Univ.-Prof. Dr. Dr. Thomas Schildhauer
Potenzialanalyse E-Government
mps Anwendertagung
14. November 2006
Potenzialanalyse E-Government - 2 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Agenda
Kurzvorstellung IEB
Potenzialanalyse E-Government des IEB
IEB
Potenzialanalyse E-Government - 3 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Das Institute of Electronic Business (IEB)
Hochschule An-Institut Unternehmen
IEB
Potenzialanalyse E-Government - 4 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Hochschule An-Institut
Erkenntnisse der Grundlagenforschung
Forschungsergebnissefür die praktische Nutzung
Anforderungen aus der Wirtschaft
Impulse für die Grundlagenforschung
Unternehmen
Das Institute of Electronic Business (IEB)
IEB
FuE-Funktion des IEB: angewandte Forschung, Auftragsforschung,
Wissenstransfer
FuE-Funktion des IEB: angewandte Forschung, Auftragsforschung,
Wissenstransfer
Potenzialanalyse E-Government - 7 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Agenda
Kurzvorstellung IEB
Potenzialanalyse E-Government des IEB
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 8 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
E-Government am IEB 2001-2006
Projekte seit 2001 für Fortschritt im E-GovernmentPotenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 9 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Potenzialanalyse E-Government
Kernfragen
bei der Suche nach dem
„richtigen“ Ansatzpunkt für…
Was bedeutet Produktivität in der Verwaltung? Wo liegen Produktivitätsreserven? Wie können sie erschlossen werden? Was kostet die Erschließung der Produktivität? Wo hat die Kommune direkten Nutzen?
Haushalt Standortqualität
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 10 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
„Quo Vadis“ Kommunen!
Folgende extern bestimmte Zwänge wirken auf den Handlungsrahmen:
1 3
Wie werde ich dieser Herausforderung mit einem knappen Investitionsbudget gerecht?
Die Finanzierung der Haushalte ist gefährdet!
Die Finanzmisere erfordert einen Paradigmenwechsel! Unser Lösungsansatz für diese Kernfragen ist „Die Effektive und Effiziente Kommune“!
2
Wie gelingt es mir, mein internes „Geschäftsmodell“ der digitalen Welt anzupassen?
Wie kann meine Kommune flexibler werden und schneller auf Veränderungen reagieren?
ZunehmendeDigitalisierung
Neue Aufgabenfür Kommunen
Leere Kassender Kommunen
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Potenzialanalyse E-Government - 11 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Die „Effiziente Kommune“: Thesen und Fragen!
These 1: Effektivität These 2: Effizienz
These 3: eGovernment und IT
Kundensicht:Machen wir die richtigen
Sachen?
Aufgabenkritik
Controllersicht:Machen wir dieSachen richtig?
KLR
eGovernment und IT können einen positiven Beitrag zur effektiven und effizienten Kommune leisten!
Wo liegen konkrete Potenziale zur Kostenreduzierung / Leistungsverbesserung?Wie sind meine Kosten/Leistungen im Vergleich mit anderen?
Fragen:
Produkte
ProzesseKunden
Systeme
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Potenzialanalyse E-Government - 12 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Kriterien der Potenzialanalyse:
Leistungsverbesserungen für Standort/ HaushaltStandort Haushalt
Kunde
Produkt
Quantität der Nachfrage:
• Fallzahl• Kundengruppe• Nutzenpotenzial• Nutzungsvoraussetzungen
Einnahmepotenziale:
•Erlöse•Gebühren•Steuern•Abgaben
Qualität des Angebots:
• E-Government Eignung • Angebot, Leistungs-Typ (IKT)
• Leistungstiefe• Reichweite
Kosten der Leistungserstellung:
• Personalkosten• Sachkosten• Transaktionskosten• Investitionen
Qualität der Nachfrage• Service Niveau• Gewählter Zugang• Reichweite
KriterienPotenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 13 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Zweck der PotenzialanalyseFeststellung der E-Government-Fähigkeiten von DienstleistungenNeues Kommunales FinanzmanagementErmittlung von Kostentreibern bei HaushaltsknappheitErmittlung der Berechnungsbasis für leistungsbezogene Entlohnung im
Rahmen der neuen Tarifverträge für den öffentlichen DienstTransparenz für den ProduktkatalogInput für AufgabenkritikBegründung für Leistungstiefenplanung (Make or Buy)
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Potenzialanalyse E-Government - 14 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Methodik und Vorgehensweise:
Produktplan/-bewertung
Katalog relevanter Produkte
Produktbewertung
Analyse und Optimierungskonzept der Leistungsprozesse
Netzwerke, (HW,SW,GW...)
