PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA MTsN NGEMPLAK YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Oktar Dwi Sumarno 10.02.7675
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2013
2
PENGESAHAN
3
ANALIZE AND DESAIGN DATA EMPLOYEES INFORMATION SYSTEM ON MTs NEGERI NGEMPLAK YOGYAKARTA
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA
MTs NEGERI NGEMPLAK YOGYAKARTA
Oktar Dwi Sumarno Ahmad Dahlan
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
A school is successful if the school can educate its students to be students who excel. And the success of a school would be achieved if the balance between the activities in the school management, including human resources. The role of computers is inevitable especially in a state where its existence is very urgent to be fulfilled, as well as limitations and realize the human ability to handle the information manually will face a difficulty.
Of the system that has created the computerized data processing personnel on "MTsN Ngemplak" Yogyakarta is expected to assist schools in addressing the existing data processing employees, as long as the employee data processing is done the old fashioned way is manual.
The program is made by using the program Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000. As for the benefits to be derived, among others: a computerized system that can optimally improve work efficiency, in carrying out the processing of the data has been compiled into procedures for data processing logic is hard-wired to be seen to understand DFDnya, structured programs in related menus so that the look and results process can be easily understood.
Keyword : Data Employees Information System, Visual Basic 6.0,Sql Server 2000
ii
1 Pendahuluan
Peranan komputer tidak dapat dielakkan lagi terlebih pada suatu
keadaan dimana eksistensinya sangat mendesak untuk segera dipenuhi, disadari
pula karena keterbatasan dan kemampuan manusia dalam menangani informasi
secara manual akan menghadapi suatu kesulitan. Banyak aspek atau ilmu
pengetahuan yang harus dikuasai oleh seseorang bila ingin terjun berkarya
dibidang pembuatan sistem informasi berbasis komputer. Selain bahasa
pemrograman sendiri, juga dituntut untuk menguasai berbagai pengetahuan lain
yang mendukung antara lain analisa dan perancangan sistem yang berisikan
tentang konsep dan cara menganalisa, merancang sistem informasi dengan
teknik dan alat-alat yang digunakan.
Seiring dengan perkembangan teknologi, maka berkembang pula usaha-
usaha manusia untuk meningkatkan kualitas kerja disegala bidang yang meliputi
kegiatan individu, organisasi maupun badan usaha. Adapun tujuan sekolah pada
umumnya adalah menjamin kelancaran dan kelangsungan hidup dari karyawan
tersebut. Kegiatan-kegiatan karyawan yang tidak terencana dan tidak terkendali
cenderung membuahkan pemborosan, yang pada akhirnya dapat merusak mutu
pendidikan tersebut. Begitu pula yang diharapkan Sekolah “MTsN Ngemplak
(Madrasyah Tsanawiyah Negri Ngemplak”, maka MTsN harus mempunyai
beberapa kebijakan dalam mencapai mutu pendidikan yang baik. Untuk dapat
berkembang. Sekolah “MTsN Ngemplak“ selain melakukan strategi penerimaan
yang baik, juga perlu melakukan pembenahan administrasi seperti pengolahan
data pegawai yang berbasis komputer.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka penulis mengambil
judul “Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Data Pegawai Pada
MTsN Ngemplak Yogyakarta”
2 Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun masa yang akan
datang untuk mencapai tujuan (Robert N. Anthony dan Dearden). Kualitas dari suatu
informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu
(timeliness) dan relevan (relevance).
Siklus informasi adalah data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi,
penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan
1
2
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat
sejumlah data kembali, kemudian data tersebut ditangkap sebagai input, diproses
kembali lewat suatu model dan akan membentuk siklus (John Burch).
Gambar 2.1. Siklus Sistem informasi.
2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan Roscoc Davis dalam
buku Teguh Wahyono, 2004 adalah sebagai berikut :
“Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian mendukung informasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan”.
2.3 Flowchart Sistem
Flowchart adalah bagan yang menunjukkan aliran atau arus pekerjaan
secara keseluruhan dari sistem yang yang digunakan untuk proses pengolahan
data serta hubungan antar peralatan tersebut. Bagan ini menjelaskan urutan-
urutan dari prosedur yang ada didalam sistem. Berikut ini merupakan flowchart
yang diusulkan :
Keterangan simbol flowchart :
: Input melalui keyboard
: Proses terkomputerisasi
: Media penyimpanan data di komputer
Proses (Model)
Input (Data)
Data (ditangkap)
Output (Informasi)
Penerima
Hasil Tindakan
Keputusan Tindakan
Dasar
Data
3
: Dokumen (dalam bentuk kertas)
: Arah proses
Gambar. Bagan Flowchart Sistem
2.4 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah merupakan gambaran sistem logika,
gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur
data dan organisasi file. Dan sistem flowchart diatas maka dapat dibuat Data
Flow Diagram (DFD) yang menunjukkan arus pengelolaan data serta
keseluruhan.
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut :
: Entity
: Proses
: Media penyimpanan
: Aliran data
Gambar. Simbol-simbol Data Flow Diagram
2.5 Softwere yang digunakan
2.5.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Dari sekian banyak bahasa pemrograman yang ada saat ini, visual basic
merupakan salah satu yang termudah untuk dipelajari dan handal. Visual basic
adalah basaha pemrograman even – driven yang berasal dari BASIC. Even-driven
artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian
tertentu, misalnya tombol klik, atau menu pilihan. Ketika even terditeksi, even yang
berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan.
Untuk menjalankan Visual Basic sangat mudah :
a. Dari menu Start, pilih Program selanjutnya pilih Microsoft Visual Basic 6.0.
b. Ketika pertama kali kita jalankan maka akan muncul kotak dialog yang
memiliki 3 tabulasi, yaitu :
4
1) New, digunakan untuk membuat project baru.
2) Existing, untuk membuka project yang pernah kita buat.
3) Recent, untuk membuka project yang pernah kita buka.
Gambar 2.3. Form New Project.
Pilih Standard EXE untuk membuat project. Berikut adalah tampilan hasil
dari pilihan tersebut :
Gambar 2.4. Interface Visual Basic 6.0.
2.6 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 ialah perangkat lunak Relational Database
Management System (RDBMS) yang handal. Dirancang untuk mendukung
proses transaksi yang besar seperti (inventori, akuntansi atau manufaktur)
dengan arsitektur client/server.
Menu Bar Toolbar
Form
Project
Explorer
Windows
Properties
From layout
Toolbox
5
SQL Query Analyzer
SQL Query Analyzer adalah tool yang paling penting untuk belajar SQL. Fungsi
Query Analyzer ialah memasukkan perintah query untuk melihat data.
Secara default, kita tidak perlu memasukkan password, oleh karena itu
cukup menekan tombol OK.
Gambar 2.5. Jendela Query Analyzer
Memulai SQL Server
Untuk memulai SQL Server service dengan menggunakan prosedur sebagai
berikut :
1. Klik Start, klik Program, Klik Microsoft SQL Server, lalu klik Service Manager.
Pada layar komputer anda muncul Kotak Dialog SQl Server Manager. SQL
Manager Digunakan untuk mengatur service yang ada di SQL Server, apakah
akan dijalankan atau dimatikan. Sebuah service juga dapat disetup agar berjalan
otomatis sebagai Windows service, atau dijalankan secara manual.
Gambar 2.6. Kotak Dialog SQL Service Manager.
6
3. Gambaran umum
3.1 Deskripsi MTS Negri Ngemplak
3.1.1 Sejarah Berdirinya
Sekolah ini berdiri pada tahun 1966 yang dipelopori oleh organisasi
masyarakat Ma’arif (Nahdatul Ulama), dengan tokoh diantaranya adalah bapak H
Ahyari dan Bapak H. Sugidi Cokro S, kedua tokoh ini berasal dari Sleman
Yogyakarta. Sesuai dengan nama organisasi masyarakat yang mendirikan, maka
pada saat it diberi nama SMP Ma’arif. Pada tahun 1968 sekolah ini dinegrikan
dengan syarat diberi nama MTS Negri Ngemplak. Seiring dengan berjalannya
waktu, perkembangan sekolah ini semakin meningkat, akhirnya sekolah ini
diresmikan tanggal 3 januari 1998 oleh kepala kantor wilayah Departemen Agama
Provinsi DIY H.Muhda Hadisaputro, S.H
MTs Negri Ngemplak telah mengalami perkembangan dari tahun
ketahun, seiring dengan perkembangan yang tentunya dilalui oleh pelaku sejarah
yang berbeda-beda. Adapun kepala madrasah sejak awal berdirinya MTs Negeri
Ngemplak sampai sekarang adalah
1. Hadawi (1966-1972)
2. Drs. Marno (1972-1984)
3. Drs. Fadhil Yusuf (1984-1990)
4. Drs. H. Munawwir (1990-1993)
5. Drs. Sumiran (1993-1997)
6. Drs. Achjadi (1997-2000)
7. Drs. H. Syamsuri (2000-2004)
8. Drs. Mawardi (2004-2010)
9. Drs. Djumadi (2010-2013)
10. Drs. Qumarrudin (2013-sekarang)
3.1.2 Lokasi
Madrasah Tsanawiyah Negri Ngemplak (MTsN Ngemplak) ini berlokasi di
Pokoh wedomartani Ngemplak sleman Yogyakarta, lokasi MTsN Ngemplak sangat
Strategis lokasinya yang mudah dijangkau siswa dalam satu daerah maupun luar
daerah. MTsN Ngemplak memiliki luas tanah sebanyak 5.794 m2 yang terdiri dari
1. Luas tanah untuk bangunan 1.819m2
2. Luas pekarangan sekolah 1.875m2
3. Luas kebun sekolah 300m2
4. Dan luas lapangan olah raga 800m2
7
3.1.3 Visi dan Misi
Dalam hal peningkatan kualitas pendidikan maka MTs N Ngemplak memiliki
visi dan misi dalam pencapaiannya yang meliputi
VISI
Terdepan dalam berprestasi tekun beribadah dan berakhlakul karimah.
