Service | Info 03/12
Maturaball
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Inhalt
3 Vorwort 4 Das Ballkomitee 6 Rechtliches 8 Finanzierung 9 Musterbudget10 Sponsoring11 Lehrer/Direktor12 Location
Foto: ÖRK/Anna Stöcher
13 Werbung 14 Ehrenschutz 15 Unterhaltung 16 Der Balltag 17 Checkliste 18 Presse-Arbeit 19 Kontakte & Links
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Liebes Maturaballkomitee!
Neben der Matura an sich ist der Maturaball das Highlight während der Schulzeit. Das Organisie-
ren eines Balles ist eine große Herausforderung, die aber viel Spaß macht. Vor allem, wenn man
den Erfolg am Ballabend gebührend feiern kann und sieht, wenn hunderte begeisterte Eltern,
Freunde und Verwandte applaudieren.
Mit diesem Servicefolder wollen wir euch wegweisend bei der Organisation unterstützen, damit
ihr euch im Behörden-Dschungel zurechtfindet. Wir haben versucht, alles rechtlich, finanziell und
organisatorisch Wichtige zusammenzufassen und ein paar Tipps und Tricks aufzulisten.
Wir wünschen euch viel Erfolg und schon jetzt alles Gute für die Zeit nach der Matura!
Vorwort
LAbg. Mag. Helena KirchmayrLandesobfrau
DI Josephus ReisingerLandessekretär
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Für einen perfekten Maturaball benötigt man
natürlich ein (möglichst) perfektes Team, um
die anstehenden Aufgaben zu bewältigen.
Die Zusammenstellung darf auf keinen Fall
nach Beliebtheit oder Sympathie erfolgen,
da ein Komitee aus Selbstdarstellern nicht
arbeitsfähig ist. Weiters ist eine Anzahl von
mehr als fünf Personen auch bei zahlenstarken
Jahrgängen unnötig.
Empfehlung: Klassenvorstände einbinden,
da diese oft am besten in der Lage sind, die
Fähigkeiten der Schüler einzuschätzen.
Der Teamleader
Kompetent, kommunikativ und klare Visionen
– das sind die 3 „Ks“, die der Kopf des Ball-
komitees auf jeden Fall beherzigen sollte. Der
Vorsitzende – und nur er – ist für die Kommuni-
kation nach außen (Mitschüler, Lehrer, Direktor,
Magistrat) zuständig und verantwortlich.
Gleichzeitig muss er sich bewusst sein, dass
seine Kollegen keine Untergebenen, sondern
Mitschüler sind, die von ihm motiviert und
geführt werden, aber trotzdem auf einer Ebene
mit ihm stehen.
Das Ballkomitee
Foto: Jürgen Jotzo / pixelio.de
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TIPP: Nicht der Beliebteste, sondern der
Fähigste muss diese Funktion innehaben!
Der Schriftführer
Jede Diskussion und vor allem jede Entschei-
dung muss genauestens protokolliert werden,
um zu vermeiden, dass bei der nächsten
Sitzung über dasselbe Thema erneut diskutiert
wird. Der Schriftführer sollte von allen anderen
Aufgaben befreit sein und sich ausschließlich
um das Erstellen von Protokollen kümmern
müssen. Diese Mitschriften können auch
anderen Beteiligten, die nicht im Ballkomitee
sitzen (Direktor, Mitschüler), vorgelegt werden,
damit diese auf dem aktuellen Stand sind
und Entscheidungen des Ballkomitees besser
nachvollziehen können.
TIPP: E-Mail-Aussendung des letzten Sit-
zungsprotokolls erleichtert den Einstieg in eine
Diskussion.
