Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 2
Unidad IV: Los formatos de los documentos
Semana 12
A. PRESENTACIÓN
Cuando se dispone de un contenido a desarrollar considerando los principios del mapeo de información y toda
vez que se han definido sus características, se procede a la revisión de algunos tipos de formato comunes
para seleccionar en el que se presentará el documento final. Tal elección depende entre otros factores: del
contenido mismo, a quién va dirigido, de qué forma se distribuirá y cómo se consultará.
A continuación se explicará de manera sintética algunos de los formatos representativos en la actualidad,
tales como TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y el SWF.
B. OBJETIVO ESPECÍFICO
El alumno analizará los distintos formatos en que pueden realizarse los documentos y los usos de cada uno
para la presentación final del documento.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 3
C. TEMA Y SUBTEMAS
4. LOS FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS
4.1 Texto plano.
4.2 HTML.
4.3 Postscript.
4.4 PDF.
4.5 Otros formatos.
D. MAPA MENTAL: UNIDAD IV
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 4
E. CONTENIDO
4.1 Texto plano
Características
El texto plano es el texto que no tiene ningún formato en especial, como tipo de
letra, color, tamaño, relleno, subrayado, cursiva, imágenes, etc. está formado
solamente con caracteres sin formato que tienen un código que reconoce la
computadora como: ASCII, ISO-8859-1, ANSI, UTF-8, Unicode, etc.
¿Con qué programa se usa?
Para elaborar y modificar este tipo de texto se emplean editores como el bloc de
notas de Windows, el programa Word de Microsoft, o incluso editores de
páginas web.
El texto plano es útil sobre todo para textos pequeños que no requieren formato
alguno, o para reutilizarlos fácilmente en algún procesador, ya que
precisamente su falta de formato permite que se adapte fácilmente a otros de
manera automática. También es útil para textos que donde se requiere guardar
información breve y de manera rápida.
La siguiente imagen corresponde al bloc de notas de Windows:
¿Sabes qué es un texto plano?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 5
Utilización
El formato es útil también cuando se selecciona texto con formatos especiales e
imagen ya que es muy minucioso capturar sólo el texto, así que es posible
seleccionar todo y luego, prácticamente en cualquier programa editor de textos,
pegar sólo texto, así solamente será esa parte de lo seleccionado lo que
aparecerá en el procesador y además si se desea, se adaptará
automáticamente al formato del texto destino.
Extensión del archivo
Los archivos hechos en texto plano, normalmente tienen la extensión .txt.
4.2 HTML
Características
El HTML o Lenguaje de Marcado de Hipertexto (Hyper Text Markup Language)
es un, es un sistema de códigos que permite crear páginas web. El HTML es
hecho de etiquetas y atributos que especifican las características que tendrá la
página web.
Con qué programa se usa
Aunque hay programas específicos, como Dream Weaver o Expression Web
para elaborar páginas web, que poseen opciones automáticas, menús, y
diseños preestablecido, para utilizar el HTML directamente y crear páginas web,
se debe contar con:
Un editor de texto (bloc de notas, Wordpad en Windows; para Unix
VI o Pico, y en el caso de Mac, SimpleText o Teachtext ).
Un navegador que interpreta las etiquetas y atributos y las
despliega en la pantalla.
Con el HTML se da estructura a alguna información que se presente en formato
de página web, se organiza el color, el estilo y las imágenes que llevará; e
lenguaje también especifica formas de visualización en los navegadores.
¿Cuáles programas son necesarios usar HTML y crear páginas
web?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 6
Utilización
Por lo general, la estructura principal de una página web está organizada según
las siguientes etiquetas:
|ETIQUETA FUNCIÓN
<HTML> Empieza un documento HTML.
<HEAD> Zona de cabecera.
<TITLE> Zona de título.
</TITLE> Termina zona de título.
</HEAD> Termina zona de cabecera.
<BODY> Zona de cuerpo del documento.
</BODY> Termina zona de cuerpo del documento.
</HTML> Termina documento HTML.
Las etiquetas tienen diversas funciones, como la de dar un formato específico al
texto, la de separar y la de dar estructura a cada parte del contenido del texto.
