PEMBUATAN PERENCANAAN STRATEGISSISTEM INFORMASI DENGAN METODE
ANALISA SWOT DAN BSC UNTUK MENINGKATKAN DAYA SAING DI PT. XYZ
UNTUK TAHUN 2010 - 2015
Regina A. Koilam9108.205.304
Latar Belakang
Peningkatan Konsumsi Pelumas di IndonesiaTahun 2007 : 760 juta liter; Tahun 2008 : 800 juta liter
(Aspelindo, 2009)
Peningkatan Jumlah Distributor Pelumas di IndonesiaTahun 2009 Eceran : 744 dan Industri : 762
(Yellow Pages, 2009)
PT. XYZPembuatan keputusan untuk investasi Sistem Informasi bersifat Insidentil
Penerapan Sistem Informasi yang pernah dilakukan tidak memberikan kontribusi dalam bisnisnya
PT. XYZSegmen Pasar Utama: Daerah Sulawesi Utara, Ambon dan Ternate
(Perusahaan Minyak, Pengalengan Ikan, Tambang)
PT. XYZ
Jumlah Karyawan >100 karyawan
Total Transaksi :30ribu L/minggu
dengan total transaksiratusan
Pengadaan Barang (Inventory), Penjualan yang terdiri dari
(Pengadaan Kerja Sama, sertamelalui Salesman, Pemasaran), Manajemen Inventory, Sistem
Warehousing, SistemPendistribusian, Sistem
Akuntansi dan Keuangan, sertaSumber Daya Manusia
Foto 1 Gudang dari PT. XYZ
Perumusan Masalah
1. Bagaimana Strategi Sistem Informasiuntuk PT. XYZ?
2. Bagaimana Strategi Teknologi Informasiuntuk PT. XYZ?
3. Bagaimana Strategi Manajemen SistemInformasi / Teknologi Informasi untuk PT. XYZ?
Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan : Explanatory dengan pendekatan Kualitatif◦ Meningkatkan Daya Saing Usaha dengan membuat
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Manfaat : Applied Research◦ Membantu pihak manajemen dalam melakukan
pendefinisian arah pengembangan usaha dari PT. XYZ◦ Membantu pihak PT. XYZ dalam melakukan rencana
pengimplementasian Sistem Informasi◦ Membantu pihak manajemen PT. XYZ dalam
pengembangan usaha dan menghadapi persainganbisnis yang terjadi melalui penerapan Sistem Informasi
TeoriPerencanaan Sistem
Informasi Organisasi / Perusahaan
Kondisi Internal Kondisi Eksternal(PEST)
SWOT AnalysisStrategi TI
Strategi Manajemen SI / TI
Daftar Aplikasi
BSC AnalysisArsitektur Sistem Informasi
Matriks Mc Farlan
Metodologi Penelitian
Analisa SWOT Analisa BSC Daftar Aplikasi Potensial
Matriks Mc Farlan
Arsitektur Aplikasi
Aktivitas Perencanaan
Bisnis
Tahap 0Penentuan Lingkup
dan Konteks
Tahap 1Penentuan Strategi Bisnis
Perusahaan
Tahap 2Penentuan Arahan Masa
Datang Perusahaan
Tahap 3Penentuan Aplikasi
Potensial Perusahaan
Tahap 4Penentuan Perencanaan
Sistem Informasi Perusahaan
Studi Literatur
1.1
Informasi Kondisi Internal
Perusahaan
1.2
Informasi Kondisi Eksternal
Perusahaan
1.3
Informasi terkait dengan Tekanan
Golongan Perusahaan
1.4
Identifikasi Strategi
Perusahaan
2.1
Identifikasi Inisiatif
Perusahaan
2.2
Identifikasi Program dan
Aktivitas Perusahaan
2.3
Identifikasi Kebutuhan Data /
Informasi
3.1
Identifikasi Sistem Informasi yang ada di Perusahaan saat