ICT Infrastrukturbewertung
Basiskomp./Anwendungen
Kosten-Nutzen Analyse
Definition von Vorhaben und Leitprojekten
Masterplan (Leitprojekte, Finanzen, Umsetzung)
E-Government Potenzial der Produkte und ICT Infrastruktur
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 15 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Fachliche Basis der Potenzialanalyse der Produkte:
1. Erfassung aller Produkte und Leistungen der jeweiligen Ämter
Methode: Onlineerfassung/ -pflege
Ergebnis: webbasierter Produktkatalog
2. Ranking und Bewertung der Produkte je Amt
Methode: Onlineerfassung und -bewertung
Ergebnis: Potenzialscore je Produkt
3. Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse
Methode: Onlineauswertung/ Workshop
Ergebnis: priorisiertes Leistungsportfolio
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Potenzialanalyse E-Government - 16 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Die Analyse erfolgt dialogisch und interaktivDurchführung mehrerer
Workshops mit Führungspersonal wie auch mit Mitarbeitern
Erstellung von Aktivitätskontextdiagrammen zwischen allen Beteiligten
Gemeinsame Swot-Analysen für alle Teilprozesse
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Potenzialanalyse E-Government - 17 -
Potenzialanalyse E-Government
IEBProduktbereiche
Potenzialanalyse der Produkte:
1 zentrale Verwaltung 2 Schule und Kultur 3 Soziales und Jugend
41 Gesundheitsdienste
42 Sportförderung
51 räumliche Planung u. Entwicklung
52 Bauen und Wohnen
53 Ver- und Entsorgung
54 Verkehrsflächen u. Anlagen, ÖPNV
55 Natur- und Landschaftspflege
56 Umweltschutz
57 Wirtschaft und Tourismus
61 allgemeine Finanzwirtschaft
4 Gesundheit und Sport 5 Gestaltung der Umwelt 6 zentrale Finanzleistungen
11 innere Verwaltung
12 Sicherheit und Ordnung
21-24 Schulträgeraufgaben
25-29 Kultur und Wissenschaft
31-35 Soziale Hilfen
36 Kinder-, Jugend- und Familienhilfe
Potenzialanalyse E-Government
Quelle: Produktkatalog der KGSt
Potenzialanalyse E-Government - 18 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Erfassung aller Produkte und Leistungen der Ämter:
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 19 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 20 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse (Portfolio)
Gewerbe-auskünfte Gewerbe-
meldungen
Schriftl. Stellung-Nahmen (LiFo)
Projekt-management
Gaststätten-erlaubnis
BeratungUnternehmens-
konzept
Gestattung Gaststättenbetrieb
VerwaltungErbbaurechte
Beratung vor Ort
Konzipierung von Projekten
Stellungnahmen für Unternehmen
Verträge überVermietung und
Verpachtung
Erbbaurecht bzw.Änderungsvertrag
Veräuße-rungsvertrag
komplexe Umsetzung einfache Umsetzung
gerin
ges
Pote
nzia
l
hohe
s Po
tenz
ial „Langläufer“ „Goldgruben“
„Rosinen“„Arme Hunde“
Machbarkeit
E-G
over
nmen
t-Pot
enzi
al
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Potenzialanalyse E-Government - 21 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Potenzialanalyse der ICT Infrastruktur und Netze
2. Spiegelung der ICT Infrastruktur gegen die Anforderungen der Potenzialanalyse
Methode: Onlineerfassung und -bewertung
Ergebnis: Migrations-, Integrationskonzept für ICT
3. Ableitung von Handlungsempfehlungen
Methode: Workshop
Ergebnis: ICT Leitprojekte
Potenzialanalyse E-Government
1. Ist Analyse der ICT Infrastruktur und Netze
Methode: Onlineerfassung/ -pflege
Ergebnis: Stand der ICT Infrastruktur nach Produkt, Standort oder SG
Potenzialanalyse E-Government - 22 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Online-Erfassung und Bewertung der Netzwerkinfrastruktur
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 23 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Bewertung der E-Government-Fitness der IT
