SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 1 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 1 of 21
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND CONTROLUL, CIRCULATIA,
ARHIVAREA SI RETRAGEREA DOCUMENTELOR
COD PROCEDURA: PS.02
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 2 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 2 of 21
1. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
Nr. crt.
Ediţia
Data
ediţiei
Revizia
Data
reviziei
Pagina
Descriere modificare
Semnătură conducător
compartiment
I. SCOPUL PROCEDURII:
Prezenta procedură descrie politica de control a tuturor documentelor utilizate în Şcoala cu clasele I-
VIII „Simion Bărnuțiu” Baia Mare, privite ca documente ale Sistemului de Management al Calităţii.
II. DOMENIUL DE APLICARE:
Procedura se aplică cu privire la documentele cu circuit intern, folosite de Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” Baia Mare, şi la documentelor cu circuit extern, de provenienţă externă sau de provenienţă internă trimise în exterior.
Procedura nu se referă la:
- documente de tip înregistrări (care fac obiectul unei proceduri aparte); - documentele utilizate de serviciul financiar-contabil al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” Baia Mare
Principalele documentele cu circuit intern sunt cele destinate gestionării proceselor instructive-educative, de cercetare, administrative/ sociale şi de cooperare instituţională, inclusiv documentele destinate exclusiv sistemului de management al calităţii.
Documentele de provenienţă externă care interesează sunt cele care se referă la procesul instructiv-educativ şi vizează într-o formă sau alta şcoala. Fac parte din această categorie:
documente legislative
hotărâri guvernamentale
ordine ministeriale
standarde şi reglementări ale unor organizaţii
oferte
mesaje adresate şcolii de persoane publice şi private etc.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 3 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 3 of 21
Documentele de provenienţă internă trimise de şcoală în exterior se referă la diverse tipuri de răspunsuri şi scrisori, în contextul documentelor cu circuit intern, al documentelor de provenienţă externă, al acţiunilor de reprezentare şi asigurare a vizibilităţii şcolii, etc.
III. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.
EN ISO 9000:2000 - Sisteme de management al calităţii. Elemente fundamentale şi vocabular.
EN ISO 9004:2000 - Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru îmbunătăţirea performanţelor.
SR ISO 19011: 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/sau mediu.
SR ISO 10013: 2003 - Linii directoare pentru documentaţia sistemului de management al calităţii
LEGEA 87/2006 - Pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, modificată prin OUG 102/2006
H.G.21:10.01.2007- Standarde de acreditare şi evaluare periodică a unităţilor de învăţământ preuniversitar
H.G. 1534:25.11.2008 - Privind aprobarea standardelor de referinţă şi a indicatorilor de performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar
Asigurarea calităţii - Ghid pentru unităţile şcolare
Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, ordin de zi nr. 217/1996 al Arhivelor Naţionale.
Legea nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor în formă electronică.
IV. ABREVIERI AI TERMENILOR
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1 ROFUIP Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Unităţilor din Învăţământul Preuniversitar
2 ROI Regulamentul de Organizare Internă
3 O.U.G. Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului
4 H.G. Hotărâre de Guvern
5 OMECTS Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării Tineretului și Sportului
6 CA Consiliu de administraţie
7 CP Consiliu profesoral
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 4 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 4 of 21
V. RESPONSABILITĂŢI:
Lista cuprizând persoanele la care se difuzeaza ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii operaţionale:
Nr.
crt.
Scopul difuzării
Exemplar nr._____
Compartiment Funcția Nume și prenume
Data primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Aplicare 2 Secretariat Secretar Mocian
Lucia 12.09.2011
2 Aplicare 3 Contabilitate Contabil Sasaran
Sonia 12.09.2011
3 Aplicare 4 Administrativ Administrator Loghin Liviu
12.09.2011
4 Informare 1 Direcţiune Director Nemeti Adriana
12.09.2011
RESPONSABILITĂŢI ŞI AUTORITATE
V.1. Managerul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”
Coordonează elaborarea şi actualizarea instrucţiunilor de lucru
Aprobă nomenclatoarele şi instrucţiunile de lucru la care face referire prezenta procedură;
Aprobă comisii de lucru, prevăzute de lege sau constituite ad-hoc, în contextual activităţilor la care se referă prezenta procedură.
V.2. Comisia de evaluare şi asigurarea calităţii în educaţie
Avizează instrucţiunile de lucru la care face referire procedură şi le propune spre aprobare managerului şcolii;
Verifică, prin audituri interne, implementarea prezentei proceduri şi prezintă managerului şcolii raportul de evaluare;
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 5 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 5 of 21
Actualizează prezenta procedură şi instrucţiunile aferente.
