SKRIPSI
ANALISIS SISTEM PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
PERSEDIAAN OBAT DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
( RSUD ) KOTA MAKASSAR
BURHANUDDIN
10573 02795 11
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
MAKASSAR
2015
i
MOTTO
Waktu Dan Tenaga Yang Telah Kita
Habiskan Untuk Belajar, Pasti Akan Selalu
Melahirkan Sesuatu Yang Berguna Untuk
Kehidupan Kita.
ii
ABSTRAK
Dalam penelitian ini penulis menguraikan Skripsi dengan judul Analisis
sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat di rumah sakit umum
daerah kota makassar. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui
apakah sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat-obatan di rumah
sakit umum daerah kota makassar sudah sesuai dengan kebutuhan. Metode
penelitian yang digunakan yaitu wawancara dan observasi. Dari hasil analisis
secara keseluruhan instalasi farmasi rumah sakit umum daerah kota makassar
telah memilikki prosedur yang telah disusun dengan baik. Yang menjadi isi dari
materi ini merupakan kumpulan dari data-data dan analisa dari hasil penelitian.
Struktur organisasi, dokumen-dokumen yang berhubungan dengan persediaan
obat-obatan pasien umum dan data lain yang mendukung penelitian. Kesimpulan
yang diperoleh dari penelitian ini adalah sistem pengawasan dan pengendalian
persediaan obat-obatan di rumah sakit umum daerah kota makassar sudah sesuai
dengan kebutuhan walaupun masih ada beberapa kekurangan. Analisa data yang
digunakan dalam penelitian ini deskriptif kualitatif yaitu penelitian lapangan
melalui hasil observasi dan wawancara.
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur, penulis panjatkan kepada Allah SWT. atas limpahan
rahmat dan taufik-Nya kepada penulis sehingga skripsi ini dapat diselesaikan
sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Skripsi ini berjudul Analisis Sistem
Pengawasan Dan Pengendalian Persediaan Obat Di Rumah Sakit Umum Daerah
Kota Makassar
Dalam penulisan skripsi ini penulis banyak mendapat bantuan dari
berbagai pihak terutama dari Drs. H. Sultan Sarda ., MM dan Ismail
Badollahi.,SE.,M.Si.,Ak.,CA Masing-masing sebagai Pembimbing I dan
Pembimbing II, yang penuh dengan kesabaran telah meluangkan waktu untuk
memberikan bimbingan mulai penyusunan proposal hingga penyelesaian skripsi
ini. Karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih.
Terkhusus, ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada kedua orang tua
atas dorongan dan doanya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi iniSerta
ucapan terima kasih kepada :
1. Dr. H. Irwan Akib., M.Pd Selaku Rektor Universitas Muhammadiyah
Makassar.
2. Dr. H. Mahmud Nuhung.,M.A Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Muhammadiyah Makassar.
3. Drs. H. Sultan Sarda.,MM dan Ismail Badollahi.,SE.,M.Si.,Ak.,CA Selaku
Pembimbing Saya.
iv
4. Segenap Bapak/Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Yang Telah
Memberikan Ilmu Pengetahuan Selama Masa Perkuliahan.
5. Kepada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar Yang
Telah Memberikan Izin Untuk Melakukan Penelitian.
6. Sahabat-Sahabatku (Yani, Sani, Badi, Rembo, Bahrun, Rusdi, Majid, Muh.
Try Darmadi, Evy Sasmitasari, Mila Karmila, Fisky Fitriani, Jumardin,
Musliadi, Andry Wijaya, Indra Ardinata, Mamank, Ifha, Ade Irma, Intan,
Ayu, Dan Seluruh Sahabat-Sahabatku Yang Tidak Sempat Saya Tulis
Namanya ) Dan Rekan-Rekan Mahasiswa Khususnya Program Studi S1
AKUNTANSI.
7. Seluruh Teman-Teman Asrama Bontoala Makassar Persahabatan Dan
Kebersamaan Kita Tak Akan Kulupakan.
Akhir kata penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih
jauh dari kesempurnaan. Karena itu, penulis memohon saran dan kritik yang
sifatnya membangun demi kesempurnaannya dan semoga bermanfaat bagi kita
semua. Aamiin…
Makassar, 11 November 2015
Penulis
v
DAFTAR ISI
DAFTAR JUDUL ...................................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................................. ii
HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI .................................................................... iii
MOTTO ..................................................................................................................... iv
ABSTRAK ................................................................................................................. v
KATA PENGANTAR .............................................................................................. vi
DAFTAR ISI .............................................................................................................. vii
DAFTAR TABEL ...................................................................................................... viii
DAFTAR BAGAN .................................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
A. Latar belakang ................................................................................................ 1
B. Rumusan masalah........................................................................................... 4
C. Tujuan penelitian ............................................................................................ 4
D. Manfaat penelitian .......................................................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................... 7
A. Fungsi-Fungsi Dalam Manajemen Fungsional Di Lingkungan Organisasi 7
1. Perencanaan ............................................................................................. 7
vi
2. Pengorganisasian ...................................................................................... 9
3. Pelaksanaan .............................................................................................. 12
4. Penganggaran ........................................................................................... 13
5. Pengawasan ............................................................................................. 14
B. Sistem Informasi Pendukung Perencanaan Dan Pengendalian 17
1. Sistem informasi pendukung perencanaan .............................................. 17
2. Pengendalian ........................................................................................... 18
3. Sistem informasi pendukung pengendalian ............................................. 21
C. Persediaan ...................................................................................................... 21
1. Pengertian persediaan .............................................................................. 21
2. Jenis-jenis persediaan ............................................................................... 22
3. Sistem pencatatan persediaan ................................................................... 23
D. Rumah Sakit ................................................................................................... 25
1. Pengertian rumah sakit ............................................................................. 25
2. Misi rumah sakit ....................................................................................... 25
3. Tugas rumah sakit .................................................................................... 26
4. Fungsi rumah sakit ................................................................................... 26
5. Klasifikasi rumah sakit ............................................................................. 29
6. Instalasi farmasi rumah sakit .................................................................... 31
E. Kerangka Pemikiran ....................................................................................... 32
F. Hifotesis ......................................................................................................... 33
BAB III METODE PENELITIAN............................................................................. 34
A. Lokasi Dan Waktu Penelitian ........................................................................ 34
vii
B. Jenis Data Dan Sumber Data ......................................................................... 34
C. Teknik Pengumpulan Data ............................................................................. 34
D. Metode Analisis Data ..................................................................................... 35
BAB IV GAMBARAN UMUM RSUD KOTA MAKASSAR ................................. 36
A. Sejarah Singkat RSUD Kota Makassar .......................................................... 36
B. Letak Geografis RSUD Kota Makassar ......................................................... 37
C. Visi Dan Misi RSUD Kota Makassar ............................................................ 37
D. Struktur Organisasi RSUD Kota Makassar .................................................... 38
E. Uraian Tugas Dan Fungsi .............................................................................. 39
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ........................................... 58
A. Sistem Pengawasan Dan Pengendalian Persediaan Obat Di RSUD Kota
Makassar ........................................................................................................ 58
B. SPI Persediaan Obat Di RSUD Kota Makassar ............................................. 60
C. Pembahasan ................................................................................................... 64
BAB VI PENUTUP
D. Kesimpulan .................................................................................................... 67
E. Saran ............................................................................................................... 67
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 68
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kegiatan utama sebuah rumah sakit adalah menjual jasa perawatan, namun
perawatan terhadap pasien tidak akan maksimal jika persediaan obat yang dimiliki
rumah sakit tersebut tidak lengkap.Persediaan obat dalam suatu rumah sakit
memiliki arti yang sangat penting karena persediaan obat merupakan salah satu
faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan suatu rumah sakit.Oleh karena itu,
perlakuan akuntansi persediaan obat yang baik harus diterapkan oleh pihak rumah
sakit untuk membantu kelancaran dalam kegiatan operasionalnya. Tanpa adanya
persediaan, rumah sakit akan dihadapkan pada risiko tidak dapat memenuhi
kebutuhan para pengguna jasa rumah sakit (pasien).
Menurut Ishak (2010:159), Persediaan (inventory) sebagai sumber daya
menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan
karena menunggu proses lebih lanjut. Pengelolaan persediaan obat dimulai dari
pembeliaan, penyimpanan (gudang), prosedur permintaan dan pengeluaran
barang, sampai ke sistem perhitungan fisik dan prosedur pemusnahan persediaan
obat.Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian.Oleh karena
itu diperlukan pengawasan dan pengendalian yang bertujuan melindungi
persediaan obat tersebut dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat
dipercaya.Pengawasan dan pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan
melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan,
pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.
