GTD®GTD®Getting Things DoneGetting Things Done
(marque déposée de David Allen & Co)
www.davidco.com
GTD® GTD® « « Getting Things DoneGetting Things Done » »
Méthode d’organisation personnelle créée par David Allen il y a plus de 30 ans
Des millions de lecteurs des livres :• Getting Things Done• Making it all work
Une société dédiée: www.davidco.com
Des résultats… à condition de l’appliquer !
2PRE GTD SCoRE+JBS
PRE GTD SCoRE+JBS 3
Quelle est votre situation ?Quelle est votre situation ?
4PRE GTD SCoRE+JBS
PRE GTD SCoRE+JBS 5
D’où vient le stress ?D’où vient le stress ?
Lorsque nous conservons des tâches à faire à l’esprit• Le cerveau a peur de les oublier• Et vous les rappelle lorsque vous ne les faites pas
– Soit au plus mauvais moment !
Il faut se vider la tête régulièrementMettre en place une « boîte de réception »
Qu’attendez-vous ?Qu’attendez-vous ?
6PRE GTD SCoRE+JBS
Où vous situez-vous ?Où vous situez-vous ?
Sur une échelle de 1 à 10• 1 = désordre total• 10 = organisation idéale
Vous êtes au niveau : ?
7PRE GTD SCoRE+JBS
Que faites-vous déjà ?Que faites-vous déjà ?
8PRE GTD SCoRE+JBS
Vous savez déjà pratiquer GTD !Vous savez déjà pratiquer GTD !
Vous savez déjà faire des listes !• Lorsque vous avez trop
de choses à retenir• Lorsque vous êtes
stressé• Pour vous simplifier la
vie
PRE GTD SCoRE+JBS 9
Getting Things DoneGetting Things Done
GTD c’est : Garder une tête vide Des actions concrètes• rangées dans des listes
– à jour
Pour être productif … en restant serein !
PRE GTD SCoRE+JBS 10
Les activités GTDLes activités GTD
Collecter ses idées Identifier les actions Organiser les actions en
listes• Savoir organiser ses
projets Être efficace dans la
réalisation Maintenir ses listes à jour
• Prendre de l’altitude
PRE GTD SCoRE+JBS 11
Collecter ses idéesCollecter ses idées
S’effectue en permanence
Noter tous les « trucs » qui viennent à l’esprit• Dès qu’ils apparaissent• Déposer dans la boîte de
réception
PRE GTD SCoRE+JBS 12
PRE GTD SCoRE+JBS 13
Exercice « Collecter »Exercice « Collecter »
Pour vous aider, les listes de déclenchement personnelle et professionnelle
Des feuilles blanches
Noter tous les « trucs » que vous avez en tête et envers lesquels vous sentez un engagement à faire quelque chose
Les feuilles feront office, temporairement, de boîte de réception
Comment agir ?Comment agir ?
Écrire les « trucs » ne les rend pas actionnables pour autant !
PRE GTD SCoRE+JBS 14
Identifier les actionsIdentifier les actions Prendre un « truc » dans la
boîte de réception• Ne pas choisir• Ne jamais remettre dans la
boîte Si ce n’est pas actionnable
• Jeter• Ou noter sur une liste
un jour / peut-être• Ou classer (classement A-Z)
Sinon, déterminer le résultat attendu
Déterminer la prochaine action• Concrète et physique• Pour avancer vers le résultat
attendu S’il y a plusieurs actions à
faire• Noter dans la liste des
projets
PRE GTD SCoRE+JBS 15
Identifier les actionsIdentifier les actions Prendre un « truc » dans la
boîte de réception• Ne pas choisir• Ne jamais remettre dans la
boîte Si ce n’est pas actionnable
• Jeter• Ou noter sur une liste
un jour / peut-être• Ou classer (classement A-Z)
Sinon, déterminer le résultat attendu
Déterminer la prochaine action• Concrète et physique• Pour avancer vers le résultat
attendu S’il y a plusieurs actions à
faire• Noter dans la liste des
projets
PRE GTD SCoRE+JBS 16
PRE GTD SCoRE+JBS 17
Exercice « Identifier »Exercice « Identifier »
Prendre sur votre liste un « truc » qui n’avance pas depuis longtemps
Répondre à la question : quel est mon résultat attendu derrière ce « truc » ?
Identifier la Prochaine Action concrète et physique qui permet de le faire avancer vers sa réalisation et notez-la.
Ça fait beaucoup d’actions !Ça fait beaucoup d’actions !
Que faire de toutes les « Prochaines Actions » identifiées ?
Comment s’y retrouver ?
PRE GTD SCoRE+JBS 18
Organiser les actions en listesOrganiser les actions en listes Si la prochaine action
prend moins de 2 minutes• La faire
immédiatement ! Si vous n’êtes pas la
meilleure personne pour faire• Déléguer• Suivre dans la liste
en attente
Si c’est daté• Noter dans le calendrier• Attention, il faudra
impérativement le faire à ce moment-là !
