Muutoksen mahdollistaja
Kimmo Haahkola
© Sitra 2009
Kuntaohjelma 2009–2013TAVOITTEENA TYYTYVÄINEN KUNTALAINEN
© Sitra 2009
Kuntasektorin muutostekijöitä
3
Markkinoiden kehittymättömyys
Varallisuuden kasvu lisää maksukykyä
Kuntalaisten tarpeiden muuttuminen: palvelujen
laatu ja määrä
Muuttoliike kasvukeskuksiin
kiihtyy
Väestön ikääntyminen
Rahoitusongelmat
Kuntien palvelutuotannon henkilöstön eläköityminen
Ikärakenteen muutos muuttaa kysyntää ja
tarpeita
Hankintaosaamisen puutteet Yksityisen sektorin
työvoimatarpeet, yksityiset palvelut
kasvavat
Veropohjan muutokset maan
eri osissa
Maaseudun tyhjeneminen, taloudellisissa
vaikeuksissa olevat alueet
Tuotteistamisen ja kustannuslaskennan
puutteet
Laadun varmistamisen ja vaikuttavuuden arvioinnin
puutteet
1/10/09
© Sitra 2009
Avainalueet
Kunnan palvelut vastaamaankuntalaisten tarpeita:
- palvelusetelillä vaihtoehtoja- läpinäkyvyyttä palveluiden hinnoitteluun
Kuntien tukitoimintojen uudelleenjärjestely mahdollistaa
resurssien ohjaamisen hallinnostahoivatyöhön ja muihin ydintoimintoihin
Toimintaa voidaan tehostaa vain, jos tiedetään mistä
kustannukset koostuvat.
Menestyvää kuntaa johdetaan pitkälti samoilla johtamisopeilla kuin mitä tahansa menestyvää organisaatiota
Kuntaohjelma etsii hyviä toimintatapoja kotimaan lisäksi ulkomailta, ja välittää näitä
käytäntöjä kuntakentälle.
Kuntalaisen valinnan-vapauden ja vaikutus-mahdollisuuksien lisääminen
1
Kuntien palvelukeskus-konseptin kehittäminen2
Tuote- ja kustannus-laskennan kehittäminen3
Kuntien muutosjohtamisentukeminen4
Kansainvälisten kokemusten välittäminen5
Kuntaohjelma 2009–2013
Kuntaohjelma tukee kuntia niiden haasteellisessa tehtävässä suomalaisen hyvinvointi-yhteiskunnan selkärankana.
Tavoitteenamme ontyytyväisemmät kuntalaisetja tehokkaammin tuotetut palvelut.
TavoitteetPäätavoite
41/10/09
Kuntien uusi käyttöjärjestelmä
© Sitra 2009
1/09
Kuntaohjelma käynnistyi
10/09
Esiselvitys
Kuntien tukitoiminnoiksi laskettavat talous-, henkilöstö- ja ICT-palveluttyöllistävät noin 12 500 henkeä. Niiden kustannukset kunnille ovat noin 1,1 miljardia euroa.