2
Kerusakan, penyimpanan yang tidak benar, lalai dalam pencatatan, dan
semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda
dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang.Dan karena aktivitas keluar
masuk obat yang cukup tinggi frekuensinya, maka diperlukan pemeriksaan
persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang
sebenarnya.Terdapat beberapa bagian berkaitan dengan persediaan obat, yaitu:
bagian gudang, pembelian, dan akuntansi. Dalam teori yang terdapat dalam buku-
buku referensi, terdapat pemisahan tanggung jawab masing-masing bagian secara
tegas yang bertujuan untuk mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera
atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan
kepada seseorang. Namun pada kenyataannya, dalam pengelolaan persediaan obat
pemisahan fungsi belum dilaksanakan dengan semestinya. Bagian pembelian
selain menjalankan tanggung jawab bagian pembelian juga menjalankan tanggung
jawab bagian gudang dan bagian akuntansi.Dengan Tersedianya persediaan obat,
maka diharapkan pihak rumah sakit dapat melakukan proses pelayanan sesuai
kebutuhan atau permintaan konsumen. Selain itu, dengan adanya persediaan obat
yang cukup tersedia di gudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan
pelayanan kepada konsumen dan dapat menghindari terjadinya kekurangan
persediaan.
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit
3
juga merupakan salah satu sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya
kesehatan dengan memberdayakan berbagai kesatuan personel terlatih dan
terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik untuk pemulihan dan
pemeliharaan kesehatan yang baik.Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk
memelihara dan meningkatkan kesehatan yang bertujuan untuk mewujudkan
derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat dan tempat yang digunakan untuk
menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan.Sarana kesehatan berfungsi
melakukan upaya kesehatan dasar, kesehatan rujukan dan atau upaya kesehatan
penunjang.Pada umumnya tugas rumah sakit adalah menyediakan keperluan
untuk pemeliharaan dan pemulihan kesehatan.Rumah sakit mempunyai beberapa
fungsi, yaitu menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang medik
dan non medik, pelayanan dan asuhan keperawatan, pendidikan dan pelatihan,
penelitian dan pengembangan, pelayanan rujukan upaya kesehatan, administrasi
umum dan keuangan.
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar adalah salah satu Rumah
Sakit milik Pemerintah Kota Makassar dan merupakan Konversi dari Puskesmas
Plus Daya menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar dan juga
merupakan Pusat Rujukan Pintu Gerbang Utara Makassar sesuai dengan
Keputusan Gubernur Propinsi Sulawesi Selatan berdasarkan SK Gubernur Nomor
13 tahun 2008. Dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kesehatan, RSUD
Kota Makassar bertekad memberi pelayanan sesuai kebutuhan
masyarakat,.Sejarah RSUD Kota Makassar dimulai dari berdirinya Puskesmas
Daya pada tahun 1975-1978.
4
Berdasarkan uraian diatas, peneliti bermaksud mengadakan penelitian
pada Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar atas sistem
pengawasan dan pengendalian persediaan obat dengan mengambil judul
“ANALISIS SISTEM PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN
OBAT PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH ( RSUD ) KOTA
MAKASSAR”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas pokok permasalahan yang akan
dibahas dalam penelitian ini yaitu: Bagaimanakah sistem pengawasan dan
pengendalian persediaan obat-obatan yang di terapkan diRumah Sakit Umum
Daerah ( RSUD ) kota Makassar?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:Untuk mengetahui
bagaimanakah sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang di
terapkan di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Manfaat praktis:
Dalam penelitian ini diharapkan dapat menambah masukan atau sebagai
bahan pertimbangan bagi pihak Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota
Makassar dengan sistem pengawasan dan pengandalian persediaan obat yang
lebih efektif dan efisien.
5
2. Manfaat teoritis:
a. Bagi Penulis
Diharapkan dapat menambah wawasan tentang sistem pengawasan dan
pengandalian persediaan Obat pada Rumah Sakit sehingga dapat memantapkan
penerapan teori dengan praktik yang terjadi di lapangan.
b. Bagi Pembaca
Diharapkan dapat menambah wawasan mengenai sistim pengawasan dan
pengandalian persediaan obat di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota
Makassar, serta diharapkan hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan
referensi dalam penelitian masa yang akan datang.
3. Kebijakan Pemerintah Tentang Rumah Sakit
a. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat, swasta dan masyarakat madani
dalam pembangunan kesehatan melalui kerja sama nasional dan global.
b. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang merata, terjangkau, bermutu dan
berkeadilan, serta berbasis bukti; dengan pengutamaan pada upaya promotif
dan preventif.
c. Meningkatkan pembiayaan pembangunan kesehatan, terutama untuk
mewujudkan jaminan sosial kesehatan nasional.
d. Meningkatkan pengembangan dan pendayagunaan SDM kesehatan yang
merata dan bermutu.
e. Meningkatkan ketersediaan, pemerataan, dan keterjangkauan obat dan alat
kesehatan serta menjamin keamanan, khasiat, kemanfaatan, dan mutu sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan makanan.
6
f. Meningkatkan manajemen kesehatan yang akuntabel, transparan berdayaguna
dan berhasilguna untuk memantapkan desentralisasi kesehatan yang
bertanggungjawab.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Fungsi-Fungsi Dalam Manajemen Fungsional Di Lingkungan Organisasi
1. Perencanaan
Setiap dan semua organisasi sebagaimana telah diuraikan terdahulu adalah
wadah yang menghimpun sejumlah manusia ( dua orang atau lebih ) karena
memiliki kepentingan yang sama dalam memenuhi kebutuhannya sebagai
manusia. Untuk mewujudkan kerjasama yang efektif dan efisien dalam
mengimplementasikan kegiatan manajemen di lingkungan organisasi diawali
dengan membuat perencanaan. Untuk itu dalam uraian berikut akan
diketengahkan beberapa pengertian mengenai perencanaan sebagai salah satu
fungsi manajemen. Beberapa pengertian itu adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan adalah (1) pemelihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi,
dan (2) penentuan strategi, kebijaksanaan, program, proyek, metode, sistem,
anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
b. Perencanaan adalah pemilihan sejumlah kegiatan untuk ditetapkan sebagai
keputusantentang apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana
melaksanakannya, serta siapa pelaksananya.
c. Perencanaan adalah penetapan secara sistematik pengetahuan tepat guna untuk
mengontrol dan mengarahkan kecenderungan perubahan menuju pada tujuan
yang telah ditetapkan.
d. Perencanaan adalah kegiatan persiapan yang dilakukan melalui perumusan
dan penetapan keputusan, yang berisi langkah-langkah penyelesaian suatu
8
masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan yang terarah pada pencapaian
tujuan tertentu.
Perencanaan tanpa menetapkan yang mana pengertiannya yang terbaik ,
merupakan fungsi manajemen yang sangat penting bagi lingkungan organisasi,
termasuk juga bagi organisasi pengelola dan pengendali atau organisasi pelaksana
operasional sistem pendidikan nasional, karena merupakan pengambilan
keputusan yang akan mempengaruhi usaha mewujudkan eksistensinya melalui
kegiatan yang akan dilakukan dalam memberikan pelayanan umum dan
pelaksanaan pembangunan di masa mendatang. Dengan kata lain perencanaan
berfungsi sebagai lengkah awal yang akan mewarnai pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen lainnya. Esensi perencanaan sebagai fungsi manajemen adalah
pengambilan keputusan dengan memilah dan memilih alternatif kegiatan yang
akan atau tidak dilaksanakan, agar usaha mencapai tujuan organisasi berlangsung
secara efektif dan efisien.
1. Perencanaan menurut fungsinya antara lain terdiri dari
a. Perencanaan strategik.
b. Perencanaan operasional, mencakup:
- Rencana parmanen ( program ) seperti penyusunan kurikulum,
perencanaan SDM dan lain-lain.
- Rencana Sekali Pakai (Proyek) seperti proyek pembangunan
laboratorium penyakit tanaman pada Fakultas Pertanian.
2. Perencanaan menurut lingkup wilayahnya antara lain adalah:
a. Perencanaan nasional, yang mencakup wilayah negara secara keseluruhan.
9
b. Perencanaan regional, yang mencakup beberapa daerah dalam pembagian
wilayah negara, seperti wilayah indonesia barat, tengah dan timur..
c. Perencanaan daerah (lokal) yang mencakup daerah tingkat satu atau
provinsi di negara Republik Indonesia.
3. Perencanaan menurut jangka waktunya, yang terdiri dari:
a. Perencanaan jangka panjang (25 s.d. 30 tahun)
b. Perencanaan jangka sedang (3 s.d. 5 tahun)
c. Perencanaan jangka pendek (rencana tahunan)
4. Perencanaan menurut ruang lingkupnya, antara lain adalah:
a. Perencanaan makro
b. Perencanaan mikro
5. Perencanaan menurut unit pelaksana, terdiri dari:
a. Perencanaan sektoral yang dilakukan oleh perangkat pemerintah pusat.
b. Perencanaan otonomi yang dilakukan dalam lingkup unit kerja di daerah.
6. Perencanaan menurut obyeknya, antara lain adalah:
a. Perencanaan fisik, berupa sarana dan prasarana pendidikan.
b. Perencanaan non fisik, berupa kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen fungsional bukan
organisasi yang telah dijelaskan pengertiannya dari segi statis dan dinamis.
