PENGURUSAN TABUNG
AMANAH RA & COE
BENGKEL PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENYEDIAAN BELANJAWAN
HOLIDAY INN MELAKA
10-12 SEPTEMBER 2012
OLEH :
AMYRUDIN BIN MOHAMAD MALI
[email protected], Ext : 30571
PENGENALAN
1. KLASIFIKASI TABUNG AMANAH & SUMBER
PERUNTUKAN
2. JENIS PERBELANJAAN DIBENARKAN
3. TANGGUNGJAWAB PTJ (RA , COE)
4. ISU-ISU
5. SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
6. LAMPIRAN RINGKASAN KEPADA SUMBER RUJUKAN /
PERATURAN
1. KLASIFIKASI TABUNG AMANAH & SUMBER PERUNTUKAN
AKAUN AMANAH RA / COE (BAJET A)
JENIS SUMBER PERUNTUKAN PERBELANJAAN DIBENARKAN
1. Tabung Operasi Sumber Universiti - Perbelanjaan operasiberdasarkan bajet yang diluluskan
2. Tabung Induk Hasil-Hasil Sewaan / KerjaUjikaji sampel
-Menampung Belanja Operasi
3. Tabung Seminar Yuran Peserta/Penajaanluar
-Perbelanjaan mengadakanseminar seperti yang diluluskandalam Kertas Kerja
4. Tabung Perundingan Geran luar daripadaagensi/kerajaan
-Perbelanjaan Kerja-kerjaPerundingan
2. PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN
PERBELANJAAN OPERASI PERBELANJAAN SEMINAR PERBELANJAAN PERUNDINGAN
SODO B21000 Perjalanan & Sara Hidup-Elaun Makan-Tambang Pengangkutan / EPK-Yuran Kursus-Latihan Staf
- SODO B21000 Perjalanan & Sara Hidup-Elaun Makan-Tambang Pengangkutan / EPK
-
SODO B23000Perhubungan / Utiliti-Bayaran pos biasa, kurier-Telefon-Air, Elektrik- Internet (multimedia)
SODO B23000Perhubungan / Utiliti-Bayaran Pos (Kad jemputan), kurier
SODO B23000Perhubungan / Utiliti-Bayaran Pos (Kad jemputan), kurier
** Lantikan RA/RO adalah tidak dibenarkan menggunakan peruntukan Operasi Pusat Kecemerlangan. Lantikan Kontrak/sementara perlu dibuat menerusi Pejabat Pendaftar
PERBELANJAAN OPERASI PERBELANJAAN SEMINAR
PERBELANJAAN PERUNDINGAN
SODO B24000Sewaan-Bangunan, Ruang, Kenderaan, Alatan, Khemah,Perabot, Kelengkapan
SODO B24000Sewaan-Ruang makmal, dewan seminar,
SODO B24000Sewaan-Ruang makmal, dewanseminar,
SODO B26000Bahan Mentah untuk penyelenggaraandan pembaikan- Alat ganti
- -
SODO B27000Bekalan-Alat tulis, Kertas, toner,
SODO B27000Bekalan- Bahan guna habis, alatulis, kertas
SODO B27000Bekalan- Bahan guna habis, alatulis, kertas
SODO B28000Penyelenggaraan & Pembaikan Kecil- Bangunan, Kemudahan Elektrik, Kenderaan, Peralatan & Lengkapan,Komputer, Alatan Makmal
- -
PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN-SAMB…
** Lantikan RA/RO adalah tidak dibenarkan menggunakan peruntukan Operasi Pusat Kecemerlangan. Lantikan Kontrak/sementara perlu dibuat menerusi Pejabat Pendaftar
PERBELANJAAN OPERASI PERBELANJAAN SEMINAR
PERBELANJAAN PERUNDINGAN
SODO B29000Perkhidmatan Ikhtisas danHospitaliti-Bengkel Perancangan PTJ (Pakej)-Upah-Bayaran Syarahan Sambilan-Keraian-Pendahuluan Pelbagai (Petty Cash)-Elaun Panel Penilai
SODO B29000Perkhidmatan Ikhtisasdan Hospitaliti-Keraian (Makan minumurusetia, penceramah)-Perkhidmatanpengiklanan /percetakan(Brocure,Banner, iklan, Backdrops)-Cenderamata-Bengkel (Pakej)- Upah / Saguhati
SODO B29000Perkhidmatan Ikhtisas danHospitaliti-Yuran Perundingan-Upah
PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN-SAMB…
• Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, PT yang dihantar ke Pejabat Bendahari lengkap beserta dokumen sokongan yang diperlukan.
• Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, PT dibuat selaras dengan peraturan perbendaharaan dan yang digunapakai oleh Pihak Universiti.
• Memastikan bahawa bayaran/tuntutan yang dibuat teratur, munasabah dan berpatutan serta mengawal perbelanjaan tuntutan yang berkenaan.
• Memastikan semua dokumen yang di perlukan dilampirkan ke Pejabat Bendahari.