ini
3.2
Identifikasi Integrasi Antar
Potensi Aplikasi
4.2
Pengelompokkan Potensi Aplikasi
4.1
Strategi TI
Tahap 5Penentuan Strategi Teknologi
Informasi Perusahaan
Analisis Portfolio Aplikasi
5.1
Analisis Organisasi SI
5.2
Strategi Manajemen SI
Tahap 6Penentuan Manajemen
Strategi Sistem Informasi Perusahaan
Analisis Investasi SI
6.1
Analisis Vendor Policy
6.2
Analisis SDM (Edukasi)
6.3
Analisis Sistem Informasi Akuntansi
6.4
Analisis Sumber Daya Informasi
5.3
Pengaturan Aplikasi dan Teknologi
5.4
Perencanaan Sistem Informasi Strategis PT. XYZ
Matriks SWOT
Strategy Map Perusahaan
Cascading – Strategy Map Departemen(Penjualan dan Pemasaran)
Cascading – Strategy Map Individu(Salesman)
Identifikasi Data & Informasi(Aplikasi Potensial)
Ref Aktivitas Data Informasi Aplikasi
2.1.1 Melakukan penawarankepada pelanggan
Pelanggan, Kaeyawan, Barang, Harga, Daerah Pemasaran, PesananPenjualan
Pesanan Pelanggan Penjualan
3.1.1 Melakukan seleksi terhadapurgensi dari aktivitas yang harus dibiayai
Biaya, Aktivitas, Akun Biaya per Aktivitas, Urutan Prioritas Aktivitas
Akuntansi
3.2.17 Mengikuti pelatihan Karyawan, Training,Kompetensi, Kinerja
Kebutuhan Kompetensi, Jenis Trainning, Capaian, Tujuan, Pelaksanaan Trainning
Training
4.1.4 Melakukan evaluasiterhadap permintaankebutuhan pembelian yang diajukan oleh departemenlain
Departemen, Karyawan Permintaan Pembelian Pembelian
Lampiran D danTabel 5.4
Aplikasi Potensial dan Fitur (1)Aplikasi Fitur
Akuntansi Pembuatan JurnalPengakuan Pendapatan dan BebanPerhitungan BiayaPencatatan TransaksiPembuatan Laporan KeuanganAlokasi BiayaPenentuan Prioritas Aktivitas BiayaPendefinisian Pos pada Laporan KeuanganAnalisis LaporanTemuan
Penggajian Perhitungan GajiPerhitungan BonusPengalokasian Beban Pajak PenghasilanPerhitungan Jam Kerja Aktual
Karyawan Data KaryawanEvaluasi KaryawanKompetensi KaryawanPerhitungan Bonus
Kerja sama Manage Kerja samaIdentifikasi Kerja samaPotensi Kerja samaEvaluasi Kerja sama
Aplikasi Potensial dan Fitur (2)Aplikasi Fitur
Keuangan Aging ScheduleJatuh Tempo UtangJatuh Tempo PiutangPelunasan UtangPelunasan PiutangPembayaranLaporan KasPosisi KasProyeksi KeuanganTren Keuangan
Knowledge Management Pengolahan dan Analisis Standar Akuntansi dan KeuanganPendekatan Kerja samaPengalokasian Biaya
Layanan Konsumen LayananIdentifikasi LayananKepuasan KonsumenPenggunaan Layanan
Manajemen Infrastruktur KapasitasAlokasi PenggunaanPerawatanLayoutJadwal PenggunaanKondisi InfrastrukturRencana Pemakaian
Aplikasi Potensial dan Fitur (3)Aplikasi Fitur
Manajemen Sediaan Penerimaan BarangPengeluaran BarangPenyimpanan BarangPosisi StokSafety StokKualitas BarangKualifikasi Barang
Mapping Jalur DistribusiJalur PenjualanDaerah Pemasaran Potensial
Pembelian Permintaan PembelianPesanan PembelianPembelianPembayaranReturEvaluasi Pembelian
