NVS – Finanzmanagement in der hessischen Landesregierung
Günter Weiland ([email protected])
Hessische Staatskanzlei
Speyer, 10.09.2002
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Agenda
• Inhalte des Projektes Neue Verwaltungssteuerung (NVS)
• Zeitplanung (Staffelplanung)• Vorgehensweise im Gesamtprojekt• Vorgehensweise im Umsetzungsprojekt • Fazit
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Die gesamte hessische Landesverwaltung soll bis 2008 grundlegend
modernisiert werden. Ziel dabei ist es, die Wirtschaftlichkeit der
Landesbehörden zu verbessern.
dezentrale Ressourcenverantwortung; Zusammenführung von Aufgaben- und Ergebnisverantwortung
Produkt-/ Programmhaushalte produktorientierte Aufbau- und Ablauforganisation
Steuerung des Haushalts über eine ergebnisorientierte Mittelzuweisung (Kontraktmanagement)
Einführung einer mittelfristigen Entwicklungs- und Finanzplanung Einführung eines neuen Rechnungswesen•
Beschränkung der Kameralistik auf das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß
Was ist das Projekt NVS?
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Einführung eines neuen Rechnungswesen mit:• doppelter Buchführung• Kosten- und Leistungsrechnung• Controllingauf der Basis der Standardsoftware SAP R/3
Steuerung des Haushalts über eine ergebnisorientierte Mittelzuweisung
„Enormer“ Umfang der Umsetzung : • landesweite Einführung • 9 Ressorts • 800 Dienststellen • ca. 15.000 Anwender
Beschränkung der Kameralistik auf das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß• Haushaltsgrundsätzegesetz
Besonderheiten des hessischen Ansatzes
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Zeitplanung (Staffelplanung)Überblick von 2001 bis 2008
Entwicklung LRM1
LRM 1 und 2 (Kostenstellenrechnung / Kostenträgerrechnung)
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Die Einführung des LRM 1 wird bis 31.12.02 abgeschlossen und danach durch das LRM 2 ersetzt
LRM 1LRM 2Produktivstart Piloten
Produktivstart Staffel 1b
Produktivstart Staffel 1a
Produktivstart Staffel 3b
Produktivstart Staffel 3a
Produktivstart Staffel 2b
Produktivstart Staffel 2a
Entwicklung LRM 2
Einführung LRM 2
Einführung Landes-
referenzmodell
(LRM)
Entwicklung Produkthaushalt
Einführung Produkthaushalt
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Vorgehensweise im Gesamtprojekt
Phase IV: Produktiv-
betrieb
Phase IV: Produktiv-
betrieb
Technische Infrastruktur
Informations- und AkzeptanzmanagementInformations- und Akzeptanzmanagement
Projektmanagement und QualitätssicherungProjektmanagement und Qualitätssicherung
• Planung undVorbereitung• Delta-Analyse• Anpassung• Test und Datenübern.• Migration
• Planung undVorbereitung• Delta-Analyse• Anpassung• Test und Datenübern.• Migration
Systemausprägung
Aufbauorganisation
Systemausprägung
Aufbauorganisation
Prozess-entwicklung
Prozess-entwicklung
SchulungSchulung
Unterstützung Produktiv-betrieb
Unterstützung Produktiv-betrieb
ÜbergabeÜbergabe
Nutzen-realisierungNutzen-realisierung
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase II:Detaillierung&Entwicklung
Phase II:Detaillierung&Entwicklung
Phase I:Planung & Konzeption
Phase I:Planung & Konzeption
Plan-ung und Stra-tegie-entwik-klung
Plan-ung und Stra-tegie-entwik-klung
SAP-Archi-tektur
Betriebs-wirtschaft. Konzeption
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Geschäftsprozess-analyse als Grundlage
Phase II:Detaillierung&Entwicklung
Phase II:Detaillierung&Entwicklung
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Basis für die Umsetzung ist das Landesreferenzmodell (LRM)
Personalwesen
Rechnungswesen
Te
ilprojekt 1
Te
ilprojekt 2
Te
ilprojekt 3
Te
ilprojekt n
Personalwesen
Rechnungswesen
Te
ilprojekt 1
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ilprojekt 2
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ilprojekt 3
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ilprojekt n
Personalwesen
Rechnungswesen
Te
ilprojekt 1
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ilprojekt 2
Te
ilprojekt 3
Te
ilprojekt n
Personalwesen
Rechnungswesen
Te
ilprojekt 1
Te
ilprojekt 2
Te
ilprojekt 3
Te
ilprojekt n
Umsetzungs-projekt n
Umsetzungs-projekt 3
Umsetzungs-projekt 2
Umsetzungs-projekt 1Rechnungswesen
Landesreferenz-modell
Entw
icklungsprojekt 1
Entw
icklungsprojekt 2
Entw
icklungsprojekt 3
Entw
icklungsprojekt n
Personalwesen
Das Landesreferenzmodell bildet einheitliche, landesweit gültige Verwaltungsprozesse ab. Im Rahmen der Einführung wird das LRM den Ressortspezifika angepasst.