Kunnat ja Sitra ovat tehneet selvityksen ICT-palveluita sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tuottavien valtakunnallisten keskusten perustamisesta
6
Valmisteluvaihe
4/09
LiiketoimintasuunnitelmaICT KPK
LiiketoimintasuunnitelmaTHH KPK Tehokas ja
kestävä kunta -seminaari
1/10/09
Kuntien uusi käyttöjärjestelmäOsa 1: Tietotekniikka kuntoonAntti Kivelä
© Sitra 2009
Kuntien ICT-sovellusten ja -palvelujen nykytilanne
Toimialakohtaisuus
- Toimialat ovat itsenäisiä ICT-ratkaisujensa suhteen (siilomaisuus)
- Osaoptimoituja ICT-ratkaisuja
Kuntakohtaisuus
- Erilaisia ratkaisuja samoilla toimialoilla tai toiminnoissa
- Samoja toimialasovelluksia räätälöidään ja käytetään eri tavoin
- Samoista toimialasovelluksista eri versioita
- Ohjelmalisenssien hankinta ja hallinta
Suuri järjestelmäkirjo
- Runsaasti erilaisia järjestelmiä, sovelluksia ja tekniikoita
- Samaa tietoa joudutaan hakemaan ja päivittämään useasta eri järjestelmästä
- Tekniikka osin vanhaa
Nykytilanne on prosessien
uudistamisen jayhtenäistämisenmerkittävä este
81/10/09
© Sitra 2009
ICT palvelemaan kuntien toiminnan kehittämistä
Merkittävä tuottavuuden
kehityspotentiaaliParempi neuvotteluasema
kaupallisiin toimijoihin nähden
Resurssit ylläpitävästä kehittävään
Parantaa kunnan kilpailukykyä
Vaikutus eläköitymisenaiheuttamaan työvoima-
tarpeeseen
Merkittävä
tuottavuuden
kehityspotentiaali
Nykyaikainen
palvelu-
arkkitehtuuri
24/7- itsepalveluprosessit
Toimintamenojen kasvun hillintä
Avoimet rajapinnat
Lisäksi: Perustietotekniikkaa ja asiantuntijapalveluita
Integraatioalusta, jonka kautta sovellukset tarjotaan palveluna
91/10/09
© Sitra 2009
ICT-ratkaisulla voidaan säästää n. 3,0 - 3,5 mrd. euroa vuosina 2010–2015
• Palvelukeskuksen palvelut ovat vuoteen 2015 mennessä mahdollistaneet merkittävän kuntien tuottavuuden nousun, joka näkyy parantuneena palvelun laatuna jasaatavuutena sekä kuntien ulkoisten menojenn. 2 %:n säästönä verrattuna Kuntaliiton kasvuennusteeseen.
• Palvelukeskus kehittää kuntasektorin ICT-osaamisen verkoston, jossa sekä yksityisen että julkisen sektorin ICT-kehitysorganisaatiotluovat yhteistyössä uusia maailmanluokan ratkaisuja suomalaisten ja ulkomaisten kuntien ICT-tarpeisiin
101/10/09
© Sitra 2009
Toimittajat
Ohjausryhmät
Ohjausryhmät ovat KPK ICT Oy:n sisäisiä organisaatioita, joissa on asiakkaiden edustus. Niiden tarkoitus on yhdistää asiakkaiden vaatimukset ja tulevaisuuden tarpeet yhteen, ja sitä kautta ohjata kunkin osaamisalueen kehitystoimintaa
Kuntalaiset
Kunnat toiminnallisten vaatimusten antajina
Kunnat ICT-palveluidenostajina
Toimintamalli
KPK ICT Oy
• Tietoisuus asiakkaiden nykytilasta
• Uudet innovaatiot ja kehitys-mahdollisuudet
1.
2.
3.
Palvelut: • Omistaa palvelut ja prosessikuvaukset sekä
integrointialustan käyttöoikeudet• ICT-järjestelmien toteutuksen ja ylläpidon
järjestäminen itse tai markkinoilta• ICT-järjestelmien integrointi• Yhtenäisen arkkitehtuurin toteutus ja ylläpito
1. KPK ICT:llä on palvelusopimukset
kuntien kanssa
11
3. Asiakkaiden vaatimukset
ohjausryhmien kautta
2. Ostaa pääsääntöisesti strategiansa mukaisia järjestelmiä ja integrointi-
palveluita kaupallisilta toimijoilta
1/10/09
© Sitra 2009
KPK I
CT O
yUusi palveluarkkitehtuuri
Lapsiperhei-den ja nuorten
palvelut
Terveyden-huolto
Asuminen jarakentaminen
Muut palvelutSeniori-palvelut
Palvelukanavat asiakkaille(virastot, palvelupisteet, internet, mobiili jne.)