Pengorganisasian adalah sistem kerja sama sekelompok orang, yang dilakukan
dengan pembidangan dan pembagian seluruh pekerjaan/tugas dengan membentuk
sejumlah satuan atau unit kerja, yang menghimpun pekerjaan sejenis dalam satu
10
satuan unit kerja. Menciptakan, mempertahankan dan mengembangkan kerja sama
di dalam suatu organisasi kerja sebagai jaringan kerja tidak semudah
menyebutkannya, karena sering harus menghadapi berbagai hambatan dan
tantangan. Dalam kondisi organisasi kerja sangat besar dan kompleks,
pelaksanaan pengorganisasian agar berfungsi untuk mewujudkan,
mempertahankan dan mengembangkan kerjasama, perlu diaktualisasikan asas-
asas pengorganisasian secara intensif. Beberapa asas tersebut adalah sebagai
berikut:
a. Asas kesatuan dan kejelasan tujuan.
Tujuan adalah arah yang harus dijadikan pedoman dalam melaksanakan
pekerjaan.Tujuan tidak cukup jika hanya dirumuskan secara umum bagi
seluruh organisasi yang berbeda jenis dan jenjangnya.Untuk itu berdasarkan
tujuan umum setiap organisasi pengelola dan pengendali pelaksanaan
pendidikan nasional yang berbeda-beda jenjang dan lingkup pekerjaannya,
harus merumuskan tujuan yang lebih kongkrit dan tidak bertentangan dengan
tujuan umum.
b. Asas pembagian kerja sebagai jaringan kerja (net work).
Setiap organisasi kerja yang dibentuk untuk melaksanakan sejumlah volume
kerja di bidangnya seperti telah diuraikan di atas, memerlukan pembidangan
dan pembagian tugas.Kegiatan tersebut menghasilkan struktur organisasi yang
terdiri dari unit atau satuan kerja.
c. Asas kesatuan perintah.
11
Di lingkungan organisasi kerja, perintah yang diikuti dengan pelaksanaan
pekerjaansebagian di antaranya bersumber dari keputusan dan kebikjasanaan
yang ditetapkan oleh para pimpinan.
d. Asas koordinasi
Pengorganisasian yang diawali pengaturan struktur organisasi sebagai
kegiatan pembidangan dan pembagian pekerjaan, agar seluruh volume kerja
terbagi habis dalam unit-unit/satuan-satuan kerja yang dibentuk, tidak
bermaksudkan untuk mengelompokkan SDM secara terkotak-kotak dan
bekerja sendiri-sendiri di dalam unit/satuan kerjanya masing-masing.
Koordinasi diartikan sebagai proses atau rangkaian kegiatan menyelaraskan
pikiran, pendapat, dan perilaku dalam mewujudkan wewenang dan tanggung
jawab sesuai tugas pokok masing-masing, agar secara serentak terarah pada
tujuan yang sama.
e. Asas kelenturan
Dalam uraian tentang asas pembagian kerja sebagai jaringan kerja telah
dikemukakan bahwa sebuah organisasi mungkin saja menghadapi kondisi
harus menambah atau mengurangi unit/satuan kerja dalam strukturnya.
f. Asas fungsionalitas
Pembentukan unit/satuan kerja di dalam struktur organisasi harus bersifat
fungsional, dan dalam arti harus berfungsi dalam memberikan kontribusi pada
organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara
efektif dan efisien.
12
3. Pelaksanaan (Actuating)
Fungsi ketiga manajemen fungsional adalah pelaksanaan atau penggerakan
(actuating), yang dilakukan setelah sebuah organisasi memiliki perencanaan dan
melakukan pengorganisasian dengan memiliki struktur organisasi termasuk
tersedianya personil sebagai pelaksana sesuai kebutuhan unit/satuan kerja yang
dibentuk.Diantara kegiatannya adalah melakukan pengarahan (commanding),
bimbingan (directing) dan komunikasi (communication) termasuk koordinasi
yang telah dijelaskan di dalam fungsi pengorganisasian.Pengarahan dan
bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan
dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun
fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan
organisasi.
Dari pengertian itu terlihat bahwa di dalam setiap organisasi untuk
melaksanakan tugas pokoknya sesuai dengan struktur organisasinya terdapat
personil yang menduduki posisi/jabatan sebagai pimpinan/manajer unit/satuan
kerja, yang disebut jabatan struktural. Kegiatan pengarahan dan bimbingan
sebagai perwujudan fungsi pelaksanaan dalam manajemen fungsional
memerlukan penciptaan dan pengembangan komunikasi secara efektif dan efisien.
Oleh karena itulah komunikasi ditempatkan sebagai bagian dari fungsi
pelaksanaan. Sehubungan dengan hal itu komunikasi diartikan sebagai proses
penyampaian dan penerimaan informasi yang menjadi salah satu sumber daya
untuk menjaga, memelihara, memajukan dan mengembangkan organisasi secara
dinamis sesuai dengan tujuannya. Di samping itu komunikasi dapat juga diartikan
13
sebagai proses penyampaian informasi berupa gagasan, pendapat, penjelasan,
saran-saran dan lain-lain dari sumbernya kepada dan untuk memperoleh,
mempengruhi atau merubah respon penerima informasi sesuai dengan yang
diinginkan sumber informasi.
4. Penganggaran (Budgeting)
Penganggaran sangat penting bagi organisasi dalam mengaktualisasikan
perencanaan, karena tidak saja berkenan dengan masalah penerimaan,
penyimpanan, penggunaan dan pertanggung jawabannya, sebagai kegiatan
tatalaksana keuangan dalam manajemen operatif atau administratif keuangan
dalam arti sempit.Dari semua kegiatan untuk melaksanakan fungsi penganggaran
di lingkungan organisasi harus diterima kenyataan bahwa aspek terpenting adalah
melaksanakan pengelolaan keuangan secara bertanggung jawab dalam arti secara
sah dan efisien. Pengelolaan seperti itu sangat penting, karena sebuah organisasi
bukan milik perseorangan/pribadi, tetapi merupakan milik negara atau rakyat dan
atau milik bersama sejumlah orang. Dengan demikian keuangan yang dimiliki
terbesar organisasi juga bukan milik perseorangan/pribadi yang harus dikelola
secara sah dan efisien.
Pengelolaan secara sah berarti dilakukan secara formal sesuai dengan
ketentuan dan/atau perundang-undangan yang berlaku di lingkungan suatu negara
atau organisasi masing-masing.Pengelolaan secara efisien berarti dilakukan
dengan perhitungan yang teliti/cermat agar jumlah uang yang ada atau dapat
diadakan tergunakan untuk mewujudkan kerja yang optimal dalam mencapai
tujuan organisasi.
14
5. Pengawasan (Control)
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai
mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi
kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil
pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Kontrol atau pengawasan
adalah fungsi di dalam menajemen fungsional yang harus dilaksanakan oleh setiap
pimpinan/manajer semua unit/satuan kerja terhadap pelaksanaan pekerjaan di
lingkungannya. Oleh karena itu berarti juga setiap pimpinan/manajer memiliki
fungsi yang melekat di dalam jabatannya untuk melaksanakan pekerjaan
pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan atau pada personil yang
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing, sehingga
disebut pengawasan melekat. Untuk itu kontrol diartikan sebagai proses
mengukur dan menilai tingkat efektivitas kerja personil dan tingkat efesiensi
penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan
organisasi.
Kontrol di lingkungan organisasi atau unit/satuan kerja yang kecil dapat
dilakukan sendiri oleh pimpinan/manajer masing-masing, baik secara informal
maupun formal.Untuk unit/satuan kerja atau organisasi yang cukup besar, fungsi
kontrol dapat dilimpahkan oleh pucuk pimpinan (top manager) pada suatu badan
pengawasan yang sengaja dibentuk secara parmanen dengan tugas pokok di
bidang pengawasan. Pelaksanaan pengawasan sebagai proses pengukuran
dan/atau evaluasi yang dilakukan secara intensif dan wajar (bukan untuk mencari
15
kesalahan), mampu memberikan berbagai manfaat bagi organisasi. Beberapa dari
manfaat itu adalah:
a. Memberikan umpan balik berupa informasi tentang kekuranga atau kelemahan
dan kelebihan/kebaikan pelaksanaan pekerjaan.
b. Dapat digunakan untuk membandingkan cara melaksanakan pekerjaan, guna
menemukan yang terbaik bagi pencapaian tujuan organisasi yang
memungkinkan tumbuh dan berkembangnya menjadi organisasi kurang/tidak
atau semakin sehat/baik dalam melaksanakan tugas pokoknya.
c. Pengawasan bermanfaat pula untuk menemukan masalah-masalah organisasi,
berupa hambatan, rintangan, kelemahan dan lain-lain yang harus dicari cara
mengatasinya melalui jaringan kerja internal yang efektif.
d. Pengawasan mungkin pula untuk digunakan menghimpun informasi yang
berkenaan dengan semua sumber daya sebagai kekuatan dan peluang yang
dapat digunakan untuk melakukan kegiatan pengembangan organisasi.
e. Hasil pengawasan dapat digunakan untuk meningkatkan perasaan bertanggung
jawab, karena memungkinkan untuk mengetahui tujuan organisasi yang telah
dan belum tercapai.
Dengan memperhatikan manfaat pengawasan tersebut di atas, berarti
pengawasan yang efektif dan efisien harus dilakukan secara kontinyu, agar dapat
diketahui perubahan yang telah dikerjakan dari temuan berupa kekurangan antar
dua atau lebih kegiatan pengawasan. Dari uraian-uraian di atas perlu dibedakan
antara jenis, metode, dan pelaksana kegiatan pengawasan sebagaimana
diketengahkan berikut ini:
16
1. Pengawasan menurut jenisnya dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Pengawasan internal yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh
pimpinan unit kerja di lingkungan organisasi dan unit kerja masing-
masing.
b. Pengawasan eksternal yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh
organisasi kerja dari luar organisasi kerja yang diawasi dalam menjalankan
tugas pokoknya.
