFICIO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO
DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
El punto más importante para realizar o no la implementación del departamento
de cobranzas es conocer tanto los costos como la utilidad de llevar a cabo el nuevo
departamento, los costos en los cuales tiene que incurrir COAC San José S.J., se
dividen en dos:
costos definitivos
costos mensuales.
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2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
67
Cuadro 27. Costo Beneficio Nuevo Departamento de Cobranzas
COSTO BENEFICIO NUEVO DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
GASTOS MENSUAL ANUAL
INVERSIÓN EN ACTIVOS - 4.820,00
GASTOS DE CAPACITACIÓN - 1.200,00
GASTOS DE PROGRAMAS DE
RASTREO - 500,00
SUELDOS DEPARTAMENTO DE
COBRANZAS
2.280,00 27.360,00
BENEFICIOS SOCIALES 3.774,00
TOTAL GASTOS 37.654,00
Elaborado por: Alexandra Illescas
La cooperativa con la implementación de este departamento conseguirá ingresos,
por los siguientes conceptos:
Cuadro 48. Ingreso Nuevo Departamento de Cobranzas
INGRESOS DEL NUEVO DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
INGRESOS MENSUAL ANUAL
CANTIDAD VALOR TOTAL
REDUCCIÓN DE LA
MOROSIDAD
-
39.632,72
LLAMADAS TELEFÓNICAS
$1,00 300 300,00
3.600,00
MENSAJES DE TEXTO 0,50 200 100,00
1.200,00
NOTIFICACIONES 1,00 POR
KM 500 500,00
6.000,00
TOTAL GASTOS
50.432,72
Elaborado por: Alexandra Illescas
De esta manera se produce una diferencia a favor de la cooperativa, como se
presenta en el siguiente cuadro.
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AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
68
Cuadro 29. Costo Beneficio Implementación Departamento de Cobranzas
COSTO BENEFICIO DE LA
IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO
DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
(UTILIDAD)
INGRESOS
50.432,72
GASTOS
37.654,00
UTILIDAD PARA LA
COOPERATIVA
12.778,72
Elaborado por: Alexandra Illescas
Con los resultados obtenidos luego del desarrollo de este proyecto se puede
notar que la cartera de la cooperativa se saneará dando un seguimiento correcto a la
mora que se ha venido arrastrando por el desconocimiento de manejo de cartera
que se ha dado en la entidad.
La implementación del Departamento de Cobranzas conseguirá una cartera
limpia en un proceso de tres años.
Existen proyectos que económicamente son viables, pero que no tienen aporte
social o que tienen aporte social, pero que carecen de aceptación por el alto costo
que significa su aplicación, pero en el caso de este proyecto es viable pues
económicamente es alcanzable para la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José
S.J. y además tiene mucho impacto social.
La implementación de un Departamento de Cobranzas para la Cooperativa de
Ahorro y Crédito San José S.J., busca un fin operativo, es decir crear un correcto
proceso de créditos, el mismo que inicia con el otorgamiento de la operación
crediticia y cuyo filial es cuando la institución recupero el 100% de su capital, más los
respectivos intereses, es decir busca la eficiencia en el proceso de cobranzas y
recuperación de cartera de créditos.
Para de esta manera mejorar los indicadores, disminuir los índices de provisión y
por ende no tener ningún problema en las futuras revisiones realizadas por el ente
de control la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
Por esta razón, se considera que este proyecto es viable para la institución, ya
que al invertir en los recursos necesarios para la creación de este departamento se
podrá mejora su proceso operativo de recuperación de cartera, realizando una
gestión de cobranzas más eficiente, la cual irá mejorando cada año hasta convertirse
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 4: RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
69
en un modelo de gestión para otras cooperativas pequeñas del austro Ecuatoriano y
por qué no del país.
En la parte social la cooperativa podrá dar más confianza a sus depositantes y el
pronto retorno de los capitales entregados en las operaciones crediticias, permitirá
sacar con mayor facilidad futuros créditos por la buena rotación de los créditos.
Adicional este proyecto creará más fuentes de trabajo directas e indirectas, lo
cual se puede analizar como otro punto de ventaja social.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
70
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez realizado el estudio de factibilidad para el proyecto, se puede concluir y
recomendar en base a los resultados obtenidos.
5.1.1 CONCLUSIONES
Al inicio de este proyecto la cooperativa carecía de un manejo adecuado de
su cartera, en tal virtud nace la necesidad de un departamento que se
encargue de sanear su cartera de crédito
La COAC San José S.J., dentro de su presupuesto y de acuerdo a las
tendencias mantenidas en los últimos años proyectaba su porcentaje de
morosidad en el 3,48% del total de cartera. Con la implementación del
departamento de Cobranzas se alcanzará una morosidad del 2,08% en el
primer año.
Con la implementación del Departamento de Cobranzas la cooperativa
obtendrá mayor rentabilidad como se evidencia en el Cálculo de Costo-
Beneficio.