Das Ballkomitee
Der Finanzreferent
Schlussendlich dreht sich alles um die Frage,
wie viel Gewinn für jeden einzelnen heraus-
springt. Das Ergebnis zu optimieren ist die
Aufgabe des Finanzreferenten. Wichtig ist,
dass jede Ausgabe vom Finanzreferenten
gegengezeichnet wird, d. h. jeder (auch der
Vorsitzende) braucht seine Erlaubnis, um Geld
im Namen des Ballkomitees auszugeben. Vom
Finanzreferenten wird höchste Genauigkeit
erwartet, da seine Einnahmen-/Ausgabenrech-
nung fehlerfrei sein muss!
TIPP: Excel-Listen erleichtern die Zahlenaus-
wertung.
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Rechtliches
Nachfolgend finden sich einige wichtige und
grundlegende Informationen zu den rechtli-
chen Fragen, die bei der Organisation eines
Balles aufkommen werden.
Veranstaltungsanmeldung
Jede Veranstaltung muss angemeldet werden.
Dies geschieht beim Magistrat der Stadt bzw.
bei der Gemeinde. Informationen, die angege-
ben werden müssen, sind:
• eine für die Veranstaltung verantwortliche
Person
• Datum & Uhrzeit
• Räumlichkeit
• Eintrittspreis
• Art der Veranstaltung & Besucherzahl.
Die Anmeldung muss mindestens sechs Wo-
chen vor der Veranstaltung erfolgen und die für
die Veranstaltung verantwortliche Person muss
mindestens 18 Jahre alt sein.
Security
Um die Sicherheit auf dem Ball zu gewährleis-
ten, bedarf es professioneller Securitys. Die
Regel, die hierbei gilt, lautet: Für 100 Gäste
benötigt man je 1 Security. Jedoch kann es
auch sein, dass für die gewählte Location
bestimmte Bedingungen gelten. Weiters ist es
möglich, dass eine gewisse Anzahl der Securi-
tys sogenannte Ordner sind. Diese Ordner sind
kein professionelles Securitypersonal, sondern
eigens für Ordneraufgaben abgestelltes Perso-
nal (z. B. Kartenkontrolleure bzw. eigene Leute
des Ballkomitees).
Veranstaltungshaftpflichtversicherung
Für den Ball ist eine Veranstaltungshaftpflicht-
versicherung zur Abdeckung von eventuellen
Personen- oder Sachschäden an Veranstal-
tungsbesuchern oder Veranstaltungspersonal
abzuschließen. Diese schützt die Veranstalter
vor möglichen Haftungsansprüchen.
Lustbarkeitsabgabe
Die Lustbarkeitsabgabe ist eine Steuer.
Besteuert werden hierbei die verkauften
Karten und verkauften Lose. Wichtig ist, dass
die Karten beim Magistrat der Stadt, bei der
Dienststelle Steuerverwaltung bzw. bei der
Gemeinde angemeldet werden. Nach der
Veranstaltung können nicht-verkaufte Karten
wieder zurückgegeben werden und werden
somit auch nicht versteuert.
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Rechtliches
Tipp: Weitere Infos für Veranstalter findest du in der Servicebro-
schüre „Veranstaltungen, Aktionen und Feste“ der Jungen ÖVP
Oberösterreich, zu finden unter www.jvp.or.at!
Steuersätze für die Lustbarkeitsabgabe:
• Karten 20%
• Spenden 20%
• Nebenleistungen wie Tombola 25%
TIPP: Die Lustbarkeitsabgabe kann man im
Voraus berechnen, um Überraschungen zu
vermeiden!
AKM
Ein weiterer wichtiger Punkt, den man in der
Ballvorbereitung und auch im Budget berück-
sichtigen muss, ist die AKM. Die AKM ist eine
Gebühr, die fällig wird, wenn nicht lizenzfreie
Musik bei der Veranstaltung abgespielt wird.
Kontakt:
AKM Geschäftsstelle Linz (zuständig für ganz
OÖ, bis auf Braunau/Inn, hierfür Salzburg),
Wiener Straße 131, Top 02.05., 1.OG.,
Frau Ulrike Böhm, 050717-14510,
www.akm.co.at, Fax: 050717-94599,
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Finanzierung
Finanzierung
Wichtig für die finanzielle Abwicklung eines
Balles ist die Aufstellung eines Budgets. Das
ist eine genaue Aufstellung der Ausgaben, die
man zu tragen hat, aber auch der Einnahmen,
die man erzielt.
Weiters ist es wichtig, dass das Geld und das
Konto von mindestens zwei Personen verwal-
tet werden, die sich gegenseitig kontrollieren
(4-Augen-Prinzip). Denn: Vertrauen ist gut,
aber Kontrolle ist besser.
Um diese Kontrolle zu ermöglichen, empfiehlt
es sich, auch eine Einnahmen- und Ausga-
benrechnung zu führen und alle Belege, die im
Laufe der Ballvorbereitung anfallen, sorgfältig
aufzubewahren.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Gewinnauf-
teilung nach dem Ball. Hierbei ist es wichtig,
sich ein nachvollziehbares, kontrollierbares
System zu überlegen, damit es zu keinen Un-
gereimtheiten kommt. Ein Beispiel dafür wäre
ein Punktesystem – jeder Aufgabe wird ein
bestimmter Punktewert zugerechnet. Hierbei
ist es wichtig, dass die Punkte in einem realis-
tischen Verhältnis zueinander stehen und man
sich auch schon vor dem Ball Gedanken über
die Geldverteilung macht.
TIPP: Fixe Abmachungen mit Unterschriften
vermeiden Streit!
Claudia Hautumm / pixelio.de
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Musterbudget
Ausgaben:
• Security
• Druckereikosten (Flyer, Eintrittskarten,
Plakate) Druck der Maturazeitungen
• AKM
• Lustbarkeitsabgabe
• Miete der Balllocation
• DJ
• Soundanlage für DJ (oftmals getrennt
vom DJ)
• Veranstaltungshaftpflichtversicherung
• Dekoration
• Wareneinsatz
• sonstige Kosten
Einnahmen:
• Einnahmen durch Sponsoring
• Förderung der Stadt/Gemeinde
• Einnahmen durch den Kartenverkauf
• Freiwilige Spenden der Ehrengäste und
der Ehrenschutzträger
• Verkauf an der Cocktailbar
• Verkauf der Maturazeitung
• Inserate in der Maturazeitung
• Verkauf von Tombolalosen
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Eine der wohl wichtigsten Einnahmequellen
für eine Veranstaltung ist das Sponsoring. Im
Idealfall schafft man es, damit die Fixkosten
für den Event abzudecken.
Sponsoring muss jedoch nicht immer Geld
sein, auch Sachspenden für eine Tombola
oder, im Falle eines Balles, eine kleine Auf-
merksamkeit für die Damen als Damenspende
kann man durch Sponsoring bekommen.
Die Gegenleistungen, die der Sponsor bekom-
men kann, sind unterschiedlich, müssen aber
jedenfalls festgeschrieben werden.
Beispiele dafür wären:
• Banner oder Plakat auf dem Ball
• Logo auf dem Flyer, der Ballkarte oder
auf dem Ballplakat
• Inserat in der Maturazeitung
• Powerpoint-Präsentation mit Logo
• Erwähnung in der Eröffnungsrede
Um eine realistische Preisangabe für Inserate
und dergleichen zu machen, wäre es emp-
fehlenswert, die Preise der Vorjahre heranzu-
Sponsoring
ziehen und auch mit den Preislisten anderer
Schulen zu vergleichen. Denn nichts ist
schlimmer als Sponsorenbriefe, die mit unrea-
listischen Preisangaben versendet werden und
somit die Sponsoren abschrecken.
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Lehrer/Direktor
Der erste Schritt im Umgang mit Lehren und
Direktoren im Bereich der Ballorganisation ist,
diese als Kollegen zu betrachten, denen am
Gelingen des Balls mindestens genausoviel
liegt wie dem Ballkomitee. Ist dieser erste
Schritt geschafft, folgen die Details.
