UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA
INDUSTRIAL
Responsable de Elaboración Responsable de Revisión Responsable de Aprobación
Nombre LUIS CASTEDO CEPEDA ROSA OCAÑA LÓPEZ SARA GÓMEZ MARTÍN Puesto ADJUNTO DE CALIDAD SECRETARIO ACADÉMICO DIRECTOR
Firma
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 2 DE 18
1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento es describir el proceso para registrar documentos
en la Unidad Administrativa de Registro UPM (EUIT Industrial). La descripción de sus
fases así como de los elementos intervinientes.
2. ALCANCE
El ámbito en el cual este servicio desarrolla el procedimiento de remisión y recepción
de documentación es eminentemente universitario, sin perjuicio de la calificación y el
alcance que la normativa reguladora en vigor le confiere.
3. PROPIETARIO
Secretario del Centro.
4. ENTRADAS
Conforman asientos de entrada los documentos presentados por administrados,
cargos públicos u órganos de la administración bien con el fin de surtir efectos en los
procedimientos iniciados, bien con objeto de iniciar tramitaciones en los órganos
destinatarios.
5. SALIDAS
Conforman asientos de salida los documentos dirigidos a los destinatarios
(administrados, cargos públicos u órganos de la administración), por órganos
colegiados o unipersonales del propio Centro.
Tales asientos tienen distinto origen en función de que su emisión obedezca a
distintas circunstancias:
• Como consecuencia de la instrucción de un procedimiento.
• De oficio transmitiendo una decisión propia.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 3 DE 18
• En cumplimiento de su función de remisión documental como conducto para la
documentación que haya teniendo entrada en dicho registro y cuya transmisión
precise de tal formalidad.
6. CLIENTE
Pueden presentar documentación en la Unidad Administrativa de Registro UPM
(E.U.I.T. Industrial); órganos, unidades o servicios de la Universidad Politécnica de
Madrid, cualquier administrado, tanto personal adscrito a la UPM como personas ajena
a nuestra Universidad, así como organismos o administraciones distintas de la UPM.
Órganos de la UPM y personal de la misma que deposite documentación para su
traslado a servicios de nuestra Universidad o de cualquier otra administración, todo
ello en el marco de la normativa aplicable.
7. PROVEEDOR
Órganos, organismos, instituciones, administrados en general interesados en utilizar
este servicio para el traslado de documentación relativa a procedimientos en los que
se encuentran inmersos; o para cuya iniciación escoge esta vía.
8. INICIO
Acceso del Documento a la Unidad Administrativa de Registro (UPM) de la EUIT Industrial.
9. FIN
Ponen fin al proceso de Registro:
• La entrega/remisión formal de la documentación al destinatario en lo que a la
relación con el interesado concierne.
• El archivo documental y digital en lo referente a la instrucción interna del proceso.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 4 DE 18
10. ETAPAS DEL PROCESO
En la Unidad Administrativa de Registro UPM (EUIT Industrial) el registro de
documento se lleva a cabo mediante la aplicación INVESICRES, tanto en Entrada
como en Salida.
Simultáneamente y aún manteniendo actualizado mediante este software el archivo
digital de toda la documentación registrada, se mantiene el archivo documental de
toda la documentación entrante y saliente.
La Etapas del proceso de registro son las que a continuación brevemente se exponen,
quedando recogidas con detalle en el documento Anexo I a este procedimiento
1 - La recepción del documento en registro (en ambos casos tanto Entrada como
Salida), se lleva a cabo mediante la toma de los datos que permiten la identificación
del documento esto es:
ENTRADA
- Fecha
- Número de orden
- Origen
- Remitente
- Tipo de documento
- Resumen de Contenido
SALIDA
- Fecha
- Número de orden
- Destino
- Destinatario
- Tipo de documento
- Resumen de Contenido
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 5 DE 18
2 –Emisión del sello de registro en el que constarán la fecha, número y hora de
entrega; así como la identificación de la Unidad Administrativa que recepciona siendo
en este caso la Unidad Administrativa de Registro UPM (EUIT Industrial).
3 – Digitalización del documento para almacenamiento de su imagen en la base de
datos que gestiona el software INVESICRES.
4 – Archivo documental, de una copia de la documentación que corresponde con el
asiento de entrada o salida.
De forma supletoria y para facilitar el acceso interno a la documentación en este
Servicio el software facilita funciones de búsqueda.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 6 DE 18
11. FLUJOGRAMA
REGISTRO
DOCUMENTOS DE ENTRADA
DOCUMENTOS DE SALIDA
REMITENTE SECRETARÍA DESTINATARIO
Realización de un
escrito
Recepción del
escrito
Escrito
Recepción del mismo
Archivo digital del escrito
Apertura del escrito
Registro en el programa informático
Registro Oficila de la UPM
Escaneo del Registro
Archivo del escrito con anotaciones de
datos concretos
Envío al destinatario final
Archivo digital del escrito del Registro Oficial de la UPM
¿Solicita el administrado
recibo de presentación?
NO
Recibe recibo de
presentaciónSI
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 7 DE 18
12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
• Real Decreto 772/1999 de 7 de Mayo, por el que se regula la presentación de
solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la
expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las
oficinas de registro.
13. EVIDENCIAS O REGISTROS
Registro en el programa informático del Registro Oficial de la UPM.
14. INDICADORES
Variación anual del Número de escritos registrados entrantes.