Se podrá cumplir con los requerimientos de la Superintendencia de Economía
Popular y Solidaria.
Se generará fuentes de trabajo internas y externas, con lo cual se contribuirá
a la sociedad.
Se dará confianza a los socios inversionistas de la entidad con índices de
morosidad bajos.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
71
5.1.2 RECOMENDACIONES
Luego de revisar los beneficios de la implementación del nuevo Departamento
de Cobranzas, llevar a cabo el proyecto dentro de COAC San José S.J., pues
significa mejorar constantemente en el área de créditos, relacionado a los
ingresos de la institución.
Capacitar al personal del departamento de créditos para un mejor análisis
siendo el primer filtro para evitar la morosidad temprana, siendo este un mejor
control con un correcto análisis.
Aplicar el Manual de Cobranzas propuesto para impulsar a la recuperación de
cartera vencida de la cooperativa.
Fomentar la colocación de créditos tipo micro, pues son en los que la
cooperativa percibe un mayor ingreso.
Se recomienda realizar continuamente capacitaciones al personal con la
finalidad, de brindar siempre un servicio de calidad a los socios.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
72
BIBLIOGRAFÍA
LIBROS
Título : Auditoría del control interno.
Tipo de documento: texto impreso Autores: Samuel Alberto Mantilla B., Autor Editorial: Bogotá : Ecoe Ediciones
Fecha de publicación: 2014 Auditoría de información financiera
Tipo de documento: texto impreso Autores: Samuel Alberto Mantilla B., Autor
Mención de edición: 1a ed Editorial: Bogotá : Ecoe Ediciones
Fecha de publicación: 2009
LINKOGRAFÍA
1. Superintendencia de Economía Popular y Solidaria: www.seps.gob.ec
2. Código Monetario y Financiero: www.bce.fin
3. Normar Generales del Control Interno
4. Economía y Finanza: www.eco-finanzas.com/
5. Control Interno: www.arnoldoaraya.com
6. Normas Generales para las Instituciones del Sistema Financiero:
www.sbs.com
7. Cooperativismo en Movimiento: www.centrocultural.coop
8. Ley Orgánica del Sistema Cooperativo y Financiero: www.edicioneslegales-
informacionadicional.com
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
CAPITULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
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ANEXOS
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
75
Anexo A.
Temario Propuesto Tentativo
INTRODUCCION
Las cooperativas son corporaciones o asociaciones que tienen por objetivo
mejorar y maximizar favorablemente las condiciones de vida de sus socios, su
intención es hacer frente a sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y
culturales.
Han sido uno de las piezas más relevantes para el desarrollo de la economía en
la sociedad, ya que estas han tenido un crecimiento paulatino y acogida por la
ciudadanía por los productos y servicios que ofrece la Cooperativa de Ahorro y
Crédito.
Toda institución debe ser evaluada tanto de manera interna como externa, para
así conocer sus puntos críticos sobre los cuales hay que tomar medidas preventivas
y correctivas, descubrir si sus recursos y actividades están encaminadas bajo el
conceptos de eficiencia, eficacia y economía, si la administración se encamina a la
consecución de la misión institucional, para lo cual se necesita del apoyo constante
de los empleados de la cooperativa considerando que ellos son el motor de la
institución, fomentando política y controles operativas.
Por tal motivo, la importancia de tener un departamento de cobranza en la
institución es fundamental, los procesos y los procedimientos de gestión conforman
los elementos principales del diseño para un sistema de cobro por lo cual, deben ser
plasmados en sistemas prácticos que sirvan como herramienta de trabajo y
mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los empleados, agencias de
cobro y demás funcionarios del área de cobranza, permitiéndoles un mayor
desarrollo en la búsqueda y recuperación del dinero.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” S.J., existe una estructura
administrativa financiera básica, de hecho carece de un departamento de cobranzas,
al momento todo lo relacionado a esta área se encuentra anexa en el departamento
de crédito.
En la estructura organizacional se observa que no existe un departamento que se
encargue directamente de las cobranzas, lo que origina que la cartera vencida se
incremente de manera paulatina; agravando el problema el hecho de que las
funciones de captación y colocación de recursos económicos se encuentran
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
76
centralizados en un solo departamento, lo que no permite un retorno oportuno de las
obligaciones crediticias.
El personal que labora en el departamento de crédito es escaso para la alta
demanda de préstamos, puesto que en la actualidad se cuenta con un funcionario
para los tres tipos de crédito que se ofrece y a la vez realiza actividades de
cobranza; debido a los escasos recursos destinados para la formación del personal
de la institución, no se realizan las correspondientes capacitaciones que apoyen las
actividades para recuperación de cartera; notándose además que la falta de un
sistema ajustado a la gestión de cobranzas, genera un desarrollo ineficiente en las
actividades relacionadas con este tema, que afecta directamente en la rentabilidad
de la cooperativa.