Ansprechpartner finden
Auch bei den Lehrkräften gibt es – wie in
jedem sozialen Gefüge – sogenannte Al-
phamännchen oder Multiplikatoren. Diese
Personen solltet ihr möglichst schnell in die
Organisation des Balls miteinbinden. Sie ha-
ben oft schon jahrzehntelange Erfahrung, kön-
nen mobilisieren und vor allem die restlichen
Lehrer gnädig stimmen, wenn ihr aufgrund der
Ballorganisation einmal eine Stunde versäu-
men solltet.
Reden, reden, reden
Die Kommunikation ist die Brücke zwischen
Menschen – auch zwischen Schülern und
Lehrern. Wenn ihr wegen des Balls schuli-
sche Misserfolge einfahren müsst, versucht,
die Situation mit eurem Klassenvorstand zu
besprechen.
Der Ball als Aushängeschild
Im Gespräch mit dem Direktor behaltet stets
im Hinterkopf, dass es der Direktor nicht auf
ein Scheitern des Balls anlegen wird. Der Ma-
turaball war und ist noch immer DAS Aushän-
geschild der Schule bei Eltern und Politikern.
Dem Direktor wird natürlich viel daran gelegen
sein, zum einen das Image der Schule zu pfle-
gen und euch zum anderen darin zu unterstüt-
zen, selbstständig Projekte & Veranstaltungen
durchzuführen.
TIPP: Niemals übertreiben! Zu viele Fehlstun-
den wegen der Ballorganisation sind kontra-
produktiv!
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Location
Der Veranstaltungsort oder die „Location“ ist
einer der wichtigsten Faktoren eures Balls.
Ist die Location unpassend, verschenkt ihr
eine Menge Potential in Form von Gästen und
damit Geld. Um den passenden Ort zu finden,
sind von euch folgende Kriterien zu beachten:
Woher kommen die Gäste?
Das Veranstaltungslokal sollte optimal liegen,
um für den Großteil der Gäste die Anreise-
zeit zu minimieren. D. h. ein wunderschöner
Veranstaltungssaal fernab vom Schulstandort
ist in den meisten Fällen absolut ungeeignet.
Wichtig ist hier auch, dass in der Nähe genü-
gend Parkplätze zur Verfügung stehen, um
den Damen eine Wanderung in Ballschuhen zu
ersparen.
Was kostet die Location? Miete, Kaution,
versteckte Nebenkosten wie Reservierungsge-
bühren usw. – alles Budgetposten, die euren
Gewinn wie Schnee in der Sonne schmelzen
lassen. Erstellt eine genaue Kostenübersicht,
um die beste Wahl treffen zu können.
Dürfen wir Getränke ausschenken?
In vielen Lokalen haben bestimmte Gastro-
nomen die Lizenz zum Ausschenken, d. h.
ihr dürft maximal (und auch das nur nach
Vereinbarung mit dem Lizenzinhaber) antial-
koholische Cocktails verkaufen. Das Problem:
Gerade bei den Getränken ist im Normalfall
das meiste Geld zu holen, deshalb wirkt sich
hier die Wahl der Location direkt auf den Ge-
winn eures Balls aus.
Passt das Ambiente?
Das Ambiente ist mit dem Motto des Balls
untrennbar verbunden. Plant ihr einen Ball
unter dem Motto „Aschenputtel-Revival“ ist
ein halb vermoderter Saal mit alternativer Deko
definitiv der falsche Ort. Eine Veranstaltung un-
ter diesem Motto bräuchte Fackeln, Lampions,
Glitzer, Luftballons und vor allem Stil, Stil und
nochmals Stil!
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Werbung
„Viele kleine Dinge wurden durch die richtige
Art von Werbung groß gemacht“, Mark Twain,
Schriftsteller
Werbung ist eine Grundvoraussetzung, um
den Ball bekannt zu machen und somit Gäste
zu gewinnen, besonders, wenn es sich um
einen Jahrgang mit wenigen Schülern handelt.
