Análisis del Problema y Toma de Decisiones
En las organizaciones y en la vida cotidiana, el hombre
suele enfrentar varianzas en los resultados esperados,
lo cual comúnmente es denominado un problema.
Ahora bien, se suele atacar en oportunidades de forma
errónea las consecuencias del problema debido al poco
conocimiento, mas en la vida laboral, academica y
científica, existen pasos y metodologías que ayudan a
conocer a fondo las características, causas efectos y
consecuencias del mismo.
Para el análisis de un problema y lograr concebir una toma de decisiones eficiente y
eficaz, que realmente de solución al problema en cuestión, es necesario que el
administrador se enfoque en Cinco Factores fundamentales para analizar el problema
e identificar el por qué? Para Qué? Cuando? Dónde? Y determinar a través de
herramientas un plan de acción elocuente.
Las técnicas de análisis de problemas debe enfocarse en:
Definir del problema
Describir del problema en cuatro dimensiones: Identificación, ubicación,
tiempo y magnitud
Extradición de la información clave en las cuatro dimensiones para
descubrir las posibles causas
Probar para producir la causa más probable
Verificar de la causa real
El análisis de problemas se centra directamente en la observación
directa de la problemática planteada, sin embargo, aunado a ello,
existen factores convergentes que ayudan a la resolución de los
mismos a través de técnicas y herramientas que van a facilitar la
Objetividad y no la subjetividad en el análisis de los problemas.
Entre estas técnicas o Herramientas se pueden desarrollar
Método de las 5 M.
A sabiendas de que los márgenes de errores son visibles en el ámbito
persona, laboral, es necesario estar consciente de que No todo
siempre sale bien y hay ocasiones en las que aparecen los problemas
y no queda más remedio que entrar en faena y ponerse aplicar planes
de acción para combatir el problema. A veces, encontrar la solución
es evidente y se logra sin apenas esfuerzo, en otras ocasiones, no lo
es tanto, llegando incluso a parecer misión imposible encontrar la
causa raíz del problema.
En estos casos se debe saber:
1. ¿Por dónde se debe empezar? 2. ¿En qué debo fijarme? 3. ¿Cómo puedo afrontar el problema de una forma metódica y
estructurada?
Para responder a estas preguntas y poder localizar la causa raíz de
un problema, existen diversos métodos de análisis que se usan
frecuentemente en muchas empresas. Esta técnica es principalmente
usada por la Toyota, la empresa madre de la filosofía de la mejora
continua.
El método de las “5 M” es un sistema de análisis estructurado que se fija cinco
pilares fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un
problema. Estas cinco “M” son las siguientes:
Máquina:Un análisis de las entradas y salidas de cada
máquina que interviene en el proceso, así como de su
funcionamiento de principio a fin y los parámetros de configuración,
permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas. A
veces no es fácil, sobre todo cuando intervienen máquinas
complejas y no se puede “acceder fácilmente a las tripas” o no se
tiene un conocimiento profundo de sus mecanismos, pero siempre
se puede hacer algo, por ejemplo, aislar partes o componentes
hasta localizar el foco del problema.
Método:Se trata de cuestionarse la forma de hacer las cosas.
Cuando se diseña un proceso, existen una serie de circunstancias y
condicionantes (conocimiento, tecnología, materiales,…) que
pueden variar a lo largo del tiempo y no ser válidos a partir de un
momento dado. Un sistema que antes funcionaba, puede que ahora
no sea válido. Un cambio en otro proceso, puede afectar a algún
“input” del que está fallando.
Mano de obra: El personal puede ser el origen de un fallo.
Existe el fallo humano, que todos conocemos y si no no se informa
y forma a la gente en el momento adecuado, pueden surgir los
problemas. Cambios de turno en los que el personalsaliente no informa al entrante de incidencias
relevantes, es un ejemplo.
Medio ambiente:Las condiciones ambientales pueden
afectar al resultado obtenido y provocar problemas. Valorar
las condiciones en las que se ha producido un fallo, nunca
está de más, ya que puede que no funcione igual una
máquina con el frio de la primera hora de la mañana que con
el calor del mediodía, por ejemplo.
Materia prima:Los materiales empleados como entrada son
otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de
un problema. Contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo
de toda la cadena de suministro y durante el proceso de almacenaje
permitirá tirar del hilo e identificar materias primas que pudieran no
cumplir ciertas especificaciones o ser defectuosas.
Seguir una metodología de análisis estructurado como la anterior, permite ir visualizando y
estudiando áreas precisas y específicas para detectar la causa raíz de un problema y erradicarlo sin
demasiado sufrimiento.
Para concluir, se puede decir que hay ocasiones
en las que las fronteras entre algunas de las “M”
pueden ser difusas. Por ejemplo, un problema con
una impresora que muestra un valor erróneo del
nivel de tóner, puede venir originado por la
Máquina (impresora) o por la Materia prima
(cartucho de tóner).
Hay quien combina esta técnica con
otras de representación gráfica como,
por ejemplo, el Diagrama de
Ishikawa. La cuestión fundamental es
que sirva para aportar un camino a la
hora de identificar un problema y que
la metodología empleada permita
hacerlo de manera eficaz, sin
despilfarrar recursos.
El Diagrama de causa y Efecto es una técnica gráfica
ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las
relaciones entre un tema o problema y las posibles causas
que pueden estar contribuyendo para que él ocurra.