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 24 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
3. Ergebnis:Optimierungs- und Integrationskonzepte für die Organisation und den IT Support der Prozesse
Die Potenzialanalyse der Leistungsprozesse
1. Analyse der priorisierten Leistungsprozesse
Methode: Prozessmodellierung (SEMTALK for E-Government )*
Ergebnis: auf der Potenzialanalyse beruhendes Produkt- und Prozessmodell
2. Bewertung der Prozesszeiten, -kosten sowie der Medien- und Systembrüche
Methode: Prozessmodellierung (SEMTALK for E-Government )*
Ergebnis: Zeit, Kosten und Integrationspotenziale
Potenzialanalyse E-Government
*
Potenzialanalyse E-Government - 25 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Analyse der priorisierten Leistungsprozesse
…mit einem auf der Potenzialanalyse beruhenden Produkt- und Prozessmodell und dem speziell für die Verwaltung entwickelten Werkzeug SEMTALK for E-Government*
…mit einem auf der Potenzialanalyse beruhenden Produkt- und Prozessmodell und dem speziell für die Verwaltung entwickelten Werkzeug SEMTALK for E-Government*
Potenzialanalyse E-Government
*
Potenzialanalyse E-Government - 26 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Erfassung der Prozesse, der organisatorischen Einheiten, der Medien und Systeme
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 28 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Bewertung der Prozesszeiten/ Prozesskosten
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 29 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Prozessanalyse: IST-Prozess „Gewerbemeldung“ Kosten-Treiber
OUT
IN
Postweg
Persönlich
20%
80%
GWMeldung
annehmen
EmpfangBestätigen,
Prüfen
GW-Meldungerstellen
Kunden-Akte
anlegen
Kunden-Akte
aktuali-sieren
GW-Meldung
versenden
OUT
PostwegPostweg
GZR
IN
Überweisung
Zahlungs-Eingangprüfen
OUT PostwegKasse
39% 25% 5% 11% 4% 10% 5% 1%Kosten-Struktur = 100%
OUT
Postweg
IST-Kosten Postweg
Kosten/Antrag: 13.- bis 17.- €Pers.Kosten: 93 %Sachkosten: 4 %Transaktionskosten: 3 %
PersönlicheVorsprache
Kosten/Antrag: 24.- bis 29.- €Pers.Kosten: 97 %Sachkosten: 2 %Transaktionskosten: 1 %
GW-Meldungweiter-leiten
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 30 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
IST-Prozess „Gewerbemeldung“ Leistungs-Treiber
OUT
IN
Postweg
Persönlich
20%
80%
GWMeldung
annehmen
Empfangbestätigen
GW-Meldungerstellen
Kunden-Akte
anlegen
GW-Meldungweiter-leiten
Kunden-Akte
aktuali-sieren
GW-Meldung
versenden
OUT
PostwegPostweg
GZR
IN
Überweisung
Zahlungs-Eingangprüfen
OUT PostwegKasse
5% 4% 2% 1% 15% 68% 1% 4%Zeit-Anteile = 100%
OUT
Postweg
IST-Zeiten Postweg
1. Kundenprozess: 8,5 T2. Verwaltungsprozess: 24,5 TBearbeitungszeit (1): 25 MinLiege- und Transportzeit (1): 7,5 TLiege- und Transportzeit (2): 16 T
PersönlicheVorsprache
1. Kundenprozess: 6,5 T2. Verwaltungsprozess: 22,5 TBearbeitungszeit (1): 45 MinLiege- und Transportzeit (1): 5,5 TLiege- und Transportzeit (2): 16 T
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 31 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Optimierungspotenziale „Gewerbemeldung“Optimierungsansätze durch verbesserten ICT-Support
OUT
IN
Postweg
Persönlich
20%
80%
GWMeldung
annehmen
Empfangbestätigen
GW-Meldungerstellen
Kunden-Akte
anlegen
GW-Meldungweiter-leiten
Kunden-Akte
aktuali-sieren
GW-Meldung
versenden
OUT
PostwegPostweg
GZR
IN
Überweisung
Zahlungs-Eingangprüfen
OUT PostwegKasse
OUT
Postweg
Einführung eines Kartenzahlungssystems (eCash) am Arbeitsplatz der Sachbearbeiter in der Verwaltung
1