2. Pengawasan berdasarkan metode atau cara melakasanakannya dibedakan
sebagai berikut:
a. Pengawasan tidak langsung yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan
dengan mengevaluasi laporan, baik tertulis maupun lisan.
b. Pengawasan langsung yakni kegiatan pengawasan yang dilakukan dengan
mendatangi personil dan/atau unit kerja yang diawasi.
3. Pengawasan menurut pelaksanaannya dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Pengawasan melekat adalah proses pemantauan, pemeriksaan dan evaluasi
oleh pimpinan unit/organisasi kerja terhadap fungsi semua komponen
dalam melaksanakan pekerjaan di lingkungan suatu organisasi.
b. Pengawasan fungsional adalah proses pemantauan, pemeriksaan dan
evaluasi oleh aparatur pengawasan dalam sistem pemerintahan yang fungsi
dan tugas pokoknya khusus dibidang pengawasan.
c. Pengawasan masyarakat adalah setiap pengaduan, kritik, saran, pertanyaan
dan lain-lain yang disampaikan anggota masyarakat mengenai pelaksanaan
pekerjaan oleh unit/organisasi kerja di bidang pemerintahan dalam
17
melaksanakan tugas pokoknya memberikan pelayanan umum dan
pembangunan untuk kepentingan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Dari uraian-uraian di atas jelas bahwa hasil pengawsan harus
ditindaklanjuti. Tanpa tindak lanjut maka kegiatan dan hasil pengawasan akan
kehilangan artinya, karena akan berdampak kekeliruan, kekurangan, kelemahan
dan lain-lain yang ditemukan akan dibiarkan atau diulangi kembali.
B. Sistem Informasi Pendukung Perencanaan Dan Pengendalian
1. Sistem Informasi Pendukung Perencanaan
Proses perencanaan membutuhkan adanya tiga persyaratan yaitu (1)
masukan (input) data, (2) model perencanaan, dan (3) perlakuan (manipulasi)
terhadap data dan model perencanaan untuk menghasilkan pengeluaran.
Sebagaimana digambarkan di atas, rencana-rencana yang dibuat oleh
perusahaan mencerminkan harapan berkaitan dengan lingkungan (dalam hal
peluang dan atau ancaman), harapan berkaitan dengan kemampuan dan
kelemahan perusahaan, serta keputusan-keputusan berkaitan dengan alokasi
sumber daya dan arah dari kegiatan-kegiatan. System informasi manajemen
pendukung perencanaan menyediakan model-model yang dapat digunakan dalam
proses perencanaan. Terdapat berbagai model perencanaan yang dapat di siapkan
oleh system informasi manajemen, yaitu antara lain:
a. Model perencanaan perolehan laba,
b. Model perencanaan pembiayaan,
c. Model perencanaan sumber daya manusia,
18
d. Model perencanaan prasaran-prasarana, dan lain sebagainya.
Dalam hal ini, berbagai harapan tadi harus diformulasi dan dikuantifikasi
untuk dijadikan variabel-variabel masukan bagi model perencanaan.Oleh karena
itu, salah satu tujuan dari system informasi manajemen pendukung perencanaan
adalah mempormulasikan, mengkuantifikasi, mengklasifikasi, dan kemudian
menggunakan harapan-harapan tadi.
2. Pengendalian
Sementara itu, Harold Koontz dan Cyril O’Donnell dalam buku
management: A Book of Readings, menyebutkan pengendalian sebagai fungsi
manajemen untuk memastikan bahwa rencana-rencana yang telah dibuat sukses
dilaksanakan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa perencanaan dan
pengendalian memang sangat erat kaitannya.Pengendalian adalah upaya
memantau pelaksanaan rencana.Oleh karena itu pengendalian harus dilaksanakan
selagi rencana masih sedang dilaksanakan, bukan sesudahnya. Contoh dari
pengendalian menurut Davis misalnya adalah:
a. Pengendalian keuangan (financial control).
b. Pengendalian produksi (production control).
c. Pengendalian bahan (material control).
d. Pengendalian distribusi (distribution control).
e. Pengendalian karyawan (personnel control).
Sedangkan menurut Bayu Swastha dalam buku azas-azas manajemen
modern, secara umum terdapat empat kategori pengendalian, yaitu (1)
pengendalian produksi (production control), (2) pengendalian persediaan
19
(inventory control), (3) pengendalian mutu (quality control), dan (4) pengendalian
keuangan (financial control).
a. Pengendalian produksi
Pengendalian produksi berkaitan dengan perencanaan produksi.
Perencanaan produksi dilakukan untuk menentukan produk apa yang akan
dihasilkan, serta di mana, kapan, dan bagaimana membuatnya. Sedangkan
pengendalian produksi dilakukan untuk menjamin bahwa rencana produksi
berjalan sesuai yang telah ditetapkan.
b. Pengendalian persediaan
Pengendalian persediaan adalah kegiatan memantau dan menjaga agar
persedian barang, termasuk bahan baku, barang setengah jadi (dalam proses), dan
barang jadi, sesuai jumlahnya dengan apa yang tercantum dalam rencana. Ada tiga
hal yang perlu dipantau dan dijaga agar tidak terjadi, yaitu kelebihan persediaan,
kekurangan persediaan, dan ketidakseimbangan persediaan.
c. Pengendalian mutu
Pengendalian mutu berkaitan dengan penjagaan mutu produk agar sesuai
dengan standar yang sudah ditetapkan, baik berdasarkan spesifikasi dari teknisi
perusahaan maupun tuntutan dari konsumen.Dalam hal ini dilakukan pemeriksaan
dan pengujian produk, agar dapat ditekan serendah-rendahnya (bahkan sampai
nol) terjadinya produk yang cacat.
d. Pengendalian keuangan
Pengendalian keuangan dilakukan untuk hampir semua kegiatan, karena
hamper tidak ada kegiatan yang tidak memerlukan uang.Lingkup dari
20
pengendalian ini mencakup misalnya anggaran, biaya produksi, pendapatan, laba-
rugi, dan lain-lain.
Proses pengendalian mencakup penetapan rencana atau standar untuk
mengukur kinerja, pengukuran terhadap kinerja, dan koreksi terhadap
penyimpangan-penyimpangan atas rencana atau standar. Dengan demikian dapat
dapat dikatakan bahwa elemen-elemen pokok dari pengendalian adalah:
1. Rencana atau standar yang berisi ketetapan tentang kinerja yang
diharapkan (expected performance).
2. Pengukuran terhadap kinerja yang terlaksana atau nyata (actual
performance).
3. Evaluasi, yaitu perbandingan antara kinerja yang diharapkan (expected
performance) dan kinerja nyata (actual performance). Analisis perbedaan
antara kedua hal itu disebut penyimpangan (deviations).
4. Laporan tentang penyimpangan-penyimpangan (deviations) dan penyebab-
penyebabnya (yang berupa gangguan-gangguan dalam pelaksanaan
rencana).
5. Daftar tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan (termasuk aturan-aturan baru dalam
pengambilan keputusan).
6. Saran tentang tindakan-tindakan lebih luas dibidang manajemenuntuk
memperbaiki kinerja (perubahan organisasi, peningkatan sumber daya
manusia, dan lain-lain).
21
Oleh sebab dalam elemen-elemen pokok tersebut tercakup laporan dan
saran-saran tindakan koreksi, maka dalam system pengendalian juga diperlukan
adanya saluran umpan balik (feed back loop) kepada manajer.
3. Sistem Informasi Pendukung Pengendalian
Sistem informasi pendukung pengendalian didasarkan pada perbandingan
antara kinerja nyata dengan apa yang direncanakan dan analisis terhadap
penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan. Apa yang terencanakan tersebut
adalah apa yang tercantum dalam rencana jangka pendek (bukan jangka
menengah atau jangka panjang). Analisis terhadap perbedaan-perbedaan antara
apa yang direncanakan dengan apa yang senyatanya terjadi disebut analisis varian,
pada dasarnya terdapat dua jenis varian untuk melabel perbedaan tersebut, yaitu
sesuai (baik) dan tidak sesuai (buruk). Varian ini dapat terjadi pada dua hal, yaitu
biaya untuk sumber daya dan penggunaan sumber daya.Dukungan system
informasi manajemen terhadap pengendalian diawali dengan model perencanaan.
Informasi yang diperoleh dari pengendalian akan berdampak pada model
perencanaan, yaitu dapat digunakan untuk memperbaiki standar-standar kinerja,
yang selanjutnya berdampak pada perubahan kegiatan-kegiatan.
Selain itu, informasi pengendalian juga bermanfaat bagi pemantauan
secara terus-menerus terhadap kinerja.Dalam hal ini, selain mengacu kepada
model perencanaan, pemantauan juga menggunakan batas rentang kinerja, yaitu
kawasan di mana kinerja dinyatakan masih berada dalam batas sesuaidengan
rencana.
