Seminario taller en Gestión
Documental
23/09/2014 Gestión Documental 1
Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad
Contenido
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Fundamentación
Gestión Documental
Organización de archivos
Normatividad
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Decreto 2609 diciembre de
2012
Reglamenta el titulo V de la ley 594 de 2000, referente a Gestión
Documental.
Resolución 381 de 2011 reglamento de archivo de la Universidad Sergio Arboleda
Responsabilidad en la Gestión
Documental
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Administración pública
Entidades territoriales
Entidades privadas que
cumplen funciones públicas
Servidores y empleados
públicos
Entidades del estado en las
distintas ramas del poder
Organismos regulados por la ley 594 de 2000
Coordinación de la gestión
documental.
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Los diferentes aspectos y componentes de la gestión de
documentos deben ser coordinados por los respectivos
Secretarios Generales o quienes hagan sus veces
Comité Interno de Archivo
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Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Fuente: Luis Eduardo Peña Z.
Conceptos básicos Gestión
Documental
Serie
Tipo documental
Cuadro de
clasificación documental
Ciclo vital de los documentos
Inventario documental
Tabla de
Retención documental
Subserie
Unidad documental
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¿Qué es la gestión documental?
El conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Reglamento General de Archivos
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¿Qué es un tipo documental?
Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de tipos documentales un acta, un informe, un memorando, una factura, entre otros.
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¿Qué es una unidad
documental?
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando esta constituida por un solo tipo documental o compleja cuando lo constituyen varios tipos documentales, formando un expediente.
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Unidad documental simple
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Actas Comité de
Planeación
Acta 01
Acta 03
Acta 02
Acta 04
Unidad documental compleja
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Evaluación del evento y acción de mejora
Registro audiovisual o documental
Requerimiento a proveedores Diseño y aprobación de la
logística
Presupuesto para la realización del evento
Requerimiento Escuela o dependencia
Eventos Académicos
¿Qué es una serie documental?
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: Historias, Contratos, Actas, Informes.
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¿Qué es una subserie
documental?
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.
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¿Qué es un cuadro de
clasificación documental (CCD)?
Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de
todas las series y susbseries documentales con su
correspondiente codificación.
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¿Qué es tabla de retención
documental?
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales producidos por las unidades administrativas de una entidad, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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¿Qué es el inventario
documental?
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
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Ciclo vital de los documentos
Las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final.
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Histórico Cultural
Investigación Científico
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
Administrativo Legal Fiscal
Contable Técnico
Valores Primarios
Valores secundarios
Documentación Activa
Documentación Semi-activa
Documentación Valorada y conservada
Gestión Documental 30
La gestión documental.
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Aplica para cualquier tipo de Información producida y/o recibida por una entidad…
Tipos de información
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a. Documentos de Archivo (físicos y
electrónicos).
b. Archivos institucionales (físicos y
electrónicos).
c. Sistemas de Información
Corporativos.
d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.
e. Sistemas de Administración de
Documentos.
f. Sistemas de Mensajería Electrónica.
g. Portales, Intranet y Extranet.
h. Sistemas de Bases de Datos.
i. Disco duros, servidores, discos o medios
portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.
j. Cintas y medios de soporte (back up o
contingencia).
k. Uso de tecnologías en la nube.
Procesos de la gestión documental.
Planeación
Gestión y trámite
Producción
Valoración
Preservación de largo plazo
Disposición de documentos
Transferencia
Organización
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Instrumentos archivísticos para la gestión documental.
Decreto 2609 de 2012 artículo 8°.
a) El Cuadro de Clasificación Documental
(CCD).
g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales
c) El Programa de Gestión
Documental (PGD).
f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
d) Plan Institucional de
Archivos (PINAR).
e) El Inventario Documental.
i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
b) La Tabla de Retención
Documental (TRD).
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Elaboración de la TRD
1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
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Aprobación de la TRD
1. Presentación de la propuesta de TRD al Comité de Archivo institucional.
2. El Comité de Archivo institucional es de gran importancia para el proceso de elaboración y presentación de las TRD.
3. Entregar las TRD -a cada integrante del Comité de Archivo.
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Eliminación de documentos
La sustentación de eliminación documental debe hacerse por escrito, mencionando la normatividad que señala:
1. la pérdida de valor de los documentos,
2. el hecho de que existe copia en otra serie documental y oficina,
3. la compilación de la información en otra serie,
4. o la intrascendencia de la información (sin valor alguno) para la historia, siempre debe señalarse el por qué de dicha determinación.
