Elaborado por:

Ángel Gabriel j. Rodríguez s..

Trabajo deGestión secretarial

ATENCION Y SERVICIO AL CLIENTE

LA ESTRATEGIA DE SERVICIO

LA SECRETARIA RELACIONISTA

EL PREOTOCOLO

Temas en relación

LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Nuestro propósito siguiente es definir los aspectos que se deben tener en cuenta en al preparación de eventos externos .

Los eventos reúnen personas con identidad de intereses. Son el medio mas adecuado para intercambiar puntos de vista sobre temas específicos. Por su complejidad y por la diversidad de personas que en ellos intervienen, exigen una planeación minuciosas , para logar resultados muy positivos .

Aun cuando no es posible prever la totalidad de los pormenores que se pueden presentar en la realización de un evento , si podemos aproximarlos al éxito del mismo , si lo planificamos cuidadosamente ; esto es , considerar todos los detalles, prever todos los servicios y anticiparnos a solucionar posibles imprevistos.

LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LOS EVENTOS

SE CLASIFICAN EN TRES CATEGORIAS

Quienes se encargan de su organización son responsables directamente de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo. Se constituye comités para alcanzar el éxito deseado.

Quienes tienen a su cargo la parte académica o técnica, denominados conferencistas

Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos, son estos los participantes o invitados.

1

2

3

PLANEACIO

N DE U

N

EVENTO

1. Definir los objetivos 2. Programación académica y social3. Duración4. Numero de asistentes

ASPECTOS A CONSIDERAR

Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.

DEFINIR LOS OBJETIVOS

Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico, con el cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también, en este momento, las posibles actividades culturales y sociales que se presentaran.

PROGRAMACION ACADEMICA Y SOCIAL

La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece de una vez la duración del evento.

DURACION

Para seleccionar el sitio de reuniones es indispensable hacer un análisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de asistentes.

NUMERO DE ASISTENTES

PRESUPUESTO

GENERAL DE U

N

EVENTO

El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignara esta y otras funciones a cumplir durante la realización del evento .

El numero de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización pueda dedicar para este fin.

las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del evento.

Salones de conferencias.

Actos sociales

Material impreso

Transporte terrestre y aéreo.

Invitados especiales

Alquiler de recursos físicos como: SONIDO, FAX,EQUIPO DE TRADUCCION.

Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento.

En primera instancia, debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignaran funciones y elaboraran el plan general de trabajo, por lo mínimo de cuatro meses de anticipación.

Tiene a su cargo la parte financiera del evento(movimiento de cuentas, pagos, facturas, recaudos por inscripciones) el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones y recursos físicos .

COMITÉ DE ADMINISTRACION

LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

Comité académico

Se encargara de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y relatoras y de coordinar la recepción de las ponencias , conferencias, discursos y conclusiones, harán parte de la memoria del evento.

Comité de relaciones publicas

Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, este es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités .

PROMOCIO

N Y

DIVULG

ACION

Esta es la encargada de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos:

fecha y sede del evento objetos programa académico programa social Expositores tarifas de hoteles Solicitud valor y dirección de la inscripción fecha máxima de confirmación nombres de los integrantes del comité organizador.

INSCRIPCIONES

En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por lo contrario, los tramites son confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada , una imagen negativa y de descontento, lo que dificultara el desarrollo normal del evento.

El sitio de as inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un gran numero de asistentes . Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los que exija el mismo.

Escarapelas y materiales

La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se ha familiarizado con ella.. La escarapela debe contener el nombre completo del participante , procedencia (empresa-ciudad) y el cargo.

Recepción, alojamiento e información

Este es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.

TRANSPORTEEs el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal den general que forme parte de del evento. Debe prever la contratación de vehículos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del evento.

ACTOS SOCIALESCorresponde a este subcomité la coordinación del programa social del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos , refrigerios .

PROTOCOLOVela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento . Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres

Secreta

ría d

el

evento

Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento, envió, recibo y tramitación de correspondencia(correo, fax) de los asistentes del evento.

Son sus funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan durante el evento.

El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros eventos. La manera mas objetiva de realizarlo es atreves de una reunión con todos los integrantes de los comités.

Es un compromiso del coordinador general del evento enviar, cuanto antes, las memorias a cada uno de los asistentes e invitados, en caso de no haber sido entregadas al finalizar el evento. Igualmente enviar tarjetas de agradecimiento por la asistencia y participación tanto a los asistentes como a los expositores y entidades que estuvieron vinculadas.

ETAPA POST-EVENTO

Existen reglas que por norma o por tradición se deben seguir dentro de la practica de las relaciones publicas. Las siguientes son normas comunes a todos los actos, trátense de inauguraciones, clausuras, aniversarios o menciones especiales.Himnos IntervencionesMesa principalBanderasAtrilActo socialCorte de cinta.

Reglas del protocolo

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