Variación anual del Número de escritos registrados salientes.
15. REVISIÓN PROCEDIMIENTO
La revisión del presente procedimiento se realizará según lo previsto en el
Procedimiento de Revisión y Actualización del Sistema Documental (PR-SO-6-001).
La necesidad de revisar este Procedimiento puede surgir además, como consecuencia
de modificaciones producidas en el proceso, identificadas a raíz del desarrollo de una
Autoevaluación (PR-ES-1.3-002), Auditoría Interna (PR-ES-1.3-003) o del propio
funcionamiento del proceso.
16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
No procede.
17. ANEXO
ANX-01: Instrucción de trabajo para el registro de documentación.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 8 DE 18
ANX-01-PR-SO-3-001
1 - CUMPLIMENTAR REGISTRO DE ENTRADA
1.1 CUMPLIMENTAR DATOS EN FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
La ficha de registro de entrada consta de varios campos:
� Los que se rellenan de forma automática como son:
o Número de registro
o Fecha de registro
o Hora
o Fecha de trabajo
� Los que se rellenan manualmente:
o Origen
o Destino
o Remitente
o Resumen
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 9 DE 18
1.2 EMISIÓN DE SELLO DE VALIDACIÓN
El sello de validación contiene los siguientes datos:
� El número de registro
� La fecha y hora del registro
� La identificación de la oficina de registro
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 10 DE 18
SELLO DE VALIDACION
REGISTRO GENERAL UPM
(E.U.I.T.INDUSTRIAL)
ENTRADA
Nº 200900011455
09/03/2009 16:10:43
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 11 DE 18
1.3 DIGITALIZACIÓN
Una vez registrado el documento, se procede a la digitalización del mismo.
Una vez registrado y digitalizado se procederá a entregar al interesado una copia del escrito
presentado, o bien un recibo de presentación de documentos.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 12 DE 18
1.4 ARCHIVO DE DOCUMENTO EN PAPEL
Todos los documentos que se registran de entrada, se archivan en papel, original o copia
dependiendo del carácter del documento, se hará por orden cronológico y por número de registro
de entrada del Centro.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 13 DE 18
2 – BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS EN LA BASE DE DATOS DE REGISTRO
La aplicación de registro permite localizar documentos registrados, de acuerdo con unos criterios
de búsqueda, en el siguiente cuadro se muestra un resumen de los campos por los que se puede
buscar, los operadores que se pueden usar y el nexo de unión de condiciones
Campos disponibles Operadores Nexo
Nº de registro igual a
Estado empieza por
Fecha de registro termina en
fecha de trabajo contiene
Oficina de registro distinto de
Usuario mayor que
Origen menor que Y
Destino posterior a O
Destinatario anterior a
Tipo de transporte en la semana
Nº de transporte en el mes
Tipo de asunto en el año
Resumen
2.1 OBTENCIÓN DEL INFORME COMO RESULTADO DE LA BUSQUEDA
Exponer pasos para obtener el informe impreso (puede servir de referencia el modo en que se
explica en el manual de usuario invesicres)
3 - CUMPLIMENTAR REGISTRO DE SALIDA
3.1 CUMPLIMENTAR DATOS EN FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
La ficha de registro de salida consta de varios campos:
� Los que se rellenan de forma automática como son:
o Número de registro
o Fecha de registro
o Hora
o Fecha de trabajo
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 14 DE 18
� Los que se rellenan manualmente:
o Origen
o Destino
o Destinatario
o Resumen
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 15 DE 18
3.2 EMISIÓN DE SELLO DE VALIDACIÓN
El sello de validación contiene los siguientes datos:
� El número de registro
� La fecha y hora del registro
� La identificación de la oficina de registro
SELLO DE VALIDACION
REGISTRO GENERAL UPM
(E.U.I.T.INDUSTRIAL)
SALIDA
Nº 200900007777
09/03/2009 12:54:16
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 16 DE 18
3.3 DIGITALIZACIÓN
Una vez registrado el documento se procede a la digitalización del mismo.
Una vez registrado y digitalizado el documento, se puede emitir un recibo de presentación de
documentos.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 17 DE 18
3.4 ARCHIVO DE DOCUMENTO EN PAPEL
De todos los documentos que se registran de salida se archiva una copia en papel, por orden
cronológico y por número de registro de salida en el Centro.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL
PROCESO DE REGISTRO
CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN
PR-SO-3-001 25/11/2009 00
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 18 DE 18
4 – BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS EN LA BASE DE DATOS DE REGISTRO
La aplicación de registro permite localizar documentos registrados de salida de acuerdo con unos
criterios de búsqueda, en el siguiente cuadro se muestra un resumen de los campos por lo que se
puede buscar, los operadores que se pueden usar y el nexo de unión de condiciones.
Campos disponibles Operadores Nexo
Nº de registro igual a
Estado empieza por
Fecha de registro termina en
fecha de trabajo contiene
Oficina de registro distinto de
Usuario mayor que
Origen menor que Y
Destino posterior a O
Destinatario anterior a
Tipo de transporte en la semana
Nº de transporte en el mes
Tipo de asunto en el año
Resumen
4.1 OBTENCIÓN DEL INFORME COMO RESULTADO DE LA BUSQUEDA
Exponer pasos para obtener el informe impreso (puede servir de referencia el modo en que se
explica en el manual de usuario invesicres)