SAP Financial Closing cockpitNice-To-Know
Stand: Oktober 2017
Inhalt
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1. Ausgangssituation
2. Historie der SAP Abschluss-Tools
3. Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0
4. Nutzungsrechte
5. Kundennutzen
6. Besserer und schnellerer Monatsabschluss mit SAP FCc
7. Projektvorgehensweise
8. Impressum
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Ausgangssituation (1)
Der Abschluss hohe Anforderungen an einen dynamischen Prozess:
- steigende Anforderungen an die Qualitt der Monats- und Jahresabschlsse
- Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften oder genderte Organisationsstrukturen
- zunehmender Druck durch die Unternehmensleitungen, die Periodenabschlsse immer weiter zu beschleunigen
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Ausgangssituation (2)
Beteiligte Unternehmenseinheiten
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Der Periodenabschluss ist ein hochkomplexer Prozess, an dem fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist.
Monatsabschluss
Anlagen Finanzen Konzern Geschftsleitung
Personalwesen Vertrieb Einkauf Controlling
Ausgangssituation (3)
Hohe Anforderungen an den Periodenabschluss
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Transparenz
Vorgaben
Qualitt
- verstndlicher, nachvollziehbarer Abschluss- klare Verantwortlichkeit fr alle Aufgaben- auditfhige Protokollierung und Aufbewahrung
- Einhaltung der Abgabetermine trotz- verringerter Ressourcen und - komplexer werdender Prozesse
- Einhaltung der Vorgaben- Sicherstellung gleichbleibender Informationsqualitt- externe Prfbarkeit der Ergebnisse
Ausgangssituation (4)
Faktoren fr Verzgerungen im Abschlussprozess
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- es fehlt ein genauer zentraler Ablaufplan (Plne in Excel, Word, handschriftlich)
- Kommunikation berTelefon oder E-Mails
Organisation Systeme
Ablufebersicht
- fehlender berblick ber den Status
- fehlende zentraleKoordination
- keine zentrale Fehler-Analyse
- unterschiedliche Datenquellen- Medienbrche durch unter-
schiedliche Systeme
- keine optimiertenProzessablufe
- technisches Know-how frAutomatisierung erforderlich
das SAP Financial Closing cockpit
L S U N G S A N S A T Z
Historie des SAP FCc Abschluss-Tools
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Basisversion ab SAP ERP 6.0.3
Add-on 1.0
Add-on 2.0
- Entwicklung des SAP FCc aus dem ClosingCockpit
- Installation ber Business Function ab EHP 3
- fortwhrende Erweiterungen von EHP 3 bis EHP 6
- Aktivierung in SAP ECC 6.0 EHP 4 oder Net Weaver (7.01 oder hher)
- alle Funktionalitten bis EHP 6 enthalten
- Verbesserungen bezglich Sicherheit, Transparenz und Effizienz
- Installationsoptionen wie bei 1.0
- neue Funktionenund zustzliche signifikante Verbesserungen
- optimale Voraus-setzung fr ein erfolgreiches SAP FCc-Projekt
Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0berblick
Signifikante Verbesserungen durch neue Funktionen und Erweiterungen in Bezug auf:
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Sicherheit Effizienz Transparenz
- erweitertes Berechtigungskonzept Einrichtung von Berechtigungs-gruppen nach dem HR-ORG-Modell vom Aufgabenplan ber Organisationseinheiten (Ordner) bis auf Aufgabenebene mglich
- zentrale Ablage der Logfiles
- Exportieren und Importieren von VorlagenplnenMglichkeit der Pflege von Aufgabenplnen ber Excel
- Definition von eigenen Report-VariablenEinrichtung auf Ordner- und Aufgabenebene
- Konfiguration von BenachrichtigungsszenarienEinrichtung individuellerE-Mail-Texte(z. B. bei fehlerhaften Jobs)
- bereichsbergreifendes Monitoring
Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Erweitertes Berechtigungskonzept
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Das erweiterte Berechtigungskonzept ermglicht die Berechtigungsvergabe und -kontrolle auf allen Ebenen.
Berechtigungsgruppe zur Aufgabe
Organisationseinheit (Ordnerebene)
Trans-aktion
Berechti-gungsgruppe
(Template) Berechtigungen/Aktivitten auf jeder Ebene
- Anlegen- ndern- Anzeigen- Einplanen- Ausfhren- Lschen- ...
Verschiedene Transaktionen & Rollen fr die unterschiedlichen Aufgabengebiete
- FCLOCOC => Customizing/Pflege der Vorlagenplne - FCLOCOT => Vorbereitung/Erffnung des Abschlusses - FCLOCO => Ausfhrung der Abschluss-Aufgaben
Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Zentrale Ablage der Logfiles
- Die aus der Ausfhrung einer Aufgabe resultierenden Logs werden automatisiert und revisionssicher abgelegt.
- Die Logs stehen als PDF-Files zur Verfgung, auch wenn sie aufgrund ihres Alters schon archiviert wurden.
- Die Log-Links werden mit Informationen zu Laufzeit/ID/Datum angezeigt. - Die Aktivierung der Log-Steuerung erfolgt im Vorlagenplan.
