Sistema di Valutazionedel personale tecnico
amministrativo di Ateneo
Sara Cervai
Punti di partenza Valutazione come strumento di gestione delle risorse
umane (HRM) Sistema creato per e nell’organizzazione
Tavolo tecnico n. 24---
Sara Cervai, Luisa Balbi, Maurizio Brusini Anna Bucci, Valentina Celli, Gabriella Deconi,
Raffaella Di Biase, Francesca Paperio, Porzia Spadavecchia, Gabriella Staraz, Elena Veludo
Sfida: fondo incentivante
Valutazione come strumento di HRM Valutazione come processo di crescita e miglioramento Sistema di valutazione dichiarato e trasparente Responsabilità della valutazione Non arbitraria
Indicatori di performance Comportamenti organizzativi
Condivisione Sperimentazione
Ambiti di applicazione
Analisi individuale Comportamenti organizzativi
Analisi organizzativa: dei processi dei punti di miglioramentoai fini della riorganizzazione funzionale
Raccolta di Pareri Indicatori di performance della struttura
Analizzare il servizio offerto
Un primo passo per arrivare ad un sistema di customer satisfaction (auspicato dal MFP già dal 2004)
Parere: valutazione del servizio offerto in relazione ad ogni singolo processo1. Accessibilità, trasparenza e chiarezza2. Completezza e correttezza delle informazioni
fornite3. Puntualità e rispetto dei tempi4. Capacità e tempestività nella risoluzione dei
problemi (assistenza utenti)
Esito delle valutazionivisibile
Mappa dei Pareri ambiente informatizzato un parere composto da 4 indicatori con scala da 1 a 7 Scegliendo i servizi “fruiti”
Controllo finale:Quali/quanti sono i legami tra strutture
Mappatura dei processi trasversale
Mappa dei pareri: chi valuta? Ogni Responsabile (A) di struttura fornisce i pareri dei
processi di cui la struttura fruisce (B) e (C)
AA
BibliotecaBiblioteca
AffariFinanziari
AffariFinanziari
ISIISI 5
4
AA
54
7
13
Per ogni processo svolto dalla struttura
Chi fornisce i pareri? Il Personale con posizione organizzativa (capo
sezione, capo ripartizione)
i Presidi di Facoltà, i Direttori di Dip.to Per i processi relativi all’amministrazione centrale e ad
altre strutture coadiuvati dallo SDAF, Consiglio di Facoltà Segretario amm.vo, Consiglio di Dip.to
Il Consiglio di Dipartimento/ il Consiglio di Facoltà Per i processi interni al Dip.to/ Facoltà
P
Quando Una volta all’anno (entro 20 novembre) per
dare modo di raccogliere e restituire i dati entro dicembre
Ad ogni responsabile di struttura viene restituito l’esito (dal 1 dicembre): dei singoli pareri corredati da indicatori sintetici
BB
54
7
13
Quale il risultato? Valutazione del sistema
Mappatura dei processi (servizi fruiti, non fruiti) Aree critiche e aree di eccellenza
Base per la valutazione della persona Indicatori di performance della struttura Risultato del lavoro svolto da chi
opera nella struttura
Valutazione dei comportamenti organizzativi Valutazione come processo e momento di
crescita è una funzione del responsabile di struttura ed uno strumento di gestione delle risorse umane
Il diretto superiore … con l’ausilio e i vincoli forniti dai pareri con la collaborazione di altre figure di
responsabilità in alcuni specifici casi
Chi valuta chi… Capo Sezione & Capo Ripartizione Personale
delle ripartizioni Direttore di Dip.to & il Segretario amministrativo
Personale amministrativo dei Dip.ti Direttore di Dip.to & il referente tecnico (EP o
docente) Personale tecnico dei Dip.ti Preside di Facoltà Personale dei Centri Servizi
di Facoltà
dal 10 dicembre al 31 dicembre
Chi valuta chi - posizioni org.tive
Capo Sezione Capo Ripartizione Dirigente & Direttore amm.vo Capo
Sezione Direttore di Dipartimento & Direttore
amm.vo Segretario amm.vo Preside & Direttore amm.vo SDAF
§ Centri Autonomi di Spesa come Sezioni
dal 10 al 31 gennaio
chi valuta cosa I comportamenti organizzativi Variano a seconda del ruolo organizzativo e della
“categoria” contrattuale
Matrice suddivisa per categoria e comportamenti Definizioni, declaratoria
Controllo sulla base dei pareri basato sul rapporto tra pareri negativi / positivi raccolti sui processi in cui l’individuo è coinvolto
EP D p.org D C Barea gestionale
programmazioneorganizzazione
organizzazione proprio lavorocontrollo
controllo operativocoinvolgimento individuale
area relazionalegestione del personale
gestione del gruppo di lav.lavorare in gruppo
