i
TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM
MEDIS PASKA AKREDITASI DI PUSKESMAS NGAGLIK 1
KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2017
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Mendapatkan Gelar Ahli Madya
Perekam dan Informasi Kesehatan di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh :
HUSNUL FATTIMAH
1314040
PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Puji syukur peneliti panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah serta inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan usulan penelitian
dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun 2017”.
Karya Tulis Ilmiah ini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan, dan bantuan
berbagai pihak yang tidak bisa peneliti sebutkan satu persatu, dan pada kesempatan
ini penulis mengucapkan terimakasih dengan setulus-tulusnya kepada:
1. Kuswanto Hardjo., dr.M.Kesselaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
2. Sis Wuryanto, A.Md Perkes., SKM., MPH selaku Penguji dan Ketua Prodi
Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta.
3. Dra. Rawi Miharti, MPH., selaku Pembimbing Akademik PKL yang telah banyak
memberikan bimbingan dan arahan kepada kami sehingga penulis dapat
menyeselesaikan usulan penelitian ini.
4. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang
mendukung dan melancarkan peneliti dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah.
5. Sri Winarni, S.Si., Apt., M.Kes., selaku Kepala Puskesmas Ngaglik 1 Sleman.
6. Amrullah Yusuf, SKM., selaku Kepala Subag TU Puskesmas Ngaglik 1 Sleman
yang telah banyak membantu dalam memberikan ijin.
7. Dewi Wahyu Feba Emalia, A.Md., selaku pelaksana rekam medis di Puskesmas
Ngaglik 1 Sleman yang banyak membantu dalam memperoleh data yang
dibutuhkan.
8. Seluruh petugas rekam medis yang telah banyak membantu.
9. Bapak dan Mama yang selalu memberikan motivasi serta doa sehingga peneliti
dapat menyeselsaikan Karya Tulis Ilmiah ini tepat waktu.
v
10. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah
mendukung da membantu dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah.
Penulis menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari sempurna.Oleh
karena itu penulis sangat mengharapkan masukan dari berbagai pihak demi
kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya, atas
segala amal kebaikan dan bantuannya.Penulis berharap semoga Karya Tulis
Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh.
Yogyakarta, 18 Juli 2017
Penulis
Husnul Fattimah
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...................................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ................................................................................................. iv
DAFTAR ISI ................................................................................................................ vi
DAFTAR SINGKATAN ............................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... x
DAFTAR TABEL ........................................................................................................ xi
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................... xii
INTISARI ................................................................................................................... xiv
ABSTRACT ................................................................................................................ xv
BAB I ............................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1
A. Latar Belakang ................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .............................................................................................. 3
C. Tujuan penelitian ................................................................................................ 3
D. Manfaat Penelitian ............................................................................................. 3
E. Keaslian Penelitian ............................................................................................. 4
BAB II ........................................................................................................................... 6
TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................... 6
A. Tinjauan Teori .................................................................................................... 6
1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis .................................................... 9
2. Pengembalian Berkas Rekam Medis ............................................................ 10
3. Telusur Berkas Rekam Medis ...................................................................... 11
B. Kerangka Konsep ............................................................................................. 13
C. Pertanyaan Penelitian ....................................................................................... 13
BAB III ....................................................................................................................... 14
vii
METODE PENELITIAN ............................................................................................ 14
A. Jenis dan Rancangan Penelitian ....................................................................... 14
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................................... 15
C. Subjek dan Objek Penelitian ............................................................................ 15
D. Definisi Operasional......................................................................................... 16
E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................................... 17
F. Instrumen Pengumpulan Data .......................................................................... 18
G. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data .............................................................. 19
H. Metode Pengolahan dan Analisa Data ............................................................. 19
I. Etika Penelitian ................................................................................................ 21
J. Jalannya Penelitian ........................................................................................... 22
BAB IV ....................................................................................................................... 24
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN .......................................................... 24
A. Gambaran Umum ............................................................................................. 24
1. Sejarah Puskesmas Ngaglik 1 Sleman .......................................................... 24
2. Visi, Misi, dan Tata Nilai ............................................................................. 24
3. Waktu Pelayanan .......................................................................................... 24
B. Hasil Penelitian ................................................................................................ 25
1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis .................................................. 26
2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis ................................................ 27
3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis .......................................................... 29
A. Pembahasan Penelitian ..................................................................................... 31
1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis .................................................. 32
2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis ................................................ 34
3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis .......................................................... 35
BAB V ......................................................................................................................... 37
KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................................... 37