Después de haber realizado un análisis de la problemática institucional se podría
determinar que: La cartera vencida de la Coac San José S.J., provoca la falta de
liquidez y la inexistencia de un sistema adecuado para la recuperación de créditos.
ANTECEDENTES
“Frente a la inestabilidad y crisis del sistema bancario nacional donde el cliente ha
demostrado su desconfianza, en especial en los bancos, lo que ha llevado a
incrementar la crisis económica del País, por lo que ha sido necesario buscar
alternativas para demostrarle al cliente que existen opciones que permiten fomentar
el ahorro y brindar créditos.”
Muchos sectores han planteado la necesidad de un cambio de modelo, mismo
que deberá rescatar valores y principios que ha perdido nuestra sociedad moderna.
Una alternativa que merece atención por parte del Estado, es el sector de la
Economía Popular y Solidaria, especialmente el sistema cooperativo de Ahorro y
Crédito, en donde se practican de mejor manera los principios de solidaridad, ayuda
mutua, autogestión y control democrático. Poniendo como objetivo fundamental de
su actividad, el desarrollo del hombre, que por supuesto debe modernizarse y ser
manejada con conocimientos técnicos, para brindar los servicios de una manera
eficiente, efectiva y económica.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” S.J, ha sido intervenida a
comienzos del año 2013 con una auditoría externa particular por el motivo de cambio
de gerencia, el mismo que presenta su informe con cambios por realizar.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” S.J. ha sido intervenida por la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS), con una auditoría
externa en el mes de Agosto, el mismo que entrega su informe con la petición de
realizar algunos cambios dentro de la cooperativa.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
77
RESEÑA HISTÓRICA
Por lo expuesto nace la iniciativa en pequeño sector de la ciudad de Cuenca, el
Barrio San José de Playa que pertenece a la Parroquia Eclesiástica “Santísimo
Sacramento de Chilcapamba” y civilmente a la Parroquia “El Valle”. Un 10 de Abril
del 2003 por convocatoria del Sr. Patricio Picón, presidente del Barrio San José, un
grupo de moradores reunidos en asamblea deciden constituir una Caja de Ahorros y
el 14 de junio de 2003 y se elige una directiva provisional de la Caja de Ahorros San
José conformada por el Sr. Patricio Picón, presidente, Verónica Morocho como
secretaria y la Ing. Marisol Morocho como Gerente para que asesore, quién orienta
sobre los objetivos que tiene una Cooperativa de Ahorro y Crédito, la doctrina
cooperativista, los principios del Cooperativismo que parten de la solidaridad y el
trabajo mancomunado, explica también los derechos y obligaciones de los socios, el
manejo de una Cooperativa de esta clase, las diferencias existentes entre socios de
una cooperativa y clientes de una banco, entre certificados de aportación vs.
Acciones, y más aspectos relacionados con las leyes que la regulan.
El 9 de agosto del 2003 se decide en transformar la Caja de Ahorros en Pre
cooperativa de Ahorro y Crédito, por lo que se inicia ya con la recopilación de
documentos para la constitución de la cooperativa en donde se debe entregar la
copia de la cedula original, un certificado de la central de riesgos, declaraciones
juramentadas, acta de constitución, plan de trabajo, Reglamento Interno para dar
beneficio a los socios fundadores y con esto llevar a la subdirección de cooperativas.
Se inicia con 48 socios fundadores quienes aportarán con $40.00 dólares cada uno
como cuota de ingreso obligatorio y será considerada como certificado de
aportación.
Es así que, una vez resuelta la formación de la organización, se requiere
establecer una identificación otorgándole un nombre o razón social, y nace el
nombre de COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO "SAN JOSÉ" S.J.
En cumplimiento de la Ley de Cooperativas y el Reglamento General de la ley,
vigentes, se inicia con CUARENTA y OCHO SOCIOS FUNDADORES, el mismo se
integró de la siguiente forma: Señor Patricio Picón, presidente, Ing. Marisol Morocho,
gerente, C.P.A Verónica Morocho tesorera; Tres vocales; Señor Jorge Tenesaca,
Señor Manuel Illescas, Señorita Silvana Vélez, y como secretario el Señor Sergio
Sánchez y la aprobación de los Estatutos de la Cooperativa se da el 31 de Mayo del
2004, mediante Acuerdo Ministerial No 0000079, e inscrita en el Registro General de
Cooperativas con el No 6677 de fecha 16 de junio del 2004, como presidente el Sr.
Patricio Picón y la gerente la Ing. Marisol Morocho O., quienes han venido
trabajando arduamente para conseguir fortalecer a la cooperativa, con adhesión de
nuevos socios, buscando fuentes de financiamiento, y otorgando la mayor cantidad
de créditos posibles, para servir a sus socios y conseguir el progreso de la zona.