negoziazioneorientamento all'utente
area intellettivaanalisi
interpretazione normeraccolta elaborazione dati
stesura di reportproblem solving
risoluzione problemi operativi
area innovativaproposta di soluzioni innovative
iniziativaadattabilità e flessibilità
16 14 12 8 6
La matrice
Categoria contrattuale
15
Scheda di valutazione dati sull’incontro (data, luogo, durata) nomi e firme dei presenti (valutato e valutatore) sintesi dei processi in cui il singolo è coinvolto
(scegliendo dalla lista dei processi della struttura) sintesi dei pareri:
n. valutazioni negative / totale pareri indicatori sintetici link ai pareri individuali
Scheda di valutazione Sistema di controllo
Compilata dal responsabile
EP D p.org D C B
area gestionaleprogrammazione @
organizzazione @ @
organizzazione proprio lavoro @ @ @
controllo @ @
controllo operativo @ @ @
coinvolgimento individuale @ @ @
area relazionalegestione del personale @ @
gestione del gruppo di lav. @ @
lavorare in gruppo @ @ @ @ @
negoziazione @ @ @
orientamento all'utente @ @ @ @ @
area intellettivaanalisi @ @ @
interpretazione norme @
raccolta elaborazione dati @ @ @ @
stesura di report @ @ @
problem solving @ @ @
risoluzione problemi operativi @ @
area innovativaproposta di soluzioni innovative @
iniziativa @ @ @
adattabilità e flessibilità @ @ @ @ @
16 14 12 8 6
La matriceScheda del dott. Valutato
Inserire
un punteggio da 1 a 7
In tutti gli indicatori
Sistema di controlloQuando la valutazione dell’individuo è
sensibilmente diversa dai pareri raccolti nei processi in cui l’individuo è
coinvolto
in positivo o in negativo
il valutatore è chiamato a motivare tale apparente incoerenza
Post valutazione Risalendo la linea gerarchica funzionale
dell’organigramma, pareri e valutazioni giungono al vertice (D.A.)
Ad ogni EP viene richiesto di proporreuna relazione che individui carenze e strategie di miglioramento Reingegnerizzazione dei processi
Il colloquio di valutazione Non è solo una scheda È un momento ansiogeno.. da entrambe le
parti
Preparazione Svolgimento
Preparazione del colloquio Programmazione
Avvisare per tempo Avere tempo a disposizione (45 minuti) Evitare interruzioni Spazio adeguato (!) Materiale a supporto (schede pareri)
Conduzione del colloquio Abbiamo davanti un collega, non un estraneo Ruolo strutturato: valutatore / valutato
Tante riflessioni.... Un consiglio: buon senso!
Alcuni fenomeni … umani (… ma controllabili) prima impressione effetto alone indulgenza / severità appiattimento (alto/basso/medio) stereotipi proiezione
Qual è l’obiettivo Non semplicemente compilare la scheda Dare un riscontro sul lavoro svolto, sui punti
di forza e sui punti di miglioramento: Ognuno di noi ne possiede qualcuno !!
Quali sono i timori maggiori? Ritorsione ….
Attaccamento …
Quindi che fare
se è così.. se ne accorgerà il prossimo anno di quanto sarò (NON)disponibile
che provi a chiedermi
ancora qualcosa in più…
dopo tutte le volte che l’ho coperto
Fondo disincentivante
È da anni che lavoriamo assiemeÈ un amico più che un collega
Non me la sento…
Cultura della valutazione Accettare la valutazione come momento di
crescita Consapevolezza che la valutazione è un
processo, non un esito finale Accettare il confronto per migliorare
StrumentiSistema dichiaratoStrumenti (scheda)
IndicatoriSupporto dell’organizzazione
Formazione
StrumentiSistema dichiaratoStrumenti (scheda)
IndicatoriSupporto dell’organizzazione
Formazione
Feedback sulla valutazione Anno sperimentale Richiesta di commenti e suggerimenti
Il percorso di formazione continua… In piccoli gruppi 2010… Confrontandosi sull’esperienza diretta
EP D p.org D C B
area gestionaleprogrammazione @
organizzazione @ @
organizzazione proprio lavoro @ @ @
controllo @ @
controllo operativo @ @ @
coinvolgimento individuale @ @ @
area relazionalegestione del personale @ @
gestione del gruppo di lav. @ @
lavorare in gruppo @ @ @ @ @
negoziazione @ @ @
orientamento all'utente @ @ @ @ @
area intellettivaanalisi @ @ @
interpretazione norme @
raccolta elaborazione dati @ @ @ @
stesura di report @ @ @
problem solving @ @ @
risoluzione problemi operativi @ @
area innovativaproposta di soluzioni innovative @
iniziativa @ @ @
adattabilità e flessibilità @ @ @ @ @
16 14 12 8 6
La matrice
Area 1gestionale
Area 2relazionale
Area 3intellettiva
Area 4innovativa
@