• Menyimpan rekod transaksi kewangan dan memastikan rekod kewangan dipadan suai (reconcile) dengan rekod kewangan pejabat bendahari (Lejer Projek & Penyata Pendapatan Terperinci) (Rujuk :Contoh Lejer Projek dan Penyata Pendapatan Terperinci)
TANGGUNGJAWAB PTJ (RA/COE)
ISU - ISU
• 1. Dokumen pembayaran dikemukakan ke Pejabat Bendahari tidak lengkap.
Contoh:- Invois tiada perakuan pembayaran pegawai, tiada surat arahan bertugas, tidak mengisi e-form, maklumat tuntutan tidak lengkap.
Akibat:-
a) Dokumen terpaksa dikembalikan ke PTJ dan ini telah melengahkan pembayaran dibuat kepada pembekal dan staf.
b) Unit bayaran membayar tuntutan berdasarkan maklumat yg ada shj kerana kegagalan menghubungi staf/penuntut bayaran melalui telefon
ISU - ISU
• 2. Pesanan Tempatan disediakan menggunakan vot yang salah (sengaja atau tidak sengaja)
Akibat:-
a) Proses pembetulan Vot terpaksa dibuat terlebih dahulu sebelum proses penyediaan cek dapat dilakukan. Ini telah memanjangkan proses pembayaran secara keseluruhannya.
ISU - ISU
3. Tuntutan bil/invois melangkaui tahun dan tiada pengesahanpembayaran dari PTJ
Akibat:-
a) Kelewatan pembayaran kepada pembekal. Dokumen terpaksadipulangkan kepada PTJ untuk disahkan pembayaran, mendapatkan akuansumpah, salinan invois disahkan benar.
- Pegawai yang membuat perolehan perlu bertanggungjawab untukmengesahkan pembayaran.
- Menjejaskan nama baik Universiti atas kelewatan pembayaran
ISU - ISU
• 4. Perolehan yang telah dibuat tidak dibenarkan berdasarkan Peraturan Universiti yang digunapakai.
Contohnya:- Perolehan yang sepatutnya menggunakan PT (jumlah keseluruhan perolehan melebihi RM 1,000 ) tidak dipatuhi.
Invois telah diperolehi drp pembekal PT tidak di keluarkan.(Seminar/Kursus : Alasan lazim-Dibuat secara last minit / buat dahulu tanpa rujuk ke bhgn kewangan)
Akibat:-
a) Perlanggaran peraturan dalam Proses Perolehan yang dibuat menyebabkan Proses Pembayaran menghadapi masalah.
- Pegawai kurang bertanggungjawab dalam urusan perolehan
menyebabkan masalah ini timbul.
- Pembekal/Staf yang menjadi mangsa kelewatan pembayaran.
ISU - ISU
• 5. Memecahkecilkan Perolehan
-Perolehan bawah RM 1,000.00
Akibat:-
Perolehan bawah RM 1,000.00
:-Aktiviti memecahkecilkan perolehan merupakan suatu kesalahan dalam peraturan kewangan kerajaan.
• 6. Mencampuraduk Projek Perundingan / seminar / projek-projek khas dalam Tabung Induk / Tabung Operasi Pusat Kecemerlangan
Akibat:-
-Sumber Pendapatan /terimaan/Perbelanjaan bercampur aduk dalam satu tabung.
-Kegagalan mengenalpasti transaksi kewangan & Pelaporan gagal dibuat / kurang tepat
:-Aktiviti tersebut merupakan suatu kesalahan dan pelanggaran terhadap garis panduan tabung dan mengundang kepada teguran audit.
-
ISU - ISU
• 6. Invois/bill ditujukan terus ke Pejabat Bendahari oleh
Pembekal
Akibat:-
a) Pengesanan bil/invois terpaksa dilakukan terlebih dahulu oleh PihakPejabat Bendahari dan seterusnya diberi ke PTJ yang berkenaan untuktindakan selanjutnya.
:-Aktiviti ini memanjangkan tempoh proses bayaran secara
keseluruhannya
ISU - ISU
• 7. Sistem belum matang
• 8. Perbelanjaan melebihi peruntukan
• 9. Kurang mahir dengan sistem
• 10. Terlalu lewat kemukakan permohonan pendahuluan
• 11. Tidak buat pelarasan pendahuluan
• Kandungan SPP. Bil 7/2006
Tarikhbekalan/perkhidmatan
lengkap diterima.