IMPLEMENTACION DE UN DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PARA LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO SAN JOSÉ S.J. EN LA CIUDAD DE CUENCA PARA EL AÑO
2015
78
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
- Implementar el departamento de cobranzas para la Cooperativa de Ahorro y
Crédito “San José” S.J., debido a que la cooperativa no cuenta con un
departamento que se dedique al área de cobranzas y recuperación de
créditos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Determinar los efectos que produce la carencia de un departamento de
cobranzas, para analizar específicamente la situación de la cartera vencida.
- Analizar los efectos de la centralización de captar y colocar recursos en un
mismo departamento, con el propósito de establecer la importancia de una
eficiente gestión de cobranzas.
- Diagnosticar la incidencia del trabajo que realiza un solo funcionario en los
Créditos, para medir el nivel de eficiencia.
- Establecer el nivel de afectación por la ausencia de un sistema de cobranzas
en el desarrollo de las actividades relacionadas con el retorno de los
préstamos.
JUSTIFICACIÓN
La agencia de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” S.J., localizada en
la Parroquia de El Valle sector Chilcapamba, ofrece servicios de recursos
financieros, en los sectores rural y urbano principalmente en el sector comercial y
consumo.
La cooperativa tiene una gran acogida, lo que ha generado una alta demanda de
créditos, que es atendida con un solo oficial de crédito. La inexistencia de un
departamento de cobranza incide en que la cartera vencida se haya incrementado,
afectando de cierto modo parte de la rentabilidad de la institución, tomando en
consideración la importancia de mantener baja la cartera vencida, porque éste rubro
es el que mayor atención y cuidado se deben tener en las gestiones.
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ACADÉMICA
En vista de esta problemática, se considera necesario realizar una investigación
exhaustiva, con el fin de identificar las principales razones que dan lugar a que no
exista un departamento de cobranzas que se encargue de realizar la tarea de
recuperación de los créditos. Además se debe analizar y establecer los efectos que
produce la falta de esta área y el nivel de afectación que resulta en conseguir
buenos resultados y el desarrollo de las actividades crediticias de la institución. En
tal virtud, se aplicarán todos los conocimientos y experiencias que se han adquirido
durante estos 5 años, además se podrá saber que estrategias se implementará para
su desempeño y buen funcionamiento.
SOCIAL
La investigación busca establecer y categorizar los factores incidentes, de tal
manera que se pueda orientar a la propuesta de posibles soluciones que mejoren
sustancialmente el desempeño de los funcionarios encargados del cobro de créditos,
y lograr también buscar alternativas que mejoren el rendimiento de la cooperativa, y
pueda posicionarse como una entidad financiera que garantice el buen manejo de
las operaciones tanto de ahorro y crédito, ganándose la confianza de los socios y de
la Parroquia El Valle.
INSTITUCIONAL
El diagnóstico que se establezca dará una orientación a los interesados, para que
identifiquen y prioricen los principales factores causantes de la reducción de la
rentabilidad, rubro que en una entidad financiera es el termómetro que mide su real
situación. Además será aplicable y puesto en marcha desde su implementación.
PERSONAL
Debido a que es necesario implementar un área de cobranzas, es necesario
recurrir al análisis, y el llevar a cabo en su totalidad, el estudio, el cumplimiento de la
aplicación y las alternativas que serán aplicadas y tomadas en consideración para la
dedicar el tiempo necesario al cumplimiento del objetivo principal. La prioridad en
este departamento es el retorno del dinero recuperando la cartera en corto tiempo,
sin dejar pasar varios días de mora y sin tener que aplicar otro tipo de recursos que
requieren inversión dentro del departamento, además se aplicarán estrategias que
nos conlleven a no dejar madurar la cartera haciendo que se vuelva incobrable y
tampoco dejando que estos se originen en gastos para la cooperativa.
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OPERATIVA
La operatividad y manejo es de forma manual, el cual no es óptimo en
consecuencia produce cuellos de botella y retrasos en la atención al socio.
Esta implementación de un departamento de cobranzas será diseñada para un
fácil manejo y mantenimiento para el mejor control de la cartera vencida, de manera
que se dejará la documentación y las especificaciones y funcionalidades del
departamento.
METODOLOGÍA
Dentro de la metodología a aplicar tenemos las siguientes con sus respectivos
conceptos y aplicación de los mismos.
LA OBSERVACIÓN
Es una técnica que consiste en observar atentamente un fenómeno, causa o
efecto e ir tomando información y registrándolo para su posterior utilización.
Con esta técnica pude observar actividad de la sociedad, entorno, población,
necesidades de las corporaciones, siendo de una forma directa o indirecta su
aplicación ya que al entrar a un análisis más profundo podemos viabilizar el proyecto
planteado.
MÉTODO INDUCTIVO
El método inductivo es la acción y efecto de extraer, a partir de determinadas
observaciones, causas o experiencias particulares que determinan el efecto motivo
de estudio.