Asiakashallinta
Asiakkaat (internet)Kumppanit (extranet)
Tietovarasto
Hallinto-palvelut
Yhteydet VRK, Kela, Vero …
Kunnan työntekijät ja luottamushenkilöt
Verkkopalvelualusta
Tunnistamisen alusta
Integrointialusta
Kunta
Yhteiset palvelut
Palvelukanava kunnan työntekijöille jaluottamushenkilöille
Nykyjärjestelmiä Nykyjärjestelmiä Uudet järjestelmät
Jakelukanavat asiakkaille,
kumppaneille, luottamus-
henkilöille ja työntekijöille
Uudet palvelut ja käyttöliittymät
Uudet työkalut ja alustat
Vanhat ja kehitettävät
sovellukset sekä yhteydet muihin
palveluihin
Kunta, kaupallinen palveluntarjoaja tai
poikkeustapauksessa KPK ICT Oy
121/10/09
© Sitra 2009
Yhtiön rakenne ja omistus
• Palvelukeskuksen yhtiörakenne toteutetaan osakeyhtiömuotoisena
• Yhtiön perustaminen tapahtuu vaiheittain:
- Yhtiön omistavat sen asiakkaat, eli kuntasektori
- Alkuvaiheessa Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat antavat pääomaehtoisen lainan yhtiölle perustamista ja palvelukehitystä varten
• Kuntien on voitava hankkia KPK ICT Oy:n palvelut suorahankintana kilpailuttamatta
• Sitra pystyy toimimaan toiminnan aloituksen ja kehityksen markkinaehtoisena rahoittajana, mutta ei lainsäädännön takiavoi olla yhtiön omistajana
13
KPK ICT Oy –perustettava
yhtiö
Kuntasektori
100 % omistus
Pääoma-lainat
Sitra
Muut tahot
1/10/09
Palvelukeskusten toteutuksessa huomioidaan koordinaatio valtiovarainministeriön 20 suurimman kunnan palveluiden tuottavuusohjelman sekä sähköisen asioinnin jademokratian vauhdittamisohjelman (SADe-ohjelma) kanssa
© Sitra 2009
Esimerkkejä neuvotteluprosessiin ehdotettavistatuotekehityshankkeista
14
Palvelu / Hanke
Integrointiympäristö
- Integrointialusta
- Tunnistaminen
- Verkkopalvelualusta
Sähköinen palvelusetelialusta
Asiakashallintajärjestelmä
Tietovarasto
Taloushallinnonjärjestelmä
- Kirjanpito / ulkoinen laskenta
- Laskutus ja verkkolaskutuksen toteutus
- Sisäisen laskennan palvelut
Terveydenhuollon itsepalvelut
- Ajanvaraus
- Hoito- ja tutkimustiedon välitys
Valittujen järjestelmien integrointi
1/10/09
Palvelu / Hanke
Yhteisölliset työkalut
Tunnistaminen/varmennepalvelu
Arkistointi
Dokumenttienhallinta
Uudet terveydenhoidon palvelut
Kaupunkikortti
Back office -järjestelmät
Seuraavan sukupolven toiminnanohjaus/ potilastieto/sairaalajärjestelmä
Systeemisen muutoksen mahdollistaja– näkijä ja tekijä
sitra.fi
15
Kuntien uusi käyttöjärjestelmäOsa 2: Raportointi, analyysi ja ennusteetkuntoonKimmo Haahkola
© Sitra 2009
Talous- ja henkilöstöhallinnon nykytila kuntasektorilla
- Kuntasektori koostuu hyvin erilaisista ja erikokoisista toimijoista.
- Kuntia on 348, jotka ovat kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia.
- Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan 188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37 kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48 koulutuskuntayhtymää1).
- Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja yhtiöitä
- Kuntien erilaisuus näkyy myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisessä
- Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla
- Talous- ja henkilöstöhallinnon osalta kuntien välinen yhteistyö harvinaista
17
1)Lähde: www.kunnat.net, syyskuu 2009
1/10/09
© Sitra 2009
Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaismarkkina
- Kuntasektorin talous- ja henkilöstö-hallinnon kustannuksilla mitattu kokonaismarkkina nykytilassa on noin 570 M euroa.