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Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Exportieren & Importieren von Vorlageplnen
- Das Exportieren und Importieren von Vorlageplnen nach Excel bietet Vorteile bei- der Notwendigkeit von Massenver-
arbeitungen (z. B. nderungen von Verantwortlichkeiten),
- der Verteilung, beispielsweise an verschiedene Service-Center,
- der allgemeinen Pflege.
- Erzeugt wird eine Document-, eine Header- und eine Item-Datei im csv-Format.
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Header-Datei
Item-Datei
Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Definition eigener Report-Variablen
- Bei der Definition eines Abschlussplans werden aus den Datumsangaben heraus Default-Variablen fr den automatisierten Start von Reports erzeugt.
- Mit dem Add-On 2.0 ist es mglich, darber hinaus kundeneigene Variablen zu definieren und diese mit Werten zu belegen, z. B. eine Variable fr die Abschluss-Vorperiode und das Vorjahr.
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Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Konfiguration von Benachrichtigungsszenarien
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Das Szenario Korrespondenz/Benachrichtigung ist eine der wichtigsten Funktionen, um alle Verantwortlichen im Rahmen des Abschlusses zu sensibilisieren.
Benachrichtigungen
- E-Mail-Benachrichtigungen knnen automatisiert an- den Verantwortlichen eines Aufgabenplans
und/oder- den Ausfhrenden einer Aufgabegesendet werden, wenn die Bedingungen fr die Auslsung eines Benachrichtigungsszenarios erfllt sind.
- Dazu muss das Benachrichtigungsszenario - im Vorlagenplan eingetragen werden und - die betroffenen Empfnger eine E-Mail-Adresse
haben.
Aufgabenplan freigeben
Aufgabe berfllig
Aufgabe fehlerhaft oderabgebrochen
Vorgngeraufgabeabgeschlossen
...
Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Bereichsbergreifendes Monitoring
- ber den Organisationseinheiten Monitor besteht die Mglichkeit einer buchungskreisbergreifenden Status-bersicht.
- Mit Hilfe des Einsatzes sogenannter Global IDs knnen dieselben Aufgaben aus unterschiedlichen Organisationseinheiten verknpft zur Anzeige gebracht werden.
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Nutzungsrechte
- Das SAP FCc ist nicht im Nutzungsrecht von SAP ERP 6.0 enthalten.
- Das SAP FCc ist ber eine Business Function zu aktivieren. Diese ist im EHP 3 enthalten.
- Der Erwerb einer neuen SAP ERP-Option SAP Financial Closing cockpit ist ntig.
- Die Gebhren fr das Nutzungsrecht werden ber den aktiven Status der Business Function im Produktivbetrieb ermittelt.
- Fr die zentrale Job-Steuerung bei Systemlandschaften mit Non-SAP-Systemen oder mehreren SAP-Systemen werden zustzliche Tools angeboten.
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Kundennutzen
- eine Lsung fr alle Abschlussaktivitten => geringere TCO
- alles unter Kontrolle durch Realtime-Ermittlung des Abschluss-Status
- Automatisierung vieler manueller Prozesse
- alle Aufgaben werden zentral bearbeitet (ein Cockpit, eine Wahrheit)
- hohe Transparenz durch zentrales Monitoring
- klare Nachvollziehbarkeit ber ein Ablagesystem
- effiziente Kommunikation mittels standardisierter Benachrichtigungsszenarien
- hohe Sicherheit durch ein einheitliches Berechtigungskonzept
- Integration unterschiedlicher Systeme ber Remote-Aufgaben
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Besserer und schnellerer Monatsabschluss mit SAP FCc
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Schnelligkeit / Effizienz
Qualitt
hoch
hoch
Abschluss mit SAP FCc Add-On 2.0
Abschluss ohne SAP FCc
gering
Projektvorgehensweise (1)
Prmissen
Die Vorgehensweise zur Einfhrung des SAP Financial Closing cockpit hngt von der Beantwortung einiger Fragen ab:
- Ist die Optimierung der Monatsabschluss-Prozesse schon abgeschlossen?
- Zu welchem Release-Stand soll die Einfhrung erfolgen?
- Sind mehrere SAP-Systeme oder Non-SAP-Systeme einzubinden?
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Projektvorgehensweise (2)
Prmissen
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Sind die Monatsabschluss-
Prozesse schon optimiert?
J N
Release-Stand < SAP ERP 6.0.3?
J N
Release-Wechsel auf SAP ERP 6.0.3 und Einfhrung SAP FCc
Add-On 2.0
Empfehlung:vorab Optimierung der
Monatsabschluss-Prozesse ber einFast Close-Projekt
Sind mehrere SAP-Systeme oder Non-SAP-
Systeme vorhanden?
J N
EinfhrungSAP FCc Add-On 2.0
Einfhrung SAP FCcmit systembergreifender
Job-Steuerung
STELLWERK Consulting GmbH
Toyota-Allee 99
D 50858 Kln
Fon: +49 (0)22 34 - 69 67 18
Fax: +49 (0)22 34 - 69 67 19
Web: www.stellwerk.net
Ihr Ansprechpartner
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Detlef SchreinerGeschftsfhrer
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