Phase II:Detaillierung&Entwicklung
Phase II:Detaillierung&Entwicklung
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Ablauf eines
Einführungsprojektes
Monate vor Produktivstart -18 0 -16 -14 -10 -8 -6 -4 -2 -20 -12 2 -22
Verifikation der BWL-
Vorarbeiten
Verifikation der BWL-
Vorarbeiten
Durchführung Umsetzungsprojekt (UP)Durchführung Umsetzungsprojekt (UP)
ProduktivstartStart Umsetzungsprojekt
Vorarbeiten in den Ressorts / DienststellenVorarbeiten in den Ressorts / Dienststellen
SAP- Schulung:UP-Team,
SAP- Schulung:UP-Team,
Grundlagen-schulung:
SAP-Anwend.
Grundlagen-schulung:
SAP-Anwend.
SAPSchulung:
SAP-Anwend.
SAPSchulung:
SAP-Anwend.
Start Einführungsprojekt
Grundlagen-schulung
UP-Mitarbeiter
Grundlagen-schulung
UP-Mitarbeiter
Schulung:Führungs-
kräfte
Schulung:Führungs-
kräfte
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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Vorarbeiten in den
Ressorts/DienststellenFür eine effiziente und termingerechte Einführung ist eine detaillierte Planung und Vorbereitung bis zur Produktivsetzung erforderlich.
Monate vor Produktivstart
Start Umsetzungsprojekt
-17 -13 -16 -15 -14 -12 -11 -10 -9 -8 -18 -19
Gen. organisatorische Vorbereitungen
Gen. organisatorische Vorbereitungen
Vorbereitungen im Bereich Kostenstellendefinition
Vorbereitungen im Bereich Kostenstellendefinition
Anlagenbuchhaltung, Bilanz VKR, Kosten- u. Leistungsartenplan
Anlagenbuchhaltung, Bilanz VKR, Kosten- u. Leistungsartenplan
Materialwirtschaft-LogistikMaterialwirtschaft-Logistik
Vorbereitungen im Bereich Organisation-AufbauVorbereitungen im Bereich Organisation-Aufbau
Vorbereitungen im Bereich Organisation-AblaufVorbereitungen im Bereich Organisation-Ablauf
IT-SystemeIT-Systeme
Kostenträger- und Zieldefinition/IBLV (LRM2)Kostenträger- und Zieldefinition/IBLV (LRM2)
Vorarbeiten im Bereich Personalentwicklung
Vorarbeiten im Bereich Personalentwicklung
-7
Vorbereitungen im Bereich IBLV Vorbereitungen im Bereich IBLV
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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Organisation des Umsetzungsprojektes
Lokale IT Finanz-/Anlagen-buchhaltung
(FI/AA)
Material-
wirtschaft/
Vertrieb (MM/SD)
Controlling
(CO)
Finanz-management (FM)
Umsetzungsprojektleitung Vertretung
OrganisationOrganisation
Projekt-controlling
Projekt-controlling
InfomanagementInfomanagement
Nach Bedarf:weitere Fach-spezialisten
Nach Bedarf:weitere Fach-spezialisten
KLRKLR
Projektbegleitung
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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Checkliste - Kostenstellendefinition
Ausprägung Muss Verantwortlich Status Quo Geplante Schritte Bis
wann?Unterstützungs-
bedarf?Kommentar
KriteriumKostenstellendefinitionDefinition von Kosten- und Leistungsstellen durchführen
Organisationseinheiten XGrundstücke und Gebäude
X
ggf. weitere Kostenstellen
X
Abrechnungs-systematische Kategorisierung der Kostenstellen vornehmen
X
Festlegung statistischer Kennzahlen je Kostenstelle vornehmen
X
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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Checkliste - Kostenträgerdefinition
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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Bsp. – Kostenstellen-struktur (1)
Top-Knoten Lande Hessen
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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Bsp. – Kostenstellen-struktur (2)
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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Bsp.- Kosten-trägerstruktur
SAP-Innenauftrag Produkt Leistung
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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-10 -6 -9 -8 -7 -5 -4 -3 -2 -1 +1
Produktiv-unterstützung
Produktiv-unterstützung
Delta-AnalyseDelta-Analyse