A. Kesimpulan ...................................................................................................... 37
B. Saran ................................................................................................................. 38
viii
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 39
LAMPIRAN
ix
DAFTAR SINGKATAN
BRM Berkas Rekam Medis
KTI Karya Tulis Ilmiah
PERMENKES Peraturan Menteri Kesehatan
PPPM Pusat Menelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
RM Rekam Medis
SDM Sumber Daya Manusia
SNF Straight Numerical Filing
SOP Standard Operasional Procedure
TDF Terminal Digit Filing
WHO World Health Organization
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Konsep……………………………………………………… 16
Gambar 4.1 Desain Tracer………………………………………………………….. 32
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Definisi Operasional…………………………………………………….. 19
Tabel 4.1 Hasil Observasi Penyimpanan Berkas Rekam Medis…………………... 25
Tabel 4.2 Hasil Observasi Pengambilan Berkas Rekam Medis…………………… 26
Tabel 4.3 Hasil Observasi Penggunaan Tracer…………………………………….. 26
Tabel 4.4 Hasil Observasi pengembalian Berkas Relkam Medis………………….. 28
Tabel 4.5 Hasil ObservasiTelusur Berkas Rekam Medis………………………….. 29
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Izin Studi Pendahuluan Bupati Sleman
Lampiran 2 Surat Izin Studi Pendahuluan Puskesmas Ngaglik 1 Sleman
Lampiran 3 Surat Rekomendasi Studi Pendahuluan Badan Kesatuan Bangsa dan
Politik (Kesbangpol)
Lampiran 4 Surat Izin Studi Pendahuluan Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah (BAPPEDA)
Lampiran 5 Surat Keterangan Persetujuan Studi Pendahuluan di Puskesmas
Ngaglik 1 Sleman
Lampiran 6 Surat Izin Penelitian Bupati Sleman
Lampiran 7 Surat Izin Penelitian Puskesmas Ngaglik 1 Sleman
Lampiran 8 Surat Rekomendasi Penelitian Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
(Kesbangpol)
Lampiran 9 Surat Izin Penelitian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
(BAPPEDA)
Lampiran 10 Surat Keterangan Persetujuan Penelitian di Puskesmas Ngaglik 1
Sleman
Lampiran 11 Keterangan Persetujuan Etik Penelitian
Lampiran 12 Pedoman Wawancara
Lampiran 13 Check-List Observasi
Lampiran 14 Check-List Dokumentasi
Lampiran 15 Transkip Hasil Wawancara
Lampiran 16 Hasil Observasi
Lampiran 17 Hasil Dokumentasi SOP Pengambilan dan Peyimpanan Rekam Medis
Lampiran 18 Hasil Dokumentasi PROTAP Pemutihan Nomor Rekam Medik
Lampiran 19 SOP Penomoran Rekam Medis
Lampiran 20 SOP Pengambilan dan Penyimpanan Rekam Medis
xiii
Lampiran 21 SOP Peminjaman Rekam Medis
Lampiran 22 SOP Pencatatan Register
Lampiran 23 SOP Penggunaan Tracer
Lampiran 24 Lembar Bimbingan Karya Tulis Ilmiah
xiv
TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM
MEDIS PASKA AKREDITASI DI PUSKESMAS NGAGLIK 1
KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2017
Husnul Fattimah1
, Rawi Miharti2
INTISARI
Latar Belakang: Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas merupakan
salah satu kriteria dalam penilaian akreditasi puskesmas.sistem penyimpanan dapat
mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak penyimpanan,
mempercepat ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang
disimpan dalam rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas
rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
Dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik
1 Sleman tahun 2017.
Tujuan Penelitian: Mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam
medis paska akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman tahun 2017.
Metode Penelitian: Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dan menggunakan rancangan penelitian fenomenologi.
Hasil Penelitian: Puskesmas Ngaglik 1 Sleman memiliki tracer, namun dalam
pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis belum menggunakan tracer
sebagai alat ganti berkas rekam medis yang dipinjam untuk keperluan apapun.
sedangkantracer dapat membantu petugas dalam menelusur berkas rekam medis yang
hilang/ tidak berada pada tempatnya. Hal ini dapat menghambat dalam penyediaan
berkas rekam medis pasien yang diperlukan.
Kesimpulan: Pelaksanan pengambilan, pegembalian dan telusur berkas rekam medis
di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum berjalan sebagaimana mestinya.
Kata Kunci: Pengembalian Berkas Rekam Medis, Pengembalian Berkas Rekam
Medis, Telusur Berkas Rekam Medis
1Mahasiswa Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan (D3) Stikes Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta. 2Dosen Pembimbing Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan (D3) Stikes
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
xv
TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM
MEDIS PASKA AKREDITASI DI PUSKESMAS NGAGLIK 1
KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2017
Husnul Fattimah1
, Rawi Miharti2
ABSTRACT
Background: The storage system of medical record files at Puskesmas is one of the
criteria in the assessment of accreditation of puskesmas. Storage systems may
facilitate medical record files to be stored in storage shelves, speed up rediscovery or
retrieval of medical record files stored in storage shelves, easy returns, and protect
medical record files from theft, physical, chemical, and biological harm. In the
implementation of the activity of storing medical record files at Puskesmas Ngaglik 1
Sleman in 2017.
Objective:Knowing the implementation of post-accreditation medical records file
system at Puskesmas Ngaglik 1 Sleman in 2017.
Methode: This research uses descriptive research type with qualitative approach and
using phenomenology research design.
Result: Puskesmas Ngaglik 1 Sleman has a tracer, but in the retrieval and return of
medical records file has not used tracer as a tool to replace medical record files
borrowed for any purpose. While tracer can assist the officer in searching missing /
missing file medical records. This may hamper the provision of patient medical
record files as needed.
Conclusions: Implementation of retrieval, return and search of medical record files at
Puskesmas Ngaglik 1 Sleman not run properly.
Keywords: Medical Record File Record, Medical Record File Record, Medical
Record File Search
1Student of Record and Health Information (D3) Study Program Stikes Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta. 2Lecturers of Medical Record and Health Information Study Program Stikes jenderal
Achmad Yani Yogyakarta.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Puskesmas dijelaskan dalam Permenkes No. 75 Tahun 2014, merupakan fasilitas
pelayanan kesehatan tingkat pertama yang berperan penting dalam meningkatkan
aksesibilitas, keterjangkauan, dan kualitas pelayanan dalam rangka meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat serta menyukseskan program jaminan kesehatan.
Setiap Puskesmas wajib menyelenggarakan rekam medis karena rekam medis
merupakan jantungnya sebuah institusi pelayanan kesehatan yang harus dirawat dan
dilindungi. Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila unit kerja rekam medis
melakukan tugasnya dengan baik sebagai tujuan dalam penyediaan berkas rekam
medis dan tertib administrasi. Salah satu tugas unit kerja rekam medis adalah bagian
pengolahan data diruang penyimpanan atau filing yang diakreditasi oleh Departemen
Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan berkas atas dasar sistem
penjajaran tertentu melalui prosedur yang sistematis (Hatta, 2008).
Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam
suatu institusi pelayanan kesehatan, karena sistem penyimpanan dapat mempermudah
berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak penyimpanan, mempercepat
ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang disimpan dalam rak
penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam medis dari
bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Hatta, 2008).Sistem
penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanannya terdiri dari sentralisasi dan
desentralisasi. Sedangkan berdasarkan cara penjajarannya dibagi menjadi 3 yaitu,
Straight Numerical filing (SNF) atau sistem nomor langsung; Midle Digit Filing
(MDF) atau sistem angka tengah; Terminal Digit Filing (TDF) atau sistem angka
akhir.
Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu kriteria
dalam penilaian akreditasi puskesmas. Akreditasi Puskesmas menurut
2
Permenkes No 46 tahun 2016 adalah pengakuan terhadap Puskesmas yang
dinilaitelah memenuhi standar pelayananan Puskesmas untuk meningkatkan mutu
pelayanan Puskesmas yang berkesinambungan.
Hasil observasi diketahui bahwa Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sudah terakreditasi
dengan status pelayanan kesehatan dasar pada tanggal 31 Januari 2016 dan sistem
pengelolaan yang digunakan adalah sentralisasi, yaitu dimana berkas rekam medis
pasien rawat jalan dan rawat inap dijadikan satu dalam ruang filing dengan sistem
penomoran family folder yaitu dalam satu berkas rekam medis digunakan oleh satu
keluarga yang diberikan tambahan kode khusus pada masing-masing formulir untuk
menandai kode rekam medis Ayah, Ibu, dan Anak.Sedangkan sistem penyimpanan
secara numerik menggunakan Straight Numerical Filing (SNF), yang dimana
merupakan suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan urutan
langsung nomor rekam medisnya dalam rak penyimpanan. Dalam pelaksanaan
penyimpanan berkas rekam medis masih ditemukan adanya salah letak (misfile)
karena belum menggunakan tracer sebagai alat kendali untuk keluar dan masuknya
berkas rekam medis pada rak penyimpanan dan belum menggunakan buku kendali
sebagai alat untuk serah terima berkas rekam medis agar jelas siapa yang meminjam
dan menerimanya. Hal tersebut dapat menghambat dalam penyediaan berkas rekam
medis pasien yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat,selain itu menjadikan berkas
rekam medis yang dicari tidak ditemukan atau tidak tersedia sehingga petugas harus
membuatkan berkas rekam medis yang baru, apabila berkas rekam medis tersebut
dapat ditemukan dikemudian hari maka berkas rekam medis yang baru akan
digabungkan dengan berkas rekam medis yang lama.
Berdasarkan uraian diatas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang
“Tinjaun Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Paska
Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun 2017”.
3
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam latar belakang diatas, maka perumusan masalah dalam
penelitian ini adalah: Bagaimana Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Paska
Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1Sleman ?
C. Tujuan penelitian
1. Tujuan Umum
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem peyimpanan berkas
rekam medis paska akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman Yogyakarta.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui pengambilan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1
Sleman.
b. Mengetahui pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1
Sleman.
c. Mengetahui sistem telusur berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1
Sleman.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Puskesmas
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan pengalaman
serta dapat digunakan sebagai masukkan dalam melakukan penyimpanan berkas
rekam medis di Puskesmas.
2. Bagi Institusi Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Menambah referensi perpustakaan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta dan
sebagai tolak ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan, terutama mengenai
4
sistem penyimpanan berkas rekam medis serta sebagai referensi untuk dasar
acuan dalam pengembangan penelitian selanjutnya.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Penelitian ini juga dapat menjadi acuan bagi peneliti selanjutnya yang akan
melakukan penelitian khususnya mengenai sistem penyimpanan berkas rekam
medis paska akreditasi di Puskesmas.
E. Keaslian Penelitian
Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang difokuskan pada mengapa masih
terjadi ketidaktepatan dalam pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis di
Pusksmas Ngaglik 1 paska akreditasi, dengan desain fenomenologi. Penelitian yang
berkaitan dengan penelitian ini adalah:
1. Pujilestari (2016) dengan judul “Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta”.
Persamaan penelitian yang dilakukan Pujilestari dengan peneliti yaitu sama sama-
sama ingin mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis.
Perbedaan terdapat pada tempat penelitian, Pujilestari melakukan penelitian di
Rumah Sakit sedangkan peneliti melakukan penelitian di Puskesmas dan pada
unsur 5M yang digunakan oleh Pujilestari.Sedangkan peneliti tidak menggunakan
unsur 5M untuk mengetahui sistem penyimpanan berkas rekam di Puskesmas
Ngaglik 1 Sleman Yogyakarta.
2. Nugroho (2015) dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Perubahan Sistem
Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten”.
Persamaan penelitian yang dilakukan Nugroho dengan peneliti yaitu sama-sama
ingin mengetahui sistem penyimpanan yang dilaksanakan. Perbedaan terdapat
pada tempat penelitian, Nugroho melakukan penelitian di Rumah Sakit sedangkan
peneliti melakukan penelitian di Puskesma dan pada perencanaan perubahan
5
sistem penyimpanan yang dilakukan oleh Nugroho dengan cara menyiapkan
SDM, anggaran, dan peralatan. Sedangkan peneliti ingin meninjau pelaksanaan
sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan cara mengetahui sistem
pengambilan, sistem pengembalian, dan sistem telusur berkas rekam medis.
3. Sampurno (2015) dengan judul “Desain Tracer (Outguide) dalam Penyimpanan
Berkas Rekam Medis di RSIY PDHI Yogyakarta”.
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Sampurna dengan peneliti yaitu
sama-sama ingin mengetahui penyebab terjadinya misfile yaitu karena tidak
menggunakan tracer untuk pengganti rekam medis yang keluar atau dipinjam.
Perbedaan terdapat pada tempat penelitian, Sampurno melakukan penelitian di
Rumah Sakit sedangkan peneliti melakukan penelitian di Puskesmas dan pada
pembuatan desain tracer yang dilakukan oleh Sampurno.Sedangkan peneliti tidak
membuatkan desain tracer karena di Puskesmas Ngaglik 1 sudah memiliki tracer
namun tidak digunakan.
23
g. Mempersiapkan alat penelitian berupa pedoman observasi dan pedoman
wawancara.
h. Memperbaiki usulan penelitian.
i. Mengurus surat izin penelitian.
2. Tahap Pelaksanaan
Pelaksanaan penelitian merupakan proses pengumpulan data yang disusun
dalam bab IV hasil dan pembahasan penelitian. Penelitian ini dilaksanakan di
Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman pada bulan Juni, setelah peneliti
mendapatkan ijin untuk melakukan penelitian. Peneliti bekerja sama dengan
petugas rekam medis mengenai teknis jalannya penelitian dengan cara
wawancara, observasi, triangulasi sumber dan studi dokumentasi. Wawancara
penliti dengan responden A dan responden B dilakukan pada tanggal 07 Juni
2017. Kemudian peneliti melakukan obeservasi pada tanggal 08 Juni 2017,
setelah itu peniliti melakukan verifikasi hasil wawancara dan observasi kepada
triangulasi sumber.Sedangkan studi dokumentasi dilakukan pada tanggal 09 Juni
2017.
3. Tahap Penyusunan Karya Tulis Ilmiah
Penyusunan laporan dilaksanakan pada bulan juni ketika data yang diperlukan
sudah terkumpul, kemudian peneliti mengolah data terlebih dahulu sebelum
melakukan analisa data. Setelah data di analisa kemudian dijabarkan di bab iv dan
v, adapun bab iv berisi tentang hasil penelitian, pembahasan, dan keterbatasan
penelitian serta untuk bab v berisi tentang kesimpulan dan saran. Penyusunan
karya tulis ilmiah selesai kemudian peneliti berkonsultasi dengan pembimbing
dan melakukan revisi sebelum mendapatkan ijin untuk seminar hasil penelitian
dan mengumpulkan KTI
24
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
A. Gambaran Umum
1. Sejarah Puskesmas Ngaglik 1 Sleman
Puskesmas Ngaglik 1 Sleman beralamat di Jalan Kaliurang KM. 10,
Gondangan, Sardonoharjo, Ngaglik, Kabupaten Sleman, Yogyakarta. Sejarah
berdirinya Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sampai saat ini belum diketahui secara
pasti. Namun, Puskesmas Ngaglik 1 diresmikan kan pada tanggal 28 Februari
2009 oleh Gubernur D.I.Yogyakarta Hamengku Buwono X.
2. Visi, Misi, dan Tata Nilai
a. Visi
Terwujudnya pelayanan kesehatan yang bermutu menuju masyarakat Sleman
sehat yang mandiri, berdaya saing dan berkeadilan.
b. Misi
1) Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan
berkesinambungan.
2) Memberdayakan masyarakat untuk lebih mandiri dalam upaya kesehatan.
3) Mengembangkan sumberdaya layanan yang memadai.
4) Membangun kerja sama lintas program ddan lintas sector yang harmonis.
c. Tata Nilai
1) Professional
2) Disiplin dan Tanggungjawab
3) Transparansi
4) Kerkasama
3. Waktu Pelayanan
a. Pendaftaran
1) Senin – Kamis : Pukul 07.30 – 12.00 WIB
2) Jumat : Pukul 07.30 – 10.30 WIB
25
3) Sabtu : Pukul 07.30 – 11.00 WIB
b. Pelayanan
1) Senin – Kamis : Pukul 08.00 – 14.15 WIB
2) Jumat : Pukul 08.00 – 11.15 WIB
3) Sabtu : Pukul 08.00 – 12.45 WIB.
B. Hasil Penelitian
Tanggal 31 Januari 2016, Puskesmas Ngaglik I telah terakreditasi dengan status
pelayanan kesehatan dasar.Salah satu kriteria penilaian akreditasi puskesmas menurut
Permenkes No 46 Tahun 2016, adalah adanya sistem yang memandu penyimpanan
dan pemrosesan rekam medis. Berdasarkan hasil observasi yang peneliti lakukan,
berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman dikelola secara sentralisasi
menggunakan sistem Penyimpanan SNFdengan sistem penomoran family folder
berdasarkan wilayahnya, tetapi berkas rekam medis untuk Ayah, Ibu, Anak belum
dipisah dan masih disimpan menjadi satu dalam berkas rekam medis.
Tabel 4.1 Hasil Observasi Penyimpanan Berkas Rekam Medis
No Pengamatan Ya Tidak Keterangan
1 Family folder √ Sistem penomoran family
foldertetapi 1 keluarga masih
menggunakan 1 berkas rekam
medis yang di dalamnya berisi
catatan medis anggota
keluarganya.
2 TDF √ Masih menerapkan sistem
penyimpanan SNF
3 Sentralisasi √ Berkas rekam medis pasien RJ
dan pasien IGD disimpan dalam
satu ruangan
26
Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum melakukan peralihan sistem penyimpanan dari
SNF ke TDF dengan alasan kurangnya petugas yang berkompeten untuk melakukan
perubahan tersebut.
1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti, pengambilan berkas
rekam medis tidak hanya dilakukan oleh petugas rekam medis/ petugas
filing.Perawat klinik seringkali mencari dan mengambil sendiri berkas rekam
medis pasien yang diperlukan dengan alasan berkas rekam medis lama sampai ke
klinik dan pasien sudah menunggu lama.
Table 4.2 Hasil Observasi Pengambilan Berkas Rekam Medis
No Pengamatan Ya Tidak Keterangan
1 Pengambilan berkas rm
juga dilakukan selain
petugas rm
√ Perawat klinik seringkali
mengambil sendiri berkas rm
yang dibutuhkan.
Hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti sejalan dengan hasil wawancara
yang peneliti lakukan dengan responden A pada tanggal 07 Juni 2017 pukul 09.34
WIB, yang menyatakan bahwa:
Proses pengambilan berkas rekam medis dimulai dari petugas pendaftaran
memberikan kertas kecil yang berisi nomor rekam medis kepada petugas filing.
Kemudian petugas filing mencari berkas rekam medis pada rak nya, setelah
berkas ditemukan petugas langsung mengambil berkas rekam medis tersebut
tanpa menggantinya dengan tracersebagai alat ganti berkas rekam medis yang
dipinjam.
“yang mengambil berkas rekam medis petugas pendaftaran sama petugas
filing. Tapi juga ada perawat yang mencari sendiri jika berkasnya belum
sampai ke klinik tapi pasien sudah menunggu lama di depan klinik”.
Responden A
27
Tabel 4.3 Hasil Observasi Penggunaan Tracer
No Pengamatan Ya Tidak Keterangan
1 Tracer √ Memiliki tracer namun tidak
digunakan dalam pengambilan
berkas rekam medis.
Selain tidak menggunakan tracer dalam pengambilan berkas rekam medis,
petugas juga tidak menulis pada buku kendali/ buku ekspedisi bahwa rekam
medis tersebut dipinjam pada tanggal berapa, oleh siapa dan untuk keperluan apa.
Seperti yang dikatakan oleh responden B sebagai berikut:
Pernyataan responden A dan B diatas sejalan dengan pernyataan triangulasi
sumber yang peneliti wawancarai pada tanggal 08 Juni 2017 pukul 13.06 WIB,
yang menyatakan bahwa masih ada perawat yang mengambil sendiri berkas
rekam medis pasien dan dalam pengambilannya seluruh petugas rekam medis
tidak menggunakan tracer sebaga kartu kendali. Berikut pernyataannya:
2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis
Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan pada tanggal 07 Juni 2017, petugas
mengembalikan berkas rekam medis setelah perawat klinik meng-entry sensus
kunjungan harian pasien pada komputer lalu mengembalikan berkas rekam medis
ke ruang filing.Setelah itu petugas memisahkan berkas rekam medis sesuai nomor
pada rak penyimpanannya.Kemudian berkas rekam medis dimasukkan ke dalam
“Pendaftaran menulis nomor rekam medis pasien di kertas kecil diserahkan ke
petugas filing baru petugas mencari.Berkasnya diambil terus diserahkan ke
petugas yang di pendaftaran untuk di distribusikan ke klinik, tidak pakai tracer
mengambilnya dan tidak ditulis di buku ekspedisi”.
Responden
“Yang berhak mengambil berkas rekam medis sebenarnya ya petugas
pendaftaran kalau di Puskesmas.Tapi kadang kalau berkasnya lama sampai ke
poli ya perawat mecari sendiri. Kalau cara mengambilnya ya sebenarnya
pakeai tracer tapi di sini tidak pakai karna kurangnya kesadaran dari petugas
nya sendiri”.
Triangulasi Sumber
28
rak penyimpanan sesuai nomor urutnya tanpa menarik tracer sesuai prosedur yang
tertera pada SOP karena di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman tracer belum digunakan.
Sedangkan, pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan
dilakukan oleh petugas filing pada keesokan harinya setelah berkas rekam medis
dipinjam bukan pada akhir waktu jam kerja. Hal ini sesuai dengan pernyataan dari
responden A yang telah peneliti wawancarai. Berikut pernyataannya:
Table 4.4 Hasil Observasi Pengembalian berkas rekam medis
No Pengamatan Ya Tidak Keterangan
1 Pengembalian berkas
rekam medis di akhir
waktu jam kerja
√ Jika klinik mengembalikan
berkas rekam medis ke ruang
filing pada keesokan harinya,
petugas juga mengembalikan
berkas rekam medis ke dalam
rak penyimpanan keesokan
harinya.
hasil observasi peneliti dan pernyataan respenden A diatas sejalan dengan
pernyataan responden B yang menyatakan sebagai berikut:
Pernyataan responden A dan responden B dapat dipahami setelah peneliti
mewawancarai triangulasi sumber pada tanggal 08 Juni 2017 pukul 13.03 WIB
yang menyatakan bahwa pengembalian berkas rekam medis bisa dilakukan siang
hari atau keesokan harinya. Berikut pernyataannya:
“berkas rekam medis dikembalikan besok paginya setelah di entry ke sensus
harian oleh perawat klinik”.
Responden A
“ya dikembalikan siangnya sehabis pelayanan tapi kadang juga besok paginya
kalau perawat klinik mengembalikannya pagi hari”.
Responden B
“berkas rekam medis ya seharusnya dikembalikan siang hari di akhir jam
waktu kerja tapi ya sering dikembalikan keesokan harinya karena perawat
klinik mengembalikan berkas rekam medis ke petugas filing kadang pagi hari
bukan saat selesai waktu pelayanan.”
Triangulasi Sumber
29
3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi yang peneliti lakukan, Puskesmas Ngaglik 1 Sleman
belum menggunakan tracer, buku kendali/ buku ekspedisi, dan kode warna
sebagai alat bantu untuk menelusur berkas rekam medis yang hilang/ tidak berada
pada tempatnya.
Tabel 4.5 Hasil Observasi Telusur Berkas Rekam Medis
No Pengamatan Ya Tidak Keterangan
1 Menggunakan alat bantu
tracer, buku ekspedisi
dan kode warna untuk
telusur berkas rekam
medis
√ Memiliki tracer namun tidak
digunakan. Sedangkan belum
memili buku ekspedisi dan kode
warna sehingga tidak digunakan.
Seperti yang dikatakan oleh responden A dan responden B, sebagai berikut:
Pernyataan responden A dan B sejalan dengan pernyataan triangulasi sumber
yang menjelaskan alasan tidak digunakannya tracer. Berikut pernyataannya:
“tracer sih punya tapi tidak dipakai”.
Responden A
“tidak pakai tracer soalnya ribet kelamaan. Tapi disini punya tracer, kalau
buku kendali tidak ada, adanya buku register kunjungan pasien.Kebanyakan
buku malah pusing kalau puskesmas”.
Responden B
“sebenarnya Puskesmas punya tracer tapi karena kurangnya kesadaran dari
petugas kalau tracer itu penting makanya tracer tidak dipakai. kalau buku
ekspedisi tidak punya, punyanya buku register kunjungan pasien. Jadi kalau
ada berkas yang hilang dicek di buku register aja pernah berobat ke poli apa”.