MISI
a. Terselenggaranya pembelajaran secara intensif.
b. Terselenggaranya bimbingan ibadah menjadi kebiasaan amaliyah.
c. Terciptanya kondisi santun dan islami.
3.1.4 Maksud dan Tujuan MTsN Ngemplak
Berdirinya suatu instansi pendidikan pasti mempunyai maksud dan tujuan
yang mendasar. Adapun maksud dan tujuan didirikannya MTs Negeri Ngemplak ini
adalah:
1. Memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat disekitar sekolah
agar putra dan putrinya tidak buta huruf
2. Mensukseskan program wajib belajar 9 tahun
3. Menyiapkan generasi-generasi muda penerus bangsa
4. Memberantas kebodohan di Indonesia
3.1.5 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur organisasi
KOMITE MADRASAH
TATA USAHA
KEPALA MADRASAH
SISWA
DEWAN GURU
WAKA MADRASAH
URUSAN URUSAN
SARANA KURIKULUM
PRASARANA
WAKA MADRASAH
URUSAN URUSAN
PEMBINAAN HUBUNGAN
KESISWAAN MASYARAKAT
8
4 Pembahasan
4.1.1 Flowchart system yang diusulkan
Dalam Flowchart yang kami bangun terdapat beberapa proses penginputan data
antara lain :
a. Input data pengawai
b. Input data keluarga
c. Input data pendidikan
d. Input data izi
e. Input data cuti
f. Input data resign
Gambar 4.1 Flochart Sistem
Ijin
Lap. Data Pegawai
Lap. Data
Ijin
Lap. Data Cuti
Laporan
Input Data
Cuti
Olah Data
Cuti
Cuti
Data Ijin
Data
Cuti
Data Resign
Input Data
Ijin
Olah Data
Ijin
Data R.Pendidika
n
Input Data
R.Pendidikan
Olah Data
R.Pendidikan
R.Pendidikan
Input Data
Resign
Olah Data
Resign
Lap. Data
Resign
Resign
Olah Data
Pegawai
Input Data
Pegawai
Input Data
Keluarga
Olah Data
Keluarga
Data Keluarga
Data
Pegawai
Keluarga
Pegawai
9
4.1.2 Data Flow Diagram
1. Diagram Level 0 (Konteks Level Diagram)
Sistem Data
Pegawai
0
Admin Kepala Sekolah
Pegawai
1 2
Gambar 4.2 DFD Level 0
Keterangan :
1. Data pegawai, data keluarga, data riwayat pendidikan, data ijin
karyawan, data cuti karyawan, data resign karyawan.
