6/5/2010
1
Manajemen Program dan
SESI 2. MK. Manajemen Program Kesehatan“Prinsip-Prinsip Manajemen Program & Manajemen Proyek
Manajemen Proyek Kesehatan
Yodi Mahendradhata
Bagian IKM, Fakultas Kedokteran,Universitas Gadjah Mada
1
Struktur sesi
Mengapa kita memerlukan manajemenMengapa kita memerlukan manajemen proyek/program? Prinsip2x manajemen program kesehatanPrinsip2x manajemen proyekPrinsip2x manajemen proyek kesehatanReview RPKPS dan penugasan
2
6/5/2010
2
Bagian 1Bagian 1.
Mengapa kita memerlukan manajemen program/proyek? j p g p y
3
Mengapa sektor kesehatan memerlukan kompetensi manajemen proyek?
Proporsi pembelanjaan proyek dlmProporsi pembelanjaan proyek dlm pembelanjaan sektor kesehatanJumlah proyek dlm sektor kesehatanDinamika lingkungan/perubahan sektor kesehatankesehatanProyek kesehatan -> tujuan stratejik pembangunan global
4
6/5/2010
3
Millennium development goals
1 Eradikasi kemiskinan dan kelaparan ekstrim1. Eradikasi kemiskinan dan kelaparan ekstrim2. Pencapaian pendidikan dasar universal3. Kesetaraan jender dan pemberdayaan wanita4. Menurunkan kematian anak5. Meningkatkan kesehatan maternal6. Memerangi HIV/AIDS, malaria, dan penyakit2x g , , p y
lain7. Menjamin sustainabilitas lingkungan8. Mengembangkan kemitraan gobal untuk
pembangunan5
Target2x kesehatan MDG 2015
Menurunkan kelaparan ekstrim – 1/2Menurunkan kelaparan ekstrim – 1/2Menurunkan angka kematian balita -> 2/3Menurunkan angka kematian Ibu -> 2/3Menghentikan penyebaran HIV/AIDSMenghentikan penyebaran TB dan Malariag y
6
6/5/2010
4
Kesenjangan strategi-kinerja(Mankins dan Steele, 2005)
37%RealizedperformancePerformance loss
63%
7
Faktor2x kesenjangan strategi-kinerja (Mankins dan Steele, 2005)
2%2% Penganggaran21%
10%
12% pengadaanPerencanaan
Monitoring
Manajemen kinerja
Komunikasi
Birokrasi
23%
8%8%
14%
o as
Kepemimpinan
Komitmen
Lain2x
8
6/5/2010
5
Mengapa sektor kesehatan memerlukan kompetensi manajemen proyek?
Jumlah proyek dlm sektor kesehatanJumlah proyek dlm sektor kesehatanProporsi pembelanjaan proyek dlm pembelanjaan sektor kesehatanDinamika lingkungan sektor kesehatanManajemen proyek kesehatan ->Manajemen proyek kesehatan -> tujuan stratejik pembangunan global
9
Bagian 2Bagian 2.
Prinsip2x manajemen program kesehatanp g
10
6/5/2010
6
Aplikasi ilmu manajemen dlm sektor kesehatan
LEMBAGA
PROGRAM
PROYEK 11
Definisi program kesehatan
Serangkaian tugas dan aktifitas yangSerangkaian tugas dan aktifitas yang dikelola berdasar beberapa tujuan khusus yang bermuara pada pengendalian suatu (atau beberapa) masalah kesehatan. Ex. Program pemberantasan tuberkulosis, program kesehatan Ibu
12
6/5/2010
7
Ruang lingkup manajemen program kesehatan
Pengembangan programPengembangan programImplementasi program
13
1. Pengembangan program
Tujuan : mengembangkan strategi programTujuan : mengembangkan strategi program yang berbasis pada kebijakan lembaga. Produk utama: strategi program Pengelola program dapat mempengaruhi perumusan kebijakan kelembagaan melalui:
AdvokasiAdvokasiPerumusan program.