Migration / Datenübernahme in SAPMigration / Datenübernahme in SAP
Anpassung LRMAnpassung LRM
ProduktivtestProduktivtest
SAP-Schulung AnwenderSAP-Schulung Anwender
Schulungen Führungskräfte
Schulungen Führungskräfte
SAP-SchulungUmsetzungsprojekt-
mitarbeiter
SAP-SchulungUmsetzungsprojekt-
mitarbeiter
Monat
PlanungPlanungVorbereitungVorbereitung
Grundlagenschulungen Anwender
Grundlagenschulungen Anwender
Servicevereinbarung HCC Servicevereinbarung HCC
GrundlagenschulungUmsetzungsprojekt-
mitarbeiter
GrundlagenschulungUmsetzungsprojekt-
mitarbeiter
Produktivstart
Durchführung
Umsetzungsprojekt
Akzeptanz- und InformationsmanagementAkzeptanz- und Informationsmanagement
Technische VorbereitungTechnische Vorbereitung
12 Monate vor Produktivstart
Phase III:Einführung/Umsetzung
Phase III:Einführung/Umsetzung
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VorbereitungVorbereitung
Schulungen
Die Schulung der Umsetzungsprojektmitarbeiter sowie der zukünftigen SAP-Anwender soll unter Berücksichtigung der Aufgaben bei der Umsetzung den Vorkenntnissen und Verfügbarkeiten entsprechend erfolgen.
Monat
ProduktivstartProduktivstart
Schulung Umsetzungprojektmitarbeiter
Schulung Umsetzungprojektmitarbeiter
Schulung Anwender/ FührungskräfteSchulung Anwender/ Führungskräfte
Anwender: Grundlagenschulung, SAP-Schulung Führungskräfte (Informationsnutzer): SAP-Schulung
• Grundlagenschulung• SAP-Schulung
Datenübernahme in SAP-System (Migration)
Datenübernahme in SAP-System (Migration)
PlanungPlanung
Delta-AnalyseDelta-Analyse
Anpassung LRMAnpassung LRM
ProduktivtestProduktivtest
UnterstützungProduktivbet.UnterstützungProduktivbet.
-9 -5 -8 -7 -6 -4 -3 -2 -1 +1
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Für eine effiziente und termingerechte Umsetzung in den Dienststellen ist eine detaillierte Planung aller Arbeitsschritte bis zur Produktivsetzung erforderlich.
-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1
ProduktivstartPlanung/
UmsetzungPlanung/
Umsetzung
Monate vor Produktivstart
0 +1
Start Umsetzungsprojekt
Arbeitsschritte:
• Detailarbeitsplan, Detailterminplan und Meilensteine erstellen
• Mitarbeiterzuordnung zu Aufgaben, Projektorganisation, Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Umsetzungsprojekt
• Kommunikationsstruktur festlegen und Projektberichtswesen definieren
• Projekt Kick-Off durchführen
• Vorbereitung und Durchführung von Informationsveranstaltungen
-9
Kick Off
Kick Off
Durchführung Umsetzungsprojekt: Planung
© HMdF 2002 20Monate vor Produktivstart
-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1
Produktivstart
Planung/UmsetzungPlanung/
Umsetzung
0 +1
Start Umsetzungsprojekt
-9
Arbeitsschritte:
• Bestandsaufnahme und Fortschrittskontrolle der Vorarbeiten anhand von Checklisten
• Stammdaten aufbereiten
• Migrationspläne detaillieren
• Innerbetriebliche Leistungsverrechnung festlegen
• Bewertung des Anlagevermögens
• Aufbauorganisation festlegen / Ablauforganisation analysieren und festlegen
Kick Off
Kick Off
Vorbereitung Umsetzung
Vorbereitung Umsetzung
Wichtige Vorbereitungsarbeiten müssen durchgeführt werden.
Durchführung Umsetzungs-projekt: Vorbereitung
© HMdF 2002 21Monate vor Produktivstart
-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1
ProduktivstartPlanung/
UmsetzungPlanung/
Umsetzung
0 +1
Start Umsetzungsprojekt
-9
Kick Off
Kick Off
Delta-AnalyseDelta-Analyse
Arbeitsschritte:• spezielle Anforderungen der Dienststellen aufnehmen• Organisationsstrukturen (z.B. Kostenstellenstruktur) abgleichen• Prozesse abgleichen• Konfiguration abgleichen• Analyse und Design der Schnittstellen, Berichte, Formulare und Zusatzentwicklungen
• Infrastruktur prüfen• Berechtigungen abgleichen
Ziel der Delta-Analyse ist es, die neuen Prozesse in geeigneter Weise in die Organisation der Dienststellen zu integrieren und Anpassungsanforderungen des LRM zu identifizieren und zu spezifizieren.