2. Laporan data pegawai, laporan ijin karyawan, laporan cuti karyawan,
laporan resign karyawan
3. Pegawai Masuk
10
4.1.3 Diagram Level 1
Data
Keluarga
Admin
4
Ijin
Data
PegawaiD1 datapegawai
D2 keluarga
D4
Kepala
Sekolah
Riwayat
Pendidikan
1
2
4
7
Lap. Pegawai
22
D3
5
CutiD5
9
12
16
Lap. Ijin
Lap. Cuti
riwayatpendidikan
6
Resign D620
10
14
18
1
2
3
ijin
cuti
resign
8
11
15
19
Lap. Resign
25
24
23
5
6
3
13
17
21
Gambar 4.3 DFD Level 1
Keterangan :
1. Input data pegawai
2. Simpan data pegawai
3. Pembuatan laporan data pegawai
4. Input data keluarga
5. Pengambilan data pegawai
6. Simpan data keluarga
7. Input data riwayat pendidikan
8. Pengambilan data pegawai
9. Simpan data riwayat pendidikan
11
10. Input data ijin
11. Pengambilan data pegawai
12. Simpan data ijin
13. Pembuatan laporan ijin
14. Input data cuti
15. Pengambilan data pegawai
16. Simpan data cuti
17. Pembuatan laporan cuti
18. Input data resign
19. Pengambilan data pegawai
20. Simpan data resign
21. Pembuatan laporan resign
22. Laporan Pegawai diserahkan kepada Kepala Sekolah
23. Laporan Ijin diserahkan kepada Kepala Sekolah
24. Laporan Cuti diserahkan kepada Kepala Sekolah
25. Laporan Resign diserahkan kepada Kepala Sekolah
Rancangan system
Halaman Login
Gambar 4.21 Tampilan form login
12
4.5.1 Halaman Utama
Gambar 4.23 Tampilan halaman utama
4.5 Form Input Pegawai
Gambar 4.24 Tampilan form input data pegawai
From input data Keluarga
Gambar 4.29 Tampilan form input data keluarga
13
From input Data Pendidikan
Gambar 4.31 Tampilan form input data riwayat pendidikan
From Input Data Izin
Gam
bar 4.32 Tampilan form input data Ijin
From Input Data cuti
Gambar 4.33 Tampilan form input cuti karyawan
14
From Input Resign karyawan
Gambar 4.34 Tampilan form input resign karyawan
Rancangan out put system
Laporan data karyawan berdasarkan semua karyawan
Gambar 4.38 Tampilan laporan data karyawan berdasarkan semua karyawan
15
Laporan data karyawan berdasarkan tanggal lahir karyawan
Gambar 4.40 Tampilan laporan data karyawan berdasarkan tanggal lahir
Laporan data izin
Gambar 4.42 Tampilan laporan ijin
16
5 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi data pegawai pada
MTs Negeri Ngemplak maka dapat diambil kesimpulan,
1. Cara mudah untuk mendapatkan informasi pengolahan data pengawai
dengan cepat, tepat dan akurat adalah dengan merancang dan membuat
program baru yang sesuai dengan kebutuhan data Pegawai MTs Negeri
Ngemplak.
2. Bagai mana membuat system pengolahan data pegawai yang power full dan
userfriendly dengan cara menggunakan kemajuan teknologi dan
perkembangan IT di zaman yg canggih ini kita sangat dimudahkan untuk
merancang dan membuat program yg berbasis IT, program yang dibutuhkan
untuk membuat program pengolahan data adalah dengan program Microsoft
Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000
3. Bagai mana cara mengolah data pegawai untuk memberikan informasi yang
diperlukan dan bagai mana system itu diterapkan, cara mengolah data
pegawai cukup mudah dengan menginputkan data-data yang telah
disediakan jadi user dengan mudah mengoprasikan program tersebut, cara
menerapkan system tersebut dengan mengadakan pelatihan pada user agar
bisa dan terbiasa mengoprasikan program tersebut.
Adapun kelebihan dan kekurangan program yang penulis buat untuk mengolah
Data Pegawai MTs Negeri Ngemplak antara lain:
1. Kelebihan
a. Aplikasi ini sudah berbasis visual sehingga dapat lebih mudah dimengerti
oleh pengguna dan dapat menampilkan foto pegawai.
b. Aplikasi ini dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data.
c. Aplikasi ini dapat mencetak laporan yang berhubungan dengan pegawai, ijin,
cuti dan resign.
d. Keamanan sistem dan data lebih terjamin dikarenakan telah memanfaatkan
Password yang hanya diketahui oleh yang berwenang dalam memanipulasi
data.
e. Informasi yang dihasilkan lebih lengkap dan akurat karena data yang dapat
dimasukkan hanya data yang sesuai saja.
2. Kekurangan
a. Aplikasi ini belum tersedia fasilitas convert database ke database lainnya
seperti Ms Excel, SQL dan sebagainya.
b. Aplikasi ini tidak mendukung sistem client-server
17
Daftar Pustaka
Hadi, Rahadian. 2001. Pemrograman Windows API dengan Visual Basic. Jakarta: PT
Elex Media Komputindo
Inge Martina. 2003. 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000. Jakarta : PT
Elex Media Komputindo
Jogianto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andy offset.
Kurniadi, Adi. 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo
Ladjamudin, Bin Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :
Graha Ilmu