V.3. Persoana desemnată din cadrul CEAC pentru controlul documentelor:
Elaborează şi actualizează procedura “controlul documentelor”;
Coordonează elaborarea procedurilor operaţionale şi instrucţiunilor de lucru necesare aplicării prezentei prceduri;
Coordonează întocmirea Registrului documentelor în vigoare;
Întocmeşte nomenclatorul de arhivă;
Stabileşte atribuţiile secretarei şcolii pe linia administrării şi gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;
Stabileşte atribuţiile secretarilor de consilii şi comisii pe linia administrării şi gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;
Stabileşte resursele necesare instruirii/perfecţionării personalului care se ocupă cu probleme de arhivă.
V.4. Preşedinţii de consilii, responsabilii de comisii, şefii de compartimente:
Răspund de implementarea prezentei proceduri în entităţile pe care le conduc, inclusiv de instruirea personalului din subordine cu privire la prevederile procedurii;
Numesc personalul din subordine care se ocupă cu probleme de arhivă;
Propun comisii de lucru în contextul activităţilor la care se referă prezenta procedură.
V.5. Secretara şcolii :
Împlementează şi respectă prezenta procedură;
Desfăşoară activităţile pe linia gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;
Foloseşte în mod raţional resursele puse la dispoziţie.
V.6. Secretarele de consilii şi comisii :
Implementează şi respectă prezenta procedură;
Desfăşoară activităţile pe linia gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;
Foloseşte în mod raţional resursele puse la dispoziţie.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 6 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 6 of 21
VI. CONŢINUTUL PROCEDURII:
GENERALITĂȚI
Controlul documentelor :
(1) Aprobarea documentelor înainte de emitere, în ceea ce priveşte adecvarea acestora din punctul de vedere al conţinutului şi formei; (2) Analizarea, actualizarea, reaprobarea documentelor; (3) Asigurarea identificării modificărilor şi a stadiului revizuirii curente; (4) Asigurarea disponibilităţii versiunilor aplicabile ale documentelor la toate punctele de utilizare pentru funcţiile şi persoanele implicate; (5) Asigurarea lizibilităţii şi a identificării cu uşurinţă a documentelor; (6) Asigurarea identificării şi distribuţiei controlate a documentelor de provenienţă externă; (7) Prevenirea utilizării neintenţionate a documentelor perimate prin scoaterea lor din circuit şi identificarea adecvată în cazul când sunt păstrate; (8) Suportul documentelor poate fi hârtia sau un suport informatic.
Circulaţia documentelor este ţinută sub control atunci când documentele permit:
(1) Identificarea persoanelor care le-au elaborat, avizat, aprobat, difuzat, modificat, retras; (2) Identificarea persoanelor care le-au primit pentru exercitarea anumitor responsabilităţi, (3) Asocierea unică a documentelor cu datele de emitere şi transfer astfel încât să se cunoască cu exactitate traseul în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” atât pentru documentele de provenienţă internă cât şi pentru cele de provenienţă externă.
VI.1. COMUNICARE EXTERNĂ ŞI COMUNICARE INTERNĂ VI.1.1. Prin prezenta procedură, managementul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” se asigură că la nivelul
proceselor şi documentelor, unitatea de învăţământ are stabilite procese adecvate de comunicare, un accent deosebit avându-l comunicarea în interiorul şcolii cu întregul personal, definită comunicare internă. Notă: În cazul documentelor prin care se comunică anumite responsabilităţi în mod implicit se consideră că persoanele care au responsabilitatea aplicării dispoziţiilor unui document, răspund în faţa şefului ierarhic de aplicarea lor, iar atunci când disponibilitatea aplicării cade în seama unei entităţi, de aplicare răspund în faţa şefului ierarhic superior, conducătorii entităţii respective. De exemplu: dacă responsabilitatea revine unui membru al C.E.A.C., de aplicare răspunde în faţa managerului responsabilul C.E.A.C.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 7 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 7 of 21
VI.1.2. Documentele elaborate în Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” facilitează comunicarea intenţiei şi consecvenţa acţiunii atât în interiorul unităţii de învăţământ cât şi în relaţia şcolii cu exteriorul. Notă: Elaborarea conţinutului documentelor nu constituie obiectul prezentei proceduri.
