Situación actual de vehículos Hortifrut y propuestas
de mejora
OBJETIVO
Vehículos
CUANTIFICAR Los vehículos de la empresa
IDENTIFICARpolítica de uso y rendiciones de
gastos
PROPONERpolítica de uso y mejoras en
rendiciones de gastos
ACORDAR con Gerencia las bases para definir política de empresa
O & M
SS.GG
Gerencia
Contabilidad
VEHÍCULOS HORTIFRUT
Hortifrut S.A.
18 Vehículos
Hortifrut Chile S.A.
29 Vehículos
Agrícolas Asociadas
10 Vehículos
Hortifrut Comercial
2 Vehículos
Viveros Hortifrut Chile S.A.
5 Vehículos
64 Vehículos
SEPTIEMBRE, 2009
VEHÍCULOS HORTIFRUT
HORTIFRUT CHILE
VEHÍCULOS HORTIFRUT
HORTIFRUT S.A.
VEHÍCULOS HORTIFRUT
AGRICOLA ASOCIADOS
VEHÍCULOS HORTIFRUT
VIVERO HORTIFRUT S.A.
HORTIFRUT COMERCIAL S.A.
VEÍCULOS HORTIFRUT
Tipo de Gasto Tipo de Vehículo
Combustible
Vehículos compañía
Vehículos arrendados
Vehículos particulares
Peaje
Estacionamiento
Lavado Vehículo
Mantenciones
Reparaciones
Permiso Circulación
Seguro Obligatorio
Revisión Técnica
Seguro vehículo
Tipo VehículoCombustible
Peaje, Estacionamiento, Lavado vehículo
SegurosMantenciones, Reparaciones
EmpresaTarjeta CopecRendiciones
Factura
Rendiciones Centraliza en casa matriz
Rendiciones
Declaración SII SI SI SI SI
Particular (contrato)
CLP / Km (Rendición)
Rendiciones Centraliza en casa matriz
CLP / Km(Rendición)
Declaración SII NO NO NO NO
Particular RendicionesCLP / Km
Rendiciones - RendicionesCLP / Km
Declaración SII NO NO NO NO
ArrendadoRendición Rendiciones Centraliza en casa
matriz -
Declaración SIICumple Ley 825No Cumple Ley 825
SINO
SINO
SINO
SINO
VEHICULOS HORTIFRUT
VEHÍCULOS HORTIFRUTCOMENTARIOS:
1.-Vehículos comprados por una sociedad que se encuentran asignados a personal que trabajan en otra empresa asociada
2.-Vehículos asignados a personal que ya no trabajan en la empresa o no tienen un responsable directo
3.-Inventario de activos fijos en SAP no esta actualizado de acuerdo al listado
4.-Vehículos vendidos o comprados no se informan en forma oportuna al departamento de Contabilidad
5.-Vehículos que se dan de baja no se informa formalmente su situación
6.- Vehículos que se utilizan pero ya cumplieron su vida útil y generan mayor gasto
7.- Vehículos asignados a personal administrativo (Ej: Vivero)
8.- Variedades de modelos y marcas
VEHÍCULOS HORTIFRUT
COMENTARIOS:
9.- Asignación parcial de tarjetas de combustible (Copec) a los vehículos de la empresa
10.- Vehículo utilizado por personal externo de la compañía
11.- Rendiciones de gastos por personal externo de la compañía
12.- Uso de petróleo asignado para maquinaria es utilizado en vehículos asignados a agrícolas
13.- No existen políticas y procedimiento de uso y responsabilidades de vehículos
14.-Se realizan rendiciones que no pueden declararse como gastos antes el SII (Ej. Contratación personal con vehículo propio, vehículo arrendado que no cumpla Ley 824 / 825)
15.- Carga de trabajo para departamento contabilidad para gestionar rendiciones
VEHÍCULOS HORTIFRUT
A) PROPUESTA:Actualización formal de listado Vehículos:
1.- Validar en terreno de ubicación de vehículos y responsable a cargo2.- Actualizar activos fijos en SAP (Listado oficial empresa)
RESPONSABLE:
Jorge SaezWilfredo Brevis
FECHA COMPROMISO: Validar disponibilidad de recursos para realizar esta operación
VEHICULOS HORTIFRUT
B) PROPUESTA:
Definir políticas y procedimientos en 5 ítem:
1.- Tipo de Vehículo y Cargos relacionados
Vehículos cumplan Ley 824 y 825 Marca, Modelo, Combustible, Seguridad, Equipamiento Cargos relacionados con modelo de vehículo
2.-Compra y recepción de vehículo
Responsable de generar la solicitud de la necesidad de un vehículo Aprobación la solicitud de compra Responsable de obtener documentación legal (Inscripción, Permisos, Seguros) y que el vehículo cumpla con los requisitos de la empresa (Logos, u otros) Entrega formal al responsable del vehículo (Normas de uso, inventario del vehículo, Formulario recepción conforme) Informar entrega de vehículo a contabilidad
VEHICULOS HORTIFRUT
B) PROPUESTA:
Definir políticas y procedimientos en 5 ítem:
3.- Normas uso y prohibiciones
Uso del vehículo (trabajo y/o particular, Horarios, Solo Personal HF, Tercero de HF o sólo responsable) Respetar normas vigentes y licencia conducir al día Bitácora de uso y Mantenciones Aseo y mantenciones del vehículo Responsabilidad de mantenciones del vehículo Evaluación alternativas para ejecutar reparaciones Utilizar concesionarias o talleres asignados por la empresa Responsabilidad frente a infracciones de transito Utilizar seguro frente a siniestros Informar cuando se da de baja un vehículo asignado Prohibiciones
Anexar las definiciones al contrato de trabajo
VEHICULOS HORTIFRUT
B) PROPUESTA:
Definir políticas en 5 ítem:
4.- Política de gastos de viajes
Solicitud de Viajes Viajes Terrestres Vehículos propios Vehículos arrendados (empresas precontratos) Otros Informe de gastos
5.- Control uso de vehículos
Control GPS de vehículos Incluir en Programa de inventario activos fijos (vehículos) Control de bitácoras de uso y mantenciones Control cumplimiento Normas de uso y prohibiciones Formalizar reportes de control (Ej. Consumo combustible tarjeta Copec)
VEHICULOS HORTIFRUT
RESPONSABLES:
Alejandra Lara Elaboración de políticas 30 NoviembreCarlos Jara Aprobación Gerencias 10 DiciembreJorge Saez Publicación 15 DiciembreChristian Doberti
VEHICULOS HORTIFRUT
C) PROPUESTA:
Rendición de Gastos:
1.- Homologar uso tarjeta Copec para todos los vehículos de la empresa
2.- Reemplazar rendiciones de gastos incorporando en remuneraciones Ítem arriendo vehículo, Ítem Combustible que se aceptan como gastos ante SII y en empleado no tributa este ingreso
RESPONSABLE:
Alejandra Lara Evaluar factibilidad 30 Marzo 2010Wilfredo Brevis Aprobación Gerencias 10 Abril 2010Carlos Jara Publicación 15 Abril 2010
Implementación 1 mayo 2010