22
C. Persediaan
1. Pengertian Persediaan
Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah, maupun
perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup
perusahaan.Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang
dimilikinya. Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak boleh terlalu banyak
dan juga tidak boleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi biaya yang akan
dikeluarkan untuk biaya persediaan tersebut.Menurut Ishak (2010:159),
Persediaan (inventory) sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber
daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut.
Kesimpulannya adalah bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang
menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses
yangbertujuan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang terjadi baik karena
adanya permintaan maupun adanya masalah lain.
2. Jenis-Jenis Persediaan
Jenis-jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau kegiatan
normal usaha perusahaan tersebut. Berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat
berbentuk perusahaan industri, perusahaan dagang, dan perusahaan jasa. Untuk
perusahaan industri maka jenis persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan
baku, barang dalam proses, persediaan barang jadi, serta barang pembantu yang
akan digunakan dalam proses produksi.Untuk perusahaan dagang, terdapat
persediaan barang dagangan dan untuk perusahaan jasa persediaan secara eksplisit
sulit didefinisikan, namun persediaannya dapat diartikan sebagai besarnya biaya
23
jasa yang meliputi upah dan biaya personalia lainnya yang secara langsung belum
dikeluarkan dalam menangani pemberian jasa, dan dalam penelitian ini,
persediaan di rumah sakit dapat berupa obat dan peralatan kesehatan yang lain.
3. Sistem Pencatatan Persediaan
Sistem pencatatan persediaan ada dua, yaitu metode perpetual dan metode
periodik.Metode perpetual disebut juga metode buku, karena setiap jenis
persediaan mempunyai kartu persediaan, sedangkan metode periodik disebut juga
metode fisik. Dikatakan demikian karena pada akhir periode dihitung fisik barang
untuk mengetahui persediaan akhir yang nantinya akan dibuat jurnal
penyesuaiannya.Menurut Skousen dan Stice (2009:667) “ Ada beberapa macam
metode penilaian persediaan yang umum digunakan, yaitu : identifikasi khusus,
biaya rata-rata (Average), masuk pertama keluar pertama (FIFO), masuk terakhir
keluar pertama (LIFO).
a. Identifikasi Khusus
Pada metode ini, biaya dapat dialokasikan ke barang yang terjual selama
periode berjalan dan ke barang yang ada di tangan pada akhir periode berdasarkan
biaya aktual dari unit tersebut.Metode ini diperlukan untuk mengidentifikasi biaya
historis dari unit persediaan.
b. Metode Biaya Rata-Rata (Average)
Metode ini membebankan biaya rata-rata yang sama ke setiap unit.
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual seharusnya
dibebankan dengan biaya rata-rata, yaitu rata-rata tertimbang dari tiap unit yang
dibeli pada tiap harga.Metode rata-rata mengutamakan yang mudah terjangkau
24
untuk dilayani, tidak perduli apakah barang tersebut masuk pertama atau masuk
terakhir.
c. Metode Masuk Pertama Keluar Pertama (FIFO)
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit
yang terlebih dahulu masuk.FIFO dapat dianggap sebagai sebuah pendekatan
yang logis dan realistis terhadap arus biaya ketika penggunaan identifikasi khusus
adalah tidak memungkinkan atau tidak praktis.FIFO memberikan kesempatan
kecil untuk memanipulasi keuntungan karena pembebanan biaya ditentukan oleh
urutan terjadinya biaya. Selain itu, didalalam FIFO unit yang tersisa pada
persediaan akhir adalah unit yang paling terakhir dibeli, sehingga biaya yang
dilaporkan akan mendekati atau sama dengan biaya penggantian diakhir periode.
d. Metode Masuk Terakhir Keluar Pertama (LIFO)
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah
yang terjual.Metode LIFO ini sering dikritik secara teoritis tetapi metode ini
adalah metode yang paling baik dalam pengaitan biaya persediaan dengan
pendapatan. Apabila metode FIFO digunakan selama periode inflasi atau harga
naik, LIFO akan menghasilkan harga pokok yang lebih tinggi, jumlah laba kotor
yang lebih rendah dan nilai persediaan akhir yang lebih rendah. Dengan demikian,
LIFO cenderung memberikan pengaruh yang stabil terhadap margin laba kotor,
karena pada saat terjadi kenaikan harga LIFO mengaitkan biaya yang tinggi saat
ini dalam perolehan barang-barang dengan harga jual yang meningkat, dengan
menggunakan LIFO, persediaan dilaporkan dengan menggunakan biaya dari
25
pembelian awal. Jika LIFO digunakan dalam waktu lama, maka perbedaan antara
lain persediaan saat ini dengan biaya LIFO akan semakin besar.
D. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.Rumah sakit
juga merupakan salah satu sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya
kesehatan dengan memberdayakan berbagai kesatuan personel terlatih dan
terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik untuk pemulihan dan
pemeliharaan kesehatan yang baik.Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk
memelihara dan meningkatkan kesehatan yang bertujuan untuk mewujudkan
derajat kesehatan yang optimal bagimasyarakat dan tempat yang digunakan untuk
menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan.Sarana kesehatan berfungsi
melakukan upaya kesehatan dasar, kesehatan rujukan dan atau upaya kesehatan
penunjang.
2. Misi Rumah Sakit
Misi rumah sakit merupakan pernyataan mengenai mengapa sebuah rumah
sakit didirikan, apa tugasnya dan untuk siapa rumah sakit tersebut melakukan
kegiatan.Rumah sakit umum mempunyai misi memberikan pelayanan kesehatan
26
yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat.
3. Tugas Rumah Sakit
Pada umumnya tugas rumah sakit adalah menyediakan keperluan untuk
pemeliharaan dan pemulihan kesehatan.Menurut Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai
tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna.Pelayanan
kesehatan paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif,
preventif, kuratif, dan rehabilitative.Sedangkan menurut Keputusan Menteri
Kesehatan RI No: 983/Menkes/SK/XI/1992, tugas rumah sakit umum adalah
melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan
mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara
serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan
rujukan.
4. Fungsi Rumah Sakit
Rumah sakit mempunyai beberapa fungsi, yaitu menyelenggarakan
pelayanan medik, pelayanan penunjang medik dan non medik, pelayanan dan
asuhan keperawatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan,
pelayanan rujukan upaya kesehatan, administrasi umum dan keuangan.
Maksud dasar keberadaan rumah sakit adalah mengobati dan perawatan
penderita sakit dan terluka.Sehubungan dengan fungsi dasar ini, rumah sakit
memberikan pendidikan bagi mahasiswa dan penelitian yang juga merupakan
27
fungsi yang penting.Fungsi keempat yaitu pencegahan penyakit dan peningkatan
kesehatan juga telah menjadi fungsi rumah sakit.Jadi empat fungsi dasar rumah
sakit adalah pelayanan penderita, pendidikan, penelitian dan kesehatan
masyarakat.
a. Pelayanan Penderita
Pelayanan penderita yang langsung di rumah sakit terdiri atas pelayanan
medis, pelayanan farmasi, dan pelayanan keperawatan.Pelayanan penderita
melibatkan pemeriksaan dan diagnosa, pengobatan penyakit atau luka,
pencegahan, rehabilitasi, perawatan dan pemulihan kesehatan.
b. Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan sebagai suatu fungsi rumah sakit terdiri atas 2 bentuk utama:
1. Pendidikan dan/atau pelatihan profesi kesehatan.
Yang mencakup dokter, apoteker, perawat, personel rekam medik, ahli
gizi, teknisi sinar-X, laboran dan administrator rumah sakit.
2. Pendidikan dan/atau pelatihan penderita.
Merupakan fungsi rumah sakit yang sangat penting dalam suatu
lingkup yang jarang disadari oleh masyarakat. Hal ini mencakup:
1) Pendidikan khusus dalam bidang rehabilitasi, psikiatri sosial dan fisik.
2) Pendidikan khusus dalam perawatan kesehatan, misalnya: mendidik
penderita diabetes, atau penderita kelainan jantung untuk merawat
penyakitnya.
3) Pendidikan tentang obat untuk meningkatkan kepatuhan, mencegah
penyalahgunaan obat dan salah penggunaan obat, dan untuk
28
meningkatkan hasil terapi yang optimal dengan penggunaan obat yang
sesuai dan tepat.
c. Penelitian
Rumah sakit melakukan penelitian sebagai suatu fungsi dengan maksud
utama, yaitu:
1. Memajukan pengetahuan medik tentang penyakit dan
peningkatan/perbaikan pelayanan rumah sakit.
2. Ditujukan pada tujuan dasar dari pelayanan kesehatan yang lebih baik bagi
penderita. Misalnya: pengembangan dan penyempurnaan prosedur
pembedahan yang baru.
d. Kesehatan Masyarakat
Tujuan utama dari fungsi rumah sakit sebagai sarana kesehatan masyarakat
adalah membantu komunitas dalam mengurangi timbulnya kesakitan dan
meningkatkan kesehatan umum penduduk.Apoteker rumah sakit mempunyai
peluang memberi kontribusi pada fungsi ini dengan mengadakan brosur
informasi kesehatan, pelayanan pada penderita rawat jalan dengan memberi
konseling tentang penggunaan obat yang aman dan tindakan pencegahan
keracunan.
e. Pelayanan Rujukan Upaya Kesehatan
Yaitu suatu upaya penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang melaksanakan
pelimpahan tanggung jawab timbal balik atas kasus atau masalah yang
timbulkepada pihak yang mempunyai fasilitas lebih lengkap dan mempunyai
kemampuan lebih tinggi.
