Implementacin de Sistemas Integrados de Gestin
OBJETIVOQue el grupo humano de LA ALCALDIA DE PURIFICACION encuentre una respuesta satisfactoria respecto a: Por qu debemos desarrollar nuestros productos, servicios, procesos y gestin bajo un Sistema Integrado de Gestin? Por qu buscamos la implementacin de las normas de Calidad NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005, SISTEDA?
Recordemos un poco!
ComparativoAntesProductor impona precio Mercado conforme Unidades aisladas Control Modelo de orden y control continuo Enfoque policivo Cliente
AhoraMercado define precio Clientes cada vez ms exigentes Sistema de Gestin Prevencin Enfoque proactivo de mejoramiento permanente nfasis en cultura y educacin Partes interesadas
ALGUNAS DIFICULTADES!
Qu tengo que superar?El poco compromiso de la gerencia. La resistencia de los empleados al cambio. La asignacin de recursos por la gerencia. La disponibilidad de tiempo. La cultura del trabajo por ISLAS La falta de enfoque hacia la gestin El desarrollo y elaboracin de la documentacin. El aceptar un modelo tcnico que nos ayude. COMPROMISO Y CONVENCIMIENTO DE QUE SI LO PODEMOS HACER
Qu es un Sistema Integrado de GestinEs un sistema de administracin y estilo de trabajo cuya metodologa y atributos permiten incrementar la satisfaccin del cliente, la idoneidad, transparencia y eficiencia personal y organizacional mediante la aplicacin del Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), generando una cultura orientada a la calidad, oportunidad y la excelencia en el servicio con la aplicacin de los requisitos establecidos en las normas NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 y SISTEDA.
El Ciclo PHVA.O G AZ ER D LI
C A
TU
R A
P L ES AN TR IF P A ICA LA T C G I N IC N IF A R I
C
A
AD M IN IS D EL T CA RA CI M BI N O
ER V R IC IF AA L O UR LT TR N CU CO TO AU
H
A
C
ER
Qu es un Sistema Integrado de GestinLa integracin de Sistemas de Gestin (MECI, Calidad y SISTEDA) supone una oportunidad al alcance de todos para incidir positivamente en las dinmicas organizacionales y mejorar aspectos de la gestin diaria como la documentacin, la toma de decisiones y el establecimiento de la estrategia. No se trata solo del ahorro en los costos de implementacin, sino, lo que es ms importante y el autntico beneficio del Sistema, es el cambio de enfoque en la estrategia de la Entidad.
Por qu implementar Sistemas Integrados de GestinAHORRAN TIEMPO Y DINERO Utilizacin adecuada de los recursos Evita duplicidad de esfuerzos Mejora el acceso a la informacin. Integra las diferentes aditoras. Optimiza los costos de implementacin. Previene incidencias de uno en otro campo DESARROLLAN LA SINERGIA Utiliza el mismo marco organizativo Identifica objetivos comunes Evita repeticiones en formacin y comunicacin
Por qu implementar Sistemas Integrados de GestinMEJORAN LA EFICIENCIA Reducen los trabajos administrativos. Permiten tener una visin global de la Entidad. Refuerzan la adopcin de Calidad Total. Reducen el tiempo de respuesta en la prestacin del servicio o elaboracin del producto. MEJORAN LA IMAGEN DE LA EMPRESA Participacin de toda la estructura organizativa Racionalizacin del proceso de auditoras Refuerza la cultura de la Calidad Total.
Estructura del Sistema Integrado de GestinCLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS COMUNICACION PLANES DE ACCION Objetivos Polticas CALIDAD SISTEDA
MECI
GESTION DE RIESGOS PLANEACION ESTRATEGICA
Componentes del Sistema Integrado de GestinLEY 872/03 Y DECRETO 4110/041.Sistema de Gestin de Calidad 2.Responsabilidad de la Direccin 3.Gestin de los Recursos 4. Realizacin del Producto/ Prestacin del Servicio 5.Medicin, Anlisis y Mejora
Ges ti NTC n de C alid - GP ad 100 0:09
SISTEDA
LEY 489/98 y DECRETO 3622/051.Desarrollo del Talento Humano 2. Gestin de Calidad 3. Democratizacin de la Administracin Pblica 4.Moralizacin y Transparencia
EC M
0 00 I1
:05
5. Rediseos Organizacionales
LEY 87/93 y DECRETO 1599/051.Control Estratgico 2.Control de Gestin 3.Control de Evaluacin
Compatibilidad de los Sistemas de Gestin GESTIN INTEGRALINDICADORES
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO SISTEMA SISTEMA GESTION CALIDAD
INTEGRADO DE GESTION
SISTEDA
El Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005
Qu es el MECI 1000:2005? Es el Modelo Estndar de Control Interno que permite el diseo, desarrollo y operacin del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado.