VI.1.3. Utilizarea procedurii contribuie la:
(1) Furnizarea de dovezi obiective cu privire la controlul documentelor în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”
(2) Evaluarea eficacităţii şi a adecvării continue a sistemului de management al calităţii din Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” la cerinţele interne şi externe;
(3) Derularea proceselor din unitatea de învăţământ în conformitate cu cerinţele interne şi externe şi îmbunătăţirea calităţii proceselor;
(4) Asigurarea cerinţelor de repetabilitate şi trasabilitate; (5) Asigurarea unei instruiri adecvate a personalului şcolii cu privire la controlul documentelor.
VI.1.4. Personalul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” are responsabilitatea de a opera în cadrul
proceselor pe care le derulează cu documente valabile şi de a elabora documente proprii pentru îmbunătăţirea şi controlul diferitelor procese.
Se recomandă ca documentele proprii să fie elaborate de către persoanele implicate în procesele şi activităţile respective, prin aceasta asigurându-se o înţelegere mai bună a cerinţelor necesare, o sporire a implicării personalului şi dezvoltarea simţului apartenenţei la Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”. Notă: La elaborarea unor documente proprii de îmbunătăţire şi control a proceselor trebuie să se ţină seama de următoarele aspecte:
Identificarea proceselor necesare pentru a îmbunătăţi sistemul actual;
Înţelegerea interacţiunilor dintre aceste procese;
Documentarea proceselor de îmbunătăţire, atât cât este necesar, pentru a asigura funcţionarea şi controlul eficace al acestora. În scopul documentării proceselor de îmbunătăţire se va avea în vedere, după caz, utilizarea/
adaptarea tipizatelor şi/ sau a documentelor existente. Prin aceasta se va scurta semnificativ timpul de elaborare a documentelor proprii şi se va uşura identificarea proceselor necesare pentru a îmbunătăţi sistemul actual. VI.2. ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA CIRCULAŢIEI DOCUMENTELOR
VI.2.1. În cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” administrarea documentelor şi gestionarea circulaţiei acestora se realizează în conformitate cu organigrama din Anexa nr. 4 şi cu următoarele instrucţiuni de lucru:
Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit intern în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”;
Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit extern de provenienţă externă;
Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit extern de provenienţă internă trimise de unitatea de învăţământ în exterior.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 8 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 8 of 21
VI.2.2. Cu privire la documentele cu circuit intern administrarea şi gestionarea circulaţiei lor are următoarele scopuri:
(1) Punerea în circulaţie a unor documente care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat şi a entităţilor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” , a entităţii care le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt destinate, precum şi asocierea unică a documentelor cu datele de emitere;
(2) Transferul controlat al documentelor atât între entităţi, cât şi între persoane şi entităţi al documentelor cu circuit intern prin înregistrarea documentelor la punerea în circulaţie şi la primirea lor prin registrul intrări/ieşiri. VI.2.3. Cu privire la documentele cu circuit extern administrarea şi gestionarea circulaţiei lor are următoarele scopuri:
(1) punerea în circulaţie în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” a unor documente de provenienţă externă care permit identificarea sursei care le-au elaborat şi de la care provin, a persoanelor din unitatea de învăţământ care, potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt destinate, precum şi asocierea unică a documentelor cu datele de intrare în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”;
(2) Punerea în circulaţie a unor documente de provenienţă internă trimise în exterior care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat şi a entităţilor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul unităţii de învăţământ, a entităţii care le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt destinate, precum şi asocierea unică a documentelor cu datele de emitere;
(3) Transferul controlat în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, atât între entităţi cât şi între persoane şi entităţi, al documentelor care aparţin de circuitul extern prin înregistrarea documentelor la punerea în circulaţie şi la primirea lor prin registrul intrări/ieşiri.
VI.3. ELABORAREA, DIFUZAREA, ARHIVAREA, MODIFICAREA ŞI RETRAGEREA UNUI DOCUMENT VI.3.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor
(1) Pentru identificarea documentelor, se folosesc ca principale elemente de identificare: antetul, semnătura, numărul şi data de înregistrare la primire conform registrului de intrări/ieşiri.
(2) Pentru documentele redactate în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” antetul va conţine numele şcolii, numele entităţii emitente sau compartimentului emitent, adresa şcolii, numerele de telefon şi fax ale şcolii, adresă de e-mail, data punerii în circulaţie, numărul şi data de înregistrare conform registrului de intrări/ ieşiri, şi, după caz, numărul de exemplare în care a fost emis.