Es un proceso analítico, sintético, mediante el cual se parte del estudio de
causas, hechos o fenómenos particulares para llegar al descubrimiento de un
principio o ley general.
MÉTODO DEDUCTIVO
Es un proceso reflexivo, sintético, analítico, contario al método inductivo, es decir,
parte del problema (efecto) o ley y establece las posibles causas que influyen en el
problema.
Partiendo para establecer la problemática tenemos las causas y efectos que tanto
el método inductivo como en el método deductivo estableciendo lo mencionado
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podemos aplicar la metodología más adecuada para llegar al descubrimiento en la
producción del estudio de factibilidad.
Se detalla a continuación causas y efectos que me permitieron llegar a la
problemática:
En la investigación se emplea este método en determinar las causas y efectos
que dan origen a los problemas que surgen del tema; y, además, en el análisis de la
información levantada en las encuestas, de donde se analiza los criterios de los
encuestados para establecer la realidad que se vive en la Cooperativa de Ahorro y
Crédito “San José” S.J., y las operaciones crediticias que en ellas se desarrollan.
POBLACIÓN O MUESTRA
La población de la investigación está compuesta por personal administrativo y el
personal operativo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” S.J., sin
considerar ninguna estratificación, de cualquier cargo y de todo nivel de ingresos.
La población es pequeña totalmente definida con un total de 12 funcionarios y 40
socios que prestan sus servicios, tanto a nivel directivo como operativo.
No se tomará muestra, debido a lo pequeño de la población, por lo que se
realizará entrevistas a todos los funcionarios de la cooperativa, quienes son los que
conocen totalmente las actividades de la institución.
El tamaño de la muestra es el total de la población, en consideración del número
pequeño de entrevistados, por lo tanto serán considerados todos los empleados de
la cooperativa.
Al realizar un censo, es decir al considerarse toda la población, no se aplica el
proceso de selección porque intervienen todos sin distinción de ninguna
característica en particular.
INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
LA ENTREVISTA
Es un estudio observacional en el cual el investigador no modifica el entorno ni
controla el proceso que está en observación. Los datos se obtienen a partir de
realizar un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una población
denominada expertos o al conjunto total de la población estadística en estudio,
formada a menudo por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de
conocer estados de opinión, características o hechos específicos. Para la
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investigación, se utiliza el método de la entrevista ya que por medio de las preguntas
se tiene un panorama más claro de las acciones de los funcionarios y empleados de
la cooperativa, y de los socios de la institución. Se aplican las entrevistas con
preguntas abiertas, ya que expande las respuestas posibles del interrogado. Por
medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, se puede controlar el marco de
referencia y con este método se obtiene información sobre los hechos.
MARCO TEÓRICO
Gestión de cobranza:
Es el conjunto de acciones coordinadas y aplicadas adecuada y oportunamente a
los socios para lograr la recuperación de los créditos, de manera de que los activos
exigibles de la institución se conviertan en activos líquidos de la manera más rápida
y eficiente posibles, manteniendo en el proceso de la buena disposición de los
clientes para futuras colocaciones.
Cobranza:
Acciones tomadas para la prevención y recuperación de créditos morosos.
Crédito moroso o en atraso: Créditos sin recibir el pago de una cuota en el día del
vencimiento; generalmente se define el socio en mora después de un día de atraso
en el pago de su cuota.
Administración
Conjunto de normas políticas y técnicas sistémicas, que permiten una efectiva y
eficiente utilización de los recursos disponibles de la cooperativa.
Cartera:
Conjunto de activos financieros. Cartera vencida, Saldo de los préstamos por más
de noventa días vencidos más los saldos de los prestamos vigentes con cuotas en
mora por más de noventa días.
MARCO LEGAL
ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA
Art.1.- Para efectos de la presente ley, entiende por economía popular y solidaria,
al conjunto de formas colectivas de organización económica, auto gestionadas por
sus propietarios que se asocian como trabajadores, proveedores, consumidores o
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usuarios, a fin de obtener ingresos o medios de vida en actividades orientadas por el
buen vivir, sin fines de lucro o de acumulación de capital.1
Se entiende por economía popular, el conjunto de organizaciones dedicadas a la
producción de bienes y servicios destinados al autoconsumo o a su venta en el
mercado, con el fin de, mediante el autoempleo, generar ingresos para la
subsistencia de quienes la practican.
La reincidencia en la inobservancia de los valores, principios y características de
la economía popular y solidaria; La inactividad económica o social por más de dos
años.
PROCEDIMIENTO
Art.-33.-Una vez resuelta la disolución, voluntaria o forzosa, se procederá a la
liquidación de los activos y pasivos y, de existir un remanente, se lo destinará de
acuerdo a lo dispuesto en el artículo 28 de la presente Ley.