Si c’est un papier daté• Le placer dans l’échéancier
Sinon, le placer dans une liste par contexte• @Bureau• @Maison• @Téléphone• @Déplacement• @personne ou réunion
PRE GTD SCoRE+JBS 19
Organiser les actions en listesOrganiser les actions en listes Si la prochaine action
prend moins de 2 minutes• La faire
immédiatement ! Si vous n’êtes pas la
meilleure personne pour faire• Déléguer• Suivre dans la liste
en attente
Si c’est daté• Noter dans le calendrier• Attention, il faudra
impérativement le faire à ce moment-là !
Si c’est un papier daté• Le placer dans l’échéancier
Sinon, le placer dans une liste par contexte• @Bureau• @Maison• @Téléphone• @Déplacement• @personne ou réunion
PRE GTD SCoRE+JBS 20
PRE GTD SCoRE+JBS 21
Exercice « Organiser »Exercice « Organiser »
Prendre certains de vos « trucs » et :• Demandez-vous « Quel est le résultat attendu ? »• Identifier la Prochaine Action• Inscrivez-la sur la fiche Contexte correspondante
Contextes recommandés par GTD : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement Le contexte « En attente » Le contexte « Un jour / Peut-être »
Quel bazar ?!Quel bazar ?!
Comment s’y retrouver avec autant de listes ? Comment choisir la Prochaine Action à faire ?
PRE GTD SCoRE+JBS 22
Être efficace dans la réalisationÊtre efficace dans la réalisation Vider l’échéancier
• Dans la boîte de réception• Vider la boîte (cf. « Organiser
les actions en listes ») Consulter le calendrier
• Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions
• Suivant le contexte• Puis le temps disponible• Puis l’énergie disponible• Puis la priorité
En permanence: penser à se vider la tête !
PRE GTD SCoRE+JBS 23
Être efficace dans la réalisationÊtre efficace dans la réalisation Vider l’échéancier
• Dans la boîte de réception• Vider la boîte (cf. « Organiser
les actions en listes ») Consulter le calendrier
• Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions
• Suivant le contexte• Puis le temps disponible• Puis l’énergie disponible• Puis la priorité
En permanence: penser à se vider la tête !
PRE GTD SCoRE+JBS 24
PRE GTD SCoRE+JBS 25
Exercice « Faire »Exercice « Faire » Continuez à traiter votre « boîte de réception »• Identifier les résultats attendus et les Prochaines Actions• Noter les Prochaines Actions dans les bons contextes
Les contextes classiques : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement
Les contextes liés à une/des personne(s) « Agenda » : @Chef, @Pointd’Equipe…
Les contextes liés au temps: votre Calendrier !• Heures fixes : rendez-vous• Journée fixe : à faire durant cette journée obligatoirement• Pour les papiers : le « Tickler File ».
PRE GTD SCoRE+JBS 26
J’ai fait mais ce n’est pas fini !J’ai fait mais ce n’est pas fini !
Lorsque l’on fait une action, le « truc » n’est pas forcément fini
On risque de l’oublier et le stress va revenir !
Gérer ses projets avec GTD (1)Gérer ses projets avec GTD (1) Noter dans la liste des
projets Créer un Projet
• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,
priorités…• Identifier les prochaines
actions Noter les prochaines
actions dans les contextes appropriés
PRE GTD SCoRE+JBS 27
Gérer ses projets avec GTD (2)Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des
projets Créer un Projet
• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,
priorités…• Identifier les prochaines
actions Noter les prochaines
actions dans les contextes appropriés
PRE GTD SCoRE+JBS 28
Exemple de mindmapExemple de mindmap
PRE GTD SCoRE+JBS 29
PRE GTD SCoRE+JBS 30
Exercice « Projets »Exercice « Projets »
Reprenez votre liste de « trucs » et identifiez tous les projets (deux actions ou plus pour atteindre le but)
Notez ces projets sur votre Liste des Projets
PRE GTD SCoRE+JBS 31
Oui, mais le projet n’avance pas !Oui, mais le projet n’avance pas ! Parfois, le projet est référencé, mais pourtant il
n’avance pas
Gérer ses projets avec GTD (2)Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des
projets Créer un Projet
• Identifier les buts et principes• Déterminer la vision• Brainstormer• Organiser les idées• Par composants, séquences,
priorités…• Identifier les prochaines
actions Noter les prochaines
actions dans les contextes appropriés
PRE GTD SCoRE+JBS 32
PRE GTD SCoRE+JBS 33
« Planification »« Planification »• Planification habituelle :
1. On fonce (action) !2. Quel bazar ! Organisation !3. On n’y arrive pas : brainstorming « qui a
une bonne idée ? »4. Arrivée du consultant : « mais que voulez-
vous faire ?! »
• Planification naturelle® :1. Définir le but et la vision2. Définir les principes à respecter3. Brainstorming (jusqu’au niveau nécessaire)4. Organiser les idées (composants, séquences,
priorités)5. Identifier les Prochaines Actions
PRE GTD SCoRE+JBS 34
Oui, mais je ne sais pas où je vais !Oui, mais je ne sais pas où je vais !
