PROYECTO INTEGRADORPROYECTO INTEGRADORSEGUNDO SEMESTRESEGUNDO SEMESTRE
Gestión DocumentalGestión Documental
Facultad de Ciencias Administrativas y AfinesFacultad de Ciencias Administrativas y Afines
OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL
El proyecto integrador busca de manera clara y concisa la integración del conocimiento de diferentes materias que se aborden en cada nivel, este proceso pretende generar en el
educando las competencias necesarias para cada nivel académico que le permitan el ejercicio de ellas en el campo
laboral y personal, cada vez que culmine un nivel semestral, su interacción y su aplicabilidad se acercará a alcanzar sus propios objetivos en pro de cumplir con su
proyecto de vida académica y abrirá puertas para su continuidad académica en otros niveles.
OBJETIVOS ESPECIFICOSOBJETIVOS ESPECIFICOS Consolidar el proyecto integrador para la cohorte que inicia
en cada período académico.
Implementar de manera paulatina cada período académico el proyecto integrador hasta su cobertura total en todos los semestres del programa.
Generar conciencia colectiva en la importancia y aplicación del proyecto.
Integrar las competencias de las materias del semestre entre sí para la generación de resultados medibles, en común, por el cuerpo docente.
Preparar a los educandos para el ejercicio de competencias en la Gestión Documental.
Evaluar los resultados del proyecto mediante competencias.
Proporcionar al educando conocimientos que le permitan salidas laborales en cada semestre.
JUSTIFICACIONJUSTIFICACIONPara cada semestre se presenta un desarrollo específico en
competencias, para que una vez finalizado este nivel, el educando tenga la oportunidad de desempeño laboral en concordancia a su preparación educativa. Para ello en cada período académico se realizará énfasis de preparación en temas de conocimiento y aplicabilidad que brinde al individuo la oportunidad de desempeño y, sobre todo, en busca de contribuir mediante la formación a que los educandos puedan desempeñarse en áreas del sector productivo en la medida que esté cursando sus estudios sin prejuicio ni necesidad de tener que esperar a finalizar su carrera para poderse desempeñar laboralmente.
METODOLOGIAMETODOLOGIA• Las competencias a proporcionar a los educandos se integraran a la
formación específica de las asignaturas, de esta manera cada materia abarcará la aplicación directa al microcurrículo, las materias integradas impartirán los saberes requeridos para el desarrollo de capacidades, destrezas y habilidades de los estudiantes en la aplicabilidad de Gestión Documental.
• En el microcurriculo de las materias afines al área de conocimiento se realizará la aplicación del tema para permitir integrar los saberes con el saber hacer. Para la correcta aplicación de los saberes los microcurrículos integrarán un capítulo, para desarrollo en el trascurso del período académico, de Gestión Documental, la temática a seguir se encuentra plasmada en CONTENIDO PARA SEGUNDO SEMESTRE.
METODOLOGIAMETODOLOGIA• Se empieza su impartición a partir del cierre del primer corte, cada materia
realizará la impartición de temas específicos de manera consecutiva.
• Cada materia integrada aplicará las técnicas de archivo y se realizará entrega de producto final, se solicitarán avances para comprobar la evolución de los estudiantes y será calificable dentro de los 10%.
• Se deberá llevar su ficha técnicaficha técnica del archivo físico y digital (archivos en (archivos en sitio WEB), sitio WEB), ambos deben coincidir con la información archivada.
• La entrega del producto final (archivo físico y digital) será evaluado en conjunto por los docentes y será calificado como el examen final (20%).
PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para
sustentar de la siguiente manera:
• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la Ficha Ficha Técnica en cada carpetaTécnica en cada carpeta, el docente establecerá los documentos que deberá archivar el estudiante.
• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando un creando o utilizando un sitio en la WEBsitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.
MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE
(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)
TEMATEMA
Metod. de la Investigación
Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología,
Materias Integradas, Producto Final)
Pens. Lógico II Competencias a desarrollar
Distribución y Merchandising
1. Conceptualización, 2. Archivos y Ficha Técnica
Contabilidad II3. Organización Física
Legislación Comercial4. Programa de Gestión
Documental
Producto y Precio5. Requisitos de un SGD,
6. Implementación del SGD
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ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE
(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)TEMATEMA
Metod. de la Investigación
Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología, Materias
Integradas, Producto Final)
Pens. Lógico II Competencias a desarrollar
Microeconomía1. Conceptualización, 2. Archivos y Ficha Técnica
Legislación Laboral 3. Organización Física
Teoría Organizacional4. Programa de Gestión
Documental
Legislación en Salud y S.S.5. Requisitos de un SGD, 6. Implementación del SGD
MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE
(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)
TEMATEMA
Metod. de la Investigación
Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología,
Materias Integradas, Producto Final)
Pens. Lógico II Competencias a desarrollar
Microeconomía1. Conceptualización, 2. Archivos
y Ficha Técnica
Contabilidad II 3. Organización Física
Teoría Organizacional4. Programa de Gestión
Documental
MERCADOS5. Requisitos de un SGD,
6. Implementación del SGD
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ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE
(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)TEMATEMA
Metod. de la Investigación
Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología, Materias
Integradas, Producto Final)
Pens. Lógico II Competencias a desarrollar
Microeconomía1. Conceptualización, 2. Archivos y Ficha Técnica
Contabilidad II 3. Organización Física
Legislación Laboral4. Programa de Gestión
Documental
Principios de Administración5. Requisitos de un SGD, 6. Implementación del
SGD
MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre
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ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE
(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)TEMATEMA
Metod. de la Investigación
Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología, Materias
Integradas, Producto Final)
Pens. Lógico II Competencias a desarrollar
Microeconomía1. Conceptualización, 2. Archivos y Ficha Técnica
Contabilidad I 3. Organización Física
Régimen de Importaciones4. Programa de Gestión
Documental
Régimen de Importaciones5. Requisitos de un SGD,
6. Implementación del SGD
ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE
(Aplicación en la materia)(Aplicación en la materia)TEMATEMA
Metod. de la Investigación
Presentación proyecto (Objetivos, Justificación, Metodología, Materias
Integradas, Producto Final)
Pens. Lógico II Competencias a desarrollar
Microeconomía1. Conceptualización, 2. Archivos y Ficha Técnica
Contabilidad I 3. Organización Física
Régimen de Importaciones4. Programa de Gestión
Documental
Régimen de Importaciones5. Requisitos de un SGD, 6. Implementación del
SGD
1. CONCEPTUALIZACIÓN
DOCUMENTOEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte
REGISTRO
Documento que presentaresultados obtenidos o proporciona evidencia
de Actividadesdesempeñadas
LO PRINCIPAL
Garantizar:
Fácil acceso a los registros Preservación adecuada (Orden - Ambiente)
Verificables No manipulables
CONTROL DE LOS REGISTROS
PARÁMETROSPARÁMETROS
RESPONSABLE DE ARCHIVAR
Persona asignada para archivar .
(Quién los archiva?)
IDENTIFICACIÓN Por tipo de
registro / área / proyecto / servicio
(Cómo los archivo?)
RECUPERACIÓN
Quiénes tienen acceso. Cuáles
no tienen acceso (Quién los consulta?)
CÓMO RECUPERAR
Alfabético / cronológico / código
/ consecutivo (Cómo los consulto?)
ALMACENAMIENTO
Sitio específico donde se va a
guardar (Dónde los archivo?)
TIPO DE REGISTRO
Escrito, magnético, óptico, etc. (Cómo
los registro?)
TIEMPO DE RETENCIÓN
Archivo activo:
período/año / eventos (Cuánto los
archivo?)
Por tablas de retención
documental
DISPOSICIÓN Qué hacer con el
documento después del período de
conservación.
CON
TRO
L D
E LO
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GIS
TRO
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NTR
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DE
LOS
REG
ISTR
OS
a. APROBAR ANTES DE EMISIÓN
b. REVISAR, ACTUALIZAR Y APROBAR CAMBIOS
c. IDENTIFICAR CAMBIOS Y ESTADO DE
REVISIÓN
d. DISTRIBUIR DOCUMENTOS A
INTERESADOS
f. IDENT. Y CONTROL DE DOC EXTERNOS
g. PREVENIR USO DE OBSOLETOS E
IDENTIFICARLOS
1. Quién1. Quién debe aprobar los
documentos?
2. Cuándo2. Cuándo se deben revisar y actualizar
los documentos?
3. Quién3. Quién debe aprobar las
modificaciones?
4. Cómo4. Cómo se identifica la vigencia de los
documentos?
5. Cómo5. Cómo se identifican los cambios en los documentos?
6. Quién6. Quién debe tener los
documentos vigentes?
7. Cuáles7. Cuáles son los documentos
vigentes?
8. Cómo8. Cómo hacemos
legibles los documentos?
9. Cómo9. Cómo se identifican los documentos?
10. Cómo10. Cómo se identifican los documentos externos?
11. Quién11. Quién debe tener los
documentos externos vigentes?
12. Qué12. Qué debemos hacer con los documentos obsoletos?
13. Cómo13. Cómo se identifican los documentos obsoletos?
2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICAFormaciónFormación
1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse2. Quién debe aplicarlos
3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,
establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de
una manera eficaz, eficiente y uniforme.
ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los
documentos las normas técnicas de archivo.
Definiciones a tener en cuenta
Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán otorgarle a estos documentos la disposición que mejor responda a sus necesidades.
Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente, y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la Unidad , que son los documentos obligatorios de origen externo.
Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones
documentales acorde con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora .
Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos.
Eliminación de documentos: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y no tienen valor histórico.
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y digital
•Permite gestionar de manera óptima los documentos
•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico o digital
•Permite determinar el período de manejo del documento
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CODIGO:
El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la actividad)
Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe aparecer en la ficha.
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la carpeta física y digital)
Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB, Consulta Bibliográfica, Recorte periódico, etc.
CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA
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PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre Estudiante:
Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DE RETENCIÓN
MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL
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INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALMACENAMIENTO:
El estudiante deberá indicar el lugar físico de archivo de los documentos.
Ejemplo:
Para archivo físico: archivador horizontal (H), vertical (V), lateral (L).
Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento (tiempo que debe conservar su documento en el archivo)Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A), 6 meses (6m) u otro.
El estudiante deberá indicar el medio en que ha archivado el documento.
Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD, Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)
ESTADO:
El estudiante deberá indicar el estado en que conservará el archivo.
Marcar con una X si es: Original, Copia, Digital.
CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA
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Nombre Estudiante:
Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DE RETENCIÓN
MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL
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INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
RECUPERACIÓN:
El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.
Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM), Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto (ASU).
DISPOSICIÓN:
El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la Tipología de Disposición de los documentos archivados.
Ejemplo: Conservación Total (CT), Selección (SL), Eliminación (EL)
CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA
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Nombre Estudiante:
Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DE RETENCIÓN
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