14
6/5/2010
8
1.1. Komponen strategi program
Strategi teknisStrategi teknisDeteksiKriteria diagnostikTata laksana pasien
Petunjuk teknisjPetunjuk administratif
15
1.2. Efektifitas pengembangan program
Visi yang jelas akan strategi yang optimalVisi yang jelas akan strategi yang optimalKapasitas interpretasi operasional kebijakan stratejikKemampuan untuk merujuk pada bukti-bukti
analisis situasiliteratur ilmiahliteratur ilmiah
Kemampuan untuk menulis strategi program secara sistematis
16
6/5/2010
9
2. Implementasi program
Fungsi utamaFungsi utamaBantuan teknis
PelatihanCoaching dan supervisi
MonitoringEvaluasi
Fungsi penunjang: manajemen sumber daya
17
2.1. Manajemen sumber daya program
Team buildingTeam buildingUpaya jaminan mutuRencana kerja dan anggaranManajemen logistik
18
6/5/2010
10
Tipologi proyek
Tinggi Penelitian Penelitian
Ket
idak
past
ian
Tinggi Penelitian dasar Multicenter
GFATM
Kompleksitas TinggiRendah
K
Rendah PernikahanPerayaan
17 Agustus
19
Implikasi ketidakpastian bagi perencanaan proyek
Aspek KetidakpastianAspek perencanaan
Ketidakpastian
Tinggi Rendah
Tujuan Berkembang Fixed
Batasan Kabur Jelas
Rencana kerja Garis besar Detail
20
6/5/2010
11
Kendala2x utama manajemen proyek
SDMSDMPenganggaranBirokrasiEstimasiKomunikasiKomunikasi
21
Kesuksesan proyek?Kualitas
Pesawat ulang alik
WaktuBiaya
Konser musikGFATM
On time, on budget, high quality!22
6/5/2010
12
Bagian 2Bagian 2.
Prinsip2x manajemen proyek kesehatan
23
Standard2x manajemen proyekPMBOK Guide (The Project Management Institute)
A temporary endeavour undertaken to create a unique product service or resultInstitute) product, service or result
PRINCE2 A set of coordinated activities, with specific start and finish, pursuing specific goal with constraints on time, cost and resources
ISO A management environment that is created for the purpose of delivering one or more business products according to a specific business casebusiness case
APM (Association of Project Managers)
An endeavour in which human, material and financial resources are organized in a novel way to deliver a unique scope of work of given specification, often within constraints of costs and time, and to achieve beneficial change defined by quantitative and qualitative objectives 24
6/5/2010
13
Kebutuhan kompetensi manajemen proyek?
Project Management Body of Knowledge
Interpersonal Area knowledge, standards pskill
g ,& regulations
25
Project Management Body of Knowledge
Siklus kehidupan proyekSiklus kehidupan proyekLima proses manajemen proyekSembilan area pengetahuan
26
6/5/2010
14
Siklus kehidupan proyek?
Fase inisial Fase intermediate Fase final
n su
mbe
r day
a la
in
Waktu
Bia
ya, S
DM
dan
27
5 proses manajemen proyek
Inisiasi Perencanaan Implementasi Monitoring &Control Penutupan
28
6/5/2010
15
1. Proses inisiasi
Otorisasi dan definisi proyekOtorisasi dan definisi proyekOutput
Project charterPreliminary project scope statement
29
1.1. Seleksi
• Diskusi kepentingan proyek• Diskusi kepentingan proyek• Sinkronisasi tujuan proyek dengan
rencana stratejik organisasi• Penetapan prioritas proyek (vs. proyek
lain/kegiatan rutin)lain/kegiatan rutin)
30
6/5/2010
16
1.2. Teknik seleksi proyek
• Non numeric• Non-numeric– The sacred cow– The operating necessity– The competitive necessity– The product line extension– Comparative benefit model
• Numeric
31
2. Proses perencanaan
Project management plan Quality planningj g pScope planningScope definitionWork Breakdown StructureActivity definitionActivity sequencingActivity resource estimatingActivity duration estimating
y p gHR planningCommunication planningRisk management planningRisk identificationQualitative risk analysisQuantitative risk analysisRisk response planningActivity duration estimating
SchedulingCost estimatingCost budgeting