(3) Numele persoanelor care au aprobat documentul ca urmare a competenţelor asociate funcţiei îndeplinite în unitatea de învăţământ şi ca reprezentanţi ai unei structuri de conducere a Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, precum şi semnătura acestora se trec, după caz la sfârşitul documentului sau la începutul documentului.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 9 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 9 of 21
(4) Atunci când este necesar, documentul conţine numele şi funcţia persoanei care l-a întocmit. VI.3.2. Analiză, aprobare şi emitere
(1) Înainte de aprobare documentele trebuie analizate pentru a se asigura:
Adecvarea la scopul urmărit;
Bună structurare şi exactitate, inclusiv din punctul de vedere al precizării datei de intrare în vigoare;
Claritate prin formulări simple, inteligibile şi fără ambiguităţi;
Lizibilitate pentru înscrisurile de orice formă. (2) Aprobarea unui document se face de către managerul sau directorul şcolii, după caz, sau de către
persoane delegate de aceştia în conformitate cu reglementările Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” (3) Emiterea documentelor (punerea în circulaţie) se face numai după aprobarea lor.
VI.3.3. Difuzarea şi implementarea documentelor Difuzarea:
(1) Scopul difuzării îl reprezintă punerea la dispoziţia personalului şcolii a documentelor de interes pentru activitatea pe care o desfăşoară în unitatea de învăţământ cu scopul utilizării informaţiilor pe care le conţin sau cu scopul informării generale.
(2) Difuzarea este gestionată de emitentul documentului şi se realizează prin secretara şcolii sau prin secretarii entităţilor emitente.
(3) Exemplarele difuzate vor fi disponibile în toate locurile unde se execută activităţi esenţiale pentru funcţionarea eficientă a procesului descris.
(4) Se disting două tipuri de difuzări: difuzarea controlată, caz în care fiecare document este difuzat cu confirmarea primirii şi difuzarea necontrolată – care se utilizează pentru documentele destinate doar pentru informare, fără a viza în mod expres o utilizare ulterioară. Implementarea:
(1) Prezenta procedură distribuită conform Listei de difuzare anexate se aduce la cunoştinţa întregului personal al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.
(2) Implementarea prezentei proceduri şi a instrucţiunilor de lucru aferente este în responsabilitatea persoanei desemnate din cadrul comisiei de evaluare şi asigurarea calităţii în educaţie care coordonează activitatea pe linia controlului documentelor.
(3) Monitorizarea implementării procedurii se va face periodic de către CEAC prin audituri interne organizate şi desfăşurate conform programului anual de audit intern privind calitatea din Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.
Auditurile interne vor avea drept scop verificarea aplicării procedurii şi identificarea de oportunităţi de îmbunătăţire a controlului documentelor în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.
Rezultatele vor fi analizate de către CEAC care întocmeşte un raport de evaluare pe care îl supune spre aprobare Consiliului de administraţie al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 10 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 10 of 21
VI.3.4. Păstrarea documentelor (1) Persoanele care au primit documente cu difuzare controlată, păstrează aceste documente în zona de
lucru pentru exercitarea pe baza lor a responsabilităţilor care le revin conform postului, sau pentru informare. Identificarea persoanelor se face prin semnătura de primire, în registrul de intrări/ieşiri.
(2) Păstrarea documentelor cu difuzare controlată se face în condiţii de siguranţă iar ediţiile valabile sunt înregistrate în Registrul documentelor în vigoare conceput ca în Anexa 1.
(3) Fiecare entitate va păstra propriile documente emise şi elaborate pe suport electronic, într-un fişier propriu, pe calculatorul din biroul managerului. Documentele emise vor fi distribuite în ordinea datei de emitere. Informaţiile se vor transcrie pe DVD-uri sau pe un alt mediu de stocare, pe intervale de un an: 1 septembrie – 31 august, şi vor fi păstrate într-un loc special destinat în biroul managerului cu titlul de: Documente elaborate de ..... în intervalul .... Informaţia astfel păstrată va putea servi pentru arhivare şi, în măsura în care îşi păstrează valabilitatea, pentru uz curent. VI.3.5. Arhivarea documentelor
(1) Arhiva Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” este alcătuită din documente arhivate care se găsesc în dosare de arhivă şi din documente care se găsesc la personalul şcolii şi care urmează să fie arhivate (Arhiva curentă).
(2) Organizarea Arhivei Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, inclusiv la nivelul arhivei curente se face, atât sub aspectul conţinutului cât şi al formei, prin Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” structurat, în conformitate cu Anexa 2, de către secretarul unităţii de învăţământ. Notă: Gruparea documentelor pe baza nomenclatorului este importantă atât pentru activitatea curentă cât şi pentru activităţi ulterioare .
(3) Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” conţine documente care sunt precizate şi se gestionează, inclusiv sub aspectul termenului de păstrare, conform instrucţiunii de lucru Arhivarea documentelor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” destinate arhivei interne.