0 hari 7 hari 14 hari9 hari
E-form dan dokumensokongan diterima di
Pejabat Bendahari
Daftar/Mohon bayaran diPTJ (e- form)
TarikhCek Siap
Proses Penyemakan danPengesahan Bayaran di PTJ/
Fakulti/RA/COE
Proses Pembayaran & Penyediaan Cek di Pejabat
Bendahari
SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
1. Perjalanan :Tugas Rasmi (Dalam Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003- Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006 (Perbatuan)- Pekeliling Pentadbiran Bil. 7/2007 (Perbatuan)- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2010- Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 10/2010- Pekeliling Perkhidmatan Bil 1/2012 (Klausa Elaun Perjalanan Kenderaan)
Tugas Rasmi (Luar Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003- Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil. 1 Tahun 2009
2. Perjalanan:Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005- Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 10/2010
SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri)- Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005
3. Saguhati/Honorarium - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1995- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1996- Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005- Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2008
4. Pendahuluan StafPerjalanan- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 - Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 1998Pelbagai - Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 tahun 1990
• Elaun Makan
• Sewa Hotel
• Elaun Lodging
• Elaun Harian
• Perbatuan
• Tambang Gantian
• Tambang Pengangkutan Awam cth. teksi
• Pelbagai cth. dobi,parking,cas panggilan telefon
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
1.Perjalanan:-Tugas Rasmi (Dalam Negeri)
Gred Elaun Makan Hotel Lodging
Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Utama/Khas A keatas
115.00 165.00 300.00 300.00 80.00 85.00
Utama/Khas B dan C
100.00 130.00 300.00 300.00 75.00 80.00
53 to 54 85.00 115.00 300.00 300.00 70.00 75.00
45 to 52 60.00 80.00 180.00 200.00 60.00 70.00
41 to 44 45.00 65.00 160.00 170.00 55.00 60.00
27 to 4017 to 26
40.0040.00
55.0055.00
140.00130.00
160.00150.00
45.0040.00
50.0045.00
1 to 16 35.00 50.00 120.00 140.00 35.00 40.00
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
1.Perjalanan:-Tugas Rasmi (Luar Negeri)
Gred Elaun Makan Hotel Lodging
Kadar/Hari Kadar/Hari
Utama/Khas Akeatas
370.00 Actual (Standard Suite) Appendix 1
Utama/Khas B dan C 340.00 Actual (Standard Room) Appendix 1
53 to 54 320.00 Actual (Standard Room) Appendix 1
45 to 52 270.00 Actual (Standard Room) Appendix 1
1 to 44 Appendix 1 Actual (Standard Room) Appendix 1
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
Appendix 1Berdasarkan Appendix A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun2003 & Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 2009
Category Elaun Makan (RM)Pendahuluan /Sewa Hotel
(RM) Lelaun Lojing (RM)
I 175 400 100
II 195 440 120
III 215 480 140
IV 235 520 160
V 255 560 180
Category I
Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu
Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam
Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka
Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania
Cambodia India Mynmar Philippines Tonga
Category II
Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu
Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland Zimbabwe
Botswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan
Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand
Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia
Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda
Guinea Malta South Africa Uruguay
Samb. Appendix 1Category III
Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia Sudan
Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan
Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway Turkmenistan
Australia Cuba Ireland Lebanon Qatar Ukraine
Austria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan
Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia
Bahrain Kasakstan Moldova Spain
Category IV
Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela
Bosnia-Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen
Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia
Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria
Category V
Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates
Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom
Finland Italy St. Lucia Turkey USA
Japan Macau Mexico
2.Menghadiri Kursus/Seminar(Dalam Negeri)-KursusGred Elaun Makan Hotel Lodging
Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Utama/Khas A keatas
90.00 120.00 300.00 300.00 80.00 85.00
Utama/Khas B dan C
90.00 120.00 300.00 300.00 75.00 80.00
53 to 54 70.00 90.00 300.00 300.00 70.00 75.00
45 to 52 60.00 80.00 145.00 160.00 60.00 70.00
41 to 44 45.00 65.00 130.00 140.00 55.00 60.00
17 to 40 40.00 55.00 80.00 100.00 35.00 40.00
1 to 16 35.00 50.00 65.00 80.00 30.00 35.00
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
2.1 Menghadiri Kursus/Seminar(Luar Negeri)
Gred Elaun Makan Hotel Lodging
Rate/day Rate/day
Utama/Khas Akeatas
300.00 Actual (Standard Room) Appendix 2
Utama/Khas B dan C 270.00 Actual (Standard Room) Appendix 2
53 to 54 240.00 Actual (Standard Room) Appendix 2
45 to 52 200.00 Actual (Standard Room) Appendix 2
1 to 44 Appendix 2 Appendix 2 Appendix 2
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
Appendix 2Berdasarkan Appendix C,Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005
Category Meal Allowance (RM) Advance /Hotel Rental (RM) Lodging Allowance (RM)
I 100 200 100
II 120 300 120
III 140 400 140
IV 160 500 160
V 180 600 180
Category I
Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu
Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam
Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka
Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania
Cambodia India Mynmar Philippines Tonga
Category II
Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu
Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland Zimbabwe
Botswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan
Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand
Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia
Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda
Guinea Malta South Africa Uruguay
Category III
Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia Sudan
Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan
Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway Turkmenistan
Australia Cuba Ireland Lebanon Qatar Ukraine
Austria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan
Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia
Bahrain Kasakstan Moldova Spain
Category IV
Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela
Bosnia-Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen
Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia
Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria
Category V
Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates
Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom
Finland Italy St. Lucia Turkey USA
Japan Macau Mexico
Con’t Appendix 2
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN