KS21 – Software für kluge Unternehmer
KS21 GaLaOffice 360°Tutorial »Erste Schritte«
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis .............................................................................................. 1
Einleitung ............................................................................................................ 2
Informationen zum Tutorial..................................................................................... 3
Was bietet das Tutorial ...................................................................................... 3
Das Besondere an GaLaOffice 360° .................................................................. 3
Der weitere Weg ................................................................................................ 3
Das Fallbeispiel & Tutorial Aufbau ......................................................................... 5
Teil 1) Programmstart / Grundlagen ................................................................. 7
GaLaOffice 360° Benutzeroberfläche in Kürze ....................................................... 9
Das GaLaOffice 360°-Programmfenster und seine Elemente ............................ 9
GaLaOffice 360° Titelleiste .............................................................................. 10
GaLaOffice 360° Menü-, Symbol – und Statusleiste ........................................ 10
GaLaOffice 360° Navigationsbereich ............................................................... 11
GaLaOffice 360° Benutzerspezifische Steuerung................................................. 12
GaLaOffice 360° Programmfenster anpassen ................................................. 12
GaLaOffice 360° Spaltenbreiten und Spaltenpositionen anpassen .................. 12
GaLaOffice 360° Mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten ......................... 13
GaLaOffice 360° beenden ............................................................................... 14
GaLaOffice 360° Tastaturhinweise .................................................................. 15
Teil 2) Kundendaten anlegen ........................................................................... 16
Schritt 1: Adressen – Neuen Adresseintrag anlegen ............................................ 16
Schritt 2: Adressen – Neuen Notizeintrag erstellen .............................................. 19
Teil 3) Projekte anlegen ................................................................................... 21
Schritt 3: Projekt – Neues Projekt anlegen ........................................................... 21
Schritt 4: Projekt – Projektdaten bearbeiten ......................................................... 23
Schritt 5: Projekt – Neues Leistungsverzeichnis anlegen ..................................... 27
Schritt 6: Projekt – LV-Bearbeitung ...................................................................... 30
Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch ..................................... 35
Schritt 8: Projekt – Fotos und Grafiken einfügen .................................................. 44
Schritt 9: Projekt – verbindliche Druckvorschau „Seitenansicht“ ........................... 46
Schritt 10: Projekt – Angebot drucken .................................................................. 49
Teil 4) Projekt abrechnen ................................................................................. 55
Schritt 11: Abschlagsrechnung – pauschale Abschlagsrechnung drucken ........... 55
Schritt 12: Abschlagsrechnung – Zahlungserfassung ........................................... 60
Schritt 13: Schlussrechnung – Druckeinstellungen setzen ................................... 61
Schritt 14: Schlussrechnung – Angabe der Rechnungsmenge ............................. 63
Schritt 15: Schlussrechnung – Schlussrechnung drucken .................................... 67
Schritt 16: Schlussrechnung – Zahlungserfassung ............................................... 69
KS21 Software & Beratung GmbH 2
Tutorial „Erste Schritte“ Einleitung
Einleitung
Herzlich willkommen beim KS21-Tutorial für GaLaOffice 360° - die professionelle
Branchen-Lösung für den Garten- und Landschaftsbau. Das folgende Tutorial begleitet
Sie bei Ihren „Ersten Schritten“ mit GaLaOffice 360° und hilft Ihnen von der
Angebotserstellung bis zur Rechnungserstellung. Damit können Sie sich in kurzer Zeit in
die Basisfunktionen unserer Software GaLaOffice 360° einarbeiten.
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Tutorial „Erste Schritte“ Informationen zum Tutorial
Informationen zum Tutorial
Was bietet das Tutorial
Am Beispiel eines fiktiven Bauvorhabens (Projekt Familie Mustermann) zeigen wir Ihnen
die Funktion- und Anwendungsmöglichkeiten von GaLaOffice 360°. Hierbei erlernen Sie
Schritt für Schritt, wie Sie vom „Erstkontakt“ eines Interessenten zu einem
aussagekräftigen und ansprechend gestalteten Angebot gelangen, mit dem Sie Ihre
Akquise beim Bauherrn sinnvoll unterstützen können. Im Weiteren zeigen wir Ihnen, wie
Sie mit GaLaOffice 360° nach der Auftragserteilung eine erste Abschlagszahlung und
letztendlich die Schlussrechnung erstellen.
Das Besondere an GaLaOffice 360°
Mit Hilfe der anwenderorientierten und intuitiven Bearbeitungsmöglichkeiten von
GaLaOffice 360° erstellen Sie Angebote und Rechnungen, greifen dabei bequem per
Drag & Drop auf Leistungsbücher und vorhandene LVs zurück und kalkulieren die
Preise. Mit der komfortablen Textformatierung, nützlichen Werkzeugen wie
Rechtschreibkorrektur oder Tabulatorenfunktion und der Integration von Fotos und
Grafiken verleihen Sie der Gestaltung Ihres Angebotsdokumentes den letzten optischen
Feinschliff.
Im Weiteren bietet Ihnen GaLaOffice 360° eine lückenlose Rundumsicht über Ihr
Unternehmen. Abläufe sind leicht nachvollziehbar und Ihre Projekte oder Finanzen
stehen jederzeit gesammelt zur Auswertung bereit. Schnell sehen Sie, bei welchem
Kunden Folgeaufträge oder an welcher Stelle Einsparungen möglich sind. Auch Geräte,
Personal oder Kolonnen lassen sich rasch planen und auswerten.
Der weitere Weg
Wenn Sie die folgenden Schritte des Tutorial GaLaOffice 360° nachvollzogen haben, die
den Verlauf einer alltäglichen Projektbearbeitung darstellen, kennen Sie bereits viele
wichtige Funktionen von GaLaOffice 360°. Durch einen Intensivkurs oder eine
Internetschulung lassen sich diese Kenntnisse leicht vertiefen, so dass Sie in kürzester
Zeit in der Lage sind, die betrieblichen Abläufe im Büro und auf der Baustelle effektiver
zu organisieren und rentabler abzuwickeln.
KS21 Software & Beratung GmbH 4
Tutorial „Erste Schritte“ Einleitung
Falls Sie weitere Informationen benötigen oder auf der Grundlage eines persönlichen
Vor-Ort-Termins Ihren individuellen Bedarf abklären möchten, helfen wir Ihnen natürlich
gerne weiter.
Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an den spezialisierten EDV-Lösungen von KS21 -
dem IT-Dienstleister für den GaLaBau und wünschen Ihnen nun viel Spaß!
KS21 Software & Beratung GmbH
Otto-von-Guericke-Str. 8
53757 Sankt Augustin
Tel.: 02241 / 9 43 88-0
Fax: 02241 / 9 43 88-50
Email: [email protected]
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Tutorial „Erste Schritte“ Das Fallbeispiel & Tutorial Aufbau
Das Fallbeispiel & Tutorial Aufbau
Damit Sie schnell mit den Grundfunktionen von GaLaOffice 360° arbeiten können,
haben wir das folgende Tutorial anhand eines Fallbeispiels aufgebaut, das Ihnen gleich
oder ähnlich aus der täglichen Arbeitspraxis bekannt sein wird.
In dem Fallbeispiel gehen wir davon aus, dass sich ein Neuinteressent, hier die Familie
Mustermann, mit dem Wunsch einer Neugestaltung eines Hausgartens bei Ihnen
meldet.
Nach einer Besichtigung des Grundstücks und einem Kundengespräch sollen Sie für die
Familie ein Angebot erstellen.
Nachdem Sie den Kundentermin vor Ort wahrgenommen haben, können Sie die
Informationen wie folgt festhalten, um auf der unten dargestellten Basis (Mitschrift des
Kundenbesuches und Handaufmaß vor Ort siehe Abb. 1) ein Angebot zu erstellen.
Neubau des Wohnhauses Anfang 2009 (Architekt Karl Baumann)
Gewünscht Neuanlage des Gartens (möglichst zeitnah (KW 35-36)
Maßnahmen:
Bereich Hauseingang & Stellplätze für 2 PKW (vorerst ohne Carport)
pflastern, Betonpflaster 10/20/8, Granit Vorsatz / Ökopflaster
Zugang zum Hauseingang über 3 Stufen, zusätzlich kleines Podest herstellen
Kleines Pflanzbeet herstellen neben Eingangsbereich mit
zwei Hausbäumen (links + rechts)
Traufstreifen bis zur gedachten Terrasse (Granitschotter)
Restliche Vegetationsfläche soll als Rasenfläche ausgeführt werden
Bodenfläche fräsen / Bodenverbesserung einbringen / planieren + ansäen
Aufmaßblatt auf der folgenden Seite
Kontaktdaten der Familie Max Mustermann:
Fam. Max Mustermann
Musterstrasse 12
12345 Musterhausen
Tel.: 02241 / 9 43 88-0
Fax.: 02241 / 9 43 88-50
Email: [email protected]
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Tutorial „Erste Schritte“ Einleitung Aufmaßblatt: Hausgarten der Familie Mustermann
Abb. 1
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Tutorial „Erste Schritte“ Teil 1) Programmstart / Grundlagen Im ersten Teil des Tutorial erläutern wir den Programmstart sowie die wichtigsten Grundlagen im Umgang mit GaLaOffice 360°. Im zweiten Teil werden Sie die Kontaktdaten der Neuinteressenten Familie Mustermann in den „ADRESSEN“ von GaLaOffice 360° anlegen. Im dritten Teil des Tutorial erstellen Sie in einem neuen GaLaOffice 360° „Projekt“ ein ansprechendes Angebot, mit den zur Verfügung stehenden Informationen für die Neugestaltung des Gartens (siehe Mitschrift und Bestandsskizze Abb. 1). Im vierten Teil des Tutorial sollen Sie, nachdem Ihnen die Familie Mustermann den Auftrag zur Umsetzung erteilt hat, das Projekt Hausgarten Mustermann mit GaLaOffice 360° abrechnen und die Zahlungen programmintern verbuchen.
Teil 1) Programmstart / Grundlagen
Starten Sie nun das Programm GaLaOffice 360° mit dem GaLaOffice 360°-Symbol auf Ihrem Desktop (siehe Abb. 2).
Es öffnet sich das Startfenster des Programms GaLaOffice 360° (siehe Abb. 3). Hier
können Sie den Benutzer auswählen. Klicken Sie hierzu mit der Maus in das Feld
„Benutzer Auswahl“. Es öffnet sich ein Menü in dem mehrere Benutzer zur Auswahl
stehen.
Wählen Sie in dem Listenfeld
den Benutzer „M. Herold“
aus und bestätigen Sie Ihre
Auswahl mit der Schaltfläche
>>OK<<
Benutzerauswahl
Schaltfläche „OK“ = Bestätigung + Programmstart
GaLaOffice 360° Startfenster
Windows Desktop
Windows Schnellstartleiste
GaLaOffice 360°- Symbol
Abb. 2
Abb. 3
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Tutorial „Erste Schritte“ Teil 1) Programmstart / Grundlagen Nachdem Sie in dem Startfenster von GaLaOffice 360° den Benutzer ausgewählt und
mit der Schaltfläche >>OK<< bestätigt haben, wird das Programm geladen und Sie
befinden sich automatisch in der „ÜBERSICHT“ von GaLaOffice 360° (siehe Abb. 4).
Diese Übersicht hat die Aufgabe, Sie auf einen Blick umfassend über all Ihre Termine
und Aufgaben zu informieren. Hierdurch können Sie Ihre gesamte betriebliche
Organisation mit dem Programm GaLaOffice 360° steuern. Des Weiteren werden Ihnen
die zuletzt mit GaLaOffice 360° bearbeiteten Dokumente, wie z.B. Adressen, Projekte
und Angebote übersichtlich angezeigt. Aus der Ansicht können Sie mit einem
Doppelklick schnell und komfortabel das gewünschte Dokument aufrufen. Da Sie mit
einer Demodatenbank starten ist der Bereich der „zuletzt bearbeiteten Dokumente“ leer.
Im weiteren Verlauf der Bearbeitung wird dieser Bereich aber mit Ihren erstellten
Listeneinträgen aktualisiert.
Abb. 4
Fenster mit persönlichen Terminen Fenster mit persönlichen Aufgaben
Navigationsbereich Fenster mit zuletzt bearbeiteten Dokumenten
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Tutorial „Erste Schritte“ GaLaOffice 360° Benutzeroberfläche in Kürze
GaLaOffice 360° Benutzeroberfläche in Kürze
Bevor Sie mit dem Anlegen der Kundendaten (Schritt 1) beginnen, werfen Sie einen
kurzen Blick auf die Benutzeroberfläche und den grundsätzlichen Aufbau von
GaLaOffice 360°. Somit können Sie sich mit dem Programm und den verwendeten
Begriffen vertraut machen (siehe Abb. 5).
In GaLaOffice 360° erwarten Sie unterschiedliche Fensteransichten, die Ihrer Funktion
nach entsprechend aufgebaut sind. Hierbei haben alle Fenster eine Gemeinsamkeit, die
Ihnen sicherlich schon auf den ersten Blick aufgefallen ist. Die grafische
Benutzeroberfläche von allen GaLaOffice 360° Fenstern orientiert sich an den Standards
von Microsoft, die Ihnen von Programmen wie z. B. Microsoft Word®, Excel® oder
Outlook® bekannt sind.
Das GaLaOffice 360°-Programmfenster und seine Elemente
Das Programm GaLaOffice 360° setzt sich aus mehreren „Einzelprogrammen“
(Programmkomponenten) zusammen, die alle unter einer Oberfläche und einer
gemeinsamen Datenbank zusammen gefasst sind. Somit müssen Sie Daten immer nur
einmal eingeben.
Abb. 5
Titelleiste Schaltflächen Minimieren, Maximieren, Schließen
Menüleiste
Symbolleiste
Termininhalt Aufgabeninhalt
Komponentenmenü
Statusleiste
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Tutorial „Erste Schritte“ Teil 1) Programmstart / Grundlagen
Der Navigationsbereich teilt sich in die folgenden Programmkomponenten auf:
ÜBERSICHT PROJEKTE SERVICE AUFTRÄGE ADRESSEN STAMMDATEN TAGESBERICHTE KALENDER AUFGABEN ZAHLUNGSVERKEHR
Durch diesen modularen Aufbau des Programms ist es möglich, das Programm
GaLaOffice 360° den Erfordernissen Ihres Betriebs entsprechend anzupassen. Alle
Anwendung in GaLaOffice 360° können Sie komfortabel über den Navigationsbereich
am linken unteren Rand des Programmfensters erreichen (Zum Navigieren in
GaLaOffice 360° siehe „GaLaOffice 360° Navigationsbereich“ Seite 13).
GaLaOffice 360° Titelleiste
GaLaOffice 360° ist mit einer Titelleiste, einer Menüleiste und einer Symbolleiste mit
Schaltflächen für wichtige Befehle sowie einer Statusleiste ausgestattet.
Die Titelleiste dient dazu, das Programm unter Windows zu identifizieren. Die Titelleiste
enthält neben dem Programmsymbol auch den Hinweis, welche Programmkomponente
geöffnet ist und welches aktivierte Element (Adresse, Projekt oder LV) gerade bearbeitet
wird. Auf der rechten Seite der Titelleiste befinden sich die Windows-typischen
Schaltflächen zum Minimieren, Maximieren und Schließen des Programms.
GaLaOffice 360° Menü-, Symbol – und Statusleiste
Die Menüleiste enthält die Menüs Datei, Ansicht, Einstellungen, Extras, ?. Der Inhalt der
Menüs wird hierbei an die gewählte GaLaOffice 360°-Komponente angepasst. D. h.,
dass die Menüs in der Programmkomponente „ADRESSEN“ nicht dieselben Inhalte
haben wie in der Programmkomponente „ÜBERSICHT“.
Die Symbolleiste bietet, wie aus Windows®-Programmen bekannt, einen komfortablen
Zugriff auf wichtige und häufig genutzte Funktionen. Wie bei den Inhalten in den Menüs
„Datei“, „Ansicht“, „Einstellungen“, „Extras“, „?“, passt sich auch der Inhalt der
Symbolleiste an die aktive GaLaOffice 360°-Komponente an.
Hinweis
Im Gegensatz zu anderen Windowsprogrammen bitten wir Sie auf die Steuerung der
Fenstergröße mittels der Schaltflächen Minimieren und Maximieren zu verzichten.
GaLaOffice 360° ist so konzipiert, dass es die Fenstereinstellungen, wie z.B. Fenstergröße
und Fensterposition benutzergesteuert speichert und automatisch aufruft. Um für jedes
Fenster die gewünschte Fenstergröße festzulegen, folgen Sie bitte der Beschreibung auf
Seite 14.
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Tutorial „Erste Schritte“ GaLaOffice 360° Benutzeroberfläche in Kürze In den Programmkomponenten, die Listenübersichten beinhalten, wie z. B.
„ADRESSEN“ oder „PROJEKTE“, sind die häufig genutzten Funktionen die Schaltfläche
„Neu“ und die Schaltfläche „Bearbeite Liste“.
In der Statusleiste am unteren Rand des Programmfensters finden Sie links die Anzahl
der gefundenen Elemente, also z. B. wie viele Adressen in der Programmkomponente
Adressen bei der Suche gefunden wurden und wie lange GaLaOffice 360° gebraucht
hat, um die gewünschten Informationen zu finden.
GaLaOffice 360° Navigationsbereich
Am linken Rand des Hauptfensters befindet sich der „Navigationsbereich“ (siehe Abb. 6).
Über dieses Menü wechseln Sie zwischen den einzelnen Programmkomponenten.
Hierbei ist die mit Gelb unterlegte Schaltfläche die derzeit aktive GaLaOffice 360°
Programmkomponente.
Nach dem Start von GaLaOffice 360° ist standardmäßig die Programmkomponente
„ÜBERSICHT“ aktiviert. Sobald Sie die Schaltfläche „ADRESSEN“ im
Navigationsbereich auswählen, wechselt GaLaOffice 360° zu den „ADRESSEN“. Das
Hauptfenster passt sich an, die Fensterinhalte sowie die Menü- und Symbolleiste
enthalten nun die passenden Schaltflächen für die gewählte Programmkomponente.
Aktive Programmkomponente
Navigationsbereich
Abb. 6
Hinweis
Bei Aktivierung der Schaltfläche „Bearbeite Liste“ öffnet sich das Zusatzfenster „Einstellung
Gitter“, mit dem Sie gezielt Informationen, die in der Übersichtsliste angezeigt werden sollen
einblenden bzw. ausblenden können (je nachdem ob ein Haken im Markierfeld gesetzt ist).
Wenn Sie eine neue Bezeichnung für die Gittereinstellung eintragen und mit „Speichern“
bestätigen, können Sie sich beliebig viele benutzerspezifische Listenansichten erstellen. Bei
jeder Änderung der Listenansicht, beispielsweise durch Ein- oder Ausblenden von
Spalteninformationen oder bei der Änderung einer Spaltenbreite, muss dieser Vorgang in
dem Fenster „Einstellung Gitter“ mit der Schaltfläche „Speichern“ bestätigt werden. Zum
Wechseln der gespeicherten Listenansichten aktivieren sie das Auswahlfeld „Liste“ in der
Symbolleiste (Schaltfläche „Abwärtspfeil“).
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Tutorial „Erste Schritte“ Teil 1) Programmstart / Grundlagen
GaLaOffice 360° Benutzerspezifische Steuerung
Durch die Benutzerauswahl die Sie im Startfenster vorgenommen haben, ist
GaLaOffice 360° auch benutzerspezifisch gesteuert. D. h., das Programm weiß zu
jedem Zeitpunkt der Bearbeitung welcher Benutzer mit dem Programm arbeitet. Hieraus
leiten sich viele Vorteile ab.
Zum einen kann jeder Benutzer das Programm GaLaOffice 360° individuell auf seine
Bedürfnisse einstellen. So werden beispielsweise die Fensterpositionen und
Fenstergrößen, oder die Listenansichten in den verschieden Programmbereichen,
automatisch gespeichert und mit der Anmeldung benutzerspezifisch aufgerufen.
Zum anderen wird bei jeder Neuanlage oder Änderung von Daten, Einträgen und
Notizen in GaLaOffice 360° automatisch, sichtbar vom Programm protokolliert, durch
wen Eingaben vorgenommen wurden, hierdurch kann GaLaOffice 360° die
computergestützte Zusammenarbeit (Groupware) in Ihrem Büro entscheidend
unterstützen.
GaLaOffice 360° Programmfenster anpassen
Bei GaLaOffice 360° sind die Fenstergrößen und -positionen voreingestellt. Diese
Einstellungen können Sie benutzerspezifisch einstellen. Wir bitten Sie, nicht mit den in
Windows üblichen Minimier- und Maximier-Schaltflächen zu arbeiten, sondern die
Fenstergrößen und -positionen manuell festzulegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf eine der Ecken des Programmfensters, wie
z. B. die rechte untere Ecke. Der Mauszeiger nimmt nun die Form eines
Doppelpfeiles ( ) an.
Um das Programmfenster zu vergrößern oder zu verkleinern, ziehen Sie die
Maus mit gedrückter linker Maustaste diagonal nach oben oder unten, bis das
Fenster die gewünschte Größe hat. Wenn Sie den Mauszeiger auf der Titelleiste
eines Fensters platzieren, können Sie bei gedrückter linker Maustaste auch die
Position des Fensters auf Ihrem Monitor festlegen. Nach der manuellen
Einstellung schließen Sie das Fenster über die Windows Schaltfläche
„Schließen“ (rotes „ “ am rechten oberen Fensterrand) und rufen dasselbe
Programmfenster erneut auf. Es wird mit der von Ihnen zuvor eingestellten
Fenstergröße und -position aufgerufen.
GaLaOffice 360° Spaltenbreiten und Spaltenpositionen anpassen
Möchten Sie Spalten im Programmfenster bzw. den Listenansichten anpassen, können
Sie dies komfortabel mit der Maus. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen der Spalte, deren
Breite Sie anpassen möchten, und der nachfolgenden Spalte. Der Mauszeiger
nimmt die Form eines Doppelpfeiles ( ) an.
Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste nach rechts um die Spalte zu
vergrößern oder nach links um die Spalte zu verkleinern.
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, verändert sich die Spaltenbreite.
KS21 Software & Beratung GmbH 13
Tutorial „Erste Schritte“ GaLaOffice 360° Benutzerspezifische Steuerung
Ist für Sie die Position einer gesamten Spalte in den Listenübersichten, wie z. B. in den
Adressen oder den Projekten an einer falschen Stelle, können Sie auch die
Spaltenposition komfortabel mit der Maus anpassen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Feld mit der Spaltenüberschrift, deren
Position Sie ändern möchten.
Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste das Feld mit der Spaltenüberschrift
an die gewünschte Position, auf eine Trennlinie zwischen zwei Spalten. Stellen,
an denen Sie die mitgeführte Spalte einfügen können, werden mit zwei roten
Pfeilen markiert, die über- und unterhalb der Trennlinie eingeblendet werden
(siehe Abb.7).
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, verändert sich die Spaltenposition.
GaLaOffice 360° mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten
GaLaOffice 360° können Sie prinzipiell gleichzeitig mit anderen Programmen, wie
beispielsweise Microsoft Excel®, Word® oder Internetbrowsern (Internet Explorer®,
Mozilla®, Opera® etc.) nutzen.
Jedes Programm wird in einem eigenen Fenster geöffnet und Sie können bequem über
die Taskleiste bzw. den Taskmanager zwischen den Programmen wechseln.
Das gleiche gilt auch innerhalb von GaLaOffice 360°. Auch hier können Sie mehrere
Fenster gleichzeitig öffnen, um beispielsweise in verschiedenen Programmkomponenten
wie in „PROJEKTE“ und in „ADRESSEN“ zu arbeiten (siehe Abb. 8).
Absetzposition für Spaltenüberschrift
Hauptfenster GaLaOffice 360° drittes Fenster GaLaOffice 360° Projekt geöffnet
Zweites Fenster GaLaOffice 360° Adresse geöffnet
viertes Fenster GaLaOffice 360° LV in Bearbeitung
Abb. 7
Abb. 8
KS21 Software & Beratung GmbH 14
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 1) Programmstart / Grundlagen
GaLaOffice 360° beenden
GaLaOffice 360° lässt sich wie jedes Windows®-Programm über mehrere Varianten
beenden:
Mit einem Mausklick auf die „Schließen“ – Schaltfläche in der rechten oberen Ecke der
Titelleiste (siehe Abb. 9)
Hier klicken um GaLaOffice 360° zu beenden
Über den Menübefehl Datei / Unterbefehl “Beenden“
Mit einem Doppelklick auf das Systemmenü in der linken oberen Ecke des
Programmfensters
Mit einem Mausklick auf das Systemmenü in der linken oberen Ecke des
Programmfensters und anschließender Wahl des Befehls Schließen.
Mit einem Mausklick in der Windowstaskleiste auf das GaLaOffice 360° Register
und anschließender Wahl des Befehls „Schließen“.
Wenn Sie GaLaOffice 360° beenden möchten
und es erscheint die in der rechten Abbildung
(Abb. 10) dargestellte Meldung, dann haben Sie
neben dem GaLaOffice 360° Hauptfenster ein
zusätzliches Fenster geöffnet, in dem Sie z. B.
eine Adresse bearbeitet haben.
Damit es zu keinem Datenverlust kommt, müssen Sie zuerst das Zusatzfenster
schließen, in dem Sie eine Adresse, ein Leistungsverzeichnis oder einen Tagesbericht
bearbeitet haben.
Erst wenn das Zusatzfenster geschlossen ist, lässt sich GaLaOffice 360° von Ihnen über
die oben beschriebenen Möglichkeiten beenden.
Bevor GaLaOffice 360° geschlossen wird, erscheint
die in der linken Abbildung (Abb. 11) dargestellte
Meldung, damit das Programm nicht ungewollt
beendet wird.
Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit der Schaltfläche
„Ja“ beantworten, wird GaLaOffice 360° beendet.
Abb. 9
Schließen - Schaltfläche
Abb. 10
Abb. 11
KS21 Software & Beratung GmbH 15
Tutorial „Erste Schritte“ GaLaOffice 360° Benutzerspezifische Steuerung
GaLaOffice 360° Tastaturhinweise
Hier aufgeführt sind die häufig in diesem Tutorial verwendeten Tastenbezeichnungen
und deren Positionen auf der Tastatur (siehe Abb. 12):
Abb. 12
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Tutorial „Erste Schritte“ Teil 2) Kundendaten anlegen
Teil 2) Kundendaten anlegen
Nachdem Sie nun wichtige Grundlagen zu GaLaOffice 360° kennengelernt haben,
beginnen wir mit unserem „Fallbeispiel Familie Mustermann“ (siehe Seite 7 und 8). Wir
wünschen Ihnen viel Vergnügen bei Ihren ersten Schritten mit GaLaOffice 360°.
Schritt 1: Adressen – Neuen Adresseintrag anlegen
Im ersten Schritt legen Sie in der Programmkomponente „ADRESSEN“ die Kontaktdaten
der Familie Mustermann an.
1 Um in die Adressen zu wechseln, aktivieren Sie im Navigationsbereich die
Schaltfläche „ADRESSEN“.
2 Das Programm wechselt nun automatisch in die Programmkomponente „ADRESSEN“,
aktualisiert die Fensteransicht und zeigt Ihnen die Adressübersicht an (siehe Abb. 13).
Abb. 13
Schaltfläche „Suchen“
Schaltfläche „Neu“
Eingabefeld für Suchbegriffe
Hinweis
Mit der Schaltfläche „SUCHEN“ (siehe Abb. 13) können Sie alle in GaLaOffice 360°
angelegten Adressen in einer übersichtlichen Listenansicht anzeigen lassen.
Damit eine bestimmte Adresse angezeigt wird, geben Sie im Eingabefeld „Suche nach“
einen Suchbegriff ein. In GaLaOffice 360° können Sie nach allen Parametern suchen lassen,
die in der Adresse eingetragen sind („Freie Suche“). Beispielsweise können Sie nach Name,
Straße, Ort, PLZ, Matchcode, Kunden Nr., Debitoren Nr. suchen. Starten Sie die Suche
durch die Aktivierung der Schaltfläche „Suche“ oder durch die Return-Taste.
Schaltfläche „Neu“
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Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 1: Adressen – Neue Adresse anlegen
3 Um eine neue Adresse und die Kontaktdaten der Familie Mustermann einzugeben,
aktivieren Sie die Schaltfläche „Neu“ (siehe Abb. 13).
4 Es öffnet sich automatisch das zusätzliche Fenster „ADRESSE“ mit einer leeren
Eingabemaske (Standardformular Adresse), in der Sie nun die Kontaktdaten der Familie
Mustermann eintragen können (siehe Abb. 14).
5 Der Mauszeiger steht in dem Eingabefeld „Anrede“, tragen Sie hier „Familie“ ein.
Fahren Sie mit den restlichen Eingabefeldern fort, der Matchcode, der sich im obersten
Eingabefeld befindet, wird vom Programm automatisch aus dem Nachnamen und dem
Wohnort gebildet (siehe Abb. 14). Der vom Programm automatisch gebildete Matchcode
ist ein Vorschlag, den Sie ergänzen oder löschen und manuell eingeben können.
Abb. 14
Fenster Adresse
Aktives Register Adresse Register Notizen
Eingabefelder für Kontaktdaten
Schaltfläche für Listenauswahl Neuer Ansprechpartner
Schaltfläche Diskette = Speichern
Schaltfläche „Schließen“
Schaltfläche „Schließen“
Hinweis Das Fenster Adresse, in der Sie die Kontaktdaten eingeben, ist in insgesamt 14 Register
unterteilt (siehe Abb.14), die Sie über die Registerleiste an dem unteren Fensterrand
öffnen und schließen können. In den einzelnen Registern öffnen sich neue
Bearbeitungsmasken, in denen Sie neben den eigentlichen Kontaktdaten einer Adresse
zusätzlich Informationen wie Notizen, Kundennummer, Kontodaten, Zahlungskonditionen
etc. hinterlegen können.
KS21 Software & Beratung GmbH 18
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 2) Kundendaten anlegen
!TIP! Um die Effektivität bei der Bearbeitung zu erhöhen, nutzen Sie die †-Taste, um
in das nächste Eingabefeld zu gelangen. Mit der ‡ + Ê kehren Sie zum vorherigen
Eingabefeld zurück.
6 Um Kommunikationsdaten wie z. B. Telefon- oder Faxnummer einzugeben, klicken
Sie im Eingabefenster „Kommunikationsdaten“ (siehe Abb. 15) auf die rot markierte Zeile
„Hier klicken für neue Kommunikationszeile“.
In der Spalte „Typ“ können Sie in einem Listenfeld diverse Vorgaben wie Büro Tel., Büro
Fax oder Privat Tel. u.a. auswählen. In der Spalte „Wert“ können Sie im Eingabefeld die
Telefonnummer oder die E-Mail Adresse eingeben (siehe Abb. 15). In der Spalte
„Bemerkung“ können Sie ergänzende Eintragungen vornehmen. Um eine weitere
Kommunikationszeile zu erhalten, drücken Sie die Return-Taste. Es können beliebig
viele Kommunikationszeilen hinterlegt werden. Um eine Kommunikationszeile zu
löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche „X“ neben der zu löschenden
Kommunikationszeile (Spalte Bemerkung).
7 Um die Kontaktdaten der Familie Mustermann zu speichern, drücken Sie die
Schaltfläche mit dem Disketten-Symbol oder öffnen in der Menüleiste „Datei“ den
Unterbefehl „Speichern“.
Abb. 15
Eingabefenster für Kommunikationsdaten
Eingabefeld zur Aktivierung einer neuen Kommunikationszeile
Kommunikationszeile hier private Telefonnr.
Listenfeld zur Auswahl des Kommunikationsdatentyps
Eingabefeld Telefon Nr. / Fax Nr. / E-Mail Adresse
Schaltfläche für TAPI Eingabefeld für Bemerkungen
Schaltfläche zum löschen einer Kommunikationszeile
Hinweis
Einige Eingabefelder enthalten eine vorgegebene Liste von Daten zur Auswahl, auf die Sie
komfortabel zurückgreifen können, wie z. B. das Feld „Anrede“. In diesen Feldern können
Sie per Mausklick auf den „Abwärtspfeil“ den gewünschten Listeneintrag auswählen, oder
die Eingabe manuell eingeben.
Hinweis
Mit GaLaOffice 360° können Sie in einer Adresse neben der „Hauptadresse“ auf der linken
Fensterhälfte, beliebig viele Ansprechpartner anlegen. Auf diese Weise können Sie
beispielsweise kommunale Behörden, Stadtämter, Lieferanten oder
Wohnungsbaugenossenschaften in einer Adresse erfassen und übersichtlich verwalten.
Auf der rechten Fensterseite finden Sie hierzu die Eingabefenster „Ansprechpartner“ sowie
„Kommunikationsdaten des Ansprechpartners“.
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Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 2: Adressen - Neuen Notizeintrag erstellen
Schritt 2: Adressen – Neuen Notizeintrag erstellen
1 Wenn Sie die Eingabe der Kontaktdaten der Familie Mustermann wie in der Abb. 14 zu
sehen abgeschlossen haben, wechseln Sie als nächstes in das Register „Notizen“,
indem Sie mit der Maus auf das entsprechende Register klicken, das sich am unteren
Fensterrand befindet (siehe Abb. 16).
2 In den „Notizen“ können Sie alle für Sie wichtigen Informationen zu einer Adresse
(Kunde, Lieferant, Architekt, Kommune etc.) eintragen. In unserem Fallbeispiel sind das
die Informationen aus dem Akquisegespräch, die Sie hier hinterlegen können (siehe
Seite 7 und 8). Um eine neue Notiz zu erstellen, aktivieren Sie die Schaltfläche „neue
Notiz“. Es wird ein leeres Datenbankfeld erstellt, das automatisch mit dem
Benutzernamen (Anmeldung bei GaLaOffice 360°) sowie Datum und Uhrzeit versehen
ist. In der Spalte Notiz können Sie nun die gewünschten Informationen manuell
eingeben (siehe Abb. 17).
Abb. 17
Notiz -Typ
Angemeldeter GaLaOffice 360° Benutzer
Automatische Protokollierung des Datums, der Uhrzeit
Schaltfläche „neue Notiz“
Manuell eingegebene Notiz
Schaltfläche „Schließen“
Abb. 16
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Tutorial „Erste Schritte“ Teil 2) Kundendaten anlegen
3 Wenn Sie Ihre Eintragung in den „Notizen“ abgeschlossen haben, schließen Sie das
Fenster „Adresse“, indem Sie die Schaltfläche „Schließen“ aktivieren.
Bevor das Fenster „Adresse“ geschlossen wird,
erscheint die in der linken Abbildung dargestellte
Meldung (siehe Abb. 18), um ungewollten
Datenverlust zu vermeiden. Beantworten Sie die
Sicherheitsabfrage mit der Schaltfläche „Ja“.
Wenn Sie das Fenster „Adresse“ schließen, verlassen Sie die Programmkomponente
„ADRESSEN“ und wechseln automatisch in die „ÜBERSICHT“ (siehe Abb. 19) zurück.
Sie sehen nun eine aktualisierte Ansicht der „zuletzt bearbeiteten Dokumente“. Die
Kategorie „Heute“ ist mit Ihrer ersten erstellten Kundenadresse neu angelegt worden
(siehe rote Markierung).
Abb. 19
Hinweis
Selbstverständlich können Sie noch beliebig viele weitere Notizen zu der Familie
Mustermann erstellen, es können Änderungswünsche des Bauherrn, Inhalte von
Telefonaten, etc. festgehalten und direkt archiviert werden. Auf diese Weise bauen Sie mehr
Wissen über Ihre Kunden, Interessenten und Lieferanten auf. GaLaOffice 360° dient Ihnen
demnach nicht nur als Adressenverwaltung, sondern vielmehr als Informationsdatenbank.
Abb. 18
Hinweis
Alternativ können Sie das Fenster „Adresse“ auch über die Schaltfläche mit dem rot
unterlegten „X“ (rechtes oben im Fenster) schließen und verlassen. Auch in diesem Fall
erscheint die oben beschriebene Sicherheitsabfrage.
Aktualisierter Adresseintrag
KS21 Software & Beratung GmbH 21
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 3: Projekt - Neues Projekt anlegen
Teil 3) Projekte anlegen
Im dritten Teil des Tutorial legen Sie ein neues Projekt für die Familie Mustermann an, in
dem Sie im Weiteren das Leistungsverzeichnis für die zu erbringenden Baumaßnahmen
erstellen werden.
Schritt 3: Projekt – Neues Projekt anlegen
1 Um in die Projekte zu wechseln, aktivieren Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche
„PROJEKTE“.
2 Das Programm wechselt nun automatisch in die Programmkomponente „PROJEKTE“.
Das Fenster wird aktualisiert und zeigt Ihnen nun die noch leere Projektübersicht an.
Abb. 20
Schaltfläche „SUCHEN“
Eingabefeld für Suche nach Kunde
Fenster mit Projektübersicht
Eingabefeld für Suche nach Projekt Nr.
Eingabefeld für „Freie“ Suche
Schaltfläche „NEU“
Hinweis
Mit dem Schalter „SUCHEN“ können Sie sich alle in GaLaOffice 360° angelegten Projekte in
einer übersichtlichen Listenansicht anzeigen lassen (siehe Abb. 20).
Damit Sie ein gewünschtes Projekt angezeigt bekommen, haben Sie in der
Projektübersicht drei unterschiedliche Eingabefelder für die Projektsuche. Wie in der
Darstellung unten zu sehen, haben Sie ein Eingabefeld für die Suche nach dem
Kundennamen, ein Eingabefeld für die Suche nach der Projektnummer sowie ein
Eingabefeld für die „Freie Suche“, in der Sie nach allen Parametern suchen lassen können
mit denen das Projekt verknüpft ist. Beispielsweise können Sie hier nach Name, Straße, Ort,
PLZ, Matchcode etc. suchen lassen.
KS21 Software & Beratung GmbH 22
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 3 Um für die Familie Mustermann ein neues Projekt zu erstellen, aktivieren Sie die
Schaltfläche „Neu“ (siehe Abb. 20).
4 Es öffnen sich automatisch zwei zusätzliche Fenster (siehe Abb. 21)
„Projektbearbeitung“ im Hintergrund sowie „Auswahl Adresse“ im Vordergrund. Das
Fenster „Auswahl Adresse“ haben Sie im ersten Schritt bei der Eingabe der Adresse
bereits kennen gelernt. Bei der Anlage des neuen Projektes ist die Auswahl Adresse
automatisch geöffnet worden, damit Sie das neue Projekt mit einer Adresse, in unserem
Fallbeispiel also mit der Familie Mustermann, verknüpfen. Wie im ersten Schritt bereits
beschrieben, können Sie sich mit dem Schalter „Suche“ alle Adressen anzeigen lassen
oder in dem Eingabefeld für die „Freie“ Suche den Namen „Mustermann“ eintragen.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch die Aktivierung der Schaltfläche „Suche“ oder durch
die Return-Taste.
Fenster 1
Fenster 2
Fenster 1 Projektbearbeitung Fenster 2 Auswahl Adresse
Eingabefeld „Freie Suche“
Anzeige der Suchergebnisse
Schaltfläche „Suchen“
Abb. 21
Hinweis
Bei der Neuanlage von Projekten in GaLaOffice 360° muss als Erstes die Auswahl
der Adresse vorgenommen werden. Durch diesen Schritt wird das Projekt das Sie
neu anlegen möchten mit der gewünschten Adresse verknüpft. Auf diese Weise
steht die gewählte Adresse automatisch für alle weiteren Bearbeitungsschritte zur
Verfügung. D. h., wenn Sie ein Angebot, eine Rechnung oder E-Mail verschicken
wollen, kennt GaLaOffice 360° den Adressaten und kann diesen in die hierfür
vorgesehenen Formulare automatisiert eintragen. Um in GaLaOffice 360° ein neues
Projekt anzulegen, ist es demnach zwingend notwendig, dass jedes Projekt auch mit
einer Adresse verknüpft wird.
KS21 Software & Beratung GmbH 23
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 4: Projekt – Projektdaten bearbeiten
5 In dem Fenster „Auswahl Adresse“ hat GaLaOffice 360° nun die Ansicht mit den Daten
der Familie Mustermann aktualisiert (siehe Abb. 22). Fahren Sie nun mit der Maus über
den Listeneintrag der Familie Mustermann und bestätigen diese mit einem Doppelklick.
Hierdurch wird das neue Projekt mit der Adresse der Familie Mustermann verknüpft.
Schritt 4: Projekt – Projektdaten bearbeiten
1 Das Fenster „Auswahl Adresse“ wird automatisch geschlossen und das bis jetzt im
Hintergrund stehende Fenster „Projektbearbeitung“ wurde aktualisiert (siehe Abb. 23).
In der linken Fensterhälfte „Projektdaten“ ist das Menü „Auftraggeber“ aktiviert (blaues
Markierfeld). In dem Fenster („Auftraggeber“) ist die von Ihnen ausgewählte Adresse der
Familie Mustermann eingetragen. Hier können Sie kontrollieren, ob die richtige
Auftraggeberadresse mit dem Projekt verknüpft wurde.
Fenster „Projektbearbeitung“ Projektdaten
Menü Auftraggeber
Hauptfenster mit Kontaktdaten des Auftraggebers
Abb. 22
Abb. 23
Eingabefeld für die „Freie Suche“ Schaltfläche „Suchen“
Hier Doppelklick ausführen
Fenster „Adresse Auswahl“ Anzeige der Suchergebnisse
KS21 Software & Beratung GmbH 24
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen
2 Aktivieren Sie als nächstes im Fenster „Projektdaten“ das Menü „Allgemeine
Projektdaten“, indem Sie die Schaltfläche (Textfeld) aktivieren. Das Kontrollfeld der
„Allgemeinen Projektdaten“ wird hierbei blau hinterlegt. Das Fenster wird aktualisiert und
zeigt nun in dem Fenster „Projektdaten allgemein“ eine leere Eingabemaske an
(siehe Abb. 25).
Die „Allgemeinen Projektdaten“ dienen dazu, dem neu erstellten Projekt eine
Projektbezeichnung zu geben, so dass es von Ihnen und GaLaOffice 360° eindeutig
identifiziert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden kann. Zum
anderen kann jedes Projekt durch eine von Ihnen individuell erstellte und für Ihren
Betrieb abgestimmte Struktur für spätere Auswertungen genauer definiert werden.
Abb. 25
Fenster Projektbearbeitung
Schaltfläche „Allgemeine Projektdaten“
Schaltfläche für Listenauswahl
Eingabefeld
Navigationsbereich Projektdaten
Abb. 24
Hinweis
Mit dem Aufruf des Fensters „Projektbearbeitung“ wird der Navigationsbereich in der linken
Fensterecke an Funktionen die in dieser Programmkomponente benötigt werden, angepasst
(siehe Abb. 24). Die zur Verfügung stehenden Menüs in der „Projektbearbeitung“ heißen:
„PROJEKTDATEN“, „LEISTUNGSVERZEICHNISSE“, „DOKUMENTENABLAGE“,
„NOTIZEN“, „AUFGABEN“, „TERMINE“, BILDER“.
Die Steuerung des Navigationsbereiches in der Projektbearbeitung erfolgt wie auf Seite 13
beschrieben.
KS21 Software & Beratung GmbH 25
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 4: Projekt – Projektdaten bearbeiten
3 Tragen Sie nun in dem Eingabefeld „Projektbezeichnung“ eine Bezeichnung für das
neue Projekt ein. In unserem Fallbeispiel können Sie die Projektbezeichnung
„Hausgarten Mustermann“ eintragen (siehe Abb. 26).
Das Eingabefeld „Projektbeschreibung“ dient Ihnen als persönliches Informationsfeld.
Sie können hier kurz beschreiben, welche Baumaßnahmen das Projekt beinhaltet. Alle
weiteren Eingabefelder im Fenster „Allgemeine Projektdaten“ sind Listenfelder und
enthalten eine vorgegebene Liste von Daten zur Auswahl, auf die Sie komfortabel
zurückgreifen können. In diesen Listenfeldern können Sie per Mausklick auf den
„Abwärtspfeil“ den gewünschten Listeneintrag auswählen.
Fenster Projektbe- arbeitung
Fertig ausgefüllte Eingabemaske „Projektdaten allgemein“
Schaltfläche „neue Nr.“ Schaltfläche Speichern
Abb. 26
Hinweis
Für jedes neue Projekt das Sie anlegen, sollten Sie eine Projektbezeichnung sowie eine
Projektnummer eingeben, damit Sie und GaLaOffice 360° das Projekt eindeutig
identifizieren können. Um eine neue Projektnummer zu vergeben, aktivieren Sie die
Schaltfläche „neue Nr.“, rechts neben dem Eingabefeld „Projektnummer“ (siehe Abb. 26).
Hinweis
Die Listenfelder können nach Bedarf gefüllt werden. Sie dienen zur detaillierten
Strukturierung Ihrer Projekte und einer späteren Auswertung, damit Sie ein genaues Bild
Ihrer gesamten Angebote und Aufträge (Projekte) erhalten. Die Daten die in den
Listenfeldern zur Auswahl stehen, können von Ihnen in den Stammdaten individuell
eingetragen werden.
KS21 Software & Beratung GmbH 26
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 4 Um die „Projektdaten“ für den Hausgarten der Familie Mustermann zu speichern,
aktivieren Sie die Schaltfläche mit dem Disketten-Symbol oder aktivieren Sie in der
Menüleiste „Datei“ den Befehl „Speichern“.
5 Nachdem Sie nun das Projekt für den Hausgarten der Familie Mustermann angelegt
haben, können Sie mit der Erstellung des Leistungsverzeichnisses fortfahren. Aktivieren
Sie hierzu im Navigationsbereich der „Projektbearbeitung“ die Schaltfläche
„LEISTUNGSVERZEICHNISSE“.
6 Das Programm wechselt nun automatisch in die Übersicht der
„LEISTUNGSVERZEICHNISSE“. Das Fenster wird aktualisiert und zeigt Ihnen nun die
leere Übersicht der Leistungsverzeichnisse an (siehe Abb.27).
Abb. 27
Schaltfläche „Neu“
Übersichtsfenster der Leistungsverzeichnisse
Navigationsbereich Projektbearbeitung
Schaltfläche LEISTUNGSVERZEICHNISSE
Hinweis
In GaLaOffice 360° ist es möglich, in einem Projekt beliebig viele Leistungsverzeichnisse
anzulegen. So können von einem LV Kopien erzeugt werden, um Alternativangebote zu
erstellen oder um Nachträge übersichtlicher zu verwalten. Alle dem Projekt zugeordneten
LVs werden im Übersichtsfenster der Leistungsverzeichnisse angezeigt.
KS21 Software & Beratung GmbH 27
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 5: Projekt – Neues Leistungsverzeichnis anlegen
Schritt 5: Projekt – Neues Leistungsverzeichnis anlegen
1 Um ein neues Leistungsverzeichnis zu erstellen, aktivieren Sie die Schaltfläche „Neu“
(siehe Abb. 27).
2 Es öffnet sich automatisch das zusätzliche
Fenster „LV Vorlagen“ (siehe Abb. 28), in
dem Sie die LV Vorlage „Vorlage
Privatkunden GaLaBau“ mit einem
Doppelklick auswählen.
3 Es öffnet sich automatisch das Fenster für die weitere LV-Bearbeitung (siehe Abb. 29).
In der Titelleiste links oben erscheint nun der folgende Hinweis: LV: +
Projektbezeichnung (hier „LV: Hausgarten Mustermann“).
Hier Doppelklick ausführen
Rechte Fensterseite Bearbeitungsmaske
Linke Fensterseite LV-Gliederung
Abb. 28
Abb. 29
Navigationsbereich LV-Bearbeitung
Hinweis
In LV Vorlagen sind alle notwendigen LV Einstellungen sowie die Vor- und Nachtexte für
alle Dokumenttypen, wie beispielsweise Angebot, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung
vordefiniert. Sie können in den Stammdaten von GaLaOffice 360° beliebig viele LV-
Vorlagen individuell erstellen.
KS21 Software & Beratung GmbH 28
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen Auf der linken Fensterseite, die zum jetzigen Zeitpunkt weitestgehend leer ist, befindet
sich links oben der Navigationsbereich der LV Bearbeitung (siehe Abb. 29). Die zur
Verfügung stehenden Menüs heißen:
„LV-EINSTELLUNGEN“
„VORTEXT“
„NACHTEXT“
„PREISANFRAGE“
„PREISSPIEGEL“
„ABLAGE“
„BILDER“
„BEMERKUNG“
„KONTO+DRUCK“
Die Steuerung des Navigationsbereiches in der LV-Bearbeitung erfolgt durch Aktivierung
der jeweiligen Texteinträge mit der Maus. Das gewählte Menü wird im
Navigationsbereich hierbei mit einem Balken unterlegt.
Auf der rechten Fensterseite befinden sich die Bearbeitungsmasken, die sich dem
gewählten Menü bzw. der gewählten Aktion bei der LV-Bearbeitung entsprechend
anpassen (siehe Abb. 29).
Im Navigationsbereich „LV-EINSTELLUNGEN“ wurde im Eingabefeld „Bezeichnung“ die
von Ihnen zuvor erstellte Projektbezeichnung übernommen. Im Eingabefeld
„Beschreibung“ können Sie Bemerkungen und weiterführende Informationen
hinterlegen. Die sonstigen Listenfelder sind automatisch durch die Auswahl der LV-
Vorlage belegt, können aber bei Bedarf über die Abwärtspfeiltasten geändert werden.
!TIP! Sie können nun die Vor- und Nachtexte prüfen, die durch die Auswahl der LV-
Vorlage übernommen wurden. Aktivieren Sie hierfür im Navigationsbereich
nacheinander die Menüs „VORTEXT“ und „NACHTEXT“ (siehe Abb. 30). Es ist möglich,
dass Sie die vorhanden Texte nach Ihren Wünschen abändern, setzen Sie hierzu den
Mauszeiger an die gewünschte Einfügestelle und klicken in das Textfeld auf der rechten
Fensterseite. Um beispielsweise die Formatierung des Textes zu ändern, markieren Sie
die gewünschten Stellen und aktivieren dann in der Menüleiste unter „Format“ die
Befehle „Zeichen“ und „Absatz“. Um ein Bild einzufügen, müssen Sie den Mauszeiger an
die gewünschte Einfügestelle setzen und dann in der Menüleiste unter „Einfügen“ den
Befehl Grafik anklicken. Es öffnet sich ein Windows-Auswahlfenster, in dem Sie den
Speicherort der Datei angeben können.
optionale Bausteine in GaLaOffice 360°
KS21 Software & Beratung GmbH 29
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 5: Projekt – Neues Leistungsverzeichnis anlegen
4 Beginnen Sie nun mit der eigentlichen Erstellung der Leistungsbeschreibung für den
Hausgarten Mustermann. Aktivieren Sie hierzu im linken Fenster die Schaltfläche mit
den „gelben Stern“ (Standardposition) unterhalb des Navigationsbereiches. Die
Schaltfläche wird mit einem Balken unterlegt (siehe Abb. 31). Gleichzeitig mit der
Aktivierung der Standardposition in der LV-Gliederung wird das rechte Fenster
aktualisiert. Sie sehen nun die leere Bearbeitungsmaske zur Bearbeitung einer Position.
Registerleiste
Schaltfläche Nachtext
Menüleiste „Format“
Unterbefehl „Zeichen“ Lineal
Eingabefeld Text
Abb. 31
Eingabefeld Positionsnummer
Eingabefeld Kurztext
Eingabefeld Langtext Schaltfläche „gelber Stern“ Standardposition
Abb. 30
KS21 Software & Beratung GmbH 30
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen
Schritt 6: Projekt – LV-Bearbeitung
1 Damit die Leistungsbeschreibung in der Bearbeitung und für Ihren Kunden
übersichtlicher dargestellt wird, ist es sinnvoll, das Leistungsverzeichnis in
Arbeitsschritte zu gliedern. Hierzu können Sie in GaLaOffice 360° Titel und Untertitel
anlegen, die eine Abfolge von Positionen zusammenfassen.
Um einen Bereich (hier Titel) anzulegen, muss die Schaltfläche mit dem gelben Stern
markiert (mit einem Balken hinterlegt) sein. Aktivieren Sie als nächstes in der Menüleiste
unter „Bearbeiten“ den Unterbefehl „Bereich einfügen“ (siehe Abb. 32).
!TIP! Alternativ zur Bedienung der Menüleiste können Sie auch mit dem Optionsmenü
arbeiten. Markieren Sie hierzu die Schaltfläche mit dem gelben Stern und klicken dann
die rechte Maustaste.
Das linke und rechte Fenster wird aktualisiert (siehe Abb. 33). Auf der linken
Fensterseite werden die „LV Einstellungen“ zusammengefasst (minimiert) und der von
Ihnen erstellte Bereich wird in Form eines Ordnersymboles in die LV-Gliederung
eingestellt. Hierbei wird von GaLaOffice 360° automatisch eine Gliederungsnummer
(Pos. Nr.01) vergeben.
Abb. 32
Befehl neuen Bereich einfügen
Markierte Standardposition
Hinweis Die Bearbeitungsmaske im rechten Fenster ist in insgesamt acht Register unterteilt (siehe
Abb. 31), die Sie über die Registerleiste am unteren Fensterrand aktivieren können. In den
einzelnen Registern öffnen sich neue Bearbeitungsmasken, in denen Sie neben der
Beschreibung einer Position zusätzlich Informationen, wie z. B. den Baufortschritt, Bilder
oder Bemerkungen hinterlegen können. Hierzu später mehr in Schritt 14.
Hinweis In GaLaOffice 360° steht der Begriff „Bereich“ stellvertretend für Los / Titel / Untertitel.
KS21 Software & Beratung GmbH 31
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 6: Projekt – LV-Bearbeitung
Auf der rechten Fensterseite erscheint eine neue Bearbeitungsmaske. Im großen
Eingabefenster (Langtext) blinkt der Mauszeiger. Geben Sie hier manuell die
Bezeichnung für den ersten Titel ein. Beginnen Sie beispielsweise mit dem Text:
„Vorbereitende Arbeiten“. Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, aktivieren Sie den
gelben Stern. Hierbei wird automatisch der Kurztext des Titels aus der ersten Zeile des
Langtextes gebildet und der Titel wird in die LV-Gliederung eingestellt (siehe Abb. 33).
!TIP! Sobald Sie die Eingabe der Titelbezeichnung in dem Eingabefenster des
Langtextes abgeschlossen haben, können Sie alternativ zur Steuerung mit der Maus
auch die ¤ Taste drücken. Sie springen in der LV-Gliederung um eine Stelle weiter.
2 Damit Sie Ihre erste Position eingeben können, muss die Schaltfläche mit dem gelben
Stern markiert sein. Die Bearbeitungsmaske im rechten Fenster wird aktualisiert und der
Mauszeiger blinkt im Eingabefeld des Langtextes. Tragen Sie hier den gewünschten
Text ein. Beginnen Sie beispielsweise mit dem Text: „Einrichten der Baustelle“. Das
Programm erstellt nun automatisch für die aktuelle Position eine Gliederungsnummer
(Pos. Nr. 01.01) und gleichzeitig wird eine neue Standardposition (gelber Stern)
unterhalb der aktuellen generiert.
Schließen Sie die Eingabe des Langtextes mit der Ê Taste ab. GaLaOffice 360° erstellt
automatisch den Kurztext aus der ersten Zeile des Langtextes und der Mauszeiger
wechselt in das Eingabefeld „MENGE“.
Abb. 33
Neuer Bereich 01 Pos. Nr. für Bereich 01 Langtextbezeichnung für Bereich 01
Hinweis
Sobald Sie einen Bereich in die LV-Gliederung übernommen haben, wird der
Navigationsbereich der LV-Bearbeitung geschlossen (minimiert), damit Ihnen mehr Raum
für die Bearbeitung der Leistungsbeschreibung zur Verfügung steht. Sie können den
Navigationsbereich jederzeit mit einem Doppelklick auf die Schaltfläche „LV-Einstellungen“
wieder öffnen (maximieren).
KS21 Software & Beratung GmbH 32
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 3 Tragen Sie im Eingabefeld die gewünschte Menge ein. Schließen Sie die Eingabe der
Menge mit der Ê Taste ab. GaLaOffice 360° wechselt in das Eingabefeld „ME“
(Mengeneinheit).
4 Wählen Sie in dem Listenfeld „ME“ die gewünschte Mengeneinheit aus, indem Sie mit
der Schaltfläche „Abwärtspfeil“ auf die hinterlegten Mengeneinheiten zurückgreifen oder
durch eine manuelle Eingabe. Schließen Sie die Eingabe der Mengeneinheit mit der Ê
Taste ab, GaLaOffice 360° wechselt in das Eingabefeld „EP“ (Einzelpreis).
5 Tragen Sie im Eingabefeld EP den gewünschten Einzelpreis ein.
Schließen Sie die Eingabe des EP und hiermit auch die Eingabe der ersten Position mit
der ¤ Taste ab, GaLaOffice 360° springt daraufhin in der LV-Gliederung (linkes
Fenster) um eine Stelle nach unten auf die nächste Standardposition. Das rechte
Fenster wird aktualisiert und zeigt eine leere Eingabemaske in der der Mauszeiger im
Eingabefenster für den Langtext blinkt.
!TIP! Durch die konsequente Verwendung der Tastaturbefehle Ê Taste und ¤ Taste
(Hot Keys) können Sie Ihre Produktivität bei der Erstellung von
Leistungsbeschreibungen wesentlich steigern. Der effiziente „Arbeitsablauf“ der
Positionserstellung ist in der Abb. 34 veranschaulicht dargestellt. Mit den
Tastaturbefehlen ‡ + Ê bzw. der Taste können Sie in das vorherige Eingabefeld
bzw. Position zurückkehren.
Hinweis
Den Gesamtpreis (GP) der Position berechnet GaLaOffice 360° automatisch aus der
Multiplikation der Menge und des Einzelpreises (EP) Menge x EP = GP
Der Gesamtpreis (GP) wird Ihnen in der LV-Gliederung (linkes Fenster) angezeigt
(siehe Abb. 35).
Hinweis
Sollten Sie vergessen haben, in einer Position Daten in den Eingabefeldern für „Menge“,
„ME“ oder den EP einzutragen, wird von GaLaOffice 360° automatisch ein „rotes
Ausrufezeichen“ hinter der Leistungsposition erzeugt. Dies ist für Sie die Information,
dass in der Leistungsbeschreibung noch wichtige Informationen fehlen.
KS21 Software & Beratung GmbH 33
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 6: Projekt – LV-Bearbeitung
„Arbeitsablauf“ zur effektiven Erstellung von Positionen
Übersicht der Elemente in der LV-Gliederung
Bereich (Titel)
Standardposition
Kurztext Bereich (Titel)
Kurztext der Position
LV-Einstellungen (minimierter Navigationsbereich
Menge
ME (Mengeneinheit)
EP (Einzelpreis)
GP (Gesamtpreis)
Titelsumme
Abb. 34
Abb. 35
KS21 Software & Beratung GmbH 34
Abb. 37
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen
!TIP! Bei Bedarf können Sie im Eingabefeld des
Langtextes natürlich Änderungen an der Formatierung
vornehmen. Um Formatänderungen vorzunehmen,
markieren Sie die gewünschten Textpassagen im
Eingabefenster und wählen in der Menüleiste unter
„Format“ die Befehle „Zeichen“ bzw. „Absatz“ (siehe
Abb. 37). Es öffnet sich ein Zusatzfenster indem Sie die gewünschten Anpassungen
analog zu den Funktionen in Microsoft Word® vornehmen können.
6 Zum Erstellen weiterer Positionen im Bereich „Vorbereitende Arbeiten“ können Sie wie
in Schritt 6 in den Punkten 2-5 beschrieben fortfahren. Ergänzen Sie beispielsweise die
Position „Sicherungsmaßnahmen“.
7 Legen Sie nun einen zweiten Bereich an, dem Sie im Weiteren Positionen aus dem
internen Leistungsbuch zuordnen. Um einen neuen Bereich anzufügen (unterhalb),
müssen Sie die Schaltfläche mit dem ersten Ordner (Bereich „01 Vorbereitende
Arbeiten“) markieren. Der Bereich wird mit einem Balken unterlegt. Aktivieren Sie als
nächstes den Befehl „Bearbeiten“ und im erweiterten Menü den Befehl „Bereich
anfügen“ (siehe Abb. 38).
Abb. 36
Abb. 38
Neuen Bereich 02 anfügen
Bestehenden Bereich 01 aktivieren
Hinweis
Mit der Schaltfläche „Funktion“ im rechten Fenster (siehe Abb. 36 rote Markierung) können
Sie wählen, welche „Funktion“ die Position hat, d. h. ob diese als Standard-, Alternativ-,
oder Bedarfsposition in die LV-Gliederung eingestellt wird.
KS21 Software & Beratung GmbH 35
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 6: Projekt – LV-Bearbeitung
!TIP! Alternativ zur Bedienung der Menüleiste, können Sie auch mit dem Optionsmenü
arbeiten. Markieren Sie hierzu die Schaltfläche mit dem ersten Ordner (Bereich „01
Vorbereitende Arbeiten“) und klicken dann die rechte Maustaste.
8 In der LV-Gliederung wird unterhalb des ersten Bereiches „01 Vorbereitende Arbeiten“
ein neuer Bereich 02 eingefügt (siehe Abb. 39). Um dem neuen Bereich eine
Bezeichnung zu geben, verfahren Sie wie in Schritt 6 Punkt 1 beschrieben.
Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch
1 Um Positionen aus dem internen Leistungsbuch von GaLaOffice 360° in Ihre LV-
Gliederung zu ziehen, aktivieren Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche
„Leistungsbücher“. Es öffnet sich das Fenster „Leistungsbücher“ (siehe Abb. 40), in dem
Sie das Leistungsbuch “Beispiel eines internen Leistungsbuches“ mit einem Doppelklick
auswählen.
Hier Doppelklick ausführen
Abb. 39
Abb. 40
Neuer Bereich 02
Bestehenden Bereich 01
Zusätzliches Fenster Zur Auswahl der Leistungsbücher
Zur Verfügung stehende Interne Leistungsbücher
Hinweis
Bei dem zur Verfügung stehenden „Beispiel eines internen Leistungsbuches“ sind in den mit
„*Sternchen*“ markierten Bereichen einige Demopositionen hinterlegt, auf die Sie zugreifen
können. Es ist möglich, das Demo-Leistungsbuch mit individuell erstellten Positionen weiter
aufzubauen. Hierbei können Sie beliebig viele Positionen hinzufügen und diese auch im
Leistungsbuch mit Vorkalkulationswerten, Bemerkungen, Fotos und individueller
Textformatierung einstellen.
In GaLaOffice 360° ist es möglich, mehrere interne Leistungsbücher aufzubauen. So
können beispielsweise Leistungsbücher zu den entsprechenden Arbeitsbereichen erstellt
werden. Darüber hinaus kann auch das aktuelle MLV „Freianlagen 2007“ mit den
Musterzeitwerten „MZW“ (optionaler Baustein) in GaLaOffice 360° integriert werden.
KS21 Software & Beratung GmbH 36
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 2 Das interne Leistungsbuch wird im zusätzlichen Fenster „Leistungsbücher“ geöffnet
(siehe Abb. 41)
Alle Bereiche des Leistungsbuches sind geschlossen (minimiert). Um diese zu öffnen,
führen Sie einen Doppelklick auf den Bereich „01 Leistungen in Bereichen“ aus. Der
Bereich 01 wird geöffnet (maximiert). Als nächstes öffnen (maximieren) Sie den Bereich
„01.07 *Platz- und Wegebau“ und danach den Bereich „*Tragschichten“.
Sie sollten nun in Ihrem Fenster „Leistungsbücher“ die unten dargestellte Ansicht haben
(siehe Abb. 42).
3 Um eine Position aus dem internen Leistungsbuch (Quellverzeichnis) mit
vorgeschriebenen Lang- und Kurztext sowie voreingestellter Mengeneinheit und EP in
Ihre aktuelle LV-Gliederung (Zielverzeichnis) zu übernehmen, stehen Ihnen die
folgenden Verfahren zur Verfügung:
A) „Übernehmen“ Schaltfläche
B) Doppelklick
C) Drag & Drop
Abb. 41
Abb. 42
Zusätzliches Fenster „Leistungsbücher“
Minimierte Bereiche im internen
Leistungsbuch
Schaltfläche „Übernehmen“
Aktivierte Position in dem internen Leistungsbuch
KS21 Software & Beratung GmbH 37
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch
Zu A) „Übernehmen“ Schaltfläche
Markieren Sie in Ihrer aktuellen LV-Gliederung (Zielverzeichnis) eine leere Position
(gelber Stern), diese wird mit einem Balken unterlegt. Nun markieren Sie im internen
Leistungsbuch (Quellverzeichnis) die gewünschte Position die Sie an das Zielverzeichnis
übertragen möchten, beispielsweise die Position 01.07.01.01 „Erdplanum herstellen….“.
Diese wird ebenfalls mit einem Balken unterlegt. Aktivieren Sie die Schaltfläche
„Übernehmen“ im Fenster Leistungsbücher (Quellverzeichnis) rechts oben (siehe Abb.
42). Die Leistungsbuchposition wird nun in die leere Position des Zielverzeichnisses
übernommen.
Drücken Sie die ¤ Taste um eine weitere Leistungsbuchposition in das Zielverzeichnis
zu übernehmen.
Zu B) „Doppelklick“
Markieren Sie in Ihrer aktuellen LV-Gliederung (Zielverzeichnis) eine leere Position
(gelber Stern). Diese wird mit einem Balken unterlegt. Nun übertragen Sie im internen
Leistungsbuch (Quellverzeichnis) die gewünschte Position, die Sie an das
Zielverzeichnis übertragen möchten, beispielsweise die Position 01.07.01.02
„Untergrund verdichten“, mit einem Doppelklick. Die gewählte Leistungsbuchposition
wird nun in die leere Position des Zielverzeichnisses übernommen.
Drücken Sie die ¤ Taste um eine weitere Leistungsbuchposition in das Zielverzeichnis
zu übernehmen.
Zu C) „Drag & Drop
Bei dem Drag & Drop Verfahren ziehen Sie die gewünschte Position aus dem Fenster
„Leistungsbücher“ (Quellverzeichnis) bei gedrückter Maustaste an die gewünschte
Einfügestelle im Zielverzeichnis (Hausgarten Mustermann) und lassen dann die
Maustaste los, um die Position abzusetzen.
Hinweis
Nutzung des Drag & Drop Verfahrens
Um das Drag & Drop Verfahren zu nutzen, klicken Sie im Fenster „Leistungsbücher“
(Quellverzeichnis) mit der linken Maustaste auf die von Ihnen gewünschte Position und
halten hierbei die Maustaste weiterhin gedrückt. Fahren Sie nun mit der gedrückten
Maustaste aus dem Fenster „Leistungsbücher“ (Quellverzeichnis) in das Fenster mit der
aktuellen LV-Gliederung (Zielverzeichnis). An der gewünschten Einfügestelle erscheint eine
Einfügemarkierung (schwarzer Balken) mit vertikalen Begrenzungen an beiden Enden.
Beim korrekten Einfügen der Leistungsbuchposition ist darauf zu achten, dass sich das
linke vertikale Markierungsende auf der Hierarchielinie der Positionen befindet (siehe Abb.
43). Nur wenn die schwarze Einfügemarkierung mit dem vertikalen und horizontalen
Markierung richtig positioniert ist, wird am Mauszeiger ein + Symbol angezeigt. Jetzt
können Sie die Position absetzen, indem Sie die linke Maustaste lösen. An Stellen, an
denen das Absetzen der Position nicht möglich ist, wird an dem Mauszeiger ein Symbol
angezeigt.
KS21 Software & Beratung GmbH 38
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 4 Legen Sie nun in der aktuellen LV-Gliederung (Hausgarten Mustermann) weitere
Positionen aus dem internen Leistungsbuch an, verfahren Sie dabei wie im Punkt 3
beschrieben.
!TIP! Bei der Übernahme von Leistungsbuchpositionen mit dem Drag & Drop Verfahren
können auch gleichzeitig mehrere Positionen aus dem Quellverzeichnis in das
Zielverzeichnis übernommen werden. Halten Sie bei der Auswahl der
Leistungsbuchpositionen (Quellverzeichnis) die -Taste gedrückt, um von Ihnen
gewünschte Positionen zu Ihrer Auswahl zu addieren bzw. zu subtrahieren.
Halten Sie bei der Auswahl der Leistungsbuchpositionen (Quellverzeichnis) die
‡-Taste gedrückt um zusammenhängende „Abschnitte“ in Ihre Auswahl aufzunehmen.
Wenn Sie wie oben beschrieben in einem Arbeitsgang mehrere Leistungsbuchpositionen
in das Zielverzeichnis übernommen haben, müssen Sie in diesen Positionen die von
Ihnen gewünschte Menge eintragen. Setzen Sie den Mauszeiger in einer der Positionen
in das Eingabefeld „MENGE“. Tragen Sie die gewünschte Menge ein und drücken dann
die ¤-Taste, um zu der nächsten Position, bzw. die -Taste, um zu der vorherigen
Position zu gelangen. Die Eingabeaufforderung bleibt bei jedem Positionswechsel in
dem gewählten Eingabefeld. Hierdurch lassen sich Leistungsbeschreibungen besonders
effizient und komfortabel bearbeiten.
5 Als nächstes übernehmen Sie aus dem internen Leistungsbuch (Quellverzeichnis)
einen Bereich in Ihre aktuelle LV Gliederung (Zielverzeichnis). Minimieren Sie hierzu im
Fenster „Leistungsbücher“ den Bereich 01 mit einem Doppelklick und öffnen den Bereich
„02 Komplette Bauteile“ mit einem Doppelklick. Übernehmen Sie den Bereich „02.01
Vegetationsarbeiten“ in die aktuelle LV-Gliederung.
Abb. 43
Hierarchielinie der Bereiche
Hierarchielinie der Positionen
Hinweis
Bereiche können aus dem internen Leistungsbuch nur mit der Drag & Drop Verfahren übernommen werden.
KS21 Software & Beratung GmbH 39
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch
Zur Übernahme von Bereichen aus dem internen Leistungsbuch ziehen Sie den
gewünschten Bereich aus dem Fenster „Leistungsbücher“ (Quellverzeichnis) bei
gedrückter Maustaste an die gewünschte Einfügestelle im Zielverzeichnis (Hausgarten
Mustermann) und lassen die Maustaste los. Achten Sie darauf, dass der vertikale
Markierungsbalken auf der Hierarchielinie der Bereiche liegen muss (siehe Abb. 44 und
45).
!TIP! Am einfachsten finden Sie die korrekte Einfügeposition von Bereichen, wenn Sie
wie in der folgenden Abbildung dargestellt den Markierungsbalken direkt unter einem
bereits bestehenden Bereich („02 Platz- Wegebauarbeiten“) platzieren (siehe Abb. 44).
Hierarchielinie der Bereiche
Markierungsbalken der Einfügeposition
„Positivsymbol“ am Mauszeiger
Hierarchielinie der Positionen
Abb. 44
Abb. 45
Zusammenhängendes Arbeitspaket „Bauteil“
LV-Gliederung
Hinweis
Wenn Sie bei der Auswahl des gewünschten Bereiches im internen Leistungsbuch
(Quellverzeichnis) die linke Maustaste länger als eine Sekunde gedrückt halten, dann
aktivieren Sie nicht nur den Bereich, sondern auch alle dem Bereich untergeordneten
Positionen. Hierdurch ist es in GaLaOffice 360° möglich, dass Sie in Ihrem internen
Leistungsbuch Bereiche mit zusammenhängenden Arbeitspaketen (Bauteile) bilden, die Sie
in einem Arbeitsgang aus dem Leistungsbuch in Ihre Leistungsbeschreibungen
übernehmen (siehe Abb. 45).
KS21 Software & Beratung GmbH 40
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 6 Erstellen Sie nun eine Pflanzposition für die in dem Fallbeispiel gewünschten Bäume.
Markieren Sie hierfür in dem Bereich „03 Vegetationsarbeiten“ die leere
Standardposition (gelber Stern). Als nächstes aktivieren Sie in der Symbolleiste die
Schaltfläche „Pflanzen“ (siehe Abb. 46).
7 Es öffnet sich das zusätzliche Fenster „Pflanzauswahl Katalog“ (siehe Abb. 47). In der
linken oberen Fensterecke können Sie mit dem Listenfeld den gewünschten
Pflanzkatalog auswählen, mit dem Sie arbeiten wollen. Derzeit enthält GaLaOffice 360°
den aktuellen „Bruns“ und „Lorenz von Ehren“ Artikelstamm mit ca. 11.000 Pflanzen in
ca. 31.000 Qualitäten und ca. 75.000 Größen. Der Pflanzstamm wird stetig in
GaLaOffice 360° aktualisiert.
Um eine Pflanze in die Position zu übernehmen, gehen Sie wie folgt vor:
Tragen Sie in dem Eingabefeld „Pflanze:“ (linke Fensterseite oben) den
botanischen Namen der gewünschten Pflanze ein. Es genügen die
Anfangsbuchstaben der Gattung, um die phonetische Suche von GaLaOffice
360° zu starten. Sie können auch nach dem deutschen Namen suchen.
Aktivieren Sie hierfür in dem Eingabefeld den Listeneintrag „Deutscher Name“.
Nachdem Sie die gewünschte Pflanze im linken Auswahlfenster markiert haben,
können Sie im rechten Fenster die gewünschte Qualität auswählen. Mit einem
Doppelklick auf die Qualität können Sie weitere Information wie Höhe, Breite
oder Stammumfang sowie deren Katalogpreise maximieren.
Markieren Sie die gewünschte Qualität und tragen dann im Eingabefeld „Anzahl“
(rechtes Fenster oben) manuell die gewünschte Angebotsmenge ein.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche „Übernehmen“.
Sie können nun das Fenster „Auswahl Pflanzen“ über die
Schaltfläche schließen.
Schaltfläche Pflanzen (Pflanzstamm)
Abb. 46
Listenfeld für Auswahl der Pflanzkataloge
Eingabefeld für Pflanzensuche
Pflanzqualitäten
Erweiterte Pflanzqualitäten
Eingabefeld Menge
Schaltfläche Übernehmen
Abb. 47
Schaltfläche für Suche nach deutschem Namen
KS21 Software & Beratung GmbH 41
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch
In der LV-Gliederung ist die von Ihnen erstellte Pflanzposition eingefügt worden, Sie
erkennen diese am vorangestellten „Baum-Symbol ( ).
Ihre LV-Gliederung auf Ihrem Monitor
sollte nun wie in der Abbildung unten
(Abb. 48) dargestellt aussehen.
Abb. 48
Erstellte Pflanzposition
LV-Gliederung
Hinweis
GaLaOffice 360° bietet speziell im Bereich Pflanzen eine Vielzahl von weiteren wertvollen
Programmfunktionen, die in diesem Handbuch nur in Kürze angesprochen werden können.
Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen aufgezählt:
- Pflanzliste
- Pflanzendatenbank PlantaPro
- Pflanzenkalkulation
- Pflanzendruckformulare
- GaLa Web
Mit der Funktion „Pflanzliste“ können Sie Ihrem Kunden in einem Angebot ein
umfangreiches Pflanzsortiment in nur einer Position zusammengefasst darstellen. Der
Vorteil hierbei ist, dass Sie nicht für jede Pflanze eine eigene Position erstellen müssen.
Zudem bietet die Pflanzenliste die Möglichkeit, dass Sie in der LV-Gliederung die Pflanzen
zwar konkret planen, im Angebotsdokument aber nur die Pflanzsumme und keine konkrete
Pflanzauswahl darstellen. Dies gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Planungsleistung von
keinem Interessenten ausgenutzt oder veruntreut wird.
Ein weiteres Highlight von GaLaOffice 360° ist die Einbindung der Pflanzendatenbank
PlantaPro (optionaler Baustein). Ergänzend zu den Informationen des Brunsartikelstamms
(Bestandteil des Grundmodules GaLaOffice 360°) haben Sie aufgrund der professionellen
Pflanzendatenbank die Möglichkeit, mit einem umfangreichen Bildmaterial, den aktuellen
Verwendungstexten sowie Pflegehinweisen zu arbeiten.
Derzeit können ca.16.500 qualitativ hochwertige Pflanzenfotos in hoher Auflösung sowie
deren dazugehörige Verwendungstexte oder Pflegehinweise in die Angebote und
Pflanzlisten von GaLaOffice 360° eingestellt werden.
Auf der folgenden Seite finden Sie ein Beispiel der Funktionsweise von PlantaPro in
GaLaOffice 360° (siehe Abb. 49) sowie ein Beispiel einer Angebotsseite mit PlantaPro
Bildmaterial und Textinhalten (siehe Abb. 50).
KS21 Software & Beratung GmbH 42
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen Beispiel: LV Bearbeitung mit PlantaPro
Beispiel: Angebotsdruck mit PlantaPro Pflanz-Position
Abb. 49
Abb. 50
KS21 Software & Beratung GmbH 43
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch
8 Übernehmen Sie nun mit dem in Punkt 5 beschriebenen Verfahren den Bereich „03
Stundenlohnarbeiten“ aus dem internen Leistungsbuch in die aktuelle
Leistungsbeschreibung.
Die von Ihnen erstellte LV-Gliederung sollte auf Ihrem Monitor nun wie in der Abbildung
unten dargestellt aussehen (siehe Abb. 51).
Abb. 51
Hinweis
An dieser Stelle wollen wir Sie im Zusammenhang mit dem internen Leistungsbuch auf
zwei weitere wertvolle Funktionen von GaLaOffice 360° hinweisen.
In GaLaOffice 360° ist es möglich, parallel zur Verwendung des internen Leistungsbuches
als Quellverzeichnis auch mit der Funktion „LV Mischen“ zu arbeiten. Hierbei greifen Sie
komfortabel auf bereits von Ihnen erstellte Leistungsverzeichnisse zurück.
Die zweite Funktion ist die Möglichkeit, in GaLaOffice 360° das interne Leistungsbuch mit
dem Drag & Drop Verfahren komfortabel aufzubauen und fortzuschreiben. Wenn Sie in
einer aktuellen Leistungsbeschreibung eine oder mehrere Positionen neu erstellt haben,
die für Sie wichtig sind, dann können Sie diese direkt aus der Leistungsbeschreibung per
Drag & Drop in das interne Leistungsbuch übertragen. D. h., dass das interne
Leistungsbuch von GaLaOffice 360° bidirektional ist, Quellverzeichnis und Zielverzeichnis
können getauscht werden.
KS21 Software & Beratung GmbH 44
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen
Schritt 8: Projekt – Fotos und Grafiken einfügen
1 Im letzten Schritt der LV Bearbeitung wird der Leistungsbeschreibung der letzte
optische Feinschliff geben. Insbesondere im Privatkundenmarkt ist es von
entscheidendem Vorteil, dass Sie Ihre Kunden und Interessenten mit ansprechend
gestalteten und ausdruckvollen Angeboten überzeugen können. Den optischen
Feinschliff der Leistungsbeschreibung erreichen Sie z. B. durch die Integration von Fotos
und Grafiken.
Hierbei haben Sie in GaLaOffice 360° die Möglichkeit, Fotos und Grafiken auf dem
Deckblatt in dem Vortext, in den Bereichen und darüber hinaus auch innerhalb einer
Position zu hinterlegen, um z.B. hochwertige Materialen oder ganze Alternativpositionen
hervorzuheben.
Einfügen in den Vortext
2 Um ein Foto bzw. eine Grafik in einen Vortext einzufügen, aktivieren Sie im
Navigationsbereich die Schaltfläche „VORTEXT“. Eventuell müssen Sie hierzu einen
Doppelklick auf der Schaltfläche LV Einstellungen ausführen. Wechseln Sie nun auf die
rechte Fensterseite. In dem Eingabefenster des Vortextes platzieren Sie den Mauszeiger
an der Stelle an der Sie ein Foto bzw. eine Grafik einfügen möchten. Aktivieren Sie nun
in der Menüleiste unter „Einfügen“ den Unterbefehl „Grafik“ (siehe Abb. 52).
3 Es öffnet sich ein Windows Explorer Fenster, in dem Sie den Speicherort der
gewünschten Datei auswählen. Nachdem Sie den Speicherort und die gewünschte Datei
in dem Windows Explorer Fenster ausgewählt haben (Doppelklick bzw. Aktivierung der
Schaltfläche „Öffnen“), wird die Grafik automatisch an der Einfügemarkierung eingestellt.
Abb. 52
Unterbefehl Grafik einfügen Einfügeposition für Grafik in einem Vortext
Hinweis
Das Programm GaLaOffice 360° ist in der Lage, alle unter Windows gängigen Grafik –
Dateiformate (bmp, jpg, gif, tif, png) zu verarbeiten. Sobald Sie die Grafik in GaLaOffice
360° einfügen, wird diese vom Programm automatisch im Datenvolumen verkleinert. Das
Druckergebnis wird durch diesen Vorgang nicht beeinflusst. Der entscheidende Vorteil
dieser Vorgehensweise ist, dass Sie mit GaLaOffice 360° in der Lage sind, beliebig viele
Fotos und Grafiken in ein Angebot einzufügen, ohne dass die Dateigröße für eine
Verarbeitung Ihres Druckers oder den E-Mailversand an einen Interessenten zu groß wird.
KS21 Software & Beratung GmbH 45
Abb. 54
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 8: Projekt – Fotos und Grafiken einfügen
!TIP! Wenn Sie die Größe der eingestellten Grafik verändern möchten, dann aktivieren
Sie die Grafik mit der Maus. Die Grafik erhält daraufhin einen Rahmen, mit dem Sie die
Größenausdehnung beeinflussen können. Setzen Sie hierzu den Mauszeiger über
einem der schwarzen Quadrate ab, und ziehen mit gedrückter linker Maustaste die
Grafik auf oder zu.
Einfügen in die LV-Gliederung in einen Bereich / Position
4 Um eine Grafik in einen Bereich oder eine Position einzustellen, aktivieren Sie in der
LV – Struktur den gewünschten Bereich bzw. Position und wechseln in das
Eingabefenster für den Langtext.
Platzieren Sie den Mauszeiger an der gewünschten Einfügestelle im Langtext und
aktivieren Sie nun in der Menüleiste unter „Einfügen“ den Unterbefehl „Grafik“ (siehe
Abb. 53).
5 Es öffnet sich ein Windows Explorer
Fenster in dem Sie den Speicherort der
gewünschten Datei angeben (siehe Abb.
54). Nachdem Sie den Speicherort
angegeben und die gewünschte Datei im
Windows Explorer Fenster ausgewählt
haben (Doppelklick, bzw. Aktivierung der
Schaltfläche „Öffnen“), wird die Grafik
automatisch an der Einfügemarkierung
eingestellt.
Um Änderungen an der eingestellten Grafik vorzunehmen, können Sie wie oben
(im TIP ) beschrieben verfahren.
Unterbefehl Grafik einfügen Einfügeposition für Grafik in einem Positionstext
Abb. 53
KS21 Software & Beratung GmbH 46
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen
!TIP! Um bei der Nachbearbeitung Ihrer Leistungsbeschreibungen noch komfortabler mit
Grafiken zu arbeiten, ist GaLaOffice 360° in der Lage, mit der in Windows Programmen
üblichen „Copy & Paste“-Funktion zu arbeiten. D. h., Sie können ein Element kopieren
und in GaLaOffice 360° im gewünschten Texteingabefeld einfügen. Hierzu stehen Ihnen
entweder das Optionsmenü mit der rechten Maustaste oder die Tastaturbefehle zur
Verfügung. ( + C / + V)
(kopieren) / (einfügen)
Schritt 9: Projekt – verbindliche Druckvorschau „Seitenansicht“
Nach der Zusammenstellung und dem optischen Feinschliff der LV-Gliederung können
Sie das Angebot drucken.
.
1 Um die Funktion der verbindlichen Druckvorschau zu nutzen, aktivieren Sie in der
Symbolleiste die Schaltfläche “Seitenansicht“ (siehe Abb. 55).
2 Es öffnet sich das zusätzliche Fenster „Vorschau LV: Hausgarten Mustermann“, das
die Seitenansicht („verbildliche Druckvorschau“) Ihrer erstellten Leistungsbeschreibung
darstellt. (siehe Abb. 56)
Abb. 56
Schaltfläche „Seitenansicht
Hinweis
Bevor Sie das von Ihnen erzeugte Angebot drucken, empfiehlt es sich, in einer
Druckvorschau, der sog. „Seitenansicht“, den Ausdruck zu kontrollieren und ggf.
Änderungen an Positionen oder Seitenumbrüche vorzunehmen.
Abb. 55
KS21 Software & Beratung GmbH 47
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 9: verbindliche Druckvorschau „Seitenansicht“
3 Die Navigation im Fenster „Vorschau LV….“ erfolgt durch die in der Symbolleiste
enthaltenen Schaltflächen, die Sie von Windows Programmen kennen.
Um innerhalb der Druckvorschau in Ihrer Leistungsbeschreibung seitenweise vor und
zurück zu schalten, nutzen Sie die in der Symbolleiste markierten Schaltflächen
(siehe Abb. 57).
Um innerhalb der Druckvorschau die Seitenansicht und -darstellung (Zoom)
anzupassen, nutzen Sie in der Symbolleiste markierten Schaltflächen (siehe Abb. 58).
Um einen Angebotsausdruck zu starten, aktivieren Sie die Schaltfläche „Drucken“. Es
wird automatisch ein Druckauftrag auf Ihren unter Windows definierten Standarddrucker
ausgegeben (siehe Abb. 59).
Um aus dem Fenster „Vorschau LV….“ wieder in die LV Bearbeitung zurück zu kehren,
aktivieren Sie die Schaltfläche „Schließen“ (siehe Abb. 60).
Änderungen über die Druckvorschau „Seitenansicht“
4 Um aus der Druckvorschau an eine von Ihnen gewünschte Stelle in die LV-
Bearbeitung zurück zu springen, fahren Sie im Druckvorschau-Fenster mit dem
Mauszeiger auf die Position, an der Sie die Änderungen vornehmen wollen. Es erscheint
automatisch um die gesamte Position ein roter Rahmen (siehe Abb. 61). Mit einem
Doppelklick innerhalb des roten Rahmens gelangen Sie aus der Druckvorschau in die
LV-Bearbeitung. Hierbei wird die von Ihnen zuvor gewählte Position aufgerufen und Sie
können die gewünschte Änderung vornehmen.
Abb. 57
Abb. 58
Abb. 59
Abb. 60
Hinweis
Die Funktion „Seitenansicht“ in GaLaOffice 360° bietet noch zwei weitere entscheidende
Vorteile:
Zum einen haben Sie die Möglichkeit von der Seitenansicht direkt an die von Ihnen
gewünschte Stelle in die LV-Bearbeitungsmaske zu wechseln. Durch diese Funktion
können Sie besonders effizient Änderungen vornehmen, um beispielsweise die Menge,
den EP oder eine Textpassage zu ändern.
Zum anderen können innerhalb der Seitenansicht sehr komfortabel Seitenumbrüche
eingerichtet werden.
KS21 Software & Beratung GmbH 48
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen
5 Wenn Sie innerhalb der Leistungsbeschreibung einen Seitenumbruch an einer
anderen Stelle setzen wollen, als von GaLaOffice 360° automatisch vorgesehen, können
Sie dies innerhalb der Druckvorschau komfortabel umsetzen. Fahren Sie hierzu in der
Seitenansicht mit dem Mauszeiger an die gewünschte Stelle - entweder zwischen einem
Bereich und einer Position oder zwischen zwei Positionen - bis sich die Darstellung Ihres
Mauszeiger-Symbols in die folgende Darstellung ändert (siehe Abb. 62). Führen Sie
an genau dieser Stelle einen Doppelklick aus. Die Seitenansicht wird daraufhin
aktualisiert und Sie sehen an der Stelle, an der Sie den manuellen Seitenumbruch
vorgenommen haben einen blauen Markierungsbalken.
6 Um den Vorgang wieder rückgängig zu machen und den manuell gesetzten
Seitenumbruch zu entfernen, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den blauen Balken, bis
dieser mit einem roten Rahmen markiert wird. Führen Sie einen Doppelklick mit der
linken Maustaste aus (siehe Abb. 63). Der Seitenumbruch wird daraufhin entfernt.
Abb. 61
Abb. 62
Abb. 63
Markierte Position in der „Seitenansicht“ Hier Doppelklick ausführen
Einfügeposition für Seitenumbruch Hier Doppelklick ausführen
Markierter Seitenumbruch Doppelklick zum entfernen
Hier Doppelklick ausführen
KS21 Software & Beratung GmbH 49
Abb. 66
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 9: verbindliche Druckvorschau „Seitenansicht“
7 Wenn Sie die Druckvoransicht kontrolliert und die eventuellen Änderungen erstellt
haben, können Sie über die Schaltfläche mit dem Druckersymbol das von Ihnen erstellte
Leistungsverzeichnis als Angebot drucken. Hierbei wird von GaLaOffice 360° der auf
Ihren PC oder Laptop definierte Standarddrucker angesteuert. Wenn Sie das
Angebotsdokument mit einem anderen Drucker Ihrer EDV – Anlage erstellen, oder eine
PDF-Datei erzeugen möchten, müssen Sie die Druckvorschau über die Schaltfläche
„Schließen“ verlassen.
Schritt 10: Projekt – Angebot drucken
1 Um die von Ihnen erstellte Leistungsbeschreibung als
Angebot zu drucken, aktivieren Sie im Fenster der LV-
Bearbeitung die Schaltfläche Drucken (siehe Abb. 64).
2 Es öffnet sich das Fenster „Drucken“, indem Sie
den von Ihnen gewünschten Drucker auswählen
und bei Bedarf zusätzliche Einstellungen
vornehmen können (siehe Abb. 65). Im
Fensterbereich „Drucken“ können Sie über das
Listenfeld den gewünschten Drucker auswählen.
Um den Druckauftrag zu senden, aktivieren Sie
die Schaltfläche „OK“. Das Fenster „Drucken“ wird
automatisch geschlossen und der Druckauftrag
ausgeführt.
3 Während des Druckvorganges erscheint die Meldung „Wurde das Dokument korrekt
ausgedruckt?“ (siehe Abb. 66). Kontrollieren Sie den
Papierausdruck. Wenn Sie mit dem Druckergebnis
zufrieden sind und die Meldung mit der Schaltfläche „Ja“
beantworten, wird das Angebot automatisch als PDF-
Datei archiviert.
Abb. 64
Abb. 65
Hinweis
GaLaOffice 360° ermöglicht individuelle Standards beim Formulardruck.
Ob Sie wie hier ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder im Weiteren eine Rechnung
erstellen, alle Dokumente können Sie auf Ihr vorhandenes Briefpapier drucken. Sie
entscheiden, welche Angaben an welcher Stelle im Dokument erscheinen sollen.
GaLaOffice 360° ist in der Lage, sich ganz flexibel an Ihre Betriebsorganisation
anzupassen.
KS21 Software & Beratung GmbH 50
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen
Digitaler Dokumentendruck über „PDF Ausgabe“
4 Um die oben erwähnte Funktion „PDF Ausdruck“ zu nutzen, aktivieren Sie im Fenster
der LV-Bearbeitung in der Menüleiste „Datei“ den Unterbefehl „PDF Ausgabe“.
Es öffnet sich das Fenster „Speichern unter“ (siehe Abb. 67). Geben Sie im oberen
Listenfeld den Speicherort in Ihrem EDV-System an. Bei Bedarf können Sie im
Eingabefeld Dateiname die von GaLaOffice 360° erstellte Bezeichnung ergänzen oder
ändern. Mit der Aktivierung der Schaltfläche „OK“ erzeugen Sie den digitalen
Druckauftrag.
Abb. 67
Hinweis
GaLaOffice 360° bietet Ihnen neben der „normalen“ Druckfunktion zwei weitere
Möglichkeiten, die Ihre Produktivität enorm steigern und zudem ihre Ressourcen schonen.
Zum einen ist hiermit die Funktion „PDF Ausgabe“ gemeint. Mit dieser Funktion können Sie
die in GaLaOffice 360° erstellten LV-Dokumente jederzeit digital erstellen. Zum anderen ist
die Funktion PDF + E-Mail möglich. Mit dieser Funktion können Sie die in GaLaOffice 360°
erstellten LV-Dokumente jederzeit als E-Mail mit Ihrem persönlichen Logo oder
Geschäftspapier an den Adressaten verschicken.
Hinweis
Beim digitalen Druck von Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen für den
direkten Fax oder E-Mail-Versand ist GaLaOffice 360° in der Lage, Ihr Firmenlogo bzw. Ihr
Briefpapier mit zu hinterlegen. (siehe Abb. 68).
KS21 Software & Beratung GmbH 51
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 10: Angebot drucken
Darstellung eines Angebotsdokumentes mit der Funktion PDF + Email erstellt.
Abb. 68
KS21 Software & Beratung GmbH 52
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen Digitaler Dokumentendruck über „PDF + E-Mail“
5 Um die zuvor erwähnte Funktion „PDF + E-Mail“ zu nutzen, aktivieren Sie im Fenster
der LV-Bearbeitung in der Menüleiste „Datei“ den Unterbefehl „PDF + Email“.
GaLaOffice 360° erzeugt automatisch im Hintergrund die PDF Datei Ihres Angebotes.
Es öffnet sich das Fenster „Wählen Sie eine
Schablone…..“ (siehe Abb. 69). Markieren Sie hier
den ersten Eintrag „Email_Angebotsabgabe.htm“.
Mit der Schaltfläche „Erstellen“ bestätigen Sie die
Auswahl. Alternativ können Sie auf dem
gewünschten Eintrag auch einen Doppelklick
ausführen.
GaLaOffice 360° übergibt nun im Hintergrund die PDF Datei des Angebotes, den
ausgewählten Text der Schablone, sowie die Kontaktdaten an Microsoft Outlook®.
Die PDF Datei mit Ihrem Angebot wird automatisch in den Anhang der E-Mail eingestellt.
In der linken Abbildung sehen Sie das
Beispiel einer von GaLaOffice 360° mit der
Funktion PDF + E-Mail erzeugten E-Mail,
in deren Anhang das Angebot als PDF-
Datei eingefügt ist (siehe Abb. 70).
Vor dem Versand der E-Mail fügen Sie
noch eine Betreffzeile in das hierfür
vorgesehene Eingabefeld ein. Aktivieren
Sie nun die Schaltfläche „Senden“.
Abb. 70
Abb. 69
Hinweis
Für die automatische E-Mailerzeugung mit der Funktion PDF + E-Mail aus GaLaOffice
360° ist die Software Microsoft Outlook® (ab der Version 2003) Voraussetzung.
KS21 Software & Beratung GmbH 53
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 10: Angebot drucken
6 Wenn Sie das Angebot für die Familie Mustermann gedruckt haben, können Sie die
LV-Bearbeitung sowie die „Projektbearbeitung“ verlassen. Um die LV-Bearbeitung zu
verlassen, aktivieren Sie die Schaltfläche „Schließen“.
Bevor das Fenster LV: Hausgarten Mustermann
geschlossen wird, erscheint die in der linken
Abbildung dargestellte Meldung, um einen
ungewollten Datenverlust zu vermeiden
(siehe Abb. 71). Beantworten Sie die
Sicherheitsabfrage mit der Schaltfläche „Ja“.
Das Fenster LV: Hausgarten Mustermann wird geschlossen und Sie befinden sich im
Fenster „Projektbearbeitung“. Die Fensteransicht wurde aktualisiert und in der Übersicht
der Leistungsverzeichnisse ist nun der Eintrag des von Ihnen erstellten LV Hausgarten
Mustermann dargestellt (siehe Abb. 72).
7 Schließen Sie das Fenster „Projektbearbeitung“, indem Sie die Schaltfläche
„Schließen“ aktivieren. Sie befinden sich jetzt wieder im Hauptfenster von GaLaOffice
360° in der Projektübersicht. Auch die Projektübersicht wurde aktualisiert und Sie sehen
im Übersichtsfenster den Listeneintrag des von Ihnen zuvor erstellten Projektes
„Hausgarten Mustermann“ Projekt-Ebene (siehe Abb. 73).
Abb. 71
Abb. 72
Abb. 73
Eintrag des zuvor erzeugten LVs
Eintrag des zuvor erzeugten Projekts
KS21 Software & Beratung GmbH 54
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen
8 Aktivieren Sie nun im Navigationsbereich die Schaltfläche „ÜBERSICHT“. Das Fenster
wird aktualisiert und Sie befinden sich in der Übersicht von GaLaOffice 360°.
Der Eintrag in den „zuletzt bearbeiteten Dokumenten“ wurde ebenfalls aktualisiert. Sie
sehen nun in der Kategorie „Heute“ die folgende Ansicht (siehe Abb. 75):
Erläuterung der Listeneinträge:
Dieser Listeneintrag steht für das von Ihnen erstellte
LV Hausgarten Mustermann
Dieser Listeneintrag steht für das von Ihnen erstellte
Projekt Hausgarten Mustermann
Dieser Listeneintrag steht für die von Ihnen erstellte
Adresse Hausgarten Mustermann
Abb. 74
Abb. 75
Hinweis
Vor dem Listeneintrag befindet sich eine Schaltfläche mit einem kleinen Pluszeichen.
Wenn Sie diese Schaltfläche drücken, öffnet sich der Listeneintrag des Projektes mit den
Daten der nächsten kleineren Ebene der LV–Ebene. Vor der LV – Ebene befindet sich
wieder diese Schaltfläche. Wenn Sie diese Schaltfläche aktivieren, öffnet sich der
Listeneintrag mit den Daten der nächsten kleineren Ebene der Dokumenten–Ebene
(Druckarchiv). Das Ergebnis mit allen geöffneten Schaltflächen sehen Sie in der unteren
Abbildung (siehe Abb. 74).
Wenn Sie die Schaltflächen wieder aktivieren, werden die Listeneinträge ausgeblendet.
Wenn Sie einen der Listeneinträge mit einem Doppelklick aktivieren, wird umgehend der
betreffende Datensatz geöffnet. Ein Doppelklick auf den Listeneintrag in der Projekt-Ebene
öffnet die Projektbearbeitung des gewählten Listeneintrags, ein Doppelklick auf den
Listeneintrag in der LV-Ebene öffnet die LV-Bearbeitung des gewählten Listeneintrags.
KS21 Software & Beratung GmbH 55
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 11: pauschale Abschlagsrechnung drucken
Teil 4) Projekt abrechnen
Schritt 11: Abschlagsrechnung – pauschale Abschlagsrechnung drucken
Die Annahme ist, dass Sie den Auftrag zur Umsetzung bei der Familie Mustermann
erhalten haben und die Baumaßnahmen bereits begonnen haben. Um nun mit
GaLaOffice 360° eine pauschale Abschlagszahlung für die bisher geleisteten Arbeiten
zu erstellen und die Zahlung der Familie Mustermann direkt im Baukonto zu verbuchen,
sind die folgenden Schritte erforderlich.
Rechnungserstellung in GaLaOffice 360° Allgemein
Mit GaLaOffice 360° sind Sie in der Lage, einfach und schnell Rechnungen wie z. B.
Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen zu erstellen, diese mit dem Programm
zu verwalten und natürlich als gedrucktes Dokument als auch als digitalen Druck mit
Ihrem Logo auszugeben. Bei der Erzeugung der Rechnungen haben Sie die Möglichkeit,
den zu fakturierenden Rechnungsbetrag pauschal festzulegen oder von der
angebotenen Menge oder dem hinterlegten Baufortschritt abzuleiten.
Damit Sie in GaLaOffice 360° eine Rechnung erstellen können, benötigt das Programm
den Bezug zum betreffenden Vorgang (LV). Für das Fallbeispiel bedeutet dies, dass Sie
in das von Ihnen erstellte LV Hausgarten Mustermann wechseln.
1 Um schnell in das LV Hausgarten Mustermann zu wechseln, aktivieren Sie in der
Übersicht von GaLaOffice 360° in den „zuletzt bearbeiteten Dokumenten“ den
Listeneintrag „LV Hausgarten Mustermann“ mit einem Doppelklick (siehe Abb. 76). Sie
springen nun direkt in die LV Bearbeitung.
2 Es öffnet sich das zusätzliche Fenster „LV: Hausgarten Mustermann“ und Sie befinden
sich automatisch in den LV Einstellungen. In den LV Einstellungen stellen Sie den „LV
Status“ auf die aktuelle Situation des Fallbeispieles um „in Ausführung“
Wählen Sie hierzu im Listenfeld „LV Status“ den entsprechenden Eintrag aus
(siehe Abb. 77).
Hier Doppelklick ausführen
Abb. 76
KS21 Software & Beratung GmbH 56
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen
3 Bevor Sie eine Rechnung drucken können, müssen Sie in GaLaOffice 360° einige
Grundeinstellungen vornehmen. Um diese vorzunehmen, aktivieren Sie im
Navigationsbereich die Schaltfläche „Konto + Druck“ (siehe Abb. 78).
Die rechte Fensterseite wird nun aktualisiert und Sie sehen im oberen Teil das
„Baukonto“ und im unteren Teil die „Druckoptionen“ (siehe Abb. 79)
Baukonto
Druckoptionen
Schaltfläche Konto + Druck
Navigationsbereich
Abb. 77
Abb. 78
Abb. 79
Listenfeld LV Status
Detailausschnitt LV Einstellungen
Abb. 79
KS21 Software & Beratung GmbH 57
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 11: pauschale Abschlagsrechnung drucken
4 Stellen Sie in den Druckoptionen das Listenfeld „Dokumenten Status“ mit der
„Abwärtspfeil“ Schaltfläche so ein, dass der von Ihnen gewünschte Rechnungstyp
hinterlegt ist. Sie haben an dieser Stelle die folgende Auswahl:
Rechnung
Abschlagsrechnung pauschal
Abschlagsrechnung pauschal 2
Abschlagsrechnung nach Positionen
Teilschlussrechnung
Schlussrechnung
Für das Fallbeispiel wählen sie den Listeneintrag „Abschlagsrechnung pauschal“ aus
(siehe Abb. 80). Das Eingabefeld „Beleg Text“ wird vom Programm automatisch erstellt.
Bei Bedarf können Sie den Eintrag manuell ergänzen oder löschen.
5 Um eine neue Belegnummer für das Eingabefeld „Beleg Nummer“ zu erhalten,
aktivieren Sie die Schaltfläche „Neu“ (siehe Abb. 80). GaLaOffice 360° erstellt daraufhin
automatisch eine neue Belegnummer aus dem jeweiligen Nummernkreis. Beim
Eingabefeld „Beleg Datum“ können Sie entweder manuell eintragen oder Sie nutzen die
Kalenderfunktion von GaLaOffice 360°. Sie aktivieren die Kalenderfunktion mit der
Schaltfläche „Abwärtspfeil“ im Eingabefeld.
6 Geben Sie im Eingabefeld „Abschlagsrechnung Netto (siehe Abb. 80) manuell den von
Ihnen gewünschten Nettowert der pauschalen Abschlagsrechnung ein. Der
Mehrwertsteuerbetrag (MwSt.) sowie der Bruttobetrag der pauschalen
Abschlagsrechnung werden automatisch GaLaOffice 360° ermittelt und in den
entsprechenden Eingabefeldern eingetragen.
Abb. 80
Listenfeld „Dokumenten Status
Eingabefeld „Beleg Text“, wird automatisch erzeugt
Eingabefeld „Beleg Nummer“, Erzeugung manuell oder Aktivierung der Schaltfläche „Neu“
Schaltfläche „Neu“ (Beleg Nummer) aus Nummernkreis
Eingabefeld „Beleg Datum“
Eingabefeld für pauschalen Nettobetrag
Druckoptionen
KS21 Software & Beratung GmbH 58
Abb. 81
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen 7 Um den Rechnungsdruck zu starten, aktivieren
Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche
„Drucken“. Es öffnet sich das Fenster „Drucken“,
in dem Sie den von Ihnen gewünschten Drucker
auswählen und bei Bedarf zusätzliche
Einstellungen vornehmen können (siehe Abb.
81). Um den Druckauftrag zu senden, aktivieren
Sie die Schaltfläche „OK“. Das Fenster „Drucken“
wird automatisch geschlossen und der
Druckauftrag ausgeführt.
Während des Druckvorgangs erscheint die
Meldung „Wurde das Dokument korrekt
ausgedruckt?“ (siehe Abb. 82). Kontrollieren Sie
den Papierausdruck. Wenn Sie mit dem
Druckergebnis zufrieden sind, beantworten Sie die
Meldung mit der Schaltfläche „Ja“.
Daraufhin wird zum einen die Abschlagsrechnung automatisch als PDF-Datei archiviert,
zum anderen wird die Abschlagsrechnung als Listeneintrag in das Baukonto des
Projektes (siehe Abb. 83) eingestellt. In das Baukonto werden im Weiteren alle noch
folgenden Rechnungs- und Zahlungsvorgänge zu diesem Bauvorhaben (LV) eingestellt.
Parallel zur Verwaltung im Baukonto werden zusätzlich alle Rechnungs- und
Zahlungsvorgänge in der Programmkomponente „ZAHLUNGSVERKEHR“ eingestellt.
Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, Rechnungs- und Zahlungsvorgänge in der
jeweiligen „LV Bearbeitung“ projektbezogen und im Zahlungsverkehr projektübergreifend
in einer Gesamtübersicht zu sehen.
Abb. 82
Listeneintrag der erstellten Abschlagszahlung
Detailausschnitt „Baukonto“
Hinweis
Bevor Sie die von Ihnen definierte Abschlagsrechnung drucken, kontrollieren Sie in der
„Seitenansicht“ den Ausdruck. Um in der Seitenansicht zu navigieren und die Seitenansicht
zu schließen, verfahren Sie wie auf Seite 48-49 beschrieben.
Abb. 83
KS21 Software & Beratung GmbH 59
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 11: pauschale Abschlagsrechnung drucken
Abschlagsrechnung-1 für Familie Mustermann
Abb. 84
Hinweis
Wenn Sie das von Ihnen erstelle Rechnungsdokument erneut anzeigen bzw. drucken
möchten, markieren Sie im Baukonto den gewünschten Listeneintrag mit der linken
Maustaste und aktivieren dann die rechte Maustaste für das Optionsmenü. Wählen Sie
dort den Befehl „Anzeige Druckkopie“. Es öffnet sich automatisch ein zusätzliches Fenster
mit der gewünschten PDF Datei. Alternativ können Sie auch in den Druckoptionen die
Schaltfläche „Archiv“ aktivieren. Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem Sie eine
Kopie des gewünschten Dokuments aufrufen können.
KS21 Software & Beratung GmbH 60
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen
Schritt 12: Abschlagsrechnung – Zahlungserfassung
Zahlungserfassung in GaLaOffice 360° Allgemein
Zahlungen, die erfolgt sind, müssen in GaLaOffice 360° erfasst werden, damit die
erstellten Rechnungen (Abschlagsrechnungen, Teilschluss- und Schlussrechnungen)
auch korrekt aus der „Offenen Posten Liste“ (siehe Programmkomponente
„ZAHLUNGSVERKEHR“) ausgebucht werden können.
Im Fallbeispiel der Familie Mustermann ist die erstellte Abschlagszahlung unter Abzug
des gewährten Skontos überwiesen worden.
1 Um die Zahlung der pauschalen Abschlagsrechnung der Familie Mustermann im
projektbezogen Baukonto zu erfassen, müssen Sie sich in dem entsprechenden LV
befinden. Im Navigationsbereich muss die Schaltfläche „Konto + Druck“ aktiviert sein.
Im Baukonto des LVs sehen Sie den Listeneintrag der von Ihnen zuvor erstellten
Abschlagsrechnung (siehe Abb. 85).
Markieren Sie den gewünschten Listeneintrag mit der Maus (hier AR-1 vom 18.09.2009)
und aktivieren Sie dann die Schaltfläche „Zahlung“.
2 Es öffnet sich das Fenster „Zahlung“, in das bereits alle relevanten Daten
(Pflichtfelder) von GaLaOffice 360° eingetragen wurden (siehe Abb. 86). Im Fallbeispiel
gehen wir davon aus, dass die Familie Mustermann den angeforderten
Rechnungsbetrag auch korrekt überwiesen hat.
Abb. 85
Abb. 86
Schaltfläche „Zahlung“ Markierter Listeneintrag der erstellten Abschlagszahlung
Zusatzfenster „Zahlung“
Pflichtfeld „Zahlungseingang“ skontierfähiger eingegangener Betrag
Schaltfläche „OK“
Pflichtfeld Mehrwertsteuersatz
Detailausschnitt „Baukonto“
KS21 Software & Beratung GmbH 61
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 13: Druckeinstellungen setzten
Sie können die Zahlung mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen. Das Fenster wird
geschlossen und im Baukonto wird automatisch der Listeneintrag zu der von Ihnen
vorgenommenen Ausbuchung eingestellt (siehe Abb. 87).
Schritt 13: Schlussrechnung – Druckeinstellungen setzen
Die Annahme ist, dass Sie die Baumaßnahmen bei der Familie Mustermann
abgeschlossen haben. Sie Erstellen nun mit GaLaOffice 360° die Schlussrechnung für
die von Ihnen geleisteten Arbeiten und verbuchen im Weiteren die Zahlung der Familie
Mustermann.
Damit Sie die Schlussrechnung für die Familie Mustermann erstellen können, müssen
Sie, wie auch bei der Anlage der Abschlagszahlung, den Bezug zum LV herstellen
(siehe Seite 57).
1 Wechseln Sie in dem Fenster LV: Hausgarten Mustermann in den Navigationsbereich
„LV Einstellungen“. In den LV Einstellungen stellen Sie den „LV Status“ auf die aktuelle
Situation des Fallbeispieles um „Abgerechnet in Gewährleistung“.
Wählen Sie hierzu im Listenfeld „LV Status“ den entsprechenden Eintrag aus
(siehe Abb. 88).
Abb. 87
Abb. 88
Listeneintrag Rechnungsausgang Abschlagsrechnung
Listeneintrag Zahlungseingang Detailausschnitt „Baukonto“
Listenfeld LV Status
Detailausschnitt LV Einstellungen
Hinweis
Sofern bei Zahlungen Teilbeträge einbehalten werden, gibt GaLaOffice 360° Ihnen die
Möglichkeit, dies entsprechend auszuweisen und den Überblick zu behalten.
KS21 Software & Beratung GmbH 62
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen 2 Bevor Sie die Schlussrechnung drucken können, müssen Sie im Programm einige
Grundeinstellungen vornehmen, auf deren Grundlage die Rechnung erzeugt wird.
Um diese Einstellungen vorzunehmen, aktivieren Sie im Navigationsbereich die
Schaltfläche „Konto + Druck“ (siehe Abb. 89).
3 Wechseln Sie im rechten unteren Fenster in die Druckoptionen. Stellen Sie das
Listenfeld „Dokumenten Status“ mit der Schaltfläche „Abwärtspfeil“ so ein, dass der
Rechnungstyp „Schlussrechnung“ hinterlegt ist.
Das Eingabefeld „Beleg Text“ wird vom Programm automatisch erstellt. Bei Bedarf
können Sie den Eintrag manuell ergänzen oder löschen (siehe Abb. 90).
4 Um eine neue Belegnummer für das Eingabefeld „Beleg Nummer“ zu erhalten,
aktivieren Sie die Schaltfläche „NEU“ (siehe Abb.90). Beim Eingabefeld „Beleg Datum“
können Sie entweder manuell eintragen oder Sie nutzen die Kalenderfunktion von
GaLaOffice 360°. Sie aktivieren die Kalenderfunktion mit der Schaltfläche „Abwärtspfeil“
im Eingabefeld „Beleg Datum“.
Konto + Druck
Navigationsbereich
Abb. 89
Abb. 90
Detailausschnitt Druckoptionen
Eingabefelder für Dokumentendruck
Hinweis
Sobald in einem Vorgang (LV) eine Abschlagsrechnung erstellt wurde, muss der
Rechnungstyp auf „Schlussrechnung“ eingestellt sein. Bei der Aufstellung der
Schlussrechnung fakturiert GaLaOffice 360° den Gesamtbetrag und zieht automatisch die
bisher geleisteten Zahlungseingänge für Abschlags- und Teilschlusszahlungen des
Kunden (inkl. Skonto nach Vereinbarung) von der fakturierten Gesamtsumme ab.
Bei Aufträgen die ohne zuvor erstellte Abschlags- und Teilschlusszahlungen gestellt
wurden, können Sie den Rechnungstyp auf „Rechnung“ setzen.
KS21 Software & Beratung GmbH 63
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 13: Druckeinstellungen setzten
Um eine Rechnung, oder wie im Fallbeispiel, eine Schlussrechnung zu erstellen, tragen
Sie die Mengen ein, die in der Rechnung bzw. Schlussrechnung fakturiert werden sollen.
Zu der Angabe der zu fakturierenden Menge haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen
können Sie schnell und einfach die „angebotene Menge“ („Rech. mit Ang Mengen“) in
Rechnung stellen. Diese Art der Abrechnung kommt immer dann vor, wenn Sie die im
Angebot angegebene Menge zu 100% in Abrechnung stellen können.
In Ihrer täglichen Praxis ergeben sich aber oft genug die Fälle, in denen es zu einer
Mengenmehrung kommt, oder einzelne Positionen gar nicht zur Ausführung kommen.
Sofern sich Mengenmehrungen ergeben haben, oder einzelnen Positionen nicht
abgerechnet werden, können Sie mit GaLaOffice 360° auch positionsbezogen nach
„fertig gestellte Menge“, dem sogenannten „Baufortschritt“, abrechnen.
Schritt 14: Schlussrechnung – Angabe der Rechnungsmenge
Schlussrechnung nach „Rech. mit Ang Mengen“
1 Um eine Rechnung entsprechend der „angebotene Menge“ zu erstellen, aktivieren Sie
das Markierungsfeld „Rech. mit Ang. Mengen“ (siehe Abb. 91). In diesem Fall greift
GaLaOffice 360° bei der Fakturierung auf die in
dem Angebot erstellten Mengenangaben
zurück.
Schlussrechnung nach „fertig gestellte Menge“
Bevor Sie eine Rechnung entsprechend der „fertiggestellte Menge“ erstellen können,
müssen Sie in GaLaOffice 360° alle nach Abschluss der Baumaßnahmen ermittelten
fertig gestellten Mengen eintragen (Baufortschritt).
2 Um in GaLaOffice 360° die fertigen Mengen (Baufortschritt) positionsbezogen
einzugeben, stellen Sie zuerst die LV Ansicht um. Bis jetzt haben Sie in der LV
Bearbeitung immer die Angebotsmenge betrachtet. Um den Baufortschritt zu bearbeiten,
wechseln Sie auf die „LV Ansicht
fertiggestellte Menge“. Aktivieren Sie
hierzu in der LV-Anzeige (über der LV-
Gliederung) das Listenfeld „LV Ansicht
fertiggestellte Menge“ (siehe Abb. 92).
Die Anzeige der LV-Gliederung können
Sie bei Bedarf jederzeit in die
ursprüngliche Ansicht, also die
„angebotene Menge“ wieder
zurückstellen
Abb. 91
Abb. 92
Markierungsfeld „angebotene Menge
Detailausschnitt Druckoptionen
KS21 Software & Beratung GmbH 64
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen
Das Fenster der LV-Bearbeitung wird daraufhin aktualisiert und Sie sehen in der LV-
Gliederung auf der linken Fensterseite anstatt der Angebotsmengen die fertig gestellten
Mengen, die vorerst in allen Positionen auf die Menge = „0“ gesetzt wurden. Des
Weiteren ist in der LV-Gliederung die Spalte „fertiggestellt in Prozent“ eingefügt worden,
die den Baufortschritt sowohl als Wert in Prozent als auch visualisiert wiedergibt
(siehe Abb. 93).
3 Aktivieren Sie nun die erste Position in Ihrer LV-Gliederung. Das Fenster wird
aktualisiert und auf der rechten Fensterseite sehen Sie die bekannte Eingabemaske für
die Positionsbearbeitung (siehe Abb. 94). Um die Bearbeitungsmaske auf die Erfassung
des Baufortschrittes umzustellen, aktivieren Sie in der unteren Registerleiste das
Register „Baufortschritt“.
Abb. 93
Eingabemaske zur Positionsbearbeitung
Registerleiste
Abb. 94
KS21 Software & Beratung GmbH 65
Abb. 97
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 14: Druckeinstellungen setzen
Das Fenster wird nun aktualisiert und zeigt Ihnen auf der unteren rechten
Bildschirmseite die Bearbeitungsmaske des Baufortschrittes (siehe Abb. 95) in dem Sie
den Baufortschritt der Position eintragen können.
4 Beginnen Sie mit der Eingabe des Leistungsstandes in dem Listenfeld „Datum“. Das
Programm hinterlegt automatisch das aktuelle Datum. Wenn Sie für diese Angabe eine
Korrektur vornehmen möchten, aktivieren Sie das Listenfeld erneut und überschreiben
die Programmvorgabe manuell.
!TIP! Beim Eingabefeld „Datum“ können Sie
auch die Kalenderfunktion von GaLaOffice 360°
nutzen (siehe Abb. 96), indem Sie im
Listenfeldfeld das kleine Dreieck aktivieren
(linker Mausklick)
Geben Sie im Eingabefeld „Menge“ (siehe Abb. 97) die zu dem Kalenderstand fertig
gestellte Menge der Position ein. Hierzu können Sie zum einen den Wert manuell
eintragen, oder Sie aktivieren die
Schaltfläche „Ang. Menge“, wenn der
angebotene Wert mit dem aktuellen
Baufortschritt übereinstimmt.
!TIP! Um die Effektivität bei der Bearbeitung zu erhöhen, nutzen Sie Ê-Taste, um in
das nächste Eingabefeld zu gelangen. Mit der ‡ + Ê kehren Sie zum vorherigen
Eingabefeld zurück. In dem Eingabefeld „Bemerkungen“ können Sie einen freien Text
eingeben, z.B. die Lieferscheinnummer festhalten.
Abb. 94
Abb. 96
Detailausschnitt „Baufortschritt“
Registerleiste
Schaltfläche „Ang. Menge“ Detailausschnitt „Baufortschritt“
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Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen
5 Um die Eingabe des Baufortschrittes in der ersten Position abzuschließen, drücken Sie
die ¤ Taste. Zum einen wird hierdurch automatisch der Baufortschritt der ersten
Position in die LV-Gliederung übernommen (siehe Abbildung), wobei auch die Spalte
„fertiggestellt in Prozent“ aktualisiert wird. Zum anderen springen Sie in die nächste
Position und können mit der Eingabe des Leistungsstandes wie oben beschrieben
fortfahren (siehe Abb. 98).
Alternativ zur ¤ Taste können Sie auch mit der Maus die gewünschte Position
aktivieren.
!TIP! Durch die Verwendung der Tastaturbefehle Ê-Taste und ¤-Taste (Hot Keys)
gelangen Sie von Eingabefeld zu Eingabefeld. .
Fahren Sie mit der Aktualisierung des Baufortschrittes in den restlichen Positionen Ihrer
LV-Gliederung fort.
6 Wenn Sie die Eingabe des Baufortschrittes in Ihren Positionen abgeschlossen haben
(siehe Abb. 99), können Sie nun die Schlussrechnung für die Familie Mustermann
erstellen.
Abb. 98
Abb. 99
Detailausschnitt LV-Gliederung LV Ansicht fertig gestellte Menge
Fertiggestellte Menge“
Fertiggestellte Menge in Prozent“
KS21 Software & Beratung GmbH 67
Abb. 100
Abb. 101
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 15: Schlussrechnung drucken
Schritt 15: Schlussrechnung – Schlussrechnung drucken
1 Um den Rechnungsdruck zu starten,
aktivieren Sie in der Symbolleiste die
Schaltfläche „Drucken“. Es öffnet sich das
Fenster „Drucken“, indem Sie den von Ihnen
gewünschten Drucker auswählen und bei
Bedarf zusätzliche Einstellungen vornehmen
können (siehe Abb. 100). Um den Druckauftrag
zu senden, aktivieren Sie die Schaltfläche „OK“.
Das Fenster „Drucken“ wird automatisch
geschlossen und der Druckauftrag ausgeführt.
2 Während des Druckvorganges erscheint die
Meldung „Wurde das Dokument korrekt ausgedruckt?“
(siehe Abb. 101). Kontrollieren Sie den
Papierausdruck. Wenn Sie mit dem Druckergebnis
zufrieden sind, beantworten Sie die Meldung mit der
Schaltfläche „Ja“
Daraufhin wird zum einen die Schlussrechnung automatisch als PDF-Datei archiviert.
Zum anderen wird die Schlussrechnung als Listeneintrag in das Baukonto des Projektes
(siehe Abb. 102) eingestellt. Parallel zu der Verwaltung im Baukonto wird die
Schlussrechnung auch in der Programmkomponente „ZAHLUNGSVERKEHR“
eingestellt. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, Rechnungs- und Zahlungsvorgänge in
der jeweiligen „LV Bearbeitung“ projektbezogen und im Zahlungsverkehr
projektübergreifend in einer Gesamtübersicht zu sehen.
Abb. 102
Listeneintrag Rechnungsausgang Abschlagsrechnung
Detailausschnitt „Baukonto“
Listeneintrag Rechnungsausgang Schlussrechnung
Hinweis
Bevor Sie die von Ihnen definierte Abschlagsrechnung drucken, kontrollieren Sie in der
„Seitenansicht“ den Ausdruck. Um in der Seitenansicht zu navigieren und die Seitenansicht
zu schließen, verfahren Sie wie auf Seite 48-49 beschrieben.
Listeneintrag Zahlungseingang
KS21 Software & Beratung GmbH 68
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen
Schlussrechnung für Familie Mustermann
Der Ausdruck enthält automatisch alle rechtlich erforderlichen Formulierungen:
Eine Tabelle zur Rechnungserstellung mit erfolgten Zahlungen und offenen
Zahlbeträgen
Datumsangaben zum Ausführungszeitraum
Hinweis zur Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen nach § 14 Abs. 4
Umsatzsteuergesetz
Auf Wunsch die Ausgabe der Arbeitskosten nach § 35 a EStG
Abb. 103
Hinweis
In GaLaOffice 360° können Sie auch alle Arten von Rechnungen (Abschlagsrechnung,
Teilschluss- und Schlussrechnung) als digitales Dokument mit Logo für den direkten Fax-
oder Emailversand erzeugen. Um Rechnungsdokumente digital zu drucken, verfahren Sie
wie auf Seite 54-55 beschrieben.
KS21 Software & Beratung GmbH 69
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 16: Zahlungserfassung
Schritt 16: Schlussrechnung – Zahlungserfassung
Zahlungserfassung in GaLaOffice 360° Allgemein
1 Um die Zahlung der Schlussrechnung der Familie Mustermann im projektbezogen
Baukonto zu erfassen, müssen Sie sich im entsprechenden LV befinden. Im
Navigationsbereich muss die Schaltfläche „Konto + Druck“ aktiviert sein.
Im Baukonto des LVs sehen Sie den Listeneintrag der von Ihnen zuvor erstellten
Schlussrechnung (siehe Abb. 104 Detailansicht Abb. 105).
Markieren Sie den gewünschten Listeneintrag mit der Maus (hier SR vom 02.10.2009)
und aktivieren Sie dann die Schaltfläche „Zahlung“.
Abb. 104
Abb. 105
Listeneintrag Zahlungseingang
Detailausschnitt „Baukonto“
Listeneintrag Rechnungsausgang Abschlagszahlung
Listeneintrag Rechnungsausgang Schlusszahlung
Schaltfläche „Zahlung“
Hinweis
Wenn Sie das von Ihnen erstelle Rechnungsdokument erneut anzeigen bzw. drucken
möchten, markieren Sie im Baukonto den gewünschten Listeneintrag mit der linken
Maustaste und aktivieren dann die rechte Maustaste für das Optionsmenü. Wählen Sie hier
den Befehl „Anzeige Druckkopie“. Es öffnet sich automatisch ein zusätzliches Fenster mit
der gewünschten PDF Datei. Alternativ können Sie auch in den Druckoptionen die
Schaltfläche „Archiv“ aktivieren (siehe Abbildung unten). Es öffnet sich ein zusätzliches
Fenster, in dem Sie eine Kopie des gewünschten Dokuments aufrufen können.
KS21 Software & Beratung GmbH 70
Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen
2 Es öffnet sich das Fenster „Zahlung“, in das bereits alle relevanten Daten von
GaLaOffice 360° eingetragen wurden (siehe Abb. 106). Im Fallbeispiel gehen wir davon
aus, dass die Familie Mustermann den angeforderten Rechnungsbetrag auch korrekt
überwiesen hat.
Sie können die Zahlung mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen. Das Fenster wird
geschlossen und im Baukonto wird automatisch der Listeneintrag zu der von Ihnen
vorgenommenen Ausbuchung eingestellt (siehe Abb. 107).
Im Baustellenkonto werden alle Rechnungen, Zahlungen, Kürzungen etc. eines
einzelnen Bauvorhabens (Projekt) aufgeführt.
Projektübergreifend für das gesamte Unternehmen werden alle Rechnungsausgänge,
Kürzungen und die „Offenen Posten“ in der Programmkomponente „Zahlungsverkehr“ in
der „Rechnungsausgangsliste“ sowie der „OP Verwaltung“ (siehe Abbildung 108 + 109)
angezeigt. Durch eine individuelle zeitliche Sortierung (z.B. pro Monat, Quartal, Jahr)
und die detaillierte Darstellung der Zahlen können Sie stets Ihre wirtschaftliche Situation
bewerten.
Abb. 106
Abb. 107
Zusatzfenster „Zahlung“
Pflichtfeld „Debitor“
Pflichtfeld „Zahlungseingang“ skontierfähiger eingegangener Betrag
Schaltfläche „OK“
Listeneintrag Zahlungseingang Schlussrechnung
Detailausschnitt „Baukonto“
Listeneintrag Rechnungsausgang Schlusszahlung
KS21 Software & Beratung GmbH 71
Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 16: Zahlungserfassung
Darstellung der Rechnungsausgangsliste
Darstellung der „Offenen Posten“ in der OP Verwaltung
Abb. 108
Abb. 109
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Tutorial „Erste Schritte“ Informationsseite
Tutorial GaLaOffice 360° „Erste Schritte“
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