DEFINICIÓN DE COOPERATIVAS
Art.- 34.- Son cooperativas las sociedades de personas, con finalidad social y sin
fin de lucro, auto gestionadas democráticamente por sus socios que unen sus
aportaciones económicas, fuerza de trabajo, capacidad productiva y de servicios,
para la satisfacción de sus necesidades económicas, sociales y culturales, a través
de una empresa administrada en común, que busca el beneficio inmediato de sus
integrantes y mediato de la comunidad.
En su actividad y relaciones, se sujetarán a los Valores y Principios Cooperativos,
aprobados por la Alianza Cooperativa Internacional y su Declaración de Identidad
RESULTADOS ESPERADOS
Después de realizar un estudio de implementar un departamento de cobranzas es
necesario, delimitar una serie de resultados que al final podré conseguir en base a
los estudios realizados, al análisis, al seguimiento de cartera vencida, todo este
proceso será aplicado en la cooperativa, debido que no se cuenta con un
departamento que se dedique específicamente a la gestión cobranzas.
11 www.seps.gob.ec/
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TEMARIO PROPUESTO TENTATIVO
CAPITULO 1
NATURALEZA DEL PROYECTO
1.1 Antecedentes
1.2 Origen del Cooperativismo
1.2.1 Concepto de Cooperativa
1.2.2 Cooperativismo en el Ecuador
1.3 Principios Cooperativos
1.3.1 Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J.