Triangulasi Sumber
30
Tracer yang dimilik Puskesmas Ngaglik 1 Sleman masih secara manual. Berikut
desain tracer yang dimiliki Puskesmas Ngaglik 1 Sleman:
Gambar 4.1 Desain Tracer
Sumber: Puskesmas Ngaglik 1 Sleman
Jadi, jika ada berkas rekam medis yang hilang/ tidak berada pada tempatnya
petugas harus menyisir satu persatu berkas rekam medis tersebut pada nomor
nomor yang terdekat atau yang memungkin berkas rekam medis tersebut salah
letak.Puskesmas Ngaglik 1 Sleman memiliki SOP Pemutihan Nomor Rekam
Medik yang memperbolehkan dibuatkan berkas rekam medis baru jika berkas
rekam medis yang dicari tidak diketemukan untuk mempermudah petugas
pelayanan kesehatan dalam memberikan pelayanan.Jika suatu saat berkas tersebut
diketemukan maka berkas rekam medis yang baru harus digabungkan dengan
berkas rekam medis yang lama.Jika sampai pasien berkunjung kembali ke
Puskesmas tetapi berkas rekam medis yang lama belum ditemukan maka berkas
rekam medis sementara menjadi berkas rekam medis tetap. Hal ini sejalan dengan
wawancara yang peneliti lakukan kepada triangulasi sumber yang menyatakan
sebagai berikut:
PUSKESMAS NGAGLIK 1
Tgl :
No. RM:
Tujuan :
1. BPU 5. GIZI
2. GIGI 6. Terapi
3. KIA 7. Psikologi
4. LAB
31
A. Pembahasan Penelitian
Menurut Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP), jenis sistem penyimpananyang paling baik digunakan untuk penyimpanan
berkas rekam medis di puskesmas dengan sistem penomoran family folder adalah
sistem penyimpanan TDF yang dikelola secara sentralisasi. family folder berfungsi
untuk memudahkan pemberi layanan kesehatan dalam mengikuti masalah kesehatan
dari suatu keluarga dan praktis dalam Praktis dalam “filing sistem”, karena satu
keluarga hanya mempunyai satu nomor pengenal/ indeks keluarga yang
disampingnya terdapat nomor untuk anggota keluarga dengan ketentuan sebagai
berikut: Kepala Keluarga (00), Istri (01), Anak (02-20). Namun pada pelaksanaannya
dengan sistem penomoran secara family folder, Puskesmas Ngaglik 1 Sleman masih
menggabungkan rekam medis 1 keluarga di dalam 1 berkas rekam medis yang berisi
catatan medik ayah, ibu, anak, dan anggota keluarga lainnya yang tinggal dalam 1
rumah.
Sistem penomoran family folder disarankan agar menerapkan sistem penyimpanan
TDF yang dikelola secara sentralisasi.karena secara teori sentralisasi lebih baik
daripada desentralisasi karena dengan sistem pengelolaan sentralisasi dapat
mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam
“kalau SOP telusur berkas rekam medis tidak ada, adanya PROTAP
pemutihan nomor rekam medik yang sinya boleh dibuatin berkas rekam
medis sementara, nanti kalau yang lama ketemu digabungin sama yang baru.
Tapi jika satu periode pelayanan pasien berkas rekam medis nya juga belum
ditemukan ya berkas rekam medis yang sementara jadi berkas rekam medis
tetap”.
Triangulasi Sumber
32
medis, mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan,
serta memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. Karena
Namun pada pelaksanaannya dengan menggunakan sistem penomoran family
folder, Puskesmas Ngaglik 1 Sleman masih menerapkan sistem penyimpanan SNF
dan belum siap untuk melakukan perubahan sistem penyimpanan dari SNF ke TDF
karena kurangnya tenaga yang memadai untuk melakukan perubahan dan
melaksanakan kegiatan tersebut. Agar perubahan sistem tersebut dapat dilaksanakan
secara baik di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya dilakukan pelatihan untuk
perubahan sistem penyimpanan SNF ke TDF .Pelatihan adalah mengajarkan keahlian
tertentu dan perubahan sikap agar karyawan semakin trampil dan mampu
melaksanakan tanggung jawabnya semakin baik sesuai dengan standar
(Mangkuprawira, 2003). Fungsi dari pelatihan adalah untuk memperbaiki kinerja dan
meningkatkan kemampuan di bidang kerjanya (Hamalik, 2001)
1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis
Pengambilan berkas rekam meds dilakukan oleh petugas filing dengan latar
belakang pendidikan SMA.Dalam pelaksanaannya pengambilan berkas rekam
medis di Puskesmas Ngaglik 1 tidak hanya dilakukan oleh petugas filing.Petugas
pendaftaran juga ikut serta dalam pencarian berkas karena pada SOP, yang berhak
melaukan pengambilan berkas rekam medis adalah petugas.Bahkan masih ada
perawat klinik yang mencari sendiri berkas rekam medis jika berkas yang
dibutuhkan lama sampai ke klinik sedangkan pasien sudah menunggu didepan
klinik.
Dalam hal ini, kegiatan pengambilan berkas rekam medis di Puskesmas
Ngaglik 1 Sleman belum memenuhi ketetapan Permenkes No. 55 tahun 2013,
bahwa yang berhak melakukan pengambilan berkas rekam medis adalah petugas
filing. Petugas filing adalah seseorang yang memiliki kompetensi perekam medis
yang diharapkan benar-benar mengetahui seluk beluk dari rekam medis secara
luas dan mendalam.Karena salah satu kompetensi perekam medis adalah mampu
33
mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan
layanan medis, administrasi, dan kebutuhan informasi kesehatan.
Berdasarkan SOP nomor III/RM/075/021/2015 tentang Pengambilan dan
Penyimpanan Rekam Medis yang diterbitkan pada tanggal 2 Januari 2015,
peralatan yang digunakan untuk pengambilan berkas rekam medis adalah tracer
dan prosedur sistem pengambilan berkas rekam medis adalah sebagai berikut:
a. Terima nomor urut dan kartu pasien.
b. Melihat dengan teliti nomor rekam medis dan nama kepala keluarga.
c. Tulis nomor rekam medis pad arak sesuai dengan nomor pada kartu pasien.
d. Masukkan tracer pada tempat map rekam medis yang dimabil.
e. Serahkan map rekam medis pada petugas distribusi.
Menurut SOP, untuk pengambilan berkas rekam medis petugas meletakkan
tracer pada tempat map rekam medis yang diambil, namun pada pelaksanaannya
belum sejalan dengan SOP yang ada karena petugas belum menggunakan tracer
dalam pengambilan berkas rekam medis dengan alasan kurangnya kesadaran
petugas tentang betapa pentingnya tracer.
Hal tersebut juga belum sesuai dengan langkah-langkah pengambilan berkas
rekam medis untuk keperluan pelayanan pasien adalah sebagai berikut
(Rustiyanto dan Rahayu, 2011):
a. Menerima tracer yang sudah terisi
b. Mencari nomor rekam medis
c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil
d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan
e. Mencatatat rekam medis yang keluar pada buku ekpedisi
Untuk meningkatkan kesadaran petugas tentang pentingnya penggunaaan tracer
bisa dilakukan uji coba atau pelatihan kembali penggunaan tracer yang ada.
34
2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis
Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sudah memiliki SOP yang mengatur tentang
prosedur pengembalian berkas rekam medis mulai dari perawat mengembalikan
ke ruang filing sampai dengan berkas rekam medis masuk ke dalam rak
penyimpanan.Namun, di dalam SOP tersebut belum terdapat kebijakan tentang
waktu pengembalian berkas rekam medis.Waktu pengembalian adalah jangka
waktu peminjaman dan batas waktu benda yang dpinjam harus dikembalikan.
Dengan tidak adanya ketetapan untuk waktu pengembalian, petugas melakukan
pengembalian berkas rekam medis sesuai kapan rekam medis tersebut
dikembalikan oleh perawat klinik ke ruang filing. Jika beberapa klinik
mengembalikan berkas rekam medis setelah pelayanan selesai maka petugas akan
mengembalikan saat itu juga ke dalam rak penyimpanan tanpa diproses di ruang
filing/rekam medis karena berkas rekam medis tersebut sudah di proses oleh
perawat klinik dengan mengentry data pada komputer yang ada di masing-masing
klinik.. Tapi, jika perawat mengembalikan berkas rekam medis keesokan harinya
maka petugas juga akan mengembalikan berkas rekam medis ke dalam rak
penyimpanan pada keesokan harinya. Pengembalian berkas rekam medis ke
dalam rak penyimpanan juga tidak dengan menarik tracer yang ada di dalam rak
karena di Puskesmas Ngaglik 1 belum menggunakan tracer dalam proses
pengambilan dan pengembalian. Dalam hal ini, kegiatan pengembalian berkas
rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum memenuhi ketetapan Dirjen
YanMed tahun 2006 tentang prosedur pengembalian rekam medis yang berisi
sebagai berikut:
a. berkas rekam medis kembali pada rak penyimpanan maka tracer harus di
keluarkan.
b. Pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan dilakukan
setiap akhir waktu kerja pada siang hari yang bersamaan.
35
Pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman
belum berjalan dengan tertib karena dalam SOP yang dimiliki tidak terdapat
ketentuan tentang waktu pengembalian.
3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis
Puskesmas Ngaglik 1 Sleman memiliki SOP tentang pemutihan nomor rekam
medik yang isinya menjelaskan prosedur pembuatan berkas rekam medis baru
jika berkas rekam medis yang dicari tidak ditemukan.Namun, belum memiliki
SOP tentang sistem telusur berkas rekam medis yang hilang/ berada pada
tempatnya.Berdasarkan Permenkes No 512 Tahun 2007, setiap pelayanan
kesehatan dalam menjalankan seluruh kegiatan harus sesuai SOP, karena SOP
memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama
untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan. Tujuan dari SOP
adalah:
a. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas.
b. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan.
c. Memperjelas tugas, wewenang, dan tanggung jawab petugas.
Beberapa alat yang bisa digunakan untuk menelusur berkas rekam medis
antara lain tracer, buku kendali, dan kode warna.Tracer merupakan alat untuk
memastikan bahwa rekam medis setiap kali akan dipindahkan dari penyimpanan
untuk tujuan apapun, harus diganti dengan tracer yang menunjukan dimana rekam
medis berada karena tracer memungkinkan rekam medis untuk ditelusuri bila
tidak ada di rak penyimpanan (WHO, 2002).
Kemudian buku kendali/ buku ekspedisi berfungsi untuk serah terima dokumen
rekam medis agar jelas siapa yang meminjam dan menerimanya (Rustiyanto dan
Rahayu, 2011).Sedangkan kode warnadigunakan untuk mengurangi jumlah
misfile dan memudahkan dalam pengambilan, pengembalian dan alat telusur
berkas rekam medis (McMiller, 2000)
36
Namun, hal yang terjadi adalah belum digunakannya salah satupun alat kendali
untuk menelusur berkas rekam medis.Jadi, jika ada berkas rekam medis yang
hilang/ salah letak, petugas harus menyisir berkas rekam medis di nomor yang
memungkin terjadi kekiliruan dalam menyimpan. Hal ini membuat penyediaan
berkas rekam medis yang diperlukan akan lama sampai ke klinik.
Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebenarnya sudah memiliki tracer dalam bentuk
manual, hal ini membuat petugas merasa disulitkan dalam pengisiannya dan
dengan menggunakan tracer dirasa cukup menghambat dalam waktu penyediaan
berkas rekam medis.Hal ini bisa diatasi dengan dilakukannya pelatihan dan uji
coba kembali untuk menggunakan tracer yang sudah ada.Jika tracer yang sudah
ada dirasa masih membuat petugas kesusahan dan terlalu lama dalam penyediaan
berkas rekam medis yang dibutuhkan, bisa dilakukan perancangan ulang
pembuatan tracer elektronik. Tracer elektronik akan memudahkan petugas karena
tracer elektronik secara otomatis sudah terdapat nama, nomot rekam medis,
tanggal pemeriksaan, dan klinik yang dituju, sehingga petugas tidak perlu
menuliskan identitas pasien secara manual.
Sedangkan untuk buku ekspedisi saat ini Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum
memiliki dengan alasan terlalu banyak buku yang digunakan di Puskesmas akan
semakin menyulitkan petugas.Kode warna juga tidak digunakan di Puskesmas
Ngaglik 1 Sleman karena sistem penyimpanan yang digunakan masih SNF belum
TDF.Karena kode warna bisa digunakan jika sistem penyimpanan di Puskesmas
sudah TDF.
37
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Pelaksanaan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1
Sleman belum berjalan sebagaimana mestinya karena dengan sistem penomoran
family folder, rekam medis 1 keluarga disimpan menjadi satu dalam berkas rekam
medis yang sama sehingga menyulitkan jika beberapa anggota keluarga melakukan
pemeriksaan kesehatan diwaktu yang bersamaan. Puseksmas Ngaglik 1 Sleman juga
masih menerapkan sistem penyimpanan SNF dan belum TDF.
1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis
Pengambilan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum
berjalan sesuai SOP yang ada karena belum dilakukan oleh petugas yang
diharuskan dan belum menggunakan tracer dalam kegiatannya.
2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis
Pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum
berjalan dengan tertib karena belum memiliki ketentuan waktu pengembalian
berkas rekam medis.
3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis
Pusksmas Nggalik 1 Sleman belum memiliki SOP telusur berkas rekam medis
dan belum menggunakan alat bantu telusur berkas rekam medis seperti tracer,
buku kendali, dan kode warna. Sehingga bila rekam medis tidak ditemukan
petugas harus menyisir berkas untuk menelusur berkas rekam medis.
38
B. Saran
Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya memisahkan berkas rekam medis setiap
anggota keluarga dan mengadakan atau mengikutsertakan petugas rekam medis
dalam pelatihan perubahan sistem penyimpanan dari SNF ke TDF.
1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis
Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya melakukan ujicoba ulang
penggunaan tracer yang sudah ada .
2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis
SOP Pengembalian Berkas Rekam Medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman
sebaiknya terdapat isi yang mengatur tentang waktu pengembalian berkas rekam
medis agar petugas filing tepat waktu dalam pengembalian berkas rekam medis
sehingga berkas rekam medis selalu terpantau.
3. Telusur Berkas Rekam Medis
a. Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya menyusun SOP yang mengatur
sistem telusur berkas rekam medis.
b. Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya melakukan perencanaan pembuatan
tracer elektronik. buku ekspedisi atau kode warna untuk memudahkan dalam
menelusur berkas rekam medis yang tidak berada pada tempatnya.
39
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S. (2010),Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik, Rineka Cipta,
Bandung.
Azwar, S. (2012),Metode Penelitian, Pustaka Pelajar, Yogyakarta.
Danim dan Darwis. (2012),Metodologi Penelitian Kesehatan, Penerbit Buku
Kedokteran EGC.
Departemen Kesehatan RI. (1983),Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Hamidi. (2004),Metode Penelitian Kualitatif: Aplikasi Praktis Pembuatan Proposal
dan Laporan Penelitian, UMM Press, Malang.
Hatta, Gemala R. (2008),Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana
Pelayanan Kesehatan, Universitas Indonesia, Jakarta.
Mc. Miller, K. (2000).Being A Medical Records Clerk. Prentice Hall, Inc.United
States Of Amerika.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2004),Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
29/PER/MENKES/2004 tentang Praktik Kedokteran, Menteri Kesehatan
Republik Inodesia, Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2008),Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 269/PER/MENKES/2008 tentang Rekam Medis,
Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2013),Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
55/PER/MENKES/2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis,
Mentrian Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2014),Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 75/PER/MENKES/2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2004),Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 512/PER/MENKES/IV/2016 tentang Izin Praktek
Kedokteran, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonsia. (2016),Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 46/PER/MENKES/2016 tentang Akreditasi Puskesmas,
Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter dan Dokter Gigi. Menteri
Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
40
Moleong, L. J. (2010),Metodologi Penelitian Kualitatif, Remaja Rosda Karya,
Bandung.
Notoatmodjo, S. (2010),Metodologi Penelitian Kesehatan, Rineka Cipta, Jakarta.
_____________ (2012),Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta.
Nugroho, Arif T. (2015),Tinjauan Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan
Berkas Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, KTI Program
Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Yogyakarta.
Pujilestari, Anik. (2016),Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda, Skripsi
Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Yogyakarta.
Rustiyanto, E dan Rahayu. W. A. (2011),Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan, Permata Indonesia, Yogyakarta.
Sampurno, Yossi. (2015),Desain Tracer (Outguide) dalam Penyimpanan Berkas
Rekam Medis di RSIY PDHI Yogyakarta, KTI Program Studi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan, Yogyakarta.
Saryono. (2008),Metodologi Penelitian Pendidikan, Mitra Cendika, Yogyakarta.
Sugiyono. (2012),Metodologi Penelitian Pendidikan, Alfabetika, Bandung.
________ (2016),Metodologi Penelitian Pendidikan, Alfabetika, Bandung.
Sulistyaningsih. (2010).Metodologi Penelitian Kebidanan Kuantitatif-Kualitatif,
Graha Ilmu, Yogyakarta.
LAMPIRAN
Lampiran 11
YAYASAN KARTIKA EKA PAKSI
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN JNDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
Jl. Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, Yogyakarta.
Telp. (0274) 4342000, Fax. (0274) 4342542
PEDOMAN WAWANCARA
Nama :
Tanggal Wawancara :
Tempat Wawancara :
1. Apakah ada kebijakan atau prosedur dalam pengambilan berkas rekam medis?
Secara tertulis atau lisan?
2. Bagaimana cara pengambilan berkas rekam medis dari dalam rak penyimpanan?
3. Alat bantu apa saja yang digunakan untuk pengambilan berkas rekam medis?
4. Siapa yang melakukan pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan?
5. Apakah ada kebijakan atau prosedur dalam pengembalian berkas rekam medis?
Secara tertulis atau lisan?
6. Kapan pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan dilakukan?
7. Siapa yang melakukan pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak
penyimpanan?
8. Apakah ada kebijakan atau prosedur dalam telusur berkas rekam medis? Secara
tertulis atau lisan?
9. Bagaimana sistem telusur yang digunakan untuk mencari berkas rekam medis
yang tidak ada pada tempatnya?
10. Alat bantu apa yang digunakan untuk menelusur berkas rekam medis yang hilang/
tidak ada pada tempatnya?
11. Mengapa belum menggunakan alat bantu telusur berkam medis seperti tracer,
buku kendali/ ekspedisi dan kode warna?