Por ejemplo, los atributos que pueden complementar la etiqueta <FONT> son:
|ETIQUETA FUNCIÓN
FACE="x" Para definir el tipo de letra (este tipo de letra deberá
estar precargado en la computadora del usuario de lo
contrario no se verá esta fuente y la máquina ocupara
otra).
COLOR="x" Color de la fuente.
SIZE="x" Tamaño de la letra.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 7
Esta pantalla muestra parte del código HTML de una página sencilla:
En la siguiente imagen se observa el resultado visto desde el navegador.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 8
El uso de este lenguaje no es el óptimo para escribir textos, para elaborar
documentación técnica es limitado básicamente a la presentación del texto en
página web, con las funcionalidades que representa, como el uso de hipertexto
y de otras opciones multimedia. Aún sí, el HTML permite reflejar en sus
resultados la técnica del mapeo de información.
Extensión del archivo
Los archivos tienen la extensión .HTML o .HTM.
4.3 Postscript
Características
PostScript es un Lenguaje de Descripción de Página (Page Description
Language), que identifican muchas impresoras y cuyo formato de archivo se
emplea para utilizarse en la impresión profesional del mismo. Un archivo
PostScript es un archivo técnicamente de texto plano, pero no puede ser
visualizado más que con una impresora PostScript o a través de un programa
visualizador
Al PostScript se le conoce también como un formato de documentos que creó la
empresa Adobe para referirse a documentos listos para imprimir en una
impresora que tenga los controladores necesarios para este formato.
¿Con qué programa se usa?
Para tener un documento en este formato, primero debe diseñarse en algún
procesador o programa de diseño, entonces, los documentos se convertirán a
PostScript, de ahí que una vez convertidos no pueden editarse directamente
sino que deben modificarse en el programa original en que fueron realizados.
Una vez convertidos a PostScript quedan en el diseño realizado y preparados
para ser impresos.
Una característica de este formato es que para poder observar los archivos se
necesita un programa visor, para UNIX y para Windows existe un programa
¿Qué es un archivo postscript? y ¿Cuál es principal su uso?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 9
gratuito llamado GhostView, que además posibilita imprimir el documento
aunque la impresora no sea PostScript.
Entre las ventajas de PostScritp se encuentra la salida del color de alta
resolución y su flexibilidad para el cambio de escala y tamaño de los elementos
del documento sin pérdida de información.
Utilización
Este formato hoy en día es un estándar para almacenar documentos listos para
imprimir. Se emplea cuando se desea tener un formato de salida directa a
impresión, con calidad y sin riesgos de errores o modificaciones en los formatos
por cambios de programas al enviar a imprimir. Debe tenerse cuidado de que la
impresora esté configurada correctamente para el formato PostScript.
Extensión del archivo
Los archivos PostScript tienen la extensión PS.
4.4 PDF
Características
El Formato de Documento Portátil o PDF permite obtener un archivo a partir de
otros programas y visualizar la información que en tal formato se encuentre
desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático.
Algunas de sus ventajas son:
Integridad de la información: los archivos PDF tienen como
resultado el mismo aspecto y muestran la misma información que
los archivos originales, ya sea que incluyan texto, 3D, gráficos en
color, dibujos, fotos, diagramas o notas al margen, esto de manera
independiente de la aplicación utilizada para crearlos. Así, cuando
se abre un formato en PDF, además de que el archivo suele ser
más ligero que el original, no ocurre que cambien los tipos y
estilos de letra, se muevan las imágenes o no se reconozca el
programa en que se creó y con ello el archivo no pueda verse.
¿Conoces cuáles son los beneficios de utilizar el formato PDF?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 10
Seguridad: los archivos PDF pueden firmarse electrónicamente o
protegerse con contraseñas.
Capacidad de búsqueda: Los programas lectores de PDF tienen la
particularidad de mostrar opciones de búsqueda de texto, con lo
que se facilita encontrar información específica, de lectura de
“marcadores” o a través de índices (si originalmente se le dio el
atributo al convertir el archivo a PDF).
A través del programa lector del PDF puede leerse en cualquier
plataforma y sistema operativo.
Son editables con Adobe Acrobat.
El formato PDF actualmente es un estándar formal abierto y los más recientes
desarrollos de los lectores de documentos PDF soportan no sólo enlaces de
hipertexto, anotaciones, anclajes de página, marcos, etc. sino también
imágenes, miniaturas, audio y vídeo en movimiento, etc.; por lo que amplían
enormemente el nivel 2 PostScript. El lector PDF de Adobe puede ser
descargado de forma gratuita desde Adobe.
Con qué programa se usa
El PDF fue inventado por Adobe Systems, se basa en el modelo de lenguaje
Postscript para describir el texto, los gráficos y las imágenes, y aunque cada
vez más programas (editores de texto, de diapositivas o navegadores) que
incorporan extensiones para convertir sus archivos a PDF, Adobe Acrobat es el
programa que permite crearlos y elegir entre una amplia serie de atributos
cuáles aplicar al archivo resultante y Adobe Reader es el programa que
generalmente permite leer los archivos que están en PDF.
Utilización
Para la documentación técnica, este formato es de utilidad para la presentación
final del documento, ya que el resultado es un documento más ligero que
conserva hipervínculos, índices, y todas las propiedades de imagen del
documento original.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 11
Son varios los programas que permiten exportar el formato original a PDF. La
siguiente imagen es de un documento hecho en Word 2007. En versiones más
recientes el procedimiento es similar.
Enseguida, al guardar el documento se elige Guardar como (previamente se
instala el complemento de exportación de formato a PDF) y se elige PDF o
XPS.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 12
Otra opción es Guardar Como y directamente en el menú elegir PDF.
El archivo resultante tendrá esta presentación:
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 13
Extensión del archivo
Los archivos realizados en este formato aparecen con la extensión .pdf
4.5 Otros formatos
RTF
RTF. El Formato de Texto Enriquecido (Rich Text Format o RTF) fue
desarrollado por Microsoft en 1987 con el fin de hacer posible el intercambio de
documentos en diferentes plataformas. De esta forma los procesadores de texto
más utilizados pueden leer y escribir documentos RTF. Todos los programas de
procesamiento de textos de mayor difusión así como los clientes de correo
electrónico y los sistemas operativos pueden leer archivos RTF.
Características
El formato RTF es un método de codificación de texto que incluye formato e
imágenes, que facilita la transmisión de información entre distintos dispositivos,
sistemas y aplicaciones ya que produce un documento que puede leerse y
editarse en cualquier otro contexto diferente al original.
Esta característica es posible debido a que un documento RTF en esencia se
almacena como texto plano, que describen al sistema las características del
documento, al que se le añaden propiedades derivadas del RTF.
El formato RTF por lo general no propaga virus, si se envía por correo
electrónico archivos RTF en vez de archivos DOC, se casi todo el formato pero
sin el peligro latente de enviar macros dañinas a otros usuarios, ya que el
formato RTF no utiliza macros.
Actualmente RTF es un formato abierto.
Con qué programa se usa
Este formato se usa de forma predeterminada en WordPad, además de muchos
otros programas, como Microsoft Office, Apache OpenOffice, AbiWord,
TextEdit, etc.
¿Qué otros formatos conoces a parte de los ya vistos?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 14
La siguiente imagen es un documento en RTF, elaborado en WordPad.
Utilización
Debido a que el RTF es un formato de texto compatible ya que permite
exportarse e importarse desde y hacia cualquier versión de Word, otros
procesadores de textos y otros programas como los de diseño, base de datos y
de presentaciones, su uso se recomienda para utilizarlo en información que
será utilizada en diferentes formatos, que se presentará, se diseñará o se
reutilizará para diferentes fines en diferentes formatos, así se disminuirá el
trabajo de volver a elaborar el formato en cada programa en el que se abra y se
aumentarán las posibilidades de intercambiar la información sin problemas de
compatibilidad o errores en la edición del contenido.
Sin embargo, deben tenerse precauciones al emplearlo, ya que incluso entre
versiones del mismo programa, la apertura de documentos no presenta los
contenidos con la misma fidelidad. Es recomendable hacer pruebas de
compatibilidad antes de elaborar un documento para exportar, sobre todo si es
un documento extenso.
Extensión del archivo
La extensión de los archivos de este formato suele ser .rtf.