(4) Documentele arhivate se grupează, pe tematici (probleme), în dosare în cazul documentelor având ca mediu suport hârtia, sau în colecţii de documente, alcătuite tot pe principiul dosarelor, în cazul folosirii de diverse medii de stocare. Resurse pentru ţinerea documentelor sub control, trasabilitate
(1) Pentru buna desfăşurare a activităţilor referitoare la controlul documentelor sunt necesare, în principal, resurse informaţionale, materiale şi resurse pentru instruire.
(2) Resursele informaţionale se referă la cunoaşterea şi utilizarea de către personalul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” a elementelor de identificare a documentelor şi la respectarea de către documente a traseului stabilit. Utilizarea corectă a resurselor informaţionale va facilita, atunci când este cazul, identificarea persoanelor responsabile de elaborarea, emiterea, difuzarea, actualizarea şi arhivarea de documente.
(3) Resursele materiale necesare controlului documentelor se vor asigura de către conducerea Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”. Ele includ materiale şi echipamente de birotică, spaţii adecvate pentru păstrarea şi arhivarea documentelor.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 11 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 11 of 21
(4) Resursele pentru instruire sunt necesare pentru secretara şcolii care se ocupă cu probleme de arhivă sau pentru personalul nou angajat care urmează să fie implicat şi în activităţi legate de controlul documentelor. VI.3.6. Modificarea documentelor
(1) Prin modificarea unui document se înţelege aducerea de schimbări cu privire la acesta sub forma unor noi revizii sau a unor noi ediţii, fără a afecta fondul de bază şi destinaţia documentului iniţial. Reviziile constau în reformulări sau abrogări ale unor articole şi/sau aliniate din documentul iniţial sau rezultat după o revizie anterioară, iar ediţiile se elaborează atunci când se aduc completări prin noi articole, când apar schimbări de responsabilităţi sau atunci când forma rezultată în urma uneia sau mai multor revizii diferă substanţial faţă de revizia 0.
(2) Personalul implicat în elaborarea, analiza şi aprobarea modificărilor trebuie să aibă acces la informaţii adecvate, pe baza cărora să argumenteze modificarea. Documentele modificate vor fi analizate şi aprobate de structurile şi funcţiile de conducere care au analizat şi aprobat în forma iniţială, dacă prin lege şi alte reglementări nu se specifică altfel.
(3) De regulă, documentele modificate în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” se pun în circulaţie în versiune completă cu indicarea documentelor înlocuite şi abrogate, a datei intrării în vigoare a formei modificate şi, după caz, cu indicarea modificărilor făcute. În cazuri speciale, când modificările sunt parţiale şi uşor de identificat, iar documentul are adresabilitate restrânsă, se poate păstra documentul sub forma iniţială şi transmite numai modificarea însoţită de toate informaţiile necesare unei corecte asocieri la documentul iniţial.
(4) Punerea la zi a acestei proceduri este decisă de responsabilul emitent, având în vedere:
evoluţia standardelor;
un audit de sistem calitate ;
cerere de modificare a procedurii;
în urma modificării normelor legale sau a altor cerinţe. VI.3.7. Scoaterea din circulaţie a documentelor şi arhiva curentă.
(1) Scoaterea din circulaţie a documentelor se realizează prin trecerea lor în arhiva curentă sau prin distrugere. Arhiva curentă se constituie în acord cu Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”
(2) Documentele din arhiva curentă sunt păstrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi ani, după caz), după care sunt transferate în arhiva Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”. Ori de câte ori este cazul, se va evita arhivarea multiplă a unor documente de uz intern.
(3) Scoaterea din circulaţie prin distrugere se aplică documentelor care nu sunt precizate în instrucţiunile de lucru menţionate la punctul 1.4.6. şi se realizează de secretarul şcolii sub controlul conducerii entităţii care a gestionat documentul.
(4) Organigrama procesului de scoaterea din circulaţie a documentelor este redată în Anexa 4. (5) Orice transmitere de documente în contextul Anexei 4 se consemnează prin procese verbale de predare -
primire.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 12 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 12 of 21
VII. REZULTATE: Reducerea viciilor de procedură privind controlul, gestionarea, aplicarea, arhivarea documentelor instituției.
VIII. MODIFICAREA PROCEDURII: În cazul unui regres se va iniţia o altă procedură ce va fi menționată în pagina de prezentare a prezentei proceduri.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 13 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 13 of 21
ANEXA 1
REGISTRUL DOCUMENTELOR ÎN VIGOARE
NR.
CRT DENUMIREA DOCUMENTULUI
NUMĂRUL
DOCUMENTULUI/
DATA EMITERII
CINE L-A EMIS OBSERVAŢII
1.
