IDIRact 201325 maggio - Siena
Sessione Prefetti A.R. 2013-2014
Distretti 2071-2072
Andrea Pierattelli - Rotaract Fiesole
Rebecca Lazzari - Rotaract Ferrara
Guido Abbate- Delegato Rotary per il Rotaract
Iacopo Bellesi – Rotaract Firenze Est e Prefetto distrettuale A.R. 2012/2013
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Chi è il Prefetto e qual'è il suo ruolo?
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È colui che si occupa di organizzare TUTTI gli eventi del club. Fa le veci del presidente con gli ospiti intervenuti e gestisce i rapporti, non solamente con le locations, ma con tutti gli ospiti.
La sua organizzazione deve essere impeccabile e non deve mai tralasciare nessun dettaglio.
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Quali sono gli strumenti del prefetto per l'ottima
organizzazione?
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Le sue idee (location adatte ed originali, intrattenimento per gli ospiti, attenzione ai dettagli).
Le conoscenze, permettono di organizzare un evento al meglio cercando di contenere i costi.
La gentilezza, la cortesia e la massima disponibilità nei confronti di tutti i partecipanti agli eventi.
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Cosa non deve mai mancare ad un evento organizzato dal club?
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Evento ufficiale - formaleLa ruota, il gagliardetto, la campana, lo
stendardo, le bandiere e gli inni.
Evento non ufficiale – informaleI soci e la loro voglia di stare insieme.
In caso di interclub portare un gagliardetto che il presidente scambierà con il presidente del/dei club con cui ha
organizzato l'interclub.
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Come funziona e cos'è la Ruota?
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1 La ruota serve per avere un riscontro effettivo delle presenze ad un evento ufficiale del club (conviviale-visita dell'R.D.).
2 La ruota gira sempre in senso orario ed il presidente è l'ultimo a firmarla come forma di controllo. Si apre con la firma dell’autorità presente che siede alla sinistra del presidente
3 Nel caso sia presente l'R.D., il presidente si siede alla sua sinistra e apre la conviviale lasciando l'ultima firma all'R.D.
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Come si organizza una conviviale di club?
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- Trovare il relatore adatto: determina il successo di una conviviale.- Scelta di una o più locations.- Richiesta preventivi.- Scelta con il presidente della sede più adatta.- Scelta del menù – accertarsi delle diverse abitudini
alimentari, intolleranze e allergie.- Allestimento della sala per un evento ufficiale.- Gestione dell'intera serata dall'arrivo degli ospiti fino
al pagamento alla location. Il prefetto deve essere il primo ad arrivare e l'ultimo ad andar via.
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INVITI
Il prefetto predispone gli inviti con titolo, data, luogo, dress-code, costo della serata.
Nel caso di inviti ufficiali a personalità Rotariane o persone previste come gratuità MAI scrivere il costo della serata
all'interno dell'invito.
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ESEMPIO:CONVIVIALE ORDINARIA
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ESEMPIO:VISITA UFFICIALE R.D
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ESEMPIO:PASSAGGIO DELLE CONSEGNE
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BANDIERE:
Le bandiere devono essere alla destra del tavolo presidenziale. Se le bandiere sono due il tricolore va posto alla destra,nel caso siano di più va posto al centro.
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INNI:Gli inni vanno eseguiti in occasione di manifestazioni di rilievo. L’ordine di esecuzione è il seguente:
- inno dello Stato estero compreso nel Distretto; - inno nazionale; - inno europeo; - inno del Rotary International.
È doveroso ascoltare gli inni stando in piedi ed evitando applausi al termine degli stessi.
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ED INFINE… PER OGNI DUBBIO SIAMO A DISPOSIZIONE:
DISTRETTO 2072: Rebecca Lazzari 366/1694477
DISTRETTO 2071: Andrea Pierattelli 339/1805064
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BUON LAVOROE
IN BOCCA AL LUPO!!!!