Risk response planningPurchasing planningContracting planning
32
6/5/2010
17
2.1. Perencanaan proyek
• Work breakdown structure• Work breakdown structure• Task sequencing• Schedule calculation• Resource assignment
Budgeting• Budgeting
Supported by project management softwares, e.g. Microsoft Project
33
2.2. Manajemen risiko
• Semua proyek mengandung unsur• Semua proyek mengandung unsur ketidakpastian/risiko
• Manajemen risiko: identifikasi dan antisipasi risiko– Prediksi skenario masa depanp– Sistim kewaspadaan dini– Penguatan komunikasi
34
6/5/2010
18
3. Proses implementasi
Manajemen implementasiManajemen implementasiManajemen mutuPembentukan & pengembangan tim proyekDiseminasi informasiDiseminasi informasiBidding
35
4. Monitoring & Control
Pemantauan & Pengendalian mutuPemantauan & pengendalian aktifitas proyekPengendalian perubahan terpaduVerifikasi ruang lingkup
Pengendalian mutuPengendalian kinerja timPelaporan kinerjaMengelola stakeholdersPengendalian dan
Pengendalian ruang lingkupPengendalian jadualPengendalian biaya
e ge da a dapemantauan risikoAdministrasi kontrak
36
6/5/2010
19
5. Penutupan
Pembubaran infrastruktur proyekPembubaran infrastruktur proyekSDMAsset
Pembelajaran proyek
37
Area pengetahuan
Project integration managementProject integration managementProject scope managementProject time managementProject cost managementProject quality managementProject human resource managementProject communication managementProject risk managementProject procurement management
38
6/5/2010
20
Kebutuhan kompetensi manajemen proyek
Project Management Body of Knowledge
Interpersonal Area knowledge, standards pskill
g ,& regulations
39
Understanding project environment
Lingkungan sosio budayaLingkungan sosio-budayaLingkungan politis lokal, nasional dan internasionalLingkungan fisik
40
6/5/2010
21
Kebutuhan kompetensi manajemen proyek
Project Management Body of Knowledge
Interpersonal Area knowledge, standards pskill
g ,& regulations
41
General management
Manajemen pembiayaan dan akuntansij p yPembelian dan pengadaanPemasaran dan penjualanHukum kontrakDistribusiLogistikPerencanaan stratejik, taktis dan operasionalStruktur dan perilaku organisasiManajemen SDMKeselamatan dan kesehatan kerjaTeknologi informasi
42
6/5/2010
22
Kebutuhan kompetensi manajemen proyek
Project Management Body of Knowledge
Interpersonal Area knowledge, standards pskill
g ,& regulations
43
Interpersonal skill
Komunikasi efektifKomunikasi efektifMempengaruhiKepemimpinanMotivasiPemecahan masalahPemecahan masalahNegosiasi dan manajemen konflik
44
6/5/2010
23
Catatan2x akhirCatatan2x akhir
45
Manajemen proyek vs program
PersamaanPersamaanBerbasis SDMKeterbatasan sumber dayaPerencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
PerbedaanPerbedaanProgram: berkelanjutan dan repetitifProyek: temporer dan unik
46
6/5/2010
24
Manajemen proyek vs program
Proyek Program
Baru, belum pernah dilakukan sebelumnya
Rutin, repetitif, berkesinambungan
Dapat dikelola lintas divisi/bidang/seksi
Dikelola dlm satu divisi/bidang/seksi
Risiko tinggi Risiko rendahRisiko tinggi Risiko rendah
Manfaat berupa produk/hasil/layanan yg jadi tepat waktu sesuai anggaran
Nilai tambah berupa perbaikan inkremental berkesinambungan
47
‘Hukum’ manajemen proyekTidak ada proyek besar yang mencapai target tepat waktu sesuaimencapai target tepat waktu sesuai anggaranPerencanaan yg buruk membuat proyek memerlukan waktu 3x lebih lamaPerencanaan yg baik membuat proyek memerlukan waktu 2x lebih lama
48
6/5/2010
25
Review RPKPS dan penugasanReview RPKPS dan penugasan
49
Penugasan kelompok
• Pohon masalah• Pohon masalah• Pohon tujuan• LogFrame• Rencana Kerja
Anggaran• Anggaran
50
6/5/2010
26
Batas pengumpulan: Jumat, 27 November 2009
Cover dg daftar nama dan nomor mahasiswa(hard + soft copy)
51