Regulamentul de ordine internă
(R.O.I.) al Şcolii cu clasele I-VIII
„Simion Bărnuțiu”
Comisia de lucru
elaborare
regulament
intern
2.
Regulament de organizare şi
funcţionare al Consiliului de
administaţie al Şcolii cu clasele
I-VIII „Simion Bărnuțiu”
Comisia de lucru
elaborare
regulamente de
organizare şi
funcţionare
3.
Proiectul de dezvoltare
instituţională (P.D.I.) al Şcolii cu
clasele I-VIII „„Simion Bărnuțiu”
Comisia de lucru
elaborare P.D.I.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 14 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 14 of 21
ANEXA 2
NOMENCLATORUL DE ARHIVĂ
AL ŞCOLII CU CLASELE I-VIII „SIMION BĂRNUȚIU”
Serviciile (Compartimentele)
Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)
Termen de
păstrare OBS.
A. CONDUCERE - Director - Consiliul de Administraţie - Consilier Educativ - Consiliul Profesoral - Comisii şi Catedre Metodice - Comisia Consultativă
1. Cartea de onoare P
2. Jurnalul şcolii P
3. Proiectul şcolii (de dezvoltare instituţională) P
4. Regulamente de ordine interioară P
5. Registru inspecţii speciale P
6. Registru procese-verbale - Consiliul de Administraţie P
7. Registru procese verbale - Consiliul Profesoral P
8. Registru procese-verbale – Comisii Metodice P
9. Plan managerial anual p
10. Plan managerial semestrial 2 ani
11. Raport asupra stării învăţământului - anual P
12. Raport asupra stării învăţământului - semestrial 2 ani
13. Planuri şi programe de învăţământ 30 ani
14. Organigrama P
15. Regulament de funcţionare P
16. Scheme orare 5 ani C.S.
17 Documente privind evenimente dosebite din viaţa şcolii (înfiinţare, schimbarea denumirii, aniversări, decorări, distincţii, etc.)
P
18. Documente privind colaborarea cu comunitatea locală P
19. Decizii ale conducerii P
20. Inventarele arhivistice şi procesele –verbale de P
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 15 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 15 of 21
Serviciile (Compartimentele)
Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)
Termen de
păstrare OBS.
predare primire
21. Nomenclatorul arhivistic P
B. SECRETARIAT 1. Ordine, dispoziţii, instrucţiuni, regulamente, circulare ce reglementează activitatea din învăţământ şi corespondenţa aferentă acestora
P
2. Fişa de evidenţă a personalului didactic (FIŞA ŞCOLII), Proiectul de încadrare a personalului didactic
P
3. Evidenţa normelor didactice şi repartizarea orelor personalului didactic (foi de normă, situaţii privind realizarea normelor didactice, etc.)
2 ani C.S.
Se păstrează şi în dosarul personal
4. State de funcţii P
5. Fişa postului 5 ani C.S.
6. Dosare personale ale personalului didactic şi nedidactic (copii certificate de naştere, aprecieri, fişe de înscriere grad, diplome, perfecţionare, contracte de muncă, etc. )
70 ani
7. Cărţile de muncă neridicate 70 ani
8. Registru de evidenţă a cărţilor de muncă - electronic P
9. Dosarele celor pensionaţi 50 ani
10. Situaţii privind perfecţionări continue, formarea formatorilor
2 ani
11. Corespondenţa privitoare la eliberări de adeverinţe sau alte acte ale personalului didactic şi administrativ, elevi (inclusiv cererile, foile matricole)
5 ani C.S.
12. Condici pentru prezenţa cadrelor didactice 5 ani C.S.
13. Condici pentru prezenţa personalului nedidactic 2 ani
14. Planuri de şcolarizare, situaţii statistice, informări privind şcolarizarea elevilor
P
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 16 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 16 of 21
Serviciile (Compartimentele)
Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)
Termen de
păstrare OBS.