- Kokonaisprosessista keskimäärin 65 % on toimintoja, joiden tekeminen palvelukeskuksesta käsin on kustannustehokasta ja suositeltavaa. Palvelukeskukseen siirrettävissä oleva kokonaispotentiaali on näin arvioituna noin 375 M euroa.
- Osa talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseista jää edelleen asiakkaan itse hoidettavaksi. Osuus vaihtelee prosesseittain.
18
Palvelukeskus taloushallinto195 M€ 34 %
Palvelukeskus henkilöstö-
hallinto180 M€ 32 %
Kunnat ja kuntayhtymät 195 M€ 34 %
Kuntien ja kuntayhtymientalous- ja henkilöstöhallinto 570 M€
Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat
1/10/09
© Sitra 2009
Tavoitteena oikea-aikainen taloudellinen toteuma- ja ennusteinformaatio
KPK THH Oy:n tuottamat hyödyt ulottuvat ydintoimintoihin saakka
- Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen toteuma-ja ennusteinformaatio
Hyödyt yhteiskunnalle
- Talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi kun tiedot ovat yhteismitallisia ja ajantasaisia
- Viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu kun sitä keskitetään
- Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä
Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa
- Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä
- Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin
- Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen
Hyödyt olemassa oleville palvelukeskuksille
- Oman toiminnan laajentaminen osana palveluketjua
- Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja
- Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen
- Hallinnon keventymisen tuomat kustannussäästöt
191/10/09
© Sitra 2009
Lisäksi KPK THH Oy:n palveluketju osaltaan mahdollistaa kuntien ja kuntayhtymien ydintoimintojen tehokkaamman johtamisen tuottamalla yhteismitallista informaatiota ja laadukasta raportointia ja ennusteita johdon päätöksenteon tueksi. Mikäli ydintoimintojen tehostuminen olisi:
− 1 %, se tarkoittaisi 350 M euroa vuosittaista kustannussäästöä *)
− 3 %, se tarkoittaisi 1 000 M euroa vuosittaista kustannussäästöä*)
Palvelukeskusmallin tuoma suora talous- ja henkilöstö-toimintoihin kohdistuva vuosittainen maksimi-säästöpotentiaali on 150 M euroa kaikille kunnille ja kuntayhtymille laskettuna
20
*) Kuntien ja kuntayhtymien v. 2007 ulkoisista menoista laskettuna
Tehostuminen palvelukeskukselle siirtyvissä talous- ja henkilöstö-toiminnoissa 125 M euroa/v.
Tehostuminen kunnille ja kuntayhtymille jäävissä talous- ja henkilöstötoiminnoissa 25 M euroa/v.
Tehostuminen ydintoiminnoissa
Palvelukeskusmalli mahdollistaa tuki- ja ydintoimintojen tehostamisen
1/10/09
© Sitra 2009
Asiakas- ja toimittajasuhteet
Asiakkaat Toimittajat
Perustettava yhtiö: KPK ICT Oy
Perintätoimisto
Verkkolaskuoperaattori
Skannauspalvelun tuottaja
Muut asiantuntijat
KPK THH OyICT-palvelutuottajat
Yksityiset palvelutuottajat
Seudulliset ja paikallisetpalvelukeskusyhtiöt
Kuntien sisäisetpalvelukeskukset
Palvelutuottajat
Kilpailijat / Kumppanit
KUNNAT, KUNTAYHTYMÄT JA KUNTAKONSERNIIN
KUULUVAT YHTEISÖT
Laadukas ja oikea-aikainen informaatio ydintoiminnan
johtamiseen
Taloushallinnonperuspalvelut
Henkilöstöhallinnonperuspalvelut