Einführung eines Workflowmanagements und Realisierung des elektronischen Datenaustauschs zwischen den Beteiligten in der Verwaltung
2
Realisierung eines transaktionsfähigen E-Government-Service über Portal3
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 32 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Die Auswirkungen der Optimierungsoptionenwirtschaftliche Bewertung der Umsetzungsstufen: Nutzenpotenzial
eCash
eFormularservice
Virtuelle Poststelle
ePayment
eKunden-Akte
eData-exchange
eWorkflow
Prozess-Kosten
Bearbeitungs-zeit
Wirkung auf:
Optimierung von:Prozess-Elemente
BezahlverfahrenPersönlich
Quote: 80%
ICT-Komponenten
WorkflowQuote: 100%
E-GovernmentService
Portal: Information und Hilfe
• Zahlung• Zahlungseingang prüfen• Kundenakte Pe anlegen• Kundenakte Pe aktualisieren• Versand Gw-Meldung
• Kundenakte Po anlegen• Kundenakte Po aktualisieren• Zahlungseingang prüfen• Meldedaten weiterleiten
• Gw-Meldung annehmen• Gw-Meldung Prüfen• Empfang bestätigen• Kundenakte anlegen• Gw-Meldung erfassen• Gw-Meldung versenden
- 20 %- 20 %
- 28 %- 47 %
Post: - 63 %
Pers.: - 80 %
Vw.: - 80 %
Post: - 86%
Pers.: - 80%
Vw: - 93%eSignatur
- 48 %- 67 %Optimierung des IT-Supports am SB-Arbeitsplatz
- 50 %Kosten-Optimierung durch E-Government-Service
- 80 %Quote 60 %
Quote 100 %
1
2
3
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 33 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Technische Integrationsaufwände Identifikation der Handlungsfelder und Umsetzungsstufen
Stufe 1: Integration eCashStufe 2: Workflow IntegrationStufe 3: E-Government Service
Internet-Zugang
IntranetZugang Gewerberegister
(DB + Anwendung)Kasse,
Abrechnungssystem FremdsystemeeCash
ePayment
Firewall / DMZ
Applikations-ServerWeb-Server
FormularseverVirtuelle Poststelle Workflowserver
Datenbank-Server
SignaturVerschlüsselungWeb.Form
Browser
PDF-Formular Groupware/eMail
Fach-Anwendungen
Basis-Komponenten
Kommuni-kations-
Infrastruktur
In Abhängigkeit von:- Ausgangslage: Infrastruktur-Gaps ?- Zielsetzung: Kunden oder Kosten ?
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 34 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Resümee 1Analyse der standort- und zielgruppenspezifischen Produktpotenziale
dringend notwendig („copy & paste“ funktioniert nicht)
Neben Prozess-Kosten und Prozess-Qualität müssen Investitionsrisiken (erreichbare „Online Quote“) bedacht werden
Realisierungs-Aufwand muss durch eine modellgestützte GAP-Analyse individuell bestimmt werden
besonderes Augenmerk liegt auf der Interoperabilität und Integrationsfähigkeit der Basiskomponenten für E-Government
online- und ad-hoc-Transaktionsfähigkeit (eSignatur/ePayment / „One Stop“) bringen erhebliche Zeitgewinne aber nur geringe Kostenvorteile
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 35 -
Potenzialanalyse E-Government
IEB
Resümee 2 (Methodik)Schnelle Identifizierung der Potenziale für E-Government im
Leistungsportfolio der Verwaltung, der Organisation und IT Infrastruktur
Schaffung einer wieder verwendbaren und flexiblen Wissensbasis webbasierter Produktkatalog der Verwaltung
webbasierte Potenzialbewertung des Aufgaben/Leistungsportfolios
webbasierte Erfassung und Bewertung der IT Infrastruktur
wieder verwendbare Produkt-Prozessmodelle
Zeit- und Kostenersparnis auf Basis der Potenzialanalyse und der Prozessanalyse beträgt mehr als 30 Prozent
Potenzialanalyse E-Government
Potenzialanalyse E-Government - 36 -
Potenzialanalyse E-Government
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Kontakt
Univ.-Prof. Dr. Dr. Thomas SchildhauerLeitender Direktor des Institute of Electronic Business e.V. [email protected]
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