15. Situaţii, procese-verbale,referate privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor cultural-ştiinţifice şi sportive, olimpiade şcolare, lucrări premiate, schimburi de experienţă, excursii, tabere, festivaluri, cantonamente, etc. - de nivel naţional, internaţional - de nivel local
P
16. Cataloage de la examene (BAC, teze unice, capacitate, test naţional)
P
17. Cotoare certificate absolvire P
18. Cotoare acte de studiu eliberate şi formulare completate şi neeliberate
P
19. Procese-verbale privind evidenţa actelor de studiu necompletate, neridicate şi a celor anulate
P
20. Registru de evidenţă a formularelor, a actelor de studiu primite de unităţile de învăţământ şi a celor eliberate absolvenţilor
P
21. Registre matricole P
22. Cataloage de clasă P
23. Cataloage examene de diferenţă 5 ani C.S.
24. Cataloage corigenţă 5 ani C.S.
25. Registru pentru înscrierea şi evidenţa elevilor P
26. Lucrări scrise elaborate de elevi la diferite examene susţinute
2 ani
27. Procese-verbale, rapoarte statistice ale preşedinţilor şi comisiilor de examene (admitere, absolvire, bacalaureat)
P
28. Dosare personale ale elevilor pentru înscrierea la examene (copii certificate de naştere, fişe de înscriere, copii foi matricole, documentaţia privind abaterile disciplinare, cereri, adeverinţe etc.)
5 ani
- cu excepţia actelor de studiu în original care se vor păstra permanent
29. Statistici şi rapoarte anuale privind rezultatele la învăţătură ale elevilor
P
30. Registru de intrare-ieşire 20 ani
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 17 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 17 of 21
Serviciile (Compartimentele)
Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)
Termen de
păstrare OBS.
31. Confirmări privind mişcarea elevilor 5 ani
32. Documente privind abaterile disciplinare ale elevilor 5 ani
33. Procese verbale de control 10 ani
34. Dosar - registru bilete de transport personal didactic 2 ani
35. Borderouri aplicare timbru sec P
36. Situaţii privind controlul medical periodic al personalului
5 ani C.S.
37. Documentaţia privind salariile de merit 5 ani
38. Documentaţia privind acordarea EURO 100 pentru achiziţionarea de material didactic – pt. Cadrele didactice
10 ani
39. Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru elevi - Euro 200
10 ani
40. Cereri concediu personal didactic şi nedidactic 2 ani
41.Organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru personalul nedidactic, auxiliar
5 ani
42. Dosare acordare burse elevi 2 ani
43. Recensământ preşcolari 5 ani
44. Inventare arhivistice, procese verbale de predare primire
P
45. Registru de evidenţă curentă (al inventarelor) P
46. Registru de depozit P
47. Registru de evidenţă a ştampilelor şi sigiliilor P
48. Corespondenţa cu DJ MM AN (lucrări de selecţionare, procese - verbale de control, etc.)
P
49. State de plată, documente privind salarizarea, pontaje etc.
50 ani
50. State de plată a burselor, a abonamentelor pentru elevi
10 ani C.S
51. Proiectul bugetului anual privind cheltuieli de personal
5 ani
52. Declaraţii fişe fiscale 10 ani
53. Fişe fiscale 50 ani
54. Declaraţii C.A.S 50 ani
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 18 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 18 of 21
Serviciile (Compartimentele)
Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)
Termen de
păstrare OBS.
55. Liste şomaj 5 ani
56. Asigurări de sănătate 5 ani
57. Situaţii privind acordarea tichetelor cadou 5 ani
58. Dosare privind acordarea rechizitelor şcolare 10 ani
59. Documentaţie privind acordarea alocaţiilor pentru copii
10 ani
60. Procese – verbale, corespondenţă şi alte acte remise de organele de control
P
61. Nomenclatorul arhivistic P
C. CONTABILITATE 1. Darea de seamă contabilă anuală 10 ani C.S
2. Darea de seamă contabilă lunară 3 ani
3. Darea de seamă contabilă trimestrială 5 ani
4. Balanţa de verificare 5 ani
5. Note contabile, acte justificative (acte de casă, acte de bancă, facturi, ordine de plată, etc.)
10 ani
6. State de plată şi fişe personale de salarizare, pontaje 50 ani
7. State de plată a burselor, a abonamentelor 10 ani C.S
8. Fişe de conturi sintetice 10 ani C.S
9. Fişe de conturi analitice 10 ani
10. Fişe de cheltuieli bugetare 10 ani
11. Documente privind garanţiile de gestiune 10 ani
12. Propuneri plan venituri şi cheltuieli, bugetare 10 ani
13. Propuneri plan venituri şi cheltuieli extrabugetare 10 ani
14. Bugetul de venituri şi cheltuieli activ. bugetară şi extrabugetar
50 ani C.S
15. Virări credite, activităţi bugetare şi autofinanţate 5 ani
16. Registre de casă 10 ani
17. Chitanţiere 10 ani
18. Registru unic de control 10 ani C.S
19. Procese-verbale, corespondenţă şi alte acte remise de organele de control
10 ani
20. Documente referitoare la licitaţii 10 ani
21. Monitorizare cheltuieli personal 5 ani
22. Cont de execuţie activitate bugetară 10 ani
23. Cont de execuţie activitate autofinanţare 10 ani
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 19 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 19 of 21
Serviciile (Compartimentele)
Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)
Termen de
păstrare OBS.
24. Ordine de plată 10 ani
25. Acte justificative privind decontarea sumelor încasate prin comitetele de părinţi
10 ani
26. Referate de necesitate 2 ani
27. Declaraţii fişe fiscale 10 ani
28. Fişe fiscale 50 ani
29. Declaraţii C.A.S. 50 ani
30. Liste şomaj 5 ani
31. Asigurări de sănătate 5 ani
32. Situaţii privind acordarea tichetelor cadou 10 ani
33. Certificat fiscal P
34. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predare - primire
P
35. Nomenclatorul arhivistic P
D. Administraţie 1. Acte privind situaţia imobilului, schiţe, planuri P
2. Procese-verbale de recepţie lucrări reparaţii capitale şi curente, contracte încheiate
15 ani C.S
3. Procese-verbale, referate în legătură cu paza contra incendiilor
5 ani
4. Planul de pază a instituţiei 5 ani
5. Bonuri de materiale şi note de recepţie 10 ani
6. Fişe de magazie 10 ani
7. Registrul mijloacelor fixe P
8. Inventare mijloace fixe şi obiecte de inventar, procese-verbale de casare
10 ani C.S
9. Situaţii privind comanda de manuale, evidenţa manualelor
5 ani
10. Documente referitoare la ajutoare sociale ( rechizitele, lapte, corn)
5 ani
11. Note de comandă 5 ani
12. Contracte de sponsorizare 5 ani
13. Evidenţa spaţiilor închiriate 5 ani
14. Referate de necesitate 2 ani
15. Acte privind mijloacele de transport 5 ani
16. Corespondenţă privind prestările de servicii (apă, canal, electricitate)
2 ani C.S.
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 20 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 20 of 21
Serviciile (Compartimentele)
Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)
Termen de
păstrare OBS.
17. Lista legitimaţiilor de masă eliberate 10 ani
18. Dosar cuprinzând documente cu privire la autorizaţia sanitară
2 ani C.S.
19. Procese-verbale, referate, corespondenţă în legătură cu măsurile pentru paza contra incendiilor, igiena şi protecţia muncii
5 ani
20. Inventarele arhivistice şi procesele verbale de predare - primire
P
21. Nomenclatorul arhivistic P
E. Bibliotecă 1. Organizarea şi desfăşurarea activităţii bibliotecii şcolare: referate, procese-verbale
15 ani C.S
2. Catalogul sistematic, alfabetic, tematic pe subiecte P
3. Procese-verbale privind verificarea fondului bibliotecii P
4. Fişa de catalog 50 ani
5. Procese-verbale de casare a cărţilor potrivit instrucţiunilor în vigoare
10 ani C.S
6. Caiet evidenţă activitatea bibliotecii 15 ani
7. Fişa de înscriere în bibliotecă 15 ani
8. Act de primire 10 ani
9. Registru de cote P
10. Registru de organizarea şi mişcarea fondului bibliotecii
P
11. Registru de inventar publicaţii P
12. Registru de evidenţă a cititorilor P
F. Consiliul reprezentativ al părinților
1. Dare de seamă asupra mişcării fondurilor 10 ani
2. Acte de evidenţă primară 10 ani
3. Referate, informări privind activitatea comitatelor de părinţilor
10 ani
4. Registru procese-verbale ale şedinţelor Comitetelor de părinţi
P
5. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predare - primire
P
6. Nomenclatorul arhivistic P
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 21 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 21 of 21
ANEXA 3 ORGANIGRAMA
PROCESULUI DE SCOATERE DIN CIRCULAŢIE A DOCUMENTELO
ARHIVE CURENTE
DIRECTOR
CONSILIUL DE ADMINISTRAŢIE
CONSILIUL PROFESORAL
SECRETARIAT
SECTOR ADMINISTRATIV
C.E.A.C.
COMISIA METODICĂ
COMPARTIMENT RESURSE UMANE
COMPARTIMENT FINANCIAR-
CONTABIL
CABINET DE ASISTENȚĂ PSIHOPEDAGOGICĂ
CABINET MEDICAL
DISTRUGERE
DOCUMENTE
ARHIVA ŞCOLII CU
CLASELE I-VIII „SIMION BĂRNUȚIU” BAIA MARE
SECRETARIAT
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,
ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA
DOCUMENTELOR
Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 22 din 22
Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011
Page 22 of 21