¿Identificas la diferencia entre el formato TXT y el RTF?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 15
SWF Características
SWF. Es un formato de archivo de gráficos vectoriales que tiene la función de
crear archivos de tamaño pequeño para ser interactivos y funcionar en cualquier
plataforma a través de navegadores web ya sea con un ancho de banda
reducido o sin conexión.
Con qué programa se usa
Uno de los programas que se emplean para convertir cualquier archivo
imprimible en formato flash es FlashPaper, que convierte archivos en
documentos de Flash o archivos PDF preparados para consultarse en la web.
Los documentos resultantes se ven de la forma como se verían impresos en
papel, tienen controles para desplazamiento y la opción de integrarse con
Microsoft Office a través de un menú.
El texto tiene las opciones comunes de copiar y pegar, incluye soporte para
búsqueda de texto y selección, hipervínculos y marcas de lectura.
La siguiente imagen muestra la forma como se observa un texto en formato
FlashPaper.
Otra opción para crear un archivo .swf desde otro programa es en Adobe
InDesign, que puede guardar sus documentos como .swf.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 16
Los documentos en swf se pueden incrustar en una página web directamente,
no tienen que abrirse como un vínculo aparte. Los documentos pueden ser
publicados utilizando herramientas de edición web tales como Macromedia
Contribute, Dreamweaver, o cualquier editor HTML.
Utilización
Este formato de documento es aconsejable si se quiere presentar en Internet
contenidos que se carguen rápidamente en la red y puedan visualizarse con
flash player, que se integra en los navegadores, sin abrir otro programa además
del navegador, como es el caso de documentos hechos en otros programas,
que una vez que se consultan a través de un hipervínculo en la web, requieren
de abrir el programa en que fueron hechos o el lector de PDF.
Extensión del archivo
Los archivos FlashPaper tienen la extensión .swf.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 17
F. CONCLUSIÓN
La creación de un documento técnico no culmina cuando se ha desarrollado el contenido atendiendo los
principios del mapeo de información, ni cuando se han establecido sus características y utilizado los
elementos tipográficos adecuados. Aún es necesaria la revisión de algunos tipos de formato a efecto de elegir
aquel en cuál se generará el documento final, con base en consideraciones tales como lectores a los que se
dirige, cómo se distribuirá y cómo se llevará a cabo su consulta.
Entre los formatos más comunes para la creación y distribución de documentos técnicos se encuentran el
TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y el SWF.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 18
G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS
Fernández, M. M. A. (2012). Ebooks: Creación y diseño de libros electrónicos. Fernando de Henares,
Madrid: RC Libros.
H. GLOSARIO
Término Significado
Ancho de banda Es una medida que cuantifica en bits o en sus múltiplos, el flujo de
datos y los recursos de comunicación tanto utilizados como
disponibles.
Formato abierto Es una especificación técnica para el almacenamiento de datos
digitales, no sujeta a restricciones de tipo legal ni económico.
Gráfico vectorial
Una imagen vectorial es una imagen digital formada por objetos
geométricos independientes (segmentos, polígonos, arcos, etc.),
cada uno de ellos definido por distintos atributos matemáticos de
forma, de posición y de color entre otros.
Macros Almacenamiento cronológico de pulsaciones de teclas, acciones de
comandos, instrucciones, e incluso movimientos del mouse, con el
fin de automatizar o economizar procedimientos.
Virus En términos de computación, es un programa que de manera oculta
y sin autorización del usuario, se reproduce e instala en diferentes
equipos, pudiendo dañar a otros programas o afectar su operación.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 19
I. FUENTES DE INFORMACIÓN
a) Bibliográficas
González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID.
b) Cibergráficas
Lamarca, M. (s/f). Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Consultado el 19
de diciembre de 2013 en: http://www.hipertexto.info/documentos/texto.htm#ascii
Manchado, E., Santos, J. (2000). RTHC: Libertad para el formato RTF. Facultad de Informática, Universidad
de Las Palmas de Gran Canaria. Consultado el 19 de diciembre de 2013 en
http://es.tldp.org/Presentaciones/200002hispalinux/conf-04/04-html/
www.adobe.com