29
5. Klasifikasi Rumah Sakit
Rumah sakit dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria sebagai
berikut:
a. Berdasarkan kepemilikan
1. Rumah Sakit Umum Pemerintah
Rumah sakit umum pemerintah adalah rumah sakit umum milik
pemerintah, baik pusat maupun daerah, Departemen Pertahanan dan Keamanan,
maupun Badan Usaha Milik Negara. Rumah sakit umum pemerintah dapat
dibedakan berdasarkan unsur pelayanan, ketenagaan, fisik dan peralayan menjadi
empat kelas yaitu Rumah Sakit Umum kelas A, B, C, dan D. Klasifikasi tersebut
didasarkan pada unsur pelayanan, ketenagaan, fisik dan peralatan.
1. Rumah sakit umum kelas A, adalah rumah sakit umum yang mempunyai
fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik luas dan
subspesialistik luas.
2. Rumah sakit umum kelas B, adalah rumah sakit umum yang mempunyai
fasilitas dan kemampuan pelayanan medik sekurang-kurangnya sebelas
spesialistik dan subspesialistik terbatas.
3. Rumah sakit umum kelas C, adalah rumah sakit umum yang mempunyai
fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik dasar.
4. Rumah sakit umum kelas D, adalah rumah sakit umum yang mempunyai
fasilitas dan kemampuan pelayanan medik dasar.
30
2. Rumah Sakit Umum Swasta
Dibedakan menjadi:
1. Rumah sakit umum Swasta Pratama, yaitu rumah sakit umum swasta yang
memberikan pelayanan medik bersifat umum, setara dengan rumah sakit
pemerintah kelas D.
2. Rumah Sakit Umum Swasta Madya, yaitu rumah sakit umum swasta yang
memberikan pelayanan medik bersifat umum dan spesialitik dalam 4
cabang, setara dengan rumah sakit pemerintah kelas C.
3. Rumah Sakit Umum Swasta Utama, yaitu rumah sakit umum swasta yang
memberikan pelayanan medik bersifat umum, spesialitik dan
subspesialitik, setara dengan rumah sakit pemerintah kelas B.
b. Berdasarkan jenis pelayanan
Klasifikasi berdasarkan jenis pelayanannya, rumah sakit terdiri atas:
Rumah Sakit Umum, memberi pelayanan kepada pasien dengan beragam jenis
penyakit dan Rumah Sakit Khusus, memberi pelayanan pengobatan khusus untuk
pasien dengan kondisi medik tertentu baik bedah maupun non bedah. Contoh:
rumah sakit kanker, rumah sakit bersalin.
c. Lama tinggal
Berdasarkan lama tinggal, rumah sakit terdiri atas rumah sakit perawatan
jangka pendek yang merawat penderita kurang dari 30 hari dan rumah sakit
perawatan jangka panjang yang merawat penderita dalam waktu rata-rata 30 hari
atau lebih.
31
d. Kapasitas tempat tidur
Rumah sakit pada umumnya diklasifikasikan berdasarkan kapasitas tempat
tidurnya sesuai pola berikut ; di bawah 50 tempat tidur, 50-99 tempat tidur, 100-
199 tempat tidur, 200-299 tempat tidur, 300-399 tempat tidur, 400-499 tempat
tidur, 500 tempat tidur atau lebih.
e. Afilasi pendidikan
Rumah sakit berdasarkan afilasi pendidikan terdiri atas 2 jenis, yaitu:
Rumah Sakit pendidikan, yaitu rumah sakit yang menyelenggarakan program
latihan untuk berbagai profesi dan Rumah Sakit non pendidikan, yaitu rumah sakit
yang tidak memiliki hubungan kerjasama dengan universitas.
f. Status akreditasi
Berdasarkan status akreditasi terdiri atas rumah sakit yang telah
diakreditasi dan rumah sakit yang belum diakreditasi.Rumah sakit telah
diakreditasi adalah rumah sakit yang telah diakui secara formal oleh suatu badan
sertifikasi yang diakui, yang menyatakan bahwa suatu rumah sakit telah
memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan tertentu.
6. Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian di rumah sakit
di bawah pimpinan seorang apoteker sesuai dengan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan RI No. 547/MenKes/SK/VI/1994 dan dibantu oleh beberapa orang
apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang
32
berlaku, dan merupakan tempat atau fasilitas penyelenggaraan yang bertanggung
jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian (Siregar, 2004).
Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 983/
MenKes/SK/XI/1992 tentang pedoman organisasi rumah sakit umum bab IV pasal
41, instalasi merupakan fasilitas penyelenggara palayanan penunjang medis,
kegiatan penelitian, pengembangan, pendidikan, pelatihan dan pemeliharaan
sarana rumah sakit. Instalasi Rumah Sakit meliputi instalasi rawat jalan, instalasi
rawat inap, instalasi gawat darurat, bedah sentral, perawatan intensif, radiologi,
farmasi, gizi, patologi dan pemeliharaan sarana rumah sakit.
Adapun tugas seorang apoteker di rumah sakit adalah melaksanakan
kegiatan kefarmasian seperti mengawasi pembuatan, pengadaan, pendistribusian
obat/ perbekalan farmasi serta berperan dalam program pendidikan dan penelitian,
pembinaan kesehatan masyarakat melalui pemantauan keamanan, efektifitas,
efisiensi biaya dan ketepatan penggunaan obat oleh pasien. Dengan demikian
apoteker di rumah sakit dapat membantu tercapainya suatu pengobatan yang aman
dan rasional yang berorientasi pada pasien dan bukan hanya berorientasi pada
produk.
E. Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran adalah seluruh kegiatan penelitian, sejak dari
perencanaan, pelaksanaan sampai dengan penyelesaiannya dalam satu kesatuan
yang utuh.Kerangka pemikiran diwujudkan dalam bentuk skema sederhana yang
menggambarkan isi penelitian secara keseluruhan.Kerangka pemikiran yang
diperlukan sebagai gambaran didalam penyusunan penelitian ini, agar penelitian
33
yang dilakukan dapat terperinci dan terarah. Guna memudahkan dan memahami
inti pemikiran peneliti, maka perlu kiranya dibuat kerangka pemikiran dari
masalah yang diangkat, yaitu sebagai berikut:
Gambar 1 :Skema Kerangka Pemikiran
F. Hipotesis
Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang diterapkan di
Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar belum sesuai dengan
kebutuhan.
Sistem pengawasan dan
pengendalian persediaan obat di
Rumah Sakit Umum Daerah kota
Makassar
Analisis dan Evaluasi Data
Sistem pengawasan dan pengendalian
persediaan obat sudah sesuai dengan kebutuhan
34
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Lokasi Dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota
Makassar, yang berlokasi di Jalan Perintis Kemerdekaan No.14 Makassar. Dan
waktu penelitian kurang lebih dua Bulan yaitu pada tanggal 29 Agustus-29
Oktober 2015
B. Jenis Data Dan Sumber Data
Jenis data yang penulis gunakan dalam penelitian ini terdiri dari:
1. Data Primer
Merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang
terjadi di lapangan, kemudian akan diolah penulis, seperti : wawancara dengan
staf bagian yang terkait dengan sistem pengawasan dan pengendalian persediaan
obat di Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar.
2. Data Skunder
Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk : gambaran
umum rumah sakit, dan sebagainya.
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan:
1. Teknik wawancara, penulis melalukan tanya jawab dan diskusi secara
langsung dengan pihak staf rumah sakit, khususnya dengan bagian yang
berhubungan dengan objek penelitian.
35
2. Teknik observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan
pengamatan secara langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas yang
berhubungan dengan pengawasan dan pengendalian persediaan obat Rumah
Sakit Umum Daerah ( RSUD ) kota Makassar.
D. Metode Analisis Data
Metode yang digunakan untuk menganalisis penelitian ini adalah metode
deskriptif kualitatif yaitu data yang diperoleh secara sistematis kemudian
dianalisis untuk mencapai kejelasan.
36
BAB IV
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA
MAKASSAR
A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
Dimulai dari berdirinya Puskesmas Daya pada tahun 1975
Pada tahun 1978 - 2002 Puskesmas Perawatan Daya berubah menjadi
Puskesmas Plus Daya.
Pada Tahun 2002 dengan adanya Surat izin rumah sakit dari Dirjen Yanmedik
Nomor: HK.01.021.2.4474 Tanggal 28 Oktober 2002.
SK Walikota Makassar Nomor :50 pada Tanggal 6 November 2002 dan Surat
Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 967/Menkes/SK/X/2008,
Maka statusnya berubah menjadi rumah sakit tipe C dengan nama Rumah
Sakit Umum Daerah Kota makassar.
SK Walikota No. 5 Tahun 2007 Tentang Struktur Organisasi Dan Tata Kerja
RSUD Kota Makassar.
Peraturan Walikota Makassar Nomor: 54 tahun 2009 tentang Uraian tugas
jabatan struktural RSUD kota Makassar
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar juga merupakan Pusat Rujukan
Pintu Gerbang Utara Makassar sesuai dengan Keputusan Gubernur
Propinsi Sulawesi Selatan berdasarkan SK Gubernur Nomor 13 tahun 2008
Sertifikat Penetapan Kelas Rumah Sakit Umum Tipe B Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor : HK.03.05/I/1043/12 , tanggal 20 Juni 2012
37
B. Letak Geografis Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
Secara Geografis lokasi Rumah Sakit Umum Kota Makassar berada pada
bagian Utara Timur Kota Makassar yang merupakan kawasan pengembangan
rencana induk kota pada kecamatan Biringkanaya dengan luas wilayah 80,06 km2
dengan jumlah penduduk 168.848 jiwa dibandingkan luas wilayah Kota Makassar
175,77 km2 dengan jumlah penduduk 1,6 juta dengan batas wilayah sebagai
berikut:
a. Terletak di jalan Perintis Kemerdekaan Km 14(jalan poros Propinsi).
b. Sebelah utara berbatasan dengan Kabupaten Maros
c. Sebelah selatan berbatasan dengan Kecamatan Tamalanrea
d. Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Gowa
e. Sebelah barat berbatasan dengan Selat Makassar
C. Visi Dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
a. Visi
“TerwujudnyaPelayananKesehatanPrimayangMajudanMandiri”
b. Misi
a) Meningkatan pelayanan kesehatan
b) Meningkatkan Kompetensi SDM
c) Meningkatan sarana , Prasarana Rumah Sakit dan
d) pemeliharaan Rumah Sakit
e) Terciptanya akuntabilitas keuangan yang akuntabel berbasis PPK –BLUD
f) Terciptanya suasana kerja yang nyaman. Kondusif dan efektif
38
D. Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar
WAKIL DIREKTUR PELAYANAN MEDIK
dr. Hadarati Razak. M,Kes
----------------------------------------- NIP: 19601214 198712 2 001
KASUBAG HUMAS DAN PEMASARAN
Hasym AMKL
NIP : 19641213 1992031 1138
KASUBAG REKAM MEDIK DAN SISTEM INFORMASI
Mutmainnah, SKM, M.Kes NIP. 197104111995012001
DIREKTUR
Dr.Muhammad Rusly,. M.Kes NIP. 19630308 199803 1 002
WAKIL DIREKTUR UMUM DAN KEUANGAN
Trisnode,SH
----------------------- NIP: 19601216 198503 1 013
KABAG PELAYANAN MASYARAKAT
Drg. Komang Widya. A
NIP. 196910182000121005
KABAG KEUANGAN
A.Sadlly SE M,Si NIP : 19750613 199903 1 007
KABAG UMUM H Syahruddin SKM,M,Kes
NIP: 19680720 199303 1 010
KABID PELAYANAN KEPERAWATAN
M u r n i , SKep
NIP. 196308061988032011
KABID PELAYANAN MEDIK
Drg. Nurilistiawati D, M.MR NIP. 196403081990032007
KABID PENUNJANG PELAYANAN MEDIK DAN
KEPERAWATAN Dr Sri Ramayani Sp KK NIP : 19750127 200312 2 012
KASI PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN
PELAYANAN KEPERAWATAN Sukmawati SKM
NIP : 19690930199203 2012
KASI PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN
PELAYANAN MEDIK Dr. Nunung Susanti Nufri NIP. 197311031005022002
KASI PERENCANAAN, PENGEMBANGAN
PENUNJANG PELAYANAN MEDIK
Hj Nurbaya SKM NIP : 19600807 198403 2 003
KASI MONITORING DAN EVAKUASI PELAYANAN
KEPERAWATAN
Y u l i a n a , SKep NIP. 197503151999032006
KASI MONITORING DAN EVALUASI PELAYANAN
MEDIK
Drg Hasni MARS NIP : 19661125 200212 2 001
KASI MONITORING DAN EVALUASI PENUNJANG
PELAYANAN MEDIK DAN KEPERAWATAN Nurlinda, SKM
NIP. 197203091992032010
KSUBAG KEUANGAN DAN AKUNTANSI
Idham saputra SE M,Si
NIP: 19821011 200502 1 004
KASUBAG TATA USAHA DAN RUMAH TANGGA
St Mariani S Kep NIP :19730215 200901 2 003
KASUBAG EVALUASI DAN PELAPORAN
M. Rusdi Abdullah, SE
NIP. 196605041988021003
KASUBAG KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA Drs. Rusnadi, SH, MH
NIP. 195801151990101001
KASUBAG PENDIDIKAN DAN PENELITIAN
Sitti Suhaena
NIP. 196508161987032009
INSTALASI INSTALASI INSTALASI
KOMITE MEDIS KEL. JABATAN FUNGSIONAL
BAB V
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan data yang diperoleh dari Unit Instalasi Farmasi dan Apotik
mengenai data jumlah dan jenis obat yang tersedia dibagian penyimpanan dapat
dilihat pada table di bawah ini.
Table 1.0 Persediaan Di Gudang Farmasi
No Klasifikasi Obat-Obatan Jenis
1. Obat tablet 718
2. Obat sirup 159
3. Obat suppose 10
4. Obat injeksi 240
5. Obat oint/tetes 86
6. Obat cairan infus 42
7. Obat generic 132
8. Obat antiseptic ruangan 18
9. Obat inhaler 11
10. Obat narkotika dan psikotropika 17
11. Obat lai-lain (obat bebas) 39
12. Obat tidak aktif 47
Total obat 1489
A. Sistem Pengawasan Dan Pengendalian Persediaan Obat Di RSUD Kota
Makassar
Pengawasan dan pengendalian suatu persediaan barang sangat dibutuhkan
untuk menjaga ketersediaan barang yang ada diruang penyimpanan, agar tercipta
keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan diruang penyimpanan dan
dapat digunakan seefektif dan seefisien mungkin. Berdasarkan wawancara
mendalam dengan ketiga informan mengenai proses pengawasan dan
pengendalian di gudang farmasi, ketiga informan menyatakan sistem pengawasan
di bagian penyimpanan melalui Stock opname setiap bulan, kartu stock, dan
dilihat expired date obat. Dan informan ketiga menambahkan pengendalian
persediaan dilakukan dengan memonitor fast moving dan slow moving obat.
Kemudian mengenai sistem pencatatan yang digunakan dalam proses pengawasan
dibagian penyimpanan, ketiga informan menyatakan sistem pencatatan yang
digunakan melalui kartu stok pada masing-masing obat dan pencatatan pada buku
penerimaan dan pengeluaran obat. Pengendalian persediaan melalui kartu stok
pada masing-masing obat merupakan kegiatan pencatatan jumlah obat yang
masuk ketika bagian penyimpanan menerima obat dari PBF dan mencatat obat
yang keluar ketika ada permintaan dari unit-unit pengguna (depo-depo, Apotik
dan ruangan). Kegiatan pengendalian ini dilakukan setiap hari. Selain itu
pengendalian persediaan obat dengan menggunakan sistem pelaporan stock
opname setiap bulan. Dari laporan tersebut dapat dilihat jumlah pemakaian
masing-masing item obat selama satu bulan, sesuai dengan unit pengguna yang
melakukan permintaan, kemudian obat-obat apa saja yang tidak bergerak, serta
diperiksa expired date dan kemasan setiap obat. Pengawasan dan pengendalian
persediaan sangat dibutuhkan di RSUD kota Makassar khususnya dibagian
Instalasi Farmasi guna memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat
persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa
pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin
tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang yang tepat dan waktu
yang tepat. Atau dengan kata lain, sistem dan model persediaan bertujuan untuk
meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa dan kapan pesanan
dilakukan secara optimal.
B. Sistem Pengendalian Intern (SPI) Persediaan Obat Di Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Makassar
1. Lingkungan Pengendalian
a. Falsafah dan Gaya Manajemen
Falsafah manajemen yang diterapkan Rumah sakit umum daerah kota
Makassar, khususnya bagian instalasi farmasi yang dalam hal ini bertanggung
jawab atas arus keluar-masuk obat, sangat mendukung dalam menciptakan
lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya
keseriusan petugas dalam mengupayakan jaminan pemenuhan kebutuhan terhadap
seluruh obat maupun alat kesehatan yang diperlukan oleh pasien dinas.
Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang
menunjukkan informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang berhubungan
dengan persediaan obat untuk pasien dinas, baik laporan pengeluaran, laporan
penerimaan obat, laporan stok opname, dan laporan lainnya.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi di Rumah sakit umum daerah kota Makassar,
khususnya bagian instalasi farmasi, telah dirancang dan disusun dengan baik,
yaitu secara fungsional yang terdiri dari fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi
akuntansi, dan fungsi bendahara.
c. Komite Audit
Rumah sakit umum daerah kota Makassar tidak mempunyai dewan
komisaris dan komite audit. Namun, secara periodik pihak dari dinas kesehatan
melakukan pemeriksaan sebagai upaya pengawasan terhadap pelaksanaan
kegiatan operasional.
d. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian persediaan
sudah cukup baik dilakukan ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan
pendelegasian wewenang kepada setiap anggota sesuai dengan kemampuan dan
keterampilan yang dimilikinya
e. Metode pengendalian manajemen
Dalam observasi yang penulis lakukan, untuk memantau aktivitas setiap
fungsi, kepala bagian instalasi farmasi mengecek langsung catatan atas transaksi
yang terjadi disertai bukti-bukti yang terkait dengan transaksi tersebut.
f. Fungsi Audit Intern
Peran dan fungsi audit intern telah dirangkap oleh Kepala Instalasi
Farmasi. Hal ini termasuk wewenang yang dimiliki oleh Kepala Instalasi Farmasi,
yaitu mengaudit segala kegiatan yang berada dilingkungan instalasi farmasi.
g. Praktek dan Kebijakan Karyawan
Sebagian karyawan yang ada di rumah sakit ini merupakan PNS, jadi
perekrutan karyawan ditentukan oleh pusat, kecuali pegawai honorer dilakukan
oleh manajemen rumah sakit. Mengenai perekrutan tenaga ahli (dokter) penulis
tidak mempunyai informasi mengenai hal tersebut.
h. Pengaruh Ekstern
Pengaruh ekstern juga dapat mempengaruhi kebijakan manajemen rumah
sakit. Misalnya ketika terjadi suatu wabah penyakit yang memerlukan pelayanan
obat tertentu dalam jumlah besar sehingga pelayanan maksimal dapat
dilaksanakan. Dan mematuhi peraturan-peraturan mengenai penggunaan obat
yang diperbolehkan, dll.
2. Penilaian Risiko
Penilaian risiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi
persediaan obat, khususnya untuk pasien dinas, sudah cukup baik. Manajemen
telah mengenali dan mempelajari risiko-risiko yang ada, serta membentuk
aktivitas-aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk menghadapi hal tersebut.
Penentuan risiko persediaan obat di Rumah sakit umum daerah kota Makassar
dilakukan atas pertimbangan masa kadaluarsa obat, yang diatasi dengan
melaksanakan metode FIFO (First in First Out) dalam penyimpanan obat-obatan
supaya barang yang pertama masuk yang seharusnya pertama keluar, sehingga
resiko kadaluarsa dapat diperkecil. Menempatkan tabung pemadam kebakaran
dalam gudang penyimpanan obat, untuk menghindari risiko kebakaran.
3. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh Rumah sakit umum
daerah kota Makassar, khususnya bagian instalasi farmasi sudah cukup baik. Hal
ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas di dalam perusahaan,
termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan obat, yang melibatkan beberapa
fungsi terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan
dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber
yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang diotorisasi oleh
pihak yang berwenang.
4. Aktivitas Pengendalian
a. Otorisasi transaksi
Otorisasi atas transaksi dan aktivitas dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan
oleh orang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi tersebut.
b. Pemisahan tugas
Rumah sakit umum daerah kota Makassar, khususnya bagian instalasi
farmasi, belum mengadakan pemisahan tugas yang cukup pada setiap transaksi
atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan obat.
c. Catatan akuntansi
Rumah sakit umum daerah kota Makassar, khususnya bagian instalasi
farmasi, telah membuat dokumen-dokumen dan catatan yang bertujuan untuk
pengawasan persediaan. Dokumen-dokumen tersebut telah memiliki nomor urut
tercetak.
d. Pengendalian akses
Perlindungan fisik atas persediaan obat pada Rumah sakit umum daerah
kota Makassar sudah cukup memadai, yakni dengan tersedianya gudang sebagai
tempat penyimpanan dan dilengkapi dengan tabung gas untuk menanggulangi
bahaya kebakaran, serta dikunci oleh petugas gudang setelah jam kerja selesai.
Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatan juga telah memadai, yaitu
dengan tersedianya blinder map sebagai tempat penyimpanan masing-masing
dokumen, serta tetap menyimpan catatan yang telah rusak.
e. Verifikasi independen
Tidak ada verifikasi independen pada bagian instalasi farmasi Rumah sakit
umum daerah kota Makassar. Pengawasan terhadap segala kegiatan yang berada
di lingkungan instalasi farmasi dilakukan oleh kepala instalasi farmasi sendiri.
5. Pengawasan
Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk
mengetahui pelaksanaan komponen pengendalian intern yang lain. Bagian
instalasi farmasi Rumah sakit umum daerah kota Makassar melakukan
pemantauan persediaan obat, khususnya obat untuk pasien dinas, dengan
melakukan stok opname secara periodik setiap bulannya.
C. Pembahasan
1. Sistem Pengawasan Dan Pengendalian Persediaan Obat Di RSUD Kota
Makassar
Rumah sakit umum daerah kota makassar didukung oleh instalasi farmasi
khususnya gudang farmasi yang bertanggung jawab mengelola dan
menyelenggarakan kegiatan yang mendukung ketersediaan obat di rumah sakit
umum daerah kota Makassar. Agar ketersediaan obat dapat berjalan dengan baik,
yaitu dengan jumlah yang tepat, disediakan pada waktu yang dibutuhkan dan
dengan biaya yang serendah-rendahnya maka unit gudang farmasi rumah sakit
umum daerah kota Makassar berupaya melakukan pengawasan dan pengendalian
persediaan obat.
Berdasarkan wawancara mendalam dengan kepala instalasi farmasi di
rumah sakit umum daerah kota Makassar mengenai proses pengawasan dan
pengendalian di gudang farmasi, kepala instalasi farmasi di rumah sakit umum
daerah kota Makassar menyatakan sistem pengawasan di bagian penyimpanan
melalui stock opname setiap bulan, kartu stock, dan dilihat expired date obat.dan
menambahkan pengendalian persediaan dilakukan dengan memonitor fast moving
dan slow moving obat. Melalui stock opname dapat diketahui obat yang
mendekati kadaluarsa. Hal ini sudah sesuai menurut dirjen binakefarmasian dan
alat kesehatan kemenkes RI (2010), yaitu stock opname diperlukan untuk
kebutuhan audit dan perencanaan yang wajib dilakukan. Kartu stock di gudang
farmasi rumah sakit umum daerah kota makassar merupakan pencatatan yang
dilakukan setiap terjadi mutasi persediaan obat. Hal ini sudah sesuai menurut
dirjen binakefarmasian dan alat kesehatan kemenkes RI (2010), yang menjelaskan
bahwa pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor
transaksi persediaan obat yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS.
2. Sistem Pengendalian Intern (SPI) Persediaan Obat Di RSUD Kota
Makassar
Tabel 1.1
Perbandingan Keefekvifitasan SPI Persediaan Obat Di RSUD Kota
Makassar
No Unsur-Unsur SPI Persediaan Obat Di
RSUD Kota Makassar
Efektif Tidak
Efektif
1. Lingkungan pengendalian
Falsafah dan gaya manajemen √
Struktur organisasi √
Komite audit √
Penetapan wewenang dan tanggung jawab √
Metode pengendalian manajemen √
Fungsi audit intern √
Praktek dan kebijakan karyawan √
Pengaruh ekstern √
2. Penilaian resiko √
3. Informasi dan komunikasi √
4. Aktifitas pengendalian
Otoritas transaksi √
Pemisahan tugas √
Catatan akuntansi √
Pengendalian akses √
Verifikasi independen √
5. Pengawasan √
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang dibangun
dapat membantu kepala unit instalasi farmasi menyusun rencana pengadaan obat
untuk menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan dan dapat
membantu kepala urusan penyimpanan dan produksi menjaga ketersediaan obat
dan mengetahui jumlah akurat obat di bagian penyimpanan. Secara keseluruhan
sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat di rumah sakit umum
daerah kota Makassar sudah sesuai dengan kebutuhan.
B. Saran
Saran penulis yaitu agar sistem pengawasan dan pengendalian persediaan
obat di rumah sakit umum daerah kota Makassar dipertahankan dan lebih
ditingkatkan lagi agar sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat
semakin baik.
DAFTAR PUSTAKA
Depkes.Go.Id/View/13010100001/Profil-Visi-Dan-Misi
Hartono Bambang (2013) System Informasi Manajemen Berbasis Komputer
Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.
Ishak, Aulia. 2010. Manajemen Operasi. Edisi 1. Graha Ilmu. Jogyakarta.
Nanang Martono. 2010. Metode Penelitian Kuantitatif: Analisa Isi Dan Analisis
Data Sekunder. Jakarta. Raja Grafindo Persada.
Nawawi Hadari (2012) Manajemen Strategik Penerbit Gadjah Mada University
Press, Yogyakarta.
Peraturan Menteri Kesehatan No 58
Republik Indonesia . “Keputusan Menteri Kesehatan No. 1197/
Menkes/Sk/X/2004 Tentang Standar Pelayanan Farmasi Di Rumah Sakit.
Republik Indonesia. “Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit”
2009. Lembar Negara Ri Tahun 2009, No. 153. Sekretariat Negara,
Jakarta.
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Makassar , Instalasi Farmasi
Stice Dan Skousen. “Akuntansi Intermediate.” Edisi Keenambelas, Terjemahan.
Jakarta: Salemba Empat. 2009
Yans Dwi Putri Pamungkas: Pengendalian Intern Persediaan Obat Untuk Pasien
Dinas Di Rumah Sakit Tingkat Ii Dr. Soedjono Magelang, 2011.