Ist der Ball durch Maturanten und Angehörige
bereits nahezu ausverkauft, sind die angeführ-
ten Mengen nicht notwendig und würden nur
den Gewinn verringern:
Plakate
Im Innenstadtbereich und in den Schulen
ist das einzig zielführende Format A3. Alle
anderen sind entweder zu klein, um wahrge-
nommen zu werden oder so groß, dass das
Anbringen nicht möglich ist oder sie aufgrund
ihrer störenden Größe schnell wieder entfernt
werden.
Flyer
Handlich, informativ und schnell verteilt – in
der heutigen Zeit das ideale Werbemittel. Beim
Papier kann man hier durchaus sparen und
90-Gramm-Papier verwenden.
TIPP: Am besten verteilt sich‘s beim
Fortgehen!
TIPP: Wieso für etwas zahlen, wenn Facebook
gratis ist?
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Ehrenschutz
In früheren Zeiten war der Ausüber des Ehren-
schutzes jene Person, die das Wachpersonal
für den Schutz des Ballabends zur Verfügung
stellte, um Räuber und Diebe von der Veran-
staltung fernzuhalten.
Inzwischen hat sich die gesellschaftliche
Situation grundlegend geändert und der Eh-
renschutz dient als „Aushängeschild“ für euren
Ball. Durch die Zusage z. B. eines Politikers,
den Ehrenschutz zu übernehmen, gelingt es
euch, den Ball „seriöser“ wirken zu lassen,
was mit Sicherheit immer von Vorteil ist.
Es ist sinnvoll, einen ehemaligen Schüler,
der inzwischen ein wichtiges Amt bekleidet
oder einen jüngeren Politiker zu bitten, diese
Funktion zu übernehmen, da diese oftmals
einen besseren Bezug zur Schule und zum
Maturaball haben.
WICHTIG: Der Ehrenschutz beinhaltet keine
finanziellen Verpflichtungen!
TIPP: Ihr könnt jedenfalls bei Landeshaupt-
mann Dr. Josef Pühringer anfragen, den Ehren-
schutz zu übernehmen!
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Unterhaltung
„Gute Unterhaltung besteht nicht darin, dass
man etwas Gescheites sagt, sondern, dass
man etwas Dummes anhören kann“, Wilhelm
Busch
Allgemein gilt bei der Unterhaltung am Ball
der Grundsatz: Bis zur Mitternachtseinlage
traditionell, danach ist (fast) alles erlaubt. Und,
es muss vor allem dem Publikum gefallen und
nicht nur dem Komitee.
Eröffnung
Inzwischen hat die Eröffnung als Bestandteil
eines Balls sehr gelitten. Nichtsdestotrotz ist
eine anständige, traditionelle Eröffnung ein
integraler Bestandteil jedes Balls.
Musik
Im Ballsaal klassisch – in der Disko Party, Par-
ty, Party! So hat jede Altersgruppe ihr „Revier".
Die Lehrer und Eltern werden vom dröhnenden
Bass verschont, während die Schüler von Zeit
zu Zeit von dem traditionellen Ballgeschehen
mit Walzer & Co. in die Disko verschwinden
können.
Mitternachtseinlage
In den vergangenen Jahren nahmen Tanzein-
lagen immer größeren Raum ein. Sieht gut
aus – ist aber nicht die einzige Möglichkeit.
Akrobatik, Zirkus, Schauspiel, Lasershow, Film
– der Kreativität sind in diesem Bereich keine
Grenzen gesetzt. Es gilt: Je kreativer, desto
besser.
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Der Balltag
Für einen erfolgreichen und gelungenen Ball
gibt es viele Faktoren, jedoch ist nichts wichti-
ger als ein perfektes Timing am Balltag selbst.
Denn ohne einen gut überlegten Zeitplan be-
wahrheitet sich das Sprichwort „Zeit ist Geld“
schneller als erwartet.