Penjualan Pesanan PenjualanPenjualanPelunasanReturEvaluasi Penjualan
Aplikasi Potensial dan Fitur (4)Aplikasi Fitur
Positioning Identifikasi PesaingAnalisis Data HistorisTrenEvaluasi Positioning
Scheduling Jadwal Kunjungan SalesmanJadwal Distribusi
Training KompetensiTrainingKebutuhan TrainingJadwal TrainingAlokasi Karyawan (Training)Evaluasi Training
Aplikasi Potensial (Matriks Mc Farlan)
Strategic High PotentialKnowledge ManagementMappingPositioning
AkuntansiPenggajianKaryawanKeuanganKerja samaManajemen Infrastruktur
Layanan Konsumen Manajemen SediaanPembelian SchedulingPenjualan Training
Key Operational Support
Arsitektur Aplikasi
SISTEM INFORMASI DISTRIBUTOR PT. XYZ
Akuntansi
Fs. Akuntansi
Penggajian
Fs. SDM
Keuangan
Fs. Keuangan
Pembelian
Fs. Pembelian
Penjualan
Fs. Penjualan
Layanan Konsumen Kerja SamaKaryawan Manajemen
InfrastrukturManajemen
Sediaan
TrainningScheduling Mapping
Knowledge Management Positioning
Sistem Operasi; Windows Server
Mic
roso
ft O
ffice
; Em
ail
Fung
sion
alS
trate
gis
Mid
dle
Organisasi Sistem InformasiVisi: Menjadikan Sistem Informasi yang andal, akurat dan
tepat terkait dengan pengelolaan perusahaan, danmenjadikannya sebagai satu kesatuan dengan perusahaan
Misi: Mengintegrasikan teknologi informasi untuk
menggerakkan dan mendorong percepatan danimplementasi layanan operasional
Memperbaiki kinerja orang yang ada di dalamPerusahaan dengan pemanfaatan teknologi informasi
Penambahan satu bagian baru yaitu Staff Maintenance IT
Road Map (2010 - 2015)Lampiran F Transactional Focus
◦ Penjualan◦ Pembelian◦ Layanan Konsumen◦ Akuntansi◦ Keuangan◦ Penggajian
Company Controlling◦ Manajemen Sediaan◦ Manajemen Infrastruktur◦ Scheduling◦ Karyawan◦ Trainning
Company Improvement◦ Kerja sama◦ Mapping◦ Knowledge Management◦ Positioning
Pengaturan Aplikasi
R R U R R - R U - - -R R R R U - - - - U -U U R U R R - - R - -R R U R R - U R - - -U U U U U U U U U U UR U R R R U - - - - -R U R U R - - - - - UR U R U R - - - - - UR U R U U U - - - - -R R R U R - - - U - -R U R R R U - - - - -R R R R U - - - - U -U U U U U - - - - - -R U R R R U - - - - -R R R R U - - - - R -
Staf
f Gud
ang d
an P
engi
riman
Akuntansi
Kerja samaKeuangan
Staf
f Pem
belia
n
Staf
f Pen
ggaj
ian
Knowledge Management
Man
ajer
Sum
ber D
aya M
anus
ia
Staf
f Pen
jual
an d
an P
emas
aran
(Sal
esm
an)
Staf
f Keu
anga
n
Staf
f Aku
ntan
si
Daftar Aplikasi
Peng
guna
Dire
ktur
Uta
ma
Man
ajer
Pen
jual
an d
an P
emas
aran
Man
ajer
Aku
ntan
si da
n Ke
uang
an
Karyawan
Man
ajer
Pem
belia
n
Penjualan
PositioningSchedulingTrainning
Layanan KonsumenManajemen InfrastrukturManajemen SediaanMappingPembelian
Penggajian
Pengaturan Teknologi
Manajemen SI/TI
Investasi Sistem Informasi PemilihanVendor SDM (Edukasi) Implementasi Roadmap Penggunaan Aplikasi Sistem Akuntansi
Sekian dan Terima Kasih