Qu es el MECI 1000:2005? El Decreto 1599 de 2005, adopt el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI: 1000:2005, con el que se determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno.
Representacin grfica de los 3 elementos del MECI
Principios del MECI AUTOCONTROL:Capacidad de cada servidor pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.
Principios del MECI AUTORREGULACIN Capacidad :
institucional para aplicar de manera participativa los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementacin del
Principios del MECI AUTOGESTI N:Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la funcin administrativ a que le ha sido
Estructura del MECI
El Marco Conceptual del Modelo, establecido mediante el Decreto 1599 de 2005, sienta las bases conceptuales y tcnicas bajo las cuales se estructura. El grfico que a continuacin se presenta permite observar dicha estructura:
Norma Tcnica de la Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009
El Sistema de Gestin de Calidad NTCGP 1000: 2009. La Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004 se adopt mediante el Decreto 4110 de 2004, el cual determina las generalidades y los requisitos para establecer, documentar e implementar un Sistema de Gestin de Calidad. Mediante decreto 4485 de 2009 se adopta la actualizacin a la versin 2009.
Principios de la gestin de calidad NTCGP 1000:2009
Mejoramiento Contnuo
1. Enfoque al cliente
1. Enfoque al cliente
2. Liderazgo
27
3. Participacin del personal
4. Enfoque basado en procesos
5. Enfoque de sistema para la gestin
6. Mejora Contnua
ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS ACCIONES DE MEJORA
6. Mejora Continua
7. Toma de decisiones basada en hechos
AUDITORIA INTERNA - EXTERNA
INDICADORES DE GESTIN
SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS
REVISIN POR LA DIRECCIN
8. Relacin mutuamente beneficiosa para el proveedor
PRINCIPIO 9:COORDINACIN, COOPERACIN Y ARTICULACINEl trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y y que permitan emplear de una manera racional los propsito Unidad derecursos disponibles. Trabajo en equipo Uso racional de los recursos Desarrollo del trabajo conjunto NTC GP1000:2009 Ser ms eficientes
PRINCIPIO 9:COORDINACIN, COOPERACIN Y ARTICULACIN
PRINCIPIO 10: TRANSPARENCIALa gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la informacin pertinente de sus procesos, facilitando su control social. Decisiones claras Informacin pertinente, accesible y confiable Control social Gestin social NTC GP1000:2004
PRINCIPIO 10: TRANSPARENCIA
El Sistema de Gestin de Calidad NTCGP 1000: 2009.INDICADORES ESTRATEGIA
CULTURA
SEGUIMIENTO
PROCESOS
ORGANIZACION
RECURSOS
AUDITORIA ACCIONES DE MEJORA
El Sistema de Gestin de Calidad NTCGP 1000: 2009.MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDADClientes (y otras partes interesadas) Clientes (y otras partes interesadas) Responsabilidad de la direccin
Gestin de los recursos
Medicin, anlisis y mejora
Satisfaccin
Requisitos
Realizacin del producto o prestacin del servicio
Producto o servicio
Salidas Entradas
El Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA
El Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA. El Decreto 3622 de 2005 adopt las polticas de desarrollo administrativo y reglament el Captulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al SISTEDA.
Complementariedad de los Sistemas
Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)
Es clara la afinidad de propsitos y como la implementacin de los tres sistemas convergen en garantizar la optimizacin de la administracin pblica. De ah que hablemos del:
Sistema Integrado de Gestin
Estrategia para la integracin del SIGREVISION DE LOS REQUISITOS DE CADA SISTEMA
GESTION DE RIESGOS (MECI GP1000 GESTION DOCUMENTAL
ESTABLECIMIENTO DE POLITICAS, OBJETIVOS E INDICADORES GENERALES DE CADA SISTEMA
Ley General de Archivo
ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA INTEGRADO(Procesos y metodologas comunes)
MECI PLANES DE IMPLEMENTACION POR SISTEMA CALIDAD SISTEDA
AUDITORIAS INTERNAS
MEJORA CONTINUA
EJECUCION DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL SISTEMA
Preguntas?