Wichtig ist, sich zu überlegen, was am Balltag
alles erledigt werden muss. Beispiele hierfür
wären die letzte Generalprobe im Ballsaal oder
auch die Dekoration der Location.
Eine Auflistung der „Eckpfeiler“ (z. B. Einlass)
hilft enorm, den Abend strukturiert und ohne
Probleme über die Bühne zu bringen.
Nachfolgend ein schematischer Entwurf für
einen sinnvollen Zeitplan mit wichtigen Eck-
punkten:
Vormittag:
Dekoration
Generalprobe
Toncheck – Moderationsprobe
Nachmittag: Sinnvoll wäre es, den Nachmit-
tag freizuhalten, um Eventualitäten vorzubeu-
gen, hier findet sich dann Platz, um nicht-
bedachte Arbeiten zu erledigen und sich für
den Ball zu stylen.
18:30: Alle Maturanten sollten sich am
Veranstaltungsort einfinden, Einweisung aller
Maturanten in ihre Arbeiten
19:00: Securitys sollten bereits an ihren Plät-
zen sein
19:30: Einlass
20:45: Eröffnung
23:45: Verlosung der Tombola
24:00: Mitternachtseinlage
01:30: Shuttlebusse zur After-Ballparty
02:30: Musikende
03:00: Ballende
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Checkliste
• Veranstaltung anmelden
• Konto bei Bank eröffnen
• Zahlscheine bestellen
• Band engagieren
• Motiv für Drucksorten finden
• Musik für Einlagen wählen
• Kostüme für Einlagen besorgen
• Versicherung abschließen
• AKM anmelden
• Druckereinangebote
• Ehrenschutz anfragen
• Förderung beantragen
• Karten versteuern lassen
• Frühere Maturanten und Lehrer einladen
• Gemeinderäte einladen
• Szene1-Event eintragen
• Facebook-Event eintragen
• Ballausschank abklären
• Konzept „Ballkönigin“ ausarbeiten
• Afterballparty organisieren
• Gewinnaufteilung fixieren
• Ballausschank durchbesprechen
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Presse-Arbeit
Da euer Maturaball das Highlight der Ball-
saison werden soll, wäre es ja geradezu
fahrlässig, die Öffentlichkeit darüber nicht zu
informieren. Zeitungen, Radio, TV, öffentliche
Einrichtungen – die Liste ist lang. Und wer
weiß, vielleicht haben Pressepartner sogar
Interesse exklusiv über euren Ball zu berichten.
Wendet euch am besten mit einem kurzen
Pressetext zur Ankündigung und ein paar Fo-
tos per Mail an die Redaktionen der Zeitungen,
Radio- und TV-Sender.
Zusätzlichen zu den „klassischen“ Medien gibt
es noch Veranstaltungskalender von öffentli-
chen und privaten Stellen wie z. B. Vereinen
und vieles mehr - eurer Kreativität sind keine
Grenzen gesetzt.
TIPP: Soziale Netzwerke haben meist speziell
in eurer Zielgruppe eine großartige Reichweite!
Folgende Medienvertreter könntet ihr anschrei-
ben (je nach regionalen Gegebenheiten):
Print:
Tips
Bezirksrundschau
OÖ Nachrichten, Lokal-Redaktion
Neues Volksblatt
Kronen Zeitung
Österreich
Heute
TV:
LT1
Mühlviertel TV
Innsat TV
div. lokale Privatsender
Radio:
Life Radio
Krone Hit
Welle1
lokale Radiosender
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Wir danken der Jungen ÖVP Wels, ganz besonders ihrem Stadtobmann GR Stefan Haböck, für die Idee und Umsetzung des Maturaballleitfadens in Wels, welcher Grundlage für diese Broschüre war!
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Fotos: pixelio.de, JVP
Layout: Michael Burda, Michael Polli
Redaktion: Michael Burda, Christoph Kinast, Patrick Reisinger,
DI Josephus Reisinger,
Stand: Oktober 2012