Palvelutuotanto
Palveluiden ja järjestelmien kehittäminen
Asiakkuuksien hallinta
211/10/09
© Sitra 2009
Yhtiön rakenne ja omistus
- KPK THH Oy on kuntien omistama osakeyhtiö
- KPK THH Oy tuottaa inhouse-palvelua vain omistajilleen, jolloin omistajakuntien ei tarvitse kilpailuttaa yhtiöltä hankittavia palveluita
- KPK THH Oy ei voi osallistua avoimiin tarjouskilpailuihin, vaan se toimii ainoastaan inhouse -markkinalla tuottaen palveluita, jotka kunta/kunnat ovat strategisena päätöksenä päättäneet hankkia inhouse -palveluina
- Omistajakunnat sijoittavat 1 euroa/kunnan asukas KPK THH Oy:n osakepääomaan
- Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen pääomalainana yhtiölle, rahoitusjärjestelylle tarvittaneen takuu / takaus
- Pääomalaina maksetaan takaisin kuuden ensimmäisen toimintavuoden aikana
- Omistamisen periaatteet määritellään osakassopimuksessa
22
KPK THH Oy –perustettava
yhtiö
Kuntasektori
100 % omistus
Pääoma-lainat
Sitra
Muut tahot
1/10/09
© Sitra 2009
Liiketoiminta aloitetaan kahden rinnakkaisenkehityspolun kautta
23
KPK THH OY:N PERUSTAMINEN
TAVOITETILAN MUKAISEN TIETOJÄRJESTELMÄN
KEHITTÄMINEN siten että tukee optimaalisesti
toimivia prosesseja ja mahdollistaa tehokkaan monikuntamuotoisen
palvelutuotannon
JÄRJESTELYT MUKAANLÄHTEVIEN PALVELUKESKUSTEN/PALVELUNTUOTTAJIEN LIITTÄMISEKSI
OSAKSI PALVELUKETJUAja niiden kehittäminen siten että voivat tuottaa palveluita
laajemmalle asiakaskunnalle
Kehityspolku (A)
Kehityspolku (B)
YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA TOIMINTATAPOJEN
KEHITTÄMINEN KEHITETYN KONSEPTIN MUKAISEN
TOIMINNAN LAAJENTAMINEN
OSAKKUUS-JÄRJESTELYT YHTEISTYÖ-
KUNTIEN KANSSA tietojärjestelmien
kehittämiseen liittyvästä
yhteistyöstä sovitaan 2-4 kunnan kanssa
Vaiheittainen migraatio vanhojen järjestelmien korvaamiseksi
YHTENÄISTEN TOIMINTATAPOJEN JA JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO
ja kokonaisprosessin kehittäminen myös
asiakkaan rajapintaan liittyviltä
osin
Kimmo Haahkola 1/10/09
Systeemisen muutoksen mahdollistaja– näkijä ja tekijä
sitra.fi
24
Kuntien uusi käyttöjärjestelmäPäivän yhteenveto ja yhteistyötarjouskunnilleAntti Kivelä
© Sitra 2009
Rakennemuutos tuottavuuden parantamiseksi
26
Ihmiset
Prosessit Järjestelmät
Joustavampia jakattavampiajärjestelmiä
Prosessienvirtaviivaistaminen,automatisointi ja
itsepalveluprosessit
Uusilla järjestelmillä ja niiden mahdollistamilla tehokkaammilla
prosesseilla kyetään parantamaan kuntien tuottavuutta ja palveluiden laatua
Parempi asiakaspalvelu
261/10/09
© Sitra 2009
10/09 Q1/10
Neuvottelusitoumus
Seuraavassa vaiheessa kunnilta ja kuntayhtymiltä tiedustellaan halukkuutta osallistua neuvotteluihin palvelukeskusten perustamisesta – Sitra tukee mukaan lähtijöitä perustamisprosessissa.
27
11/09
Sitoumukset pyydetään 30.10
mennessä
Neuvottelusitoumusten käsittely ja päätökset
osallistumisesta neuvotteluvaiheeseen
Kuntakohtaiset neuvottelut
SopimusneuvottelutPalvelukeskusten
perustaminen
Sopimus palvelukeskusten perustamisesta
Ensimmäiset palvelut
tuotannossa
Q2/10
1/10/09
© Sitra 2009
Sitralta tulee postia
28
Systeemisen muutoksen mahdollistaja– näkijä ja tekijä
sitra.fi
29