Vorbereitung Umsetzung
Vorbereitung Umsetzung
Durchführung Umsetzungs-projekt: Delta-Analyse
© HMdF 2002 22Monate vor Produktivstart
-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1
ProduktivstartPlanung/
UmsetzungPlanung/
Umsetzung
0 +1
Start Umsetzungsprojekt
-9
Kick Off
Kick Off
Anpassung LRMAnpassung LRM
Arbeitsschritte:
• Funktionale Anpassungs-erfordernisse an das LRM-Entwicklungsteam weiterleiten
• Technische Anpassungs-erfordernisse an das HCC weiterleiten
• Koordination und Bereitstellung von Fertigmeldungen
Die erforderlichen Anpassungen aus der Delta-Analyse werden durch das Umsetzungsteam kommuniziert und koordiniert. Die Durchführung der Anpassung erfolgt durch die Entwicklungsteams (LRM, HCC, etc.).
Delta-AnalyseDelta-Analyse
Vorbereitung Umsetzung
Vorbereitung Umsetzung
Durchführung Umsetzungs-projekt: Anpassung LRM
© HMdF 2002 23Monate vor Produktivstart
-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1
ProduktivstartPlanung/
UmsetzungPlanung/
Umsetzung
0 +1
Start Umsetzungsprojekt
-9
Kick Off
Kick Off
Nach dem die Anpassungen durchgeführt und im Entwicklungsteam bereits modular und integrativ getestet wurden, wird unter Produktivbedingungen getestet.
ProduktivtestProduktivtest
Arbeitsschritte:
• Testplan aufstellen
• Testumgebung vorbereiten
• Test durchführen
• Fehler verfolgen und beheben
Anpassung LRMAnpassung LRM
Delta-AnalyseDelta-Analyse
Vorbereitung Umsetzung
Vorbereitung Umsetzung
Durchführung Umsetzungs-projekt: Produktivtest
© HMdF 2002 24Monate vor Produktivstart
-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1
ProduktivstartPlanung/
UmsetzungPlanung/
Umsetzung
0 +1
Start Umsetzungsprojekt
-9
Kick Off
Kick Off
ProduktivtestProduktivtest
Migration / Datenübernahme in SAPMigration / Datenübernahme in SAP
Arbeitsschritte:
• Migrationsplan detaillieren
• Altdaten übernehmen
• übernommene Daten testen und abnehmen (Test- und Produktiv-migration)
Die Migration beinhaltet die vollständige Datenübernahme, sowie die Bereitstellung und Fertigmeldung des Systems für den Produktiveinsatz.
Anpassung LRMAnpassung LRM
Delta-AnalyseDelta-Analyse
Vorbereitung Umsetzung
Vorbereitung Umsetzung
Durchführung Umsetzungsprojekt: Migration / Datenübernahme in SAP
© HMdF 2002 25Monate vor Produktivstart
-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1
Produktivstart
Planung/UmsetzungPlanung/
Umsetzung
0 +1
Start Umsetzungsprojekt
-9
Kick Off
Kick Off
ProduktivtestProduktivtest
Migration / Datenübernahme in SAPMigration / Datenübernahme in SAP
Nach Freigabe des Systems und der Produktivsetzung für die Dienststellen erfolgt die Betreuung des Produktivbetriebs.
Produktiv-unter-
stützung
Produktiv-unter-
stützung
Arbeitsschritte:
• Vor-Ort-Unterstützung durch das Projektteam
• Anwenderunterstützung bei der Systembedienung durch Key-User und User-Helpdesk
• Bearbeitung und Dokumentation aufgelaufener Problemfälle
Anpassung LRMAnpassung LRM
Delta-AnalyseDelta-Analyse
Vorbereitung Umsetzung
Vorbereitung Umsetzung
Durchführung Umsetzungs-projekt: Produktivunterstützung
© HMdF 2002 26
Fazit: Kritische Erfolgsfaktoren
Detaillierte Einführungsplanung Intensive Mitarbeit der Ressorts und Dienststellen
(Freistellung von Mitarbeitern)Rechtzeitige Schulung der AnwendergruppenFrühzeitige Information und Einbeziehung der BetroffenenBeibehaltung der Referenzfunktion des
LandesreferenzmodellsFachliche und organisatorische Beratung der DienststellenDirekte und schnelle Lösung von ProblemenDefinition von Abnahmekriterien
Für eine erfolgreiche und schnelle Einführung der Neuen Verwaltungssteuerung in der Landesverwaltung Hessen ist die Beachtung von Erfolgsfaktoren unerlässlich.