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Organización de archivos
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ORGANIZACIÓN
Clasificación Descripción
• Localización y consulta de los documentos • Conservación de los documentos
Comprende
Para
Ordenación
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Clasificación
Operación archivística que
consiste en el
establecimiento de las
categorías o grupos que
reflejan la estructura
jerárquica del fondo. 23/09/2014 Gestión Documental 48
Clasificación
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A 2 3 D C 4 B 1
Números 1 2 3 4
Letras A B C D
Secciones de datos
Fondo de datos
Principio de procedencia
• Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
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Aplicación del Principio de
procedencia
• Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
• Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.
• Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.
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Ventajas con la aplicación del
Principio de procedencia
• Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales.
• Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera.
• Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer.
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Ordenación
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
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Sistemas de Ordenación
1. Numéricos: simple o cronológico.
2. Alfabéticos: onomástico, toponímico, temático.
3. Mixtos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.
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Sistemas de Ordenación
1. Numéricos: simple, ordinal o cronológico.
2. Alfabéticos: onomástico, toponímico, temático.
3. Mixtos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.
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Principio de Orden Original
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.
23/09/2014 Gestión Documental 60
Causas por la cual el Orden
Original se pierde
No siempre se ha respetado este principio en el transito administrativo , surgiendo de esta manera una fatal perdida de la razón final de ser de los archivo, el orden.
23/09/2014 Gestión Documental 61
Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de Documentos, mal manejo de copias).
23/09/2014 Gestión Documental 62
Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Desconocer el trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión el que indica (y obliga) el orden debido.
23/09/2014 Gestión Documental 63
Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).
23/09/2014 Gestión Documental 64
Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Agrupaciones por tipos documentales: (Solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia enviada, facturas, constancias).
23/09/2014 Gestión Documental 65
Causas por la cual el Orden
Original se pierde
Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación.
23/09/2014 Gestión Documental 66
Expediente
Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites.
23/09/2014 Gestión Documental 67
Expediente
Cada pieza (tipo documental) individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que le da un valor que no tendría el documento visto individualmente.
23/09/2014 Gestión Documental 68
Ordenación de expedientes
• El primer documento será aquel que le ha dado origen (mas antiguo) posteriormente se irán añadiendo mas documentos hasta el que concluye el tramite (mas reciente).
• No se tendrán en cuenta las fechas de los anexos de los documentos principales.
• No es correcto abrir unidades de conservación bajo el nombre de Correspondencia recibida o despachada.
23/09/2014 Gestión Documental 69
Expediente
Cada pieza (tipo documental) individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que le da un valor que no tendría el documento visto individualmente.
23/09/2014 Gestión Documental 70
Foliación
Consiste en dar un número consecutivo 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación.
23/09/2014 Gestión Documental 71
Paso a paso en la foliación
• Debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación estén perfectamente ordenadas.
• Analizar si los documentos responden al trámite, y depurar.
• La foliación se transcribirá en el borde superior derecho del folio a nivel de lectura.
• Tener cuidado de no repetir o de omitir números.
• Si existe otra foliación esta se anulará con una línea diagonal (/).
• En caso de expedientes que su contenido este en mas de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será continuación de la primera.
23/09/2014 Gestión Documental 72
Descripción
Proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión y para la investigación.
23/09/2014 Gestión Documental 73
Descripción
23/09/2014 Gestión Documental 74
La identificación bien sea de las carpetas o de las cajas de archivos son una pequeña descripción de la
información contenida.
Contacto: Jairo Sánchez Quintero PhD
Asesor y Director Calidad
Celular: 3145884850
Diana Carvajal Martínez
Coordinadora Sistema de Gestión de la Calidad
Celular: 3214872410
Teléfono: 4305056 ext. 112
Sugey Patricia Rodriguez Rincón
Practicante Gestión de la Calidad
Celular: 301 673 8189
Teléfono: 4305056 ext. 112
23/09/2014 Gestión Documental 78