Parfois, plus que les projets, c’est nous-même qui ne savons pas où nous allons
AltitudesAltitudes
Prochaines Actions Projets Périmètres de
responsabilités Objectifs à 1 ou 2 ans Vision 3 à 5 ans Valeurs personnelles
PRE GTD SCoRE+JBS 35
PRE GTD SCoRE+JBS 36
Exercice « Altitudes »Exercice « Altitudes » Piste de décollage : Prochaines Actions
Ce qu’il faut faire 10 000 pieds : Projets
Ce qu’il faut terminer 20 000 pieds : Périmètre de responsabilités
Ce qu’il faut maintenir 30 000 pieds : Objectifs à 1 ou 2 ans
Ce que l’on souhaite réaliser 40 000 pieds : Vision 3 à 5 ans
Ce à quoi ressemble le succès à long terme 50 000 pieds : Valeurs
Ce que vous êtes, la manière dont vous « fonctionnez »
PRE GTD SCoRE+JBS 37
Je n’arriverai jamais à tout faire !Je n’arriverai jamais à tout faire !
Cela fait beaucoup de choses à gérer !
Maintenir ses listes à jourMaintenir ses listes à jour
Revue hebdomadaire• Prochaines actions• En attente• Calendrier (passé et futur)• Un jour / peut-être• Liste des projets• Projets• Se vider complètement la
tête(cf. listes de déclenchement)
PRE GTD SCoRE+JBS 38
PRE GTD SCoRE+JBS 39
Exercice « Revue hebdomadaire »Exercice « Revue hebdomadaire » Choisissez d’ores et déjà un créneau de 2
heures dans votre agenda pour votre revue hebdomadaire.
O B L I G A T O I R E ! Suggestions :• Vendredi matin ou après-midi• Dimanche soir• Lundi matin
PRE GTD SCoRE+JBS 40
Le workflow GTDLe workflow GTD
C’est bien beau tout ça, mais comment on déroule la méthode ?
Phase « collecter »Phase « collecter »
PRE GTD SCoRE+JBS 41
Phase « Identifier »Phase « Identifier »
PRE GTD SCoRE+JBS 42
Phase « Organiser »Phase « Organiser »
PRE GTD SCoRE+JBS 43
Phase « Faire »Phase « Faire »
PRE GTD SCoRE+JBS 44
Phase « Revoir »Phase « Revoir »
PRE GTD SCoRE+JBS 45
Et dans la journée…Et dans la journée… Faire le travail prévu
• Calendrier• Échéancier• Listes d’Actions
(selon contexte) Faire le travail qui se
présente• S’il est plus urgent• Sinon, boîte de réception !
Prévoir son travail• Dérouler le workflow GTD
PRE GTD SCoRE+JBS 46
PRE GTD SCoRE+JBS 47
Organisation pour le mailOrganisation pour le mail
Dossier Boîte d’arrivée = Inbox• On ne choisit pas !• Un élément à la fois• Ne jamais remettre dans la boîte d’arrivée
Dossier AA Prochaines Actions Dossier AA En attente Intégrer la gestion de la boîte mail dans les
revues quotidiennes et hebdomadaires
PRE GTD SCoRE+JBS 48
Exemple de messagerieExemple de messagerie
PRE GTD SCoRE+JBS 49
À vous le choix !À vous le choix !
Décider des Prochaines Actions sur les projets dès qu’ils apparaissent sur votre radar puis les grouper efficacement en catégories d’actions à réaliser en fonction du contexte
Éviter de penser à ce qu’il faudrait précisément faire jusqu’au dernier moment, puis brader vos activités pour essayer de rattraper le retard et éteindre les feux
ou
Commencer votre système GTDCommencer votre système GTD Papier ?
• Modèles http://wikinet.group.echonet/display/ITPSGTD
• Orgacity http://www.orgacity.com/
Électronique ?• Téléphone portable • Ordinateur
cf. 4e de couverture de votre livret
PRE GTD SCoRE+JBS 50
Que vouliez-vous ?Que vouliez-vous ?
Passer d’oublis et de stress
À de la productivité sereine• Des résultats• De l’efficacité• De la sérénité
PRE GTD SCoRE+JBS 51
Supposons que vous pratiquiez Supposons que vous pratiquiez GTD…GTD…
Quelles nouvelles actions de votre part verront vos collègues?
PRE GTD SCoRE+JBS 52
Quelle est votre Prochaine Action ?Quelle est votre Prochaine Action ? Vous saviez déjà faire Vous savez maintenant
faire à fond…
Quelle action rapide pouvez-vous mettre en œuvre immédiatement pour passer de « n » à « n+1 » en matière d’organisation ?
PRE GTD SCoRE+JBS 53
Qu’en pensez-vous ?Qu’en pensez-vous ?
À l’écoute de vos remarques…
Revue de vos attentes initiales
Quelles sont vos prochaines actions ?
PRE GTD SCoRE+JBS 54