55
Prosedur Sistem Akuntansi Usulan
1. Prosedur Pengeluaran Barang
Proses pengeluaran barang diawali ketika admin masuk kedalam sistem
menggunakan user id dan password. Sistem akan menampilkan menu utama
yang mana admin akan memilih menu transaksi persediaan. Dari data user,
data customer dan info pemesanan barang, admin menginput kedalam file
pesanan. Lalu admin mengecek data stok barang yang dibuka dari file stok
barang, Ketika sistem memberikan info jika stok barang yang dipesan
mencukupi untuk memenuhi pesanan, kemudian admin mencetak Surat
Penawaran Harga (SPH) dari file pesanan, lalu diberikan kepada customer
untuk disetujui. Setelah SPH di setujui oleh customer dan SPH disimpan ke
dalam arsip SPH, kemudian berdasarkan data pesanan, admin menginput ke
dalam file nota. Lalu file nota di cetak menjadi nota. kemudian nota tersebut
diberikan kepada customer. Berdasarkan data nota admin menginput kedalam
file pengeluaran barang, kemudian di update ke file stok barang.
2. Prosedur Penerimaan Pembayaran
Pada prosedur ini customer memberikan info bayar kepada admin, kemudian
admin mengecek data nota dari file nota. Kemudian berdasarkan info bayar
dan data nota, admin menginput kedalam file penerimaan pembayaran, lalu
admin memberikan bukti bayar kepada customer. Dari data penerimaan
pembayaran admin menginput kedalam file jurnal penjualan barang.
56
3. Prosedur Pengiriman Barang
Pada prosedur ini, berdasarkan data data pesanan yang dibuka dari file
pesanan, admin membuat Surat Jalan (SJ) dan kemudian diberikan kepada
customer.
4. Prosedur Pemesanan Barang
Pemeriksaan stok barang dilakukan admin ketika setiap ada transakasi
pemesanan barang , sistem secara otomatis memberikan informasi stok
barang ter update. Ketika admin mendapatkan informasi jika stok barang
mencapai level minimun, admin akan melakukan transaksi pemesanan barang.
Berdasarkan data stok barang yang dibuka dari file stok barang, admin
membuat Surat Permintaan Barang (SPB) dari file SPB kemudian diberikan
kepada pemilik untuk disetujui. Setelah SPB disetujui oleh pemilik, dari data
SPB, admin mengecek ke file supplier untuk mengetahui data suppliernya.
Berdasarkan data SPB dan data supplier, admin membuat Purchase Order
(PO) dari File PO dan diberikan kepada supplier untuk memesan barang.
5. Prosedur Penerimaan Barang
Supplier mengirimkan barang sesuai dengan pesanan dan membawa surat
jalan lalu diserahkan kepada admin. Admin akan memerikasa SJ dan
mencocokannya dengan data PO yang dibuka dari file PO. Jika telah sesuai,
berdasarkan data SJ admin akan menginput ke dalam file penerimaan barang
dan meng-update untuk memperbaharui stok barang terakhir. Surat jalan yang
diserahkan oleh supplier akan diarsipkan oleh admin. Tetapi, Jika ada barang
yang tidak sesuai dengan yang diharapkan atau barang rusak, maka barang
57
tersebut akan diretur dan akan dikembalikan kepada supplier disertai dengan
surat jalan retur. Untuk barang yang diterima admin akan memasukkan data-
data barang tersebut ke file penerimaan barang.
6. Prosedur Pembayaran
Pada prosedur ini, berdasarkan data SJ admin melakukan pembayaran tunai
melalui bank, lalu dari bank mendapatkan bukti transfer. Kemudian dari data
transfer admin akan menginput kedalam file pembayaran. Kemudian dari data
pembayaran admin akan menginput kedalam file jurnal pembelian barang.
Tetapi, jika admin melakukan pembayaran secara kredit, admin akan
memberikan info bayar kredit kepada supplier. Setelah dua minggu kemudian
supplier memberikan invoice kepada admin dan admin akan membayar secara
tunai kepada supplier dan invoice akan disimpan diarsip invoice. Kemudian
dari data invoice admin akan menginput kedalam file hutang, dan dari data
hutang admin akan menginput kedalam file pembayaran. Kemudian dari data
pembayaran admin akan menginput kedalam jurnal pembelian barang.
7. Laporan
Setelah satu bulan berdasarkan data jurnal penjualan barang, data jurnal
pembelian barang dan data stok barang admin akan membuat laporan
penerimaan dan pengeluaran kas, laporan data stok persediaan barang dan
diberikan kepada pemilik untuk disetujui. Setelah itu laporan penerimaan dan
pengeluaran kas akan disimpan kedalam arsip laporan penerimaan dan
pengeluaran kas,laporan stok persediaan barang akan disimpan kedalam arsip
58
laporan stok persediaan barang, dan laporan stok persediaan barang akan
disimpan diarsip laporan stok persediaan barang.
4.1. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan Pada TB Gema
Mandiri
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan
59
Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan
60
Gambar IV.3. Diagram Detail P1 Sistem Usulan
61
Gambar IV.4. Diagram Detail P3 Sistem Usulan
62
Gambar IV.5. Diagram Detail P5 Sistem Usulan
4.2. Kamus Data Sistem Usulan
4.2.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Usulan
a. Data User
Nama Arus Data : Data User
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer
Arus Data : File pesanan – Proses1
Penjelasan : Data User
Periode : Setiap pelaku sistem masuk ke sistem
Volume : 2-3 kali dalam sehari
Struktur Data : Header + Isi
63
Header = Nama Perusahaan + Judul
Isi =1{@Id_User + Hak Akses + Nama_User +
Password}n
Keterangan : Id_User *6 karakter*
Nama_User *20 karakter*
Passwor *6 karakter*
Hak_Akses *9 karakter*
@Id_User
64
Dokumen Masukan :
65
66
67
Dokumen Keluaran Usulan :
1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )
68
Gambar IV.6 Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
2. Bentuk Normal Pertama ( 1NF )
69
Keterangan :
*Primary Key
Gambar IV.7 Bentuk Normal Kesatu (1NF)
3. Bentuk Normal Kedua ( 2NF)
70
Keterangan :
71
*Primary Key
** Foreign Key
One to One
One to Many
Gambar IV.8 Bentuk Normal Kedua (2NF)
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
72
Keterangan :
73
*Primary Key
** Foreign Key
One to One
One to Many
Gambar IV.9 Bentuk Normal Ketiga (3NF)