1.4 Generalidades
1.4.1 Misión
1.4.2 Visión
1.4.3 Valores Cooperativos
1.5 Información General
1.5.1 Servicios Institucionales
1.5.1.1 Servicios Financieros
1.5.1.2 Servicios No Financieros
1.6 Estructura Organizacional
1.6.1 Organigrama Institucional
1.6.2 Plan Operativo
1.6.3 Metas
1.6.4 Análisis Institucional
1.6.4.1 Matriz Foda
CAPITULO II
2.1 Marco Teórico
2.1.1 Operaciones Crediticias
2.1.2 Crédito
2.1.3 Cliente Financiero
2.1.4 Socio Financiero
2.1.5 Tasa de Interés
2.1.6 Plazos de Créditos
2.1.7 Buró de Crédito
2.1.8 Deudor
2.1.9 Codeudor
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2.1.10 Garantías
2.1.11 Relevancia del Crédito
2.2 Procedimientos Operativos
2.2.1 Proceso de Otorgación de Créditos
2.2.2 Análisis 5 “C” de Créditos
2.3 Estudio del Proyecto
2.3.1 Ubicación para el Proyecto
2.4 Proceso de Cobranza Actual
2.5 Proceso de Recuperación de Cartera Vigente
2.6 Propuesta de Implementación de un Departamento de Cobranzas
CAPITULO III
3.1 Implementación del Departamento de Cobranzas
3.1.1 Equipos Necesario
3.1.2 Equipos Materiales
3.1.3 Equipo Humano
3.1.4 Adecuaciones
3.2 Misión del Departamento de Cobranzas
3.3 Visión del Departamento de Cobranzas
3.4 Valores Organizacionales del Departamento de Cobranzas
3.5 Procesos de Recuperación de Cartera
3.5.1 Procedimiento para recuperar cartera de calificación A2
3.5.2 Procedimiento para recuperar cartera de calificación A3
3.5.3 Procedimiento para recuperar cartera de calificación B1
3.5.3 Procedimiento para recuperar cartera de calificación B2
3.5.3 Procedimiento para recuperar cartera de calificación C1
3.5.3 Procedimiento para recuperar cartera de calificación C2
3.5.3 Procedimiento para recuperar cartera de calificación D y E
3.6 Proceso de Refinanciamiento y Reestructuración del crédito
3.6.1 Refinanciamiento
3.6.2 Reestructuración
3.7 Estructura Organizativa del Departamento de Cobranzas
3.8 Funciones del Personal
3.8.1 Jefe del Departamento de Cobranzas
3.8.2 Abogado de Cobranzas
3.8.3 Oficial Pre-Legal
3.8.4 Oficial de Cobranzas
3.9 Foda del Departamento de Cobranzas
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CAPITULO IV
41 Resultados de la Implementación del Departamento de Cobranzas
4.2 Manual de Cobranzas
4.2.1 Responsabilidades
4.2.1.1 Responsabilidades del Consejo de Administración
4.2.1.2 Responsabilidades del Gerente
4.2.1.3 Responsabilidades del Jefe de Cobranzas
4.2.1.4 Responsabilidades del Abogado
4.2.1.5 Responsabilidades del Oficial Pre Legal
4.2.1.6 Responsabilidades del Oficial de Cobranzas
4.2.2 Políticas
4.2.3 Proceso de Recuperación de Cartera
4.2.3.1 Proceso para Recuperar Cartera de Calificación A2
4.2.3.2 Proceso para Recuperar Cartera de Calificación A3
4.2.3.3 Proceso para Recuperar Cartera de Calificación B1
4.2.3.4 Proceso para Recuperar Cartera de Calificación B2
4.2.3.5 Proceso para Recuperar Cartera de Calificación C1
4.2.3.6 Proceso para Recuperar Cartera de Calificación C2
4.2.3.7 Proceso para Recuperar Cartera de Calificación D y E
4.2.3.8 Proceso de Refinanciamiento y Reestructuración del Crédito
4.2.3.8.1 Refinanciamiento
4.2.3.8.2 Reestructuración
4.2.4 Prohibiciones
4.2.5 Inversiones a realizar para el Funcionamiento del Departamento de
Cobranzas
4.2.6 Ingresos Producto del nuevo Departamento de Cobranzas
4.2.7 Presupuesto Normal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J.
para el año 2015
4.2.7.1 En lo Referente a la Cartera
4.2.7.2 En lo Referente a la Morosidad
4.2.8 Presupuesto de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San José S.J. con la
nueva implementación del Departamento de Cobranzas
4.2.9 Costo Beneficio de la Implementación del Nuevo Departamento de
Cobranzas
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CAPITULO V
5.1 Conclusiones y recomendaciones
5.1.1 Conclusiones
5.1.2 Recomendaciones
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ANEXOS
BIBLIOGRAFIA
- Piñeiro, C. (2011), Cooperativas y Socialismo la Habana Cuba Editorial
Caminos.
- Miño, W (2013), Historia del Cooperativismo en el Ecuador Quito Ecuador
Editor gran S.A.
CRONOGRAMA
Establece una relación de las actividades que se llevarán a cabo durante el proyecto
con su tiempo de ejecución.
Tiempo
Actividad
MES 1
(OCTUBRE)
MES 2
(NOVIEMBRE)
MES 3
(DICIEMBRE)
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Trámites de aprobación X X
Capitulo 1
Naturaleza del
Proyecto X X X
Capítulo 2
Marco de Referencia X
Capítulo 3
Marco Metodológico X X
Capítulo 4 Análisis e
Interpretación de
Resultados X
Capítulo 5
Propuesta X X
Revisión y
Correcciones X
Informe Final X
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PRESUPUESTO
Nº DESCRIPCIÓN CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
USD
VALOR
TOTAL
USD
1 Copias de libros 100 0,02 2
2
hojas de papel bond
(resmas) 4 4,8 19,2
3 Impresiones 1000 0,1 100
4 Transporte 0,25 0
5 investigación (internet) 0,8 10 8
6 Refrigerios 50 1 50
7 Varios 0
8 0
9 0
10 0
0
TOTAL 179,2
BIBLIOGRAFIA
1. Los Principios Cooperativos para el Siglio XXI - Editorial InterCoop
2. Bracheld Montaña, Pedro Joaquín: Gestión de crédito y cobranzas
3. Gustavo Cepeda Alonso: Auditoría y Control Interno McGRAW-HILL
INTERAMERICANA. Editora Enma Ariza Herrera. Impreso en Colombia.
4. MENDOZA, Carlos Acevedo: Instituciones Financieras. 2000. Pág. 586.
CHIAVENATO, Idalberto: Administración teoría, proceso y práctica, 3° Edic.
Mc Graw Hill. Colombia, 2001.
LINKOGRAFIA
1. www.edicioneslegales-informacionadicional.com/
2. www.economiasolidaria.org/
3. www.seps.gob.ec/
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ANEXOS
Figura 1. Logo Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” S.J
Figura 2. Ubicación “El Valle”
Figura 3. Matriz
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Anexo B.
Acuerdo Ministerial 0000079, de mayo 31 del 2004
PRIMERA NOTIFICACIÓN Fecha: _______________ Señor (a), ________________ _______________________________________ . Dirección del Domicilio: _____________ Teléfono: ___________ Celular: _____________ Dirección del Trabajo:________________ Teléfono: ___________ Celular: _____________ Parroquia: ______________ Cantón: ________________ Provincia: ______________ Con el ánimo de brindarle un servicio oportuno y por manifestarle que, la Cooperativa tiene como objetivo principal, satisfacer las necesidades y problemas de sus asociados, nos permitimos recordarle el vencimiento de su obligación, que presenta un atraso. Por los tanto, le solicitamos que se acerque a la Cooperativa a regular su deuda, dentro de las 72 horas siguientes al recibo de esta notificación. Queremos destacar el beneficio que adquiere dando una pronta solución, ya que de ese modo hará menos difícil la obligación, disminuyendo el monto de los intereses y evitando incurrir en posibles costos judiciales. Si al recibir este aviso, usted ya realizó el pago de la cuota en mención, le rogamos omitir la presente, por la oportuna cancelación. DETALLE DEL CRÉDITO Nº _____________
Condiciones Valor a pagar a la fecha
Préstamo: ____________ Días en mora: _________ Saldo: _______________
Capital: ______________ Interés: ______________ Mora: _______________ Seguro: ______________ TOTAL: _______________
Agradecemos su atención y la pronta solución que dé a esta notificación. ________________ ___________________ Nombre socio Asesor de Crédito C.I. ____________ Realizado por: Alexandra Illescas
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Anexo C.