El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente Diagrama
de "Ishikawa" porque fue creado por Kaoru Ishikawa,
experto en dirección de empresas interesado en mejorar el
control de la calidad; también es llamado "Diagrama Espina
de Pescado" porque su forma es similar al esqueleto de un
pez:
Está compuesto por un recuadro (cabeza),
una línea principal (columna vertebral), y
4 o más líneas que apuntan a la línea principal
formando un ángulo aproximado de 70º (espinas
principales).
Poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas),
y así sucesivamente (espinas menores), según sea
necesario.
Qu
e E
s?
Diagrama Causa Efecto
Método “Los Cinco (5) Por Qué?”
• La técnica de los 5 Porqué es un método basado en
realizar preguntas para explorar las relaciones de
causa-efecto que generan un problema en
particular. El objetivo final de los 5 Porqué es
determinar la causa raíz de un defecto o problema.
• Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota
durante la evolución de sus metodologías de
fabricación, que luego culminarían en el Toyota
ProductionSystem (TPS). Esta técnica se usa
actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza
dentro de Six Sigma.
Ejemplo básico de su aplicación en
Industrias Toyota
El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado:
1. ¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta.
2. ¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona.
3. ¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta.
4. ¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue
reemplazado.
5. ¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo a las
recomendaciones del fabricante.
Evidentemente, este ejemplo se podría generar aun más preguntas consecuentes, ya que el
"cinco" en la técnica de los "Cinco Porqué" no es fijo, sino más bien una incitación a hacer varias
iteraciones para encontrar la causa raíz del problema donde se ejecuta el estudio.
EL PROBLEMA Mi automóvil NO arranca.
Se utiliza para saber
las causas del
problema y se le
asignan prioridad
para mejorar.
Se basa en la técnica
de 80/20, según la
cual el 80% de los
problemas se puede
atribuir al 20% de las
causas
Diagrama de Pareto
El Diagrama de Pareto es una gráfica en donde se organizan
diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de
izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber
reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda
asignar un orden de prioridades.
El Diagrama de Pareto es una forma especial de gráfico
de barras verticales que separa los problemas muy
importantes de los menos importantes,
estableciendo un orden de prioridades.
El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph
Juran en honor del economista italiano Vilfredo
Pareto (1848-1923) quien realizó un estudio sobre
la distribución de la riqueza.
Usando el Diagrama de Pareto se pueden detectar los problemas que tienen
más relevancia mediante la aplicación del principio de Pareto (pocos vitales,
muchos triviales) que dice que hay muchos problemas sin importancia frente
a solo unos graves.
A través de este método de análisis grafico, se puede visualizar varios aspectos que pueden generar una visión amplia para aplicación de planes de acción. Entre los factores que facilitan esta tarea se puede apreciar que el árbol del problema ayuda a:
Identificar el Problema.
Examinar los Efectos que provocan el problema.
Visualizar e identificar las causas.
Establecer un Objetivo.
Identificar medios de solución.
Definir acciones.
Construir un informe narrativo final.
Su forma de utilización se pude apreciar en el orden donde sea más cómodo su entendimiento guardando su estructura y su finalidad, sin embargo el mas común se puede visualizar a través del siguiente ejemplo:
El árbol del problema es también conocido como el árbol de objetivos. Es esta una
herramienta metodológica que se utiliza en el estudio de un problema o formulación de
programas o proyectos que ameritan un estudio científico objetivo. El árbol del problema
ayuda al ejecutante a estructurar de una manera grafica aplicando la lógica a través de una
estructura vertical que sugiere el desglose de causas, efectos y consecuencias, facilitando la
ejecución de un análisis o informe narrativo final que ayude a definir indicadores o un plan de
acción oportuno para el programa, proyecto o problema.
Lozada, H. “Diagrama de Pareto” Planificación Estratégica. Junio
2010. Disponible:
http://goyoplan701.blogspot.com/2010/06/diagrama-de-
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Díaz C. “Método de las 5 M”, Ingeniería y Gerencia XXI, Junio
2012. Disponible:
http://ingenieriaygerenciaxxi.blogspot.com/2012/07/metodo-de-
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Solis, C. “Los 5 ¿por qué?, método para encontrar la razón de
las fallas técnicas (y solucionarlo)”, Gerencia, Informática,
Organizaciones. Marzo 2012. Disponible:
http://www.solis.com.ve/los-5-por-que-metodo-para-encontrar-la-
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Julio 10].
Adulante E. “Diagrama de Pareto, Analisis de Problemas”
Metodología del Marco Lógico. Mayo 2013. Disponible:
http://www.indetec.gob.mx/Eventos/Cepal2013/IX/materiales/Jue
16_Arboles_y_MML.pdf [Consulta: 2013, Julio 09].
CONCLUSIONES El análisis de problemas es un
proceso que evidentemente
necesita de una observación
directa que facilite su
entendimiento.
Su característica principal es
que cuenta con herramientas
básicas para la definición de las
variables que ocasionan el
problema y traen consigo
consecuencias a nivel
organizacional, personal y
laboral.
Sus herramientas ayudan a
reconocer de raíz la causa del
problema ayudando a atacar el
nacimiento del mismo a través
de planes estratégicos o planes
de acción que aseguren el
establecimiento de una meta a
raíz de la varianza en los
resultados esperados.
La aplicación de herramientas
como el diagrama Causa Efecto,
es uno de los instrumentos mas
comunes utilizado en las
organizaciones motivado a su
forma grafica didáctica que
ayuda a reconocer los
causantes del problema macro.
El Diagrama de Pareto, ayuda de
forma significativa a reconocer
de forma cuantitativa o
cualitativa las consecuencias o
el nivel que lleva consigo el
problema facilitando una
estructura básica para
reconocer el mismo y atacar su
causabilidad y corregir las
consecuencias.
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