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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CAMBIOS
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SECRETARÍA DE LA CADENA DE FRIO
Elaborado por:
Ing. Alvaro Quirós
Administrador deProyectos SCF
Revisado por:
Ing. Carlos García
Sub-SecretarioEjecutivo SCF
Autorizado por:
Ing. Fernando Duque
Secretario EjecutivoSCF
Fecha: Enero/2012 Fecha: Enero/2012 Fecha: Febrero/2012
Tipo de Documento: CONTROLADO NO CONTROLADO
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INDICE
1. Objeto.
2. Alcance.
3. Descripción del procedimiento.
4. Responsabilidades.
5. Registros y archivo.
6. Impresos.
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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CAMBIOS
1 . - O B JE T O
El procedimiento a continuación descrito, tiene por objeto definir los
pasos, normas, condiciones y otros aspectos necesarios para llevar a
cabo de forma racional y sistemática la gestión de cambios en los
diferentes proyectos que desarrolla la SecretarÍa de la Cadena de
Frío, de forma que la solicitud de estos cambios por cualquiera de las
partes contratantes, estén conforme con los requisitos especificados y
que su aceptación/denegación resulte de un proceso racional y
sistemático de evaluación de las modificaciones.
2 . - A LC A NC E
El procedimiento de gestión de cambios se aplica a todas aquellas
modificaciones/cambios solicitados dentro de los contratos en
ejecución, a cargo de la Secretaría de la Cadena de Frío. En
consecuencia, este procedimiento será incluido en los contratos
realizados para la inspección y construcción de los mercados
públicos.
3 . - D ES CR I P C I ÓN D EL P R O C E D I M I E NT O. El proceso de gestión de cambios se presenta en el siguiente
diagrama de flujos que especifica las acciones a ejecutar por cada uno
de los actores en el proceso de estudio y posterior aprobación o
desestimación de cambios.
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El representante de la Secretaria de la
Cadena para la gestión de cambios, será un
ente de índole técnico llamado Comité de
Control de Cambios (CCC), el cual estará
encargado de:
PETICIÓN DE CAMBIO
ESTUDIO DE LA SUSTENTACION DEL CAMBIO
Aprobar o desaprobar los cambios
propuestos de baja relevancia que no
conlleven modificaciones o cambios de
importancia, ya sean temporales o del
alcance global del proyecto.
ESTUDIO DE LAS REPERCUSIONES DEL CAMBIO
APROBACIÓN O DESESTIMACIÓN DEL CAMBIO
Para las solicitudes de cambios propuestos
que generen cambios de alta relevancia, el
CCC deberá emitir un informe técnico a la
Secretaría de la Cadena de Frío, que
permita la evaluación de las implicaciones y
efectos de los cambios solicitados y
FORMALIZACION DELCAMBIO
NOTIFICACIÓN FINAL A LOS INTERESADOS
permitan la toma de una decisión sobre dicha petición que puede
ser una aprobación o desaprobación.
El Comité de Control de Cambios será presidido por el Sub-Secretario
de la Secretaria de la Cadena de Frío y estará conformado por
cuantos cargos de índole técnico éste considere y se requieran,
según el tema de solicitud de cambio. En este Comité de Control de
Cambios, el Sub-Secretario contará con voto en caso de empate.
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Con la aprobación de los cambios de alta relevancia, por parte de la
Secretaría de la Cadena de Frío, se procede con la formalización de
los cambios.
A . I n i c i o d e l P r o ces o .
El solicitante elaborará el documento de solicitud de cambios, si esta
petición emana de los contratistas que ejecutan los contratos a cargo
de la Secretaría de la Cadena de Frío, ésta debe ser firmada por el
representante legal del contratista, ver Formulario de Solicitud de
Cambios adjunto. Luego, en representación del Contratista, el
Superintendente General del Proyecto o el Coordinador de Ingeniería
y Arquitectura entregará el Formulario de Solicitud de Cambios al
Gerente de Proyectos de la Secretaría de la Cadena de Frío, en las
oficinas correspondientes, o a quien se designe en su ausencia, en
formato impreso o mediante comunicación electrónica, cumpliendo
con los procedimientos acordados entre el Contratista y la Secretaría
de la Cadena de Frío.
En el caso de tratarse de cambios en los materiales utilizados en la
obra y/o procedimientos de ejecución, con respecto a los previstos en
proyectos y siempre que estos no hayan sido sancionados
suficientemente por su utilización en la República de Panamá, la
Solicitud de Cambio deberá venir acompañada por el Certificado de
Homologación de materiales/procesos de ejecución de acuerdo al
documento de Procedimiento de Homologación y Evaluación de
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Nuevos Materiales y Procesos de Ejecución no convencionales
utilizados por la Secretaría de la Cadena de Frío de Panamá.
B . Gest i ó n y t r am i tac i ó n d el cam b i o .
Una vez, solicitado el cambio a través del Formulario de Solicitud de
Cambios y entregado al Gerente de Proyectos, éste pasará a ser
evaluado, por el Cómite de Control de Cambios.
De esta evaluación, inicialmente técnica, se obtienen dos posibles
resultados:
1. La modificación/cambio es aceptada técnicamente.
2. La modificación/cambio no es aceptada técnicamente, por lo
cual no continua el proceso de evaluación del cambio y se
notifica por escrito el rechazo al solicitante y el motivo.
En caso de ser aceptada técnicamente, el Cómite de Control de
Cambios procederá a la evaluación de las consecuencias
económicas y plazos de la aceptación del cambio dando como
resultado dos posibilidades:
1.- El cambio es aceptado desde el punto de vista del impacto
económico y el impacto temporal del contrato y de la obra, y se
comunica a la Secretaría de la Cadena de Frío del proyecto, la
cual puede:
a. Aceptar el cambio. Se aprueba el mismo y se comunica
por escrito a los interesados, modificando en la
planificación económica y de plazos el impacto de los
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mismos. Los cambios respectivos se formalizarán
mediante Adenda al contrato de obra.
b. Rechazar el cambio. Se comunica por escrito el rechazo al
solicitante, su motivación y se archiva.
2.- El cambio es rechazado por su impacto económico y el
impacto temporal del contrato y de obra. Se comunica por
escrito el rechazo al solicitante, su motivación y se archiva.
(Ver Diagramas de Flujo para Procedimiento de Gestión de Cambios
y Método de Trabajo.)
4. - RESPONSABI LI DADES.
Pa r t i c i p a n tes en l a ob r a : El Contratista (representado por el
Superintendente General del Proyecto y el Coordinador de Ingeniería
y Arquitectura), el Gerente de Proyectos (en representación de la
Secretaria de la Cadena de Frío o del Comité de Control de Cambios)
y el Inspector pueden presentar solicitudes de cambio, cumpliendo el
procedimiento antes descrito y debidamente argumentadas.
Ge r e n te d e p r o y ecto:
Debe tramitar las solicitudes de cambio de forma eficaz, comunicar a
todos los participantes los resultados obtenidos. Es el responsable de
elevar al propietario los cambios aprobados en los comités y
comunicar la resolución de ésta. En caso de aceptación por parte del
propietario del proyecto es el responsable de notificar al Inspector la
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modificación de la planificación económica y de tiempos del proyecto
implementando en la misma los impactos identificados.
Co m i té d e g est i ó n d e cam b i o s :
Es responsable de evaluar tanto técnica, como económicamente y en
función de plazos las consecuencias de la solicitud de cambio y en
consecuencia la aceptación/rechazo de los cambios de baja
relevancia, atendiendo a su experiencia técnica y de gestión de
proyectos.
Secreta r i a d e l a C a d e n a d e F rí o ( P r op ie ta ri o d el p r o y ecto ) :
Es responsable de la decisión final de rechazar o aceptar los cambios
de alta relevancia, propuestos por la gerencia de
proyecto/contratista/inspector de la obra.
5 . - R EG I S TR OS Y A RCH I VO. R e g i st r o s:
- Listado de solicitud de cambios
- Formularios de solicitud de cambios específicos.
- Actas de resolución.
- Ordenes de Cambio
- Justificaciones técnicas de trabajos y de plazos.
I m p r es o s:
- Formulario de solicitud de cambios.
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6. – I M PRESOS
FORMULARIO DE SOLICITUD DE CAMBIOS
PROYECTO: SOLICITUD DE CAMBIO No. FECHA DE LA SOLICITUD: / / SOLICITANTE:
SISTEMA/MATERIAL ORIGINAL:Breve descripción de los materiales o sistemas que se proponen sustituir.
MOTIVO DEL CAMBIO PROPUESTO:Argumentación a favor de la adopción del cambio. Aquí se debe recoger el motivo fundamental para aceptar el cambio y los aspectos que se mejoran con el cambio al nuevo sistema o material que se propone.
SISTEMA/MATERIAL PROPUESTO:
Breve descripción de los materiales o sistemas que se proponen en vez de los previstos.
POSIBLES AFECCIONES:Repercusión económica del cambio. El cambio tiene una variación en precio(S/N):
Presupuesto Original: Presupuesto Sistema propuesto:
Repercusión en plazo. El cambio modifica el tiempo de ejecución de los trabajos (S/N):
Fecha de Finalización Original: / / Fecha de Finalización Sist. Propuesto: / /
Otras repercusiones:
Repercusiones en otros aspectos del Proyecto (Calidad, Seguridad, Mejora en durabilidad o mantenimiento posterior...)
Adjuntos:
Para la sustentación técnica del cambio (planos, estudiso, resoluciones, etc.) y la sustentación económica del cambio (detalle de cantidades, costos, etc.)
SELLO ENTRADA
COPIAS FIRMADO
INIC. FECHA
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Código: SCF-PGC
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Revisión:1.0
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA MÉTODO DE TRABAJO
INICIO
SOLICITAR CAMBIO
1
FORMULARIO DE SOLICITUD DE
CAMBIO
RECIBIR Y VERIFICAR SOLICITUD DE
2 CAMBIO
1
¿SON IDONEOS LOS
CAMBIOS SOLICITADOS?
3
NO COMUNICAR EL RECHAZO AL
4 SOLICITANTENOTA AL
SOLICITANTE
SI
3¿SUPONE
VARIACIÓN AL NO MONTO
CONTRATADO?
5
SI
ORDEN DECAMBIO Y
JUSTIFICACIÓN TÉCNICA
¿SE DA
NO NEGOCIACIÓN SI1 POR 2COMPENSACIÓN
DE COSTOS?
6
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Revisión:1.0
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA MÉTODO DE TRABAJO (cont.)
3
¿ACEPTA EL CAMBIO LA
SCF?
7
ELABORAR ADENDA
8
ADENDA O ACUERDO
SUPLEMENTARIO
FIRMAR Y TRAMITAR ADENDA
9
REFRENDAR ADENDA
10
NOTIFICAR ADENDA REFRENDADA
11 COPIA AUTENTICADA AL
CONTRATISTA
FIN
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Revisión:1.0
De:15
DESCRI P C IÓN DE ACTIVIDADES PARA PROCEDI M IE N TO DE GEST I Ó N DE CAMBIOS
N° ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO DE TRABAJO
1
Solicitar cambio, por parte de cualquiera de las partes contratantes. Si la solicitud parte del Contratista, debe presentar el sustento técnico y económico de los cambios propuestos.
Superintendente General del Proyecto,
Coordinador deIngeniería y Arquitectura,
Contratista o Ingeniero Director
Formulario deSolicitud de Cambio
2 Recibir y verificar la solicitud de cambio Ingeniero Director
3
Estudiar la idoneidad de los cambios solicitados. Determinar si hay conveniencia técnica y analizar los costos propuestos.Si la respuesta es no, ir a la actividad No.4Si la respuesta es sí, ir a la actividad No.5
Comité de Control deCambios
4 Comunicar el rechazo al solicitante Ingeniero Director Nota al solicitante
5¿Supone variación al monto contratado? Si la respuesta es sí, ir a la actividad No.6Si la respuesta es no, ir a la actividad No.7
Comité de Control deCambios
Orden de Cambio yJustificación Técnica
6
¿Se da negociación por compensación de costos?Si la respuesta es sí, ir a la actividad No.5Si la respuesta es no, ir a la actividad No.4
Ingeniero Director
7
¿Acepta el cambio la Secretaría de laCadena de Frío?Si la respuesta es no, ir a la actividad No.4Si la respuesta es sí, ir a la actividad No.7
Secretaría de Cadena deFrío
8 Elaborar la Adenda Asesoría LegalAdenda o Acuerdo
Suplementario
9 Firmar y Trámitar la AdendaSecretaría de Cadena de
Frío
10 Refrendar la Adenda Contraloría
11 Notificar la Adenda Refrendada Contratista Copia autenticada al contratista
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Revisión:1.0
De:15
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Nº de Revisión Fecha deRevisión
Descripción Modificaciones
0 26/1/2012 Edición Inicial