Acuerdo Ministerial 0000079, de mayo 31 del 2004
SEGUNDA NOTIFICACIÓN Fecha: _______________ Señor (a), ________________ _______________________________________ . Dirección del Domicilio: _____________ Teléfono: ___________ Celular: _____________ Dirección del Trabajo:________________ Teléfono: ___________ Celular: _____________ Parroquia: ______________ Cantón: ________________ Provincia: ______________ Estimado socio, comunicamos a usted, que ante el incumplimiento de la obligación para la Cooperativa, el DEPARTAMENTO DE COBRANZAS, está facultado para iniciar la acción permanente. A fin de evitarle las molestias que estos trámites ocasionan, le requerimos para que en el lapso de TRES DÍAS, de recibida esta notificación, cumpla con la obligación pendiente. En caso contrario de no acudir a cumplir con sus obligaciones, se remitirá toda su documentación y el de los garantes al DEPARTAMENTO DE COBRANZAS. Si al recibir este aviso usted, ya realizó el pago de la cantidad mencionada, le rogamos omitir la presente, agradeciéndole la oportuna cancelación, que será indicador para futuros créditos. DETALLE DEL CRÉDITO Nº _____________
Condiciones Valor a pagar a la fecha
Préstamo: ____________ Días en mora: _________ Saldo: _______________
Capital: ______________ Interés: ______________ Mora: _______________ Seguro: ______________ TOTAL: _______________
Agradecemos su atención y la pronta solución que dé a esta notificación. ________________ ___________________ Nombre socio Asesor de Crédito C.I. ____________
Realizado por: Alexandra Illescas
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Anexo D.
Acuerdo Ministerial 0000079, de mayo 31 del 2004
TERCERA NOTIFICACIÓN
Fecha: _______________ Señor (a), ________________ _______________________________________ . Dirección del Domicilio: _____________ Teléfono: ___________ Celular: _____________ Dirección del Trabajo:________________ Teléfono: ___________ Celular: _____________ Parroquia: ______________ Cantón: ________________ Provincia: ______________ Señor socio, en vista que usted no se ha acercado a la Cooperativa, a ponerse al día en su préstamo atrasado, le requerimos para que en el lapso de TRES DÍAS de recibida esta notificación cumpla con la obligación pendiente. Caso contrario, nos veremos obligados a dar por vencido su crédito, que será DEBITADO de su cuenta de ahorros y de su garante. El saldo pendiente se enviará a cobrar por medio del ABOGADO, para la acción Judicial en su contra y de sus garantes. Si, al recibir este aviso usted ya efectuó el pago de la obligación mencionada, le rogamos omitir el presente, agradeciéndole por la cancelación oportuna. DETALLE DEL CRÉDITO Nº _____________
Condiciones Valor a pagar a la fecha
Préstamo: ____________ Días en mora: _________ Saldo: _______________
Capital: ______________ Interés: ______________ Mora: _______________ Seguro: ______________ TOTAL: _______________
Agradecemos su atención y la pronta solución que dé a esta notificación. ________________ ___________________ Nombre socio Oficial de Cobranzas C.I. ____________ Realizado por: Alexandra Illescas
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Anexo E.
Acuerdo Ministerial 0000079, de mayo 31 del 2004
PRE JUDICIAL
Fecha: _______________ Señor (a), ________________ _______________________________________ . Dirección del Domicilio: _____________ Teléfono: ___________ Celular: _____________ Dirección del Trabajo:________________ Teléfono: ___________ Celular: _____________ Parroquia: ______________ Cantón: ________________ Provincia: ______________ Por medio de la presente comunicación y una vez que se ha notificado por varias ocaciones y en vista que usted, no se ha acercado a solucionar su deuda, nos permitimos realizar un último llamado de atención, con el fin de evitarle mayores contratiempos, honorarios, abogado, gastos y costas judiciales, solicitamos su presencia en nuestras oficinas, después de 48 horas máximo de haber recibido esta notificación, para que cancele los valores en mora o vencidos en su totalidad. En caso de no concurrir a este llamado, entenderemos el deseo de no arreglar su obligación pendiente, y se procederá de inmediato con las acciones legales pertinentes en su contra y de los garantes por intermedio del Departamento Legal. DETALLE DEL CRÉDITO Nº _____________
Condiciones Valor a pagar a la fecha
Préstamo: ____________ Días en mora: _________ Saldo: _______________
Capital: ______________ Interés: ______________ Mora: _______________ Seguro: ______________ TOTAL: _______________
Agradecemos su atención y la pronta solución que dé a esta notificación. ________________ ___________________ Nombre socio Abogado C.I. _____________
Realizado por: Alexandra Illescas